บทนำสู่แฟ้มข้อมูล Outlook

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณใช้ Microsoft Outlookคุณต้องมีพื้นที่ในการเก็บข้อความอีเมล ปฏิทิน งาน และรายการอื่นๆ ของคุณ พื้นที่ที่เก็บนี้เรียกว่าแฟ้มข้อมูล ซึ่งจะอนุญาตให้คุณเก็บข้อมูลของคุณไว้บนคอมพิวเตอร์ได้

ในบทความนี้

เกี่ยวกับไฟล์ข้อมูล Outlook

กำหนดชนิดของบัญชีผู้ใช้ของคุณ

ไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst)

ไฟล์โฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost)

ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มข้อมูล

ความปลอดภัยของแฟ้มข้อมูล

เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล Outlook

เมื่อ Outlook จะบันทึกรายการลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ใช้ชนิดของแฟ้มข้อมูล Outlook มีไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) เรียกว่า ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server รายการของคุณถูกส่งไปโดยปกติแล้ว และบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย เมื่อต้องการอนุญาตให้คุณสามารถทำงานกับข้อความของคุณแม้ว่าคุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์จดหมาย Outlook มีโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ ซึ่งถูกบันทึกไว้ในชนิดอื่นของไฟล์ข้อมูลที่เรียกว่าไฟล์แบบโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost) บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ความแตกต่างหลักของชนิดแฟ้มข้อมูล Outlook สองชนิด มีดังนี้

  • แฟ้ม Outlook .ost จะถูกใช้เมื่อคุณมีบัญชีผู้ใช้ Exchange Server และเลือกทำงานแบบออฟไลน์หรือใช้โหมด Cached Exchange เท่านั้น

  • ไฟล์.pst Outlook ใช้ในPOP3, IMAP และ HTTP บัญชีผู้ใช้ เมื่อคุณต้องการสร้างการเก็บถาวร หรือสำรองโฟลเดอร์ Outlook และรายการของคุณบนคอมพิวเตอร์ของคุณ รวมถึงบัญชีผู้ใช้ Exchange Server คุณต้องสร้าง และใช้ไฟล์.pst เพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ระบุชนิดบัญชีผู้ใช้ของคุณ

กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ จะแสดงชนิดบัญชีผู้ใช้ของบัญชีผู้ใช้อีเมลในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ

  • บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

    รูปหน้าจอ

ด้านบนของหน้า

แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst)

ไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) เป็นไฟล์ข้อมูล Outlook ที่เก็บข้อความของคุณและรายการอื่น ๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะรูปแบบโดยทั่วไปที่ข้อมูลใน Outlook จะถูกบันทึก โดยผู้ใช้ที่บ้าน หรือ ในองค์กรขนาดเล็ก โดยปกติผู้ใช้ที่บ้านใช้ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) การเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ISP ยังมีบัญชีผู้ใช้อีเมลอย่าง น้อยหนึ่ง ชนิดของบัญชีผู้ใช้โดยทั่วไปถูกอ้างถึง โดยชื่ออินเทอร์เน็ตโพรโทคอล — POP3 และ IMAP หรือเพียงแค่ POP และ IMAP ไว้ ชนิดของบัญชีผู้ใช้อื่นคือ การ HTTP หรือบัญชีผู้ใช้บนเว็บที่ทำงานคล้ายกับบัญชีผู้ใช้อีเมล IMAP สามชนิดบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดใช้ไฟล์.pst

รายการต่างๆ ของคุณสามารถถูกย้ายหรือถูกเก็บถาวรไปที่แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) เนื่องจากแฟ้ม .pst จะถูกเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคลนี้ไม่จำกัดขนาดกล่องจดหมายบนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย คุณสามารถเพิ่มพื้นที่การจัดเก็บในกล่องจดหมายบนเซิร์ฟเวอร์จดหมายของคุณได้ด้วยการย้ายรายการต่างๆ ไปยังแฟ้ม .pst บนคอมพิวเตอร์ของคุณ นอกจากนี้ Outlook สามารถถูกกำหนดค่าเพื่อส่งรายการใหม่ต่างๆ ไปที่แฟ้ม .pst แต่การทำเช่นนั้นทำให้มีข้อเสียเปรียบหลายข้อ รวมถึงการไม่สามารถทำงานกับรายการต่างๆของคุณได้เมื่อคุณกำลังใช้ Microsoft Outlook Web Access กับบัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server หรือเมื่อคุณกำลังทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น

