บทนำสู่ Metadata ที่มีการจัดการ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

Metadata เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล ตัวอย่าง ชื่อเรื่องของสมุดรายชื่อและผู้เขียนคือ metadata Metadata ได้หลายชนิดของข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้ง วัน หรือตัวเลขข้อมูลแค็ตตาล็อก เมื่อคุณใช้ผลิตภัณฑ์SharePoint คุณสามารถจัดการ metadata จากส่วนกลาง คุณสามารถจัดระเบียบ metadata ในลักษณะที่เหมาะสมในธุรกิจของคุณ และใช้ metadata เพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้อง

บทความนี้จะอธิบายถึงคำศัพท์บางคำที่สำคัญของ Metadata ที่มีการจัดการ และแสดงวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือใน SharePoint เพื่อจัดการ Metadata อย่างคร่าวๆ

คำศัพท์ที่สำคัญ

ส่วนนี้จะมีคำนิยามของคำศัพท์ที่สำคัญบางคำ คำและแนวความคิดเหล่านี้มักจะพบในบทความเกี่ยวกับ Metadata ที่มีการจัดการ

Taxonomy คือระบบการจัดหมวดหมู่อย่างเป็นทางการ Taxonomy จะจัดกลุ่มคำ ป้ายชื่อ และคำจำกัดความของบางสิ่ง แล้วจัดเรียงกลุ่มเหล่านั้นเป็นลำดับชั้น

มีการสร้าง Taxonomy ให้กับข้อมูลเกือบทุกชนิด ตั้งแต่ระบบชีววิทยาไปจนถึงโครงสร้างองค์กร ตัวอย่างเช่น นักชีววิทยาได้จัดกลุ่มสิ่งมีชีวิตออกเป็นหมวดหมู่หลักๆ สี่หมวดด้วยกัน ได้แก่ สัตว์ พืช เชื้อรา และจุลินทรีย์ กลุ่มหลักๆ เหล่านี้แต่ละกลุ่มจะแบ่งเป็นกลุ่มย่อยอีกจำนวนมาก ซึ่งจะเรียกทั้งระบบนี้รวมกันว่า Taxonomy

องค์กรสามารถสร้าง Taxonomy ได้หลากหลายวิธี โดยสามารถสร้าง Taxonomy ผังบัญชีเพื่อจัดการระบบบัญชี แผนผังองค์กรและการจัดหมวดหมู่งานเพื่อจัดการพนักงาน แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ Taxonomy เหล่านี้ทั้งหมดเป็นลำดับชั้นโครงสร้างของข้อมูล ซึ่งเป็นระบบการจัดหมวดหมู่อย่างเป็นทางการที่จะช่วยให้บุคคลสามารถจัดการข้อมูลได้

Folksonomy เป็นระบบการจัดหมวดหมู่อย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งจะค่อยๆ พัฒนาเมื่อผู้ใช้เว็บไซต์ได้ทำงานกับคำ ป้ายชื่อ และคำศัพท์ต่างๆ ในไซต์ร่วมกัน แต่เดิมนั้น Folksonomy พัฒนามาจากโปรแกรมประยุกต์ที่ได้รับความนิยม เช่น การสร้างบุ๊กมาร์ก

ถ้าคุณเคยเห็นแท็ก Cloud บนเว็บไซต์ นั่นหมายถึงคุณได้เห็นการใช้ Folksonomy แล้ว รูปต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นแท็ก Cloud บนไซต์ SharePoint

แท็ก Cloud

แนวทางการปรับใช้ Folksonomy กับ Metadata นั้นมีประโยชน์ เพราะเป็นการสร้างหนทางในการแบ่งปันความรู้และความเชี่ยวชาญของผู้ใช้ไซต์ เมื่อใช้ Folksonomy การจัดหมวดหมู่เนื้อหาสามารถพัฒนาไปพร้อมกับความต้องการทางธุรกิจและความสนใจของผู้ใช้ที่เปลี่ยนแปลงไปได้

