ภาพรวมของการเชื่อมต่อข้อมูล (นำเข้า)

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

บทความการอ้างอิงนี้อธิบายถึงการนำเข้า และเชื่อมต่อข้อมูล คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับงานต่าง ๆ เช่นการนำเข้า อัปเดต การรักษาความปลอดภัย และการจัดการข้อมูลในแผ่นงาน Excel 2007 ของคุณ

ในบทความนี้

การทำงานกับการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก

รีเฟรชข้อมูล

นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

ทำให้การเข้าถึงข้อมูลความปลอดภัยมากขึ้น

ปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูล

การทำงานกับการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้อธิบายถึงการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกวิธีทำงาน และวิธีการแก้ไขการค้นหา จัดการ และแชร์ข้อมูลการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันและผู้ใช้อื่น ๆ

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับพื้นฐานของการเชื่อมต่อข้อมูล

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel อาจมาจากตำแหน่งที่ตั้งแตกต่างกันสอง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บโดยตรงในเวิร์กบุ๊ก หรืออาจถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอก เช่นไฟล์ข้อความ ฐานข้อมูล หรือแอคิวบ์ Online Analytical Processing (OLAP) แหล่งข้อมูลภายนอกนี้ถูกเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นชุดของข้อมูลที่อธิบายถึงวิธีการค้นหา เข้าสู่ระบบใน และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

ประโยชน์ของการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกหลักได้ว่า คุณเป็นระยะ ๆ สามารถวิเคราะห์ข้อมูลนี้โดยไม่ซ้ำคัดลอกข้อมูล ซึ่งเป็นการดำเนินการที่อาจใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อ เกิดข้อผิดพลาด หลังจากการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอก คุณสามารถเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติรีเฟรช (หรืออัปเด) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจากแหล่งข้อมูลต้นฉบับเมื่อใดก็ ตามที่มีการปรับปรุงแหล่งข้อมูล ด้วยข้อมูลใหม่

ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกจัดเก็บไว้ในสมุดงาน และยังสามารถจัดเก็บไว้ในแฟ้มการเชื่อมต่อ เช่นแฟ้ม Office Data Connection (ODC) (.odc) หรือแฟ้ม Data Source Name (.dsn)

เมื่อต้องการนำข้อมูลภายนอก ลงใน Excel คุณต้องการเข้าถึงข้อมูล ถ้าภายนอกแหล่งข้อมูล ที่คุณต้องการเข้าถึงไม่ได้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจต้องติดต่อผู้ดูแลของฐานข้อมูลสำหรับรหัสผ่าน สิทธิ์ผู้ใช้ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นฐานข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ฐานข้อมูลที่ไม่ได้เปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ถ้าแหล่งข้อมูลคือ ไฟล์ข้อความหรือสเปรดชีต ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้อื่นไม่มีเปิดแบบเอกสิทธิ์

ยังมีแหล่งข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เพื่อประสานการไหลของข้อมูลระหว่าง Excel แฟ้มการเชื่อมต่อ และแหล่งข้อมูล

ไดอะแกรมต่อไปนี้สรุปประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูล

การเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

1. มีแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถเชื่อมต่อกับที่หลากหลาย: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Office Access อื่น ๆ OLAP และฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ สเปรดชีต และไฟล์ข้อความ

2. หลายแหล่งข้อมูลมีโปรแกรมควบคุม ODBC เกี่ยวข้องหรือผู้ให้บริการ OLE DB

3 กำหนด.ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึง และเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ทั้งหมด

4 การเชื่อมต่อข้อมูลจะถูกคัดลอกจากไฟล์การเชื่อมต่อไปยังเวิร์กบุ๊ก และสามารถแก้ไขได้

5 ข้อมูลจะถูกคัดลอกลงในเวิร์กบุ๊กเพื่อให้คุณสามารถใช้ชื่อเดียวกันกับคุณใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊กโดยตรง

ด้านบนของหน้า

การค้นหาการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการค้นหาแฟ้มการเชื่อมต่อ ให้ใช้กล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่ (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก การเชื่อมต่อที่มีอยู่) เมื่อใช้กล่องโต้ตอบนี้ คุณจะสามารถมองเห็นการเชื่อมต่อชนิดต่างๆ ดังต่อไปนี้

  • เชื่อมต่อในสมุดงาน   

    รายการนี้แสดงทั้งหมดของการเชื่อมต่อปัจจุบันในเวิร์กบุ๊ก รายการถูกสร้างขึ้น จากการเชื่อมต่อที่คุณได้กำหนด ที่คุณสร้างขึ้น โดยใช้กล่องโต้ตอบเลือกแหล่งข้อมูล ของตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล หรือ จากการเชื่อมต่อที่คุณเลือกไว้ก่อนหน้านี้เป็นการเชื่อมต่อจากกล่องโต้ตอบนี้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อบนคอมพิวเตอร์ของคุณ   

    รายการนี้สร้างจากโฟลเดอร์ My Data Sources ซึ่งโดยปกติแล้วจะเก็บอยู่ในโฟลเดอร์ My Documents (Windows XP) หรือ Documents (Windows Vista)

  • ไฟล์การเชื่อมต่อบนเครือข่าย   

    รายการนี้สามารถสร้างจากสิ่งต่อไปนี้:

    • ชุดของโฟลเดอร์บนเครือข่ายท้องถิ่นของคุณ ซึ่งสามารถปรับใช้ตำแหน่งนั้นทั่วทั้งเครือข่ายในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของการปรับใช้นโยบายกลุ่มของ Microsoft Office

    • แอExcel Services ข้อมูลการเชื่อมต่อไลบรารี (DCL) บนไซต์Microsoft Office SharePoint Server 2007 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DCLs ดูประกาศไปยัง Excel Services

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขคุณสมบัติของการเชื่อมต่อ

คุณยังสามารถใช้ Excel เป็นตัวแก้ไขแฟ้มการเชื่อมต่อ เพื่อสร้างและแก้ไขการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกที่เก็บอยู่ในสมุดงานหรือในแฟ้มการเชื่อมต่อได้ ถ้าคุณไม่พบการเชื่อมต่อที่ต้องการ คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อได้โดยการคลิก เรียกดูเพิ่มเติม เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิก แหล่งใหม่ เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

เมื่อคุณสร้างการเชื่อมต่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ(บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกคุณสมบัติ ) เพื่อควบคุมการตั้งค่าต่าง ๆ สำหรับการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก และ การใช้ นำมาใช้ใหม่ หรือสลับไฟล์การเชื่อมต่อได้

ถ้าคุณใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Excel คัดลอกข้อมูลการเชื่อมต่อจากไฟล์การเชื่อมต่อลงในเวิร์กบุ๊ก Excel เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง โดยใช้กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ คุณกำลังแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กบุ๊ก Excel ปัจจุบันและไม่ไฟล์ต้นฉบับข้อมูลการเชื่อมต่อที่อาจถูกใช้เพื่อสร้างการเชื่อมต่อ ซึ่งบ่งชี้ ด้วยชื่อแฟ้มที่แสดงอยู่ในคุณสมบัติไฟล์การเชื่อมต่อ บนแท็บข้อกำหนด เมื่อคุณแก้ไขการเชื่อมต่อข้อมูล (ยกเว้นคุณสมบัติการเชื่อมต่อชื่อ และคำอธิบายการเชื่อมต่อ ), ลิงก์ไปยังไฟล์การเชื่อมต่อจะถูกเอาออก และการยกเลิกเลือกคุณสมบัติไฟล์การเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการให้แน่ใจได้ว่าแฟ้มการเชื่อมต่อนั้นจะถูกใช้ทุกครั้งเมื่อมีการปรับปรุงแหล่งข้อมูล ให้คลิก ให้ใช้แฟ้มนี้เสมอเพื่อฟื้นฟูข้อมูลนี้ บนแท็บ ข้อกำหนด การเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ทำให้แน่ใจว่าการปรับปรุงในแฟ้มการเชื่อมต่อจะถูกใช้โดยสมุดงานทั้งหมดที่ใช้แฟ้มการเชื่อมต่อนั้นเสมอ ซึ่งจะต้องมีการตั้งค่าคุณสมบัตินี้ไว้เช่นกัน

ด้านบนของหน้า

การจัดการการเชื่อมต่อ

โดยใช้กล่องโต้ตอบการเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก คุณสามารถจัดการเชื่อมต่อเหล่านี้ รวมถึงสร้าง แก้ไข และการลบออกได้อย่างง่ายดาย (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกเชื่อมต่อ ) คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อทำต่อไปนี้:

