บทนำสู่ตาราง

ตารางเป็นวัตถุที่จำเป็นในฐานข้อมูลเพราะว่าเป็นที่บรรจุข้อมูลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลสำหรับธุรกิจอาจมีตารางที่ติดต่อที่จัดเก็บชื่อของผู้จำหน่าย ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ บทความนี้จะให้ภาพรวมของตารางใน Access ก่อนสร้างตาราง คุณควรพิจารณาถึงความต้องการและกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการไว้ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการดีไซน์ฐานข้อมูล ให้ดูที่ พื้นฐานการดีไซน์ฐานข้อมูล

ในบทความนี้

ภาพรวม

เพิ่มตารางในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access

บันทึกตาราง

ภาพรวม

โดยทั่วไป ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เช่น Access จะมีตารางที่เกี่ยวข้องกันอยู่จำนวนหนึ่ง ในฐานข้อมูลที่มีการออกแบบดี แต่ละตารางจะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น พนักงานหรือผลิตภัณฑ์ ตารางหนึ่งๆ จะมีระเบียน (แถว) และเขตข้อมูล (คอลัมน์) เขตข้อมูลมีชนิดของข้อมูลหลายประเภท เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์

ตารางลูกค้าใน Access แสดงเค้าโครงของระเบียนและเขตข้อมูล

  1. ระเบียน: มีข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานรายใดรายหนึ่ง หรือผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่ง

  2. เขตข้อมูล: มีข้อมูลเกี่ยวกับส่วนหนึ่งของหัวข้อของตาราง เช่น ชื่อหรือที่อยู่อีเมล

  3. ค่าเขตข้อมูล: แต่ละระเบียนจะมีค่าเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com

คุณสมบัติของตารางและเขตข้อมูล

ลักษณะและการทำงานของตารางและเขตข้อมูลถูกกำหนดและควบคุมโดยคุณสมบัติ คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าไว้ในแผ่นคุณสมบัติของตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตารางเพื่อระบุวิธีแสดงตารางนั้นโดยค่าเริ่มต้นได้ คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะกำหนดส่วนของการทำงานของเขตข้อมูลนั้น คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมอง ออกแบบ ได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติเขตข้อมูล ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูลที่กำหนดประเภทของข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ข้อความที่มีหลายบรรทัดหรือสกุลเงินเป็นชนิดข้อมูล

ความสัมพันธ์ของตาราง

แม้ว่าตารางแต่ละตารางในฐานข้อมูลจะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะเจาะจง แต่ตารางในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เช่น Access จะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น

  • ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ

  • ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

เมื่อต้องการเชื่อมต่อกับข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในตารางต่างๆ คุณต้องสร้างความสัมพันธ์ขึ้นมา ความสัมพันธ์คือการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างสองตารางที่มีเขตข้อมูลร่วมกัน

คีย์

เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

  • คีย์หลัก: ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน Access จะให้หมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติซึ่งเรียกว่าหมายเลข ID ที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เพิ่มหรือเปลี่ยนคีย์หลักของตาราง

  • Foreign Key ตารางสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อซึ่งใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID

เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ของตาราง Access แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์
  1. สามารถคีย์หลักระบุได้โดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล

  2. คีย์นอก ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์

การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้

  • ความสอดคล้องกัน    เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ

  • ประสิทธิภาพ    การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

  • เข้าใจง่าย    การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

ด้านบนของหน้า

เพิ่มตารางลงในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access

สร้างตารางใหม่ ถ้าคุณมีแหล่งข้อมูลใหม่ที่ไม่ได้อยู่ในตารางใดๆ ที่มีอยู่ การเพิ่มตารางลงในฐานข้อมูล Access ของคุณมีหลายตัวเลือก เช่น โดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ โดยการแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือโดยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น  เช่น สมุดงาน Microsoft Excel, เอกสาร Microsoft Word, แฟ้มข้อความ, บริการบนเว็บ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ จะมีการแทรกตารางเปล่าใหม่ให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใส่ข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มต้นกำหนดเขตข้อมูลได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง ให้ดูบทความ เพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปใหม่

  1. ภายใต้ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง > ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า

  2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลใหม่

  3. เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งอื่น ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

  4. คลิก สร้าง

ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้นมาพร้อมด้วยตารางใหม่ชื่อ Table1 ให้เปลี่ยนชื่อตารางโดยยึดตามประเภทของข้อมูลที่จัดเก็บ

