บันทึกอัตโนมัติคืออะไร

บันทึกอัตโนมัติ

"รีบบันทึกบ่อยๆ" เป็นเรื่องล้าสมัยแล้ว ในตอนนี้มี บันทึกอัตโนมัติ ที่บันทึกทุกๆ สองสามวินาทีเพื่อให้คุณไม่ต้องบันทึกเอง พร้อมใช้งานใน Excel และ PowerPoint 2016 สำหรับการสมัครใช้งาน Office 365

เปิดใช้งานบันทึกอัตโนมัติเมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บบน OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ซึ่งบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติขณะคุณทำงาน และถ้าบุคคลอื่นทำงานบนไฟล์เดียวกัน บันทึกอัตโนมัติช่วยให้พวกเขาเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณในเวลาไม่กี่วินาที

หมายเหตุ: คุณใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น หลักจากทำการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสารหรือเทมเพลตต้นฉบับหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น เราขอแนะนำให้ใช้ ไฟล์ > บันทึกสำเนา ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ ด้วยวิธีนั้น AutoSave จะไม่เขียนทับไฟล์ต้นฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลง ถ้าการบันทึกอัตโนมัติเขียนทับไฟล์ด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้ดูที่ส่วนทางด้านล่าง “ฉันไม่ต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของฉัน ฉันจะย้อนกลับได้อย่างไร”

บันทึกอัตโนมัติคือฟีเจอร์ใหม่ที่มีให้ใช้งานใน Excel และ PowerPoint 2016 สำหรับการสมัครใช้งาน Office 365 บันทึกอัตโนมัติจะบันทึกไฟล์ให้คุณเพื่อให้คุณไม่ต้องทำ

บันทึกอัตโนมัติจะบันทึกทุกๆ 2-3 วินาที แม้ว่าเวลาจะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังทำงานอะไร

คุณสามารถคืนค่าไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้ ซึ่งจะสร้างเวอร์ชันเก่าเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน

ใช้เคอร์เซอร์คลิกชื่อไฟล์ ดูเวอร์ชันทั้งหมด

ที่ด้านบนของหน้าต่าง ให้คลิกชื่อไฟล์ จากนั้น คลิก ดูเวอร์ชันทั้งหมด ตรวจทานวันที่และเวลาเพื่อค้นหาเวอร์ชันที่คุณต้องการคืนค่า จากนั้น คลิก เปิดเวอร์ชัน หน้าต่างที่สองจะเปิดขึ้น เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังเวอร์ชันนี้ ให้คลิกปุ่ม คืนค่า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติเวอร์ชัน ให้ดู ดูประวัติเวอร์ชันของไฟล์ Office

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไฟล์ คุณสามารถเพิ่มการตั้งค่าไปยังไฟล์ Word และ Excel ที่เรียกว่า “แนะนำให้อ่านอย่างเดียว” เมื่อบุคคลเปิดไฟล์ที่มีการตั้งค่านี้ พวกเขาจะได้รับพร้อมท์ว่าบอกว่า เจ้าของแนะนำให้เปิดไฟล์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว เมื่อต้องการเปิดการตั้งค่านี้ ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึกสำเนา > เรียกดู จากนั้น คลิก เครื่องมือ > ตัวเลือกทั่วไป แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย แนะนำให้อ่านอย่างเดียว คลิก ตกลง แล้วบันทึกไฟล์ด้วยชื่ออื่น หรือเขียนทับไฟล์ปัจจุบัน

ยังมีวิธีเพื่อที่ช่วยปกป้องไฟล์จากการถูกแก้ไข ถ้าไฟล์อยู่บน OneDrive คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานสำหรับไฟล์ ถ้าไฟล์อยู่บน SharePoint คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีเพื่อให้ต้องเช็คเอาท์ได้

ไฟล์ > บันทึกสำเนา

บันทึกเป็นไม่ได้อยู่บนเมนูไฟล์เมื่อคุณเปิดเอกสารจาก OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ในกรณีเหล่านี้ คำสั่ง บันทึกสำเนา จะปรากฏขึ้นบนเมนูไฟล์แทน

คุณใช้บันทึกเป็นบ่อยหรือไม่ ผู้คนต่างชินกับการทำงานกับไฟล์ จากนั้น การใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงในสำเนาแต่ไม่ใช่ต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม เมื่อเปิดบันทึกอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกไปยังต้นฉบับ ดังนั้น เราจึงขอแนะนำให้ใช้ ไฟล์ > บันทึกสำเนาโดยทันที ถ้าคุณต้องการให้นำสำเนาไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงของคุณ แต่ไม่ใช้ต้นฉบับ

บันทึกไม่ได้อยู่บนเมนูไฟล์เมื่อคุณเปิดเอกสารจาก OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ในกรณีเหล่านั้น บันทึกอัตโนมัติเริ่มต้นเป็นเปิด จึงไม่จำเป็นต้องไปที่ ไฟล์ > บันทึก บันทึกอัตโนมัติจะบันทึกให้คุณแทน

