บทนำสู่รายการ

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

รายการคือ ชุดของข้อมูลที่คุณสามารถแชร์กับสมาชิกในทีมและผู้ใช้ไซต์อื่น ๆ คุณจะพบSharePoint มีอยู่หลายรายการพร้อมใช้และเทมเพลรายการเพื่อให้จุดเริ่มต้นดีสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลในรายการ บทความนี้อธิบายแนวคิดหลังการสร้าง และการใช้รายการ

ดูหัวข้อต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสร้าง แก้ไข และลบรายการ

หมายเหตุ: โปรดสังเกตว่า ข้อมูลต่อไปนี้และชนิดของรายการที่พร้อมใช้งานคุณขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของคุณกำลังใช้SharePoint ถ้าคุณไม่ทราบเวอร์ชันติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ ช่วยโต๊ะ หรือผู้จัดการ หรือดูฉันกำลังใช้เวอร์ชันใดของ SharePoint ได้อย่างไร

โดยปกติแล้ว ไซต์จะมีรายการเริ่มต้นหลายรายการ ได้แก่ การเชื่อมโยง ข้อความประกาศ ที่ติดต่อ การติดตามประเด็น แบบสำรวจ และงาน ที่คุณสามารถใช้เป็นจุดศูนย์รวมสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมหรือใช้ในโซลูชันทางธุรกิจได้ ในหลายๆ กรณี รายการเริ่มต้นเหล่านี้จะเป็นโซลูชันที่รวดเร็วและได้ผลโดยมีการปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยหรือไม่ต้องปรับเปลี่ยนเลย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้

  • งาน ซึ่งประกอบด้วยการติดตามความเป็นเจ้าของและความคืบหน้า และไทม์ไลน์ในหน้าสำหรับการนำเสนอเนื้อหารายการให้เป็นภาพที่ดูน่าสนใจ

  • การติดตามประเด็น ซึ่งมีการกำหนดรุ่นและที่เก็บประวัติรุ่น สำหรับการวิเคราะห์โครงการของเวิร์กกรุ๊ปและงานทั่วไปอย่างละเอียด

รายการมีความหลากหลายและยืดหยุ่น และมีคุณลักษณะที่มีอยู่แล้วภายในจำนวนมาก ซึ่งช่วยให้สามารถจัดเก็บ ใช้ร่วมกัน และทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • สร้างรายการที่มีคอลัมน์ชนิดต่างๆ ได้แก่ ข้อความ ตัวเลข ตัวเลือก สกุลเงิน วันที่และเวลา ค้นหา ใช่/ไม่ใช่ และ จากการคำนวณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบแฟ้มหนึ่งหรือหลายแฟ้มไปกับข้อมูลในรายการเพื่อให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้ เช่น สเปรดชีตที่มีตัวเลขสนับสนุน หรือเอกสารที่มีข้อมูลพื้นหลัง

  • สร้างมุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบ เรียงลำดับและกรองข้อมูลในวิธีอื่น และระบุ เปลี่ยน metadata เช่นการเพิ่ม และลบคอลัมน์ และการแก้ไขกฎการตรวจสอบ และใช้รายการอย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งไซต์กับชนิดเนื้อหา คอลัมน์ของไซต์ และเทมเพลต ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูแค่เหตุการณ์ปัจจุบันจากปฏิทินบนโฮมเพ และสร้างมุมมองแบบเป็นภาพซึ่งคล้ายกับปฏิทินผนัง — บนหน้าอื่นได้

  • สร้างความสัมพันธ์ระหว่างรายการด้วยการผสมกันของคอลัมน์ที่ไม่ซ้ำกัน คอลัมน์ค้นหา และการบังคับใช้ความสัมพันธ์ (การลบที่เกี่ยวข้อง และการลบแบบจำกัด) ซึ่งทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และช่วยรักษาความสมบูรณ์ในข้อมูลของคุณได้

