บทนำสู่นโยบายการจัดการข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

นโยบายการจัดการข้อมูล คือชุดของกฎสำหรับชนิดของเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆ เช่น ระยะเวลาการจัดเก็บเนื้อหา หรือการกระทำที่ผู้ใช้สามารถดำเนินการกับเนื้อหานั้นๆ ได้ นโยบายการจัดการข้อมูลจะช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อกำหนดของภาครัฐได้ หรือองค์กรจะนำไปใช้บังคับควบคุมกระบวนการภายในของธุรกิจก็ได้

ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ต้องปฏิบัติตามที่กฎระเบียบของภาครัฐที่กำหนดให้ต้องมี "การควบคุมที่เหมาะสม" ในเรื่องงบการเงินอาจสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลหนึ่งหรือหลายนโยบายที่จะตรวจสอบการกระทำบางอย่างในกระบวนการเขียนและอนุมัติเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการยื่นงบการเงิน

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีทำ ให้ดูที่ สร้างและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้

ฟีเจอร์ของนโยบายการจัดการข้อมูล

มีฟีเจอร์ของนโยบายพื้นฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสี่ประเภท ซึ่งองค์กรสามารถนำไปใช้แยกกันหรือร่วมกันเพื่อจัดการเนื้อหาและกระบวนการ

ชนิดของนโยบายเนื้อหา

ฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบ จะช่วยองค์กรวิเคราะห์วิธีใช้งานระบบการจัดการเนื้อหาโดยการบันทึกเหตุการณ์และการดำเนินการที่ทำกับเอกสารและข้อมูลในรายการ คุณสามารถกำหนดค่าฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบเพื่อให้บันทึกเหตุการณ์ต่างๆ เช่น เมื่อเอกสารหรือรายการมีการแก้ไข ดู เช็คอิน เช็คเอาท์ ลบ หรือมีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ ข้อมูลการตรวจสอบทั้งหมดจะถูกเก็บในบันทึกการตรวจสอบเดียวบนเซิร์ฟเวอร์ และผู้ดูแลไซต์สามารถเรียกใช้รายงานจากข้อมูลนั้นได้

ฟีเจอร์นโยบายการหมดอายุ จะช่วยให้องค์กรสามารถลบหรือเอาเนื้อหาที่ล้าสมัยออกจากไซต์ด้วยวิธีที่สอดคล้องและสามารถติดตามได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการทั้งต้นทุนและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาเนื้อหาที่ล้าสมัย คุณสามารถกำหนดค่านโยบายการหมดอายุเพื่อระบุว่าชนิดของเนื้อหาบางชนิดจะหมดอายุในวันที่ที่ระบุ หรือภายในระยะเวลาหนึ่งหลังจากที่สร้างหรือแก้ไขเอกสารนั้น

องค์กรยังสามารถสร้างและปรับใช้ฟีเจอร์นโยบายแบบกำหนดเองเพื่อให้ตรงตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตอาจต้องการกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับเอกสารข้อมูลจำเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์แบบร่างทั้งหมดที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้พิมพ์สำเนาของเอกสารเหล่านี้จากเครื่องพิมพ์ที่ไม่ปลอดภัย เมื่อต้องการกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลเช่นนี้ คุณสามารถสร้างและปรับใช้ฟีเจอร์นโยบายการจำกัดการพิมพ์ที่จะเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับชนิดเนื้อหาข้อมูลจำเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้

ตำแหน่งที่ตั้งที่จะใช้นโยบายการจัดการข้อมูล

เมื่อจะนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้ คุณต้องเพิ่มนโยบายนั้นลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาในไซต์ ตำแหน่งที่ตั้งที่คุณสร้างหรือเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลจะส่งผลต่อพื้นที่ที่นโยบายจะมีผลและสามารถนำไปใช้ได้ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

