ย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้แสดงวิธีการย้ายข้อมูลของคุณจาก Excel ไปยัง Access และแปลงข้อมูลของคุณลงในตารางที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คุณสามารถใช้ Microsoft Office Excel และเข้าร่วมกัน เมื่อต้องการสรุป Access ดีที่สุดสำหรับการจับภาพ เก็บ ทำแบบสอบถาม และแชร์ข้อมูล และ Excel ที่เหมาะที่สุดสำหรับการคำนวณ วิเคราะห์ และการแสดงภาพการแข่งข้อมูล

บทความสองใช้ Access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลของคุณและเหตุผล 10 อันดับแรกในการใช้ Access กับ Excelปรึกษาโปรแกรมที่ดีที่สุดที่เหมาะสมสำหรับงานเฉพาะและวิธีใช้ Excel และ Access ด้วยกันเพื่อสร้างโซลูชันปฏิบัติ

เมื่อคุณย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access มีสามขั้นตอนพื้นฐานกระบวนการ

สามขั้นตอนพื้นฐาน

หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างตัวแบบข้อมูลและความสัมพันธ์ใน Access ดูข้อมูลพื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าข้อมูลจาก Excel ในการเข้าถึง

นำเข้าข้อมูลเป็นการดำเนินการที่สามารถไปมากมายลื่นถ้าคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อเตรียม และล้างข้อมูลของคุณ นำเข้าข้อมูลอยู่เช่นการย้ายไปยังบ้านใหม่ ถ้าคุณล้าง และจัดระเบียบ possessions ของคุณก่อนที่คุณ ย้าย การชำระเงินลงในหน้าแรกของคุณใหม่ได้ง่ายกว่า

ล้างข้อมูลของคุณก่อนที่คุณนำเข้า

ก่อนที่คุณนำเข้าข้อมูลลงใน Access ใน Excel เป็นความคิดดีที่จะ:

  • แปลงเซลล์ที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่ใช่ปรมาณู (นั่นคือ ค่าหลายค่าในเซลล์หนึ่ง) เป็นหลายคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น เซลล์ในคอลัมน์ "ทักษะ" ที่ประกอบด้วยหลายทักษะค่า เช่น "C# programming "การเขียนโปรแกรม VBA"และ"ออกแบบเว็บ"ควรจะไม่ทำงานออกจากเพื่อแยกคอลัมน์ที่แต่ละประกอบด้วยค่าทักษะเดียวเท่านั้น

  • ใช้คำสั่งตัดแต่งเพื่อเอานำ ต่อท้าย และหลายช่องว่างที่ฝังตัว

  • เอาอักขระที่ไม่พิมพ์ออกมา

  • ค้นหา และแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

  • เอาแถวที่ซ้ำกันหรือเขตข้อมูลที่ซ้ำกัน

  • ให้แน่ใจว่า คอลัมน์ของข้อมูลไม่ประกอบด้วยรูปแบบผสม จัดรูปแบบเป็นข้อความตัวเลขหรือวันที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลขโดยเฉพาะ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูหัวข้อวิธีใช้ Excel ต่อไปนี้:

หมายเหตุ: ถ้าข้อมูลของคุณต้องการล้างซับซ้อน หรือคุณไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเป็นไปแบบอัตโนมัติกระบวนการตัวคุณเอง คุณอาจพิจารณาใช้ผู้จัดจำหน่ายของบริษัทอื่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ค้นหา "ข้อมูลล้างซอฟต์แวร์" หรือ "ข้อมูลคุณภาพ" โดยโปรแกรมค้นหารายการโปรดของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ

เลือกชนิดข้อมูลดีที่สุดเมื่อคุณนำเข้า

ในระหว่างการนำเข้าใน Access คุณต้องการเปลี่ยนตัวเลือกที่ดีเพื่อให้คุณได้รับข้อผิดพลาดการแปลงเพียงไม่กี่ (ถ้ามี) ที่จะต้องมีการขัดจังหวะด้วยตนเอง ตารางต่อไปนี้สรุปวิธี Excel รูปแบบตัวเลขและชนิดข้อมูล Access จะถูกแปลงเมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel ในการเข้าถึง และมีเคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูลดีที่สุดเพื่อเลือกในตัวช่วยสร้างการนำเข้าสเปรดชีต