การเริ่มต้นทำงานด้วย Microsoft Office Outlook 2003 จะมีการแนะนำแฟ้ม .pst รุ่นที่ใหม่กว่าซึ่งมีความสามารถในการเก็บรายการและโฟลเดอร์ได้มากขึ้น และสนับสนุนข้อมูล Unicode หลายภาษา แฟ้มที่สร้างในรูปแบบ Outlook Personal Folders file (.pst) ใน Outlook 2003 หรือ Microsoft Office Outlook 2007 จะไม่สามารถเข้ากันได้กับ Microsoft Outlook รุ่นก่อนหน้า และไม่สามารถเปิดได้ในรุ่นเหล่านั้นอีกด้วย เมื่อต้องการสร้างแฟ้มข้อมูลที่สามารถเข้ากันได้กับ Outlook 2002 และรุ่นก่อนหน้า คุณสามารถสร้างแฟ้มข้อมูลในรูปแบบ Outlook 97-2002 Personal Folders file (.pst) รูปแบบแฟ้มนี้เป็นรูปแบบเดียวกับรูปแบบที่มีในรุ่นก่อนหน้าของ Outlook

เคล็ดลับ: เราขอแนะนำให้คุณสำรองแฟ้ม .pst ของคุณอย่างสม่ำเสมอและเก็บแฟ้มเหล่านั้นไว้ในที่ที่ปลอดภัย ISP หรือ Microsoft ไม่สามารถกู้คืนอีเมลหรือรายการอื่นๆ ของคุณถ้าแฟ้ม .pst สูญหาย

ด้านบนของหน้า

แฟ้มโฟลเดอร์ออฟไลน์ (.ost)

โดยทั่วไปเมื่อคุณใช้ Microsoft Exchange Server ข้อความอีเมล ปฏิทิน และรายการอื่นๆ ของคุณจะถูกส่งและเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถกำหนดค่า Outlook เพื่อเก็บสำเนาภายในเครื่องของรายการต่างๆ ของคุณบนคอมพิวเตอร์ในแฟ้มข้อมูล Outlook ที่เรียกว่าแฟ้มโฟลเดอร์ออฟไลน์ (.ost) แฟ้มนี้อนุญาตให้คุณใช้โหมด Cached Exchange หรือทำงานแบบออฟไลน์เมื่อการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ Exchange Server อาจเป็นไปไม่ได้หรืออาจไม่ต้องการ แฟ้ม .ost เป็นการทำข้อมูลให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์ Exchange Server เมื่อการเชื่อมต่อพร้อมใช้งาน

โฟลเดอร์ออฟไลน์เป็นแบบจำลองของโฟลเดอร์ที่พบในกล่องจดหมายของคุณบนคอมพิวเตอร์ Exchange Server โฟลเดอร์ออฟไลน์ทำให้สามารถนำโฟลเดอร์จากตำแหน่งบนเซิร์ฟเวอร์มาใช้ แล้วทำงานกับเนื้อหาต่างๆ ของโฟลเดอร์เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่าย จากนั้นเมื่อคุณเชื่อมต่อไปยังเครือข่ายอีกครั้ง จะทำการปรับปรุงโฟลเดอร์นั้นกับโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องในเซิร์ฟเวอร์เพื่อทำให้เนื้อหาในโฟลเดอร์ทั้งสองเหมือนกัน กระบวนการนี้เรียกว่า การทำข้อมูลโฟลเดอร์ให้ตรงกัน

คุณสามารถเพิ่ม ลบ และปรับเปลี่ยนเนื้อหาในโฟลเดอร์ออฟไลน์ได้เหมือนกับที่คุณสามารถทำได้กับโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงและย้ายรายการระหว่างโฟลเดอร์ ส่งข้อความที่วางอยู่ใน กล่องจดหมายออก แบบออฟไลน์ของคุณ และแสดง เนื้อหาในโฟลเดอร์สาธารณะแบบออฟไลน์ของคุณ ในช่วงเวลาที่ข้อความใหม่ถูกเก็บอยู่ใน กล่องจดหมายเข้า ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ ผู้ใช้อื่นๆ อาจจะเพิ่ม ลบ และเปลี่ยนแปลงรายการในโฟลเดอร์สาธารณะ แต่คุณจะไม่ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวบนเซิร์ฟเวอร์จนกว่าคุณจะทำข้อมูลให้ตรงกัน