ชุดคำ คือกลุ่มของคำต่างๆ ที่สัมพันธ์กัน

ชุดคำสามารถมีขอบเขตที่แตกต่างกันได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณสร้างชุดคำ

  • ชุดคำภายในเครื่อง    ถูกสร้างขึ้นภายในบริบทของไซต์คอลเลกชันและเฉพาะผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนั้นที่สามารถใช้และมองเห็นชุดคำนี้ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างชุดคำของคอลัมน์ Metadata ในรายการหรือไลบรารี ชุดคำจะอยู่ภายในเครื่อง และจะพร้อมใช้งานเฉพาะในไซต์คอลเลกชันที่มีรายการหรือไลบรารีเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ไลบรารีสื่ออาจมีคอลัมน์ Metadata ที่แสดงชนิดของสื่อ (ไดอะแกรม รูปถ่าย ภาพหน้าจอ วิดีโอ เป็นต้น) รายการของคำที่ได้รับอนุญาตจะสัมพันธ์เฉพาะกับไลบรารีนี้เท่านั้น และสามารถใช้งานได้ในไลบรารี

  • ชุดคำส่วนกลาง    จะพร้อมให้ใช้งานได้ในไซต์ต่างๆ ทั้งหมดที่สมัครเป็นสมาชิกของโปรแกรมประยุกต์ Managed Metadata Service ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจสร้างชุดคำที่แสดงชื่อของหน่วยธุรกิจในองค์กร เช่น ทรัพยากรบุคคล การตลาด เทคโนโลยีสารสนเทศ และอื่นๆ

นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดค่าชุดคำตามปิด หรือเปิด ในชุดคำปิด ผู้ใช้ไม่สามารถเพิ่มคำใหม่เว้นแต่จะมีสิทธิ์ที่เหมาะสม ผู้ใช้สามารถเพิ่มคำใหม่ในคอลัมน์ที่มีแมปไปยังชุดคำในชุดคำเปิดแอ

คำที่ใช้เป็นคำหรือวลีที่คุณเชื่อมโยงกับข้อมูลบนไซต์ SharePoint รายการเดียวในชุดคำได้ คำที่มี ID ไม่ซ้ำกัน และมีป้ายชื่อข้อความจำนวนมาก (คำเหมือน) ถ้าคุณทำงานบนไซต์หลายภาษา คำสามารถมีป้ายชื่อในภาษาอื่น

คำมีสองชนิด ได้แก่

  • คำที่มีการจัดการ    คำที่มีการจัดการคือคำที่ได้รับการกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว ผู้ดูแลที่เก็บคำจะจัดระเบียบคำที่มีการจัดการเป็นชุดคำแบบลำดับชั้น

  • คำสำคัญขององค์กร    คำสำคัญขององค์กรคำหรือวลีที่เพิ่มผู้ใช้ไปยังรายการบนไซต์ SharePoint ได้ คอลเลกชันของคำสำคัญขององค์กรจะเรียกว่าคำสำคัญของการตั้งค่า โดยทั่วไปแล้ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มคำหรือวลีใด ๆ กับรายการคำสำคัญ นั่นหมายความว่า คุณสามารถใช้คำสำคัญขององค์กรสำหรับการแท็ก folksonomy สไตล์ บางครั้ง ผู้ดูแลที่เก็บคำย้ายคำสำคัญขององค์กรลงในชุดคำที่มีการจัดการที่เฉพาะเจาะจง เมื่อพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของชุดคำที่มีการจัดการ คำสำคัญพร้อมใช้งานในบริบทของชุดคำนั้น

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างและจัดการคำ ให้ดู การสร้างและจัดการคำในชุดคำ

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint กลุ่มคือคำที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ในแง่มุมของ Metadata ที่มีการจัดการ กลุ่มคือชุดของชุดคำหลายชุดซึ่งใช้ข้อกำหนดความปลอดภัยทั่วไปร่วมกัน เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับการกำหนดให้เป็นผู้ให้การสนับสนุนของกลุ่มเท่านั้นที่จะสามารถจัดการชุดคำที่เป็นของกลุ่ม หรือสร้างชุดคำใหม่ภายในกลุ่มนั้นได้ องค์กรควรสร้างกลุ่มสำหรับชุดคำที่มีการเข้าถึงเฉพาะหรือมีการรักษาความปลอดภัย

