บทนำสู่ไลบรารี

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ไลบรารีคือตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม ปรับปรุง และจัดการแฟ้มร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณได้ ไลบรารีแต่ละไลบรารีจะแสดงรายการของแฟ้มและข้อมูลสำคัญของแฟ้มเหล่านั้น ซึ่งช่วยให้สมาชิกสามารถใช้แฟ้มในการทำงานร่วมกันได้ คุณสามารถเลือกใช้ไลบรารีและแม่แบบไลบรารีพร้อมใช้ที่ที่มีอยู่จำนวนมาก ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการจัดระเบียบแฟ้มของคุณ หลังจากที่คุณสร้างไลบรารีแล้ว คุณสามารถกำหนดไลบรารีเองได้ในหลายวิธี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถควบคุมวิธีการดู จัดการ และสร้างเอกสารได้ นอกจากนี้ คุณสามารถติดตามรุ่น จำนวนรุ่น และชนิดรุ่น รวมทั้งสามารถสร้างมุมมอง ฟอร์ม และเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อทำให้โครงการและกระบวนการทางธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นได้อีกด้วย

ในบทความนี้

ภาพรวมของไลบรารี

ไลบรารีคืออะไร

ฉันทีมทั่วไปใช้ไลบรารีได้อย่างไร

ชนิดของไลบรารี

วิธีการทำงานกับไลบรารี

การจัดระเบียบไลบรารีบนไซต์

จัดเก็บเอกสารในหนึ่งไลบรารี

จัดเก็บเอกสารในหลายไลบรารี

การจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี

การเพิ่มคอลัมน์

การกำหนดมุมมอง

การสร้างโฟลเดอร์

ใช้คอลัมน์ มุมมอง และโฟลเดอร์

ขั้นตอนถัดไป

ภาพรวมของไลบรารี

การใช้ไลบรารี SharePoint เป็นตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่ทุกคนในทีมสามารถดูและใช้งานได้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้นอย่างมาก เนื่องจากทีมของคุณจะไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารจากตำแหน่งที่ตั้งหลายแห่ง เช่น จากคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ดิสก์บนเครือข่าย และโฟลเดอร์อีเมล

ด้านบนของหน้า

ไลบรารีคืออะไร

ไลบรารีทั่วไป ไลบรารี SharePoint เป็นตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง เก็บ อัปเด และทำงานร่วมกันกับไฟล์กับสมาชิกในทีม แต่ละชนิดของไลบรารีเช่นหน้าเอกสาร รูปภาพ ฟอร์ม และ wiki ซึ่งแสดงรายการของไฟล์และข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับไฟล์ต่าง ๆ เช่นผู้ที่มีบุคคลล่าสุดในการปรับเปลี่ยนไฟล์ คุณสามารถเลือกจากไลบรารี โดยขึ้นอยู่กับชนิดของไฟล์ที่คุณต้องการเก็บและวิธีที่คุณวางแผนที่จะใช้ได้หลายชนิด เมื่อคุณทำกับไลบรารี คุณสามารถเก็บถาวรไฟล์ ลบไลบรารีไม่ได้ใช้ และประหยัดเนื้อที่ดิสก์ server

คุณสามารถกำหนดไลบรารีเองได้หลายวิธี คุณสามารถควบคุมวิธีการดู การติดตาม การจัดการ และการสร้างเอกสารได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามรุ่น จำนวนรุ่น และชนิดรุ่น รวมทั้งสามารถจำกัดสิทธิ์ในการดูเอกสารก่อนที่เอกสารจะได้รับการอนุมัติได้อีกด้วย เมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ในการทำงานร่วมกันบนเอกสารในไลบรารีได้ คุณสามารถระบุนโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อจัดการการใช้งานและการหมดอายุของเอกสารภายในไลบรารีเพื่อลดจำนวนข้อมูลให้น้อยลงได้

ด้านบนของหน้า

ทีมทั่วๆ ไปใช้ไลบรารีอย่างไร

ทีมการตลาดของ Contoso จำเป็นต้องทำงานร่วมกันในโครงการและเอกสารของกลุ่ม สมาชิกในทีมต้องการตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันกับเอกสาร ติดตามเหตุการณ์ในปฏิทินและการประชุม จัดการโครงการ และติดตามงานของทีมได้ ทีมนี้ยังมีคู่สัญญาซึ่งอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งระยะไกล ดังนั้นพวกเขาจึงได้รับประโยชน์เพิ่มเติมในส่วนนี้จากการใช้งาน SharePoint 2010 ด้วย