  • สร้าง แก้ไข ฟื้นฟู และลบการเชื่อมต่อที่ใช้อยู่ในสมุดงาน

  • ตรวจสอบตำแหน่งที่มาของข้อมูลภายนอก ตัวอย่างเช่น เนื่องจากการเชื่อมต่อถูกกำหนดโดยผู้ใช้อื่น

  • แสดงตำแหน่งที่ใช้แต่ละการเชื่อมต่อในสมุดงานปัจจุบัน

  • วินิจฉัยข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก

  • เปลี่ยนเส้นทางการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์หรือแหล่งข้อมูลคนละแหล่ง หรือแทนที่แฟ้มการเชื่อมต่อสำหรับการเชื่อมต่อที่มีอยู่

  • ทำให้การสร้างและใช้แฟ้มการเชื่อมต่อร่วมกับผู้ใช้อื่นง่ายขึ้น

ด้านบนของหน้า

การใช้การเชื่อมต่อร่วมกัน

ไฟล์การเชื่อมต่อจะมีประโยชน์สำหรับการแชร์การเชื่อมต่อบนพื้นฐานสอดคล้อง ทำให้สามารถมองเห็นได้มากขึ้น ช่วยปรับปรุงความปลอดภัย และเข้าใจจัดการแหล่งข้อมูล วิธีดีที่สุดในการแชร์ไฟล์การเชื่อมต่ออยู่เพื่อ วางไว้ในตำแหน่งที่ตั้งเชื่อถือได้ และรักษาความปลอดภัย เช่นโฟลเดอร์เครือข่ายหรือไลบรารี SharePoint ตำแหน่งที่ผู้ใช้สามารถอ่านไฟล์ แต่เฉพาะ กำหนดให้ผู้ที่สามารถปรับเปลี่ยนไฟล์

การใช้แฟ้ม ODC

คุณสามารถสร้างไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (.odc) ด้วยการเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกผ่านทางกล่องโต้ตอบเลือกแหล่งข้อมูล หรือ โดยการใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลใหม่ ไฟล์ ODC ใช้แท็ก HTML และ XML แบบกำหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อ คุณสามารถดู หรือแก้ไขเนื้อหาของไฟล์ใน Office Excel อย่างง่ายดาย

คุณสามารถใช้แฟ้มการเชื่อมต่อร่วมกับผู้อื่นได้ เพื่อให้พวกเขามีสิทธิ์การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกแบบเดียวกับที่คุณมี ผู้ใช้คนอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องสร้างแหล่งข้อมูลเพื่อเปิดแฟ้มการเชื่อมต่อนั้น แต่พวกเขาอาจจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB ที่จำเป็นเพื่อเข้าถึงข้อมูลภายนอกจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของพวกเขา

ขอแนะนำให้ใช้แฟ้ม ODC สำหรับวิธีการเชื่อมต่อไปยังข้อมูลและใช้ข้อมูลร่วมกัน คุณสามารถแปลงแฟ้มการเชื่อมต่อแบบเดิมอื่นๆ (DSN, UDL และแฟ้มแบบสอบถาม) ให้เป็นแฟ้ม ODC ได้โดยการเปิดแฟ้มการเชื่อมต่อและคลิกปุ่ม ส่งออกแฟ้มการเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อกำหนด ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

การใช้แฟ้มแบบสอบถาม

แฟ้มแบบสอบถาม คือแฟ้มข้อความที่มีข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล รวมถึงชื่อเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บข้อมูลนั้น และข้อมูลการเชื่อมต่อ ซึ่งคุณจะใส่ข้อมูลเหล่านี้เมื่อสร้างแหล่งข้อมูล แฟ้มแบบสอบถามเป็นวิธีแบบเดิมในการใช้แบบสอบถามร่วมกันกับผู้ใช้ Excel คนอื่นๆ

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.dqy     คุณสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อบันทึกไฟล์.dqy แบบสอบถามข้อมูลจากฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือไฟล์ข้อความ เมื่อคุณเปิดไฟล์เหล่านี้ใน Microsoft Query คุณสามารถดูข้อมูลในคิวรี และเลือกข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับแบบสอบถามเพื่อเรียกใช้ คุณสามารถบันทึกไฟล์.dqy สำหรับแบบสอบถามที่คุณสร้าง โดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี หรือ ใน Microsoft Query โดยตรง

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.oqy     คุณสามารถบันทึกแฟ้ม.oqy การเชื่อมต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูล OLAP บนเซิร์ฟเวอร์ หรือในแอไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ (.cub) เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อใช้ใน Microsoft Query เมื่อต้องการสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับฐานข้อมูล OLAP หรือคิวบ์ แฟ้ม.oqy จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เนื่องจากฐานข้อมูล OLAP จะไม่ได้รับการจัดระเบียบในตารางหรือระเบียน คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามหรือแฟ้ม.dqy เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลเหล่านี้

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.rqy     Excel สามารถเปิดแฟ้มแบบสอบถามในรูปแบบ.rqy เพื่อสนับสนุนการควบคุมแหล่งข้อมูล OLE DB ที่ใช้รูปแบบนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเอกสารประกอบสำหรับโปรแกรมควบคุมของคุณ

ใช้ไฟล์แบบสอบถาม.qry     Microsoft Query สามารถเปิด และบันทึกแฟ้มแบบสอบถามในรูปแบบ.qry สำหรับใช้กับคิวรี Microsoft ที่ไม่สามารถเปิดแฟ้ม.dqy รุ่นก่อนหน้า ถ้าคุณมีไฟล์แบบสอบถามในรูปแบบ.qry ที่คุณต้องการใช้งานใน Excel เปิดไฟล์ใน Microsoft Query นั้นแล้ว บันทึกเป็นไฟล์.dqy สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการบันทึกไฟล์.dqy ดูวิธีใช้แบบสอบถามของ Microsoft

ใช้ไฟล์คิวรีเว็บ.iqy     Excel สามารถเปิดแฟ้มแบบสอบถามของเว็บ.iqy เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากเว็บ

ด้านบนของหน้า

การใช้ช่วงและคุณสมบัติของข้อมูลภายนอก

ช่วงข้อมูลภายนอก (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ตารางแบบสอบถาม) คือชื่อที่กำหนดหรือชื่อตารางที่กำหนดตำแหน่งที่ตั้งของข้อมูลที่ถูกนำมาไว้ในแผ่นงาน เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือ รายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลซึ่งจะไม่สร้างช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอกหรือใช้ในการคำนวณได้ เหมือนกับข้อมูลอื่นๆ

Excel จะตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติดังต่อไปนี้:

  • ช่วงข้อมูลภายนอกจากแฟ้ม Office Data Connection (ODC) จะมีชื่อเดียวกันกับชื่อแฟ้มนั้น

  • ตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกจากฐานข้อมูล ด้วยชื่อของแบบสอบถาม ตามค่าเริ่มต้น Query_from_แหล่งข้อมูลคือ ชื่อของแหล่งข้อมูลที่คุณใช้เพื่อสร้างคิวรี

  • ช่วงข้อมูลภายนอกจากแฟ้มข้อความจะได้รับการตั้งชื่อตามชื่อแฟ้มข้อความ

  • ตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกจากคิวรีเว็บ ด้วยชื่อของเว็บเพซึ่งถูกดึงข้อมูล

ถ้าแผ่นงานของคุณมีช่วงข้อมูลภายนอกหลายช่วงจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน ช่วงข้อมูลนั้นๆ จะถูกให้หมายเลข ตัวอย่างเช่น MyText, MyText_1, MyText_2, และเรียงต่อไปเรื่อยๆ

ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ บนแท็บ ข้อมูล แล้วทำการเปลี่ยนแปลงของคุณในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก หรือ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการแชร์ข้อมูลสรุปหรือรายงานที่ยึดตามข้อมูลภายนอก คุณสามารถทำให้ผู้อื่นในเวิร์กบุ๊กที่ประกอบด้วยช่วงข้อมูลภายนอก หรือคุณสามารถสร้างแม่แบบรายงาน การเทมเพลตรายงาน ช่วยให้คุณสามารถบันทึกสรุปหรือรายงานโดยไม่บันทึกข้อมูลภายนอกเพื่อให้ไฟล์มีขนาดเล็ก ข้อมูลภายนอกจะได้รับเมื่อผู้ใช้เปิดเทมเพลตรายงาน

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจกับการสนับสนุนแหล่งข้อมูลใน Excel และ Excel Services

