ภาพรวมของนโยบายการลบเอกสารใน SharePoint Server 2016

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

องค์กรของคุณอาจจำเป็นต้องเก็บเอกสารในระยะเวลาเนื่องจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทางกฎหมาย หรือความต้องการทางธุรกิจอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม ถ้าองค์กรของคุณเก็บเอกสารที่ยาวเกินจำเป็นต้องมี คุณสร้างความเสี่ยงทางกฎหมายไม่จำเป็นออก ด้วยนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถวางลดความเสี่ยง โดยลบเอกสารในไซต์หลังจากระยะเวลากำหนดโดยอัตโนมัตินั่นคือตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบเอกสารใน OneDrive ของผู้ใช้สำหรับธุรกิจไซต์ครบห้าปีหลังจากที่เอกสารถูกสร้างขึ้นได้

นโยบายการลบเอกสารจะมีประสิทธิภาพมีความยืดหยุ่นได้นั่นคือตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

  • อนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลือกจากนโยบายที่คุณสร้าง และจัดการจากส่วนกลาง นอกจากนี้คุณยังสามารถอนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลิกทำถ้าพวกเขาตัดสินใจนโยบายไม่นำไปใช้กับเนื้อหาของพวกเขา

  • บังคับใช้นโยบายการบังคับเดียวบนไซต์ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน เช่น OneDrive for Business ไซต์ ทั้งหมด หรือแม้แต่บังคับใช้นโยบายบนการคอลเลกชันไซต์ทั้งหมดที่สร้างขึ้นจากเฉพาะไซต์คอลเลกชันแบบ เช่นเทมเพลตไซต์ทีม

  • จัดเตรียมนโยบายเริ่มต้น ด้วยกฎเริ่มต้นที่จะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นเจ้าของไซต์

  • สร้างนโยบายที่มีหลายลบกฎที่เจ้าของไซต์สามารถเลือกจาก

คุณสร้าง และจัดการนโยบายการลบเอกสารในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เมื่อใดจะใช้นโยบายการลบเอกสาร

นอกเหนือจากนโยบายการลบเอกสาร SharePoint Server 2016 มีนโยบายการเก็บข้อมูลเหล่านี้สำหรับเนื้อหาของไซต์:

แต่ละชนิดนโยบายการทำงานได้ดีที่สุดสำหรับชนิดของไซต์หรือข้อมูลระบุ ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจมีไซต์ระดับสูงมีโครงสร้างที่ใช้ชนิดเนื้อหา เช่นไซต์ทางการเงินสำหรับสัญญาหรือหาบทความฐานความรู้ ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้นโยบายชนิดเนื้อหา หรือองค์กรของคุณอาจจำเป็นต้องเก็บเอกสารทางกฎหมาย กิวเมนต์ซึ่ง คุณอาจใช้ชนิดเนื้อหาและศูนย์ระเบียนเพื่อใช้แผนไฟล์

นโยบายการลบเอกสารแทนระเบียนข้อมูลหรือการจัดการนโยบายการจัดการ ที่ทำงานที่ดีที่สุดกับข้อมูลเชิงโครงสร้างและชนิดเนื้อหานั้น แทน คุณควรใช้นโยบายการลบเอกสารเมื่อคุณต้องการจัดการการลบข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเช่น OneDrive for Business ไซต์และไซต์ทีมโดยอัตโนมัติอย่างแพร่หลาย

ไดอะแกรมของฟีเจอร์การเก็บข้อมูลสำหรับเนื้อหาของไซต์

ถ้าคุณนำนโยบายการลบเอกสารไปยังไซต์ที่มีอยู่แล้วใช้นโยบายการจัดการข้อมูล นโยบายเหล่านั้นจะถูกละเว้นในขณะนโยบายการลบเอกสารจะมีผลใช้ต่อ นั่นหมายความว่า คุณควรวางแผนสำหรับไซต์เพื่อใช้นโยบายครื่อสำหรับมีโครงสร้าง หรือไม่มีโครงสร้างเนื้อหา ไม่ใช่ทั้งสอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนโยบายการลบเอกสารแทนนโยบายอื่น ๆ ดูที่นำไปใช้หรือเอานโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์

