ภาพรวมของนโยบายการลบเอกสารใน SharePoint Server 2016

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

องค์กรของคุณอาจต้องเก็บเอกสารในระยะเวลาเนื่องจากปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทางกฎหมาย หรือความต้องการทางธุรกิจอื่น ๆ ไร ถ้าองค์กรของคุณเก็บไม่เกินจำเป็นเอกสาร คุณสร้างความเสี่ยงทางกฎหมายไม่จำเป็นออก งานนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถวางลดความเสี่ยง โดยลบเอกสารในไซต์หลังจากระยะเวลากำหนดโดยอัตโนมัติ — ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบเอกสารใน OneDrive ของผู้ใช้สำหรับธุรกิจไซต์ครบห้าปีหลังจากที่เอกสารถูกสร้างขึ้นได้

นโยบายการลบเอกสารจะมีประสิทธิภาพมีความยืดหยุ่นได้นั่นคือตัวอย่าง คุณสามารถ:

  • อนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลือกจากนโยบายที่คุณสร้าง และจัดการจากส่วนกลาง นอกจากนี้คุณสามารถอนุญาตให้เจ้าของไซต์การเลิกทำถ้าตัดสินใจนโยบายไม่นำไปใช้กับเนื้อหาของพวกเขา

  • บังคับใช้นโยบายบังคับเดียวบนไซต์ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน เช่นทั้งหมด OneDrive for Business ไซต์ หรือแม้แต่บังคับใช้นโยบายบนทั้งหมดไซต์คอลเลกชันสร้างจากเฉพาะไซต์คอลเลกชันแบบ เช่นเทมเพลตไซต์ทีม

  • จัดเตรียมนโยบายเริ่มต้น ด้วยกฎเริ่มต้นที่จะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นเจ้าของไซต์

  • สร้างนโยบายที่มีหลายลบกฎที่เจ้าของไซต์สามารถเลือกจาก

คุณสร้าง และจัดการนโยบายการลบเอกสารในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เมื่อใช้นโยบายการลบเอกสาร

นอกเหนือจากนโยบายการลบเอกสาร SharePoint Server 2016 มีนโยบายการเก็บข้อมูลเหล่านี้สำหรับเนื้อหาของไซต์:

แต่ละชนิดนโยบายเหมาะสำหรับเฉพาะบางชนิดไซต์หรือข้อมูล ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจมีไซต์ระดับสูงมีโครงสร้างที่ใช้ชนิดเนื้อหา เช่นไซต์ทางการเงินสำหรับสัญญาหรือหาบทความฐานความรู้ ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้นโยบายชนิดเนื้อหา หรือองค์กรของคุณอาจจำเป็นต้องเก็บเอกสารทางกฎหมาย กิวเมนต์ซึ่ง คุณอาจใช้ชนิดเนื้อหาและศูนย์ระเบียนเพื่อใช้แผนไฟล์

นโยบายการลบเอกสารไม่แทนระเบียนข้อมูลหรือการจัดการนโยบายการจัดการ ที่ทำงานกับข้อมูลเชิงโครงสร้างและชนิดเนื้อหาที่ดีที่สุด แทน คุณควรใช้นโยบายการลบเอกสารเมื่อคุณต้องการจัดการการลบข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเช่น OneDrive for Business ไซต์และไซต์ทีมโดยอัตโนมัติอย่างแพร่หลาย

ไดอะแกรมของฟีเจอร์การเก็บข้อมูลสำหรับเนื้อหาของไซต์

ถ้าคุณนำนโยบายลบเอกสารไปยังไซต์ที่มีอยู่แล้วใช้นโยบายการจัดการข้อมูล นโยบายเหล่านั้นจะถูกละเลยขณะนโยบายลบเอกสารมีผล ซึ่งหมายความว่า คุณควรวางแผนสำหรับไซต์จะใช้นโยบายครื่อสำหรับโครง หรือไม่มีโครงสร้างเนื้อหา ไม่ใช่ทั้งสอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนโยบายลบเอกสารแทนนโยบายอื่น ดูนำไปใช้หรือเอานโยบายลบเอกสารสำหรับไซต์