  • สร้างรายการแบบกำหนดเอง แสดงข้อมูลใน Web Part และหน้าของ Web Part รวมทั้งนำเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel และ Access

  • ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด กำหนดให้มีการอนุมัติเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูล ใช้ความปลอดภัยระดับรายการและโฟลเดอร์ เช็คอินและเช็คเอาท์ และได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอโดยอัตโนมัติโดยใช้การแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS

  • จัดระเบียบเนื้อหาในรายการเดียวไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อความสะดวกและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปสำหรับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การทำดัชนี

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถทำงานกับรายการเพื่อช่วยให้คุณจัดการข้อมูลสำหรับกลุ่มของคุณได้

ติดตามรุ่นและประวัติโดยละเอียด    คุณสามารถติดตามรุ่นของข้อมูลในรายการเพื่อที่คุณจะสามารถดูได้ว่ารายการใดที่มีการเปลี่ยนแปลง และใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงรายการเหล่านั้น ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในรุ่นที่ใหม่กว่า คุณสามารถคืนค่ารุ่นก่อนหน้าของข้อมูลนั้นๆ ได้ การติดตามประวัติของรายการเป็นสิ่งที่สำคัญโดยเฉพาะถ้าองค์กรของคุณต้องการตรวจสอบว่ารายการต่างๆ มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้าง

ต้องการการอนุมัติ    องค์กรของคุณสามารถระบุให้ข้อมูลในรายการจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่ทุกคนจะสามารถดูได้ ข้อมูลจะอยู่ในสถานะค้างอยู่จนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติ คุณสามารถควบคุมว่าต้องการให้ผู้ใช้กลุ่มใดสามารถดูข้อมูลในรายการก่อนที่ข้อมูลจะได้รับการอนุมัติได้

กำหนดสิทธิ์เอง    คุณสามารถระบุว่าต้องการให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสำหรับรายการของคุณสามารถอ่านหรือแก้ไขเฉพาะข้อมูลที่ตนเองสร้างขึ้นหรือข้อมูลทั้งหมดในรายการ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถอ่านและแก้ไขข้อมูลในรายการทั้งหมดได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำระดับสิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งในรายการได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการดังกล่าวมีข้อมูลที่เป็นความลับอยู่

สร้างและจัดการมุมมอง    กลุ่มของคุณสามารถสร้างมุมมองที่แตกต่างออกไปของรายการเดียวกันได้ เนื้อหาของรายการที่แท้จริงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง แต่ข้อมูลจะได้รับการจัดระเบียบและกรองเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญที่สุดหรือน่าสนใจที่สุดได้ตามความต้องการของตนเอง

ปรับปรุงรายการ    ไม่ว่าคุณกำลังปรับปรุงรายการชนิดใดอยู่ แต่ขั้นตอนในการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลในรายการจะเหมือนกัน การเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการสามารถทำได้สองวิธีด้วยกัน

  • โดยใช้ฟอร์ม ซึ่งเป็นวิธีเริ่มต้น

  • แบบอินไลน์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะเพิ่มข้อมูลลงในเพจของรายการโดยตรง

ถ้ารายการถูกตั้งค่าให้ติดตามรุ่น รุ่นใหม่ของข้อมูลในรายการจะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลในรายการ คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลในรายการและคืนค่าให้เป็นรุ่นก่อนหน้าได้ถ้ามีข้อผิดพลาดในรุ่นที่ใหม่กว่า

ใช้สูตรและค่าจากการคำนวณ    คุณสามารถใช้สูตรและคำนวณค่าให้สร้างข้อมูลขึ้นในคอลัมน์ของรายการแบบไดนามิก การดำเนินการอาจประกอบด้วยข้อมูลจากคอลัมน์อื่นๆ ในรายการรวมทั้งฟังก์ชันระบบ เช่น [today] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวันที่ครบกำหนดเป็นเจ็ดวันนับจากวันที่ปัจจุบัน

