ภาพรวมของการเชื่อมต่อ (นำเข้า) ข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

บทความนี้อ้างอิงอธิบายนำเข้า และเชื่อมต่อข้อมูล คุณจะเรียนรู้เกี่ยวกับงานต่าง ๆ เช่นนำเข้า อัปเดต รักษา และการจัดการข้อมูล

ในบทความนี้

ทำงานกับการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก

การรีเฟรชข้อมูล

นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

ทำให้การเข้าถึงข้อมูลความปลอดภัยมากขึ้น

ปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูล

การทำงานกับการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้จะกล่าวถึงวิธีการทำงานของการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก และวิธีค้นหา แก้ไข จัดการ และใช้ข้อมูลการเชื่อมต่อร่วมกับโปรแกรมและผู้ใช้อื่น

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับพื้นฐานของการเชื่อมต่อข้อมูล

ข้อมูลในสมุดงาน Excel สามารถมาจากตำแหน่งที่ตั้งสองแห่งที่แตกต่างกัน ข้อมูลอาจถูกเก็บไว้ในสมุดงานโดยตรง หรืออาจถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น แฟ้มข้อความ ฐานข้อมูล หรือ คิวบ์ของ Online Analytical Processing (OLAP) แหล่งข้อมูลภายนอกนี้ถูกเชื่อมต่อกับสมุดงานผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งก็คือชุดข้อมูลที่อธิบายเกี่ยวกับวิธีการหาตำแหน่งที่ตั้ง การลงชื่อเข้าใช้ และการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

ประโยชน์หลักของการเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอกคือ คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลนี้เป็นระยะๆ โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูล ไปยังสมุดงานของคุณซ้ำ ซึ่งการทำเช่นนั้นอาจต้องใช้เวลามากและทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หลังจากเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกแล้ว คุณยังสามารถฟื้นฟู (หรือปรับปรุง) สมุดงาน Excel ของคุณได้จากแหล่งข้อมูลเดิมโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีการปรับปรุงข้อมูลใหม่ในแหล่งข้อมูลนั้น

ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกจัดเก็บไว้ในสมุดงาน และยังสามารถจัดเก็บไว้ในแฟ้มการเชื่อมต่อ เช่นแฟ้ม Office Data Connection (ODC) (.odc) หรือแฟ้ม Data Source Name (.dsn)

นำข้อมูลภายนอก ที่ลงใน Excel เมื่อต้องเข้าถึงข้อมูล ถ้าภายนอกแหล่งข้อมูล ที่คุณต้องการเข้าถึงไม่ได้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจต้องติดต่อผู้ดูแลของฐานข้อมูลสำหรับรหัสผ่าน สิทธิ์ของผู้ใช้ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นฐานข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ฐานข้อมูลที่ไม่ได้ถูกเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ถ้าแหล่งข้อมูลคือ ไฟล์ข้อความหรือสเปรดชีต ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ใช้อื่นไม่ได้เปิดสำหรับการเข้าถึงเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ยังมีแหล่งข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เพื่อประสานการไหลของข้อมูลระหว่าง Excel แฟ้มการเชื่อมต่อ และแหล่งข้อมูล

ไดอะแกรมต่อไปนี้สรุปประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูล

การเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

1. มีแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถเชื่อมต่อที่หลากหลาย: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access อื่น ๆ OLAP และฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ สเปรดชีต และไฟล์ข้อความ

2. หลายแหล่งข้อมูลมีโปรแกรมควบคุม ODBC เกี่ยวข้องหรือผู้ให้บริการ OLE DB

3 ไฟล์การเชื่อมต่อ.กำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึง และเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

4 เชื่อมต่อข้อมูลจะถูกคัดลอกจากไฟล์การเชื่อมต่อไปยังเวิร์กบุ๊ก และข้อมูลการเชื่อมต่อคุณสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

5 ข้อมูลถูกคัดลอกลงในเวิร์กบุ๊กเพื่อที่คุณสามารถใช้เช่นเดียวกับคุณใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊กโดยตรง

ด้านบนของหน้า

การค้นหาการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการค้นหาแฟ้มการเชื่อมต่อ ให้ใช้กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่ (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก การเชื่อมต่อที่มีอยู่) เมื่อใช้กล่องโต้ตอบนี้ คุณจะสามารถมองเห็นการเชื่อมต่อชนิดต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • การเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊ก   

    รายการนี้จะแสดงการเชื่อมต่อในปัจจุบันทั้งหมดในสมุดงาน รายการนี้สร้างจากการเชื่อมต่อที่คุณได้กำหนดไว้แล้ว ซึ่งคุณได้สร้างโดยใช้กล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ของตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล หรือจากการเชื่อมต่อซึ่งคุณได้เลือกไว้ก่อนหน้านี้ให้เป็นการเชื่อมต่อจากกล่องโต้ตอบนี้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อบนคอมพิวเตอร์ของคุณ   

    รายการนี้สร้างจากโฟลเดอร์ My Data Sources ซึ่งโดยปกติแล้วจะเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ My Documents (Windows XP) หรือ Documents (Windows Vista)

  • ไฟล์การเชื่อมต่อบนเครือข่าย   

    รายการนี้สามารถสร้างจากสิ่งต่อไปนี้:

    • ชุดของโฟลเดอร์บนเครือข่ายท้องถิ่นของคุณ ซึ่งสามารถปรับใช้ตำแหน่งนั้นทั่วทั้งเครือข่ายในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของการปรับใช้นโยบายกลุ่มของ Microsoft Office

    • แอExcel Services ข้อมูลการเชื่อมต่อไลบรารี (DCL) บนไซต์SharePoint Foundation สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DCLs ดูในส่วนการประกาศไปยัง Excel Services อย่างปลอดภัย

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขคุณสมบัติของการเชื่อมต่อ

คุณยังสามารถใช้ Excel เป็นตัวแก้ไขแฟ้มการเชื่อมต่อ เพื่อสร้างและแก้ไขการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกที่เก็บอยู่ในสมุดงานหรือในแฟ้มการเชื่อมต่อได้ ถ้าคุณไม่พบการเชื่อมต่อที่ต้องการ คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อได้โดยการคลิก เรียกดูเพิ่มเติม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิก แหล่งใหม่ เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

หลังจากที่คุณสร้างการเชื่อมต่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ(บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกคุณสมบัติ ) เพื่อควบคุมการตั้งค่าต่าง ๆ สำหรับการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก และ การใช้ นำมาใช้ใหม่ หรือสลับไฟล์การเชื่อมต่อได้

ถ้าคุณใช้แฟ้มการเชื่อมต่อเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Excel จะคัดลอกข้อมูลการเชื่อมต่อจากแฟ้มการเชื่อมต่อนั้นลงในสมุดงาน Excel เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงโดยใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ นั่นหมายถึงว่าคุณกำลังแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อที่ถูกเก็บไว้ในสมุดงาน Excel ปัจจุบัน ไม่ใช่แฟ้มการเชื่อมต่อข้อมูลเดิมที่อาจถูกใช้เพื่อสร้างการเชื่อมต่อ (ระบุโดยชื่อแฟ้มที่แสดงอยู่ในคุณสมบัติ แฟ้มการเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกำหนด) หลังจากที่คุณแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อ (ยกเว้นคุณสมบัติ ชื่อการเชื่อมต่อ และ คำอธิบายการเชื่อมต่อ) การเชื่อมโยงไปยังแฟ้มการเชื่อมต่อนั้นจะถูกเอาออก และคุณสมบัติ แฟ้มการเชื่อมต่อ จะถูกล้าง

เมื่อต้องการให้แน่ใจได้ว่าแฟ้มการเชื่อมต่อนั้นจะถูกใช้ทุกครั้งเมื่อมีการปรับปรุงแหล่งข้อมูล ให้คลิก ให้ใช้แฟ้มนี้เสมอเพื่อฟื้นฟูข้อมูลนี้ บนแท็บ ข้อกำหนด การเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ทำให้แน่ใจว่าการปรับปรุงในแฟ้มการเชื่อมต่อจะถูกใช้โดยสมุดงานทั้งหมดที่ใช้แฟ้มการเชื่อมต่อนั้นเสมอ ซึ่งจะต้องมีการตั้งค่าคุณสมบัตินี้ไว้เช่นกัน