ขั้นแรกสำหรับทีมก็คือ การกำหนดให้สมาชิกคนหนึ่งเป็นเจ้าของไซต์ และเป็นผู้ควบคุมสำหรับการจัดการไซต์ เจ้าของไซต์รับหน้าที่เป็นผู้ดูแลไซต์ซึ่งจะมีสิทธิ์แบบ ควบคุมทั้งหมด สำหรับไลบรารี และตรวจสอบให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมมีสิทธิ์ในระดับ สนับสนุน สำหรับไลบรารีเอกสารที่ใช้งานร่วมกันบนไซต์ของทีม ขั้นต่อไป เจ้าของไซต์ได้เปลี่ยนชื่อไลบรารีนั้นเป็น "เอกสารการตลาด" แล้วเพิ่มคำอธิบายโดยละเอียดเพื่อให้ผู้ใช้ทั้งหมด โดยเฉพาะผู้ที่เริ่มใช้ครั้งแรกทราบถึงจุดประสงค์ของไลบรารี และเนื้อหาที่จะดูหรือเพิ่มลงในไลบรารีได้อย่างชัดเจน ทีมได้ตกลงใช้ไลบรารีนี้สำหรับการจัดการข่าวประกาศ แฟ้มงบประมาณ สัญญา ข้อเสนอ และเอกสารอื่นๆ ที่สำคัญของทีม

งานอย่างแรกงานหนึ่งของเจ้าของไซต์ก็คือ การค้นหาตำแหน่งและอัปโหลดเอกสารสำคัญต่างๆ ไว้ในไลบรารี เพื่อให้ทีมให้ความสำคัญต่อการใช้ไลบรารีเป็นตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง หลังจากนั้นเจ้าของไซต์ก็ตัดสินใจที่จะตั้งค่าให้ไลบรารีจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ เพื่อไม่ให้มีการเขียนทับการเปลี่ยนแปลงในเอกสารโดยไม่ตั้งใจ และตั้งค่าการติดตามรุ่นเอกสาร เพื่อให้ทีมมีประวัติการเปลี่ยนแปลงของแฟ้มต่างๆ และสามารถคืนค่าเอกสารเป็นรุ่นก่อนหน้าได้เมื่อจำเป็น เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของบริษัท เจ้าของไซต์ยังเพิ่มแม่แบบมาตรฐานสำหรับรายงานการตลาด สัญญาซื้อขาย แผนแคมเปญ และแผ่นงานงบประมาณลงในไลบรารีอีกด้วย ในแม่แบบแต่ละชุดจะมีโลโก้บริษัทและพันธกิจขององค์กร เมื่อสมาชิกสร้างแฟ้มใหม่จากไลบรารีเอกสาร พวกเขาจะสามารถเลือกแม่แบบที่ต้องการใช้ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อสมาชิกในทีมได้เพิ่มแฟ้มและทำงานร่วมกันบนเอกสารแล้ว สมาชิกก็จะจัดระเบียบไลบรารีโดยการเพิ่มคอลัมน์และสร้างมุมมองที่แสดงเนื้อหาในรูปแบบต่างๆ ที่เหมาะสมกับงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่น เจ้าของไซต์ได้เพิ่มคอลัมน์ "ชื่อโครงการ" เพื่อให้สมาชิกสามารถกรองข้อมูลหรือจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์นี้ได้

สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ก็เพิ่มมุมมองสาธารณะที่จัดกลุ่มตามไตรมาส และกรองสัญญาที่จะหมดอายุภายในหกเดือน สมาชิกแต่ละคนยังสร้างมุมมองส่วนบุคคลเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูล และทำงานของเขาให้เสร็จอย่างรวดเร็วอีกด้วย

หลังจากได้ข้อสรุปจากการประชุมพนักงานแล้ว ทีมได้ตัดสินใจที่จะตั้งค่าการแจ้งเตือนในระดับไลบรารีเพื่อรายงานการปรับปรุงต่างๆ สัปดาห์ละหนึ่งครั้ง สมาชิกแต่ละคนจะสามารถกำหนดวิธีการตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือตัวดึงข้อมูล RSS เพิ่มเติมสำหรับแฟ้มใดแฟ้มหนึ่งได้ตามความจำเป็น ทีมยังยอมรับที่จะใช้ "วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด" ในการทำงานร่วมกันแนวใหม่นี้ด้วย เมื่อสมาชิกต้องการแจกจ่ายเอกสารในไลบรารี สมาชิกจะไม่แนบเอกสารไปกับข้อความอีเมล แต่จะส่งการเชื่อมโยงในอีเมลไปแทน การแทรกการเชื่อมโยงเอกสารลงในข้อความอีเมลนั้นสามารถทำได้อย่างง่ายดายจาก Ribbon ของไลบรารี ซึ่งการแทรกการเชื่อมโยงนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานจะเข้าถึงเอกสารรุ่นล่าสุดเสมอ และเป็นการช่วยลดการใช้เนื้อที่บนเครือข่ายภายในโดยไม่จำเป็นอีกด้วย

ในบางครั้ง สมาชิกและผู้ใช้อื่นๆ อาจถูกบล็อกไม่ให้เข้าถึงเนื้อหาเนื่องจากไม่มีสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสม เอกสารบางเอกสารจะได้รับการป้องกันไว้เนื่องจากมีเนื้อหาสำคัญ เช่น สัญญา หรือข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณ แต่เนื่องจากได้เปิดใช้งานความสามารถในการร้องขอสิทธิ์การเข้าถึงจากเจ้าของไซต์ไว้ สมาชิกจึงสามารถร้องขอสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างสะดวกจากเพจ และเจ้าของไซต์ก็สามารถให้สิทธิ์กับเอกสารได้ตามความเหมาะสม