บันทึกอัตโนมัติจะปรากฏขึ้นที่มุมซ้ายบนถ้าคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Office 365 และคุณมี Excel และ PowerPoint 2016 เวอร์ชันล่าสุดติดตั้งไว้แล้ว ถ้าคุณไม่ใช่ผู้สมัครใช้งาน ก็ไม่ต้องกังวล ยังมีการกู้คืนอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติช่วยปกป้องไฟล์ในกรณีที่เกิดหยุดทำงาน ถ้าคุณเปิดไฟล์ขึ้นใหม่หลังจากเกิดการหยุดทำงาน เวอร์ชันของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณจะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสาร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเปิด ให้ดู ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในกรณีที่เกิดหยุดทำงาน

การบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานเมื่อคุณทำงานบนไฟล์ถูกจัดเก็บบน OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ถ้าไฟล์ถูกบันทึกในตำแหน่งที่ตั้งอื่น การบันทึกอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งาน ซึ่งจะไม่เกิดขึ้นถ้าไฟล์ของคุณอยู่ในไซต์ SharePoint สำหรับองค์กร เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ หรือบันทึกอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งภายในเช่น C:\

มีเหตุผลอื่นที่บันทึกอัตโนมัติสามารถปิดใช้งานได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าไฟล์ของคุณเป็นรูปแบบที่เก่ากว่า เช่น .xls, .ppt หรือ .doc บันทึกอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งาน ซึ่งจะยังปิดใช้งานถ้างานนำเสนอของคุณอยู่ในโหมดการแสดงสไลด์ หรือถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ถ้าบันทึกอัตโนมัติถูกปิดใช้งาน คุณสามารถวางเม้าส์เหนือสวิตช์บันทึกอัตโนมัติได้เสมอและคำแนะนำเครื่องมือจะบอกคุณว่าทำไมถึงปิด

มีวิธีทำสองวิธี วิธีหนึ่งคือ ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกสำเนา แล้วบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น ซึ่งช่วยให้คุณทำงานบนสำเนาของไฟล์ที่แยกกันโดยสมบูรณ์

วิธีอื่นคือ ให้ปิดสวิตช์ บันทึกอัตโนมัติ ก่อนคุณสร้างการเปลี่ยนแปลง ถ้าการเปลี่ยนแปลงเป็นแบบชั่วคราวและไม่ได้บันทึก ให้ปิดไฟล์ จากนั้น คลิก ไม่ใช่ เมื่อคุณถูกข้อให้บันทึก

ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกแบบต่อเนื่องและคุณไม่ต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงกับบุคคลอื่น คุณสามารถปิดบันทึกอัตโนมัติ จากนั้น เมื่อคุณพร้อม ให้คลิก บันทึก เพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณกับบุคคลอื่นที่ทำงานกับไฟล์นั้น (หรือคุณยังสามารถเปลี่ยนสวิตช์ บันทึกอัตโนมัติ กลับเป็นเปิดเพื่อบันทึกและแชร์การเปลี่ยนแปลงของคุณ)

ค่าเริ่มต้นสำหรับ บันทึกอัตโนมัติ จะเป็น เปิด อยู่เสมอสำหรับไฟล์ที่อยู่บนระบบคลาวด์ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณ ปิด บันทึกอัตโนมัติ สำหรับไฟล์ โปรแกรมจะจำและปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์อีกครั้ง ถ้าคุณสลับกลับเป็น เปิด สำหรับไฟล์ โปรแกรมจะจำและเปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งสำหรับไฟล์ดังกล่าว

ไม่ เมื่อปิดบันทึกอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติ จะยังคงทำงานอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในกรณีที่เกิดการหยุดทำงาน เมื่อเปิด บันทึกอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติจะไม่เปิด แต่ไม่ต้องกังวล ไฟล์ของคุณจะถูกบันทึกทุกๆ 2-3 วินาทีลงในระบบคลาวด์ ดังนั้น ถ้าโปรแกรมหยุดทำงานระหว่างที่คุณกำลังแก้ไขงานบนระบบคลาวด์ เพียงแค่เปิดไฟล์อีกครั้ง

ไม่ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถ ปิด บันทึกอัตโนมัติสำหรับไฟล์หนึ่ง แล้วโปรแกรมจะจดจำไว้เพื่อละเว้นทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์นั้นขึ้นใหม่ ถ้าคุณสลับเป็น เปิด กลับมาสำหรับไฟล์หนึ่ง ซึ่งจะจดจำไว้เพื่อใช้ต่อไปสำหรับไฟล์นั้น

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ทำงานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊ก Excel
ทำงานร่วมกันบนงานนำเสนอ PowerPoint
ทำงานร่วมกันบนเอกสาร Word

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×