บทนำสู่นโยบายการจัดการข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

องค์กรสามารถกำหนดและใช้นโยบายการจัดการข้อมูลบนไซต์ Microsoft Office SharePoint Server 2007 เพื่อบังคับให้เป็นไปตามกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรหรือกฎระเบียบของกฎหมายหรือภาครัฐในการจัดการข้อมูล นโยบายการจัดการข้อมูลจะทำให้ผู้ดูแลไซต์หรือผู้จัดการรายการสามารถควบคุมวิธีที่เนื้อหาจะถูกจัดการได้

ในบทความนี้

นโยบายการจัดการข้อมูลคืออะไร

ฉันสามารถใช้นโยบายการจัดการข้อมูลบนไซต์

นโยบายการจัดการข้อมูลคืออะไร

นโยบายการจัดการข้อมูลคือชุดของกฎสำหรับชนิดของเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลทำให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆ ได้ เช่น ความยาวของเนื้อหาเท่าใดที่สามารถจัดเก็บได้ หรือ การกระทำแบบใดที่ผู้ใช้สามารถดำเนินการกับเนื้อหา ทั้งนี้ นโยบายการจัดการข้อมูลสามารถช่วยองค์กรให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของรัฐบาลหรือกฎหมาย หรือองค์กรสามารถบังคับกระบวนการทางธุรกิจภายในได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของรัฐบาลที่ต้องการให้องค์กรแสดงให้เห็น "การควบคุมเพียงพอ" ของงบกำไรขาดทุนขององค์กรอาจสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งนโยบายที่จะทำหน้าที่ตรวจสอบการกระทำที่เฉพาะเจาะจงในการสร้างและในกระบวนการอนุมัติสำหรับเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการยื่นเอกสารทางการเงิน

คุณลักษณะนโยบายที่รวมอยู่ใน Office SharePoint Server 2007

กฎแต่ละข้อภายในนโยบายการจัดการข้อมูลคือคุณลักษณะนโยบาย Office SharePoint Server 2007 มีคุณลักษณะนโยบายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอยู่หลายแบบซึ่งองค์กรสามารถนำไปใช้ทีละแบบหรือใช้ร่วมกันเพื่อกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับไซต์ของตนเองได้ คุณลักษณะนโยบายที่มีอยู่ใน Office SharePoint Server 2007 ได้แก่

  • การตรวจสอบ    คุณลักษณะนโยบายการตรวจสอบช่วยองค์กรวิเคราะห์วิธีการใช้งานระบบการจัดการเนื้อหาด้วยการบันทึกเหตุการณ์และการดำเนินการที่ได้กระทำบนเอกสารและข้อมูลในรายการ องค์กรสามารถกำหนดค่าคุณลักษณะนโยบายการตรวจสอบเพื่อบันทึกเหตุการณ์ เช่น เมื่อเอกสารหรือรายการถูกแก้ไข ดู เช็คอิน เช็คเอาท์ ลบ หรือมีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ของเอกสารหรือรายการ ข้อมูลการตรวจสอบทั้งหมดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้มบันทึกการตรวจสอบเดียวบนเซิร์ฟเวอร์ และผู้ดูแลไซต์สามารถเรียกใช้รายงานในนี้ได้ นอกจากนี้ องค์กรสามารถใช้รูปแบบวัตถุของ Office SharePoint Server 2007 เพื่อเขียนและเพิ่มเหตุการณ์แบบกำหนดเองลงในแฟ้มบันทึกการตรวจสอบได้ด้วย

  • วันหมดอายุ    คุณลักษณะนโยบายวันหมดอายุช่วยองค์กรลบหรือเอาเนื้อหาที่ล้าสมัยออกจากไซต์ขององค์กรด้วยวิธีที่สอดคล้อง และสามารถติดตามได้ คุณลักษณะนโยบายนี้จะช่วยองค์กรจัดการทั้งต้นทุนและความเสี่ยงเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลเนื้อหาที่ล้าสมัย องค์กรสามารถกำหนดค่านโยบายวันหมดอายุเพื่อระบุว่าเนื้อหาบางชนิดจะหมดอายุในวันที่เจาะจง หรือภายในเวลาที่คำนวณไว้แล้วหลังจากกิจกรรมของเอกสารบางอย่าง (เช่น การสร้างหรือการแก้ไข เป็นต้น)

