วางแผนเนื้อหาสำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อมีการจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์สอดคล้องกัน และง่ายค้นหา จะเป็นการง่ายกว่าการรักษา และจัดการ และไซต์ผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นผู้ดูแลคอไซต์คอลเลกชันหรือเจ้าของไซต์ คุณอาจต้องวางแผนกลยุทธ์สำหรับไซต์ของคุณออกก่อนที่จะสร้างไซต์ของคุณ ในบทความนี้ เราสำรวจ:

ไซต์ชนิดใดบ้างที่คุณต้องการ

ขึ้นอยู่กับขนาด หรือองค์กรของคุณ และระดับเสียงของเนื้อหาที่คุณวางแผนที่จะมีอยู่บนไซต์ของคุณ คุณอาจต้องการสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ของคุณหลักเพื่อจัดระเบียบเนื้อหา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีในการสร้างไซต์ ดูสร้างไซต์

ไดอะแกรมลำดับชั้นของไซต์

มีหลายวิธีที่เป็นไปได้คุณสามารถเลือกที่จะจัดระเบียบไซต์ย่อย ตัวอย่างคือ:

  • ตามทีมหรือแผนก

  • ตามประเภทเนื้อหา

  • ตามโครงการ

  • ตามลูกค้า

  • ตามระดับสิทธิ์หรือความสำคัญ (ตัวอย่างเช่น ถ้ามีข้อมูลที่จำเป็นต้องถูกจำกัด คุณอาจต้องการแยกข้อมูลนั้นไปไว้ยังไซต์เฉพาะ)

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างไซต์ ให้ใช้เวลาพิจารณาก่อนว่าคุณต้องการไซต์ในจำนวนมากน้อยเพียงใด และคุณต้องการจัดระเบียบไซต์เหล่านั้นในลักษณะใด คุณอาจพบว่าการสร้างไดอะแกรมลำดับชั้นของไซต์นั้นเป็นประโยชน์ในการช่วยจัดระเบียบการวางแผนของคุณได้ คุณสามารถร่างไดอะแกรมบนกระดาษหรือไวท์บอร์ดคร่าวๆ ได้ แต่คุณยังสามารถสร้างไดอะแกรมที่เป็นทางการยิ่งขึ้นได้ โดยใช้รูปร่างลำดับชั้นรูปใดรูปหนึ่งที่พร้อมใช้งานในแบบ SmartArt ภายใน Microsoft Word หรือ Microsoft PowerPoint ซึ่งจะช่วยให้คุณมีไดอะแกรมที่คุณสามารถบันทึกและใช้อ้างอิงได้ ตลอดจนทำการปรับเปลี่ยนได้ในเวลาที่ต้องการ

นอกจากนี้แล้ว ควรคำนึงถึงวัตถุประสงค์หรือการทำงานของไซต์แต่ละไซต์ด้วย เนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเทมเพลตไซต์ที่คุณต้องการใช้ในการสร้างไซต์ใหม่ได้ SharePoint Online มีเทมเพลตไซต์จำนวนมากที่คุณสามารถเลือกใช้ได้เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ ด้วยการเลือกเทมเพลตไซต์ที่ได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ คุณจะช่วยให้ผู้ใช้เริ่มงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์ที่สมาชิกของทีมสามารถใช้แบ่งปันข่าวสารหรือความคิดที่น่าสนใจระหว่างกันได้เป็นระยะ คุณอาจต้องการเริ่มด้วยการเลือกเทมเพลตไซต์บล็อก เนื่องจากเทมเพลตนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับการสื่อสารในรูปแบบดังกล่าว

ตัวอย่างของเทมเพลตไซต์ที่รวมอยู่ใน SharePoint คือ:

  • ไซต์ทีม

  • บล็อก

  • ไซต์โครงการ

  • ไซต์ชุมชน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตไซต์ ดูเทมเพลตที่ใช้เพื่อสร้างไซต์ SharePoint ชนิดอื่น