ด้านบนของหน้า

การจัดการการเชื่อมต่อ

เมื่อใช้กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อสมุดงาน คุณจะสามารถจัดการการเชื่อมต่อเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมทั้งการสร้าง การแก้ไข และการลบการเชื่อมต่อ (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก การเชื่อมต่อ) คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อทำสิ่งต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • สร้าง แก้ไข ฟื้นฟู และลบการเชื่อมต่อที่ใช้งานในสมุดงาน

  • ตรวจสอบแหล่งที่มาของข้อมูลภายนอก คุณอาจต้องการทำเช่นนี้ในกรณีที่การเชื่อมต่อนั้นถูกกำหนดโดยผู้ใช้อื่น

  • แสดงตำแหน่งที่ใช้แต่ละการเชื่อมต่อในสมุดงานปัจจุบัน

  • วินิจฉัยข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

  • เปลี่ยนเส้นทางการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์หรือแหล่งข้อมูลคนละแหล่ง หรือแทนที่แฟ้มการเชื่อมต่อสำหรับการเชื่อมต่อที่มีอยู่

  • ทำให้การสร้างและใช้แฟ้มการเชื่อมต่อร่วมกับผู้ใช้อื่นง่ายขึ้น

ด้านบนของหน้า

การใช้การเชื่อมต่อร่วมกัน

แฟ้มการเชื่อมต่อเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการใช้การเชื่อมต่อร่วมกันตามเกณฑ์ที่สม่ำเสมอ ซึ่งจะทำให้ค้นพบการเชื่อมต่อต่างๆ ได้ง่าย ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของการเชื่อมต่อ และช่วยให้การบริหารแหล่งข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวก วิธีที่ดีที่สุดในการใช้งานแฟ้มการเชื่อมต่อร่วมกันก็คือ การเก็บแฟ้มการเชื่อมต่อเหล่านั้นไว้ในตำแหน่งที่ตั้งที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ เช่น ในโฟลเดอร์เครือข่าย หรือในไลบรารี SharePoint ซึ่งผู้ใช้ทั่วไปจะสามารถอ่านแฟ้มได้ แต่เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถปรับเปลี่ยนแฟ้มได้

การใช้แฟ้ม ODC

คุณสามารถใช้แฟ้ม Office Data Connection (ODC) (.odc) ได้โดยการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกโดยใช้กล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล หรือโดยการใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลใหม่ แฟ้ม ODC จะใช้แท็ก HTML และ XML ที่กำหนดเองเพื่อจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อ คุณสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาของแฟ้มนั้นใน Excel ได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถใช้แฟ้มการเชื่อมต่อร่วมกับผู้อื่นได้ เพื่อให้พวกเขามีสิทธิ์การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกแบบเดียวกับที่คุณมี ผู้ใช้คนอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องสร้างแหล่งข้อมูลเพื่อเปิดแฟ้มการเชื่อมต่อนั้น แต่พวกเขาอาจจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB ที่จำเป็นเพื่อเข้าถึงข้อมูลภายนอกจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของพวกเขา

ขอแนะนำให้ใช้แฟ้ม ODC สำหรับวิธีการเชื่อมต่อไปยังข้อมูลและใช้ข้อมูลร่วมกัน คุณสามารถแปลงแฟ้มการเชื่อมต่อแบบเดิมอื่นๆ (DSN, UDL และแฟ้มแบบสอบถาม) ให้เป็นแฟ้ม ODC ได้โดยการเปิดแฟ้มการเชื่อมต่อและคลิกปุ่ม ส่งออกแฟ้มการเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกำหนด ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

การใช้แฟ้มแบบสอบถาม

แฟ้มแบบสอบถาม คือแฟ้มข้อความที่มีข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล รวมถึงชื่อเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บข้อมูลนั้น และข้อมูลการเชื่อมต่อ ซึ่งคุณจะใส่ข้อมูลเหล่านี้เมื่อสร้างแหล่งข้อมูล แฟ้มแบบสอบถามเป็นวิธีแบบเดิมในการใช้แบบสอบถามร่วมกันกับผู้ใช้ Excel คนอื่นๆ

การใช้แฟ้มแบบสอบถาม.dqy    คุณสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อบันทึกไฟล์.dqy แบบสอบถามข้อมูลจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือไฟล์ข้อความ เมื่อคุณเปิดไฟล์เหล่านี้ใน Microsoft Query คุณสามารถดูข้อมูลส่งกลับ โดยแบบสอบถาม และปรับเปลี่ยนคิวรีเพื่อเรียกข้อมูลผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน คุณสามารถบันทึกไฟล์.dqy สำหรับแบบสอบถามที่คุณสร้าง โดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี หรือ ใน Microsoft Query โดยตรง

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.oqy    คุณสามารถบันทึกไฟล์.oqy เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูล OLAP บนเซิร์ฟเวอร์ หรือในแอไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ (.cub) เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อใช้ในแบบสอบถาม Microsoft การสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับฐานข้อมูล OLAP หรือคิวบ์ แฟ้ม.oqy ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เนื่องจากฐานข้อมูล OLAP ไม่ได้รับการจัดระเบียบในตารางหรือระเบียน คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามหรือแฟ้ม.dqy เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลเหล่านี้

การใช้แฟ้มแบบสอบถาม.rqy    Excel สามารถเปิดแฟ้มแบบสอบถามในรูปแบบ.rqy เพื่อสนับสนุนการควบคุมแหล่งข้อมูล OLE DB ที่ใช้รูปแบบนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเอกสารประกอบสำหรับโปรแกรมควบคุมของคุณ

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.qry    Microsoft Query สามารถเปิด และบันทึกแฟ้มแบบสอบถามในรูปแบบ.qry สำหรับใช้กับคิวรี Microsoft ที่ไม่สามารถเปิดไฟล์.dqy รุ่นก่อนหน้า ถ้าคุณมีไฟล์แบบสอบถามในรูปแบบ.qry ที่คุณต้องการใช้ใน Excel เปิดไฟล์ใน Microsoft Query และบันทึกเป็นไฟล์.dqy สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการบันทึกไฟล์.dqy ดูวิธีใช้แบบสอบถามของ Microsoft

ใช้ไฟล์คิวรีเว็บ.iqy    Excel สามารถเปิดแฟ้มแบบสอบถามของเว็บ.iqy เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากเว็บ

ด้านบนของหน้า

การใช้ช่วงและคุณสมบัติของข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอก (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ตารางแบบสอบถาม) คือชื่อที่กำหนดหรือชื่อตารางที่กำหนดตำแหน่งที่ตั้งของข้อมูลที่ถูกนำมาไว้ในแผ่นงาน เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือ รายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลซึ่งจะไม่สร้างช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอกหรือใช้ในการคำนวณได้ เหมือนกับข้อมูลอื่นๆ

Excel จะตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติดังต่อไปนี้:

  • ช่วงข้อมูลภายนอกจากแฟ้ม Office Data Connection (ODC) จะมีชื่อเดียวกันกับชื่อแฟ้มนั้น

  • ตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกจากฐานข้อมูล ด้วยชื่อของแบบสอบถาม ตามค่าเริ่มต้น Query_from_แหล่งข้อมูลคือ ชื่อของแหล่งข้อมูลที่คุณใช้เพื่อสร้างคิวรี

  • ช่วงข้อมูลภายนอกจากแฟ้มข้อความจะได้รับการตั้งชื่อตามชื่อแฟ้มข้อความ

  • ตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกจากคิวรีเว็บ ด้วยชื่อของเว็บเพซึ่งถูกดึงข้อมูล

ถ้าแผ่นงานของคุณมีช่วงข้อมูลภายนอกหลายช่วงจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน ช่วงข้อมูลนั้นๆ จะถูกให้หมายเลข ตัวอย่างเช่น MyText, MyText_1, MyText_2, และเรียงต่อไปเรื่อยๆ

ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อมูล แล้วทำการเปลี่ยนแปลงของคุณในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก หรือ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการแชร์ข้อมูลสรุปหรือรายงานที่ยึดตามข้อมูลภายนอก คุณสามารถทำให้ผู้อื่นในเวิร์กบุ๊กที่ประกอบด้วยช่วงข้อมูลภายนอก หรือคุณสามารถสร้างแม่แบบรายงาน เทมเพลตรายงาน ให้คุณบันทึกสรุปหรือรายงานโดยไม่บันทึกข้อมูลภายนอกเพื่อให้ไฟล์มีขนาดเล็ก ข้อมูลภายนอกจะได้รับเมื่อผู้ใช้เปิดเทมเพลตรายงาน