ได้รับแจ้งอยู่เสมอเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง    รายการและมุมมองสามารถใช้ RSS เพื่อให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติ RSS คือเทคโนโลยีที่ทำให้บุคคลสามารถรับและดูการปรับปรุงหรือตัวดึงข้อมูล RSS ของข่าวสารและข้อมูลที่รวมไว้ในตำแหน่งที่ตั้งเดียวกัน และคุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อรายการมีการเปลี่ยนแปลงหรือเมื่อมีข้อมูลใหม่ถูกเพิ่มเข้ามา การแจ้งเตือนเป็นวิธีที่สะดวกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญสำหรับคุณ

สร้างความสัมพันธ์ของรายการ    เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองรายการ ในรายการแหล่งข้อมูล ให้คุณสร้างคอลัมน์ค้นหาที่จะเรียก (หรือ "ค้นหา") ค่าใดค่าหนึ่งหรือหลายค่าจากรายการเป้าหมายหากค่าเหล่านั้นตรงกับค่าในคอลัมน์ค้นหาของรายการแหล่งข้อมูล ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์จากรายการเป้าหมายลงในรายการแหล่งข้อมูลต่อไปได้อีก เมื่อคุณสร้างคอลัมน์ค้นหา คุณอาจเลือกที่จะบังคับใช้พฤติกรรมของความสัมพันธ์ได้ด้วยการตั้งค่าตัวเลือกการลบที่เกี่ยวข้องหรือการลบแบบจำกัด ซึ่งจะช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้มีความถูกต้อง และช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความไม่สอดคล้องกันซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาขึ้นในภายหลัง

แชร์ข้อมูลรายการกับโปรแกรมฐานข้อมูล    ถ้าคุณมีโปรแกรมฐานข้อมูลที่ติดตั้ง เช่น Access คุณสามารถส่งออก และนำเข้าข้อมูลไปยัง และ จากไซต์ของคุณ ตลอดจนลิงก์ตารางจากฐานข้อมูลลงในรายการ เมื่อคุณทำงานกับข้อมูลของรายการในฐานข้อมูล Access คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน ดูนำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Accessสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ใช้รายการอย่างสอดคล้องกันในทุกไซต์    ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับรายการหลายชนิด คุณสามารถเพิ่มความสอดคล้องตลอดหลายๆ รายการด้วยการใช้ชนิดเนื้อหา คอลัมน์ของไซต์ และแม่แบบต่างๆ คุณลักษณะเหล่านี้จะทำให้คุณสามารถนำการตั้งค่าและโครงสร้างรายการกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาสำหรับปัญหาการบริการลูกค้าที่ระบุคอลัมน์บางคอลัมน์ (เช่น ที่ติดต่อของลูกค้า) และกระบวนการทางธุรกิจสำหรับชนิดเนื้อหานั้น อีกตัวอย่างหนึ่งคือ การสร้างคอลัมน์ของไซต์สำหรับชื่อแผนกที่มีรายการแบบดรอปดาวน์ของแผนกต่างๆ คุณสามารถนำคอลัมน์มาใช้ใหม่ในหลายๆ รายการเพื่อให้แน่ใจได้ว่าชื่อจะปรากฏในรายการต่างๆ เหมือนกันทุกรายการ

ทำงานกับข้อมูลในรายการจากโปรแกรมอีเมล    โดยใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint คุณสามารถใช้ข้อมูลรายการสำคัญกับคุณ ตัวอย่างเช่น กับ Outlook คุณสามารถดู และอัปเดงาน ติดต่อ และกระดานสนทนาบนไซต์ของคุณจาก Outlook ดูการเชื่อมต่อรายการภายนอกไปยัง Outlookสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

