Office
บทนำ Access

เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูล

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ฐานข้อมูลและ web apps สามารถ yield บิ๊กธุรกิจดี ดีไซน์ฐานข้อมูลนั้นจำเป็นอย่างยิ่งเมื่อต้องการได้รับเป้าหมายของคุณ ว่าคุณต้องการจัดการข้อมูลพนักงาน มีรายงานรายสัปดาห์กับข้อมูล หรือติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า สละเวลาเพื่อทำความเข้าใจดีไซน์ฐานข้อมูลจะช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลที่ทำงานเป็นครั้งแรกและที่ด้านขวาให้เหมาะสมกับความต้องการเปลี่ยนแปลง

สิ่งสำคัญ: Access web apps จะแตกต่างจากฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป บทความนี้ไม่ได้อภิปราย web app ออก

ข้อตกลงและแนวคิด

มาเริ่ม ด้วยการเรียนรู้บางคำพื้นฐานและแนวคิด เมื่อต้องการออกแบบฐานข้อมูลเป็นประโยชน์มากมาย คุณสร้างตารางที่เน้นในเรื่องหนึ่ง ในตารางของคุณ คุณเก็บข้อมูลจำเป็นสำหรับเรื่องนั้นในเขตข้อมูล ซึ่งเก็บหน่วยเป็นไปได้น้อยที่สุดของข้อมูล

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์

ฐานข้อมูลที่ข้อมูลถูกแบ่งออกเป็นตารางซึ่งเป็นชนิดของชอบสเปรดชีต แต่ละตารางมีเพียงหนึ่งเรื่อง เช่นลูกค้า (ตารางหนึ่ง) หรือผลิตภัณฑ์ (ตารางอื่น)

ระเบียนและเขตข้อมูล

การจัดเก็บสำหรับข้อมูลแยกกันในตาราง แถว (หรือระเบียน) เก็บแต่ละจุดข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน เช่นชื่อของลูกค้า ข้อมูลที่มีการจับภาพแต่ละจุดข้อมูลลงในหน่วยเป็นไปได้น้อยที่สุดเกี่ยวกับแยกคอลัมน์ (หรือเขตข้อมูล) นั่นคือชื่ออาจหนึ่งคอลัมน์ และนามสกุลอาจอื่น

คีย์หลัก

ค่าที่ช่วยให้มั่นใจแต่ละระเบียนไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น อาจมีลูกค้าสองที่ มีชื่อเดียวกัน Elizabeth Andersen แต่หนึ่งระเบียน Elizabeth Andersen มีหมายเลข 12 เป็นคีย์หลักของ และอื่น ๆ มีคีย์หลักของ 58

ความสัมพันธ์หลัก-รอง

ความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่าง ๆ ทั่วไป ตัวอย่างเช่น ลูกค้าเดียวอาจมีหลายใบสั่งซื้อ ตารางหลักมีคีย์หลัก ตารางลูกมีคีย์ซึ่งเป็นค่าจากคีย์หลักที่แสดงวิธีการเชื่อมโยงตารางระเบียนรองลงในตารางแม่ แป้นเหล่านี้ถูกเชื่อมโยงตามความสัมพันธ์

การออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคืออะไร

สองหลักคือพื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี:

  • หลีกเลี่ยงข้อมูลที่ซ้ำกัน (หรือเรียกว่าข้อมูลที่ซ้ำกัน) นั้นจึงทำให้เปลืองช่องว่าง และเพิ่มความน่าเป็นข้อผิดพลาด

  • ให้แน่ใจว่า ข้อมูลถูกต้อง และทำให้เสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลที่มีข้อผิดพลาด หรือไม่สมบูรณ์ และต่อเนื่องเพื่อไปแต่ละในคิวรีรายงาน และอาจทำการแก้ไขเพื่อตัดสินใจ misinformed

เพื่อช่วยให้กับปัญหาเหล่านี้:

  • หารฐานข้อมูลลงในตารางที่ยึดตามชื่อเรื่องมีโฟกัสแคบ หลีกเลี่ยงการทำซ้ำข้อมูลในหลายตาราง (ตัวอย่างเช่น ชื่อลูกค้าควรไปในตารางเดียวเท่านั้น)

  • รวมตารางเข้าด้วยกันโดยใช้แป้นแทนที่จะทำซ้ำข้อมูล

  • รวมกระบวนการที่สนับสนุน และตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลของฐานข้อมูล