วัตถุข้อมูลที่คุณสามารถใช้เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ นั้นมีอยู่หลายชนิด (เช่น ช่วงข้อมูลภายนอกและรายงาน PivotTable) อย่างไรก็ตาม ชนิดของแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถเชื่อมต่อด้วยจะแตกต่างกันไปตามวัตถุข้อมูลแต่ละชนิด คุณยังสามารถใช้และฟื้นฟูข้อมูลที่เชื่อมต่อได้ใน Excel Services แต่ก็มีข้อจำกัดและการแก้ปัญหาชั่วคราวบางอย่างเพิ่มเติมที่คุณควรตระหนัก

วัตถุข้อมูล Excel และการสนับสนุนแหล่งข้อมูล

ตารางต่อไปนี้จะสรุปว่าแหล่งข้อมูลใดมีการสนับสนุนสำหรับวัตถุข้อมูลแต่ละชนิดใน Excel

แหล่งข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุน

Excel
ข้อมูล
วัตถุ

สร้าง
ภายนอก
ข้อมูล
ช่วงได้อย่างไร

OLE
DB

ODBC

ข้อความ
ไฟล์

HTML
ไฟล์

XML
ไฟล์

แชร์ -
จุด
รายการ

ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

รายงาน PivotTable
(ไม่ใช่ OLAP)

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

รายงาน PivotTable
(OLAP)

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ตาราง Excel

ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

แมป XML

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

แบบสอบถามเว็บ

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

ใช่

Microsoft Query

ใช่

ไม่ใช่

ใช่

ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ไม่ใช่

หมายเหตุ: ไฟล์เหล่านี้ ไฟล์ข้อความที่นำเข้า โดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ไฟล์ XML ที่นำเข้า โดยใช้แมป XML และเป็น HTML หรือไฟล์ XML ที่นำเข้า โดยใช้คิวรีเว็บไม่ใช้โปรแกรมควบคุม ODBC หรือผู้ให้บริการ OLE DB เพื่อทำให้การเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

Excel Services และการสนับสนุนแหล่งข้อมูล

ถ้าคุณต้องการแสดงสมุดงาน Excel ใน Excel Services คุณสามารถเชื่อมต่อกับ และการรีเฟรชข้อมูล แต่คุณต้องใช้รายงาน PivotTable Excel Services ไม่สนับสนุนช่วงข้อมูลภายนอก ซึ่งหมายความ ว่า Excel Services ไม่สนับสนุนการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล คิวรีเว็บ แมป XML หรือ Microsoft Query ตาราง Excel

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ข้อจำกัดนี้ โดยใช้ PivotTable เพื่อเชื่อมต่อกับ แหล่งข้อมูล แล้วออกแบบ และเค้าโครง PivotTable เป็นตารางแบบสองมิติโดยไม่ต้องระดับ กลุ่ม หรือผลรวมย่อยเพื่อให้ทั้งหมดต้องแถว และจะแสดงค่าในคอลัมน์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่การใช้รายงาน PivotTable เพื่อทำให้ข้อมูลตารางภายนอกที่พร้อมใช้งานใน Excel Services

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจกับคอมโพเนนต์การเข้าถึงข้อมูลของไมโครซอฟท์

Microsoft ข้อมูล Access คอมโพเนนต์ (MDAC) 2.8 จะรวมอยู่ใน Microsoft Windows Server 2003, Windows Vista และ Windows XP SP2 MDAC คุณสามารถเชื่อมต่อกับ และใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และ nonrelational ที่หลากหลาย คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่าง ๆ มากมาย โดยใช้โปรแกรมควบคุม Open Database Connectivity (ODBC) หรือผู้ให้บริการOLE DB ซึ่งถูกสร้างขึ้น และส่ง โดยไมโครซอฟท์ หรือพัฒนาขึ้น โดยบริษัทต่าง ๆ เมื่อคุณติดตั้ง Microsoft Office โปรแกรมควบคุม ODBC เพิ่มเติมและผู้ให้บริการ OLE DB จะถูกเพิ่มลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

ถ้าต้องการดูรายชื่อตัวให้บริการ OLE DB ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล จากแฟ้มการเชื่อมโยงข้อมูล จากนั้นคลิกแท็บ ตัวให้บริการ

ถ้าต้องการดูรายการตัวให้บริการ ODBC ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ ผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล ODBC จากนั้นคลิกแท็บ โปรแกรมควบคุม

คุณยังสามารถใช้โปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB จากผู้ผลิตอื่นเพื่อรับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลได้นอกเหนือจากแหล่งข้อมูลของ Microsoft รวมถึงฐานข้อมูล ODBC และ OLE DB ชนิดอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เหล่านี้ ให้ดูเอกสารสำหรับฐานข้อมูลนั้นๆ หรือติดต่อผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ฐานข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

การใช้ ODBC เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายเกี่ยวกับการเชื่อมต่อฐานข้อมูลแบบเปิด (ODBC) โดยละเอียดยิ่งขึ้น

สถาปัตยกรรม ODBC

ในสถาปัตยกรรม ODBC โปรแกรมประยุกต์ (เช่น Excel) จะเชื่อมต่อไปยังตัวจัดการโปรแกรมควบคุม ODBC ซึ่งจะใช้โปรแกรมควบคุม ODBC เฉพาะ (เช่น โปรแกรมควบคุม Microsoft SQL ODBC) เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล (เช่น ฐานข้อมูล Microsoft SQL Server)

การกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล ODBC ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

  1. ตรวจสอบว่าโปรแกรมควบคุม ODBC ที่เหมาะสมได้รับการติดตั้งไว้บนคอมพิวเตอร์ที่มีแหล่งข้อมูล

  2. กำหนดชื่อแหล่งข้อมูล (DSN) โดยใช้ ODBC Data Source Administrator เพื่อเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในรีจิสทรีหรือแฟ้ม DSN หรือใช้สตริงการเชื่อมต่อในโค้ดของ Microsoft Visual Basic เพื่อส่งผ่านข้อมูลการเชื่อมต่อไปยัง ODBC Driver Manager โดยตรง

    เมื่อต้องการกำหนดแหล่งข้อมูลใน Windows Vista ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม คลิก ระบบและการบำรุงรักษา แล้วคลิก เครื่องมือบริหารระบบ ใน Windows XP และ Windows Server ให้คลิก เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม คลิก ประสิทธิภาพและการบำรุงรักษา แล้วคลิก เครื่องมือบริหารระบบ จากนั้นคลิก แหล่งข้อมูล (ODBC) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกอื่นๆ ให้คลิกที่ปุ่ม วิธีใช้ ในแต่ละกล่องโต้ตอบ

แหล่งข้อมูลของเครื่อง

แหล่งข้อมูลเครื่องจัดเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อในรีจิสทรี บนคอมพิวเตอร์ที่เฉพาะเจาะจง ด้วยชื่อผู้ใช้กำหนดเอง คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลเครื่องคอมพิวเตอร์เฉพาะมีระบุไว้ มีอยู่สองชนิดของแหล่งข้อมูลเครื่องนั่นคือผู้ใช้และระบบ แหล่งข้อมูลผู้ใช้สามารถใช้ได้เฉพาะผู้ปัจจุบัน และเห็นได้เฉพาะผู้ที่ใช้ แหล่งข้อมูลระบบสามารถใช้ได้ โดยผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ และจะแสดงให้ผู้ใช้ทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ที่เห็น

แหล่งข้อมูลของเครื่องมีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการให้มีความปลอดภัยเพิ่มขึ้น เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถดูแหล่งข้อมูลของเครื่อง และแหล่งข้อมูลของเครื่องนั้นไม่สามารถคัดลอกไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นโดยผู้ใช้ระยะไกล

แหล่งข้อมูลแฟ้ม

แหล่งข้อมูลแฟ้ม (เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าแฟ้ม DSN) เก็บข้อมูลการเชื่อมต่อไว้ในแฟ้มข้อความ ไม่ใช่ในรีจิสทรี และโดยทั่วไปแล้วมีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่าแหล่งข้อมูลของเครื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคัดลอกแหล่งข้อมูลแฟ้มไปยังคอมพิวเตอร์ใดๆ ก็ตามที่มีโปรแกรมควบคุม ODBC ที่ถูกต้องได้ เพื่อให้โปรแกรมประยุกต์ของคุณสามารถใช้ข้อมูลการเชื่อมต่อที่สอดคล้องกันในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้โปรแกรมนั้น หรือคุณสามารถวางแหล่งข้อมูลแฟ้มลงในเซิร์ฟเวอร์เครื่องหนึ่ง แล้วให้ใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่องบนเครือข่าย และสามารถจัดการข้อมูลการเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายจากตำแหน่งที่ตั้งเดียว