รูปแบบตัวเลขของ Excel

ชนิดข้อมูล Access

ข้อคิดเห็น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ข้อความ

ข้อความ Memo

ชนิดข้อมูล Access Text เก็บข้อมูลได้ถึง 255 อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข ชนิดข้อมูล Access Memo เก็บข้อมูลพยัญชนะผสมตัวเลขขึ้นเป็นอักขระ 65535

เลือกบันทึก เพื่อหลีกเลี่ยงการตัดทอนข้อมูลใด ๆ

เศษส่วน number เปอร์เซ็นต์ เชิงวิทยาศาสตร์

หมายเลข

Access มีชนิดข้อมูลตัวเลขที่แตกต่างกันไปโดยยึดตามคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูล (ไบต์ จำนวนเต็ม Long Integer เดียว คู่ ทศนิยม)

เลือกสองครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดการแปลงข้อมูลใด ๆ

วันที่

วันที่

Access และ Excel ทั้งสองใช้ตัวเลขวันอนุกรมเดียวกันเพื่อจัดเก็บวัน ใน Access ช่วงวันมีขนาดใหญ่กว่า: จาก -657434 (1 มกราคม 100 คศ.) เพื่อ 2,958,465 (31 ธันวาคม 9999 คศ.)

เนื่องจาก Access ไม่รู้จักระบบวันแบบ 1904 (ใช้ใน Excel สำหรับ Macintosh), คุณจำเป็นต้องแปลงวันที่ ใน Excel หรือ Access เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนอย่างใดอย่างหนึ่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่เปลี่ยนระบบวัน รูป หรือสองหลักปีแปลและนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

เลือกวัน

เวลา

เวลา

การเข้าถึงและ Excel ทั้งสองเก็บค่าเวลา โดยใช้ชนิดข้อมูลเดียวกัน

เลือกเวลา ซึ่งมักเป็นค่าเริ่มต้น

สกุลเงิน บัญชี

สกุลเงิน

ใน Access ชนิดข้อมูลสกุลเงินเก็บข้อมูลเป็นตัวเลข 8 ไบต์แม่นยำเป็นทศนิยมสี่ และจะใช้ในการเก็บข้อมูลทางการเงิน และป้องกันการปัดเศษของค่า

เลือกสกุลเงิน ซึ่งมักเป็นค่าเริ่มต้น

Boolean

ใช่/ไม่ใช่

เข้าถึงใช้ -1 สำหรับค่าใช่ทั้งหมดและ 0 สำหรับทั้งหมดไม่มีค่า ในขณะที่ Excel ใช้ 0 และ 1 สำหรับค่าทั้งหมดเป็นจริงสำหรับค่า FALSE ทั้งหมด

เลือกใช่/ไม่ใช่ ซึ่งแปลงค่าที่อยู่ภายใต้โดยอัตโนมัติ

ไฮเปอร์ลิงก์

ไฮเปอร์ลิงก์

ไฮเปอร์ลิงก์ใน Excel และ Access ประกอบด้วยที่อยู่เว็บหรือ URL ที่คุณสามารถคลิ กและติดตามได้

เลือกไฮเปอร์ลิงก์ Access มิฉะนั้นอาจใช้ชนิดข้อมูล Text ตามค่าเริ่มต้น

เมื่อข้อมูลใน Access คุณสามารถลบข้อมูลใน Excel อย่าลืมการสำรองข้อมูลสมุดงาน Excel ต้นฉบับก่อน ก่อนที่จะลบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเข้าถึงหัวข้อวิธีใช้นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

ผนวกข้อมูลโดยอัตโนมัติวิธีง่าย ๆ

มีผู้ใช้คน Excel ปัญหาทั่วไปจะผนวกข้อมูลที่ มีคอลัมน์เดียวลงในเวิร์กชีตขนาดใหญ่หนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีสินทรัพย์โซลูชันที่เริ่มต้นใช้งานออกใน Excel แต่ตอนนี้ ขยายจนรวมไฟล์จากหลาย ๆ เวิร์กกรุ๊ปและแผนก การติดตาม ข้อมูลนี้อาจ ในแผ่นงานอื่นและเวิร์กบุ๊ก หรือไฟล์ข้อความที่มีตัวดึงข้อมูลจากระบบอื่น ๆ ไม่มีคำสั่งสำหรับส่วนติดต่อผู้ใช้หรือวิธีง่าย ๆ ในการผนวกข้อมูลที่คล้ายกันใน Excel

