บทนำในการใช้แบบสอบถาม

ในบทความนี้

ภาพรวม

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งพร้อมกัน

ขอให้ชุดรูปแบบของคำถาม โดยใช้พารามิเตอร์

ทำการคำนวณโดยยึดตามข้อมูลของคุณ

ดูข้อมูลสรุป หรือรวม

สร้างตารางใหม่ โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เพิ่มข้อมูลลงในตาราง โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เปลี่ยนแปลงข้อมูลในตัวแบบอัตโนมัติ

ลบข้อมูลในตัวแบบอัตโนมัติ

ภาพโดยรวม

บทความนี้แสดงข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแบบสอบถาม และแสดงตัวอย่างของชนิดต่าง ๆ ของแบบสอบถาม

แบบสอบถามคือการขอผลลัพธ์ของข้อมูล การกระทำที่ทำกับข้อมูล หรือทั้งสองอย่าง คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อตอบคำถามง่ายๆ ดำเนินการคำนวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ หลายตาราง หรือแม้กระทั่งเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลตาราง แบบสอบถามที่คุณใช้เรียกข้อมูลจากตารางหรือดำเนินการคำนวณ จะเรียกว่าแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล ส่วนแบบสอบถามที่ใช้เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูล จะเรียกว่าแบบสอบถามแอคชัน

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้ ในฐานข้อมูลที่มีการออกแบบที่ดี ข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอโดยใช้ฟอร์มหรือรายงานนั้นมักจะอยู่ในตารางหลายตาราง เมื่อใช้แบบสอบถาม คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่ต้องการใช้ก่อนที่จะออกแบบฟอร์มหรือรายงานได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงาน โปรดดูการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม หรือค้นหาวิธีใช้

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

บางครั้ง คุณอาจต้องการตรวจทานข้อมูลทั้งหมดจากตาราง แต่บางครั้งคุณอาจต้องการตรวจทานเฉพาะข้อมูลจากบางเขตข้อมูลเท่านั้น หรือคุณอาจต้องการตรวจทานข้อมูลเฉพาะเมื่อมีบางเขตข้อมูลตรงตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ เมื่อต้องการตรวจทานข้อมูลบางอย่างในตาราง ให้คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานรายการผลิตภัณฑ์และราคา คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่จะส่งกลับข้อมูลผลิตภัณฑ์และราคาได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

1. เปิด Northwind ในฐานข้อมูลที่คุณไว้ก่อนหน้านี้ติดตั้ง โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Products

4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

5. ในตารางผลิตภัณฑ์ ให้คลิกสองครั้งที่ Product Name และ List Price เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยัง ตารางออกแบบ ของแบบสอบถาม

6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยราคา

ด้านบนของหน้า

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกัน

ตารางในฐานข้อมูลที่ดีวิธีตรรกะความสัมพันธ์กัน ความสัมพันธ์เหล่านี้ตามเขตข้อมูลที่มีตารางเหมือนกันอยู่ เมื่อคุณต้องการตรวจทานข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้อง คุณใช้แบบสอบถามที่เลือก

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อยู่ในบางเมือง ข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าจะถูกเก็บไว้ในตารางสองตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน แต่ละตารางจะมีเขตข้อมูล Customer ID ซึ่งเป็นพื้นฐานของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ระหว่างสองตาราง คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในบางเมือง ตัวอย่างเช่น ลาสเวกัส โดยทำตามกระบวนงานต่อไปนี้:

1. เปิด Northwind ในฐานข้อมูลที่คุณไว้ก่อนหน้านี้ติดตั้ง โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Customers และ Orders

4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

   ให้สังเกตเส้นซึ่งเรียกว่า การรวม ซึ่งจะเชื่อมเขตข้อมูล ID ในตาราง Customers กับเขตข้อมูล Customer ID ในตาราง Orders เส้นนี้จะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองตาราง

5. ในตาราง Customers ให้คลิกสองครั้งที่ Company และ City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบแบบสอบถาม

6. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในคอลัมน์เมือง ล้างกล่องกาเครื่องหมายใน แสดง แถวส่วน

7. ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง พิมพ์ลาสเวกัส

   ล้างกล่องกาเครื่องหมายแสดง ป้องกันไม่ให้แสดงเมืองในผลลัพธ์ของคิวรี และพิมพ์ลาสเวกัสออกในแถวเกณฑ์ ระบุว่า คุณต้องการดูระเบียนที่มีค่าของเขตข้อมูลเมืองเป็นลาสเวกัสออก ในกรณีนี้ คิวรีส่งกลับเฉพาะลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสทั้งบริษัท L และ บริษัท AA

   โปรดทราบว่าคุณไม่ต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อที่จะใช้เขตข้อมูลนั้นกับเงื่อนไข

8. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID และ Order Date เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบแบบสอบถาม

9. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายการใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในลาสเวกัส

10. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

11. ในกล่องชื่อแบบสอบถาม พิมพ์ใบสั่งซื้อตามเมืองแล้ว คลิ กตกลง

ด้านบนของหน้า

ขอให้ชุดรูปแบบของคำถาม โดยใช้พารามิเตอร์

บางครั้งคุณอาจต้องการเรียกแบบสอบถามที่แตกต่างจากแบบสอบถามที่มีอยู่เพียงเล็กน้อย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงแบบสอบถามเดิมเพื่อใช้เงื่อนไขใหม่ของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการเรียกรูปแบบต่างๆ ของแบบสอบถามบ่อยครั้ง คุณสามารถพิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกแบบสอบถามพารามิเตอร์ แบบสอบถามจะแสดงพร้อมท์ให้คุณป้อนค่าเขตข้อมูล จากนั้นใช้ค่าเหล่านั้นที่คุณให้เพื่อสร้างเงื่อนไขสำหรับแบบสอบถามของคุณ

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้คุณสร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสออก คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีเพื่อพร้อมท์ให้คุณระบุเมืองทุกครั้งที่ คุณเรียกใช้คิวรี โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. เปิด Northwind ในฐานข้อมูลที่คุณก่อนหน้านี้ติดตั้ง โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

2. กด F11 เพื่อแสดงบานหน้าต่างนำทาง

   หมายเหตุ: ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น ถ้าบานหน้าต่างการนำทางปรากฏอยู่แล้ว

3. ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกขวาที่แบบสอบถามชื่อ Orders by City (ซึ่งคุณสร้างขึ้นในส่วนก่อนหน้านี้) จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

4. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง ลบลาสเวกัสแล้ว พิมพ์[สำหรับ city? ใด]

   สตริงที่[การประ city?]จะพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมระบุว่า คุณต้องการให้คิวรีเพื่อขอสำหรับการป้อนค่า และข้อความ (ในกรณีนี้สำหรับ เมืองใดได้อย่างไร) คำถามที่แสดงพร้อมท์พารามิเตอร์ได้

   หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์

5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง ของคอลัมน์ City เพื่อให้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามแสดงเมือง

6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   แบบสอบถามจะแสดงพร้อมท์ให้คุณป้อนค่า City

7. พิมพ์นิวยอร์กนั้นแล้ว กด ENTER

   แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

   แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ทราบว่าจะป้อนค่าใด เมื่อต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่นยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์:

8. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

9. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง พิมพ์Like [สำหรับ city? ใด] & " * "

   พารามิเตอร์นี้ใน พร้อมท์ คำเหมือนสำคัญ เครื่องหมายและ (&), และเครื่องหมายดอกจัน (*) ในเครื่องหมายอัญประกาศอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์ชุดอักขระ การรวมอักขระตัวแทน เพื่อส่งกลับผลลัพธ์ที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์*คิวรีส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้ชนิดLคิวรีส่งกลับเมืองทั้งหมดที่เริ่มต้น ด้วยตัวอักษร "L และชนิดของผู้ใช้* s *คิวรีส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ประกอบด้วยตัวอักษร"s"