สมาชิกทั้งหมดของทีมการตลาดโดยเฉพาะผู้ที่เป็นคู่สัญญามักจะชื่นชอบความสามารถในการนำเนื้อหาเอกสารไปใช้แบบออฟไลน์ ซึ่งทำให้เขาสามารถทำงานจากที่บ้านหรือจากสถานที่ที่ห่างไกล แล้วจึงทำข้อมูลการเปลี่ยนแปลงให้ตรงกันเมื่อออนไลน์อีกครั้งได้อย่างราบรื่น การดำเนินการทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยใช้ Microsoft Office SharePoint Workspace 2010

ความรับผิดชอบหลักของทีมการตลาดนี้ก็คือ การเสนอแคมเปญการตลาดเพื่อผลักดันยอดขายและรายได้ เมื่อสมาชิกในทีมดำเนินการพัฒนาแผนแคมเปญใหม่ พวกเขาจะติดตามรุ่นรองของแฟ้ม ถ้าพวกเขาทำสิ่งใดผิดพลาดในรุ่นหนึ่ง พวกเขาก็สามารถคืนค่าแฟ้มกลับไปเป็นรุ่นก่อนหน้าได้ เมื่อทำแผนแคมเปญเสร็จแล้ว พวกเขาก็สามารถสร้างรุ่นหลักและทำการประกาศแฟ้มรุ่นหลักนั้นเพื่อขอรับการอนุมัติจากแผนกกฎหมายและผู้จัดการได้ เมื่อแฟ้มได้รับการอนุมัติแล้ว พนักงานคนอื่นๆ ในบริษัทก็จะสามารถดูแฟ้มนั้นได้ เจ้าของไซต์จะศึกษาข้อมูลจากเอกสารออนไลน์ การฝึกอบรม และบล็อก แล้วคิดวิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ กำหนดความสัมพันธ์กับไลบรารี และเริ่มกระบวนการรวบรวมคำติชม รวบรวมลายเซ็น และประกาศเอกสารขั้นสุดท้ายในแบบอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องใช้โค้ด

หลังจากได้ใช้งานเป็นเวลาสามเดือน ไซต์และไลบรารีการตลาดได้กลายเป็นส่วนสำคัญของทีมการตลาดซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและภาพลักษณ์ภายในองค์กรได้อย่างมาก ทีมการตลาดรู้สึกว่าพวกเขาจะไม่สามารถทำงานได้เลยถ้าไม่มีไลบรารีการตลาด และพวกเขายังกระตือรือล้นในการหาวิธีการใหม่ๆ ในการใช้ SharePoint 2010 เพื่อทำงานร่วมกันอีกด้วย

ด้านบนของหน้า

ชนิดของไลบรารี

เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ จะมีการสร้างไลบรารีบางไลบรารีให้กับคุณ เช่น ไลบรารีเอกสารที่ใช้ร่วมกันในไซต์ของทีม คุณสามารถกำหนดไลบรารีเหล่านี้เองตามจุดประสงค์ของคุณ หรือคุณจะสร้างไลบรารีใหม่เพิ่มเติมก็ได้ ไลบรารีแต่ละชนิดนั้นมีจุดประสงค์เฉพาะ และบางไลบรารีก็มีชุดลักษณะการทำงานและคุณลักษณะที่แตกต่างกันออกไป

ไลบรารีเอกสาร     สำหรับไฟล์หลายๆ ชนิด (รวมทั้งเอกสารและสเปรดชีต) ให้ใช้ไลบรารีเอกสาร คุณสามารถเก็บไฟล์ชนิดอื่นๆ ในไลบรารีเอกสารได้ อย่างไรก็ตามไฟล์บางชนิดจะถูกบล็อกด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย เมื่อคุณทำงานกับโปรแกรมที่ไม่ถูกบล็อก คุณจะสามารถสร้างไฟล์เหล่านั้นได้จากไลบรารี ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดของคุณอาจมีไลบรารีเอกสารเป็นของตัวเองสำหรับเอกสารประกอบการวางแผน ข่าวประกาศ และสิ่งพิมพ์ต่างๆ เป็นต้น