เนื้อหาใดที่คุณต้องการให้มีอยู่บนไซต์

หลังจากที่คุณพอจะได้แนวคิดในเรื่องจำนวนและชนิดของไซต์ที่คุณต้องการแล้ว ให้วางแผนเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะเก็บไว้ในไซต์เหล่านี้ไว้บ้าง เป้าหมายของการวางแผนเนื้อหาก็เพื่อกำหนดสิ่งต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • รายการ ไลบรา รี หรือหน้าที่คุณต้องการสร้างบนไซต์เพื่อจัดระเบียบเนื้อหาชนิดใด    ไลบรารีสามารถใช้เพื่อจัดเก็บเอกสารและไฟล์อื่น ๆ ในขณะที่รายการอาจเป็นประโยชน์สำหรับการติดตามงานหรือปัญหาต่าง ๆ หน้าได้แต่ละรายการในไซต์ที่คุณสามารถแสดงเนื้อหา แอป ลิงก์ และอื่น ๆ

  • ชนิดของแอปที่คุณต้องการรวม    มีแอปภายในเครื่องเช่นไลบรารีเอกสารและรายการ SharePoint Online แต่คุณยังสามารถสร้างแอปของคุณเอง หรือซื้อแอปจากบริษัทอื่นใน SharePoint Store

  • ไม่ว่า คุณต้องการสร้างชนิดเนื้อหา    เนื้อหาชนิดวิธีใช้ที่คุณต้องกำหนดวิธีจัดการ และติดตามเนื้อหาบางชนิด

องค์กรของคุณอาจต้องการดำเนินการวางแผนชนิดนี้ในลักษณะที่ควบคุมจากส่วนกลาง (โดยเฉพาะสำหรับชนิดเนื้อหา) แต่นี่ก็เป็นชนิดการวางแผนที่คุณควรสนับสนุนให้เจ้าของไซต์แต่ละรายทำเมื่อเขาจะกำหนดไซต์ในความรับผิดชอบของพวกเขาเอง

คุณต้องการเพิ่มแอปชนิดใดบ้าง

นอกจากจะคำนึงถึงชนิดเนื้อหาแล้ว คุณอาจต้องพิจารณาถึงข้อมูลอื่นๆ ที่จะจัดเก็บไว้บนไซต์ หรืองานที่บุคคลอื่นในองค์กรของคุณต้องการใช้ไซต์ในการจัดการด้วย การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณวางแผนชนิดของแอปต่างๆ ที่คุณอาจต้องการเพิ่มลงในไซต์เพื่อเริ่มต้นใช้งานได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการที่สำหรับเก็บเอกสารต่างๆ คุณอาจต้องทำการเพิ่มไลบรารีเอกสาร ถ้าคุณต้องการติดตามวันที่ที่สำคัญๆ คุณอาจต้องการใช้ปฏิทิน

คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มแอปที่คุณอาจต้องใช้ทั้งหมดในทันที เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มและลบแอปใหม่ได้ตลอดเวลาเมื่อจำเป็นต้องใช้ในธุรกิจ แต่การวางแผนตั้งแต่เนิ่นๆ เกี่ยวกับการกำหนดเนื้อหาไซต์อย่างไรนั้น จะช่วยให้แน่ใจได้ว่าไซต์เหล่านั้นจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้ได้ทันที

SharePoint Online จะมีแอปที่เป็นประโยชน์อยู่แล้วภายในสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่หลากหลาย ตั้งแต่การจัดเก็บและจัดการเอกสาร ไปจนถึงการจัดการและติดตามโครงการ ตลอดจนการติดต่อสื่อสาร คุณสามารถเพิ่มหลายอินสแตนซ์ของชนิดของแอปเหล่านี้ลงในไซต์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถซื้อและเพิ่มแอปของบริษัทอื่นจาก SharePoint Store ลงในไซต์ของคุณได้อีกด้วย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เพิ่มแอปลงในไซต์ และ ซื้อแอปจาก SharePoint Store

คุณจำเป็นต้องกำหนดชนิดเนื้อหาหรือไม่

ชนิดเนื้อหาทำให้ผู้ใช้ไซต์สามารถสร้างเนื้อหาชนิดพิเศษได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสั่ง รายการใหม่ หรือ เอกสารใหม่ ในรายการหรือไลบรารี ชนิดเนื้อหามีประโยชน์อย่างมากเนื่องจากจะทำให้เจ้าของไซต์สามารถแน่ใจได้ว่าเนื้อหาจะสอดคล้องกันทั้งไซต์ นอกจากนี้ ชนิดเนื้อหายังทำให้รายการหรือไลบรารีเดียวสามารถมีชนิดรายการหรือชนิดเอกสารหลายชนิดได้อีกด้วย เจ้าของไซต์สามารถกำหนดรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาล่วงหน้าเมื่อพวกเขาตั้งค่าชนิดเนื้อหาสำหรับไซต์ รายการ หรือไลบรารีได้