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับการสนับสนุนแหล่งข้อมูลใน Excel และ Excel Services

วัตถุข้อมูลที่คุณสามารถใช้เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ นั้นมีอยู่หลายชนิด (เช่น ช่วงข้อมูลภายนอกและรายงาน PivotTable) อย่างไรก็ตาม ชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถเชื่อมต่อด้วยจะแตกต่างกันไปตามวัตถุข้อมูลแต่ละชนิด คุณยังสามารถใช้และฟื้นฟูข้อมูลที่เชื่อมต่อได้ใน Excel Services แต่ก็มีข้อจำกัดและการแก้ปัญหาชั่วคราวบางอย่างเพิ่มเติมที่คุณควรตระหนัก

วัตถุข้อมูล Excel และการสนับสนุนแหล่งข้อมูล

ตารางต่อไปนี้จะสรุปว่าแหล่งข้อมูลใดมีการสนับสนุนสำหรับวัตถุข้อมูลแต่ละชนิดใน Excel

แหล่งข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุน

Excel
ข้อมูล
วัตถุ

สร้าง
ภายนอก
ข้อมูล
ช่วงได้อย่างไร

OLE
DB

ODBC

ข้อความ
ไฟล์

HTML
ไฟล์

XML
ไฟล์

แชร์ -
จุด
รายการ

ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

รายงาน PivotTable
(ไม่ใช่ OLAP)

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

รายงาน PivotTable
(OLAP)

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ตาราง Excel

ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

แมป XML

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

แบบสอบถามเว็บ

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

Microsoft Query

ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

หมายเหตุ: แฟ้มเหล่านี้ ซึ่งเป็นแฟ้มข้อความที่นำเข้าโดยใช้ตัวช่วยนำเข้าข้อความ แฟ้ม XML ที่นำเข้าโดยใช้แมป XML และแฟ้ม HTML หรือ XML ที่นำเข้าโดยใช้แบบสอบถามเว็บ ไม่ได้ใช้โปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เพื่อสร้างการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล

Excel Services และการสนับสนุนแหล่งข้อมูล

ถ้าคุณต้องการแสดงสมุดงาน Excel ใน Excel Services (Excel ในเว็บเบราว์เซอร์) คุณสามารถเชื่อมต่อไปยังข้อมูลและฟื้นฟูข้อมูลได้ แต่จะต้องใช้รายงาน PivotTable Excel Services ไม่สนับสนุนการใช้งานช่วงข้อมูลภายนอก นั่นคือ Excel Services จะไม่สนับสนุนตาราง Excel ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล, แบบสอบถามเว็บ, แมป XML หรือ Microsoft Query

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลี่ยงข้อจำกัดนี้ได้โดยการใช้ PivotTable เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล จากนั้นออกแบบและกำหนดเค้าโครงให้ PivotTable เป็นตารางแบบสองมิติที่ไม่มีระดับ กลุ่ม หรือผลรวมย่อย เพื่อให้สามารถแสดงค่าแถวและคอลัมน์ทั้งหมดที่ต้องการได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับ Data Access Components

Microsoft ข้อมูล Access คอมโพเนนต์ (MDAC) 2.8 จะรวมอยู่ใน Windows XP SP2 และ Microsoft Windows Server 2003 MDAC คุณสามารถเชื่อมต่อกับ และใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และ nonrelational ที่หลากหลาย คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่าง ๆ มากมาย โดยใช้โปรแกรมควบคุม Open Database Connectivity (ODBC) หรือผู้ให้บริการOLE DB ซึ่งถูกสร้างขึ้น และส่ง โดยไมโครซอฟท์ หรือพัฒนาขึ้น โดยบริษัทต่าง ๆ เมื่อคุณติดตั้ง Microsoft Office โปรแกรมควบคุม ODBC เพิ่มเติมและผู้ให้บริการ OLE DB จะถูกเพิ่มลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

Windows Vista และ Windows 7 ใช้ Windows Data Access Components (Windows DAC)

ถ้าต้องการดูรายชื่อตัวให้บริการ OLE DB ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล จากแฟ้มการเชื่อมโยงข้อมูล จากนั้นคลิกแท็บ ตัวให้บริการ

ถ้าต้องการดูรายการตัวให้บริการ ODBC ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ ผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล ODBC จากนั้นคลิกแท็บ โปรแกรมควบคุม

คุณยังสามารถใช้โปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB จากผู้ผลิตอื่นเพื่อรับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลได้นอกเหนือจากแหล่งข้อมูลของ Microsoft รวมถึงฐานข้อมูล ODBC และ OLE DB ชนิดอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เหล่านี้ ให้ดูเอกสารสำหรับฐานข้อมูลนั้นๆ หรือติดต่อผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ฐานข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

การใช้ ODBC เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายเกี่ยวกับการเชื่อมต่อฐานข้อมูลแบบเปิด (ODBC) โดยละเอียดยิ่งขึ้น

สถาปัตยกรรม ODBC

ในสถาปัตยกรรม ODBC โปรแกรมประยุกต์ (เช่น Excel) จะเชื่อมต่อไปยังตัวจัดการโปรแกรมควบคุม ODBC ซึ่งจะใช้โปรแกรมควบคุม ODBC เฉพาะ (เช่น โปรแกรมควบคุม Microsoft SQL ODBC) เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล (เช่น ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server)

การกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล ODBC ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

  1. ตรวจสอบว่าโปรแกรมควบคุม ODBC ที่เหมาะสมได้รับการติดตั้งไว้บนคอมพิวเตอร์ที่มีแหล่งข้อมูล

  2. กำหนดชื่อแหล่งข้อมูล (DSN) โดยใช้ ODBC Data Source Administrator เพื่อเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในรีจิสทรีหรือแฟ้ม DSN หรือใช้สตริงการเชื่อมต่อในโค้ดของ Microsoft Visual Basic เพื่อส่งผ่านข้อมูลการเชื่อมต่อไปยัง ODBC Driver Manager โดยตรง

    เมื่อต้องการกำหนดแหล่งข้อมูลใน Windows Vista ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม คลิก ระบบและการบำรุงรักษา แล้วคลิก เครื่องมือบริหารระบบ ใน Windows XP และ Windows Server ให้คลิก เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม คลิก ประสิทธิภาพและการบำรุงรักษา แล้วคลิก เครื่องมือบริหารระบบ จากนั้นคลิก แหล่งข้อมูล (ODBC) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกอื่นๆ ให้คลิกที่ปุ่ม วิธีใช้ ในแต่ละกล่องโต้ตอบ

แหล่งข้อมูลของเครื่อง

แหล่งข้อมูลเครื่องจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในรีจิสทรี บนคอมพิวเตอร์ที่เฉพาะเจาะจง ด้วยชื่อผู้ใช้กำหนดเอง คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลเครื่องได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่มีระบุไว้ มีอยู่สองชนิดของแหล่งข้อมูลเครื่องซึ่งผู้ใช้และระบบ แหล่งข้อมูลผู้ใช้สามารถใช้ได้เฉพาะผู้ใช้ปัจจุบัน และจะมองเห็นได้เฉพาะกับผู้ใช้ แหล่งข้อมูลระบบสามารถใช้ได้ โดยผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ และจะแสดงให้ผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ที่เห็น

แหล่งข้อมูลของเครื่องมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการให้มีความปลอดภัยเพิ่มขึ้น เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถดูแหล่งข้อมูลของเครื่อง และแหล่งข้อมูลของเครื่องนั้นไม่สามารถคัดลอกไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นโดยผู้ใช้ระยะไกล

แหล่งข้อมูลแฟ้ม

แหล่งข้อมูลแฟ้ม (เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าแฟ้ม DSN) เก็บข้อมูลการเชื่อมต่อไว้ในแฟ้มข้อความ ไม่ใช่ในรีจิสทรี และโดยทั่วไปแล้วมีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่าแหล่งข้อมูลของเครื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคัดลอกแหล่งข้อมูลแฟ้มไปยังคอมพิวเตอร์ใดๆ ก็ตามที่มีโปรแกรมควบคุม ODBC ที่ถูกต้องได้ เพื่อให้โปรแกรมประยุกต์ของคุณสามารถใช้ข้อมูลการเชื่อมต่อที่สอดคล้องกันในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้โปรแกรมนั้น หรือคุณสามารถวางแหล่งข้อมูลแฟ้มลงในเซิร์ฟเวอร์เครื่องหนึ่ง แล้วให้ใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่องบนเครือข่าย และสามารถจัดการข้อมูลการเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายจากตำแหน่งที่ตั้งเดียว

