บทนำในการใช้แบบสอบถาม

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณต้องการตรวจทาน เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูล คุณสามารถใช้แบบสอบถาม

เมื่อใช้แบบสอบถาม คุณจะสามารถตอบคำถามที่เจาะจงเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ ซึ่งอาจหาคำตอบได้ยากถ้าดูข้อมูลในตารางโดยตรง คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อกรองข้อมูลของคุณ ดำเนินการคำนวณกับข้อมูล และสรุปข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อกำหนดงานด้านการจัดการข้อมูลหลายอย่าง ให้ทำงานโดยอัตโนมัติ และเพื่อตรวจทานการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลก่อนที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

การใช้แบบสอบถามทำให้งานของฐานข้อมูลหลายอย่างง่ายขึ้น

ในบทความนี้

ภาพรวม

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งพร้อมกัน

ขอให้ชุดรูปแบบของคำถาม โดยใช้พารามิเตอร์ด้วยคิวรี

ทำการคำนวณโดยยึดตามข้อมูลของคุณ

ดูข้อมูลสรุป หรือรวม

สร้างตารางใหม่ โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เพิ่มข้อมูลลงในตาราง โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เปลี่ยนแปลงข้อมูลในตัวแบบอัตโนมัติ

ลบข้อมูลในตัวแบบอัตโนมัติ

ภาพโดยรวม

แบบสอบถามคือการขอผลลัพธ์ของข้อมูล การกระทำที่ทำกับข้อมูล หรือทั้งสองอย่าง คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อตอบคำถามง่ายๆ ดำเนินการคำนวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ หลายตาราง หรือแม้กระทั่งเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลตาราง แบบสอบถามที่คุณใช้เรียกข้อมูลจากตารางหรือดำเนินการคำนวณ จะเรียกว่าแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล ส่วนแบบสอบถามที่ใช้เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูล จะเรียกว่าแบบสอบถามแอคชัน

บทความนี้จะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแบบสอบถาม และแสดงตัวอย่างของแบบสอบถามชนิดต่างๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแต่ละชนิด โปรดค้นหาวิธีใช้ หรือคลิกการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้ ในฐานข้อมูลที่มีการออกแบบที่ดี ข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอโดยใช้ฟอร์มหรือรายงานนั้นมักจะอยู่ในตารางหลายตาราง เมื่อใช้แบบสอบถาม คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่ต้องการใช้ก่อนที่จะออกแบบฟอร์มหรือรายงานได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงาน โปรดดูการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม หรือค้นหาวิธีใช้

หมายเหตุ: ตัวอย่างในบทความนี้ใช้ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้แม่แบบฐานข้อมูล Northwind 2007

แสดงวิธีการตั้งค่า Northwind 2007

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก สร้าง

  2. ในบานหน้าต่างงานด้านซ้าย ใต้ ประเภทแม่แบบ ให้คลิก แม่แบบบนเครื่อง

  3. ใต้ แม่แบบบนเครื่อง คลิก Northwind 2007 จากนั้นคลิก สร้าง

  4. ทำตามคำแนะนำบนหน้า Northwind Traders (บนแท็บวัตถุ Startup Screen) เพื่อเปิดฐานข้อมูล จากนั้นปิดหน้าต่างของกล่องโต้ตอบ เข้าสู่ระบบ

ด้านบนของหน้า

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

บางครั้งคุณอาจ ต้องการตรวจทานข้อมูลทั้งหมดจากตาราง แต่บางครั้งคุณอาจต้องการตรวจทานเฉพาะข้อมูลจากบางเขตข้อมูล หรืออาจต้องการตรวจทานข้อมูลเฉพาะเมื่อบางเขตข้อมูลเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ เมื่อต้องการตรวจทานข้อมูลโดยใช้เงื่อนไข ให้ใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานรายการของผลิตภัณฑ์ พร้อมด้วยราคาของผลิตภัณฑ์เหล่านั้น คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับข้อมูล ผลิตภัณฑ์และราคาโดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิด Northwind 2007