ไลบรารีรูปภาพ    เมื่อต้องการแชร์คอลเลกชันของรูปภาพดิจิทัลหรือกราฟิก ให้ใช้ไลบรารีรูปภาพ ถึงแม้ว่าคุณจะสามารถเก็บรูปภาพไว้ในไลบรารี SharePoint ชนิดอื่นได้ก็ตาม แต่ไลบรารีรูปภาพมีข้อดีหลายอย่าง ตัวอย่างเช่น จากไลบรารีรูปภาพ คุณสามารถดูรูปภาพในการนำเสนอสไลด์ ดาวน์โหลดรูปภาพลงในคอมพิวเตอร์ และแก้ไขรูปภาพด้วยโปรแกรมกราฟิกที่เข้ากันได้ เช่น Microsoft Paint ถ้าคุณต้องการเก็บรูปภาพของงานเปิดตัวสินค้าหรือเหตุการณ์ต่างๆ ของทีม ให้พิจารณาใช้การสร้างไลบรารีรูปภาพ คุณยังสามารถลิงก์ไปยังรูปภาพในไลบรารีของคุณจากที่ใดก็ได้บนไซต์ของคุณ เช่น จาก Wiki และบล็อกได้อีกด้วย

ไลบรารีฟอร์ม    ถ้าคุณต้องการจัดการกลุ่มของแบบฟอร์มทางธุรกิจที่ใช้ XML ให้ใช้ไลบรารีฟอร์ม ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการใช้ไลบรารีฟอร์มสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย การตั้งค่าไลบรารีฟอร์มจำเป็นต้องมีตัวแก้ไข XML หรือโปรแกรมออกแบบฟอร์ม XML เช่น Microsoft InfoPath ฟอร์มที่ให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลเป็นเพียงแค่ไฟล์ .xml ที่มีข้อมูล (และเฉพาะข้อมูล) ที่ถูกกรอกลงในฟอร์ม เช่น วันที่ใช้จ่ายและจำนวนค่าใช้จ่าย ข้อมูลอื่นๆ ที่จะใช้ในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายจะมาจากเทมเพลตฟอร์ม หลังจากที่ผู้ใช้กรอกฟอร์มแล้ว คุณสามารถผสานข้อมูลฟอร์ม หรือส่งออกเพื่อทำการวิเคราะห์ได้

ไลบรารีหน้า Wiki    เมื่อต้องการสร้างคอลเลกชันของหน้า wiki ที่เชื่อมต่อ ใช้ไลบรารีหน้า wiki Wiki ช่วยให้บุคคลหลายคนเพื่อรวบรวมข้อมูลประจำในรูปแบบที่เป็นเรื่องง่ายในการสร้าง และปรับเปลี่ยน คุณยังสามารถเพิ่มหน้า wiki ที่ประกอบด้วยรูปภาพ ตาราง การเชื่อมโยงหลายมิติ และ ลิงก์ภายใน ไปยังไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าทีมของคุณสร้างไซต์ wiki สำหรับโครงการ ไซต์สามารถเก็บเคล็ดลับและในชุดของเพจที่เชื่อมต่อกัน

หมายเหตุ: ขึ้นอยู่กับของไซต์ และกำหนดค่า ระบบเพิ่มเติมไลบรา รี เช่นไลบรารีสไตล์ ไลบรารีแอสเซทของไซต์ และไลบรารีหน้าไซต์ ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยSharePoint Server 2010 คุณไม่สามารถสร้างไลบรารีเหล่านี้เฉพาะผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้อย่างไรก็ตาม

ด้านบนของหน้า

วิธีการทำงานกับไลบรารี

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างที่จะทำงานร่วมกับไลบรารี และการทำให้ไลบรารีมีประโยชน์กับกลุ่มของคุณมากขึ้น

สร้างมุมมอง     คุณสามารถใช้การมุมมอง เพื่อดูรายการในไลบรารีที่มีความสำคัญกับคุณมากที่สุด หรือที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ไม่ได้เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของไลบรารีจริง แต่ไฟล์จะจัดระเบียบ หรือกรองเพื่อให้ง่ายต่อ การค้นหา และ การเรียกดูในแบบที่สื่อความหมาย

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์     เมื่อคุณจำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณแน่ใจว่าเฉพาะหนึ่งคนสามารถแก้ไขไฟล์จนกว่าจะได้รับการเช็คอิน เอกสารถูกเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องใช้ป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งสามารถแก้ไขข้อขัดแย้งในการสร้าง และทำให้สับสน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกในทีมเมื่อต้องการเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาตรวจสอบแฟ้มใน เพื่อให้ได้ง่ายยิ่งขึ้นคุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชัน

ติดตามเวอร์ชัน     ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยให้คุณติดตาม เก็บ และคืนค่าไฟล์ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามเวอร์ชันเอกสารทั้งหมดในแบบเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกำหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่นการเพิ่มบทแบบใหม่ด้วยตนเอง และบางเวอร์ชันเป็นรอง เช่นการแก้ไขการสะกดผิด เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล คุณอาจเลือกหมายเลขของแต่ละชนิดของเวอร์ชันที่คุณต้องเก็บไว้

อนุมัติเอกสาร     คุณสามารถระบุว่า มีการอนุมัติสำหรับเอกสารจำเป็น เอกสารยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะอนุมัติ หรือปฏิเสธ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถควบคุมใดกลุ่มของผู้ใช้สามารถดูเอกสารก่อนที่จะได้รับอนุมัติ ฟีเจอร์นี้อาจเป็นประโยชน์มากถ้าไลบรารีของคุณประกอบด้วยแนวทางสำคัญหรือขั้นตอนที่จำเป็นต้องเป็นขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้อื่นมองเห็น