ไม่เหมือนกับนโยบายอื่น ๆ นโยบายการลบเอกสารทำงานในไลบรารีเอกสาร ไม่รายการเท่านั้น

นโยบายการลบและกฎ

นโยบายการลบเอกสารประกอบด้วยวลีหนึ่ง หรือมากกว่าลบกฎที่ระบุ:

  • ช่วงเวลาจนกว่าจะลบ

  • เลือกว่าต้องการลบวันคำนวณจากเมื่อเอกสารถูกสร้าง หรือปรับเปลี่ยนล่าสุด

  • เลือกว่าต้องการลบเอกสารอย่างถาวร หรือ ไปยัง ถังรีไซเคิล

ถ้านโยบายประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎ เจ้าของไซต์สามารถเลือกกฎที่ดีที่สุดที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของพวกเขา

หน้ากฎใหม่

นโยบายและมอบหมาย

หลังจากที่คุณสร้างนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถกำหนดสิทธิ์นั้นลงในเทมเพลไซต์คอลเลกชัน — ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดนโยบายไปยัง OneDrive for Business เทมเพลตเพื่อให้มีผู้ใช้ทุก OneDrive for Business ได้ เมื่อคุณกำหนดนโยบาย เทมเพลตไซต์คอลเลกชันนี้นำไปใช้กับทั้งหมดไซต์คอลเลกชันแล้วสร้างจากเทมเพล นอกเหนือจากคอลเลกชันไซต์ที่สร้างจากเทมเพลในอนาคต

มอบหมายไปยัง OneDrive สำหรับตัวเลือกเทมเพลธุรกิจ

คุณยังสามารถกำหนดนโยบายเฉพาะไซต์คอลเลกชันซึ่งทำนโยบายใด ๆ ที่ได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชันเทมเพลแทนอื่น ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์ทีม แต่แทน โดยใช้การตั้งค่านโยบายแตกต่างกันกับเฉพาะไซต์คอลเลกชันที่สร้างจากเทมเพล

นโยบายการบังคับหนึ่งหรือหลายนโยบายเพื่อเลือกจาก

เมื่อคุณกำหนดนโยบาย คุณสามารถเลือกที่จะทำให้ข้อบังคับ เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบายนี้เท่านั้น และจะถูกใช้ไปยังไซต์ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากการบังคับนโยบาย ซึ่งหมายความว่า เอกสารในไซต์จะอยู่ภายใต้นโยบายลบเสมอไม่ว่าอะไร

นโยบายการทำเครื่องหมายเป็นตัวเลือกบังคับ

แทนที่จะทำให้นโยบายเดียวบังคับ นอกจากนี้คุณสามารถกำหนดนโยบายหลายกับไซต์คอลเลกชัน ซึ่งอนุญาตให้เจ้าของแต่ละไซต์ให้เลือกนโยบายที่นำไปใช้กับไซต์ของพวกเขา หรือแม้แต่เมื่อต้อง การเลิกทำ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายเดียวสำหรับเอกสารทางธุรกิจทั่วไปและนโยบายอื่นสำหรับเอกสารทางการเงินที่มีกำหนดการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกัน เจ้าของไซต์มักจะทราบดีที่สุดเนื้อหาใดประกอบด้วยไซต์ของพวกเขา และนโยบายใดลบเอกสารเพื่อนำไปใช้ แต่ละไซต์ได้ไปใช้กับนโยบายเดียวเท่านั้น

กฎหนึ่งหรือหลายกฎเพื่อเลือกจาก

ในทางกลับ นโยบายแต่ละสามารถประกอบด้วยกฎหลาย--เช่น นโยบายการลบสำหรับเอกสารทางธุรกิจทั่วไปอาจมีกฎที่สอง:

  • เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลโดยยึดตามผูกพันตามกฎหมาย หรือไม่ควรจะยังคงต้องการทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่มากกว่าหนึ่งปีจากการสร้าง

  • เอกสารที่จำเป็นสำหรับการใช้งานที่ใช้งานอยู่ ต่อเนื่องทางธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้สำหรับมากกว่าหนึ่งปี ควรไม่ถูกเก็บรักษามากกว่าสามปีจากการสร้าง

เจ้าของไซต์สามารถกำหนดว่า ไซต์ของพวกเขาประกอบด้วยธุรกิจทั่วไปที่เอกสาร เลือกนโยบายนี้ลบ แล้ว เลือกกฎที่เหมาะสมจากนโยบายได้ คุณสามารถเลือกได้เฉพาะกฎจากนโยบายที่จะอยู่ในขณะนี้นำไปใช้กับไซต์ (ไม่ใช่จากนโยบายใด ๆ), และกฎนำไปใช้กับไลบรารีเอกสารทั้งหมดในไซต์

ความสัมพันธ์ของไซต์คอลเลกชัน นโยบาย และกฎ

ความสัมพันธ์พื้นฐานนี้คือ:

เทมเพลตไซต์คอลเลกชันหรือไซต์คอลเลกชันสามารถมีที่กำหนดให้กับนโยบายมากกว่าหนึ่ง และแต่ละมีนโยบายเหล่านั้นสามารถมีอย่าง น้อยหนึ่งกฎ อย่างไรก็ตาม สามารถนโยบายเดียวเท่านั้นที่จะเปิดใช้งานสำหรับแต่ละไซต์ และสามารถลบเพียงหนึ่งกฎที่ใช้งานอยู่ตลอดเวลาสำหรับไลบรารีภายในไซต์

ไดอะแกรมที่แสดงนโยบายและกฎ

นโยบายการลบเอกสารจะสืบทอดมา

เช่นสิทธิ์ นำทาง และฟีเจอร์ไซต์มากมายอื่น ๆ นโยบายการลบเอกสารจะสืบทอดมา เจ้าของไซต์สามารถเลือกนโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์ของพวกเขา และไซต์ย่อยทั้งหมดนโยบายการสืบทอดมาจากรายการแม่ เจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอดได้ ด้วยการเลือกนโยบายอื่นและชุดของกฎ และนโยบายที่นำไปใช้กับไซต์ย่อยทั้งหมดจนกว่าการสืบทอดสิทธิ์จะใช้งานไม่ได้อีกครั้ง

กำหนดนโยบายการลบเอกสารเป็นครั้งแรก

เป็นเรื่องสำคัญเพื่อทำความเข้าใจว่า ช่วงเวลาที่ระบุไว้สำหรับเอกสารนโยบายการลบหมายความว่า เวลาเนื่องจากเอกสารถูกสร้าง หรือปรับ เปลี่ยน ไม่เวลาเนื่องจากนโยบายถูกกำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างนโยบายการลบเอกสารที่อย่างถาวรลบเอกสารสองปีหลังจากที่สร้างขึ้น นั้นแล้ว กำหนดนโยบายนั้นในไซต์คอลเลกชันเทมเพลตเป็นซึ่งหลายไซต์คอลเลกชันได้ถูกสร้างสี่ หรือห้าปี ในกรณีนี้ อาจเป็นไปได้ว่า ไซต์คอลเลกชันที่มีอยู่ประกอบด้วยเอกสารจำนวนมากที่เก่ากว่าสองปีที่ระบุ โดยนโยบายการลบมีอยู่แล้ว ซึ่งนั่นหมายความว่า จำนวนมากเนื้อหาจะถูกลบไม่นานหลังจากกำหนดนโยบายการลบเอกสารสำหรับแรก เวลา