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างกลุ่มสำหรับชุดคำ ให้ดู การตั้งค่ากลุ่มใหม่สำหรับชุดคำ

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำคือเครื่องมือที่บุคคลที่จัดการ Taxonomy ใช้ในการสร้างหรือจัดการชุดคำและคำภายในชุดคำ เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำจะแสดงชุดคำส่วนกลางและชุดคำภายในที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันที่คุณเข้าถึงเครื่องมือจัดการที่เก็บคำ

คอลัมน์ Metadata ที่มีจัดการเป็นชนิดพิเศษของคอลัมน์ซึ่งคุณสามารถเพิ่มลงในไลบรารีหรือรายการ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้ไซต์สามารถเลือกเงื่อนไขจากชุดคำที่เฉพาะเจาะจง คอลัมน์ Metadata ที่มีจัดการสามารถแมปไปยังมีชุดคำที่มีอยู่ หรือคุณสามารถสร้างชุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคอลัมน์คำท้องถิ่น

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการทำงานกับคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ให้ดู การสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

คอลัมน์คำสำคัญขององค์กรคือคอลัมน์ที่คุณสามารถเพิ่มลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้สามารถติดแท็กรายการด้วยคำหรือวลีที่เลือกได้ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว คอลัมน์คำสำคัญขององค์กรจะเป็นคอลัมน์แบบหลายค่า เมื่อผู้ใช้พิมพ์คำหรือวลีลงในคอลัมน์ SharePoint จะแสดงคำแนะนำที่มีการพิมพ์ไว้ล่วงหน้า คำแนะนำที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าอาจมีรายการจากชุดคำที่มีการจัดการและชุดคำของคำสำคัญก็ได้ ผู้ใช้สามารถเลือกค่าที่มีอยู่ หรือป้อนค่าใหม่ได้

แท็กทางสังคมคือคำหรือวลีที่ผู้ใช้ไซต์สามารถนำไปใช้กับเนื้อหาในไซต์เพื่อช่วยจัดประเภทข้อมูลในรูปแบบที่มีความหมายสำหรับผู้ใช้ การแท็กทางสังคมมีประโยชน์เนื่องจากทำให้ผู้ใช้ไซต์ต่างๆ สามารถค้นพบข้อมูลบนไซต์นั้นได้ดีขึ้น ผู้ใช้สามารถเพิ่มแท็กทางสังคมลงในข้อมูลบนไซต์ SharePoint และลงใน URL ภายนอกไซต์ SharePoint ได้

แท็กทางสังคมจะมีตัวชี้ไปยังชนิดข้อมูลสามชนิด ได้แก่

  • ข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้

  • URL ของรายการ

  • คำ

เมื่อคุณเพิ่มแท็กทางสังคมลงในรายการ คุณสามารถระบุได้ว่าคุณต้องการทำให้ข้อมูลเฉพาะตัวของคุณและ URL ของรายการเป็นแบบส่วนตัวหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ส่วนของคำในแท็กทางสังคมมักจะเป็นแบบสาธารณะ เนื่องจากถูกเก็บไว้ในที่เก็บคำ

เมื่อคุณสร้างแท็กทางสังคม คุณสามารถเลือกได้จากชุดคำที่มีอยู่หรือใส่คำใหม่ได้ ถ้าคุณเลือกคำที่มีอยู่ แท็กทางสังคมของคุณจะมีตัวชี้ไปยังคำๆ นั้น

และในกรณีที่คุณป้อนคำใหม่ SharePoint จะสร้างคำสำคัญใหม่สำหรับคำนั้นให้ในชุดคำของคำสำคัญ แท็กทางสังคมแท็กใหม่จะชี้ไปยังคำนี้ ในลักษณะนี้ แท็กทางสังคมจะสนับสนุนการแท็กแบบ Folksonomy นอกจากนี้ เมื่อผู้ใช้ปรับปรุงคำสำคัญขององค์กรหรือคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ SharePoint สามารถสร้างแท็กทางสังคมได้โดยอัตโนมัติ จากนั้นคำเหล่านี้จะแสดงเป็นแท็กในตัวดึงข้อมูลข่าวสาร, แท็ก Cloud หรือโปรไฟล์ ไซต์ของฉัน