แหล่งข้อมูลแฟ้มยังสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้ร่วมกันไม่ได้ แหล่งข้อมูลแฟ้มที่ใช้ร่วมกันไม่ได้จะอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดี่ยวและชี้ไปยังแหล่งข้อมูลของเครื่อง คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลแฟ้มที่ใช้ร่วมกันไม่ได้เพื่อเข้าสู่แหล่งข้อมูลของเครื่องที่มีอยู่ได้จากแหล่งข้อมูลแฟ้ม

ด้านบนของหน้า

การใช้ OLE DB เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายถึงฐานข้อมูลการเชื่อมโยงและการฝังตัววัตถุ (OLE DB) โดยละเอียดยิ่งขึ้น

สถาปัตยกรรม OLE DB

ในสถาปัตยกรรม OLE DB โปรแกรมประยุกต์ที่เข้าถึงข้อมูลจะเรียกว่าผู้ใช้ข้อมูล (เช่น Excel) และโปรแกรมที่อนุญาตให้มีการเข้าถึงข้อมูลภายในระบบจะเรียกว่าตัวให้บริการฐานข้อมูล (เช่น Microsoft OLE DB Provider for SQL Server)

การกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อ

แฟ้ม Universal Data Link (.udl) มีข้อมูลการเชื่อมต่อที่ผู้บริโภคข้อมูลใช้เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลผ่านทางตัวให้บริการ OLE DB ของแหล่งข้อมูลนั้น คุณสามารถสร้างข้อมูลการเชื่อมต่อได้โดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

  • ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ใช้กล่องโต้ตอบคุณสมบัติของลิงก์ข้อมูล การกำหนดลิงก์ข้อมูลสำหรับผู้ให้บริการ OLE DB สำหรับข้อมูล ดูที่ส่วนนำเข้าข้อมูล โดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

  • สร้างแฟ้มข้อความว่างเปล่าโดยมีนามสกุลของชื่อแฟ้มเป็น .udl จากนั้นแก้ไขแฟ้ม ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การฟื้นฟูข้อมูล

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกแล้ว คุณยังสามารถทำการฟื้นฟูเพื่อรับข้อมูลที่ปรับปรุงได้ ในแต่ละครั้งที่คุณปรับปรุงข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลรุ่นล่าสุด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่กระทำต่อข้อมูลตั้งแต่ที่มีการฟื้นฟูครั้งล่าสุด

ภาพประกอบต่อไปนี้อธิบายกระบวนการพื้นฐานว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณฟื้นฟูข้อมูลที่เชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

กระบวนการพื้นฐานของการรีเฟรชข้อมูลภายนอก

1. การดำเนินการฟื้นฟูดึงข้อมูลล่าสุด

2.ไฟล์การเชื่อมต่อกำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึง และเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

3 มีแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถรีเฟรชที่หลากหลาย: ไฟล์ OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC สเปรดชีต และข้อความ

4. ข้อมูลล่าสุดถูกเพิ่มในสมุดงานปัจจุบัน

Excel มีตัวเลือกหลายอย่างสำหรับการฟื้นฟูข้อมูลที่นำเข้า รวมไปถึงทั้งการฟื้นฟูข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดสมุดงาน และการฟื้นฟูข้อมูลโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนด ในขณะที่มีการฟื้นฟูข้อมูลอยู่ คุณยังสามารถทำงานใน Excel ต่อไปได้ และคุณยังสามารถตรวจสอบสถานะของการฟื้นฟูได้ในขณะที่มีการฟื้นฟูข้อมูล

ถ้าแหล่งข้อมูลภายนอกของคุณจำเป็นต้องใช้รหัสผ่าน เพื่อเข้าถึงข้อมูล คุณสามารถกำหนดให้รหัสผ่านจะถูกใส่ทุกครั้งที่มีการรีเฟรชช่วงข้อมูลจากภายนอก

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

Windows XP, Windows Vista และ Microsoft Office มีโปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทั่วไปต่อไปนี้ Microsoft Access, แฟ้ม HTML บนเวิลด์ไวด์เว็บ, แฟ้มข้อความ, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services และแฟ้ม XML เมื่อใช้งานตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลและ Microsoft Query คุณยังสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมายซึ่งมีตัวให้บริการ OLE DB และโปรแกรมควบคุม ODBC ที่เหมาะสม รวมทั้งสมุดงาน Excel อื่นๆ, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle และ DB2

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access

มีหลายวิธีในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง Microsoft Access และ Microsoft Excel

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Access มาไว้ใน Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นข้อมูล Access แล้ววางลงในแผ่นงาน Excel เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Access จากแผ่นงาน Excel หรือส่งออกข้อมูล Access ลงในแผ่นงาน Excel ได้

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Excel ไปไว้ใน Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นงาน Excel แล้ววางลงในแผ่นข้อมูล Access นำเข้าแผ่นงาน Excel ลงในตาราง Access หรือเชื่อมโยงจากตาราง Access ไปยังแผ่นงาน Excel ได้

หมายเหตุ: ใน wordนำเข้าที่มีความหมายแตกต่างกันสองระหว่าง Excel และ Access ใน Excel การนำเข้าหมาย เพื่อทำให้การเชื่อมต่อถาวรกับข้อมูลที่สามารถรีเฟรชได้ ใน Access การนำเข้าหมายความว่า การนำเข้าข้อมูลลง ใน Access หนึ่งครั้ง แต่ไม่ มีการเชื่อมต่อข้อมูล

การทำงานกับข้อมูล Access ใน Excel

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูล Access ในสมุดงาน Excel เพื่อใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ข้อมูลและคุณลักษณะการทำแผนภูมิ ความยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูลและเค้าโครง หรือฟังก์ชันต่างๆ ใน Excel ที่ไม่มีใช้ใน Access

การเชื่อมต่อไปยังข้อมูล Access จาก Excel

เมื่อต้องการนำข้อมูลที่ฟื้นฟูได้ใน Access ไปใช้ใน Excel คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเรียกใช้ข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปรับปรุงรายงานสรุปงบประมาณ Excel ที่คุณเผยแพร่ทุกๆ เดือนเพื่อให้รายงานนั้นมีข้อมูลของเดือนปัจจุบัน

การส่งออกข้อมูล Access ไปยัง Excel

ด้วยการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณจะสามารถส่งออกวัตถุฐานข้อมูล Access (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือ ฟอร์ม) หรือระเบียนที่เลือกในมุมมองหนึ่งไปยังแผ่นงาน Excel ได้ เมื่อคุณดำเนินการส่งออกใน Access คุณสามารถบันทึกการออกแบบของการดำเนินการนั้นเพื่อใช้ในภายหน้าและยังสามารถสร้างกำหนดการการส่งออกให้เริ่มโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนด

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการส่งออกข้อมูลจาก Access มายัง Excel

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ทั้ง Access และ Excel เพื่อทำงานกับข้อมูล คุณเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Access แต่คุณใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและเพื่อกระจายผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ของคุณ ในขณะนี้ทีมของคุณกำลังส่งออกข้อมูลมายัง Excel เมื่อต้องการ แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพขึ้น

  • คุณเป็นผู้ที่ใช้ Access มาเป็นเวลานาน แต่ผู้จัดการของคุณต้องการดูรายงานใน Excel มากกว่า ในการทำงานปกติ คุณทำงานเกี่ยวกับการคัดลอกข้อมูลลงใน Excel แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้อัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาของคุณเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูลออกจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การทำงานกับข้อมูล Excel ใน Access

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูล Excel ในฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการจัดการข้อมูล ความปลอดภัย หรือการมีผู้ใช้หลายคนของ Access ถึงแม้ว่าจะมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมายใน Access แต่มีสองคุณลักษณะที่ผู้ใช้พบว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับข้อมูล Excel ซึ่งได้แก่

  • รายงาน    ถ้าคุณคุ้นเคยกับการออกแบบรายงาน Access และคุณต้องการสรุปและจัดการข้อมูล Excel ของคุณในรายงานชนิดนี้ คุณสามารถสร้างรายงาน Access ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นขึ้น เช่นรายงานกลุ่มและรายงานสรุป ป้ายชื่อที่พิมพ์ได้ และรายงานกราฟิก