เจ้าของไซต์สามารถกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับข้อมูลในรายการ เอกสาร หรือโฟลเดอร์ได้

การกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับเนื้อหาบางอย่างของคุณนั้นจะมีประโยชน์อย่างมากถ้าเนื้อหาของคุณเป็นไปตามเกณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

ถ้าเป็นจริง:

ชนิดเนื้อหาอาจมีประโยชน์กับคุณในลักษณะต่อไปนี้

คุณมีชนิดเอกสารเฉพาะที่มีวัตถุประสงค์หรือรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน และคุณต้องการให้ชนิดเอกสารเหล่านั้นเหมือนกันทั้งองค์กรของคุณ

ให้กำหนดค่าชนิดเนื้อหาของไซต์สำหรับชนิดเอกสารเหล่านี้ที่ระดับไซต์ทีมเพื่อให้พร้อมใช้งานสำหรับการใช้กับไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีม การดำเนินการนี้จะทำให้ผู้ใช้ทุกรายในองค์กรของคุณสร้างเอกสารเหล่านี้ในลักษณะเดียวกัน

คุณมีเทมเพลตเฉพาะที่บุคคลอื่นต้องใช้สำหรับชนิดเอกสารเฉพาะ

เพิ่มเทมเพลตเอกสารเหล่านี้ลงในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เอกสารใหม่ทั้งหมดที่สร้างจากชนิดเนื้อหานี้ใช้เทมเพลตดังกล่าว

มีชุดข้อมูลมาตรฐานที่คุณต้องการติดตามชนิดเฉพาะของเอกสารหรือรายการ

เพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหาของคุณเพื่อติดตามข้อมูลนี้ ถ้าข้อมูลใดมีความสำคัญอย่างมาก คุณสามารถกำหนดคอลัมน์เหล่านั้นให้เป็นคอลัมน์ที่จำเป็นได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุค่าเริ่มต้นสำหรับคอลัมน์เฉพาะเมื่อคุณกำหนดค่าชนิดเนื้อหาได้อีกด้วย

มีกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้เกี่ยวกับวิธีที่ใช้ในการจัดการและตรวจทานชนิดเอกสารเฉพาะ

ให้พิจารณากำหนดค่าเวิร์กโฟลว์สำหรับชนิดเนื้อหาเฉพาะ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เช่น การตรวจทานหรือการอนุมัติเอกสารได้

หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาที่คุณอาจต้องการกำหนดชนิดเนื้อหาแล้ว คุณควรคำนึงถึงตำแหน่งที่คุณต้องการกำหนดชนิดเนื้อหาด้วย ถ้าคุณกำหนดชนิดเนื้อหาของไซต์ที่ระดับไซต์ทีม ชนิดเนื้อหาเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานอย่างครอบคลุมสำหรับการนำมาใช้ใหม่ในรายการและไลบรารีภายในไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีมของคุณ นอกจากนี้ เจ้าของไซต์แต่ละรายยังสามารถกำหนดชนิดเนื้อหาของไซต์ของตนได้อีกด้วย แต่ชนิดเนื้อหาเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานในรายการและไลบรารีบนไซต์นั้นและไซต์ใดๆ ภายใต้ไซต์นั้นเท่านั้น

คุณอาจพบว่าการสร้างสเปรดชีตหรือตารางที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้เมื่อคุณกำหนดชนิดเนื้อหาของคุณนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างมาก ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มต้นด้วยการสร้างสิ่งพื้นฐานบางอย่างเหมือนตารางข้างล่างนี้ แล้วจึงปรับตารางนั้นให้รวมข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์ที่จะติดตาม เช่น ไซต์หรือทีมที่จะใช้ชนิดเนื้อหาเหล่านั้น