โซลูชันดีที่สุดคือการ ใช้ Access ซึ่งคุณสามารถได้อย่างง่ายดายนำเข้า และผนวกข้อมูลลงในตารางเดียว โดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าสเปรดชีต นอกจากนี้ คุณสามารถผนวกข้อมูลจำนวนมากลงในตารางเดียว คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้า เพิ่มเหล่านั้นเป็นงานตามกำหนดการของ Microsoft Office Outlook และแม้แต่ใช้แมโครเพื่อกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 2: นอร์มัลไลซ์ข้อมูล โดยใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตาราง

ก่อนอื่นอย่าง glance ทีกระบวนการ normalizing ข้อมูลของคุณอาจดูเหมือนว่า งานดูยุ่ง โชคดี การ normalizing ตารางใน Access เป็นกระบวนการที่ง่ายขึ้นอย่างมาก ขอบคุณกับตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง

ตัวช่วยวิเคราะห์ตาราง

1. ลากคอลัมน์ที่เลือกไปยังตารางใหม่ และสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ

2. ใช้คำสั่งปุ่มเพื่อเปลี่ยนชื่อตาราง เพิ่มคีย์หลัก ทำให้คอลัมน์ที่มีอยู่เป็นคีย์หลัก และยกเลิกการกระทำล่าสุด

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้เพื่อทำต่อไปนี้:

  • แปลงตารางเป็นชุดของตารางที่มีขนาดเล็ก และสร้างความหลัก และ foreign key สัมพันธ์ระหว่างตารางโดยอัตโนมัติ

  • เพิ่มคีย์หลักไปยังเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่ประกอบด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกัน หรือสร้างเขตข้อมูล ID ใหม่ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber

  • สร้างความสัมพันธ์การบังคับให้มี referential integrity ด้วยการอัปเด cascading โดยอัตโนมัติ ลบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลลบไปโดยบังเอิญ แต่คุณสามารถเพิ่มลบ cascading เวอร์ชันที่ใหม่กว่า

  • ค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน หรือซ้ำ (เช่นลูกค้าเดียวกันกับหมายเลขโทรศัพท์ที่แตกต่างกันสอง) ตารางตารางใหม่ และอัปเดนี้เป็นที่ต้องการ

  • สำรองข้อมูลตารางต้นฉบับ และเปลี่ยนชื่อ โดยผนวก "_OLD" ชื่อไฟล์ แล้ว คุณสามารถสร้างคิวรีที่ reconstructs ตารางต้นฉบับ ด้วยชื่อตารางต้นฉบับเพื่อให้ฟอร์มหรือรายงานที่ยึดตามตารางต้นฉบับใด ๆ ที่มีอยู่จะทำงานกับโครงสร้างตารางใหม่

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อเพื่อเข้าถึงข้อมูลจาก Excel

หลังจากที่ได้รับตามปกติข้อมูลใน Access และคิวรีหรือตารางมีการสร้างที่ reconstructs ข้อมูลต้นฉบับ ได้เป็นเพียงอย่างง่ายของการเชื่อมต่อข้อมูล Access จาก Excel ข้อมูลของคุณอยู่ในขณะนี้ใน Access เป็นแหล่งข้อมูลภายนอก และเพื่อให้สามารถเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นที่เก็บข้อมูลที่ใช้เพื่อระบุตำแหน่ง เข้าสู่ระบบ และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก เชื่อมต่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก และยังสามารถเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่นไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (.odc นามสกุล) หรือไฟล์ชื่อแหล่งข้อมูล (นามสกุล.dsn) หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก คุณสามารถเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติรีเฟรช (หรืออัปเด) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจาก Access เมื่อใดก็ ตามข้อมูลถูกปรับปรุงในการเข้าถึง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูภาพรวมของการเชื่อมต่อข้อมูล (นำเข้า)และข้อมูล Exchange (สำเนา นำเข้า ส่งออก) ระหว่าง Excel และ Access

เตรียมข้อมูลของคุณลงใน Access

ส่วนนี้แนะนำคุณไปตามขั้นตอนต่อไปนี้ normalizing ข้อมูลของคุณ: ต่อการแตกหักค่าในคอลัมน์พนักงานขายและที่อยู่ลงในส่วนของพวกเขาสุดปรมาณู แยกที่เกี่ยวข้องกับหัวเรื่องลงในตารางของตนเอง คัดลอก และวางตารางเหล่านั้นจาก Excel ลงใน Access การสร้างความสัมพันธ์ key ระหว่างเพิ่งสร้าง ตาราง Access และสร้าง และเรียกใช้แบบสอบถามอย่างง่ายในการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งกลับ