  • ออกแบบฐานข้อมูลของคุณ ด้วยการประมวลผลข้อมูลของคุณและการรายงานความต้องระวัง

เมื่อต้องการปรับปรุงความมีระยะยาวประโยชน์ของฐานข้อมูลของคุณ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ออกแบบห้า:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ

ก่อนที่คุณเริ่ม มีเป้าหมายสำหรับฐานข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการเก็บการออกแบบของคุณเน้น สรุปวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูล และอ้างอิงไปยังบทสรุปบ่อย ถ้าคุณต้องการฐานข้อมูลขนาดเล็กสำหรับธุรกิจนหน้าแรก ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนมีบางอย่างง่าย เช่น "ฐานข้อมูลลูกค้าเก็บรายการของข้อมูลลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการผลิตส่งจดหมายและรายงาน" สำหรับฐานข้อมูลองค์กร คุณอาจจำเป็นหลายย่อหน้าเพื่ออธิบายความหมายอย่างไร และเมื่อบุคคลในบทบาทที่แตกต่างกันจะใช้ฐานข้อมูลและข้อมูล สร้างคำสั่งปฏิบัติที่เฉพาะเจาะจง และรายละเอียดการอ้างอิงถึงตลอดกระบวนการออกแบบ

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหา และจัดระเบียบข้อมูลที่จำเป็น

รวบรวมทั้งหมดของชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการบันทึก เช่นชื่อผลิตภัณฑ์และหมายเลขใบสั่งซื้อของคุณ

เริ่มต้น ด้วยข้อมูลที่มีอยู่ของคุณและวิธีการติดตาม ตัวอย่าง บางทีคุณบันทึกใบสั่งซื้อในบัญชีแยกประเภทในขณะนี้ หรือคุณทำให้ข้อมูลลูกค้าเกี่ยวกับฟอร์มกระดาษ ใช้แหล่งดังกล่าวเพื่อแสดงรายการข้อมูลที่คุณเก็บอยู่ในปัจจุบัน (เช่น กล่องทั้งหมดบนฟอร์มของคุณ) ตำแหน่งที่คุณไม่อยู่ในปัจจุบันเก็บข้อมูลสำคัญ คิดเกี่ยวกับข้อมูลที่แยกกันคุณจำเป็น แต่ละชนิดข้อมูลแต่ละรายการกลายเป็น เขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ

ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการทำให้รายการแรกของคุณสมบูรณ์ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งเมื่อเวลาผ่านไปได้ แต่พิจารณาทุกคนที่ใช้ข้อมูลนี้ และขอความคิดเห็นของพวกเขา

ถัดไป คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องออกจากฐานข้อมูลและชนิดของรายงานหรือคุณต้องการสร้างการส่งจดหมาย แล้ว ให้แน่ใจว่า คุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการประชุมเป้าหมายเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการรายงานที่แสดงยอดขายตามภูมิภาค คุณต้องเก็บข้อมูลการขายระดับภูมิภาค พยายามร่างออกจากรายงานที่มีข้อมูลจริงที่คุณต้องการดู นั้น รายการข้อมูลที่คุณต้องการสร้างรายงาน ทำแบบเดียวกันสำหรับการส่งจดหมายหรือผลลัพธ์อื่น ๆ ที่คุณต้องการจากฐานข้อมูล

ตัวอย่าง

สมมติว่าคุณให้แก่ลูกค้าโอกาสในการเข้าร่วมในไป (หรือสำนัก) อัปเดอีเมเป็นงวด และคุณต้องการพิมพ์รายการของผู้ใช้มีการเลือกที่จะใน คุณต้องการส่งอีเมลคอลัมน์ในตารางลูกค้า มีค่าที่อนุญาตใช่ และหมายเลข

สำหรับผู้ที่ต้องการได้รับอีเมลที่ คุณจำเป็นอยู่อีเมล ซึ่งยัง ต้องการให้เขตข้อมูล ถ้าคุณต้องการรวมคำขึ้นต้นที่เหมาะสม (เช่นคุณ หล่น หรือกล่อง) รวมเขตข้อมูลขึ้นต้นด้วย ถ้าคุณต้องการที่อยู่ลูกค้า ด้วยชื่อของพวกเขาในอีเมลอาจ เพิ่มเขตข้อมูลชื่อ