แหล่งข้อมูลแฟ้มยังสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้ร่วมกันไม่ได้ แหล่งข้อมูลแฟ้มที่ใช้ร่วมกันไม่ได้จะอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดี่ยวและชี้ไปยังแหล่งข้อมูลของเครื่อง คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลแฟ้มที่ใช้ร่วมกันไม่ได้เพื่อเข้าสู่แหล่งข้อมูลของเครื่องที่มีอยู่ได้จากแหล่งข้อมูลแฟ้ม

ด้านบนของหน้า

การใช้ OLE DB เพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายถึงฐานข้อมูลการเชื่อมโยงและการฝังตัววัตถุ (OLE DB) โดยละเอียดยิ่งขึ้น

สถาปัตยกรรม OLE DB

ในสถาปัตยกรรม OLE DB โปรแกรมประยุกต์ที่เข้าถึงข้อมูลจะเรียกว่าผู้ใช้ข้อมูล (เช่น Excel) และโปรแกรมที่อนุญาตให้มีการเข้าถึงข้อมูลภายในระบบจะเรียกว่าตัวให้บริการฐานข้อมูล (เช่น Microsoft OLE DB Provider for SQL Server)

การกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อ

แฟ้ม Universal Data Link (.udl) มีข้อมูลการเชื่อมต่อที่ผู้บริโภคข้อมูลใช้เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลผ่านทางตัวให้บริการ OLE DB ของแหล่งข้อมูลนั้น คุณสามารถสร้างข้อมูลการเชื่อมต่อได้โดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

  • ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ใช้กล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล เพื่อระบุการเชื่อมโยงข้อมูลสำหรับผู้ให้บริการ OLE DB สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูนำเข้าข้อมูล โดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

  • สร้างไฟล์ข้อความว่างกับชนิดไฟล์.udl จากนั้น แก้ไขไฟล์ ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การฟื้นฟูข้อมูล

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกแล้ว คุณยังสามารถทำการฟื้นฟูเพื่อรับข้อมูลที่ปรับปรุงได้ ในแต่ละครั้งที่คุณปรับปรุงข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลรุ่นล่าสุด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่กระทำต่อข้อมูลตั้งแต่ที่มีการฟื้นฟูครั้งล่าสุด

ภาพประกอบต่อไปนี้อธิบายกระบวนการพื้นฐานว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณฟื้นฟูข้อมูลที่เชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

กระบวนการพื้นฐานของการรีเฟรชข้อมูลภายนอก

1. การดำเนินการฟื้นฟูดึงข้อมูลล่าสุด

2.ไฟล์การเชื่อมต่อกำหนดทั้งหมดของข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึง และเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

3 มีอยู่หลากหลายแหล่งข้อมูลที่คุณรีเฟรชเวิร์กบุ๊: ไฟล์ OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC สเปรดชีต และข้อความ

4. ข้อมูลล่าสุดถูกเพิ่มในสมุดงานปัจจุบัน

Excel มีตัวเลือกหลายอย่างสำหรับการฟื้นฟูข้อมูลที่นำเข้า รวมไปถึงทั้งการฟื้นฟูข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดสมุดงาน และการฟื้นฟูข้อมูลโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนด ในขณะที่มีการฟื้นฟูข้อมูลอยู่ คุณยังสามารถทำงานใน Excel ต่อไปได้ และคุณยังสามารถตรวจสอบสถานะของการฟื้นฟูได้ในขณะที่มีการฟื้นฟูข้อมูล

ถ้าแหล่งข้อมูลภายนอกของคุณจำเป็นต้องใช้รหัสผ่าน เพื่อเข้าถึงข้อมูล คุณสามารถกำหนดให้รหัสผ่านจะถูกใส่ทุกครั้งที่มีการรีเฟรชช่วงข้อมูลจากภายนอก

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

Windows XP, Windows Vista และ Microsoft Office ให้ใส่โปรแกรมควบคุม ODBC และผู้ให้บริการ OLE DB ที่คุณสามารถใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทั่วไปต่อไปนี้: Microsoft Office Access ไฟล์ HTML บน World Wide Web ไฟล์ข้อความ Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services และไฟล์ XML โดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจาก Microsoft Query คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลอื่น ๆ จำนวนมากที่มีผู้ให้บริการ OLE DB ที่เหมาะสมและโปรแกรมควบคุม ODBC รวมถึง Excel เวิร์กชีต Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle และอื่น ๆ DB2

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access

มีวิธีหลายวิธีในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง Microsoft Office Access และ Microsoft Office Excel

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Access มาไว้ใน Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นข้อมูล Access แล้ววางลงในแผ่นงาน Excel เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Access จากแผ่นงาน Excel หรือส่งออกข้อมูล Access ลงในแผ่นงาน Excel ได้

  • เมื่อต้องการนำข้อมูลจาก Excel ไปไว้ใน Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากแผ่นงาน Excel แล้ววางลงในแผ่นข้อมูล Access นำเข้าแผ่นงาน Excel ลงในตาราง Access หรือเชื่อมโยงจากตาราง Access ไปยังแผ่นงาน Excel ได้

หมายเหตุ: นำเข้า word มีความหมายสองที่แตกต่างระหว่าง Excel และ Access ใน Excel, word นำเข้าหมายความว่า การทำให้การเชื่อมต่อถาวรกับข้อมูลที่สามารถได้รับการรีเฟรช ใน Access การนำเข้า word หมายความว่า การนำเข้าข้อมูลลง ในครั้งเดียว Access แต่ไม่ มีการเชื่อมต่อข้อมูล

การทำงานกับข้อมูล Access ใน Excel

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel จาก Access เพื่อใช้ประโยชน์ของการวิเคราะห์ข้อมูลและการสร้างแผนภูมิฟีเจอร์ ความยืดหยุ่นในการจัดเรียงข้อมูล และเค้าโครง หรือฟังก์ชันที่ไม่พร้อมใช้งานใน Access

การเชื่อมต่อไปยังข้อมูล Access จาก Excel

เมื่อต้องการนำข้อมูลที่ฟื้นฟูได้ใน Access ไปใช้ใน Excel คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเรียกใช้ข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปรับปรุงรายงานสรุปงบประมาณ Excel ที่คุณเผยแพร่ทุกๆ เดือนเพื่อให้รายงานนั้นมีข้อมูลของเดือนปัจจุบัน

การส่งออกข้อมูล Access ไปยัง Excel

โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถส่งออกวัตถุฐานข้อมูล Access เช่นตาราง query ฟอร์ม หรือระเบียนที่เลือกในมุมมองลงในเวิร์กชีต Excel เมื่อคุณดำเนินการส่งออก คุณสามารถบันทึกรายละเอียดสำหรับการใช้งานในอนาคตและแม้แต่กำหนดการส่งออกเพื่อทำงานโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่ระบุ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการส่งออกข้อมูลจาก Access มายัง Excel

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ทั้ง Access และ Excel เพื่อทำงานกับข้อมูล คุณเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Access แต่คุณใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและเพื่อกระจายผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ของคุณ ในขณะนี้ทีมของคุณกำลังส่งออกข้อมูลมายัง Excel เมื่อต้องการ แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพขึ้น

  • คุณเป็นผู้ที่ใช้ Access มาเป็นเวลานาน แต่ผู้จัดการของคุณต้องการดูรายงานใน Excel มากกว่า ในการทำงานปกติ คุณทำงานเกี่ยวกับการคัดลอกข้อมูลลงใน Excel แต่คุณอยากทำให้กระบวนการนี้อัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาของคุณเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูลออกจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การทำงานกับข้อมูล Excel ใน Access

คุณอาจต้องการทำงานกับข้อมูล Excel ในฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการจัดการข้อมูล ความปลอดภัย หรือการมีผู้ใช้หลายคนของ Access ถึงแม้ว่าจะมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมายใน Access แต่มีสองคุณลักษณะที่ผู้ใช้พบว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับข้อมูล Excel ซึ่งได้แก่

  • รายงาน     ถ้าคุณคุ้นเคยกับการออกแบบรายงาน Access และคุณต้องการสรุป และจัดระเบียบข้อมูลใน Excel ของคุณในรายงานชนิดนี้ คุณสามารถสร้างรายงาน Access ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น เช่นกลุ่ม และสรุป พิมพ์ป้ายชื่อ และกราฟิกรายงาน