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

  1. คลิก ไฟล์ >เปิด แล้วคลิกที่ฐานข้อมูลถ้าฐานข้อมูลถูกแสดงในรายการภายใต้ ล่าสุด ถ้าไม่มีในรายการ ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกการเรียกดูเพื่อระบุตำแหน่งฐานข้อมูล

  2. ภายใต้ สร้าง คลิก ตาราง

จะมีการเพิ่มและเปิดตารางใหม่ในมุมมอง แผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลภายนอก

คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ ได้ เช่น ฐานข้อมูลอื่น แฟ้มข้อความ และสมุดงาน Excel เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก Access จะสามารถใช้การเชื่อมโยงนั้นเหมือนกับเป็นตารางได้ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยง และสร้างความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับตารางที่เชื่อมโยงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลภายนอกและวิธีที่คุณสร้างการเชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของข้อมูลภายนอกโดยใช้การเชื่อมโยงได้

นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางโดยนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้ คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในแผ่นงาน Excel, รายการ Windows SharePoint Services, แฟ้ม XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Outlook และอื่นๆ นอกจากนี้ได้

เมื่อนำเข้าข้อมูล คุณจะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับในภายหลังจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นำเข้า และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ หลังจากเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและนำเข้าข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นำเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลได้ คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่นำเข้าได้

เมื่อลิงก์ไปยังข้อมูล คุณจะสร้างตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งเป็นการลิงก์แบบสดไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่ลิงก์ คุณจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลด้วยเช่นกัน เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงอยู่ในตารางที่ลิงก์ คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในทุกครั้งที่ใช้ตารางที่ลิงก์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่ลิงก์ได้

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน Excel โดยใช้ตารางที่เชื่อมโยงได้ การแก้ไขปัญหาชั่วคราวทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลจาก Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงไปยัง Access จาก Excel ให้ค้นหาในวิธีใช้ Excel

สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อมูลหนึ่งที่พร้อมใช้งาน

  2. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏในแต่ละขั้นตอน

    Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง

เคล็ดลับ:  คุณยังสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint ได้ด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นำเข้ามาจากหรือลิงก์ข้อมูลไปยังรายการ SharePoint

ด้านบนของหน้า

ใช้บริการเว็บเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อกับข้อมูลในเว็บไซต์ที่มีส่วนติดต่อบริการเว็บได้

หมายเหตุ: ตารางบริการเว็บเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง ให้คลิก เพิ่มเติม แล้วคลิก บริการข้อมูล

  2. ถ้าการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้ถูกติดตั้งอยู่แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5 ถ้าไม่ใช่ ให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

  3. คลิก ติดตั้งการเชื่อมต่อใหม่

  4. เลือกแฟ้มการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคลิก ตกลง

  5. ในกล่องโต้ตอบ สร้างการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลบริการเว็บ ให้ขยายการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้

  6. เลือกตารางที่คุณต้องการเชื่อมโยงไป Access จะแสดงเขตข้อมูลที่ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ

  7. อีกทางเลือกหนึ่งคือ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับตารางที่เชื่อมโยงในกล่อง ระบุชื่อการเชื่อมโยง Access จะใช้ชื่อนี้กับตารางที่เชื่อมโยงในบานหน้าต่างนำทาง

  8. คลิก ตกลง Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยง

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติตารางในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่จะใช้กับตารางทั้งหมดหรือระเบียนทั้งหมดได้

  1. เลือกตารางที่มีคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. บนแท็บ ดีไซน์ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

    กลุ่ม แสดง/ซ่อน บนแท็บ ออกแบบ ใน Access .

  4. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ทั่วไป

  5. คลิกที่กล่องทางด้านซ้ายของคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า แล้วใส่การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น เมื่อต้องการดูรายการของคุณสมบัติตาราง ให้คลิก คุณสมบัติตารางที่พร้อมใช้งาน

  6. กด CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

    ใช้คุณสมบัติตารางนี้

    เมื่อต้องการ

    แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint

    ระบุว่าสามารถแสดงมุมมองตามตารางบนไซต์ SharePoint ได้หรือไม่

    หมายเหตุ: ผลจากการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติฐานข้อมูล แสดงมุมมองทั้งหมดบนไซต์ SharePoint

    แผ่นข้อมูลย่อยถูกขยายออก

    ขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อคุณเปิดตาราง

    ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย

    เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณต้องการขยายหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยเพื่อแสดงทุกแถว ให้ปล่อยคุณสมบัตินี้ให้มีค่าเป็น "0"