ข้อมูลที่ทำให้ตรงกันประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ส่วนหัว    สำหรับรายการอีเมลเท่านั้น ส่วนหัวคือตัวระบุที่ให้คำอธิบายซึ่งมีชื่อผู้ส่ง บรรทัดเรื่องของข้อความ เวลาที่ได้รับข้อความ และขนาดของข้อความ

  • รายการทั้งหมด    รายการทั้งหมด ประกอบด้วย ส่วนหัว เนื้อหาของข้อความ และสิ่งที่แนบ รวมทั้งวัตถุหรือรูปภาพฝังตัว

เมื่อคุณทำงานแบบออฟไลน์ โฟลเดอร์ที่ซิงโครไนซ์จะถูกกำหนด โดยกลุ่มส่ง/รับ กับกลุ่มส่ง/รับ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่ถูกซิงโครไนซ์ และจัดเก็บปัจจุบันเพื่อให้เมื่อไม่สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ หรือคุณเลือกที่จะทำงานแบบออฟไลน์ คุณสามารถทำเพื่อทำงานกับรายการเหล่านั้น คุณสามารถระบุว่า จะดาวน์โหลดอัปเดสมุดรายชื่อ ในระหว่างการซิงโครไนซ์

ถ้าคุณใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server เราขอแนะนำให้ คุณใช้โหมด Cached Exchange เหตุผลในการทำงานแบบออฟไลน์ส่วนใหญ่จะตัดเมื่อคุณใช้โหมด Cached Exchange ขาดการเชื่อมต่อเครือข่ายได้ง่าย ๆ กับคุณเนื่องจากคุณยังคงสามารถทำงานกับรายการของคุณ

ตามค่าเริ่มต้น โหมด Cached Exchange จะสร้างและใช้แฟ้มโฟลเดอร์ออฟไลน์ (.ost) จากนั้นจะดาวน์โหลดและเก็บสำเนาของรายการที่ทำข้อมูลให้ตรงกันของโฟลเดอร์ทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ คุณจะทำงานกับข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ และ Outlook จะทำข้อมูลให้ตรงกันกับข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บริษัท ที่บ้าน หรือบนเครื่องบิน การเปลี่ยนแปลงของเครือข่ายและช่วงเวลาการพร้อมใช้งานจะไม่เป็นปัญหาสำหรับคุณ เมื่อการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ Exchange Server ถูกขัดจังหวะ คุณยังทำงานกับข้อมูลของคุณต่อไปได้ เมื่อมีการคืนค่าการเชื่อมต่อ Outlook จะทำข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงให้ตรงกันโดยอัตโนมัต และโฟลเดอร์และรายการต่างๆ บนเซิร์ฟเวอร์จะเหมือนกันกับโฟลเดอร์และรายการต่างๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณอีกครั้ง Outlookจะจัดการการเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์และปรับปรุงข้อมูลของคุณให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยไม่จำเป็นจะต้องสลับการทำงานเป็นการทำงานแบบออฟไลน์ และไม่จำเป็นต้องพยายามทำการเชื่อมต่อใหม่ไปยังเซิร์ฟเวอร์   กระบวนการทั้งหมดนี้จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ

โหมด cached Exchange ยังเพิ่มคุณไม่ต้องตั้งค่ากลุ่มส่ง/รับ เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ และเก็บโฟลเดอร์ที่ถูกซิงโครไนซ์ งานเหล่านั้นทั้งหมดถูกจัดการ โดย Outlook

ด้านบนของหน้า

ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มข้อมูล

ต่อไปนี้เป็นรายการของตำแหน่งที่แฟ้มข้อมูล Outlook ถูกบันทึกอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ บางโฟลเดอร์อาจถูกซ่อนอยู่ เมื่อต้องการแสดงโฟลเดอร์เหล่านั้น ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • Microsoft Windows XP และ Microsoft Windows Server 2003   

    1. คลิก เริ่ม (Start) แล้วคลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน (My Computer)

    2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์ แล้วคลิกแท็บ มุมมอง จากนั้นคลิกตัวเลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

  • Microsoft Windows 2000   

    1. คลิกสองครั้งที่ คอมพิวเตอร์ของฉัน บนเดสก์ท็อปของคุณ

    2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์ แล้วคลิกแท็บ มุมมอง จากนั้นคลิกตัวเลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

ไฟล์ข้อมูล outlook (.pst)   ไดร์ฟ: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

ไฟล์โฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost)   ไดร์ฟ: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

เมื่อต้องการดูตำแหน่งที่แฟ้มการกำหนดค่าเพิ่มเติมถูกบันทึกไว้ เช่น การกำหนดแถบเมนูเอง ให้ดู ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม Outlook ในส่วน ดูเพิ่มเติม ให้จดจำไว้ว่า

