ภาพรวม: หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการวิธีการที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ทีมของคุณ

ภาพรวม: หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการวิธีการที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ทีมของคุณ

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ทีมเป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างรูปแบบการกำกับดูแล-นั่นคือตัวแบบที่จะเน้นนโยบายกระบวนการบทบาทและความรับผิดชอบของไซต์ของคุณ ตัวแบบเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้ใช้ไซต์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการให้มีการเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนพยายามแก้ไขไฟล์ในเวลาเดียวกัน หรือคุณอาจต้องการอนุญาตให้เฉพาะบางคนในการสร้างไซต์ย่อยเท่านั้น บทความนี้จะให้ภาพรวมของแนวคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการคิดเกี่ยวกับการสร้างตัวแบบดังกล่าว

หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังมองหาขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการสร้างไซต์ให้ดูที่การสร้างไซต์ SharePoint

ในบทความนี้

การปกครองคืออะไร

องค์ประกอบของรูปแบบการกำกับดูแล

การสร้างไซต์ย่อย

การจัดการสิทธิ์

สถาปัตยกรรมข้อมูล

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

ติดตามเวอร์ชัน

จำเป็นต้องมีการอนุมัติเอกสาร

รับทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

สร้างเวิร์กโฟลว์

กำหนดชนิดเนื้อหา

การติดตามการตรวจสอบ

วัฏจักรของไซต์และการเกษียณอายุ

ขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บ

กำหนดเอง

การนำทาง

ค้นหา

บทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

การปกป้องข้อมูล

การปกครองคืออะไร

สิ่งสำคัญแต่มักจะมองไม่เห็นบางส่วนของไซต์คือรูปแบบการกำกับดูแลซึ่งเป็นชุดของนโยบายบทบาทความรับผิดชอบและกระบวนการที่คุณสร้างขึ้นเพื่อกำหนดวิธีที่ผู้ใช้ในกลุ่มของคุณใช้ SharePoint

มีหลายองค์กรที่มีรูปแบบการกำกับดูแลสำหรับไซต์ที่การดูแลจากศูนย์กลางหรือระดับไซต์คอลเลกชันซึ่งอาจถูกสร้างขึ้นและได้รับการบำรุงรักษาโดยแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) หรือทีม

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์สำหรับไซต์ย่อยในไซต์คอลเลกชันเช่นไซต์ทีมเป็นความคิดที่ดีในการสร้างรูปแบบการกำกับดูแลเพิ่มเติมของคุณเองเพื่อแก้ไขปัญหาที่เฉพาะเจาะจงของคุณ

รูปแบบการกำกับดูแลทำให้ง่ายต่อการทำสิ่งต่อไปนี้

  • ให้ผู้ใช้ไซต์ทราบเมื่อพวกเขาควรสร้างไซต์ย่อยใหม่เมื่อเทียบกับการสร้างรายการหรือเนื้อหาของไซต์อื่นๆ

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยและเนื้อหาจะได้รับการถอนออกเมื่อล้าสมัยแทนที่จะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณและเจือจางผลลัพธ์การค้นหาของคุณ

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้อง

  • ให้เจ้าของไซต์ย่อยทราบว่าคุณสามารถใช้เทมเพลตและธีมใดได้บ้าง

  • การเปลี่ยนความเป็นเจ้าของไซต์อย่างราบรื่นจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

องค์ประกอบของรูปแบบการกำกับดูแล

รูปแบบการกำกับดูแลของคุณจำเป็นต้องระบุปัญหาต่อไปนี้:

  • การสร้างไซต์

  • การจัดการสิทธิ์

  • สถาปัตยกรรมข้อมูล

  • วัฏจักรของไซต์และการเกษียณอายุ

  • ขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บ

  • การจัดประเภทข้อมูล

  • กำหนดเอง

  • การปกป้องข้อมูล

  • การนำทาง

  • ค้นหา

  • บทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

บางส่วนของคำถามเหล่านี้อาจได้รับการตัดสินใจว่าคุณได้รับจากรูปแบบการกำกับดูแลจากไซต์คอลเลกชันหรือการกำกับดูแลระดับองค์กรเช่นปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณมีสำหรับไซต์ของคุณและสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในการกำหนดลักษณะที่คุณสามารถทำได้ในลักษณะที่ปรากฏและความรู้สึกของไซต์ ผู้อื่นอาจไม่เกี่ยวข้องทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของไซต์ทีมของคุณและจำนวนคนที่คุณใช้ แต่แม้ว่าคุณจะไม่ต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะทราบว่าการตัดสินใจใดที่ได้รับการดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถแจ้งให้ผู้ใช้ไซต์ของคุณและบังคับใช้นโยบายได้อย่างเหมาะสม