  • ฟอร์ม    ถ้าคุณต้องการใช้ฟอร์ม เพื่อค้นหา หรือ เพื่อแสดงข้อมูลใน Excel คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access จะแสดงเขตข้อมูลในลำดับแตกต่างจากลำดับของคอลัมน์ในแผ่นงานของคุณ หรือคุณสามารถดูยาว ๆ แถวของข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้นบนหน้าจอหนึ่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มและรายงาน Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การเชื่อมโยงไปยังข้อมูล Excel จาก Access

คุณสามารถเชื่อมโยงช่วง Excel ลงในฐานข้อมูล Access ให้เป็นตารางได้ ให้ทำเช่นนี้เมื่อคุณวางแผนจะรักษาช่วงข้อมูลใน Excel ต่อไป แต่ยังคงต้องการให้ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานจากภายใน Access ด้วยเช่นกัน ให้คุณสร้างการเชื่อมโยงชนิดนี้จากภายในฐานข้อมูล Access ไม่ใช่จาก Excel

เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังแผ่นงานหรือช่วงที่ตั้งชื่อแล้วใน Excel โปรแกรม Access จะสร้างตารางใหม่ที่เชื่อมโยงไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะปรากฏในตารางที่เชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องกันใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงในแฟ้ม Excel ต้นฉบับ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการเชื่อมโยงมายังแผ่นงาน Excel จากภายใน Access

  • คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในแผ่นงาน Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้คุณลักษณะการทำแบบสอบถามและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณทำงานด้วยถูกเก็บอยู่ในแผ่นงาน Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสำเนาของข้อมูลภายนอก แต่ต้องการให้สามารถทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงข้อมูลจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การนำเข้าข้อมูล Excel เข้าสู่ Access

เมื่อต้องการเก็บข้อมูลจาก Excel ในฐานข้อมูล Access แล้วใช้และรักษาข้อมูลนั้นใน Access นับจากนั้นมา คุณสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นมายัง Access ได้ เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล Access จะเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Excel ในการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถนำเข้าแผ่นงานได้ครั้งละหนึ่งแผ่นเท่านั้น เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลจากหลายแผ่นงาน ให้ดำเนินการนำเข้าซ้ำสำหรับแต่ละแผ่นงาน

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

  • คุณเป็นผู้ใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่นับจากนี้ คุณต้องการใช้ Access เพื่อทำงานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในแผ่นงาน Excel ลงในฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐาน

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่บางโอกาสคุณก็ได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องถูกผสานกับฐานข้อมูล Access คุณต้องการนำเข้าแผ่นงาน Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณเมื่อคุณได้รับข้อมูล

  • คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากคนอื่นๆ ในทีมของคุณเป็นสมุดงาน Excel คุณต้องการจัดระเบียบกระบวนงานการนำเข้าให้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าในฐานข้อมูลของคุณทุกสัปดาห์ ณ เวลาที่ระบุ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากเว็บ

บ่อยครั้งที่เว็บเพจต่างๆ จะมีข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์ใน Excel ตัวอย่างเช่น คุณสามารถวิเคราะห์ราคาหุ้นใน Excel ได้โดยการใช้ข้อมูลที่มาจากเว็บเพจโดยตรง คุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ฟื้นฟู (หมายถึงคุณสามารถปรับปรุงข้อมูลใน Excel ด้วยข้อมูลล่าสุดบนเว็บเพจ) หรือคุณสามารถรับข้อมูลจากเว็บเพจและเก็บเป็นข้อมูลคงที่ในแผ่นงาน ทั้งนี้ขึ้นกับความต้องการของคุณ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเว็บเพื่อเรียกใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่บนอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต เช่น ตารางเดียว หลายตาราง หรือ ข้อความทั้งหมดบนเว็บเพจ แล้ววิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้เครื่องมือและคุณลักษณะใน Excel ได้ เพียงแค่คลิกปุ่ม คุณก็สามารถฟื้นฟูข้อมูลด้วยข้อมูลล่าสุดจากเว็บเพจได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้และปรับปรุงราคาหุ้นจากเว็บเพจสาธารณะ หรือเรียกใช้และปรับปรุงข้อมูลของยอดขายจากเว็บเพจของบริษัทได้

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลที่เกิดขึ้นจากเว็บเพจ โดยใช้กล่องโต้ตอบคิวรีเว็บใหม่ (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากเว็บ ) คุณจำเป็นต้องเข้าถึง World Wide Web ผ่านอินทราเน็ตของบริษัทของคุณ หรือโมเด็มบนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ หรือคุณสามารถทำแบบสอบถามให้กับไฟล์ HTML หรือ XML ที่เก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าแฟ้มข้อความ

คุณสามารถใช้ Excel เพื่อนำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความลงในแผ่นงานได้ (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จากข้อความ) ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ จะตรวจสอบแฟ้มข้อความที่คุณกำลังนำเข้า และช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการนำเข้าในลักษณะที่คุณต้องการ

การนำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความด้วย Excel มีสองวิธี: คุณสามารถเปิดแฟ้มข้อความใน Excel (ซึ่งไม่มีการเชื่อมต่อไปยังแฟ้มข้อความ) หรือนำเข้าแฟ้มข้อความเป็นช่วงข้อมูลภายนอก (ซึ่งมีการเชื่อมต่อไปยังแฟ้มข้อความ)

รูปแบบแฟ้มข้อความที่ใช้ทั่วไปมีสองรูปแบบ คือ

  • แฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่น (.txt) ที่ใช้อักขระ TAB (รหัสอักขระ ASCII 009) เพื่อคั่นแต่ละเขตข้อมูลของข้อความ

  • แฟ้มข้อความที่ใช้ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค (CSV) (.csv) ที่ใช้อักขระจุลภาค (,) เพื่อคั่นแต่ละเขตข้อมูลของข้อความ

คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงอักขระตัวคั่นที่ใช้ในทั้งแฟ้มข้อความที่มีตัวคั่นและแฟ้ม .csv คุณอาจจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกได้ทำงานในแบบที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server คือฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เต็มรูปแบบที่ได้รับการออกแบบสำหรับโซลูชันด้านข้อมูลที่ใช้ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งต้องการประสิทธิภาพการทำงาน ความพร้อมใช้งาน ความสามารถในการปรับขนาดได้ และความปลอดภัยที่เหมาะสม ใน Excel คุณสามารถเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ได้อย่างง่ายดาย (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จากแหล่งข้อมูลอื่น แล้วคลิก จาก SQL Server)

เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะแสดงเพจต่างๆ สามเพจ:

  • หน้า 1: เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล    ใช้หน้านี้เพื่อระบุเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลและวิธีที่คุณเข้าสู่ระบบไปยังเซิร์ฟเวอร์

  • หน้า 2: เลือกฐานข้อมูลและตาราง    ใช้หน้าเพื่อระบุฐานข้อมูล และตารางหรือคิวรีที่ประกอบด้วยข้อมูลคุณต้องนี้

  • หน้า 3: บันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อและไฟล์    ใช้หน้านี้เพื่อระบุ และอธิบายเชื่อมต่อไฟล์และการค้นหาวลีสำหรับการค้นหาไฟล์

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (คอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server) ที่สนับสนุนข่าวกรองธุรกิจ และเป็นพื้นฐานสำหรับระบบการวิเคราะห์ Online Analytical Processing (OLAP) ดัชนีชี้วัดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพคีย์หลัก (KPI) ซ่อนข้อมูล และแดชบอร์ดรายงานระบบ ใน Excel คุณสามารถได้อย่างง่ายดายเชื่อมต่อกับแอฐานข้อมูล Analysis Services OLAP โดยใช้ผู้ให้บริการ OLAP ได้ (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากแหล่งข้อมูลอื่น แล้ว คลิ กจาก Analysis Services ) ผู้ให้บริการ OLAP คือ ชุดของซอฟต์แวร์ที่มีการเข้าถึงฐานข้อมูล OLAP บางชนิด ซอฟต์แวร์นี้สามารถรวมโปรแกรมควบคุมแหล่งข้อมูลและซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์อื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อเชื่อมต่อฐานข้อมูล คุณต้องใช้รายงาน PivotTable เพื่อเชื่อมต่อผู้ให้บริการ OLAP

คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูล OLAP เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อจากแหล่งข้อมูล OLAP แอไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ คือไฟล์ที่ มีนาม.cub ที่เก็บเป็นส่วนหนึ่งของแหล่งข้อมูล จากฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ OLAP ใช้ไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงรายงาน PivotTable และ PivotChart เมื่อเซิร์ฟเวอร์ไม่พร้อมใช้งาน หรือ เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อจากเครือข่าย

เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังบริการการวิเคราะห์ ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะแสดงเพจต่างๆ สามเพจคือ

  • หน้า 1: เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล     ใช้หน้านี้เพื่อระบุเซิร์ฟเวอร์และวิธีที่คุณเข้าสู่ระบบเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

  • หน้า 2: เลือกฐานข้อมูลและตาราง    ใช้หน้านี้เพื่อระบุฐานข้อมูลจากคิวบ์

  • หน้า 3: บันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อและไฟล์    ใช้หน้านี้เพื่อระบุ และอธิบายเชื่อมต่อไฟล์และการค้นหาวลีสำหรับค้นหาไฟล์

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลแบบ XML

Excel ทำให้ง่ายต่อการนำเข้าข้อมูล Extensible Markup Language (XML) ที่สร้างขึ้นจากฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่น ๆ แมปองค์ประกอบ XML จาก XML schema ที่ไปยังเซลล์เวิร์กชีต และส่งออกข้อมูลแบบ XML ที่ปรับปรุงการโต้ตอบกับฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่น ๆ นึกถึงการฟีเจอร์ XML ใหม่เหล่านี้เป็นการเปิดใช้งาน Excel ลงในตัวสร้างไฟล์ข้อมูลแบบ XML การมีส่วนติดต่อผู้ใช้ที่คุ้นเคย

ด้วยการใช้แมป XML คุณสามารถเพิ่ม กำหนด และแยกข้อมูลทางธุรกิจส่วนใดส่วนหนึ่งจากเอกสาร Excel ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่มีชื่อและที่อยู่ของลูกค้า หรือรายงานที่มีผลลัพธ์ทางบัญชีของไตรมาสก่อน ข้อมูลเหล่านี้จะไม่เป็นเพียงรายงานที่หยุดนิ่งอีกต่อไป คุณสามารถนำเข้าข้อมูลเหล่านี้จากฐานข้อมูลและโปรแกรมประยุกต์ แก้ไข และส่งออกข้อมูลนี้กลับไปยังแหล่งข้อมูลเดิมหรือส่งออกไปยังฐานข้อมูลและโปรแกรมประยุกต์อื่นได้อย่างง่ายดาย

สถานการณ์สมมติหลักของ XML

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติหลักๆ ที่คุณลักษณะ XML ได้รับการออกแบบเพื่อตอบสนอง

  • เพิ่มความสามารถในการทำงานของแม่แบบ Excel ที่มีอยู่โดยการแมปองค์ประกอบ XML ลงในเซลล์ที่มีอยู่ ซึ่งจะทำให้สามารถนำข้อมูลแบบ XML เข้าและออกจากแม่แบบของคุณได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องออกแบบใหม่

  • ใช้ข้อมูลแบบ XML เป็นค่านำเข้าของแบบการคำนวณที่มีอยู่ โดยแมปองค์ประกอบ XML เข้ากับกระดาษคำนวณที่มีอยู่

  • นำเข้าแฟ้มข้อมูลแบบ XML ไปยังสมุดงานใหม่

  • นำเข้าข้อมูลแบบ XML จากบริการบนเว็บมายังแผ่นงาน Excel ของคุณ

  • ส่งออกข้อมูลในเซลล์ที่แมปไปยังแฟ้มข้อมูลแบบ XML โดยไม่ขึ้นกับข้อมูลอื่นในสมุดงาน

กระบวนการพื้นฐานของการใช้ข้อมูลแบบ XML ใน Excel

ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงให้วิธีที่ แฟ้มต่างๆ และการดำเนินการต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ เมื่อคุณใช้ XML กับ Excel โดยหลักๆ แล้ว กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ห้าขั้นดังนี้

ภาพรวมการทำงานของ Excel กับข้อมูลแบบ XML

คำบรรยายภาพ 1 เพิ่มไฟล์ XML schema (.xsd) ไปยังเวิร์กบุ๊ก

คำบรรยายภาพ 2 แมป XML schema องค์ประกอบแต่ละเซลล์หรือรายการ XML

คำบรรยายภาพ 3 นำเข้าไฟล์ข้อมูลแบบ XML (.xml) และการผูกองค์ประกอบ XML กับเซลล์ที่แมป

คำบรรยายภาพ 4 ใส่ข้อมูล ย้ายเซลล์ที่แมป และการใช้ประโยชน์จากหน้าที่การใช้งาน Excel ขณะรักษาโครงสร้างของ XML และข้อกำหนด

คำบรรยายภาพ 5 ส่งออกข้อมูลที่ปรับปรุงจากเซลล์ที่แมปไปยังไฟล์ข้อมูลแบบ XML

การใช้ข้อมูลแบบ XML

เมื่อคุณนำเข้าเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลแบบ XML ลงในแมป XML ที่มีอยู่ในสมุดงานของคุณ นั่นหมายถึงคุณได้ผูกข้อมูลจากแฟ้มนั้นเข้ากับแมป XML ที่เก็บอยู่ในสมุดงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าแต่ละองค์ประกอบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลแบบ XML จะมีองค์ประกอบที่สอดคล้องกันใน XML Schema ที่คุณแมปจากแฟ้ม XML Schema หรือ Schema ที่อ้างอิง แมป XML แต่ละชุดสามารถมีการผูกข้อมูลแบบ XML ได้เพียงหนึ่งครั้งและการผูกข้อมูลแบบ XML จะผูกกับการแมปทั้งหมดที่สร้างขึ้นจากแมป XML เดียว

คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติแมป XML (บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม XML ให้คลิก คุณสมบัติแมป) ซึ่งมีตัวเลือกสามอย่าง (ถูกเปิดใช้งานทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น) ที่คุณสามารถตั้งค่าหรือล้างการตั้งค่า เพื่อควบคุมการทำงานของการผูกข้อมูลแบบ XML ได้

  • ตรวจสอบข้อมูลกับ schema เพื่อนำเข้าและส่งออก    ระบุถ้า Excel ตรวจสอบข้อมูลกับแมป XML เมื่อนำเข้าข้อมูล ตั้งค่าตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการให้แน่ใจว่า คุณนำเข้าข้อมูลแบบ XML สอดคล้องกับ XML schema

  • เขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ ด้วยข้อมูลใหม่    ระบุถ้า ข้อมูลจะถูกเขียนทับเมื่อคุณนำเข้าข้อมูล ตั้งค่าตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการแทนข้อมูลปัจจุบันใหม่ข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อข้อมูลล่าสุดอยู่ในไฟล์ข้อมูลแบบ XML ใหม่

  • ผนวกข้อมูลใหม่เพื่อ XML ที่มีอยู่แสดงรายการ    ระบุถ้า เนื้อหาของแหล่งข้อมูลจะถูกผนวกไปยังข้อมูลที่มีอยู่บนแผ่นงานหรือไม่ ตั้งค่าตัวเลือกนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำลังรวมข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลแบบ XML คล้ายกันหลายลงในรายการ XML หรือคุณไม่ต้องการเขียนทับเนื้อหาของเซลล์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชัน

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก OLE DB หรือ ODBC ที่ได้รับการกำหนดไว้แล้ว เมื่อต้องการเปิดตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จากแหล่งข้อมูลอื่น แล้วคลิก จากตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ถ้าคุณเลือกตัวเลือกแหล่งข้อมูล อื่นๆ/ขั้นสูง ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถดูรายการของตัวให้บริการ OLE DB ที่พร้อมใช้งานได้ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล นอกจากนั้น ตัวให้บริการ OLE DB ของ Microsoft สำหรับโปรแกรมควบคุม ODBC ยังให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูล ODBC ได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแต่ละแท็บในกล่องโต้ตอบนี้ ให้คลิก วิธีใช้ ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล

โดยทั่วไป เมื่อต้องการกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

  • คลิกแท็บ ตัวให้บริการ เลือกตัวให้บริการ OLE DB แล้วคลิก ถัดไป แท็บ การเชื่อมต่อ จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถใส่ข้อมูลการเชื่อมต่อเฉพาะสำหรับตัวให้บริการ OLE DB นั้น