ตัวอย่างข้อมูลในฟอร์มที่ไม่ใช่ตามปกติ

แผ่นงานต่อไปนี้ประกอบด้วยค่าที่ไม่ใช่ปรมาณูในคอลัมน์พนักงานขายและคอลัมน์ที่อยู่ คอลัมน์ทั้งสองควรถูกแยกเป็นอย่าง น้อยสองคอลัมน์ที่แยกกัน เวิร์กชีตนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ ข้อมูลนี้ควรจะสามารถแบ่งเพิ่มเติม ตามเรื่อง ลงในตารางที่แยกต่างหาก

พนักงานขาย

รหัสคำสั่งซื้อ

วันสั่งซื้อ

รหัสผลิตภัณฑ์

Qty

ราคา

ชื่อลูกค้า

ที่อยู่

โทรศัพท์

เ Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

เ Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

เ Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

เ Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell เซนต์ Redmond, WA 98199

425-555-0201

เ Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell เซนต์ Redmond, WA 98199

425-555-0201

เอี่ยมศิริ กฤติยา

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

เอี่ยมศิริ กฤติยา

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

เอี่ยมศิริ กฤติยา

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

Hance จิม

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance จิม

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

Hance จิม

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell เซนต์ Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell เซนต์ Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa ทั้ง Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

เอี่ยมศิริ กฤติยา

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

เอี่ยมศิริ กฤติยา

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 โคลัมเบียวงกลมเคิร์กแลนด์ WA 98234

425-555-0185

เ Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard บันทึก Bellevue, WA 98227

425-555-0222

ข้อมูลในส่วนที่น้อยที่สุด: ข้อมูลปรมาณู

การทำงานกับข้อมูลในตัวอย่างนี้ คุณสามารถใช้คำสั่งข้อความให้เป็นคอลัมน์ใน Excel เพื่อแยกส่วนของเซลล์ (เช่นที่อยู่ถนน เมือง สถานะ และรหัสไปรษณีย์) "ปรมาณู" ลงในคอลัมน์ที่แยกกัน

ตารางต่อไปนี้แสดงหลังจากที่ได้ถูกแยกออกเพื่อให้ค่าทั้งหมดปรมาณูคอลัมน์ใหม่ในเวิร์กชีตเดียวกัน โปรดสังเกตว่า ข้อมูลในคอลัมน์พนักงานขายถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ชื่อและนามสกุล และว่า ข้อมูลในคอลัมน์ที่อยู่ถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ที่ อยู่ถนน เมือง สถานะ และรหัสไปรษณีย์ ข้อมูลนี้อยู่ใน "ฟอร์มปกติแรก"

นามสกุล

ชื่อ

 

ที่อยู่

เมือง

รัฐ

รหัสไปรษณีย์

Yale

บันทึก Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

ศักดา

กฤติยา

วงกลมโคลัมเบีย 1025

เคิร์กแลนด์

WA

98234

อุดมปรีชา

นพรัตน์

บันทึก Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

Redmond เซนต์ Cornell 7007

Redmond

WA

98199

พรพิพัฒนพงศ์

กิตติกร

บันทึก Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

ข้อมูลต่อการแตกหักหาลงในหัวเรื่องที่ถูกจัดเรียงไว้ใน Excel

หลาย ๆ ตารางของข้อมูลตัวอย่างที่ติดตามแสดงข้อมูลเดียวกันจากแผ่นงาน Excel หลังจากที่ได้ถูกแยกออกเป็นตารางสำหรับพนักงานขาย ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ การออกแบบตารางไม่ขั้นสุดท้าย แต่เป็นการติดตามด้านขวา

ตารางพนักงานขายประกอบด้วยเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย โปรดสังเกตว่า แต่ละระเบียนมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (พนักงานขาย ID) ค่า ID ของพนักงานขายจะใช้ในตารางใบสั่งซื้อเพื่อเชื่อมต่อใบสั่งซื้อพนักงานขาย

พนักงานขาย

ID ของพนักงานขาย

นามสกุล

ชื่อ

101

Yale

103

ศักดา

กฤติยา

105

อุดมปรีชา

นพรัตน์

107

Koch

Reed

109

พรพิพัฒนพงศ์

กิตติกร

ตารางผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ โปรดสังเกตว่า แต่ละระเบียนมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (หมายเลขผลิตภัณฑ์) ค่า ID ผลิตภัณฑ์จะถูกใช้เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลผลิตภัณฑ์ลงในตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

ผลิตภัณฑ์

รหัสผลิตภัณฑ์

ราคา

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8.50

ตารางลูกค้าประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้า โปรดสังเกตว่า แต่ละระเบียนมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (Customer ID) ค่า ID ลูกค้าจะถูกใช้เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลลูกค้าลงในตารางใบสั่งซื้อ

ลูกค้า

รหัสลูกค้า

ชื่อ

ที่อยู่

เมือง

รัฐ

รหัสไปรษณีย์

โทรศัพท์

1001

Contoso, Ltd.