กำหนดเนื้อหาเป้าหมาย    คุณสามารถเปิดใช้งานการกำหนดผู้ชมเป้าหมายของรายการ และทำให้ข้อมูลในรายการนั้นปรากฏขึ้นเฉพาะสำหรับบุคคลที่เป็นสมาชิกของกลุ่ม SharePoint และ Active Directory ที่เฉพาะเจาะจง การกำหนดเป้าหมายนี้ทำได้โดยใช้ Web Part เช่น Web Part แบบสอบถามเนื้อหา ซึ่งจะใช้การกำหนดผู้ชมเป้าหมายเพื่อกรองรายการโดยยึดตามการเป็นสมาชิกในกลุ่มของผู้ใช้ รายการต้องได้รับการตั้งค่าด้วยคอลัมน์ การกำหนดผู้ชมเป้าหมาย ก่อนที่ข้อมูลในรายการนั้นจะสามารถเปิดใช้งานสำหรับผู้ชมบางกลุ่ม

ชนิดของรายการที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณจะให้ผู้อื่นร่วมใช้

ข้อความประกาศ    ใช้รายการข้อความประกาศเพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสารและสถานะ และเพื่อเป็นตัวช่วยเตือนความจำ ข้อความประกาศสนับสนุนการจัดรูปแบบที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นด้วยรูป การเชื่อมโยงหลายมิติ และข้อความที่จัดรูปแบบ

ที่ติดต่อ     ใช้รายการที่ติดต่อเพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกลุ่มที่คุณทำงานด้วย ถ้าคุณใช้โปรแกรมอีเมลหรือโปรแกรมจัดการที่ติดต่อที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ SharePoint คุณจะสามารถดูและอัปเดตที่ติดต่อของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปเดตรายชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมดขององค์กรของคุณจากโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ SharePoint เช่น Outlook รายการที่ติดต่อไม่ได้จัดการสมาชิกของไซต์ของคุณอย่างแท้จริง แต่สามารถใช้สำหรับเก็บและแชร์ข้อมูลที่ติดต่อสำหรับองค์กรของคุณ เช่น รายชื่อผู้ขายภายนอกองค์กร

กระดานอภิปราย     ใช้กระดานอภิปรายเพื่อเป็นสถานที่ส่วนกลางสำหรับบันทึกและเก็บการอภิปรายของทีมในรูปแบบที่คล้ายกับกลุ่มข่าวสาร ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณได้เปิดใช้งานรายการบนไซต์ให้รับข้อความอีเมล กระดานอภิปรายสามารถเก็บการอภิปรายด้วยอีเมลจากโปรแกรมอีเมลโดยทั่วไปได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง กระดานอภิปราย สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ขององค์กร

การเชื่อมโยง    ใช้รายการการเชื่อมโยงเป็นตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสำหรับการเชื่อมโยงไปยังอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ตของบริษัท และทรัพยากรอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสร้างรายการของการเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของลูกค้า

ลิงก์ที่ได้รับการเลื่อนระดับ    ใช้รายการนี้ในการแสดงชุดของการกระทำลิงก์ในเค้าโครงแบบภาพได้

ปฏิทิน    ใช้ปฏิทิน สำหรับเหตุการณ์ต่าง ๆ ของทีมของคุณทั้งหมด หรือ สำหรับ สถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง เช่นวันหยุดของบริษัท ปฏิทินให้มุมมองแบบเป็นภาพ คล้ายกับโต๊ะหรือผนังปฏิทิน ของเหตุการณ์ของทีม รวมถึงการประชุม เหตุการณ์ทางสังคม และเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน นอกจากนี้คุณสามารถติดตามเหตุการณ์สำคัญทีม เช่นวันครบกำหนดหรือวันวางจำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมอีเมลหรือปฏิทินที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint คุณสามารถดู และอัปเดตปฏิทินของคุณจากไซต์ของคุณในขณะที่ทำงานในโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปรียบเทียบ และอัปเดปฏิทินของคุณบนไซต์ที่มีวันที่จากปฏิทิน Outlook ของคุณ โดยดูทั้งสองปฏิทินแบบเคียงข้างกัน หรือซ้อนกันใน Outlook ดูที่การสร้างปฏิทินสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