  • ฟอร์ม     ถ้าคุณต้องการใช้ฟอร์ม เพื่อค้นหา หรือ เพื่อแสดงข้อมูลใน Excel คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์ม Access จะแสดงเขตข้อมูลในลำดับแตกต่างจากลำดับของคอลัมน์ในเวิร์กชีตของคุณ หรือคุณสามารถดูยาว ๆ แถวของข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้นบนหน้าจอหนึ่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มและรายงาน Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การเชื่อมโยงไปยังข้อมูล Excel จาก Access

คุณสามารถลิงก์ช่วง Excel ลงในฐานข้อมูล Access เป็นตาราง ใช้วิธีนี้เมื่อคุณวางแผนที่จะยังคงรักษาช่วงใน Excel แต่ต้องช่วงจะพร้อมใช้งานจากภายใน Access คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงจากภายในฐานข้อมูล Access ชนิดนี้ไม่ได้จาก Excel

เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังแผ่นงาน Excel หรือช่วงที่มีชื่อ Access จะสร้างตารางใหม่ที่เชื่อมโยงไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะส่งผลในตารางที่เชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่เกี่ยวข้องใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทำในแฟ้มต้นฉบับ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการเชื่อมโยงมายังแผ่นงาน Excel จากภายใน Access

  • คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในแผ่นงาน Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้คุณลักษณะการทำแบบสอบถามและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่

  • หน่วยงานหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้การเข้าถึง แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณใช้งานอยู่ในเวิร์กชีต Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสำเนาของข้อมูลภายนอก แต่คุณต้องการให้สามารถทำงานกับข้อมูลใน Access

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงข้อมูลจาก Access มายัง Excel ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

การนำเข้าข้อมูล Excel เข้าสู่ Access

เมื่อต้องการเก็บข้อมูลจาก Excel ในฐานข้อมูล Access แล้วใช้และรักษาข้อมูลใน Access นับจากนั้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้ เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล Access จะเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนข้อมูลใน Excel คุณสามารถนำเข้าแผ่นงานเพียงครั้งละหนึ่งแผ่นเท่านั้นในการดำเนินการนำเข้า เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงานหลายแผ่น ให้ทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าสำหรับแผ่นงานแต่ละแผ่น

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

  • คุณเป็นผู้ใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่นับจากนี้ คุณต้องการใช้ Access เพื่อทำงานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในแผ่นงาน Excel ลงในฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐาน

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่บางโอกาสคุณก็ได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องถูกผสานกับฐานข้อมูล Access คุณต้องการนำเข้าแผ่นงาน Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณเมื่อคุณได้รับข้อมูล

  • คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากคนอื่นๆ ในทีมของคุณเป็นสมุดงาน Excel คุณต้องการจัดระเบียบกระบวนงานการนำเข้าให้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าในฐานข้อมูลของคุณทุกสัปดาห์ ณ เวลาที่ระบุ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access ให้ดูระบบวิธีใช้ Access

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากเว็บ

บ่อยครั้งที่เว็บเพจต่างๆ จะมีข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์ใน Excel ตัวอย่างเช่น คุณสามารถวิเคราะห์ราคาหุ้นใน Excel ได้โดยการใช้ข้อมูลที่มาจากเว็บเพจโดยตรง คุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ฟื้นฟู (หมายถึงคุณสามารถปรับปรุงข้อมูลใน Excel ด้วยข้อมูลล่าสุดบนเว็บเพจ) หรือคุณสามารถรับข้อมูลจากเว็บเพจและเก็บเป็นข้อมูลคงที่ในแผ่นงาน ทั้งนี้ขึ้นกับความต้องการของคุณ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเว็บเพื่อเรียกใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่บนอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต เช่น ตารางเดียว หลายตาราง หรือ ข้อความทั้งหมดบนเว็บเพจ แล้ววิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้เครื่องมือและคุณลักษณะใน Excel ได้ เพียงแค่คลิกปุ่ม คุณก็สามารถฟื้นฟูข้อมูลด้วยข้อมูลล่าสุดจากเว็บเพจได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้และปรับปรุงราคาหุ้นจากเว็บเพจสาธารณะ หรือเรียกใช้และปรับปรุงข้อมูลของยอดขายจากเว็บเพจของบริษัทได้

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลที่เกิดขึ้นจากเว็บเพจ โดยใช้กล่องโต้ตอบคิวรีเว็บใหม่ (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากเว็บ ) คุณจำเป็นต้องเข้าถึง World Wide Web ผ่านอินทราเน็ตของบริษัทของคุณ หรือโมเด็มบนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณ หรือคุณสามารถทำแบบสอบถามให้กับไฟล์ HTML หรือ XML ภายในเครื่อง

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าแฟ้มข้อความ

คุณสามารถใช้ Excel เพื่อนำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความลงในแผ่นงานได้ (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จากข้อความ) ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ จะตรวจสอบแฟ้มข้อความที่คุณกำลังนำเข้า และช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการนำเข้าในลักษณะที่คุณต้องการ

การนำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความด้วย Excel มีสองวิธี: คุณสามารถเปิดแฟ้มข้อความใน Excel (ซึ่งไม่มีการเชื่อมต่อไปยังแฟ้มข้อความ) หรือนำเข้าแฟ้มข้อความเป็นช่วงข้อมูลภายนอก (ซึ่งมีการเชื่อมต่อไปยังแฟ้มข้อความ)

รูปแบบแฟ้มข้อความที่ใช้ทั่วไปมีสองรูปแบบ คือ

  • แฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่น (.txt) ที่ใช้อักขระ TAB (รหัสอักขระ ASCII 009) เพื่อคั่นแต่ละเขตข้อมูลของข้อความ

  • แฟ้มข้อความที่ใช้ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค (CSV) (.csv) ที่ใช้อักขระจุลภาค (,) เพื่อคั่นแต่ละเขตข้อมูลของข้อความ

คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงอักขระตัวคั่นที่ใช้ในทั้งแฟ้มข้อความที่มีตัวคั่นและแฟ้ม .csv คุณอาจจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกได้ทำงานในแบบที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server คือฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เต็มรูปแบบที่ได้รับการออกแบบสำหรับโซลูชันด้านข้อมูลที่ใช้ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งต้องการประสิทธิภาพการทำงาน ความพร้อมใช้งาน ความสามารถในการปรับขนาดได้ และความปลอดภัยที่เหมาะสม ใน Excel คุณสามารถเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ได้อย่างง่ายดาย (บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก จากแหล่งข้อมูลอื่น แล้วคลิก จาก SQL Server)

เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะแสดงเพจต่างๆ สามเพจ:

  • หน้า 1: เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล     ใช้หน้านี้เพื่อระบุเซิร์ฟเวอร์และวิธีที่คุณเข้าสู่ระบบเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

  • หน้า 2: เลือกฐานข้อมูลและตาราง    ใช้หน้านี้เพื่อระบุฐานข้อมูล และตารางหรือแบบสอบถาม

  • หน้า 3: บันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อและไฟล์    ใช้หน้านี้เพื่อระบุ และอธิบายเชื่อมต่อไฟล์และการค้นหาวลีสำหรับการค้นหาไฟล์

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจาก Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (คอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server) ที่สนับสนุนข่าวกรองธุรกิจ และเป็นพื้นฐานสำหรับระบบการวิเคราะห์ Online Analytical Processing (OLAP) ดัชนีชี้วัดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพคีย์หลัก (KPI) ซ่อนข้อมูล และแดชบอร์ดรายงานระบบ ใน Excel คุณสามารถได้อย่างง่ายดายเชื่อมต่อกับแอฐาน Analysis Services OLAP โดยใช้ผู้ให้บริการ OLAP ได้ (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากแหล่งข้อมูลอื่น แล้ว คลิ กจาก Analysis Services ) ผู้ให้บริการ OLAP คือ ชุดของซอฟต์แวร์ที่มีการเข้าถึงฐานข้อมูล OLAP บางชนิด ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้โปรแกรมควบคุมแหล่งข้อมูลและซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์อื่น ๆ ที่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล คุณต้องใช้รายงาน PivotTable เพื่อเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ OLAP

คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูล OLAP เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อจากแหล่งข้อมูล OLAP แอไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ คือไฟล์ที่ มีนาม.cub ที่เก็บเป็นส่วนหนึ่งของแหล่งข้อมูล จากฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ OLAP ใช้ไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงรายงาน PivotTable และ PivotChart เมื่อเซิร์ฟเวอร์ไม่พร้อมใช้งาน หรือ เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อจากเครือข่าย