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อคุณกำลังตั้งค่าไซต์ใหม่

การสร้างไซต์ย่อย

คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมสำหรับใช้ในโครงการที่เฉพาะเจาะจงได้

ความสามารถในการสร้างไซต์ย่อยใหม่จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อกลุ่มแต่การสร้างไซต์ที่ไม่จำกัดจะสามารถใช้งานได้ เมื่อไซต์ย่อย proliferate ได้อย่างอิสระอาจเกิดปัญหาได้ ตัวอย่างเช่น

  • เป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ในการค้นหาไซต์ย่อยที่เหมาะสมหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามี

  • ข้อมูลสามารถทำซ้ำได้ในไซต์ย่อยหลายไซต์โดยใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีราคาแพงและจำเป็นต้องใช้ความพยายามที่ซ้ำกันเพื่อรักษา

  • ข้อมูลที่ล้าสมัยอาจอยู่บนไซต์ย่อยซึ่งอาจเป็นปีที่แสดงในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกเวอร์ชันของข้อมูลที่ถูกต้อง

  • การจัดการสิทธิ์สำหรับไซต์ย่อยที่หลากหลายสามารถเป็นงานที่สำคัญและผู้ใช้อาจจะมีการเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาไม่ควรมีการเข้าถึงโดยไม่ได้ตั้งใจ

  • เมื่อพนักงานออกจากกลุ่มไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างอาจถูกละทิ้งการสร้างผลลัพธ์การค้นหาที่สับสนและละเลยสำหรับผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ

คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้ถ้าคุณตั้งค่านโยบายบางอย่างสำหรับการสร้างไซต์ที่อยู่ในพื้นที่ต่อไปนี้:

  • ใครบ้างที่ได้รับอนุญาตให้สร้างไซต์ย่อย

  • ไซต์ย่อยใหม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นเกณฑ์ในการอนุมัติคืออะไรและใครเป็นผู้ให้สิทธิ์การอนุมัติ

  • ไซต์ย่อยใหม่ควรจะใช้เทมเพลตและธีมที่ได้รับการสร้างขึ้นหรือไม่

  • ข้อมูลที่เก็บไว้บนไซต์มีจำนวนเท่าไหร่ นั่นคือจำนวนเนื้อที่ดิสก์บนเซิร์ฟเวอร์ที่สามารถใช้งานได้

  • กฎสำหรับการนำทางกลยุทธ์สำหรับการนำทางบนไซต์มีอะไรบ้าง

  • ข้อมูลควรถูกจัดเก็บไว้ในไซต์ย่อยอย่างไรก่อนที่จะถูกลบหรือเก็บถาวร

ให้ดูที่สร้างไซต์หรือไซต์ย่อยสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การจัดการสิทธิ์

ความสมบูรณ์ความลับความลับและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สำคัญของพันธกิจขององค์กรของคุณอยู่บนความปลอดภัยที่คุณทำให้ไซต์ของคุณเป็นไปตามที่คุณเลือกเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณโดยเฉพาะ

การให้สิทธิ์และการจำกัดการเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่าการจัดการสิทธิ์และเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณกำลังพัฒนากลยุทธ์สิทธิ์

  • ทำตามหลักการของสิทธิ์การใช้งานน้อยที่สุด: ให้ระดับสิทธิ์ต่ำสุดที่พวกเขาต้องการในการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย

  • ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้อื่นโดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มมาตรฐานเริ่มต้น (เช่นสมาชิกผู้เยี่ยมชมและเจ้าของ) ทำให้สมาชิกคนส่วนใหญ่ของสมาชิกหรือกลุ่มผู้เยี่ยมชมและจำกัดจำนวนผู้ใช้ในกลุ่มเจ้าของ

  • ใช้การสืบทอดสิทธิ์เพื่อสร้างลำดับชั้นที่สะอาดตาและดูเป็นภาพที่ดูง่าย นั่นคือหลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์แก่บุคคลแต่ละคนแทนที่จะทำงานกับกลุ่ม ถ้าเป็นไปได้ให้มีไซต์ย่อยเพียงสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณแทนที่จะมีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน

  • จัดระเบียบเนื้อหาของคุณเพื่อใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์: พิจารณา segmenting เนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย-สร้างไซต์หรือไลบรารีโดยเฉพาะสำหรับเอกสารที่มีความสำคัญแทนที่จะมีพวกเขากระจายอยู่ในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยไม่ซ้ำกัน สิทธิ์ .