เคล็ดลับ: โปรดอย่าลืมแบ่งข้อมูลแต่ละส่วนของน้อยที่สุดที่เป็นประโยชน์มากมาย part เช่นชื่อและนามสกุลสำหรับตารางลูกค้า โดยทั่วไป ถ้าคุณต้องการเรียงลำดับ ค้นหา คำนวณ หรือรายงานโดยยึดตามรายการของข้อมูล (เช่นลูกค้านามสกุล), คุณควรวางรายการนั้นในเขตข้อมูลของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 3: หารข้อมูลลงในตาราง

แบ่งรายการข้อมูลของคุณเป็นเอนทิตีหลักหรือเรื่อง เช่นผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ แต่ละชื่อเรื่องกลายเป็น ตาราง

หลังจากที่คุณมีรายการของข้อมูลที่จำเป็นต้องมี กำหนดเอนทิตีหลัก (หรือเรื่อง) คุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ หลีกเลี่ยงการทำซ้ำข้อมูลข้ามเอนทิตี ตัวอย่างเช่น รายการเบื้องต้นสำหรับฐานข้อมูลยอดขายผลิตภัณฑ์อาจมีลักษณะดังนี้:

สกรีนช็อตของรายการข้อมูลที่จัดกลุ่มเป็นหัวเรื่อง

เอนทิตีหลัก: ลูกค้า ผู้จำหน่าย ผลิตภัณฑ์ และใบสั่งซื้อ เริ่มต้นดังนั้น ออก ด้วยตารางเหล่านั้นสี่: หนึ่งสำหรับข้อเท็จจริงเกี่ยวกับลูกค้า หนึ่งเป็นเท็จเกี่ยวกับผู้จำหน่าย และอื่น ๆ นี้อาจไม่มีดีไซน์ขั้นสุดท้ายของคุณ แต่เป็นจุดเริ่มต้นดี

หมายเหตุ: ฐานข้อมูลที่ดีที่สุดประกอบด้วยหลายตาราง หลีกเลี่ยงการวางข้อมูลของคุณทั้งหมดในตารางเดียว นี้แสดงผลลัพธ์ในข้อมูลที่ซ้ำกัน ฐานข้อมูลขนาดใหญ่กว่า และข้อผิดพลาดที่เพิ่มขึ้น การออกแบบให้บันทึกข้อเท็จจริงแต่ละเพียงครั้งเดียว ถ้าคุณพบว่าคุณทำซ้ำข้อมูล เช่นอยู่ผู้จำหน่าย จัดโครงสร้างฐานข้อมูลของคุณเพื่อวางข้อมูลในตารางที่แยกต่างหาก

เมื่อต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสาเหตุตารางเพิ่มเติมจะดีกว่าน้อยกว่า พิจารณาตารางแสดงไว้ที่นี่:

หน้าจอของส่วนย่อยของข้อมูลผลิตภัณฑ์และผู้จำหน่าย

แต่ละแถวที่ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และการผู้จำหน่าย เนื่องจากคุณอาจมีหลายผลิตภัณฑ์จากผู้จำหน่ายเดียวกัน ข้อมูลชื่อและที่อยู่ของผู้จำหน่ายมีการทำซ้ำหลายครั้ง นี้จึงทำให้เปลืองเนื้อที่ดิสก์ แทน จะบันทึกข้อมูลผู้จำหน่ายเพียงครั้งเดียวในตารางผู้จำหน่ายแยกต่างหาก และเชื่อมโยงตารางนั้นไปยังตารางผลิตภัณฑ์แล้ว

ปัญหาที่สองกับการออกแบบนี้คือ evident เมื่อคุณต้องการปรับเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ สมมติว่า คุณต้องการเปลี่ยนที่อยู่ของผู้จำหน่าย เนื่องจากนั้นปรากฏอยู่ในตำแหน่งจำนวนมาก คุณอาจไปโดยบังเอิญเปลี่ยนอยู่ในเดียว แต่ลืมการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ บันทึกที่อยู่ของผู้จำหน่ายเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขปัญหานั้น

สุดท้าย สมมติว่า มีเพียงหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่มาจาก Coho Winery และคุณต้องการลบผลิตภัณฑ์ แต่เก็บข้อมูลชื่อและที่อยู่ของผู้จำหน่าย ด้วยการออกแบบ ฉันจะคุณลบระเบียนผลิตภัณฑ์โดยไม่สูญเสียข้อมูลของผู้จำหน่ายยัง ได้อย่างไร คุณไม่ เนื่องจากประกอบด้วยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่นอกเหนือจากข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้จัดจำหน่ายแต่ละระเบียน จึงไม่สามารถลบหนึ่งโดยไม่ต้องการลบอีกด้วยเช่นกัน เมื่อต้องการเก็บแยกต่างหากข้อเท็จจริง แยกตารางนี้เป็นสอง: แรกสำหรับข้อมูลผลิตภัณฑ์และที่สองสำหรับผู้จำหน่ายข้อมูล แล้ว เมื่อคุณลบระเบียนผลิตภัณฑ์ คุณลบเท่านั้นที่ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นั่นคือเท็จเกี่ยวกับผู้จัดจำหน่ายที่ไม่