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับเวิร์ก Microsoft SQL Server Analysis Services ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลแสดงหน้าสาม:

  • หน้า 1: เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล     ใช้หน้านี้เพื่อระบุเซิร์ฟเวอร์และวิธีที่คุณเข้าสู่ระบบเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล

  • หน้า 2: เลือกฐานข้อมูลและตาราง    ใช้หน้านี้เพื่อระบุฐานข้อมูลจากคิวบ์

  • หน้า 3: บันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อและไฟล์    ใช้หน้านี้เพื่อระบุ และอธิบายเชื่อมต่อไฟล์และการค้นหาวลีสำหรับการค้นหาไฟล์

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลแบบ XML

Office Excel ทำให้ง่ายต่อการนำเข้าข้อมูล Extensible Markup Language (XML) ที่สร้างขึ้นจากฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่น ๆ แมปองค์ประกอบ XML จาก XML schema ไปยังเซลล์แผ่นงาน และส่งออกข้อมูลแบบ XML ที่ปรับปรุงสำหรับการโต้ตอบกับฐานข้อมูลและแอปพลิเคชันอื่น ๆ นึกถึงการฟีเจอร์ XML ใหม่เหล่านี้เป็นการเปิดใช้งาน Excel ลงในตัวสร้างไฟล์ข้อมูลแบบ XML ที่มีส่วนติดต่อผู้ใช้ที่คุ้นเคย

โดยใช้แมป XML คุณสามารถได้อย่างง่ายดายเพิ่ม ระบุ และแยกเฉพาะส่วนของข้อมูลธุรกิจจากเอกสาร Excel ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่ประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ของลูกค้า หรือรายงานที่ประกอบด้วยผลลัพธ์ทางการเงินสุดท้ายของไตรมาส จะไม่คงเพิ่งรายงาน คุณสามารถได้อย่างง่ายดายนำเข้าข้อมูลนี้จากฐานข้อมูลและแอปพลิเคชัน แก้ไข และส่งออกข้อมูลไปเหมือนกัน หรือฐานข้อมูล และอื่น ๆ แอปพลิเคชัน

สถานการณ์สมมติหลักของ XML

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติหลักๆ ที่คุณลักษณะ XML ได้รับการออกแบบเพื่อตอบสนอง

  • เพิ่มความสามารถในการทำงานของแม่แบบ Excel ที่มีอยู่โดยการแมปองค์ประกอบ XML ลงในเซลล์ที่มีอยู่ ซึ่งจะทำให้สามารถนำข้อมูลแบบ XML เข้าและออกจากแม่แบบของคุณได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องออกแบบใหม่

  • ใช้ข้อมูลแบบ XML เป็นค่านำเข้าของแบบการคำนวณที่มีอยู่ โดยแมปองค์ประกอบ XML เข้ากับกระดาษคำนวณที่มีอยู่

  • นำเข้าแฟ้มข้อมูลแบบ XML ไปยังสมุดงานใหม่

  • นำเข้าข้อมูลแบบ XML จากบริการบนเว็บมายังแผ่นงาน Excel ของคุณ

  • ส่งออกข้อมูลในเซลล์ที่แมปไปยังแฟ้มข้อมูลแบบ XML โดยไม่ขึ้นกับข้อมูลอื่นในสมุดงาน

กระบวนการพื้นฐานของการใช้ข้อมูลแบบ XML ใน Excel

ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงให้วิธีที่ แฟ้มต่างๆ และการดำเนินการต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ เมื่อคุณใช้ XML กับ Excel โดยหลักๆ แล้ว กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ห้าขั้นดังนี้

ภาพรวมการทำงานของ Excel กับข้อมูลแบบ XML

คำบรรยายภาพ 1 เพิ่มไฟล์ XML schema (.xsd) ไปยังเวิร์กบุ๊ก

คำบรรยายภาพ 2 แมป schema องค์ประกอบ XML แต่ละเซลล์หรือรายการ XML

คำบรรยายภาพ 3 นำเข้าไฟล์ข้อมูลแบบ XML (.xml) และการผูกองค์ประกอบ XML กับเซลล์ที่แมป

คำบรรยายภาพ 4 ใส่ข้อมูล ย้ายเซลล์ที่แมป และการใช้ประโยชน์จากหน้าที่การใช้งาน Excel ขณะรักษาโครงสร้างของ XML และข้อกำหนด

คำบรรยายภาพ 5 ส่งออกข้อมูลที่ปรับปรุงจากเซลล์ที่แมปไปยังไฟล์ข้อมูลแบบ XML

การใช้ข้อมูลแบบ XML

เมื่อคุณนำเข้าเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลแบบ XML ลงในแมป XML ที่มีอยู่ในสมุดงานของคุณ นั่นหมายถึงคุณได้ผูกข้อมูลจากแฟ้มนั้นเข้ากับแมป XML ที่เก็บอยู่ในสมุดงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าแต่ละองค์ประกอบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลแบบ XML จะมีองค์ประกอบที่สอดคล้องกันใน XML Schema ที่คุณแมปจากแฟ้ม XML Schema หรือ Schema ที่อ้างอิง แมป XML แต่ละชุดสามารถมีการผูกข้อมูลแบบ XML ได้เพียงหนึ่งครั้งและการผูกข้อมูลแบบ XML จะผูกกับการแมปทั้งหมดที่สร้างขึ้นจากแมป XML เดียว

คุณสามารถแสดงกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการแมป XML (บนแท็บนักพัฒนา ในกลุ่มXML คลิกแมปคุณสมบัติ ), มีตัวเลือกสาม ทั้งหมดบน ตามค่าเริ่ม ต้น ที่คุณสามารถตั้งค่า หรือล้าง เพื่อควบคุมลักษณะการทำงานของการผูกข้อมูล XML:

  • ตรวจสอบข้อมูลกับ schema เพื่อนำเข้าและส่งออก    ระบุถ้า Excel ตรวจสอบข้อมูลกับแมป XML เมื่อนำเข้าข้อมูล ตั้งค่าตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการให้แน่ใจว่า คุณนำเข้าข้อมูลแบบ XML ที่สอดคล้องกับ XML schema

  • เขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ ด้วยข้อมูลใหม่    ระบุถ้า ข้อมูลจะถูกเขียนทับเมื่อคุณนำเข้าข้อมูล ตั้งค่าตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการแทนข้อมูลปัจจุบันใหม่ข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อข้อมูลล่าสุดอยู่ในไฟล์ข้อมูลแบบ XML ใหม่

  • แสดงรายการผนวกข้อมูลใหม่ไปยัง XML ที่มีอยู่    ระบุถ้า เนื้อหาของแหล่งข้อมูลจะถูกผนวกไปยังข้อมูลที่มีอยู่บนเวิร์กชีตหรือไม่ ตั้งค่าตัวเลือกนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำลังรวมข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลแบบ XML คล้ายกันหลายลงในรายการ XML หรือคุณไม่ต้องการเขียนทับเนื้อหาของเซลล์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชัน

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลการเชื่อมต่อกับ OLE DB และ ODBC แหล่งข้อมูลภายนอกที่กำหนดแล้ว เมื่อต้องการเปิดการเชื่อมต่อตัวช่วยสร้างข้อมูล บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากแหล่งข้อมูลอื่น แล้ว คลิ กจากช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ถ้าคุณเลือกตัวเลือกแหล่งข้อมูล อื่นๆ/ขั้นสูง ในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถดูรายการของตัวให้บริการ OLE DB ที่พร้อมใช้งานได้ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล นอกจากนั้น ตัวให้บริการ OLE DB ของ Microsoft สำหรับโปรแกรมควบคุม ODBC ยังให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูล ODBC ได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแต่ละแท็บในกล่องโต้ตอบนี้ ให้คลิก วิธีใช้ ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล

โดยทั่วไป เมื่อต้องการกำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมโยงข้อมูล ทำต่อไปนี้:

  • คลิกที่แท็บผู้ให้บริการ เลือกผู้ให้บริการ OLE DB นั้นแล้ว คลิกถัดไป เพื่อแสดงแท็บการเชื่อมต่อ การใส่ข้อมูลการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้ให้บริการ OLE DB