เจ้าของรายการหรือไลบรารีสามารถเปิดหรือปิดใช้งานการประกาศ Metadataได้โดยการปรับปรุง การตั้งค่า Metadata และ คำสำคัญขององค์กร สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้นๆ

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการเพิ่มคอลัมน์คำสำคัญพิเศษ ให้ดู การเพิ่มคอลัมน์คำสำคัญขององค์กรลงในรายการหรือไลบรารี

โดยทั่วไปแล้ว การแท็กจะหมายถึงการปรับใช้ Metadata กับรายการใดรายการหนึ่ง โดยไม่คำนึงว่าแท็กนั้นจะเป็น Metadata ที่มีการจัดการหรือเป็นแท็กทางสังคมก็ตาม

สถานการณ์สมมติ Metadata: จาก Taxonomy เป็น Folksonomy

การจัดการ Metadata ของ SharePoint จะสนับสนุนแนวทางที่หลากหลายของ Metadata ตั้งแต่ Taxonomy ไปจนถึง Folksonomy ที่ผลักดันโดยผู้ใช้ คุณสามารถปรับใช้ Taxonomy แบบเป็นทางการผ่านทางคำหรือชุดคำที่มีการจัดการได้ คุณยังสามารถใช้คำสำคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคมได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ไซต์สามารถแท็กเนื้อหาด้วยคำสำคัญที่พวกเขาเลือกได้

นอกจากนี้ ผลิตภัณฑ์ SharePoint ยังมีความยืดหยุ่นอย่างมาก คุณสามารถเลือกจำนวนโครงสร้างและตัวควบคุมที่จะใช้กับ Metadata และเลือกขอบเขตของตัวควบคุมและโครงสร้างได้ด้วย ตัวอย่างเช่น

  • คุณสามารถปรับใช้ตัวควบคุมได้ทั้งไซต์จากส่วนกลาง หรือจะทำให้ใช้งานภายในเฉพาะบางไซต์ก็ได้

  • คุณสามารถกำหนดค่าชุดคำให้เป็นแบบปิดหรือเปิดเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมได้

  • คุณสามารถเลือกที่จะใช้คำสำคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคมร่วมกับคำที่มีการจัดการหรือไม่ก็ได้

ผลิตภัณฑ์ SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถผสมผสานประโยชน์ที่ได้จาก Taxonomy แบบเป็นทางการที่ได้รับการจัดการ และประโยชน์จากการแท็กทางสังคมตามวิธีที่กำหนดเองได้

ไดอะแกรมต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นว่าข้อกำหนดที่แตกต่างกันจะใช้ระดับขอบเขตและตัวควบคุมที่ต่างกันอย่างไร

การกำหนดค่าแบบยืดหยุ่นสำหรับ Metadata ที่มีการจัดการ

ประโยชน์ของ Metadata ที่มีการจัดการ

การนำ Metadata ที่มีการจัดการไปใช้ในไซต์ต่างๆ ขององค์กรมีข้อดีหลายอย่าง ดังนี้

ฟีเจอร์ที่มีการจัดการ metadata ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ช่วยให้คุณสามารถควบคุมวิธีการที่ผู้ใช้เพิ่ม metadata เนื้อหา ตัวอย่างเช่น โดยใช้คำตั้งค่า และจัดการคำ คุณสามารถควบคุมคำที่ผู้ใช้สามารถเพิ่มลงในเนื้อหา และคุณสามารถควบคุมว่าใครสามารถเพิ่มคำใหม่ คุณยังสามารถจำกัดคำสำคัญขององค์กรลงในรายการที่เฉพาะเจาะจงได้ โดยการกำหนดค่าชุดเป็นปิดคำสำคัญ