สิทธิ์ที่ระบุ    กลุ่ม SharePoint และระดับสิทธิ์ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการการเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามค่าเริ่มต้น สิทธิ์บนไลบรารี โฟลเดอร์ภายในไลบรารีเอกสาร และจะสืบทอดมาจากไซต์แม่ของพวกเขา การกำหนดระดับสิทธิ์ให้กับรายการระบุสามารถช่วยให้คุณสามารถป้องกันเนื้อหาที่สำคัญ เช่นข้อมูลสัญญาหรืองบประมาณ โดยไม่ต้องการจำกัดการเข้าถึงส่วนเหลือของไซต์

ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ     ไลบรารีใน SharePoint 2010 สนับสนุน RSS เทคโนโลยี เพื่อให้สมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับ และดูอัปเด หรือตัวดึงข้อมูล ข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งรวมโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับไลบรารี เช่นเมื่อการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ที่จะถูกเก็บไว้ในไลบรารี ตัวดึงข้อมูล RSS เปิดใช้งานการเป็นสมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณเพื่อดูรายการรวมของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนอีเมล เพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์

สร้างเวิร์กโฟลว์     ชนิดเนื้อหาหรือไลบรารีเอกสารสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กำหนดสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ เช่นการจัดการการอนุมัติเอกสาร หรือตรวจทาน กลุ่มของคุณสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจเอกสารของ เรียกว่าเวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบุการกระทำที่จำเป็นต้องทำในลำดับ เช่นอนุมัติ หรือการแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์ SharePoint คือ วิธีการย้ายเอกสารหรือรายการไปตามลำดับของงานหรือการดำเนินการอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์สามจะพร้อมใช้งานกับไลบรารีตามค่าเริ่มต้น: การอนุมัติ ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อขออนุมัติ รวบรวมคำติชม ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลคำติชม และส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวม เป็น และรวบรวมลาย เซ็น ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา

กำหนดชนิดเนื้อหา     ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับหลายชนิดของไฟล์ เช่นเวิร์กชีต งานนำเสนอ และ เอกสาร คุณสามารถขยายหน้าที่การใช้งานของไลบรารีของคุณ โดยการเปิดใช้งาน และกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในหลายไลบรารี แต่ละชนิดเนื้อหาสามารถระบุเทมเพลตและแม้แต่เวิร์กโฟลว์ กระบวนการ เทมเพลทำหน้าที่ เป็นจุดเริ่มต้น การจัดรูปแบบและข้อความต้นใด ๆ และ สำหรับคุณสมบัติที่นำไปใช้กับเอกสารของชนิดที่ เช่นแผนกชื่อหรือสัญญาหมายเลข

รวมไคลเอ็นต์    บางโปรแกรมไคลเอ็นต์ที่เข้ากันได้ ที่ทำงานกับฟีเจอร์ของ SharePoint โดยตรงจากไคลเอ็นต์ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณใช้Microsoft Word 2010 คุณสามารถจัดการเช็คอิน และเช็คเอาท์ข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย จาก Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 หรือMicrosoft Outlook 2010 คุณสามารถทำเนื้อหาของไลบรารีเป็นแบบออฟไลน์ ทำงานกับพวกเขาได้จากระยะไกลไซต์ และนั้น ได้อย่างราบรื่นซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณกลับมาออนไลน์

การติดตามการตรวจสอบ   ถ้าคุณมีกลุ่มของไฟล์ที่มีความสำคัญ และจะมีประโยชน์เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการใช้เอกสาร คุณสามารถกำหนดนโยบายซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปิดใช้งานการติดตาม 'ตรวจสอบ' ของเหตุการณ์ เช่นการเปลี่ยนแปลงไฟล์ คัดลอก หรือลบ ได้

ด้านบนของหน้า

การจัดระเบียบไลบรารีบนไซต์

วิธีการที่คุณจัดระเบียบแฟ้มของคุณในไลบรารีจะขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่ม และวิธีที่คุณต้องการใช้ในการเก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกลุ่มของคุณได้ ไลบรารีมีคุณลักษณะหลายประการที่ช่วยคุณในการทำงานกับแฟ้มหลายๆ แฟ้มในหนึ่งไลบรารี อย่างไรก็ตาม การใช้ไลบรารีหลายไลบรารีอาจเหมาะกับความต้องการของกลุ่มของคุณมากกว่า

การจัดเก็บเอกสารในหนึ่งไลบรารี

คุณอาจต้องการใช้ไลบรารีหนึ่งไลบรารีเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีโครงการหลายโครงการอยู่ภายในกลุ่มเดียวกัน หรือมีกลุ่มหลายกลุ่มที่ทำงานอยู่ในโครงการเดียวกัน ให้พิจารณาใช้ไลบรารีเดียวในกรณีต่อไปนี้