    ตัวให้บริการ OLE DB แต่ละตัวจะกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อเฉพาะตัว ตัวอย่างเช่น ตัวให้บริการ OLE DB ของ Microsoft สำหรับ SQL Server จำเป็นต้องมีชื่อเซิร์ฟเวอร์ ตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์ และชื่อผู้ใช้ คุณอาจต้องการกำหนดข้อมูลเพิ่มเติม เช่น รหัสผ่าน หรือกำหนดว่าต้องการใช้การรักษาความปลอดภัยแบบรวมของ Microsoft Windows หรือไม่

  • คลิกแท็บ ขั้นสูง เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น การตั้งค่าเครือข่ายและสิทธิ์การเข้าถึง

  • คลิกแท็บ ทั้งหมด เพื่อกำหนดคุณสมบัติการเริ่มต้นสำหรับตัวให้บริการ OLE DB นั้น

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถกรองหรือรวมข้อมูลในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลโดยใช้ Microsoft Query

คุณยังสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อนำเข้าข้อมูล (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากแหล่งข้อมูลอื่น แล้ว คลิ กจาก Microsoft Query ) คุณสามารถใช้ Microsoft Query การตั้งค่าแหล่งข้อมูล ODBC ให้เรียกดูข้อมูล ใน Microsoft Query คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างแบบง่าย ๆคิวรี หรือคุณสามารถใช้เกณฑ์ขั้นสูงในคิวรีเพื่อสร้างคิวรีที่ซับซ้อนมากขึ้น และทำต่อไปนี้:

  • กรองแถวหรือคอลัมน์ข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าสู่ Excel

  • สร้างตัวคิวรีพารามิเตอร์

  • เรียงลำดับข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าสู่ Excel

  • รวมหลายตาราง

Microsoft Query มีการทำงานส่วนหน้าที่เรียบง่าย สามารถเข้าถึงได้ง่ายจาก Excel เพื่อทำงานเฉพาะของแบบสอบถามเหล่านี้

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลทางโปรแกรมโดยใช้ฟังก์ชัน

ถ้าคุณเป็นนักพัฒนา มีหลายวิธีใน Excel ที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อนำเข้าข้อมูล:

  • คุณสามารถใช้ Visual Basic for Applications เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้วัตถุข้อมูล ActiveX หรือวัตถุเข้าถึงข้อมูลการเรียกดูข้อมูล คุณยังสามารถกำหนดเป็นสตริงการเชื่อมต่อในโค้ดของคุณที่ระบุข้อมูลการเชื่อมต่อ ใช้สตริงการเชื่อมต่อมีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการหลีกเลี่ยงการต้องผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ก่อน สร้างไฟล์การเชื่อมต่อ หรือเมื่อต้อง การลดความซับซ้อนของการติดตั้งแอปพลิเคชันของคุณ

  • ถ้าคุณนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล SQL Server โดยเลือกใช้ SQL Native Client ซึ่งเป็นส่วนติดต่อการเขียนโปรแกรมประยุกต์ (API) เพื่อการเข้าถึงข้อมูลแบบสแตนด์อโลนที่ใช้ได้ทั้งกับ OLE DB และ ODBC ซึ่งรวมตัวให้บริการ SQL OLE DB และโปรแกรมควบคุม SQL ODBC ไว้ในหนึ่งไลบรารีที่เชื่อมโยงแบบไดนามิก (DLL) ในขณะเดียวกันยังให้ฟังก์ชันการใช้งานที่แตกต่างและแยกจาก Microsoft Data Access Components (MDAC) คุณสามารถใช้ SQL Native Client เพื่อสร้างโปรแกรมประยุกต์ใหม่ๆ หรือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้แก่โปรแกรมประยุกต์ที่มีอยู่ซึ่งสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะใหม่ๆ ของ SQL Server เช่น Multiple Active Result Sets (MARS), User-Defined Types (UDT) และการสนับสนุนชนิดข้อมูลแบบ XML

  • ฟังก์ชัน RTD ตัวดึงข้อมูลในเวลาจริงจากโปรแกรมที่สนับสนุน COM automation RTD COM add-in อัตโนมัติต้องถูกสร้างขึ้น และลงทะเบียนไว้บนคอมพิวเตอร์

  • SQL ฟังก์ชันร้องขอการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก และเรียกใช้แบบสอบถามจากเวิร์กชีต SQL ฟังก์ชันร้องขอแล้วส่งกลับผลลัพธ์ที่เป็นอาร์เรย์โดยไม่ต้องการเขียนแมโคร ถ้าฟังก์ชันนี้จะไม่พร้อมใช้งาน คุณต้องติดตั้ง Microsoft Excel ODBC add-in ในโปรแกรม (XLODBC XLA) คุณสามารถติดตั้ง add-in จากOffice.com

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง Visual Basic for Applications โปรดดูที่ วิธีใช้ของ Visual Basic

ด้านบนของหน้า

การทำให้การเข้าถึงข้อมูลปลอดภัยยิ่งขึ้น

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกหรือฟื้นฟูข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น และทราบว่าคุณสามารถทำอย่างไรได้บ้างเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัยเหล่านี้ ใช้แนวทางและวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้เพื่อช่วยให้ข้อมูลของคุณมีความปลอดภัย

ด้านบนของหน้า

การเก็บการเชื่อมต่อข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

แฟ้มการเชื่อมต่อข้อมูลมักมีอย่างน้อยหนึ่งแบบสอบถามที่ใช้สำหรับฟื้นฟูข้อมูลภายนอก ผู้ใช้ที่มีจุดประสงค์ร้ายอาจออกแบบแบบสอบถามเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ และเผยแพร่ไปยังผู้อื่นหรือกระทำการอื่นๆ ที่เป็นอันตรายได้ด้วยการสับเปลี่ยนแฟ้มนี้ ดังนั้น จึงสำคัญมากที่คุณจะต้องทำให้มั่นใจในเรื่องต่อไปนี้

  • แฟ้มการเชื่อมต่อนั้นเขียนโดยบุคคลที่เชื่อถือได้

  • แฟ้มการเชื่อมต่อมีความปลอดภัยและมาจากตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

เมื่อต้องการเพิ่มความปลอดภัย คุณอาจต้องยกเลิกการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อต้องการเชื่อมต่อกับข้อมูลเมื่อคุณเปิดสมุดงาน คุณต้องเปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลโดยใช้แถบศูนย์ความเชื่อถือ หรือโดยการวางสมุดงานไว้ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

การใช้ข้อมูลประจำตัวในลักษณะที่ปลอดภัย

โดยทั่วไป การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกจะต้องการข้อมูลประจำตัว (เช่นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ซึ่งใช้เพื่อรับรองผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ถูกจัดมาให้แก่คุณในลักษณะที่ปลอดภัย และคุณไม่ได้พลั้งเผลอไปเปิดเผยข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ให้แก่ผู้อื่น

สิ่งสำคัญ: ใช้รหัสผ่านที่คาดเดาได้ยากที่รวมตัวพิมพ์ใหญ่ และตัวอักษรตัวพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านไม่บ่งบอกทิศทางห้ามผสมองค์ประกอบเหล่านี้ รหัสผ่านที่คาดเดาได้ยาก: Y6dh ! et5 รหัสผ่าน: House27 รหัสผ่านใหม่ควรเป็นอย่าง น้อย 8 อักขระ วลีที่ใช้อักขระอย่าง น้อย 14 ดียิ่งขึ้นได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจำรหัสผ่านของคุณ ถ้าคุณลืมรหัสผ่านของคุณ Microsoft ไม่สามารถเรียกมา เก็บรหัสผ่านที่คุณจดบันทึกในสถานที่ secure ห่างจากข้อมูลที่พวกเขาช่วยปกป้อง

หลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลการเข้าสู่ระบบเมื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้อาจได้รับการจัดเก็บเป็นข้อความธรรมดาในสมุดงานแฟ้มการเชื่อมต่อ และผู้ใช้ที่เป็นอันตรายอาจเข้าถึงข้อมูลนี้และมีผลกระทบต่อความปลอดภัยของแหล่งข้อมูลของคุณ