งาน    ใช้รายการงานเพื่อติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและเหตุการณ์สิ่งอื่น ๆ สำหรับกลุ่มของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้แก่บุคคล ตลอดจนติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ ตามงานย้ายค่าเข้าใกล้เสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกำลังใช้อีเมลหรืองานการจัดการโปรแกรมที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint คุณสามารถดู และอัปเดงานของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่น ๆ ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานสำหรับกระบวนการงบประมาณขององค์กรของคุณ และดู และอัปเดตใน Outlook พร้อมกับงานของคุณ ดูที่การสร้างรายการสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

งานโครงการ    ใช้รายการงานโครงการการเก็บข้อมูลแบบ Gantt มุมมองและความคืบหน้าของแถบงาน คุณสามารถติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ ตามงานย้ายค่าเข้าใกล้เสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกำลังใช้อีเมลหรืองานการจัดการโปรแกรมที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint คุณสามารถดู และอัปเดงานโครงการของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่น ๆ ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานโครงการบนไซต์ของคุณเพื่อระบุ และมอบหมายงานที่สร้างด้วยตนเองฝึกอบรม แล้ว คุณสามารถติดตามความคืบหน้าขององค์กรของคุณจากโครงการ ดูที่การสร้างรายการสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ติดตามประเด็น    ใช้รายการการติดตามปัญหาเพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เฉพาะเจาะจง เช่นปัญหาการสนับสนุน และติดตามความคืบหน้าของพวกเขา คุณสามารถกำหนดปัญหา จัดประเภทพวกเขา และปัญหาการเชื่อมโยงถึงกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการติดตามปัญหาในการจัดการและการแก้ไขปัญหาการบริการลูกค้า คุณสามารถเพิ่มเติมข้อคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาทุกครั้งที่คุณสามารถแก้ไข สร้างประวัติของข้อคิดเห็นโดยไม่เปลี่ยนแปลงคำอธิบายต้นฉบับของปัญหา ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถบันทึกแต่ละขั้นตอนที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาและผลลัพธ์ คุณยังสามารถใช้รายการการติดตามประเด็นกับเวิร์กโฟลว์สามสถานะเพื่อช่วยให้องค์กรของคุณจัดการปัญหาหรือติดตามโครงการ ดูที่การสร้างรายการสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แบบสำรวจ    ใช้แบบสำรวจเพื่อรวบรวม และรวบรวมคำติชม เช่นแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานหรือแบบทดสอบ คุณสามารถออกแบบคำถามและคำตอบของคุณในหลาย ๆ และดูภาพรวมของคำติชมของคุณ ถ้าคุณมีฐานข้อมูลหรือสเปรดชีโปรแกรมติดตั้งที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ของคุณเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติม เหล่านั้น ดูที่การสร้างแบบสำรวจสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

กำหนดเอง    ใช้รายการแบบกำหนดเองเพื่อเริ่มรายการตั้งแต่เริ่มต้น คุณยังสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองที่เป็นไปตามสเปรดชีต ถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีSharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเข้ารายการจาก Excel ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บ และจัดการสัญญากับผู้จัดจำหน่าย ดูที่การสร้างรายการโดยยึดตามสเปรดชีตสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

รายการภายนอก    ใช้รายการภายนอกในการทำงานกับข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ภายนอก SharePoint แต่คุณยังสามารถอ่านและเขียนได้จากใน SharePoint แหล่งข้อมูลสำหรับรายการภายนอกจะเรียกว่าชนิดเนื้อหาภายนอก ต่างกับรายการ SharePoint ภายใน รายการภายนอกจะใช้ Business Connectivity Services เพื่อเข้าถึงข้อมูลโดยตรงจากระบบภายนอก (เช่น SAP , Siebel และ Microsoft SQL Server ) ไม่ว่าระบบนั้นจะเป็นฐานข้อมูล บริการบนเว็บ หรือระบบงานธุรกิจ