    ผู้ให้บริการ OLE db สำหรับแต่ละระบุข้อมูลการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น Microsoft ให้บริการ OLE DB สำหรับ SQL Server จำเป็นต้องใช้ชื่อเซิร์ฟเวอร์ ตำแหน่งที่ตั้งของเซิร์ฟเวอร์ และชื่อผู้ใช้ และคุณอาจต้องการกำหนดข้อมูลเพิ่มเติม เช่นรหัสผ่านหรือว่าคุณต้องการใช้ Microsoft Windows ความปลอดภัยแบบรวม

  • คลิกแท็บ ขั้นสูง เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น การตั้งค่าเครือข่ายและสิทธิ์การเข้าถึง

  • คลิกแท็บ ทั้งหมด เพื่อกำหนดคุณสมบัติการเริ่มต้นสำหรับตัวให้บริการ OLE DB นั้น

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถกรองหรือรวมข้อมูลในตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลโดยใช้ Microsoft Query

คุณยังสามารถใช้ Microsoft Query เพื่อนำเข้าข้อมูล (บนแท็บข้อมูล ในกลุ่มรับข้อมูลภายนอก คลิกจากแหล่งข้อมูลอื่น แล้ว คลิ กจาก Microsoft Query ) คุณสามารถใช้ Microsoft Query การตั้งค่าแหล่งข้อมูล ODBC ให้เรียกดูข้อมูล ใน Microsoft Query คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างแบบง่าย ๆคิวรี หรือคุณสามารถใช้เกณฑ์ขั้นสูงในคิวรีเพื่อสร้างคิวรีที่ซับซ้อนมากขึ้น และทำต่อไปนี้:

  • กรองแถวหรือคอลัมน์ข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าสู่ Excel

  • สร้างแบบคิวรีพารามิเตอร์

  • เรียงลำดับข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าสู่ Excel

  • รวมหลายตาราง

Microsoft Query มีการทำงานส่วนหน้าที่เรียบง่าย สามารถเข้าถึงได้ง่ายจาก Excel เพื่อทำงานเฉพาะของแบบสอบถามเหล่านี้

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลทางโปรแกรมโดยใช้ฟังก์ชัน

ถ้าคุณเป็นนักพัฒนา มีหลายวิธีใน Excel ที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อนำเข้าข้อมูล:

  • คุณสามารถใช้ Visual Basic for Applications เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้วัตถุข้อมูล ActiveX หรือวัตถุเข้าถึงข้อมูลเพื่อเรียกข้อมูล คุณยังสามารถกำหนดเป็นสตริงการเชื่อมต่อในโค้ดของคุณที่ระบุข้อมูลการเชื่อมต่อ ใช้สตริงการเชื่อมต่อแบบมีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการหลีกเลี่ยงผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ก่อน สร้างไฟล์การเชื่อมต่อ หรือเมื่อต้อง การลดความซับซ้อนของการติดตั้งแอปพลิเคชันของคุณ

  • ถ้าคุณนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล SQL Server พิจารณาใช้ SQL Native Client ซึ่งเป็นการเข้าถึงข้อมูลแบบสแตนด์อโลน Application Programming Interface (API) ที่ใช้กับทั้ง OLE db สำหรับ ODBC รวมที่ SQL ให้บริการ OLE DB และโปรแกรมควบคุม ODBC SQL ลงในไลบรารีดั้งเดิม แบบไดนามิกลิงก์หนึ่ง (DLL) ยัง ให้หน้าที่การใช้งานใหม่ที่แตกต่างจาก Microsoft ข้อมูล Access คอมโพเนนต์ (MDAC) และแยกต่างหาก คุณสามารถใช้ SQL Native Client เพื่อสร้างแอปพลิเคชันใหม่ หรือเพิ่มประสิทธิภาพให้กับแอปพลิเคชันที่มีอยู่ที่สามารถใช้ประโยชน์จาก SQL Server 2005 ฟีเจอร์ใหม่ เช่นหลาย Active ผลลัพธ์ชุด (ของ MARS), ชนิดวัน (UDT), และ XML สนับสนุนชนิดข้อมูล

  • ฟังก์ชัน RTD ดึงข้อมูลในเวลาจริงจากโปรแกรมที่สนับสนุน COM automation RTD COM add-in อัตโนมัติต้องถูกสร้างขึ้น และลงทะเบียนไว้บนคอมพิวเตอร์

  • SQL ฟังก์ชันร้องขอการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก และเรียกใช้แบบสอบถามจากเวิร์กชีต SQL ร้องขอแล้วส่งกลับผลลัพธ์ที่เป็นอาร์เรย์โดยไม่ต้องการเขียนแมโคร ถ้าฟังก์ชันนี้จะไม่พร้อมใช้งาน คุณต้องติดตั้ง Microsoft Excel ODBC add-in ในโปรแกรม (XLODBC XLA) คุณสามารถติดตั้ง add-in ที่ได้จาก Office Online เว็บไซต์ของ Microsoft

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง Visual Basic for Applications โปรดดูที่ วิธีใช้ของ Visual Basic

ด้านบนของหน้า

การทำให้การเข้าถึงข้อมูลปลอดภัยยิ่งขึ้น

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก หรือรีเฟรชข้อมูล จึงควรตระหนักถึงปัญหาด้านความปลอดภัยอาจเกิดขึ้น และรู้คุณสามารถทำอะไรเกี่ยวกับความปลอดภัยปัญหาเหล่านี้ ใช้แนวทางต่อไปนี้และวิธีปฏิบัติดีเพื่อช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

การเก็บการเชื่อมต่อข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

แฟ้มการเชื่อมต่อข้อมูลมักมีอย่างน้อยหนึ่งแบบสอบถามที่ใช้สำหรับฟื้นฟูข้อมูลภายนอก ผู้ใช้ที่มีจุดประสงค์ร้ายอาจออกแบบแบบสอบถามเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ และเผยแพร่ไปยังผู้อื่นหรือกระทำการอื่นๆ ที่เป็นอันตรายได้ด้วยการสับเปลี่ยนแฟ้มนี้ ดังนั้น จึงสำคัญมากที่คุณจะต้องทำให้มั่นใจในเรื่องต่อไปนี้

  • แฟ้มการเชื่อมต่อนั้นเขียนโดยบุคคลที่เชื่อถือได้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อมีความปลอดภัย และมาจากตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

เพื่อช่วยปรับปรุงความปลอดภัย การเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกอาจถูกปิดใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของคุณ การเชื่อมต่อกับข้อมูลเมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก คุณต้องเปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูล โดยใช้แถบศูนย์ความเชื่อถือ หรือย้ายสมุดงานในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูการสร้าง เอาออก หรือเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้สำหรับไฟล์ของคุณเพิ่ม เอา ออก หรือดูผู้ประกาศที่เชื่อถือได้และดูการตั้งค่าความปลอดภัยของฉันในศูนย์ความเชื่อถือ

ด้านบนของหน้า

การใช้ข้อมูลประจำตัวในลักษณะที่ปลอดภัย

โดยทั่วไป การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกจะต้องการข้อมูลประจำตัว (เช่นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ซึ่งใช้เพื่อรับรองผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ถูกจัดมาให้แก่คุณในลักษณะที่ปลอดภัย และคุณไม่ได้พลั้งเผลอไปเปิดเผยข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ให้แก่ผู้อื่น

ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก ซึ่งประกอบด้วยทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายจะไม่ได้นำอักขระหลากประเภทดังกล่าวมาผสมกัน รหัสผ่านที่คาดเดายาก เช่น Y6dh!et5 รหัสผ่านที่คาดเดาง่าย เช่น House27 รหัสผ่านควรมีความยาวของอักขระอย่างน้อย 8 ตัว วลีรหัสผ่านที่มีอักขระ 14 ตัวหรือมากกว่าจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

It is critical that you remember your password. If you forget your password, Microsoft cannot retrieve it. Store the passwords that you write down in a secure place away from the information that they help protect.

หลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลการเข้าสู่ระบบเมื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ข้อมูลนี้สามารถถูกเก็บเป็นข้อความธรรมดาในเวิร์กบุ๊กและไฟล์การเชื่อมต่อ และผู้ใช้ที่เป็นอันตรายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จะมีผลกระทบต่อความปลอดภัยของแหล่งข้อมูล

เมื่อเป็นไปได้ ใช้ Windows รับรองความถูกต้อง (เรียกว่าการเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้), ซึ่งใช้กับบัญชีผู้ใช้ Windows เพื่อเชื่อมต่อกับ SQL Server เมื่อผู้เชื่อมต่อผ่านบัญชีผู้ใช้ Windows, SQL Server ใช้ข้อมูลในระบบปฏิบัติการ Windows เพื่อตรวจสอบชื่อบัญชีและรหัสผ่าน ก่อนที่คุณสามารถใช้การรับรองความถูกต้องของ Windows ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ต้องกำหนดค่า SQL Server เพื่อใช้โหมดนี้ของการรับรองความถูกต้อง ถ้าการรับรองความถูกต้องของ Windows จะไม่พร้อมใช้งาน หลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ เป็นความปลอดภัยมากขึ้นสำหรับผู้ใช้ให้ใส่ข้อมูลการเข้าสู่ระบบของพวกเขาทุกครั้งที่เข้าสู่ระบบ

ด้านบนของหน้า

การประกาศไปยัง Excel Services อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการรับรองความถูกต้องของ Excel Services เพื่อเลือกวิธีการรับรองความถูกต้องเมื่อคุณเข้าถึงแหล่งข้อมูลใน Excel Services คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเข้าสู่แหล่งข้อมูล

  • การรับรองความถูกต้องของ Windows    เลือกตัวเลือกนี้เพื่อใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน Windows ของผู้ใช้ปัจจุบัน วิธีนี้เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด แต่อาจมีผลต่อประสิทธิภาพเมื่อมีผู้ใช้หลายคน

  • SSO    เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการใช้เครื่องหมายใช้ครั้งเดียว นั้นแล้ว ใส่สตริงที่ระบุที่เหมาะสมในกล่องข้อความSSO ID ผู้ดูแลไซต์สามารถกำหนดค่าไซต์ SharePoint เพื่อใช้เดียวลงในฐานข้อมูลที่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสามารถเก็บ วิธีนี้อาจเป็นอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีผู้ใช้หลายคนได้

  • ไม่มี    เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการบันทึกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านในไฟล์การเชื่อมต่อ

หมายเหตุ: การตั้งค่าการรับรองความถูกต้องถูกใช้โดย Excel Services เท่านั้น ไม่ใช่โดย Microsoft Office Excel ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าเข้าถึงข้อมูลเดียวกันไม่ว่าคุณจะเปิดสมุดงานใน Excel หรือ Excel Services ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการรับรองความถูกต้องใน Excel เหมือนกัน

เมื่อต้องการปรับปรุงความปลอดภัยของการเชื่อมต่อของคุณ ใช้ไลบรารีการเชื่อมต่อในข้อมูล (DCL) DCL เป็นแบบพิเศษเอกสารไลบรารี SharePoint ที่สามารถกำหนดเป็นตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ในไลบรารี และที่ทำให้เป็นเรื่องง่ายที่จะเก็บ secure แชร์ และจัดการไฟล์ ODC ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบอาจจำเป็นต้องย้ายฐานข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ทดสอบไปยังเซิร์ฟเวอร์ผลิต หรือปรับปรุงแบบสอบถามที่เข้าถึงข้อมูล โดยใช้ไฟล์ ODC หนึ่งที่บันทึกไว้ในแบบ DCL การจัดการข้อมูลการเชื่อมต่อนี้จะง่ายขึ้นอย่างมาก และเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ที่สะดวกยิ่ง เนื่องจากเวิร์กบุ๊กทั้งหมดใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเดียวกัน และการดำเนินการรีเฟรช (ว่าอยู่บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์หรือเซิร์ฟเวอร์) ได้รับการเปลี่ยนแปลงไฟล์การเชื่อมต่อที่ทันสมัยอยู่เสมอ แม้แต่คุณสามารถตั้งค่า Office SharePoint Server และคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้เพื่อตรวจหาการเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อไฟล์ และใช้เวอร์ชันล่าสุดของไฟล์การเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูOffice SharePoint Server 2007 ช่วยดูแลจากศูนย์กลาง

ด้านบนของหน้า

ปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อไปยังข้อมูล

ส่วนต่อไปนี้จะกล่าวถึงปัญหาต่างๆ ที่คุณอาจพบเมื่อเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: ฉันใช้พื้นที่ดิสก์จนหมดเมื่อพยายามนำเข้าข้อมูล

ถ้าคุณใช้พื้นที่ดิสก์จนหมดเมื่อเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอก ให้พิจารณาดำเนินการดังต่อไปนี้:

กาเครื่องหมายและเพิ่มที่พร้อมใช้งานมีเนื้อที่ดิสก์     เมื่อต้องการเพิ่มเนื้อที่ว่างบนฮาร์ดดิสก์ ลองล้างถังรีไซเคิล สำรองไฟล์ที่ไม่ต้องการออก และเอาจากฮาร์ดดิสก์ หรือเอาคอมโพเนนต์ของ Windows ที่คุณไม่ได้ใช้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มพื้นที่ว่างฮาร์ดดิสก์ ดูวิธีใช้ของ Windows

กลยุทธ์ที่คุณสามารถลองได้เมื่อมีเนื้อที่ดิสก์ที่สามารถจำกัด     ถ้าคุณมีเพียงจำกัดจำนวนพื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสก์ของคุณ ลองต่อไปนี้:

Microsoft Query    เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

  • Simplify คิวรีของคุณ     ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณได้รวมเฉพาะตารางและเขตข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้สำหรับแบบสอบถามของคุณ ถ้าแบบสอบถามของคุณประกอบด้วยตารางที่ไม่จำเป็นหรือเขตข้อมูล ลบออกจากแบบสอบถามเพื่อลดขนาดของแฟ้มแบบสอบถามชั่วคราว

  • การตั้งค่าการใช้เกณฑ์เพื่อลดขนาดของผลลัพธ์     ใช้เกณฑ์เพื่อเรียกใช้เฉพาะระเบียนที่เฉพาะเจาะจงแทนที่จะเรียกระเบียนทั้งหมดจากฐานข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูวิธีใช้แบบสอบถามของ Microsoft

  • ตั้งค่าขีดจำกัดจำนวนระเบียนที่ส่งกลับ โดยแบบสอบถาม     จำกัดจำนวนระเบียนที่ส่งกลับแบบสอบถาม ใน Microsoft Query คลิกตัวเลือก บนเมนูแก้ไข เลือกกล่องกาเครื่องหมายขีดจำกัดจำนวนระเบียนย้อนกลับไป ภายใต้การตั้งค่าผู้ใช้ และ แล้ว ใส่จำนวนสูงสุดของระเบียนที่จะส่งกลับในกล่องระเบียน

ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล     แม้ว่าคุณไม่สามารถจำกัดข้อมูลผ่านตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณอาจไม่สามารถจำกัดข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ด้วยการกำหนดคิวรีในแหล่งข้อมูล ถ้าคุณไม่มีความสามารถในหรือสิทธิ์ในการกำหนดคิวรีที่แหล่งข้อมูล ติดต่อผู้ดูแลระบบข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: ตัวช่วยสร้างคิวบ์ OLAP อยู่ที่ไหน

ตัวช่วยสร้างคิวบ์ OLAP ใน Microsoft Query ซึ่งสร้างแอคิวบ์ OLAP จาก Jet ฐานข้อมูล จะไม่พร้อมใช้งานใน Office Excel

ด้านบนของหน้า

ปัญหา: เกิดอะไรขึ้นกับบริการเรียกข้อมูล

บริการเรียกข้อมูล ซึ่งมีการนำมาใช้ครั้งแรกใน Microsoft Office 2003 ใช้แฟ้ม Universal Data Connection (UDC) (.udcx) เพื่อเข้าถึงบริการทางเว็บและใช้แบบสอบถามกับแหล่งข้อมูลต่างๆ

ในการเชื่อมต่อข้อมูลตัวช่วยสร้างบนหน้ายินดีต้อนรับสู่ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่Microsoft Business Solutions หรือบริการเรียกข้อมูล ตัวเลือกแหล่งข้อมูล ตัวเลือกบริการเรียกข้อมูล ช่วยให้คุณสามารถเลือกบริการเรียกข้อมูลสอง:รายการ Windows SharePoint Services ซึ่งดึงข้อมูลจากรายการและไลบรารีเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้Windows SharePoint Services และMicrosoft SQL Server ซึ่งดึงข้อมูล จาก Microsoft SQL Server 2000 หรือในภายหลัง

แม้ว่าตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะไม่สนับสนุนการแก้ไขแฟ้มการเชื่อมต่อ UDC อีกต่อไป แต่ Excel จะยังคงสนับสนุนการเชื่อมต่อของบริการเรียกข้อมูลที่มีอยู่ และคุณยังคงสามารถฟื้นฟูการเชื่อมต่อเหล่านี้ได้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×