10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ที่พร้อมท์ของคิวรี พิมพ์ใหม่นั้นแล้ว กด ENTER

11. แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

ดำเนินการคำนวณจากข้อมูลของคุณ

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะไม่ใช้ตารางเพื่อเก็บค่าที่คำนวณได้ซึ่งมาจากข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ตาราง Order Details ใน Northwind 2007 จะไม่เก็บผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ เนื่องจากผลรวมย่อยสำหรับผลิตภัณฑ์ใดๆ จะคำนวณโดยใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในเขตข้อมูล Quantity, Unit Price และ Discount ของตาราง Order Details

ในบางกรณี ค่าที่คำนวณได้อาจล้าสมัย เนื่องจากค่าที่ใช้ในการคำนวณนั้นมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการเก็บข้อมูลอายุของบุคคลไว้ในตาราง เนื่องจากคุณจะต้องปรับปรุงค่าทุกปี แต่คุณควรเก็บข้อมูลวันเกิดของบุคคล และใช้นิพจน์ในแบบสอบถามเพื่อคำนวณอายุแทน

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อสร้างแบบสอบถามที่คำนวณผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์โดยอ้างอิงข้อมูลจากตาราง Order Details

1. เปิด Northwind ในฐานข้อมูลที่คุณไว้ก่อนหน้านี้ติดตั้ง โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details

4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

5. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังคอลัมน์แรกของตารางออกแบบแบบสอบถาม

6. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด

7. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

   ผลรวมย่อย: ([ปริมาณ] * [ราคาต่อหน่วย]) - ([ปริมาณ] * [Price]*[Discount]) ต่อหน่วย

   คลิก ตกลง

   นี่คือเขตข้อมูลจากการคำนวณ เขตข้อมูลจากการคำนวณคูณปริมาณของแต่ละรายการ ผลิตภัณฑ์ ด้วยราคาต่อหน่วยสำหรับผลิตภัณฑ์ ปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์คูณ ด้วยราคาต่อหน่วยและส่วนลดสำหรับผลิตภัณฑ์นั้น นั้นแล้ว ลบด้วยส่วนลดจากราคาต่อหน่วยยอดรวม

8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมผลรวมย่อยต่อใบสั่งซื้อ

9. กด CTRL + S เพื่อบันทึกคิวรี จากนั้น ตั้งชื่อคิวรีผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์

ด้านบนของหน้า

ดูข้อมูลสรุปหรือข้อมูลการรวม

เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกทรานแซคชันหรือเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณสามารถตรวจทานข้อมูลนั้นในการรวม เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย

Access ช่วยให้คุณสามารถตรวจทานข้อมูลรวมอย่างง่ายในแผ่นข้อมูล ใด ๆ โดยการเพิ่มแถวผลรวม แถวผลรวมอยู่ในแถวที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลที่สามารถแสดงผลรวมหรือค่าอื่น ๆ รวม

คุณสามารถเพิ่มแถวผลรวมลงในคิวรีผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ที่คุณสร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. เรียกแบบสอบถาม Product Subtotals และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ใน มุมมองแผ่นข้อมูล

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

   แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคำว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก

3. คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม

   สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

4. คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่สามารถใช้ได้

   เนื่องจากคอลัมน์นี้มีข้อมูลชนิดข้อความ จึงมีเพียงสองตัวเลือก: ไม่มี และ จำนวน

5. เลือก จำนวน

   เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจำนวนของค่าในคอลัมน์

6. คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง)

   สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

7. คลิกลูกศร จากนั้นคลิก ผลรวม

   เขตข้อมูลจะแสดงผลรวมของค่าในคอลัมน์

8. เปิดแบบสอบถามทิ้งไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามสร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อสำหรับชิคาโกไปยังคู่ค้าทางธุรกิจในชิคาโกที่ใช้ Access เพื่อเตรียมรายงาน แทนที่จะส่งข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดของคุณ คุณต้องการจำกัดข้อมูลที่คุณส่งให้เป็นเฉพาะข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโกเท่านั้น

คุณสามารถสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลซึ่งมีข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อสร้างตารางใหม่โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. เปิด Northwind ในฐานข้อมูลที่คุณไว้ก่อนหน้านี้ติดตั้ง โดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้

2. เมื่อต้องการเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง คุณอาจต้องเปิดใช้เนื้อหาของฐานข้อมูลโดยใช้แถบข้อความ ซึ่งจะปรากฏอยู่ด้านล่างของ Ribbon ถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่น่าเชื่อถือเมื่อคุณเปิดใช้

   แสดงวิธีการเปิดใช้งานฐานข้อมูล

   • บนแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา

   ถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือ แถบข้อความจะไม่ปรากฏและคุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานเนื้อหา

3. ปิดฟอร์มของกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบ

4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details และ Orders

6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

7. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Customer ID และ Ship City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมไปยังตารางออกแบบ

8. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID, Product ID, Quantity, Unit Price และ Discount เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบ

9. ในคอลัมน์เมืองที่จัดส่ง ของตารางออกแบบ ล้างกล่องในแถวแสดง ในแถวเกณฑ์ พิมพ์'ชิคาโก' (รวมเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

   ตรวจสอบผลลัพธ์ของแบบสอบถามก่อนที่คุณจะใช้ในการสร้างตาราง

10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

11. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

12. ในกล่องชื่อแบบสอบถาม พิมพ์คิวรีใบสั่งซื้อจากชิคาโก้แล้ว คลิ กตกลง

13. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ ออกแบบมุมมอง

14. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง

    กล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง จะปรากฏขึ้น

15. ในกล่องโต้ตอบสร้างตาราง ในกล่องชื่อตาราง พิมพ์ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้แล้ว คลิ กตกลง

16. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

17. ในกล่องโต้ตอบยืนยัน ให้คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

    ตารางใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางจะปรากฏในบานหน้าต่างการนำทาง

    หมายเหตุ: ถ้ามีตารางที่ใช้ชื่อที่คุณระบุนี้อยู่แล้ว ตารางนั้นจะถูกลบก่อนที่แบบสอบถามจะทำงาน

18. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เนื่องจากมีตาราง Chicago Orders อยู่แล้ว กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น

19. คลิก ไม่ เพื่อยกเลิกการกระทำ และยกเลิกกล่องโต้ตอบนั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลไปยังตารางโดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเรียกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือหลายตาราง และเพิ่มข้อมูลนั้นไปยังตารางอื่น

สมมติว่าคุณสร้างตารางเพื่อใช้ร่วมกับพันธมิตรทางธุรกิจในชิคาโก แต่คุณพบว่าพันธมิตรนั้นทำงานกับลูกค้าในพื้นที่มิลวอกี้ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลของพื้นที่มิลวอกี้ ไปยังตารางก่อนที่คุณจะใช้ตารางร่วมกับพันธมิตร

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพื้นที่มิลวอกี้ลงในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ที่คุณสร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. เปิดคิวรีชื่อ "คิวรีใบสั่งซื้อจากชิคาโก้" ในมุมมอง ออกแบบ

2. บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มชนิดของคิวรี คลิกผนวก กล่องโต้ตอบแบบใช้ผนวกข้อมูล เปิดขึ้น

3. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิกลูกศรในกล่อง ชื่อตาราง จากนั้นเลือก Chicago Orders จากรายการแบบหล่นลง

4. คลิก ตกลง

   กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปิดลง ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะหายไป และแถว ผนวกไปยัง จะปรากฏขึ้น

5. ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมืองที่จัดส่ง ลบ 'ชิคาโก' และจากนั้น พิมพ์'มิลวอกี้'

6. ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคอลัมน์

   ในตัวอย่างนี้ ค่าของแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าของแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จำเป็นสำหรับการทำงานของแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณ และ คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขเพื่อระบุว่าแถวใดควรได้รับการปรับปรุง แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานข้อมูลที่ปรับปรุงก่อนที่จะดำเนินการปรับปรุง

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้รวมแถวลงในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ เขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์แสดงรหัสผลิตภัณฑ์เป็นตัวเลข เมื่อต้องการทำให้ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นสำหรับรายงาน คุณอาจต้องการแทน Id ผลิตภัณฑ์ ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการแทน Id ผลิตภัณฑ์ คุณต้องก่อนเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลคีย์ผลิตภัณฑ์ของตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้จากตัวเลขเป็นข้อความ เพื่อให้เขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์สามารถยอมรับชื่อผลิตภัณฑ์

คุณสามารถปรับปรุงค่าในตาราง Chicago Orders โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. เปิดตาราง Chicago Orders ในมุมมองออกแบบ

2. ในแถว Product ID ให้เปลี่ยนชนิดข้อมูลจาก ตัวเลข เป็น ข้อความ

3. บันทึกและปิดตาราง Chicago Orders

4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders และ Products

6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ปรับปรุง

   ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ปรับปรุงเป็น จะปรากฏขึ้น

8. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังตารางออกแบบ

9. ในตารางออกแบบ ในแถวอัปเดตเป็น ของคอลัมน์ID ผลิตภัณฑ์ พิมพ์ หรือวาง ต่อไปนี้:

   [ผลิตภัณฑ์] [ชื่อผลิตภัณฑ์]

   เคล็ดลับ: คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อลบค่าของเขตข้อมูลโดยใช้สตริงว่างเปล่า ("") หรือ NULL ในแถว ปรับปรุงเป็น

10. ในแถว เงื่อนไข ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    [หมายเลขผลิตภัณฑ์] เช่น ([ผลิตภัณฑ์] [ ID])

    คำสำคัญเช่นจำเป็นเนื่องจากเขตข้อมูลที่คุณกำลังเปรียบเทียบประกอบด้วยชนิดข้อมูลแตกต่างกัน (ID ผลิตภัณฑ์คือ ข้อมูลข้อความ ID เป็นข้อมูลตัวเลข)

11. คุณสามารถตรวจทานว่าค่าใดจะมีการเปลี่ยนแปลงโดยแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลได้ โดยดูแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล

    บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

    แบบสอบถามจะส่งกลับรายการของ Product ID ที่จะมีการปรับปรุง

12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เมื่อคุณเปิดตาราง Chicago Orders คุณจะพบว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูล Product ID ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตาราง Products

ด้านบนของหน้า

ลบข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขเพื่อระบุว่าแถวใดควรถูกลบ แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานแถวที่จะลบก่อนที่จะดำเนินการลบ

สมมติว่า คุณกำลังเตรียมเพื่อส่งการเชื่อมโยงตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ (อัปเดตในตัวอย่างก่อนหน้านี้) ไปยังธุรกิจของคุณจากชิคาโก้ และสังเกตว่า บางอย่างของแถวประกอบด้วยจำนวนเขตข้อมูลว่าง คุณต้องการเอาแถวเหล่านี้ที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลว่างเปล่าก่อนที่คุณส่งตาราง คุณไม่สามารถเปิดตารางเฉพาะ และลบแถวด้วยตนเอง แต่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์เมื่อต้องการใช้ถ้ามีมากกว่าสองสามแถวที่คุณต้องการลบ และคุณมีควรถูกลบแถวเกณฑ์ล้างลบคิวรี

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อลบแถวในตาราง Chicago Orders ซึ่งไม่มีค่าสำหรับ Order ID โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders

3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ลบ

   ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ลบ จะปรากฏขึ้น

5. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID เพื่อเพิ่มไปยังตารางออกแบบ

6. ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์ ID ใบสั่งซื้อ พิมพ์เป็น Null

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า