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Products

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  5. ในตารางผลิตภัณฑ์ ให้คลิกสองครั้งที่ Product Name และ List Price เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยัง ตารางออกแบบ ของแบบสอบถาม

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยราคา

ด้านบนของหน้า

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกัน

ตารางในฐานข้อมูลที่ดีวิธีตรรกะความสัมพันธ์กัน ความสัมพันธ์เหล่านี้ตามเขตข้อมูลที่มีตารางเหมือนกันอยู่ เมื่อคุณต้องการตรวจทานข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้อง คุณใช้แบบสอบถามที่เลือก

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อยู่ในบางเมือง ข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าจะถูกเก็บไว้ในตารางสองตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน แต่ละตารางจะมีเขตข้อมูล Customer ID ซึ่งเป็นพื้นฐานของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ระหว่างสองตาราง คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในบางเมือง ตัวอย่างเช่น ลาสเวกัส โดยทำตามกระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิด Northwind 2007

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Customers และ Orders

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

    โปรดสังเกตเส้นซึ่งเรียกว่า การรวม ซึ่งเชื่อมต่อเขตข้อมูล ID ในตาราง Customers ไปยังเขตข้อมูล Customer ID ในตาราง Orders เส้นนี้จะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองตาราง

  5. ในตาราง Customers ให้คลิกสองครั้งที่ Company และ City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบแบบสอบถาม

  6. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในคอลัมน์ City ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว Show

  7. ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง พิมพ์ลาสเวกัส(รวมเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

    การล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง จะทำให้แบบสอบถามไม่แสดงเมืองในผลลัพธ์ และการพิมพ์ 'Las Vegas' ในแถว เงื่อนไข เป็นการระบุว่าคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ค่าของเขตข้อมูล City เป็น Las Vegas ในกรณีนี้ แบบสอบถามจะส่งกลับเฉพาะข้อมูลลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสเท่านั้น   ได้แก่บริษัท L และบริษัท AA

    โปรดทราบว่าคุณไม่ต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อที่จะใช้เขตข้อมูลนั้นกับเงื่อนไข

  8. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID และ Order Date เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  9. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายการใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในลาสเวกัส

  10. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

  11. ในกล่องชื่อแบบสอบถาม พิมพ์ใบสั่งซื้อตามเมืองแล้ว คลิ กตกลง

ด้านบนของหน้า

ถามคำถามที่มีรูปแบบต่างๆ โดยใช้พารามิเตอร์กับแบบสอบถาม

บางครั้งคุณอาจต้องการเรียกแบบสอบถามที่แตกต่างจากแบบสอบถามที่มีอยู่เพียงเล็กน้อย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงแบบสอบถามเดิมเพื่อใช้เงื่อนไขใหม่ของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการเรียกรูปแบบต่างๆ ของแบบสอบถามบ่อยครั้ง คุณสามารถพิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกแบบสอบถามพารามิเตอร์ แบบสอบถามจะแสดงพร้อมท์ให้คุณป้อนค่าเขตข้อมูล จากนั้นใช้ค่าเหล่านั้นที่คุณให้เพื่อสร้างเงื่อนไขสำหรับแบบสอบถามของคุณ

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้คุณสร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสออก คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีเพื่อพร้อมท์ให้คุณระบุเมืองทุกครั้งที่ คุณเรียกใช้คิวรี โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิด Northwind 2007

  2. คลิก แถบปรับขนาด เพื่อแสดงบานหน้าต่างการนำทาง

    หมายเหตุ: ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น ถ้าบานหน้าต่างการนำทางปรากฏอยู่แล้ว

  3. ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกขวาที่แบบสอบถามชื่อ Orders by City (ซึ่งคุณสร้างขึ้นในส่วนก่อนหน้านี้) จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  4. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง ลบลาสเวกัสแล้ว พิมพ์[สำหรับประ city?]