ขั้นตอนที่ 4: เปลี่ยนข้อมูลรายการเป็นคอลัมน์

ตัดสินใจว่า ข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้ในแต่ละตาราง ส่วนของข้อมูลที่แยกกันเหล่านี้กลายเป็น เขตข้อมูลในตาราง ตัวอย่างเช่น ตาราง Employees อาจรวมถึงเขตข้อมูลเช่นนามสกุล ชื่อ และวันจ้างคู่

หลังจากที่คุณได้เลือกชื่อเรื่องสำหรับตารางฐานข้อมูล คอลัมน์ในตารางที่ควรจัดเก็บข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องที่เดียวเท่านั้น ตารางผลิตภัณฑ์ควรจัดเก็บข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้นเช่น ซึ่งไม่เกี่ยวกับผู้จำหน่ายของพวกเขา

เมื่อต้องการตัดสินใจว่า ข้อมูลเพื่อติดตามในตาราง ใช้รายการคุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึงตารางลูกค้า: ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ส่งอีเมล ขึ้นต้น และที่ อยู่อีเมได้ (ลูกค้า) แต่ละระเบียนในตารางประกอบด้วยการตั้งค่าเดียวกันของคอลัมน์ เพื่อให้คุณจัดเก็บข้อมูลเดียวกันสำหรับลูกค้าแต่ละราย

สร้างรายการแรกของคุณ และตรวจทานแล้ว และปรับปรุงนั้น โปรดอย่าลืมแบ่งข้อมูลลงในเขตข้อมูลที่เป็นไปได้น้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการเริ่มต้นของคุณมีอยู่เป็นเขตข้อมูล แบ่งที่ค้าง อยู่ถนน เมือง สถานะ และรหัสไปรษณีย์ — หรือ ถ้าลูกค้าของคุณเป็นแบบส่วนกลาง ลงในเขตข้อมูลเพิ่มเติม วิธีนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำการส่งจดหมายในรูปแบบที่เหมาะสมหรือรายงานเกี่ยวกับใบสั่งซื้อตามรัฐ

หลังจากที่คุณได้ปรับการค้นหาคอลัมน์ข้อมูลในแต่ละตาราง คุณพร้อมที่จะเลือกคีย์หลักแต่ละตาราง

ขั้นตอนที่ 5: ระบุคีย์หลัก

เลือกแต่ละตารางคีย์หลัก คีย์หลัก เช่นหมายเลขผลิตภัณฑ์หรือ ID ใบสั่งซื้อ จะระบุระเบียนแต่ละรายการ ถ้าคุณไม่มีตัวระบุเฉพาะ ชัดเจน ใช้ Access สร้างขึ้นสำหรับคุณ

คุณต้องการระบุแถวแต่ละแถวในตารางแต่ละวิธี จดจำที่มีชื่อเดียวกันของลูกค้าสองตัวอย่างก่อนหน้าได้อย่างไร เนื่องจากผู้ใช้แชร์ชื่อ คุณจำเป็นวิธีในการระบุแต่ละแยกต่างหาก

เพื่อให้ทุกตารางควรรวมคอลัมน์ (หรือชุดของคอลัมน์) ที่จะระบุแถวแต่ละรายการ ซึ่งเรียกว่าคีย์หลักและมักจะเป็นตัวเลขที่ไม่ซ้ำกัน เช่นหมายเลข ID ของพนักงานหรือหมายเลข Access ใช้คีย์หลัก การเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายตารางอย่างรวดเร็ว และ เพื่อนำข้อมูลเข้าด้วยกันสำหรับคุณ

ในบางครั้งคีย์หลักประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่าง น้อยสอง ตัวอย่าง ตารางที่มีรายละเอียดใบสั่งซื้อที่เก็บรายการสำหรับใบสั่งซื้ออาจใช้สองคอลัมน์ในคีย์หลักของ: ID ใบสั่งซื้อและ id ผลิตภัณฑ์ เมื่อคีย์หลักใช้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ จะถูกเรียกว่าคีย์ผสม