  • บาร์โค้ด    คุณลักษณะนโยบายบาร์โค้ดทำให้องค์กรสามารถติดตามสำเนาจริงของเอกสารหรือข้อมูลในรายการที่พิมพ์มาจากไซต์ คุณลักษณะนโยบายบาร์โค้ดจะสร้างค่าตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับเอกสาร ผู้ใช้สามารถแทรกรูปบาร์โค้ดของค่านั้นลงในเอกสาร Microsoft Office ที่ผู้ใช้สร้าง นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถใช้บาร์โค้ดบนสำเนาจริงของเอกสารเพื่อค้นหาสำเนาต้นฉบับของเอกสารนั้นบนเซิร์ฟเวอร์ได้ ตามค่าเริ่มต้น บาร์โค้ดจะเป็นไปตามมาตรฐาน Code 39 ทั่วไป (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) องค์กรสามารถใช้รูปแบบวัตถุของ Office SharePoint Server 2007 เพื่อติดตั้งผู้ให้บริการบาร์โค้ดอื่นได้

  • ป้ายชื่อ    คุณลักษณะนโยบายป้ายชื่อทำให้องค์กรสามารถติดตามสำเนาจริงของเอกสารหรือข้อมูลในรายการที่พิมพ์มาจากไซต์ได้เช่นกัน คุณลักษณะนโยบายป้ายชื่อจะสร้างป้ายชื่อแบบข้อความโดยอัตโนมัติซึ่งยึดตามการจัดรูปแบบและคุณสมบัติเอกสารที่ผู้ดูแลไซต์หรือผู้จัดการรายการระบุ เมื่อผู้ใช้แทรกป้ายชื่อลงในเอกสาร Microsoft Office ป้ายชื่อจะได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลจากคุณสมบัติของเอกสาร

ด้านบนของหน้า

คุณลักษณะนโยบายแบบกำหนดเอง

องค์กรสามารถสร้างและปรับใช้คุณลักษณะนโยบายแบบกำหนดเองเพื่อให้ตรงตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น องค์กรด้านการผลิตอาจต้องการกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับเอกสารที่เป็นแบบร่างของรายละเอียดการออกแบบผลิตภัณฑ์ทั้งหมดเพื่อห้ามผู้ใช้ไม่ให้พิมพ์สำเนาของเอกสารเหล่านี้บนเครื่องพิมพ์ที่ไม่ปลอดภัย เมื่อต้องการกำหนดชนิดของนโยบายการจัดการข้อมูลนี้ องค์กรสามารถสร้างและปรับใช้คุณลักษณะนโยบายข้อจำกัดการพิมพ์ที่สามารถเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับชนิดเนื้อหารายละเอียดการออกแบบผลิตภัณฑ์ได้

ด้านบนของหน้า

การรวมนโยบายการจัดการข้อมูลเข้ากับโปรแกรมของ ระบบ Microsoft Office 2007

มีวิธีอยู่สองสามวิธีที่สามารถแสดงนโยบายการจัดการข้อมูลของ Office SharePoint Server 2007 ให้กับผู้ใช้ภายในโปรแกรมสำหรับไคลเอ็นต์ของ การวางจำหน่าย Office 2007 ได้ เมื่อคุณกำหนดค่านโยบายการจัดการข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์สำหรับชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารีที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถเขียนข้อกำหนดนโยบายที่จะแสดงให้กับผู้ใช้ที่ทำงานกับเนื้อหาที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ได้ ข้อกำหนดนโยบายสามารถแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ามีการบังคับใช้นโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับเอกสาร หรือจัดให้มีข้อมูลโดยละเอียด เช่น ข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารจะหมดอายุหลังจากเวลาผ่านไปชั่วระยะเวลาหนึ่ง เมื่อผู้ใช้เปิดเอกสารที่อยู่ภายใต้นโยบายการจัดการเอกสารในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งของโปรแกรมสำหรับไคลเอ็นต์ การวางจำหน่าย Office 2007 ข้อกำหนดนโยบายจะแสดงขึ้น นอกจากนี้ ถ้านโยบายการจัดการข้อมูลมีคุณลักษณะนโยบายป้ายชื่อหรือบาร์โค้ดอยู่ นโยบายสามารถถูกกำหนดค่าเพื่อร้องขอผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดหรือป้ายชื่อลงในเอกสาร Microsoft Office เมื่อผู้ใช้พยายามที่จะบันทึกหรือพิมพ์เอกสารจากโปรแกรมสำหรับไคลเอ็นต์ของ การวางจำหน่าย Office 2007