    สตริง [สำหรับเมืองใด] เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมแสดงว่าคุณต้องการให้แบบสอบถามแสดงพร้อมท์ให้ป้อนพารามิเตอร์ และข้อความ (ในกรณีนี้คือ สำหรับเมืองใด) คือคำถามที่พร้อมท์จะแสดง

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง ของคอลัมน์ City เพื่อให้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามแสดงเมือง

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะแสดงพร้อมท์ให้คุณป้อนค่า City

  7. พิมพ์นิวยอร์กนั้นแล้ว กด ENTER

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

    แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ทราบว่าจะป้อนค่าใด เมื่อต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่นยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์:

  8. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  9. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมือง พิมพ์Like [สำหรับ city? ใด] & " * "

    ในพร้อมท์พารามิเตอร์ คำสำคัญ Like เครื่องหมายและ (&) และเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศจะอนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์อักขระผสม ซึ่งรวมถึงอักขระตัวแทน เพื่อส่งกลับผลลัพธ์แบบต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์ * แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้พิมพ์ L แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยอักษร "L" และถ้าผู้ใช้พิมพ์ *s* แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่มีอักษร "s"

  10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ที่พร้อมท์ของคิวรี พิมพ์ใหม่นั้นแล้ว กด ENTER

  11. แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลให้กับพารามิเตอร์ใดก็ได้ แต่สิ่งสำคัญคือการตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะพบข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่เป็นประโยชน์ถ้าป้อนข้อมูลผิดชนิด เช่น ป้อนข้อความเมื่อต้องการสกุลเงิน

หมายเหตุ: ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การป้อนข้อมูลจะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เมื่อเปิดแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์

  2. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์ของแบบสอบถาม ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เงื่อนไข ของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์

ด้านบนของหน้า

ดำเนินการคำนวณจากข้อมูลของคุณ

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะไม่ใช้ตารางเพื่อเก็บค่าที่คำนวณได้ซึ่งมาจากข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ตาราง Order Details ใน Northwind 2007 จะไม่เก็บผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ เนื่องจากผลรวมย่อยสำหรับผลิตภัณฑ์ใดๆ จะคำนวณโดยใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในเขตข้อมูล Quantity, Unit Price และ Discount ของตาราง Order Details

ในบางกรณี ค่าที่คำนวณได้อาจล้าสมัย เนื่องจากค่าที่ใช้ในการคำนวณนั้นมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการเก็บข้อมูลอายุของบุคคลไว้ในตาราง เนื่องจากคุณจะต้องปรับปรุงค่าทุกปี แต่คุณควรเก็บข้อมูลวันเกิดของบุคคล และใช้นิพจน์ในแบบสอบถามเพื่อคำนวณอายุแทน

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อสร้างแบบสอบถามที่คำนวณผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์โดยอ้างอิงข้อมูลจากตาราง Order Details

  1. เปิด Northwind 2007

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  5. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังคอลัมน์แรกของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  6. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด

  7. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    ผลรวมย่อย: ([ปริมาณ] * [ราคาต่อหน่วย]) - ([ปริมาณ] * [Price]*[Discount]) ต่อหน่วย

    คลิก ตกลง

    นี่คือเขตข้อมูลจากการคำนวณ เขตข้อมูลจากการคำนวณจะคูณจำนวนของแต่ละผลิตภัณฑ์กับราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์ และส่วนลดของผลิตภัณฑ์นั้น จากนั้นลบส่วนลดรวมออกจากราคาต่อหน่วยรวม

  8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมผลรวมย่อยต่อใบสั่งซื้อ

  9. กดแป้น CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม จากนั้นตั้งชื่อแบบสอบถาม Product Subtotals

ด้านบนของหน้า

ดูข้อมูลสรุปหรือข้อมูลการรวม

เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกทรานแซคชันหรือเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณสามารถตรวจทานข้อมูลนั้นในการรวม เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย

Microsoft Office Access 2007 มีคุณลักษณะใหม่ แถวผลรวม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถตรวจทานข้อมูลรวมอย่างง่ายในแผ่นข้อมูล ใด ๆ เพิ่มแถวผลรวมในคิวรีผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ที่คุณสร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เรียกแบบสอบถาม Product Subtotals และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

    แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคำว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก

  3. คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม

    สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

  4. คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่สามารถใช้ได้

    เนื่องจากคอลัมน์นี้มีข้อมูลชนิดข้อความ จึงมีเพียงสองตัวเลือก: ไม่มี และ จำนวน

  5. เลือก จำนวน

    เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจำนวนของค่าในคอลัมน์

  6. คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง)

    สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

  7. คลิกลูกศร จากนั้นคลิก ผลรวม

    เขตข้อมูลจะแสดงผลรวมของค่าในคอลัมน์

  8. เปิดแบบสอบถามทิ้งไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างแบบสอบถามผลรวมสำหรับข้อมูลสรุปที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

แถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลมีประโยชน์อย่างมาก แต่สำหรับคำถามที่มีความซับซ้อน คุณสามารถใช้แบบสอบถามผลรวม แบบสอบถามผลรวมเป็นแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มและสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ ในแบบสอบถามผลรวม คุณสามารถใช้ผลรวม ฟังก์ชันการรวม เพื่อดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อปรับเปลี่ยนแบบสอบถาม Product Subtotals เพื่อให้แบบสอบถามสรุปผลรวมย่อยตามผลิตภัณฑ์

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

    แบบสอบถาม Product Subtotals จะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

    แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบแบบสอบถาม

    หมายเหตุ: แม้ว่าจะมีชื่อคล้ายกัน แต่แถว ผลรวม ในตารางออกแบบและแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลนั้นไม่เหมือนกัน คือ

    • คุณสามารถจัดกลุ่มตามค่าของเขตข้อมูล โดยใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ

    • คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ของแผ่นข้อมูลไปยังผลลัพธ์ของแบบสอบถามผลรวม

    • เมื่อคุณใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ คุณต้องเลือกฟังก์ชันการรวมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการดำเนินการคำนวณบนเขตข้อมูล คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลนั้นได้

  3. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ในแถว ผลรวม ให้เลือก ผลรวม จากรายการแบบหล่นลง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยผลรวมย่อย

  5. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม ให้เปิดแบบสอบถามทิ้งไว้

สร้างแบบสอบถามแบบตารางเพื่อเพิ่มระดับของการจัดกลุ่ม

ขณะนี้ สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ แต่ต้องการรวมตามเดือนด้วย เพื่อให้แต่ละแถวแสดงผลรวมย่อยสำหรับผลิตภัณฑ์ และแต่ละคอลัมน์แสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน เมื่อต้องการแสดงผลรวมย่อยสำหรับผลิตภัณฑ์ และเพื่อแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน ให้ใช้ คิวรีแบบตาราง

คุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบสอบถาม Product Subtotals อีกครั้งเพื่อให้แบบสอบถามส่งกลับแถวของผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์และคอลัมน์ของผลรวมย่อยรายเดือน

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  2. ในกลุ่ม ตั้งค่าแบบสอบถาม ให้คลิก แสดงตาราง

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ใบสั่งซื้อ แล้วคลิก ปิด

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดแบบสอบถาม ให้คลิก แบบตาราง

    ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะถูกซ่อนไว้ และแถว ตาราง จะปรากฏ

  5. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด กล่อง ย่อ/ขยาย จะปรากฏขึ้น

  6. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    เดือน: "เดือน" & DatePart ("m", [วันสั่งซื้อ])

  7. คลิก ตกลง

  8. ในแถว ตาราง ให้เลือกค่าต่อไปนี้จากรายการแบบหล่นลง: หัวข้อของแถว สำหรับคอลัมน์แรก ค่า สำหรับคอลัมน์ที่สอง และ หัวข้อของคอลัมน์ สำหรับคอลัมน์ที่สาม

  9. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมตามเดือน

  10. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามสร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลสำหรับใบสั่งซื้อสำหรับชิคาโกไปยังบริษัทคู่ค้าทางธุรกิจในชิคาโกที่ใช้ Access เพื่อเตรียมรายงาน แต่แทนที่จะส่งข้อมูลใบสั่งซื้อทั้งหมด คุณต้องการจำกัดข้อมูลที่ส่งให้เป็นเฉพาะข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโกเท่านั้น

คุณสามารถสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลซึ่งมีข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อสร้างตารางใหม่โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิด Northwind 2007

  2. เมื่อต้องการเรียกแบบสอบถามสร้างตาราง คุณอาจต้องเปิดใช้เนื้อหาของฐานข้อมูลโดยใช้แถบข้อความ ซึ่งปรากฏอยู่ด้านล่างของริบบิ้น (ส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent) ถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่น่าเชื่อถือเมื่อคุณเปิด

    แสดงวิธีการเปิดใช้งานฐานข้อมูล

    1. บนแถบข้อความ ให้คลิก ตัวเลือก

      กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกความปลอดภัยของ Microsoft Office จะปรากฏขึ้น

    2. คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือ แถบข้อความจะไม่ปรากฏและคุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานเนื้อหา

  3. ปิดฟอร์มของกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบ

  4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details และ Orders

  6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  7. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Customer ID และ Ship City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมไปยังตารางออกแบบ

  8. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID, Product ID, Quantity, Unit Price และ Discount เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบ

  9. ในคอลัมน์เมืองที่จัดส่ง ของตารางออกแบบ ล้างกล่องในแถวแสดง ในแถวเกณฑ์ พิมพ์'ชิคาโก' (รวมเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

    ตรวจสอบผลลัพธ์ของแบบสอบถามก่อนที่คุณจะใช้ในการสร้างตาราง

  10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

  11. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

  12. ในกล่องชื่อแบบสอบถาม พิมพ์คิวรีใบสั่งซื้อจากชิคาโก้แล้ว คลิ กตกลง

  13. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ ออกแบบมุมมอง

  14. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง

    กล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง จะปรากฏขึ้น

  15. ในกล่องโต้ตอบสร้างตาราง ในกล่องชื่อตาราง พิมพ์ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้แล้ว คลิ กตกลง

  16. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

  17. ในกล่องโต้ตอบยืนยัน ให้คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

    ตารางใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางจะปรากฏในบานหน้าต่างการนำทาง

    หมายเหตุ: ถ้ามีตารางที่ใช้ชื่อที่คุณระบุนี้อยู่แล้ว ตารางนั้นจะถูกลบก่อนที่แบบสอบถามจะทำงาน

  18. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เนื่องจากมีตาราง Chicago Orders อยู่แล้ว กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น

  19. คลิก ไม่ เพื่อยกเลิกการกระทำ และยกเลิกกล่องโต้ตอบนั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลไปยังตารางโดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเรียกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือหลายตาราง และเพิ่มข้อมูลนั้นไปยังตารางอื่น

สมมติว่าคุณสร้างตารางเพื่อใช้ร่วมกับพันธมิตรทางธุรกิจในชิคาโก แต่คุณพบว่าพันธมิตรนั้นทำงานกับลูกค้าในพื้นที่มิลวอกี้ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลของพื้นที่มิลวอกี้ ไปยังตารางก่อนที่คุณจะใช้ตารางร่วมกับพันธมิตร

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพื้นที่มิลวอกี้ลงในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ที่คุณสร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิดคิวรีชื่อ "คิวรีใบสั่งซื้อจากชิคาโก้" ในมุมมอง ออกแบบ

  2. บนแท็บออกแบบ ในกลุ่มชนิดของคิวรี คลิกผนวก กล่องโต้ตอบแบบใช้ผนวกข้อมูล เปิดขึ้น

  3. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิกลูกศรในกล่อง ชื่อตาราง จากนั้นเลือก Chicago Orders จากรายการแบบหล่นลง

  4. คลิก ตกลง

    กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปิดลง ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะหายไป และแถว ผนวกไปยัง จะปรากฏขึ้น

  5. ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์เมืองที่จัดส่ง ลบ 'ชิคาโก' และจากนั้น พิมพ์'มิลวอกี้'

  6. ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคอลัมน์

    ในตัวอย่างนี้ ค่าของแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าของแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จำเป็นสำหรับการทำงานของแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณ และ คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขเพื่อระบุว่าแถวใดควรได้รับการปรับปรุง แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานข้อมูลที่ปรับปรุงก่อนที่จะดำเนินการปรับปรุง