รายการแบบกำหนดเองในแผ่นข้อมูล    มุมมอง    ใช้รายการแบบกำหนดเองในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อสร้างรายการเปล่าคล้ายกับรายการแบบกำหนดเอง แต่จะแสดงรายการในมุมมองแผ่นข้อมูลเป็นค่าเริ่มต้น มุมมองแผ่นข้อมูลจะแสดงเส้นตารางข้อมูลสำหรับดูและแก้ไขข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขแถวและคอลัมน์ นำตัวกรองและลำดับการจัดเรียงไปใช้ แสดงค่าจากการคำนวณและยอดรวม รวมทั้งแก้ไขข้อมูลในเซลล์เส้นตารางได้โดยสะดวก มุมมองแผ่นข้อมูลจำเป็นต้องมี Office ติดตั้งอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แบบ 32 บิต และเบราว์เซอร์ที่สนับสนุนตัวควบคุม ActiveX

รายการสถานะ    ใช้รายการสถานะเพื่อแสดงและติดตามเป้าหมายโครงการของคุณ รายการจะประกอบด้วยชุดของไอคอนสีต่างๆ ที่สื่อถึงระดับความสำเร็จของเป้าหมาย

จดหมายเวียน    ใช้รายการจดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูลรวมทั้งการประทับตรายืนยันให้กับสมาชิกในทีมของคุณ

รายการพจนานุกรม Microsoft IME    ใช้รายการพจนานุกรม Microsoft IME เมื่อคุณต้องการใช้ข้อมูลในรายการเป็นพจนานุกรม Microsoft IME คุณสามารถแปลงข้อมูลในคอลัมน์ การอ่าน เป็น แสดง โดยใช้ Microsoft IME และดูเนื้อหาใน ข้อคิดเห็น ได้ในหน้าต่าง ข้อคิดเห็น IME ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกับ URL ที่เฉพาะเจาะจง

รายการเนื้อหา PerformancePoint    ใช้รายการเนื้อหา PerformancePoint เพื่อเก็บรายการแดชบอร์ด เช่น Scorecard รายงาน ตัวกรอง เพจแดชบอร์ด และรายการแดชบอร์ดอื่นๆ ที่คุณสร้างขึ้นด้วยตัวออกแบบแดชบอร์ด PerformancePoint

ภาษาและผู้แปล    ใช้รายการ ภาษาและผู้แปล กับเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลในไลบรารีการจัดการคำแปล เวิร์กโฟลว์จะใช้รายการเพื่อมอบหมายงานแปลให้กับผู้แปลที่ระบุในรายการของแต่ละภาษา คุณสามารถสร้างรายการนี้ด้วยตนเอง หรือคุณอาจเลือกที่จะสร้างรายการนี้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลให้กับไลบรารีการจัดการคำแปล

รายการ KPI    ใช้รายการ KPI เพื่อติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถประเมินความคืบหน้าของสิ่งที่ดำเนินการเทียบกับเป้าหมายที่วัดผลได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถตั้งค่ารายการ KPI ให้ติดตามประสิทธิภาพโดยการใช้แหล่งข้อมูลหนึ่งในสี่แหล่งต่อไปนี้ ข้อมูลที่ป้อนด้วยตัวเอง ข้อมูลในรายการ SharePoint ข้อมูลในสมุดงาน Excel หรือข้อมูลจากบริการการวิเคราะห์ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server หลังจากสร้างรายการ KPI แล้ว คุณสามารถใช้รายการนี้เพื่อแสดงสถานะของตัวบ่งชี้บนเพจแดชบอร์ดได้

นำเข้าสเปรดชีต    สร้างรายการที่ใช้คอลัมน์และข้อมูลของสเปรดชีตที่มีอยู่ การนำเข้าสเปรดชีตจำเป็นต้องใช้ Microsoft Excel หรือโปรแกรมอื่นที่เข้ากันได้

เพิ่มหนึ่งรายการเหล่านี้ลงในหน้าของคุณ

  1. ในไซต์ คลิกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud แล้ว คลิ กเนื้อหาของไซต์