ไม่เหมือนกับนโยบายอื่น ๆ นโยบายการลบเอกสารทำงานในไลบรารีเอกสาร ไม่รายการเท่านั้น

นโยบายการลบและกฎ

นโยบายการลบเอกสารประกอบด้วยวลีหนึ่ง หรือมากกว่าลบกฎที่ระบุ:

  • ระยะเวลาจนกว่าจะลบ

  • เลือกว่าต้องการลบวันคำนวณจากเมื่อเอกสารถูกสร้าง หรือปรับเปลี่ยนล่าสุด

  • เลือกว่าต้องการลบเอกสารอย่างถาวร หรือ ไปยัง ถังรีไซเคิล

ถ้านโยบายประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎ เจ้าของไซต์สามารถเลือกกฎที่ดีที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของพวกเขา

หน้ากฎใหม่

การมอบหมายและนโยบายการ

หลังจากที่คุณสร้างนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถกำหนดได้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน — ตัวอย่าง คุณสามารถกำหนดการนโยบายไปยัง OneDrive for Business มเพลเพื่อที่จะรวมผู้ใช้ทุก OneDrive for Business ได้ เมื่อคุณกำหนดนโยบาย เทมเพลตไซต์คอลเลกชันนี้นำไปใช้กับทั้งหมดไซต์คอลเลกชันแล้วสร้างจากเทมเพล นอกเหนือจากคอลเลกชันไซต์ที่สร้างจากเทมเพลในอนาคต

มอบหมายไปยัง OneDrive สำหรับตัวเลือกเทมเพลธุรกิจ

คุณยังสามารถกำหนดนโยบายเฉพาะไซต์คอลเลกชันซึ่งทำแทนอื่น ๆ นโยบายใด ๆ ที่มีการกำหนดให้กับแม่แบบคอลเลกชันไซต์นั้นได้ ตัวอย่าง คุณอาจกำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์ทีม ได้แทน โดยใช้ชุดแตกต่างกันมีนโยบายกับเฉพาะไซต์คอลเลกชันที่สร้างจากเทมเพล

นโยบายบังคับเดียวหรือหลายนโยบายให้เลือก

เมื่อคุณกำหนดนโยบาย คุณสามารถเลือกการสร้างบังคับ ได้เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบายนี้เท่านั้น และ ที่นั้นจะถูกนำไปใช้กับไซต์ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากการบังคับนโยบาย ซึ่งหมายความว่า เอกสารในไซต์จะอยู่ภายใต้นโยบายลบเสมอไม่ว่าอะไร

นโยบายการทำเครื่องหมายเป็นตัวเลือกบังคับ

แทนที่จะสร้างนโยบายเดียวบังคับ นอกจากนี้คุณสามารถกำหนดนโยบายหลายกับไซต์คอลเลกชัน ซึ่งอนุญาตให้เจ้าของแต่ละไซต์ให้เลือกนโยบายใด ไปใช้กับไซต์ของพวกเขา หรือแม้แต่ การเลิกทำ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายเดียวสำหรับเอกสารทางธุรกิจทั่วไปและนโยบายอื่นสำหรับเอกสารทางการเงินที่มีกำหนดการเก็บข้อมูลที่อื่น เจ้าของไซต์มักทราบดีที่สุดเนื้อหาใดประกอบด้วยไซต์ของพวกเขา และนโยบายการลบที่เอกสารจะใช้ แต่ละไซต์ได้ไปใช้กับนโยบายเดียวเท่านั้น

กฎหนึ่งหรือหลายกฎเพื่อเลือกจาก

ในทางกลับ นโยบายแต่ละสามารถประกอบด้วยกฎหลาย--เช่น นโยบายการลบสำหรับเอกสารทางธุรกิจทั่วไปอาจมีกฎที่สอง:

  • เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลโดยยึดตามผูกพันตามกฎหมาย หรือไม่ควรจะยังคงต้องการทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่มากกว่าหนึ่งปีจากการสร้าง

  • เอกสารที่จำเป็นสำหรับการใช้งาน business active ยู่ที่จำเป็นต้องใช้สำหรับมากกว่าหนึ่งปี ควรไม่ถูกเก็บรักษามากกว่าสามปีจากการสร้าง

เจ้าของไซต์สามารถกำหนดว่า ไซต์ของพวกเขาประกอบด้วยธุรกิจทั่วไปที่เอกสาร เลือกนโยบายนี้ลบ แล้ว เลือกกฎที่เหมาะสมจากนโยบายได้ คุณสามารถเลือกได้เฉพาะกฎจากนโยบายที่จะใช้กับไซต์ (ไม่ใช่จากนโยบายใด ๆ), และกฎนำไปใช้กับไลบรารีเอกสารทั้งหมดในไซต์

สัมพันธ์ การไซต์คอลเลกชัน นโยบาย กฎ

ความสัมพันธ์ที่พื้นฐานนี่คือ:

เทมเพลตไซต์คอลเลกชันหรือไซต์คอลเลกชันสามารถมีที่กำหนดให้กับนโยบายมากกว่าหนึ่ง และแต่ละมีนโยบายเหล่านั้นสามารถมีอย่าง น้อยหนึ่งกฎ อย่างไรก็ตาม สามารถนโยบายเพียงหนึ่งที่อยู่สำหรับแต่ละไซต์ และสามารถลบกฎเพียงหนึ่งที่อยู่ตลอดเวลาสำหรับไลบรารีภายในไซต์

ไดอะแกรมที่แสดงนโยบายและกฎ

จะสืบทอดมานโยบายลบเอกสาร

เช่นสิทธิ์ การนำทาง และฟีเจอร์ไซต์มากมายอื่น เอกสารลบนโยบายจะสืบทอดมา เจ้าของไซต์สามารถเลือกนโยบายลบเอกสารสำหรับไซต์ของพวกเขา และไซต์ย่อยทั้งหมดสืบทอดมานโยบายจากแม่แบบ เจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอดได้ ด้วยการเลือกนโยบายอื่นและกฎผสม และนโยบายที่นำไปใช้กับไซต์ย่อยทั้งหมดจนกว่าการสืบทอดสิทธิ์จะใช้งานไม่ได้อีกครั้ง

การกำหนดนโยบายลบเอกสารเป็นครั้งแรก

เป็นเรื่องสำคัญเพื่อทำความเข้าใจว่า ช่วงเวลาที่ระบุไว้สำหรับเอกสารนโยบายการลบหมายความว่า เวลาเนื่องจากเอกสารถูกสร้าง หรือปรับ เปลี่ยน ไม่เวลาเนื่องจากนโยบายถูกกำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างนโยบายการลบเอกสารที่อย่างถาวรลบเอกสารสองปีหลังจากที่สร้างขึ้น นั้นแล้ว กำหนดนโยบายนั้นในไซต์คอลเลกชันเทมเพลตเป็นที่ไซต์คอลเลกชันหลายถูกสร้างขึ้น 4 หรือครบห้าปี กรณีนี้ อาจเป็นไปได้ว่า ไซต์คอลเลกชันที่มีอยู่ที่ประกอบด้วยหลายเอกสารที่อยู่เก่ากว่าสองปีที่ระบุตามนโยบายลบ — แสดงว่า เนื้อหามากมายที่จะลบไม่นานหลังจากการกำหนดนโยบายลบเอกสารเป็นครั้งแรก