ชนิดเนื้อหาใหม่

ชนิดเนื้อหาแม่

คอลัมน์

เทมเพลตเอกสาร

เวิร์กโฟลว์

ระบุชื่อชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการสร้าง

ระบุชนิดเนื้อหาแม่ที่จะใช้ในการสร้างชนิดเนื้อหาใหม่

ระบุคอลัมน์ใหม่หรือคอลัมน์ที่มีอยู่ซึ่งคุณต้องการเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา

ระบุว่าจะมีเทมเพลตเอกสารที่สัมพันธ์กับชนิดเนื้อหานั้นหรือไม่

ระบุว่าจะมีเวิร์กโฟลว์ที่สัมพันธ์กับชนิดเนื้อหานั้นหรือไม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ การสร้างหรือกำหนดชนิดเนื้อหา

ผู้ใช้ของคุณจะค้นหาและเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างไร

ให้คำนึงว่าผู้ใช้ไซต์จะทำการค้นหาและใช้เนื้อหาบนไซต์ SharePoint Online ของคุณได้อย่างไร การวางแผนในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการกำหนดค่าการนำทางและการค้นหาสำหรับไซต์ทีมและไซต์ย่อยต่างๆ ของไซต์ทีมได้

ไซต์ใดที่คุณต้องการรวมไว้ในการนำทางส่วนกลางของคุณ

เมื่อต้องการวางแผนการนำทางของคุณ คุณอาจพบว่าการสร้างไดอะแกรมของไซต์ในลำดับชั้นของไซต์ของคุณนั้นเป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างมาก ถ้าคุณได้สร้างไดอะแกรมไว้แล้วในขณะที่วางแผนไซต์ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยไดอะแกรมนั้นและทำการปรับเปลี่ยนได้ รวมไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์ทีมของคุณ คุณอาจต้องการรวมรายการหรือไลบรารีที่สำคัญใดๆ ที่มีอยู่บนไซต์ทีมและไซต์ย่อย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุปลายทางที่สำคัญที่ผู้ใช้ไซต์อาจต้องการค้นหาถ้าพวกเขาเริ่มต้นจากโฮมเพจของไซต์ทีมของคุณ

การนำทางด้านบนของไซต์จะแสดงสิ่งที่เรียกว่าการนำทางส่วนกลาง

ลิงก์บนสุดแก้ปัญหานี้ถูกเลือก

ตามค่าเริ่มต้น ไซต์แต่ละไซต์จะใช้การนำทางด้านบนเฉพาะของตนเอง แต่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะอนุญาตให้ไซต์สืบทอดการนำทางด้านบนจากไซต์แม่เพื่อให้การนำทางสอดคล้องกันทั่วทั้งไซต์ คุณสามารถกำหนดไซต์ที่จะให้แสดงบนการนำทางด้านบนได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยัง URL อื่นๆ ที่คุณต้องการได้อีกด้วย ในกรณีที่คุณต้องการใส่ลิงก์ไปยังทรัพยากรภายนอกลงในการนำทางของไซต์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดการนำทางด้านบนเอง ให้ดูที่ กำหนดการนำทางบนไซต์ทีมของคุณเอง

ถ้าคุณมีไซต์ย่อยจำนวนมากในไซต์ทีมของคุณ คุณอาจไม่ต้องการแสดงไซต์ย่อยทั้งหมดนั้นบนแถบการนำทางบนสุด เนื่องจากอาจทำให้ผู้ใช้ไซต์สับสนได้ แต่ในขณะเดียวกัน คุณก็ต้องการให้ผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์หรือเนื้อหาสำคัญได้สะดวกด้วย ให้ใช้ไดอะแกรมลำดับชั้นของไซต์ของคุณเพื่อระบุไซต์หลักที่คุณต้องการแสดงในการนำทางส่วนกลาง

บุคคลอื่นจะนำทางภายในไซต์ได้อย่างไร

นอกจากการนำทางด้านบนแล้ว ไซต์ยังแสดงองค์ประกอบการนำทางไว้ที่ด้านซ้ายของหน้า ที่เรียกว่า เปิดใช้ด่วน อีกด้วย