เมื่อสามารถทำได้ ให้ใช้การรับรองความถูกต้องของ Windows (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้) ซึ่งใช้บัญชีผู้ใช้ของ Windows เพื่อเชื่อมต่อกับ SQL Server เมื่อผู้ใช้ทำการเชื่อมต่อผ่านบัญชีผู้ใช้ของ Windows SQL Server จะใช้ข้อมูลในระบบปฏิบัติการ Windows เพื่อตรวจสอบชื่อบัญชีผู้ใช้และรหัสผ่าน ก่อนที่คุณจะสามารถใช้งานการรับรองความถูกต้องของ Windows ผู้ดูแลระบบต้องกำหนด SQL Server เพื่อใช้โหมดการรับรองนี้ ถ้าการรับรองความถูกต้องของ Windows ไม่พร้อมใช้งาน ให้หลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ในสมุดงานหรือแฟ้มการเชื่อมต่อ ผู้ใช้ควรป้อนข้อมูลการเข้าสู่ระบบในแต่ละครั้งที่เข้าสู่ระบบ เนื่องจากจะมีความปลอดภัยมากกว่า

ด้านบนของหน้า

การประกาศไปยัง Excel Services อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการรับรองความถูกต้องของ Excel Services เพื่อเลือกวิธีการรับรองความถูกต้องเมื่อคุณเข้าถึงแหล่งข้อมูลใน Excel Services คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเข้าสู่แหล่งข้อมูล

  • การรับรองความถูกต้องของ Windows    เลือกตัวเลือกนี้เพื่อใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน Windows ของผู้ใช้ปัจจุบัน วิธีนี้เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด แต่อาจมีผลต่อประสิทธิภาพเมื่อมีผู้ใช้หลายคน

  • SSS    เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการใช้บริการที่เก็บรักษาความปลอดภัย จากนั้น ใส่สตริงที่ระบุที่เหมาะสมในกล่องข้อความSSS ID นั้น ผู้ดูแลไซต์สามารถกำหนดค่าไซต์ SharePoint เพื่อใช้ Secure บริการที่เก็บฐานข้อมูลที่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสามารถเก็บ วิธีนี้อาจเป็นอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีผู้ใช้หลายคนได้

  • ไม่มี    เลือกตัวเลือกนี้เพื่อบันทึกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านในไฟล์การเชื่อมต่อ

หมายเหตุ: การตั้งค่าการรับรองความถูกต้องนี้จะใช้โดย Excel Services เท่านั้น และไม่ได้ใช้โดย Microsoft Excel ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าถึงข้อมูลเดียวกันไม่ว่าจะเปิดสมุดงานใน Excel หรือ Excel Services ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการรับรองความถูกต้องใน Excel เหมือนกัน

เมื่อต้องการปรับปรุงความปลอดภัยของการเชื่อมต่อของคุณ ใช้ไลบรารีการเชื่อมต่อในข้อมูล (DCL) DCL เป็นแบบพิเศษเอกสารไลบรารี SharePoint ที่สามารถกำหนดเป็นตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ในไลบรารี และที่ทำให้เป็นเรื่องง่ายที่จะเก็บ secure แชร์ และจัดการไฟล์ ODC ตัวอย่าง ผู้ดูแลระบบอาจต้องการย้ายฐานข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ทดสอบไปยังเซิร์ฟเวอร์ผลิต หรืออัปเดตแบบสอบถามที่เข้าถึงข้อมูล โดยใช้ไฟล์ ODC หนึ่งที่บันทึกไว้ในแบบ DCL การจัดการข้อมูลการเชื่อมต่อนี้จะง่ายขึ้นอย่างมาก และเข้าถึงของผู้ใช้กับข้อมูลสะดวกยิ่ง เนื่องจากเวิร์กบุ๊กทั้งหมดใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเดียวกัน และการดำเนินการรีเฟรช (ว่าอยู่บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์หรือเซิร์ฟเวอร์) ได้รับการเปลี่ยนแปลงไฟล์การเชื่อมต่อที่ทันสมัยอยู่เสมอ แม้แต่คุณสามารถตั้งค่า SharePoint Server และคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้เพื่อตรวจหาการเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อไฟล์ จากนั้น ใช้เวอร์ชันล่าสุดของไฟล์การเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูMicrosoft SharePoint Foundation 2010 ช่วยดูแลจากศูนย์กลาง

ด้านบนของหน้า

ปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อไปยังข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะกล่าวถึงปัญหาต่างๆ ที่คุณอาจพบเมื่อเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: ฉันใช้พื้นที่ดิสก์จนหมดเมื่อพยายามนำเข้าข้อมูล

ถ้าคุณใช้พื้นที่ดิสก์จนหมดเมื่อเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอก ให้พิจารณาดำเนินการดังต่อไปนี้:

กาเครื่องหมายและเพิ่มมีเนื้อที่ดิสก์    เมื่อต้องการเพิ่มเนื้อที่ว่างบนฮาร์ดดิสก์ ลองล้างถังรีไซเคิล สำรองไฟล์ที่ไม่ต้องการออก และเอาจากฮาร์ดดิสก์ หรือเอาคอมโพเนนต์ของ Windows ที่คุณไม่ได้ใช้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มพื้นที่ว่างฮาร์ดดิสก์ ดูวิธีใช้ของ Windows

กลยุทธ์ที่คุณสามารถลองเมื่อมีเนื้อที่ดิสก์ที่สามารถจำกัด    ถ้าคุณมีเฉพาะจำกัดจำนวนพื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสก์ของคุณ ลองต่อไปนี้:

Microsoft Query    เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

  • Simplify คิวรีของคุณ    ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณรวมเฉพาะตารางและเขตข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแบบสอบถามของคุณ ถ้าแบบสอบถามของคุณประกอบด้วยตารางที่ไม่จำเป็นหรือหลายเขตข้อมูล ลบจากแบบสอบถามเพื่อลดขนาดของไฟล์ชั่วคราวคิวรีออก

  • ตั้งค่าเกณฑ์ใช้เพื่อลดขนาดของผลลัพธ์    ใช้เกณฑ์เพื่อเรียกใช้เฉพาะระเบียนที่เฉพาะเจาะจงแทนที่จะเรียกระเบียนทั้งหมดจากฐานข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูวิธีใช้แบบสอบถามของ Microsoft

  • ตั้งค่าขีดจำกัดจำนวนระเบียนที่ส่งกลับ โดยแบบสอบถาม    จำกัดจำนวนระเบียนที่ส่งกลับแบบสอบถาม ใน Microsoft Query คลิกตัวเลือก บนเมนูแก้ไข เลือกกล่องกาเครื่องหมายขีดจำกัดจำนวนระเบียนย้อนกลับไป ภายใต้การตั้งค่าผู้ใช้ และ แล้ว ใส่จำนวนสูงสุดของระเบียนที่จะส่งกลับในกล่องระเบียน

ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล    แม้ว่าคุณไม่สามารถจำกัดข้อมูลผ่านตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณอาจไม่สามารถจำกัดข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ด้วยการกำหนดคิวรีในแหล่งข้อมูล ถ้าคุณไม่มีความสามารถหรือสิทธิ์การกำหนดคิวรีที่แหล่งข้อมูล ติดต่อผู้ดูแลระบบข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: ตัวช่วยสร้างคิวบ์ OLAP อยู่ที่ไหน

ตัวช่วยสร้างคิวบ์ OLAP ใน Microsoft Query ซึ่งสร้างคิวบ์ของ OLAP จากฐานข้อมูล Jet นั้น ไม่มีให้ใช้งานใน Excel อีกต่อไป

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: เกิดอะไรขึ้นกับบริการเรียกข้อมูล

บริการเรียกข้อมูล ซึ่งมีการนำมาใช้ครั้งแรกใน Microsoft Office 2003 ใช้แฟ้ม Universal Data Connection (UDC) (.udcx) เพื่อเข้าถึงบริการทางเว็บและใช้แบบสอบถามกับแหล่งข้อมูลต่างๆ

ในการเชื่อมต่อข้อมูลตัวช่วยสร้างบนหน้ายินดีต้อนรับสู่ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่Microsoft Business Solutions หรือบริการเรียกข้อมูล ตัวเลือกแหล่งข้อมูล อนุญาตให้เลือกบริการเรียกข้อมูล ที่คุณเลือกบริการเรียกข้อมูลสอง:รายการ Windows SharePoint Services ซึ่งดึงข้อมูลจากรายการและไลบรารีเอกสารที่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้SharePoint Foundation และMicrosoft SQL Server ซึ่งดึงข้อมูล จาก Microsoft SQL Server 2000 หรือในภายหลัง

แม้ว่าตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะไม่สนับสนุนการแก้ไขแฟ้มการเชื่อมต่อ UDC อีกต่อไป แต่ Excel จะยังคงสนับสนุนการเชื่อมต่อของบริการเรียกข้อมูลที่มีอยู่ และคุณยังคงสามารถฟื้นฟูการเชื่อมต่อเหล่านี้ได้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×