  • กลุ่มของคุณจำเป็นต้องดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับแฟ้มชุดเดียวกัน หรือมุมมองที่แตกต่างกันของแฟ้มชุดเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการอาจต้องการดูแฟ้มทั้งหมดที่จัดกลุ่มตามแผนกหรือวันครบกำหนด

  • ผู้ใช้ต้องการค้นหาแฟ้มในตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันบนไซต์

  • คุณต้องการนำการตั้งค่าเดียวกันไปใช้กับแฟ้มต่างๆ เช่น การติดตามรุ่นของแฟ้ม หรือการกำหนดให้ต้องมีการอนุมัติ

  • กลุ่มต่างๆ ที่ทำงานกับไลบรารีจะมีคุณลักษณะที่คล้ายกัน เช่น มีสิทธิ์ในระดับเดียวกัน

  • คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มในกระดาษคำนวณ หรือรับการปรับปรุงแบบรวมเกี่ยวกับแฟ้ม

เมื่อต้องการทำงานกับเอกสารในไลบรารีเดียวอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถจัดระเบียบแฟ้มในไลบรารีได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ การกำหนดมุมมอง หรือการสร้างโฟลเดอร์

ด้านบนของหน้า

การจัดเก็บเอกสารในหลายไลบรารี

คุณอาจต้องการสร้างไลบรารีหลายไลบรารี เมื่อมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจนระหว่างชุดของแฟ้มต่างๆ ที่คุณต้องการเก็บและจัดการ หรือกลุ่มบุคคลที่ทำงานกับแฟ้มเหล่านั้นมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ให้พิจาณาใช้ไลบรารีหลายไลบรารีในกรณีต่อไปนี้

  • ชนิดของแฟ้มที่คุณต้องการใช้เก็บหรือจัดการมีความแตกต่างกันที่เห็นได้ชัด และคุณไม่คาดว่าจะมีผู้ใช้ที่ดูสรุปของแฟ้มต่างๆ หรือค้นหาแฟ้มต่างๆ พร้อมกันบ่อยครั้ง

  • กลุ่มของบุคคลที่ใช้แฟ้มมีความแตกต่างกันมาก และมีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด

  • คุณจำเป็นต้องนำการตั้งค่าที่แตกต่างกันไปใช้สำหรับชุดต่างๆ ของแฟ้ม เช่น การกำหนดรุ่นหรือการอนุมัติ

  • คุณไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์แฟ้มต่างๆ เหล่านี้ร่วมกัน หรือไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงแบบรวมเกี่ยวกับแฟ้มต่างๆ เหล่านี้

  • คุณต้องการนำเสนอชุดตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับการสร้างแฟ้มใหม่ หรือคุณต้องการให้ตัวเลือกบนเมนู สร้าง ของไลบรารีปรากฏในลำดับที่แตกต่างกัน

ต่อไปนี้คือวิธีบางวิธีที่คุณสามารถทำงานกับไลบรารีหลายไลบรารีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตั้งค่าไซต์เทมเพลตและคอลัมน์    ถ้าองค์กรของคุณต้องการสร้างการตั้งค่าบางอย่างสอดคล้องกันระหว่างของไลบรารี จะสามารถตั้งค่าเทมเพลตไซต์และคอลัมน์ของไซต์ คุณสามารถแชร์การตั้งค่าข้ามหลายไลบรารีเพื่อให้คุณไม่จำเป็นต้องสร้างการตั้งค่าใหม่แต่ละครั้ง

ส่งไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่น    ถ้าคุณต้องไฟล์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีหลาย คุณสามารถจัดเก็บในไลบรารีหนึ่ง แล้ว ส่งสำเนาไปยังไลบรารีอื่น ๆ คุณสามารถเลือกที่จะได้รับการเตือนเพื่ออัปเดสำเนาของเอกสารเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงต้นฉบับ

สร้างไลบรารีแม่    ถ้าคุณต้องการสร้างการตั้งค่าบางอย่าง uniform สำหรับไลบรารี หรือนำลักษณะข้ามไลบรารี คุณสามารถบันทึกไลบรารีเป็นเทมเพลต ไลบรารีเทมเพลตแอเป็นตัวเลือกในไซต์ของคุณเมื่อคุณคลิกสร้างบนเมนูการกระทำในไซต์

ด้านบนของหน้า

การจัดระเบียบแฟ้มในไลบรารี

การจัดระเบียบแฟ้มในไลบรารีหนึ่งๆ ทำได้หลายวิธีด้วยกัน คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ กำหนดมุมมอง และสร้างโฟลเดอร์ได้ การกระทำแต่ละอย่างมีข้อดีที่แตกต่างกันออกไป และคุณสามารถรวมการกระทำต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของไลบรารีและทีมของคุณได้

การเพิ่มคอลัมน์

ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีจะติดตามชื่อของแฟ้ม รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานะต่างๆ ของแฟ้ม เช่น มีการเช็คอินแฟ้มแล้วหรือไม่ อย่างไรก็ตาม คุณก็สามารถระบุคอลัมน์เพิ่มเติมที่ช่วยกลุ่มของคุณในการจัดประเภทและติดตามแฟ้มได้ เช่น ชื่อแคมเปญหรือหมายเลขโครงการ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่สำคัญสำหรับทีมของคุณ คุณมีตัวเลือกสำหรับชนิดของคอลัมน์ที่คุณสร้างหลายตัวเลือกด้วยกัน ซึ่งรวมถึงข้อความแบบบรรทัดเดียว รายการตัวเลือกแบบหล่นลง ตัวเลขที่คำนวณจากคอลัมน์อื่นๆ หรือแม้กระทั่งชื่อและรูปภาพของบุคคลในไซต์ของคุณ

คอลัมน์จะมีส่วนหัวคอลัมน์ที่ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียงและกรองเอกสารได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณแสดงแฟ้มในไลบรารี คุณสามารถจัดเรียงหรือกรองแฟ้มแบบชั่วคราวได้โดยการชี้ไปที่ชื่อคอลัมน์ แล้วคลิกลูกศรลงที่อยู่ด้านข้างชื่อ สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์เมื่อคุณจำเป็นต้องดูแฟ้มด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง แต่คุณจะต้องทำขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำในครั้งต่อไปที่คุณดูไลบรารี

ด้านบนของหน้า

การกำหนดมุมมอง

สิ่งที่ผู้ใช้จะต้องดูอยู่บ่อยครั้งคือสิ่งใดระหว่าง เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการใดโครงการหนึ่ง เอกสารทั้งหมดของแผนกใดแผนกหนึ่ง หรือเอกสารที่ได้รับการจัดกลุ่มตามเดือนที่ครบกำหนด ถ้าคุณคาดว่าผู้ใช้จะดูแฟ้มด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งอยู่เป็นประจำ คุณสามารถกำหนดมุมมองได้ คุณสามารถใช้มุมมองนี้ได้ตลอดเวลาที่ทำงานกับไลบรารี เมื่อคุณสร้างมุมมอง มุมมองที่สร้างขึ้นจะถูกเพิ่มลงในรายการแบบหล่นลง มุมมองปัจจุบัน ซึ่งอยู่ใน Ribbon ของไลบรารี

มุมมองไลบรารีคือสิ่งที่เลือกของคอลัมน์บนเพจที่แสดงรายการในไลบรารีหนึ่งๆ โดยบ่อยครั้งจะกำหนดลำดับการจัดเรียง ตัวกรอง การจัดกลุ่ม และเค้าโครงแบบกำหนดเองไว้โดยเฉพาะ ไลบรารีสามารถมีมุมมองส่วนบุคคลและมุมมองสาธารณะได้ ผู้ใช้ใดๆ ที่มีระดับสิทธิ์ สนับสนุน จะสามารถสร้างมุมมองส่วนบุคคลเพื่อใช้ในการดูแฟ้มด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง หรือเพื่อกรองเฉพาะแฟ้มที่ต้องการดูได้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการออกแบบไลบรารี คุณสามารถสร้างมุมมองสาธารณะที่ทุกคนสามารถใช้เมื่อดูไลบรารีได้ คุณยังสามารถทำให้มุมมองสาธารณะเป็นมุมมองเริ่มต้นได้อีกด้วย ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถดูมุมมองดังกล่าวของไลบรารีได้โดยอัตโนมัติ

ถ้าสมาชิกในกลุ่มของคุณดูไลบรารีบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณก็สามารถสร้างมุมมองอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีขีดจำกัด (เช่น จำนวนของรายการที่แสดงในมุมมอง) ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแบนด์วิดท์และข้อจำกัดต่างๆ ของอุปกรณ์เคลื่อนที่นั้นๆ ได้

ด้านบนของหน้า

การสร้างโฟลเดอร์

โฟลเดอร์ (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า คอนเทนเนอร์) เป็นอีกวิธีหนึ่งซึ่งทำให้สามารถจัดกลุ่มและจัดการเนื้อหาในไลบรารีหรือรายการได้ ถ้ามีการเปิดใช้งานโฟลเดอร์ของไลบรารีไว้ คุณจะสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ลงในชนิดไลบรารีส่วนใหญ่ได้ ถ้าไลบรารีของคุณมีรายการจำนวนมาก การใช้โฟลเดอร์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงรายการเหล่านั้นให้ดีขึ้น เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ คุณจะสร้างดัชนีภายในขึ้นในการทำงานเบื้องหลัง ดัชนีภายในนี้ยังถูกสร้างขึ้นสำหรับโฟลเดอร์ราก หรือโฟลเดอร์ระดับบนสุดของไลบรารีหรือรายการอีกด้วย เมื่อคุณเข้าถึงรายการในโฟลเดอร์ หมายความว่าคุณกำลังใช้ดัชนีภายในนี้ในการเข้าถึงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ถ้าไลบรารีมีรายการจำนวนมากที่สามารถจัดกลุ่มเข้าด้วยกันในลักษณะใดลักษณะหนึ่งได้ คุณก็สามารถใช้โฟลเดอร์ในการจัดระเบียบเนื้อหาภายในไลบรารีได้ ตัวอย่างของกลุ่มดังกล่าว เช่น โครงการ ทีม แผนก ประเภทผลิตภัณฑ์ ช่วงอายุ รายการตามลำดับตัวอักษร และกลุ่มย่อยตามลำดับตัวอักษร (A-C, D-F และอื่นๆ) โฟลเดอร์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสแกนและจัดการแฟ้มจำนวนมากด้วยวิธีที่คุ้นเคยอยู่แล้วได้