โดยปกติแล้ว เปิดใช้ด่วน จะแสดงลิงก์ไปยังไซต์ในปัจจุบันเท่านั้น และสามารถใช้เพื่อเน้นเนื้อหาที่มีความสำคัญที่สุดได้ เมื่อคุณสร้างรายการหรือไลบรารีใหม่ ลิงก์ใหม่จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ ภายใต้ ล่าสุด บน เปิดใช้ด่วน เฉพาะห้าลิงก์ที่ใหม่ที่สุดเท่านั้นที่จะปรากฏในส่วน ล่าสุด

ลิงก์ ล่าสุด บน เปิดใช้ด่วน จะแสดงหน้า รายการ และไลบรารีต่างๆ ที่เพิ่งสร้าง

คุณสามารถกำหนดเองได้เปิดใช้ด่วนเพื่อเพิ่ม หรือเอาการเชื่อมโยงไปยังรายการและไลบรารีบนไซต์ คุณยังสามารถเชื่อมโยงกลุ่มภายใต้หัวเรื่องที่กำหนดเอง ถ้าคุณเลือกที่จะมีไซต์ย่อยทั้งหมดที่สืบทอดการนำทางส่วนกลาง แล้วจะสำคัญสำหรับเจ้าของไซต์เพื่อกำหนดการนำทางบนเปิดใช้ด่วนเนื่องจากจะหลักวิธีที่ผู้ใช้จะค้นหาเนื้อหาภายในไซต์เมื่อผู้เยี่ยมชม ถ้าคุณตัดสินใจไม่มีไซต์ย่อยที่สืบทอดการนำทางส่วนกลางจากไซต์ทีม แล้วผู้ใช้จะไม่สามารถใช้ทั้งแถบลิงก์บนสุดและเปิดใช้ด่วนบนไซต์ย่อยเพื่อค้นหาเนื้อหาอยู่ภายใน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขลิงก์บนเปิดใช้ด่วน ให้ดูที่กำหนดการนำทางบนไซต์ทีมของคุณ

ด้านบนของหน้า

สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อวางแผนการค้นหา

ผู้ใช้ของคุณมีแนวโน้มที่จะต้องการใช้ SharePoint Online เมื่อพวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดาย จากการที่คุณใช้ฟีเจอร์สำหรับเนื้อหา เช่น ชนิดเนื้อหา หรือการเพิ่มคอลัมน์ Metadata ลงในรายการและไลบรารีต่างๆ ถือว่าคุณทำให้พบเจอเนื้อหาได้ง่ายยิ่งขึ้นในเวลาค้นหา

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันและผู้ดูแลไซต์สามารถกำหนดค่าต่างๆ ได้เองหลายอย่าง ทั้งนี้เพื่อกำหนดประสบการณ์ในการค้นหาของผู้ใช้

เมื่อต้องการทำเช่นนี้

อ้างอิงไปยังหัวข้อนี้

กำหนดสไตล์และการตั้งค่าที่มีผลต่อการค้นหาเอง คุณสามารถกำหนด ศูนย์การค้นหา และ Web Part ต่างๆ ที่ใช้บนหน้า ศูนย์การค้นหา ได้ด้วยตัวเอง

จัดการศูนย์กลางการค้นหาใน SharePoint Online

สร้างกฎคิวรีเพื่อปรับปรุงวิธีที่การค้นหาตอบสนองเจตนาของผู้ใช้

จัดการกฎคิวรี

กำหนดแหล่งผลลัพธ์สำหรับการค้นหาเอง

จัดการแหล่งผลลัพธ์

ดู สร้าง หรือเปลี่ยนคุณสมบัติที่มีการจัดการ หรือแมปคุณสมบัติที่ตระเวนไปยังคุณสมบัติที่มีการจัดการ

จัดการศูนย์กลางการค้นหาใน SharePoint Online

ส่งออกและนำเข้าการตั้งค่าการค้นหาที่กำหนดเองระหว่างไซต์ การตั้งค่าที่คุณส่งออกและนำเข้านั้นรวมถึงกฎคิวรี แหล่งผลลัพธ์ ชนิดของผลลัพธ์ รูปแบบการจัดอันดับ และการตั้งค่าการค้นหาไซต์แบบกำหนดเองทั้งหมด