เมื่อคุณกำหนดนโยบายเป็นครั้งแรก เอกสารทั้งหมดในไซต์จะถูกประเมิน และ พวกเขาตรงตามเกณฑ์พวกเขาจะถูกลบออก นี้นำไปใช้กับเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด ไม่เพียงแค่ใหม่เอกสารที่สร้างขึ้นเนื่องจากนโยบายถูกมอบหมาย และจำไว้ว่า รอบระยะเวลาเป็นสายสำหรับอายุของแต่ละเอกสาร ไม่เวลาจากเมื่อนโยบายถูกมอบหมายครั้งแรก

ดังนั้น ก่อนที่คุณกำหนดนโยบายไปยังไซต์เป็นครั้งแรก คุณควรก่อนพิจารณาอายุของเนื้อหาที่มีอยู่และวิธีนโยบายอาจส่งผลกระทบต่อเนื้อหาที่มีอยู่นั้นด้วย คุณอาจต้องการสื่อสารนโยบายใหม่ให้กับเจ้าของไซต์ก่อนการกำหนด เพื่อให้ พวกเขาเวลาเพื่อประเมินผลกระทบเป็นไปได้

เวลาสำหรับการเผยแพร่นโยบายล่าช้า

หลังจากที่คุณกำหนดนโยบายให้กับไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ใช้การเชื่อมโยงนโยบายการลบเอกสาร บนหน้าการตั้งค่าไซต์ เพื่อดู และนำนโยบายที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์

ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ว่านโยบายได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากที่ได้รับมอบหมายนโยบายไปยังไซต์ซึ่งสามารถมีช่วงห่าง 24 ชั่วโมงจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อลิงก์นโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้น

การเชื่อมโยงนโยบายการลบเอกสาร

ฉันนโยบายการลบเอกสารการทำงานกับนโยบายในสถานที่

การพักสายอยู่มั่นใจได้ว่า เนื้อหาทั้งหมดจะถูกรักษาไว้สำหรับงวดระบุเวลา ในขณะที่นโยบายการลบเอกสารมั่นใจได้ว่า เนื้อหาทั้งหมดจะถูกลบหลังจากระยะเวลาเฉพาะเจาะจง

ถ้าคุณต้องการเก็บเอกสารถาวรระยะเวลา คุณสามารถใช้นโยบายการแบบ in-place hold ในร่วมกับนโยบายการลบ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถหยุดเอกสารสำหรับสามปีหลังจากที่พวกเขาจะปรับเปลี่ยน และตั้งค่านโยบายการลบเพื่อลบเอกสารเหล่านั้นสามปีหลังจากที่พวกเขาล่าสุด

โปรดสังเกตว่า นโยบายการลบไม่สามารถแทนหยุดในสถานที่ ถ้าไซต์ถูกหยุดไว้ และนโยบายการลบเอกสารลบเอกสาร แล้วเอกสารจะถูกเก็บรักษาไว้ในไลบรารีการเก็บรักษาค้างไว้ในแบบเดียวกันว่าเอกสารนั้นได้ถูกลบด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูภาพรวมของในสถานที่ค้างไว้ใน SharePoint Server 2016

สิทธิ์

สมาชิกของทีมของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จะใช้ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบต้องมีสิทธิ์เพื่อทั้งสองนโยบายศูนย์และไซต์คอลเลกชันที่นโยบายจะนำไปใช้ เราขอแนะนำให้คุณ:

  1. สร้างกลุ่มความปลอดภัยที่ประกอบด้วยผู้ใช้ทั้งหมดของศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบซึ่งมักทีมของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบ

  2. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพิ่มกลุ่มความปลอดภัยลงในกลุ่มเจ้าของไซต์คอลเลกชัน

  3. ในแต่ละไซต์คอลเลกชันที่คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการลบเอกสาร เพิ่มกลุ่มความปลอดภัยลงในกลุ่มเจ้าของไซต์คอลเลกชัน

ข้อมูลเพิ่มเติม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×