เมื่อคุณกำหนดนโยบายเป็นครั้งแรก จะประเมินทุกเอกสารในไซต์ และ ถ้าพวกเขาตรงตามเกณฑ์ พวกเขาจะสามารถลบ นี้นำไปใช้กับเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด เอกสารใหม่เพียงไม่สร้างเนื่องจากนโยบายถูกมอบหมาย และจำไว้ว่า ระยะเวลาใช้สำหรับอายุของแต่ละเอกสาร ไม่เวลาจากเมื่อนโยบายถูกมอบหมายครั้งแรก

จึง ก่อนที่คุณกำหนดนโยบายไซต์เป็นครั้งแรก คุณแรกควรอายุของเนื้อหาที่มีอยู่แล้วฉันนโยบายอาจส่งผลกระทบต่อเนื้อหานั้นที่มีอยู่ นอกจากนี้คุณอาจต้องการสื่อสารนโยบายใหม่ยังเจ้าไซต์ก่อน การกำหนดเพื่อให้ พวกเขาเวลาในการประเมินผลกระทบต่อไปได้ก

เวลาสำหรับการเผยแพร่นโยบายล่าช้า

หลังจากที่คุณกำหนดนโยบายให้กับไซต์คอลเลกชัน เจ้าของไซต์ใช้การเชื่อมโยงนโยบายการลบเอกสาร บนหน้าการตั้งค่าไซต์ เพื่อดู และนำนโยบายที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์

ลิงก์นโยบายลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ที่ได้กำหนดนโยบายให้ไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากนโยบายได้รับมอบหมายไปยังไซต์ซึ่งมีได้ 24 ชั่วโมงช่วงห่างจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อเชื่อมโยงนโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้น

ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร

วิธีการที่นโยบายการลบเอกสารทำงานกับนโยบายในสถานที่

การพักสายในสถานที่ช่วยให้มั่นใจว่า เนื้อหาทั้งหมดจะถูกรักษาไว้สำหรับงวดระบุเวลา ในขณะที่นโยบายการลบเอกสารมั่นใจได้ว่า เนื้อหาทั้งหมดจะถูกลบหลังจากระยะเวลาเฉพาะเจาะจง

ถ้าคุณจำเป็นต้องเก็บเอกสารถาวรระยะเวลา คุณสามารถใช้ในนโยบายการเก็บรักษาในสถานที่ในร่วมกับนโยบายการลบ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเก็บเอกสารสำหรับสามปีหลังจากที่พวกเขาจะปรับเปลี่ยน และตั้งค่านโยบายการลบเพื่อลบเอกสารเหล่านั้นสามปีหลังจากที่พวกเขาล่าสุด

โปรดสังเกตว่า นโยบายการลบไม่สามารถแทนหยุดในสถานที่ ถ้าไซต์อยู่บนพักสาย และนโยบายการลบเอกสารลบเอกสาร แล้วเอกสารจะเก็บรักษาไว้ในไลบรารีการเก็บรักษาค้างไว้ในแบบเดียวกันว่าเอกสารนั้นได้ถูกลบด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูภาพรวมของในสถานที่ค้างไว้ใน SharePoint Server 2016

สิทธิ์

สมาชิกทีมของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่จะใช้ศูนย์นโยบายปฏิบัติตามกฎระเบียบต้องมีสิทธิ์เพื่อทั้งสองนโยบายศูนย์และไซต์คอลเลกชันที่นโยบายจะนำไปใช้ เราขอแนะนำให้คุณ:

  1. สร้างกลุ่มความปลอดภัยที่ประกอบด้วยผู้ใช้ทั้งหมดของศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ — ส่วนมากคุณจะทีมของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบ

  2. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพิ่มกลุ่มความปลอดภัยเพื่อกลุ่มเจ้าของไซต์คอลเลกชัน

  3. ในแต่ละไซต์คอลเลกชันที่คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการลบเอกสาร เพิ่มกลุ่มความปลอดภัยเพื่อกลุ่มเจ้าของไซต์คอลเลกชัน

ข้อมูลเพิ่มเติม

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×