โฟลเดอร์ในไลบรารี

ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีกับโฟลเดอร์ที่เปิดใช้งานแสดงโฟลเดอร์ในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารีโดยไม่มีตัวกรองใด ๆ นี่คือเป็นประโยชน์มากเนื่องจากผู้ใช้สามารถเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเมื่อพวกเขาแทรกเอกสารใหม่ แสดงโฟลเดอร์ทั้งหมดที่ยังทำให้เป็นไปได้น้อยว่า รายการจะไม่ถูกต้องเพิ่มนอกโฟลเดอร์ในไลบรารี ได้อย่างง่ายดายคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารลงในโฟลเดอร์ไลบรารีอื่นได้ โดยใช้ตัวคำสั่งเปิดด้วย Windows Explorer ที่พร้อมใช้งานบน ribbon ไลบรารีได้

หมายเหตุ: คุณสามารถกำหนดมุมมองไลบรารีเป็นการเรียงลำดับ-คือในกรณีที่ โฟลเดอร์ที่ไม่แสดงแรกก่อนรายการใด ๆ ในมุมมองได้ คุณไม่อาจต้องการใช้ตัวเลือกการเรียงลำดับมุมมองนี้ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ได้อย่างง่ายดายค้นหาโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง

แม้ว่าโฟลเดอร์ไลบรารีไม่แสดงในส่วนเอกสาร ของเปิดใช้ด่วน เจ้าของไซต์หรือผู้ใช้ที่ มีสิทธิ์ในการออกแบบไซต์สามารถเปิดใช้งานมุมมองแบบทรี ซึ่งแสดงส่วนของลำดับชั้นของไซต์ ในเปิดใช้ด่วน และช่วยให้คุณขยาย ยุบ และการนำทางได้อย่างง่ายดายในโฟลเดอร์ไลบรารี

โฟลเดอร์ในมุมมองแบบทรี

ด้านบนของหน้า

การผสมผสานการใช้งานคอลัมน์ มุมมอง และโฟลเดอร์เข้าด้วยกัน

สามวิธีทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกัน คอลัมน์เดียวกันกับที่คุณใช้เพื่อติดตามโครงการในมุมมองเริ่มต้นของไลบรารีสามารถใช้เพื่อสร้างมุมมองที่ มีหลายเกณฑ์ตัวกรอง นอกจากนี้สามารถเรียงลำดับ และกรองแบบไดนามิก โดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อแยกข้อมูลเพิ่มเติม และเนื้อหาที่จำเป็นต้องใช้ spur ของช่วงที่ระบุในมุมมอง ถ้ามีการกำหนดโครงสร้างโฟลเดอร์ในไลบรารี คุณสามารถ "แบน" มุมมองไลบรารี ด้วยการตั้งค่าแสดงรายการทั้งหมด โดยไม่มีโฟลเดอร์ ตัวเลือกในการส่วนโฟลเดอร์ เมื่อคุณสร้าง หรือปรับเปลี่ยนมุมมองได้ แต่ละวิธีสามารถเพิ่มอีกเพื่อรับเนื้อหาถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และ ในลักษณะที่เหมาะสมสำหรับคุณ

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนต่อไป

เมื่อคุณมองเห็นภาพรวมของไลบรารีแล้ว ต่อไปนี้คืองานทั่วไปที่เป็นประโยชน์ที่คุณสามารถทำได้ในไลบรารี

  • สร้างหรือลบไลบรารีหรือโฟลเดอร์ในไลบรารี

  • เพิ่ม เปิด และลบแฟ้มในไลบรารี

  • เพิ่มคอลัมน์ลงในไลบรารี และสร้างมุมมองไลบรารี

  • ทำงานกับแม่แบบไลบรารีและชนิดเนื้อหาต่างๆ

  • ทำข้อมูลไลบรารี SharePoint ในคอมพิวเตอร์ของคุณให้ตรงกันกับโปรแกรมสำหรับไคลเอ็นต์

  • ย้ายและคัดลอกเอกสารระหว่างไลบรารี

  • ใช้เวิร์กโฟลว์กับไลบรารี

  • กำหนดสิทธิ์และการตั้งค่าขั้นสูงในไลบรารี

  • ใช้ไลบรารีรูปภาพ

  • จัดการไลบรารีที่มีเอกสารจำนวนมาก

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานต่างๆ เหล่านี้ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×