สร้างนโยบายไซต์คอลเลกชัน จากนั้นเพิ่มนโยบายนี้ลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารี คุณสามารถสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันในรายการ นโยบาย ในไซต์ระดับบนสุดของไซต์คอลเลกชัน หลังจากที่คุณสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันแล้ว คุณสามารถส่งออกนโยบายเพื่อให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันอื่นๆ สามารถนำเข้านโยบายนั้นลงในรายการ นโยบาย ของตนเองได้ การสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันที่สามารถส่งออกได้จะช่วยคุณสร้างมาตรฐานนโยบายการจัดการข้อมูลทั่วไซต์ต่างๆ ภายในองค์กรของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มนโยบายไซต์คอลเลกชันลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ และอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้นถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีแล้ว เจ้าของรายการหรือไลบรารีนั้นจะไม่สามารถปรับเปลี่ยนนโยบายไซต์คอลเลกชันสำหรับรายการหรือไลบรารีได้ การเพิ่มนโยบายไซต์คอลเลกชันลงในชนิดเนื้อหาของไซต์เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความมั่นใจว่านโยบายไซต์คอลเลกชันจะถูกบังคับใช้ในทุกระดับของลำดับชั้นในไซต์ของคุณ

ลิงก์ เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา บนหน้า การตั้งค่าไซต์

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ใน แกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ ของไซต์ระดับบนสุด จากนั้นเพิ่มชนิดเนื้อหานั้นลงในรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งรายการ คุณยังสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลโดยตรงให้กับชนิดเนื้อหาของไซต์และเชื่อมโยงอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้นกับรายการหรือไลบรารีหลายๆ รายการ ถ้าคุณสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลโดยใช้วิธีนี้ ทุกรายการในไซต์คอลเลกชันที่มีชนิดเนื้อหานั้น หรือชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานั้นจะใช้นโยบายดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลโดยตรงสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ การนำนโยบายการจัดการข้อมูลนี้ไปใช้ใหม่ในไซต์คอลเลกชันอื่นจะทำได้ยาก เนื่องจากนโยบายที่สร้างด้วยวิธีนี้ไม่สามารถส่งออกได้

ลิงก์ ชนิดเนื้อหาของไซต์ บนหน้า การตั้งค่าไซต์

ลิงก์นโยบายการจัดการข้อมูลบนหน้าการตั้งค่าสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

หมายเหตุ ถ้าต้องการควบคุมนโยบายที่จะใช้ในไซต์คอลเลกชัน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานความสามารถในการกำหนดคุณลักษณะของนโยบายบนชนิดเนื้อหาโดยตรง เมื่อข้อจำกัดนี้มีผล ผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาจะถูกจำกัดให้เลือกเฉพาะนโยบายจากรายการ นโยบายไซต์คอลเลกชัน เท่านั้น

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี ถ้าองค์กรของคุณต้องการนำนโยบายการจัดการข้อมูลเฉพาะไปใช้กับชุดเนื้อหาขนาดเล็ก คุณสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่นำไปใช้เฉพาะกับรายการหรือไลบรารีแต่ละรายการ การสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลวิธีนี้เป็นวิธีที่มีความยืดหยุ่นน้อยที่สุด เนื่องจากนโยบายจะนำไปใช้กับตำแหน่งที่ตั้งเดียวเท่านั้นและไม่สามารถส่งออกหรือนำมาใช้ใหม่กับตำแหน่งอื่นๆ ได้ อย่างไรก็ตาม ในบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันที่มีการจำกัดการบังคับใช้เพื่อจัดการสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงบางอย่าง

ลิงก์นโยบายการจัดการข้อมูลบนหน้าการตั้งค่าสำหรับไลบรารีเอกสาร

หมายเหตุ

คุณจะสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารีได้ต่อเมื่อรายการหรือไลบรารีนั้นไม่สนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ถ้ารายการหรือไลบรารีสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด คุณต้องกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดที่สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารีนั้นๆ (อินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาไซต์ที่สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารีที่ระบุเรียกว่าชนิดเนื้อหารายการ)

เมื่อต้องการควบคุมนโยบายที่จะใช้ในไซต์คอลเลกชัน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานความสามารถในการกำหนดคุณลักษณะของนโยบายให้กับรายการหรือไลบรารีโดยตรง เมื่อข้อจำกัดนี้มีผล ผู้ใช้ที่จัดการรายการหรือไลบรารีจะถูกจำกัดให้เลือกเฉพาะนโยบายจากรายการ นโยบายไซต์คอลเลกชัน เท่านั้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×