ส่งออกและนำเข้าการตั้งค่าการกำหนดค่าการค้นหาแบบกำหนดเอง

เนื้อหาจะพร้อมใช้งานในการค้นหาได้อย่างไร

บริการการค้นหามีกำหนดในการตระเวนเนื้อหา SharePoint Online ทุก ๆ ห้านาที หลังจากรายการจะถูกเพิ่มไปยังไซต์ SharePoint Online จะมีระยะเวลาก่อนที่จะถูกทำดัชนี และส่งกลับในผลลัพธ์การค้นหา จำนวนเวลาที่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับกิจกรรมของผู้ใช้ปัจจุบัน งานต่าง ๆ เช่นการโยกย้ายไซต์ อัปเกรด และการบำรุงรักษาเพิ่มการโหลดบนไปป์ไลน์การทำดัชนี รายการเนื้อหาใหม่ควรแสดงในผลลัพธ์การค้นหาโดยทั่วไปภายในหนึ่งชั่วโมง

สิ่งที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการกับเนื้อหา

จากการถามเบื้องต้นว่าผู้ใช้ไซต์ต้องการทำอะไรกับเนื้อหา จะทำให้คุณสามารถกำหนดค่าไซต์ รายการ หรือไลบรารีเฉพาะ รวมทั้งฟีเจอร์เฉพาะที่ผู้ใช้ไซต์อาจจำเป็นต้องใช้

คำถามที่ควรพิจารณา

ข้อพิจารณาเกี่ยวกับการกำหนดค่าเนื้อหา

คุณจำเป็นต้องติดตามเวอร์ชันของเอกสารหรือข้อมูลในรายการบางอย่างหรือไม่

  • ให้พิจารณาเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันบนรายการหรือไลบรารีเหล่านี้

  • ให้พิจารณาว่าจำเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารหรือรายการก่อนที่จะมีการปรับเปลี่ยนหรือไม่

ผู้ใช้ไซต์จำเป็นต้องมีความสามารถในการทำงานกับเอกสาร หรือความสามารถในการทำงานร่วมกันในเวลาเดียวกันกับเอกสารบางชนิดหรือไม่

  • ให้พิจารณาเปิดใช้งานการเขียนไลบรารีที่เกี่ยวข้องร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้

เนื้อหาบางชนิดจำเป็นต้องได้รับอนุมัติก่อนที่จะสามารถเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงหรือไม่

  • ให้พิจารณาเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับไลบรารี หรือใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการการอนุมัติ

ชนิดเอกสารบางชนิดอยู่ภายใต้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะหรือเวิร์กโฟลว์ของบุคคลหรือไม่

  • ให้พิจารณาสร้างหรือกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์สำหรับชนิดเนื้อหาที่นำไปใช้กับเอกสารเหล่านี้ หรือสำหรับไลบรารีที่ใช้เก็บเอกสารเหล่านี้

คุณจะใช้รายการเพื่อส่งเสริมหรือจัดการกระบวนการต่างๆ หรือไม่

  • ให้พิจารณาสร้างหรือกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามรายการสำหรับกระบวนการต่างๆ เช่น การจัดการและการติดตามประเด็น

ไซต์จะมีเนื้อหาสำคัญที่จำเป็นต้องถูกจำกัดจากการเข้าถึงโดยทั่วไปหรือไม่

  • ให้พิจารณาสร้างไซต์หรือไลบรารีเฉพาะที่ได้รับการกำหนดค่าโดยใช้สิทธิ์โดยเฉพาะเพื่อจัดเก็บเนื้อหาที่สำคัญ

  • ให้พิจารณาสิทธิ์ระดับรายการถ้าการจำกัดการเข้าถึงเนื้อหาไม่มีความจำเป็นเท่าใดนัก

  • ให้พิจารณาใช้การกำหนดผู้ชมเป้าหมายเพื่อแสดงเนื้อหาที่ต่างกันสำหรับผู้ใช้ต่างๆ

  • ให้พิจารณาว่าจำเป็นต้องแยกรายการบางรายการหรือไลบรารีบางไลบรารีออกจากการทำดัชนีการค้นหาหรือไม่

ผู้ใช้จำเป็นต้องได้รับการข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือไม่

  • ให้พิจารณาเปิดใช้งาน RSS สำหรับรายการและไลบรารีหลัก

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×