ให้ดูที่การทำความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePointหรือแก้ไขสิทธิ์สำหรับรายการไลบรารีหรือรายการแต่ละรายการสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์

สถาปัตยกรรมข้อมูล

สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์จะเหมือนกับสารบัญสำหรับหนังสือดังกล่าวจะกำหนดวิธีที่ข้อมูลในไซต์นั้นได้แก่เว็บเพจเอกสารรายการและข้อมูลจะถูกจัดระเบียบและนำเสนอไปยังผู้ใช้ของไซต์ สถาปัตยกรรมข้อมูลมักถูกบันทึกเป็นรายการลำดับชั้นของเนื้อหาของไซต์คำสำคัญการค้นหาชนิดข้อมูลและแนวคิดอื่นๆ

เมื่อต้องการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูลคุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะแสดงในไซต์ ต่อไปนี้เป็นคำถามบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาสถาปัตยกรรมของข้อมูล:

  • ชนิดของเนื้อหาใดที่คุณจะมีบนไซต์ วิธีที่จะแปลเป็นภางในไซต์รายการไลบรารีและอื่นๆ

  • ข้อมูลจะแสดงในไซต์อย่างไร

  • ผู้ใช้ไซต์จะนำทางไปยังไซต์อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกกำหนดเป้าหมายให้กับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงอย่างไร

  • การค้นหาจะได้รับการกำหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร

ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจรวมถึงการจัดประเภทข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่คุณกำลังจัดการกับบริษัทมีค่าสูงสุดที่จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษหรือถูกปกคลุมด้วยกฎการปฏิบัติตามกฎระเบียบคุณอาจต้องการตั้งค่าชุดรูปแบบการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดของเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงที่จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างละเอียด

หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่เฉพาะเจาะจงแล้วคุณสามารถใช้ฟีเจอร์การกำกับดูแลเพื่อจัดการวิธีที่เนื้อหาจะได้รับการจัดการ ตัวอย่างเช่น

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อคุณจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงหนึ่งคนเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะได้รับการเช็คอิน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เอกสารเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกันซึ่งสามารถสร้างข้อขัดแย้งในการแก้ไขและนำไปสู่ความสับสนได้ จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกทีมเพื่อเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาตรวจสอบไฟล์ได้เพื่อให้คุณสามารถติดตามสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชันได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

ติดตามเวอร์ชัน

ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตามจัดเก็บและคืนค่าไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามเวอร์ชันทั้งหมดในลักษณะเดียวกันได้ หรือคุณสามารถเลือกที่จะกำหนดบางเวอร์ชันให้เป็นหลักเช่นการเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือและบางเวอร์ชันเป็นเพียงเล็กน้อยเช่นการแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกด เพื่อช่วยในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลคุณสามารถเลือกจำนวนของเวอร์ชันแต่ละชนิดที่คุณต้องการจัดเก็บ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชันให้ดูที่การกำหนดเวอร์ชันทำงานอย่างไรในรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถระบุได้ว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติสำหรับเอกสาร เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถควบคุมกลุ่มของผู้ใช้ที่สามารถดูเอกสารก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ฟีเจอร์นี้สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้ถ้าไลบรารีของคุณมีแนวทางหรือกระบวนงานที่สำคัญที่จำเป็นต้องเป็นขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้อื่นจะเห็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติเอกสารให้ดูที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติรายการในรายการหรือไลบรารีของไซต์

ไลบรารีสนับสนุนเทคโนโลยี RSS เพื่อให้สมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับและดูการอัปเดตหรือตัวดึงข้อมูลข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่รวมได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อแจ้งเตือนให้คุณทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆกับไลบรารีเช่นเมื่อไฟล์ที่เก็บอยู่ในการเปลี่ยนแปลงไลบรารี ตัวดึงข้อมูล RSS จะเปิดใช้งานสมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณเพื่อดูรายการของไฟล์ที่รวมรายการที่มีการเปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อที่คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวดึงข้อมูล rss ให้ดูที่จัดการตัวดึงข้อมูล rss สำหรับไซต์หรือไซต์คอลเลกชัน

ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กำหนดไว้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจเช่นการจัดการการอนุมัติเอกสารหรือรีวิว กลุ่มของคุณสามารถนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้กับเอกสารที่เรียกว่าเวิร์กโฟลว์ซึ่งระบุการดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการในลำดับเช่นการอนุมัติหรือการแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์คือวิธีการแบบอัตโนมัติของการย้ายเอกสารหรือรายการผ่านลำดับของการกระทำหรืองาน เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานสำหรับไลบรารีตามค่าเริ่มต้นคือการอนุมัติซึ่งจะกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลสำหรับการอนุมัติ รวบรวมคำติชมซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลสำหรับคำติชมและส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เป็นการคอมไพล์ และรวบรวมลายเซ็นซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ให้ดูที่ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint

ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับไฟล์หลายชนิดเช่นแผ่นงานงานนำเสนอและเอกสารคุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของไลบรารีของคุณได้โดยการเปิดใช้งานและกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาจะเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันระหว่างไลบรารีหลายไลบรารี ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุเทมเพลตและกระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้ เทมเพลตจะทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการจัดรูปแบบและข้อความ boilerplate ใดๆและสำหรับคุณสมบัติที่นำไปใช้กับเอกสารชนิดนั้นเช่นชื่อแผนกหรือหมายเลขสัญญา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหาให้ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

ถ้าคุณมีกลุ่มไฟล์ที่มีความสำคัญและจะมีประโยชน์ในการรู้วิธีการใช้เอกสารคุณสามารถกำหนดนโยบายที่อนุญาตให้คุณเปิดใช้งานการติดตามการตรวจสอบของเหตุการณ์เช่นการเปลี่ยนแปลงไฟล์สำเนาหรือการลบ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าการตรวจสอบให้ดูที่กำหนดค่าการตั้งค่าการตรวจสอบสำหรับไซต์คอลเลกชัน

วัฏจักรของไซต์และการเกษียณอายุ

ไซต์เช่นงานเอกสารและไซต์การอภิปรายมีแนวโน้มที่จะแขวนรอบหลังจากที่พวกเขาไม่มีประโยชน์อีกต่อไปโดยใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีค่าและผลลัพธ์การค้นหาละเลย เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งค่ากำหนดการสำหรับการตรวจทานไซต์และเนื้อหาของพวกเขา (อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง) เพื่อดูว่าพวกเขามีค่าการรักษาหรือไม่

เป็นเรื่องที่ดีที่คุณควรคำนึงถึงด้วยว่ารูปแบบการกำกับดูแลกิจการที่มีขนาดใหญ่ขององค์กรของคุณอาจอยู่บนการเฝ้าดูไซต์เก่า ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบอาจลบไซต์ที่ได้รับการแตะโดยอัตโนมัติสำหรับ๙๐วัน ในฐานะเจ้าของไซต์คุณจะได้รับคำเตือนทางอีเมลที่คุณกำลังจะเกิดขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวงจรชีวิตและนโยบายการเกษียณให้ดูที่นโยบายการปิดไซต์

ขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บ

ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าขีดจำกัดจำนวนที่เก็บข้อมูลดิสก์ที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ได้ คุณจำเป็นต้องค้นหาว่ามีขีดจำกัดหรือไม่ถ้าเป็นเช่นนั้นให้ตัดสินใจว่าคุณจะ apportion ในหมู่ไซต์หน้าและไลบรารีของคุณ

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server กำหนดเมกะไบต์๕๐จะจำกัดขนาดของเอกสารเดียวที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้ตามค่าเริ่มต้นเจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลอยู่ที่๙๐% ของโควตา

หลังจากที่คุณทราบว่าขีดจำกัดของคุณคืออะไรคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆเช่นเวอร์ชันหรือการติดตามการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณอยู่ภายในไซต์เหล่านั้นได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่จัดการขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บไซต์คอลเลกชัน

กำหนดเอง

โอกาสทางการทำงานขององค์กรของคุณจะมีการกำหนดตราสินค้าของไซต์หรือเค้าโครงของไซต์ที่ต้องการให้เป็นแบบมาตรฐาน ผู้ใช้สามารถไปในการกำหนดลักษณะที่ปรากฏของไซต์และหน้าของพวกเขาได้ไกลเพียงใด

เมื่อต้องการควบคุมการกำหนดเองคุณอาจตัดสินใจที่จะล็อกผู้ที่อยู่ในทีมของคุณมีสิทธิ์ในการกำหนดเองหรือคุณอาจเลือกที่จะใช้เค้าโครงหน้าแบบมาตรฐานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตอบสนองความต้องการบางอย่างเช่นการมีเจ้าของไซต์ที่แสดงอยู่ในมุมบนซ้ายของทั้งหมด ไซต์ .