เมื่อคำๆ เดียวกันถูกใช้อย่างสอดคล้องระหว่างไซต์ต่างๆ แล้วก็เป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างกระบวนการหรือโซลูชันที่มีประสิทธิภาพโดยอาศัย Metadata นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ใช้ไซต์ที่จะนำ Metadata ไปใช้กับเนื้อหาของตนได้อย่างสอดคล้องกันอีกด้วย

เมื่อเนื้อหาข้ามไซต์ในองค์กรมี metadata ที่สอดคล้องกัน ได้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูล โดยใช้การค้นหา ฟีเจอร์การค้นหาเช่นบานหน้าต่างการปรับปรุง ซึ่งแสดงทางด้านซ้ายของหน้าผลลัพธ์การค้นหา เปิดใช้งานผู้ใช้สามารถกรองผลลัพธ์การค้นหาโดยยึดตาม metadata

แผงการปรับปรุงจะแสดง Metadata ที่ใช้กรองผลลัพธ์การค้นหาได้

นำทาง Metadata ช่วยให้ผู้ใช้เพื่อสร้างมุมมองของข้อมูลแบบไดนามิก โดยยึดตามเขตข้อมูล metadata ที่เฉพาะเจาะจง จากนั้น ผู้ใช้สามารถหาไลบรารี โดยใช้โฟลเดอร์ หรือใช้ metadata pivots และปรับปรุงผลลัพธ์ โดยใช้ตัวกรองหลักเพิ่มเติม เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่านี้ ดูตั้งค่าการนำทาง metadata สำหรับรายการหรือไลบรารี

ตัวควบคุมการนำทาง Metadata

Metadata ที่มีการจัดการง่ายสำหรับผู้ดูแลระบบ Store คำสามารถบำรุงรักษา และปรับเปลี่ยน metadata ของ business ค่อย ๆ พัฒนาตามความต้องการ คุณสามารถปรับปรุงอย่างง่ายดายชุดคำ และ คำใหม่ หรือปรับปรุงโดยอัตโนมัติพร้อมใช้งานเมื่อคุณเชื่อมโยงคอลัมน์ Metadata ที่มีจัดการกับชุดคำนั้น อย่าง ถ้าคุณผสานเงื่อนไขหลายเงื่อนไขหนึ่ง เนื้อหาที่ถูกแท็ก ด้วยคำเหล่านี้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณสามารถระบุหลายคำเหมือน (หรือป้ายชื่อ) สำหรับแต่ละเงื่อนไข ถ้าไซต์ของคุณมีหลายภาษา คุณสามารถระบุป้ายชื่อหลายภาษาสำหรับแต่ละเงื่อนไข

การจัดการ Metadata

การจัดการ Metadata จำเป็นต้องผ่านการคิดและวางแผนอย่างรอบคอบ ให้คำนึงถึงชนิดข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในการจัดการเนื้อหาของรายการและไลบรารี และคำนึงถึงวิธีที่ข้อมูลนั้นจะถูกใช้ภายในองค์กร คุณสามารถสร้างชุดคำของคำ Metadata สำหรับข้อมูลที่ต่างกันได้เป็นจำนวนมาก

ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีชนิดเนื้อหาเดี่ยวสำหรับเอกสาร แต่ละเอกสารสามารถมี metadata ที่ระบุจำนวนมากข้อเท็จจริงเกี่ยวข้องเกี่ยวกับ เช่นตัวอย่างเหล่านี้:

  • เอกสารวัตถุประสงค์ - คือข้อเสนอการขายได้อย่างไร ข้อกำหนดแอวิศวกรรมได้อย่างไร ขั้นตอนทรัพยากรบุคคลได้อย่างไร

  • ผู้สร้างเอกสาร และชื่อของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง

  • วันที่สร้าง วันที่อนุมัติ วันที่มีการปรับเปลี่ยนครั้งล่าสุด

  • แผนกที่รับผิดชอบสำหรับเกี่ยวกับงบประมาณของเอกสาร

  • ผู้ชม

ต่อไปนี้คือกิจกรรมสำคัญบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ metadata:

  • การวางแผนและการกำหนดค่า

  • การจัดการคำ ชุดคำ และกลุ่ม

  • การระบุคุณสมบัติของ Metadata

องค์กรของคุณอาจต้องการวางแผนอย่างรอบคอบก่อนที่จะเริ่มใช้ Metadata ที่มีการจัดการ จำนวนการวางแผนที่คุณต้องดำเนินการจะขึ้นอยู่กับลักษณะที่เป็นทางการของ Taxonomy ของคุณ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับจำนวนตัวควบคุมที่คุณต้องการกำหนดให้กับ Metadata อีกด้วย

ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ช่วยพัฒนา Taxonomy ของคุณ คุณอาจให้ผู้ใช้เพิ่มคำสำคัญให้รายการต่างๆ ได้ แล้วจึงจัดระเบียบคำสำคัญเหล่านี้ให้เป็นชุดคำตามความเหมาะสม

ถ้าองค์กรของคุณต้องการใช้ ชุดคำที่มีการจัดการสามารถใช้อย่างเป็นทางการจำแนกประเภท จาก นั้นเป็นสิ่งสำคัญที่เกี่ยวข้องกับผู้เกี่ยวข้องหลักในการวางแผนและการพัฒนา หลังจากผู้เกี่ยวข้องหลักในองค์กรยินยอมเมื่อชุดคำที่จำเป็นต้องมี คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำเพื่อนำเข้า หรือสร้างชุดคำของคุณ นอกจากนี้คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการชุดคำเมื่อผู้ใช้เริ่มการทำงานกับ metadata ถ้าแอปพลิเคชันบนเว็บของคุณถูกกำหนดค่าอย่างถูกต้อง และคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณสามารถไปยังเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้

  1. คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  2. คลิกจัดการเก็บคำ ภายใต้การดูแลไซต์

    กล่องโต้ตอบเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำจะมีทรีตัวควบคุมซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำงานส่วนใหญ่ได้ บทบาทผู้ใช้ของคุณสำหรับเครื่องมือนี้จะเป็นตัวกำหนดงานที่คุณสามารถทำได้ เมื่อต้องการทำงานในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบฟาร์มหรือผู้ดูแลที่เก็บคำ หรือคุณอาจเป็นผู้จัดการกลุ่มที่ถูกกำหนดไว้หรือผู้สนับสนุนของชุดคำก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างและจัดการกลุ่มและชุดคำ

เมื่อต้องการจัดการรายการในลำดับชั้น ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ชี้ไปที่ชื่อของโปรแกรมประยุกต์ Managed Metadata Service, กลุ่ม, ชุดคำ หรือคำที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ

  2. เลือกการกระทำที่คุณต้องการจากเมนู

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคำหรือผู้จัดการกลุ่ม คุณสามารถสร้าง นำเข้า หรือลบชุดคำภายในกลุ่มได้ ผู้สนับสนุนชุดคำสามารถสร้างชุดคำชุดใหม่ได้

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำจะมีเมนูที่เหมาะสมตามระดับชั้นสำหรับลำดับชั้นแต่ละระดับ

ในแต่ละระดับของลำดับชั้น คุณสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติที่เฉพาะเจาะจงสำหรับกลุ่ม ชุดคำ หรือคำ โดยใช้บานหน้าต่างคุณสมบัติในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังกำหนดค่าชุดคำ คุณสามารถระบุข้อมูลเช่นชื่อ คำอธิบาย เจ้าของ ติดต่อ และผู้เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างที่มีอยู่บนแท็บทั่วไป คุณสามารถระบุว่า คุณต้องการให้ชุดคำเพื่อจะเปิด หรือปิดการส่งใหม่จากผู้ใช้ หรือ คุณสามารถเลือกแท็บการใช้ และระบุว่า ชุดคำที่ควรจะพร้อมใช้งานสำหรับการนำทางแท็กหรือไซต์

คุณสมบัติที่เก็บคำจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าต่างๆ เช่น การแท็ก ได้

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×