หน้าจอของส่วนย่อยของตารางผลิตภัณฑ์

ถ้าคุณมีตัวระบุเฉพาะสำหรับข้อมูลในตาราง เช่นหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ระบุแต่ละผลิตภัณฑ์ในแค็ตตาล็อก ใช้งานอยู่ที่ แต่เฉพาะ ถ้าค่าเป็นไปตามกฎต่อไปนี้สำหรับคีย์หลัก:

  • ตัวระบุจะแตกต่างกันสำหรับแต่ละระเบียนเสมอ ค่าที่ซ้ำกันจะไม่ได้รับอนุญาตในคีย์หลัก

  • มีค่าสำหรับรายการอยู่เสมอ ทุก ๆ ระเบียนในตารางของคุณต้องมีคีย์หลัก ถ้าคุณกำลังใช้หลายคอลัมน์เพื่อสร้างคีย์รีจิ (เช่นหมายเลขชิ้นส่วนและครอบครัวส่วน), ค่าทั้งสองเสมอต้องนำเสนอ

  • คีย์หลักคือ ค่าที่ไม่เปลี่ยนแปลง เนื่องจากคีย์ถูกอ้างอิงตามตารางอื่น การเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับคีย์หลักในตารางเดียวหมายความว่า การเปลี่ยนแปลงได้ทุกที่ที่ถูกอ้างอิงอยู่ เปลี่ยนแปลงบ่อยเพิ่มความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

ถ้าคุณไม่มีตัวระบุชัดเจน ใช้หมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน กำหนดเป็นคีย์หลัก ตัวอย่าง คุณอาจกำหนดลำดับแต่ละตัวเลขลำดับที่ไม่ซ้ำกันสำหรับวัตถุประสงค์เพียงการระบุลำดับ

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการสร้างตัวเลขที่ไม่ซ้ำกันเป็นคีย์หลัก เพิ่มคอลัมน์โดยใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber ชนิดข้อมูล AutoNumber กำหนดค่าไม่ซ้ำกัน ตัวเลขแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ ตัวระบุชนิดนี้ประกอบด้วยข้อมูลไม่มี factual อธิบายแถวจะหมายถึง เป็นอย่างยิ่งสำหรับการใช้เป็นคีย์หลักเนื่องจากไม่ได้เปลี่ยนแปลงตัวเลขซึ่งไม่เหมือนกับเป็นคีย์หลักที่ประกอบด้วยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับแถว เช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือชื่อลูกค้า

ยังไม่พอใช่ไหม

คำแนะนำสำหรับการตั้งชื่อเขตข้อมูล ตัวควบคุม และวัตถุ

บทนำสู่ตาราง

การฝึกอบรม Excel

การฝึกอบรม Outlook

เริ่มฐานข้อมูลดีที่สุดกับการออกแบบโครงสร้างดี ในวิดีโอนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าจะฐานข้อมูล เพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฐานข้อมูลเชิง ซึ่งคุณสามารถสร้างได้ ด้วยการเข้าถึง คุณจะเรียนรู้วิธีจัดระเบียบฐานข้อมูลของคุณกับตารางและวิธีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางของคุณด้วยแป้นพิมพ์

ดังนั้น คืออะไรฐานข้อมูล ต่อไปได้อย่างไร ในเงื่อนไขกว้างที่สุด ฐานข้อมูลคือ ใด ๆ คอลเลกชันจัดระเบียบข้อมูล Cookbooks ของฐานข้อมูลทั้งหมด และอื่น ๆ คือรายการของชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ใน Excel อย่างง่าย

คำถามถัดไปคือ: "สิ่งที่ทำให้ฐานข้อมูล Access แตกต่างกันได้อย่างไร ทำไมฉันจึงควรใช้ได้" คำตอบที่มีโครงสร้าง ตาราง สัมพันธ์กัน และนี่คือสิ่งที่หมายความว่า

จัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในตาราง ตารางเหล่านั้นจะเชื่อมโยงกัน โดยแชร์เขตข้อมูลคีย์ที่เรียกว่า

แป้นดำเนินการสองอย่าง ก่อน พวกเขากำหนดค่าชนิดบางชนิดไปทุกแถวในตาราง คุณสามารถดูว่า Lester Baxley มีค่าเป็น "1" มอบหมายให้กับชื่อของเขา และขาว Patricia มีค่าเป็น "2" มอบหมายให้กับชื่อของบุคคล