  • คุณสามารถบันทึก คัดลอก และย้ายแฟ้มข้อมูล (แฟ้มอื่นที่ไม่ใช่แฟ้มที่ใช้เป็นตำแหน่งการนำส่งเริ่มต้นของคุณ) ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นบนฮาร์ดดิสก์ของคุณ หรือไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่าย อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องได้รับสิทธิ์ในการอ่าน/เขียนโฟลเดอร์เพื่อเปิดแฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst)

  • แฟ้มข้อมูลสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ครั้งละหนึ่งคน หรือโปรแกรมครั้งละหนึ่งโปรแกรมเท่านั้น

  • แฟ้มข้อมูล .pst สามารถบันทึกไว้ที่สื่อแบบอ่านอย่างเดียว เช่น ซีดีและดีวีดี อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการใช้แฟ้ม .pst คุณต้องคัดลอกแฟ้มบนไดรฟ์ฮาร์ดดิสก์ของคุณ

คำเตือน: เราไม่แนะนำให้คุณเข้าถึงแฟ้มข้อมูลจากเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เนื่องจากมีความเป็นไปได้ที่จะทำให้ข้อมูลสูญหายได้ง่ายยิ่งขึ้น

ด้านบนของหน้า

ความปลอดภัยของแฟ้มข้อมูล

เมื่อคุณสร้างแฟ้ม .pst คุณสามารถกำหนดรหัสผ่านให้กับแฟ้มนั้นได้ รหัสผ่านจะปรับปรุงความปลอดภัยและลดความสามารถของผู้อื่นเพื่อแสดงข้อมูลของคุณ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่านนี้ในรายการรหัสผ่านของคุณ เพื่อไม่ให้ถูกพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านในแต่ละครั้งที่คุณเปิดแฟ้ม

ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก ซึ่งประกอบด้วยทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายจะไม่ได้นำอักขระหลากประเภทดังกล่าวมาผสมกัน รหัสผ่านที่คาดเดายาก เช่น Y6dh!et5 รหัสผ่านที่คาดเดาง่าย เช่น House27 รหัสผ่านควรมีความยาวของอักขระอย่างน้อย 8 ตัว วลีรหัสผ่านที่มีอักขระ 14 ตัวหรือมากกว่าจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

It is critical that you remember your password. If you forget your password, Microsoft cannot retrieve it. Store the passwords that you write down in a secure place away from the information that they help protect.

หมายเหตุ: ถ้าบัญชีผู้ใช้ Windows ของคุณไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน หรือผู้อื่นเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ Windows ของคุณได้ อย่าใช้ตัวเลือก บันทึกรหัสผ่านนี้ในรายการรหัสผ่านของคุณ

กล่องโต้ตอบ การสร้าง Microsoft Personal Folders

1. ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณไม่พิมพ์ชื่อในกล่องข้อความ ชื่อ แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) โฟลเดอร์นี้จะมีชื่อว่า โฟลเดอร์ส่วนบุคคล ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook สิ่งนี้อาจทำให้สับสนถ้าคุณเปิดแฟ้ม .pst หลายแฟ้มด้วยชื่อเดียวกันทั้งหมด ขอแนะนำให้คุณพิมพ์ชื่อที่สื่อความหมายสำหรับคุณ

2. รหัสผ่านไม่จำเป็นสำหรับแฟ้ม .pst แต่ช่วยให้มีการป้องกันข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น พิมพ์รหัสผ่านรหัสเดียวกันในกล่องข้อความทั้งสองกล่อง รหัสผ่าน และ ยืนยันรหัสผ่าน เพื่อความปลอดภัย จะปรากฏให้เห็นเฉพาะจุดเมื่อคุณพิมพ์รหัสผ่าน

3. ถ้าคุณใช้รหัสผ่านสำหรับแฟ้ม .pst นี้ คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อป้องกันไม่ให้คุณถูกร้องขอให้พิมพ์รหัสผ่านในแต่ละครั้งที่คุณเปิดแฟ้ม .pst ใน Outlook แม้ว่าแฟ้ม .pst จะถูกย้ายไปที่โปรไฟล์ Windows ส่วนอื่นหรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น การพร้อมท์รหัสผ่านยังคงปรากฏ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

แชร์ Facebook Facebook Twitter Twitter อีเมล อีเมล

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ยอดเยี่ยม! มีคำติชมอื่นๆ อีกหรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

×