  2. คลิกไอคอนเพิ่มแอป

    การเพิ่มไอคอนแอปในกล่องโต้ตอบเนื้อหาของไซต์ใหม่
  3. เลื่อนผ่าน แล้วคลิกแอปที่คุณต้องการใช้ อาจมีมากกว่าหนึ่งหน้า

  4. ชื่อแอปไม่ซ้ำกันเพื่อให้คุณสามารถเรียกคืนได้ในภายหลังสำหรับหน้า และคลิกสร้าง

  5. เมื่อคุณกลับไปยังหน้าจอเนื้อหาของไซต์ คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ที่สาม:

    • ปิดหน้าต่าง และกลับไปยังหน้า เพิ่มแอปใหม่บนหน้าของคุณโดยใช้ Web Part ที่แทรก

    • คลิกแอป และเริ่มใส่ข้อมูล

    • คลิกที่จุดไข่ปลา... แล้ว คลิกเปลี่ยนการตั้งค่า คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ เปลี่ยนชื่อ และทำงานอื่น ๆ ต่อไปนี้

การจัดระเบียบรายการบนไซต์

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้คุณลักษณะต่างๆ ของรายการได้หลายวิธี แต่วิธีที่คุณใช้นั้นจะขึ้นอยู่กับขนาดและจำนวนรายการที่คุณมีและความต้องการขององค์กรของคุณ

คุณอาจต้องการใช้รายการขนาดใหญ่รายการหนึ่งเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีปัญหาทางเทคนิคจำนวนมากที่คุณต้องติดตามทั่วทั้งองค์กรของคุณ และปัญหาเหล่านั้นอาจเกี่ยวข้องกับหลายโครงการและหลายกลุ่ม

ใช้รายการเดี่ยวเมื่อ

  • กลุ่มของคุณจำเป็นต้องดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับข้อมูลในรายการชุดเดียวกัน หรือมุมมองที่แตกต่างกันของข้อมูลชุดเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการอาจต้องการดูความคืบหน้าเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคทั้งหมดขององค์กร หรือต้องการดูปัญหาทั้งหมดที่ได้รับแจ้งภายในช่วงเวลาเดียวกัน

  • มีคนต้องการเรียกดูหรือค้นหาปัญหาต่างๆ ในตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันบนไซต์

  • คุณต้องการนำการตั้งค่าเดียวกันไปใช้กับข้อมูลในรายการ เช่น การติดตามรุ่นหรือการต้องการการอนุมัติ

  • กลุ่มต่างๆ ที่ทำงานกับรายการจะมีคุณลักษณะที่คล้ายกัน เช่น มีสิทธิ์ในระดับเดียวกัน สิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันสามารถนำไปใช้กับข้อมูลในรายการที่เฉพาะเจาะจง แต่ถ้าระดับของสิทธิ์ต่างกันมาก ให้พิจารณาใช้รายการหลายรายการ

  • คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น หรือรับการปรับปรุงแบบรวมเกี่ยวกับรายการ คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลในรายการมีการเปลี่ยนแปลง หรือดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับรายการได้โดยใช้เทคโนโลยี RSS ตัวดึงข้อมูล RSS ช่วยให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถดูรายการรวมของข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงได้

คุณอาจต้องการหลายรายการเมื่อมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างข้อมูลที่คุณต้องการจัดการ หรือระหว่างกลุ่มบุคคลที่ทำงานกับข้อมูลนั้นๆ

ใช้หลายรายการเมื่อ

  • คุณไม่คิดว่าจะมีใครต้องการการสรุปข้อมูลเข้าด้วยกัน

  • กลุ่มบุคคลที่ทำงานกับข้อมูลเป็นกลุ่มที่แยกจากกันและมีระดับสิทธิ์ที่ไม่เหมือนกัน

  • คุณต้องการนำการตั้งค่าอื่นๆ เช่น การกำหนดรุ่นหรือการอนุมัติ ไปใช้ต่างกัน ในข้อมูลแต่ละชุด