บันทึก Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

วงกลมโคลัมเบีย 1025

เคิร์กแลนด์

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

เซนต์ Cornell 7007

Redmond

WA

98199

425-555-0201

ตารางใบสั่งซื้อประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ พนักงานขาย ลูกค้า และผลิตภัณฑ์ โปรดสังเกตว่า แต่ละระเบียนมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (ID ใบสั่งซื้อ) ข้อมูลในตารางนี้บางอย่างจำเป็นต้องแยกออกเป็นตารางเพิ่มเติมที่ประกอบด้วยรายละเอียดใบสั่งซื้อเพื่อที่ว่าตารางใบสั่งซื้อประกอบด้วยเฉพาะสี่คอลัมน์และความ นั่นคือ ID ใบสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกัน วันสั่งซื้อ ID พนักงานขาย และรหัสลูกค้า ตารางแสดงไว้ที่นี่ไม่ได้ถูกแยกออกลงในตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

วันสั่งซื้อ

ID ของพนักงานขาย

รหัสลูกค้า

รหัสผลิตภัณฑ์

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

รายละเอียดใบสั่งซื้อ เช่นหมายเลขผลิตภัณฑ์และปริมาณจะย้ายออกจากตารางใบสั่งซื้อ และถูกเก็บไว้ในตารางที่ชื่อรายละเอียดใบสั่งซื้อ โปรดจำไว้ว่า มีใบสั่งซื้อ 9 ดังนั้นจะมีความหมายว่า ไม่ 9 ระเบียนในตารางนี้ หมายเหตุว่า ตารางใบสั่งซื้อมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน (ID ใบสั่งซื้อ), ซึ่งจะอ้างอิงจากตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

การออกแบบขั้นสุดท้ายของตารางใบสั่งซื้อควรมีลักษณะดังต่อไปนี้:

ใบสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

วันสั่งซื้อ

ID ของพนักงานขาย

รหัสลูกค้า

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

ตารางรายละเอียดใบสั่งประกอบด้วยไม่มีคอลัมน์ที่จำเป็นต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน (นั่นคือ มีไม่มีคีย์หลัก), เพื่อไม่เป็นไรสำหรับคอลัมน์ใด ๆ หรือทั้งหมดเพื่อให้ประกอบด้วยข้อมูล "ซ้ำ" อย่างไรก็ตาม ไม่มีสองระเบียนในตารางนี้ควรเป็นทั้งหมดเหมือนกันหรือไม่ (กฎนี้นำไปใช้กับตารางในฐานข้อมูล) ในตารางนี้ ควรมีระเบียน 17 ซึ่งแต่ละรายการที่สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ในใบสั่งแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น ลำดับ 2349 ผลิตภัณฑ์ C-789 สามประกอบด้วยหนึ่งในสองส่วนของใบสั่งทั้งหมด

ตารางรายละเอียดใบสั่งควร จึง มีลักษณะดังต่อไปนี้:

รายละเอียดใบสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

รหัสผลิตภัณฑ์

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

คัดลอกและวางข้อมูลจาก Excel ลงใน Access

ตอนนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ และรายละเอียดใบสั่งมีการแบ่งออกจากหัวเรื่องที่แยกต่างหากใน Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลนั้นลงใน Access ที่นั้นจะกลายเป็นตารางโดยตรง

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Access และเรียกใช้แบบสอบถาม

หลังจากที่คุณจะย้ายข้อมูลของคุณในการเข้าถึง คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางแล้ว สร้างแบบสอบถามเพื่อส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งกลับค่า ID ใบสั่งซื้อและชื่อของพนักงานขายที่สำหรับใบสั่งซื้อใส่ระหว่างวันที่ 05/3/09 และ 3/08/09

นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างฟอร์มและรายงานเพื่อทำให้ป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์ยอดขายได้ง่ายขึ้น

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×