แป้นยังลิงก์ตารางของคุณร่วมกัน โดยแชร์ค่าระหว่างเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูว่า ค่าหลักของ Lester จะถูกแชร์กับหมายเลขโทรศัพท์สอง และที่ทำให้โทรศัพท์ดังกล่าวตัวเลขของเขา คุณยังสามารถดูคีย์ของ Naomi Barton ที่ค่าที่ใช้ร่วมกันสามครั้ง และหมายเลขโทรศัพท์เหล่านั้นเป็นของเธอ

ขณะนี้ ฐานข้อมูลของคุณประกอบด้วยสองชนิดของแป้นพิมพ์ ค่าคีย์มาในเขตข้อมูลนี้ แล้วพวกเขากำลังใช้ร่วมกันในเขตข้อมูลนี้ เขตข้อมูลปลายทาง เขตข้อมูลเริ่มต้นจะเรียกว่าเป็นคีย์หลัก และเขตข้อมูลปลายทางเรียกว่า FOREIGN KEY แต่มีเขตข้อมูลมีเพียงไม่เชื่อมโยงกล่องดังกล่าว คุณทำส่วนที่ ด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

คุณอาจนึกถึง "ค้างไว้ในที่สอง นี้ให้คุณรู้สึกจำนวนมากทำงาน ทำไมฉันควรทำนี้หรือไม่" คำถามข้อที่ดีเยี่ยม ก่อน เก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณเห็นถี่ซ้ำชื่อที่นี่ได้อย่างไร

ในโครงสร้างเชิงสัมพันธ์ คุณใส่ทำเพียงครั้งเดียวประโยชน์สูงสุดของข้อมูลของคุณ ที่สามารถบันทึกจำนวนมากช่องว่าง โครงสร้างเชิงสัมพันธ์ปรับปรุงความถูกต้อง เนื่องจากเมื่อคุณใส่ข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้ง คุณเสี่ยงต่อการทำให้ข้อผิดพลาด

ตัวอย่าง ดูเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสะกดชื่อ Naomi Barton หมายเลขโทรศัพท์นั้นกลายเป็นยากขึ้นเพื่อค้นหา และคุณอาจไม่พบข้อผิดพลาด เนื่องจากคุณใส่ประโยชน์สูงสุดของข้อมูลของคุณเพียงครั้งเดียวในโครงสร้างเชิงสัมพันธ์ คุณลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และ ถ้าคุณทำผิดพลาด คุณจะต้องแก้ไขในเดียวเท่านั้น

โครงสร้างเชิงสัมพันธ์เป็นวิธีดีเยี่ยมในการจับภาพธุรกรรม ขึ้นอยู่กับลักษณะของฐานข้อมูลของคุณ ทรานแซคชันสามารถระบุนักเรียนซึ่งอยู่ในห้องเรียนใด ยอดขายใดเกิดขึ้น หรือบุคคล ที่คุณยืมสมุดรายชื่อของคุณเมื่อต้องการ

ตอนนี้เพื่อให้ คุณทราบก่อนสามขั้นตอนพื้นฐานในการออกแบบฐานข้อมูล ขั้นตอนหนึ่งเพื่อ เก็บข้อมูลทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องเก็บอยู่ ในตัวอย่างนี้ เราจำเป็นต้องใช้ชื่อลูกค้า หมายเลขโทรศัพท์ และวิธีการจัดประเภทตัวเลขเหล่านั้น

ขั้นตอนที่สองจะระบุข้อมูลทั้งหมดที่คุณมักจะทำซ้ำ เช่นชื่อลูกค้าในตัวอย่างนี้

สุดท้าย ขั้นตอนที่สามคือการ จัดระเบียบข้อมูลลงในตารางของคุณเอง

แต่จะคุณสังเกตเห็นข้อมูลซ้ำกันในเขตข้อมูลชนิดใด ตามดี จริง ๆ คุณไม่สามารถแบ่งข้อมูลนั้นลงในตาราง แต่เนื่องจากมีเพียงไม่กี่ค่า ตัวเลือกที่ดีกว่าคือการ สร้างการค้นหารายการ ซึ่งเป็นเพียงสั้น ๆ เลือกรายการค่า

ใช้ตารางและคีย์เพื่อสร้างโครงสร้างแบบเชิงสัมพันธ์คือ ขั้นตอนพื้นฐานในการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี เชิงสัมพันธ์ฐานข้อมูลใน Access คุณสามารถประหยัดเวลา ประหยัดเนื้อที่ ลดข้อผิดพลาด และจับธุรกรรมรอบบิตของคุณสำคัญของข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×