  • คุณไม่ต้องการวิเคราะห์ข้อมูลรวมกันหรือได้รับการปรับปรุงการรวมข้อมูลเกี่ยวกับรายการ

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถใช้จัดระเบียบรายการและข้อมูลในรายการ

เพิ่มคอลัมน์    เมื่อต้องการช่วยให้กลุ่มของคุณระบุข้อมูลที่มีความสำคัญสูงสุด คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มคอลัมน์ โครงการ ลงในรายการเพื่อช่วยให้บุคคลที่ทำงานในโครงการที่เฉพาะเจาะจงสามารถดูและทำงานกับข้อมูลของตนได้ง่ายขึ้น คุณอาจเพิ่มคอลัมน์อื่นๆ อีกถ้าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับแต่ละข้อมูลในรายการ เช่น ชื่อของแผนก หรือชื่อของพนักงาน

ถ้าคุณมีหลายรายการในรายการ คุณอาจพิจารณาบางคอลัมน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเมื่อดูหลายรายการการทำดัชนี หรือสลับมุมมอง ฟีเจอร์นี้ไม่เปลี่ยนแปลงตามมีการจัดระเบียบรายการ แต่นั้นอาจช่วยให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากในรายการได้ง่ายยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ทำดัชนีสามารถใช้เนื้อที่ฐานข้อมูลเพิ่มเติม สร้าง เปลี่ยน หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างมุมมอง    คุณสามารถใช้มุมมองถ้าบุคคลในกลุ่มของคุณต้องดูข้อมูลในบางรูปแบบเป็นประจำ มุมมองใช้คอลัมน์ในการเรียงลำดับ จัดกลุ่ม กรอง และแสดงข้อมูล คุณยังสามารถเลือกจำนวนข้อมูลที่จะแสดงพร้อมกันในแต่ละมุมมองได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น บุคคลต่างๆ สามารถเรียกดูรายการเป็นชุดๆ ละ 25 หรือ 100 รายการต่อหน้า ขึ้นกับการกำหนดลักษณะและความเร็วในการเชื่อมต่อของแต่ละคน

มุมมองให้ความยืดหยุ่น เพื่อจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากในรายการ แต่เมื่อต้อง การดูเฉพาะชุดย่อยที่คุณต้องการเวลาที่เฉพาะเจาะจง เช่นปัญหาที่ถูกประกาศปีนี้ หรือเหตุการณ์ปัจจุบันเท่านั้นในปฏิทิน คุณสามารถสร้างมุมมองส่วนบุคคลที่พร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อคุณต้องการ และถ้าคุณมีสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยนรายการ คุณสามารถสร้างมุมมองสาธารณะที่พร้อมใช้งานให้กับทุกคน สร้าง เปลี่ยน หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์    คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ลงส่วนใหญ่ชนิดของรายการ ถ้าเจ้าของรายการของคุณได้รับอนุญาตการสร้างโฟลเดอร์ ซึ่งจะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าข้อมูลในรายการของคุณถูกหารในแบบที่เฉพาะเจาะจง เช่น ตามโครงการ หรือ ตามกลุ่ม โฟลเดอร์ช่วยให้ผู้อื่นเพื่อสแกนได้ง่ายยิ่งขึ้น และจัดการกับข้อมูลในรายการ เทคโนโลยีSharePoint มีมุมมองแบบโครงสร้างที่ช่วยให้บุคคลสามารถนำทางของไซต์และโฟลเดอร์ที่คล้ายกับวิธีที่ทำงานกับโฟลเดอร์บนฮาร์ดดิสก์ของพวกเขา ตัวอย่าง แต่ละแผนกสามารถมีโฟลเดอร์ของตัวเอง สร้างโฟลเดอร์ในรายการ

ดูเพิ่มเติม

เพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลในรายการ

เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์ในรายการ

ลบโฟลเดอร์ในรายการ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×