นอกจากนี้คุณอาจต้องการตั้งค่าแนวทางเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานที่ผู้ใช้สามารถใช้ได้บนไซต์ย่อยของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการขอให้ผู้ใช้ไม่ได้ใช้ Web part ที่จำเป็นต้องมีการเขียนโค้ดแบบกำหนดเอง

ในส่วนอื่นๆของสเปกตรัมคุณอาจให้ทุกคนในทีมของคุณกับ SharePoint Designer เพื่อให้พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่พวกเขาต้องการได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับแต่งไซต์ให้ดูกำหนดไซต์ทีมของคุณหรือบทนำสู่การกำหนดเว็บไซต์และหน้าเอง

การนำทาง

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้อื่นสามารถเรียกดูเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้ รายการการนำทางสองรายการที่คุณสามารถกำหนดเองได้คือแถบลิงก์บนสุดและเปิดใช้ด่วน

โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการหรือไลบรารีคุณสามารถเลือกรายการและไลบรารีที่จะปรากฏบนเปิดใช้ด่วน นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับของลิงก์เพิ่มหรือลบลิงก์และเพิ่มหรือลบส่วนที่มีการจัดระเบียบลิงก์ได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีรายการในส่วนรายการมากเกินไปคุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับรายการงานที่คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังรายการงานของคุณได้

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีสำหรับผู้ใช้ไซต์ของคุณเพื่อเข้าถึงไซต์อื่นๆในไซต์คอลเลกชันโดยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกหน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่หรือไม่และจะใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำทางของไซต์ให้ดูที่บทนำสู่การนำทางของไซต์หรือกำหนดการนำทางบนไซต์ทีมของคุณเอง

ค้นหา

เนื้อหาจะปรากฏในหลายสถานที่รวมถึงไซต์รายการไลบรารี Web part และคอลัมน์ ตามค่าเริ่มต้นเมื่อมีบุคคลอื่นค้นหาไซต์ของคุณเนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ของไซต์ย่อยจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา

ในฐานะเจ้าของไซต์คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เนื้อหาบนไซต์ของคุณปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้เนื้อหาของไซต์ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาเนื้อหาของไซต์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างนี้ยังถูกบล็อกไม่ให้ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา

ตามค่าเริ่มต้นเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจำกัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการอ่าน คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เนื้อหาที่ถูกจำกัดแสดงในผลลัพธ์การค้นหาได้แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์ได้

ดูภาพรวมของการดูแลการค้นหาแบบออนไลน์ของ SharePointหรือกำหนดค่า Web Part การค้นหาเนื้อหาใน sharepointสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหา

บทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

เป็นความคิดที่ดีที่จะกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบในการลดความสับสนวุ่นวายที่สามารถใส่บนไซต์เมื่อสมาชิกเจ้าหน้าที่หมุนหรือออกจากทีม ต่อไปนี้คือสิ่งที่ดีที่จะสะกดดูเกี่ยวกับผู้ที่ทำสิ่งที่อยู่บนไซต์ของคุณ:

  • การฝึกอบรม: การฝึกอบรมการนำทางพื้นฐานการค้นหาและการจัดการเอกสารสามารถมีประโยชน์มากสำหรับผู้ที่เพิ่งมาใช้ผลิตภัณฑ์

  • การสนับสนุน: คุณอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาและเป็นผู้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบ

  • การปฏิบัติตามแนวทางด้านกฎหมายหรือข้อกำหนดขององค์กร: บางครั้งอาจเป็นเรื่องของการรักษาลิงก์ล่าสุดไปยังแนวทางที่เหมาะสมแต่ก็เป็นสิ่งที่ดีที่จะมีผู้รับผิดชอบ

ให้ดูที่วางแผนไซต์และจัดการผู้ใช้หรือจัดการผู้ดูแลระบบสำหรับไซต์คอลเลกชันสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาท

การปกป้องข้อมูล

ฟีเจอร์การสำรองและการกู้คืนปกป้องข้อมูลของคุณจากการสูญเสียโดยไม่ตั้งใจ ความถี่ของการสำรองข้อมูลและความเร็วและระดับของการกู้คืนจะถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ ดูภาพรวมของการสำรองข้อมูลและการกู้คืนใน SharePointหรือจัดการถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน sharepoint Online

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×