สิ่งสำคัญ: แบบสอบถามแอคชันนั้นไม่สามารถยกเลิกการทำงานได้ คุณควรพิจารณาสำรองข้อมูลของตารางที่จะปรับปรุงโดยใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้รวมแถวลงในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ในตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ เขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์แสดงรหัสผลิตภัณฑ์เป็นตัวเลข เมื่อต้องการทำให้ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นสำหรับรายงาน คุณอาจต้องการแทน Id ผลิตภัณฑ์ ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการแทน Id ผลิตภัณฑ์ คุณต้องก่อนเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลคีย์ผลิตภัณฑ์ของตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้จากตัวเลขเป็นข้อความ เพื่อให้เขตข้อมูล ID ผลิตภัณฑ์สามารถยอมรับชื่อผลิตภัณฑ์

คุณสามารถปรับปรุงค่าในตาราง Chicago Orders โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิดตาราง Chicago Orders ในมุมมองออกแบบ

  2. ในแถว Product ID ให้เปลี่ยนชนิดข้อมูลจาก ตัวเลข เป็น ข้อความ

  3. บันทึกและปิดตาราง Chicago Orders

  4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders และ Products

  6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ปรับปรุง

    ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ปรับปรุงเป็น จะปรากฏขึ้น

  8. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังตารางออกแบบ

  9. ในตารางออกแบบในแถว ปรับปรุงเป็น ของคอลัมน์ Product ID ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    [ผลิตภัณฑ์] [ชื่อผลิตภัณฑ์]

    เคล็ดลับ: คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อลบค่าของเขตข้อมูลโดยใช้สตริงว่างเปล่า ("") หรือ NULL ในแถว ปรับปรุงเป็น

  10. ในแถว เงื่อนไข ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    [หมายเลขผลิตภัณฑ์] เช่น ([ผลิตภัณฑ์] [ ID])

    คำสำคัญ Like นั้นจำเป็น เนื่องจากเขตข้อมูลที่คุณเปรียบเทียบมีชนิดข้อมูลแตกต่างกัน (Product ID เป็นข้อมูลแบบข้อความ ส่วน ID นั้นเป็นข้อมูลตัวเลข)

  11. คุณสามารถตรวจทานว่าค่าใดจะมีการเปลี่ยนแปลงโดยแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลได้ โดยดูแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล

    บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

    แบบสอบถามจะส่งกลับรายการของ Product ID ที่จะมีการปรับปรุง

  12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เมื่อคุณเปิดตาราง Chicago Orders คุณจะพบว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูล Product ID ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตาราง Products

ด้านบนของหน้า

ลบข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขเพื่อระบุว่าแถวใดควรถูกลบ แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานแถวที่จะลบก่อนที่จะดำเนินการลบ

สมมติว่า คุณกำลังเตรียมเพื่อส่งการเชื่อมโยงตารางใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ (อัปเดตในตัวอย่างก่อนหน้านี้) ไปยังธุรกิจของคุณจากชิคาโก้ และสังเกตว่า บางอย่างของแถวประกอบด้วยจำนวนเขตข้อมูลว่าง คุณต้องการเอาแถวเหล่านี้ที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลว่างเปล่าก่อนที่คุณส่งตาราง คุณไม่สามารถเปิดตารางเฉพาะ และลบแถวด้วยตนเอง แต่คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์เมื่อต้องการใช้ถ้ามีมากกว่าสองสามแถวที่คุณต้องการลบ และคุณมีควรถูกลบแถวเกณฑ์ล้างลบคิวรี

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อลบแถวในตาราง Chicago Orders ซึ่งไม่มีค่าสำหรับ Order ID โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders

  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ลบ

    ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ลบ จะปรากฏขึ้น

  5. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID เพื่อเพิ่มไปยังตารางออกแบบ

  6. ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ ของคอลัมน์ ID ใบสั่งซื้อ พิมพ์เป็น Null

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×