ด้านบนของหน้า

นโยบายการจัดการข้อมูลสามารถใช้งานในไซต์ได้อย่างไร

เมื่อต้องการนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้ คุณต้องเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาบนไซต์ ตำแหน่งที่ตั้งที่คุณสร้างหรือเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลจะมีผลต่อการที่นโยบายจะถูกนำไปใช้อย่างกว้างขวางเพียงใด หรือคุณสามารถใช้นโยบายได้อย่างกว้างขวางเพียงใด คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • สร้างนโยบายไซต์คอลเลกชัน แล้วเพิ่มนโยบายนี้ลงในชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารี     คุณสามารถสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันในรายการ 'นโยบายไซต์คอลเลกชัน' สำหรับไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชัน หลังจากที่คุณสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถส่งออกนโยบายเพื่อที่ผู้ดูแลไซต์ของไซต์คอลเลกชันอื่นจะสามารถนำเข้านโยบายลงในรายการ 'นโยบายไซต์คอลเลกชัน' ของตนได้ การสร้างนโยบายไซต์คอลเลกชันที่สามารถส่งออกได้ทำให้คุณสามารถกำหนดมาตรฐานนโยบายการจัดการข้อมูลของไซต์ต่างๆ ในองค์กรของคุณได้

    เมื่อคุณเพิ่มนโยบายไซต์คอลเลกชันลงในชนิดเนื้อหาของไซต์ และมีการเพิ่มอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์ลงในรายการ หรือไลบรารี จะทำให้เจ้าของของรายการหรือไลบรารีนั้นจะไม่สามารถปรับเปลี่ยนนโยบายไซต์คอลเลกชันสำหรับรายการหรือไลบรารี การเพิ่มนโยบายไซต์คอลเลกชันลงในชนิดเนื้อหาของไซต์จึงเป็นวิธีที่ดีที่จะทำให้แน่ใจว่ามีการบังคับใช้นโยบายไซต์คอลเลกชันในแต่ละระดับของลำดับชั้นไซต์ของคุณ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  • สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ในแกลเลอรีชนิดเนื้อหาของไซต์ของไซต์ระดับบนสุด แล้วเพิ่มชนิดเนื้อหานั้นลงในรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งรายการหรือไลบรารี     คุณสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์โดยตรง แล้วกำหนดความสัมพันธ์ของอินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์นั้นกับหลายๆ รายการหรือไลบรารี ถ้าคุณสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลโดยใช้วิธีการนี้ ทุกรายการในไซต์คอลเลกชันของชนิดเนื้อหานั้นหรือชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานั้นจะมีนโยบาย ถ้าคุณสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์โดยตรง จะทำให้การนำนโยบายการจัดการข้อมูลนี้มาใช้ใหม่ในไซต์คอลเลกชันอื่นทำได้ยากขึ้น เนื่องจากนโยบายที่ถูกสร้างด้วยวิธีนี้ไม่สามารถส่งออกได้

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการควบคุมว่าจะใช้นโยบายใดในไซต์คอลเลกชัน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานความสามารถในการกำหนดคุณลักษณะนโยบายโดยตรงบนชนิดเนื้อหา เมื่อข้อจำกัดนี้มีผลอยู่ ผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาจะถูกจำกัดให้เลือกนโยบายจากรายการ 'นโยบายไซต์คอลเลกชัน'

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ ดูที่การเปลี่ยนชนิดเนื้อหาของไซต์

  • สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการ หรือไลบรารี     ถ้าองค์กรของคุณจำเป็นต้องนำนโยบายการจัดการข้อมูลที่ระบุไปใช้กับชุดของเนื้อหาที่จำกัดอย่างมาก คุณสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่นำไปใช้เฉพาะกับทีละรายการหรือไลบรารีได้ การสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลด้วยวิธีนี้เป็นวิธีที่มีความยืดหยุ่นน้อยที่สุด เนื่องจากนโยบายจะนำไปใช้เฉพาะกับตำแหน่งที่ตั้งเพียงหนึ่งตำแหน่ง และจะไม่สามารถส่งออกนโยบายหรือนำไปใช้ใหม่สำหรับตำแหน่งที่ตั้งอื่นได้ อย่างไรก็ตาม บางองค์กรอาจต้องการสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่ไม่ซ้ำที่มีความสามารถในการใช้งานแบบจำกัดเพื่อระบุถึงสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง

    หมายเหตุ: 

    • คุณสามารถสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารีก็ต่อเมื่อรายการหรือไลบรารีนั้นไม่สนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ถ้ารายการหรือไลบรารีสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด คุณจำเป็นต้องกำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหาของรายการที่สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารีนั้น (อินสแตนซ์ของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารีที่ระบุเรียกว่าชนิดเนื้อหาของรายการ)

    • เมื่อต้องการควบคุมว่านโยบายใดที่จะใช้ในไซต์คอลเลกชัน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานความสามารถในการกำหนดคุณลักษณะนโยบายโดยตรงบนรายการหรือไลบรารี เมื่อข้อจำกัดนี้มีผลอยู่ ผู้ใช้ที่จัดการรายการหรือไลบรารีจะถูกจำกัดให้เลือกนโยบายจากรายการ 'นโยบายไซต์คอลเลกชัน'

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×