    • ถ้าคุณต้องการควบคุมความสูงของแผ่นข้อมูลย่อย ให้ใส่ความสูงที่ต้องการเป็นนิ้ว

    การวางแนว

    ตั้งค่าการวางแนวมุมมองตามภาษาของคุณที่เป็นการอ่านจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย

    คำอธิบาย

    ใส่คำอธิบายของตาราง คำอธิบายนี้จะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือสำหรับตาราง

    มุมมองเริ่มต้น

    ตั้งค่า แผ่นข้อมูล, PivotTable หรือ PivotChart เป็นมุมมองเริ่มต้นเมื่อเปิดตาราง

    กฎการตรวจสอบ

    ใส่นิพจน์ซึ่งต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน

    ข้อความตรวจสอบ

    ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

    กรอง

    กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล

    การจัดลำดับตาม

    เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย

    ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ ตารางหรือแบบสอบถามใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามที่ใช้กับแผ่นข้อมูลย่อยที่ตรงตามคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางที่ตรงตามคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด

    ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ ตัวกรอง โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด

    ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ ลำดับตาม โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการใส่หรือการแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เป็นนิพจน์และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างนิพจน์ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access

คุณสามารถเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา

ก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่สามารถใช้ได้ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง

หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็น ข้อความ แต่คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้

แผ่นข้อมูลใน Access ที่มีคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

1. ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ที่ว่างเปล่า

ถ้าต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ทำดังนี้

  1. สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น

  3. ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล

หลังจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล คุณจะสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • ควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเขตข้อมูล

  • ช่วยป้องกันการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูล

  • ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล

  • ช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มีอยู่ในขณะทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการของคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมด คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เปลี่ยนชนิดข้อมูลในเขตข้อมูล เปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ บางอย่างของเขตข้อมูลได้ขณะที่ทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

  • เมื่อต้องการเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล:    ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง และบนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล:    เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ Access จะกำหนดชื่อ เขตข้อมูล1 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการแรก และ เขตข้อมูล2 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการที่สอง และเช่นนี้ต่อไปเรื่อยๆ โดยค่าเริ่มต้น ชื่อของเขตข้อมูลจะถูกใช้เป็นป้ายชื่อทุกครั้งที่มีการแสดงเขตข้อมูล เช่น ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลให้เป็นชื่อที่ให้คำอธิบายมากขึ้นจะช่วยให้ใช้งานเขตข้อมูลขณะดูหรือแก้ไขระเบียนได้ง่ายขึ้น

  • คลิกขวาที่ส่วนหัวของเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (ตัวอย่างเช่น Field1)

  • บนเมนูทางลัด ให้คลิก เปลี่ยนชื่อคอลัมน์

  • ใส่ชื่อใหม่ในส่วนหัวของเขตข้อมูล

ชื่อเขตข้อมูลสามารถประกอบด้วยอักขระสูงสุด 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่างด้วย

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะตรวจสอบข้อมูลนั้นเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 1/1/2006 Access จะรับรู้ว่าข้อมูลนั้นเป็นวันที่ และจะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลนั้นเป็น วันที่/เวลา ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดชนิดข้อมูลได้ ชนิดข้อมูลจะถูกตั้งค่าเป็น Text โดยค่าเริ่มต้น

ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นที่คุณสามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น ให้กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Hyperlink หรือชนิดข้อมูล Memo เท่านั้น

อาจมีกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเลขที่ห้องของคุณเหมือนกับวันที่ เช่น 10/2001 ถ้าคุณใส่ 10/2001 ในเขตข้อมูลใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ฟีเจอร์การตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติจะเลือกชนิดข้อมูล Date/Time ให้กับเขตข้อมูลนั้น เนื่องจากเลขที่ห้องเป็นป้ายชื่อ ไม่ใช่วันที่ จึงควรใช้ชนิดข้อมูล Text เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ ชนิดข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

    รูป Ribbon ของ Access ของกลุ่ม ชนิดข้อมูล และ การจัดรูปแบบ

เปลี่ยนรูปแบบเขตข้อมูล

นอกจากการกำหนดชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลใหม่แล้ว Access ยังอาจตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ให้กับเขตข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 10:50 น. Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Date/Time และคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น เวลาแบบปานกลาง เมื่อต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ รูปแบบ ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้ใส่รูปแบบที่ต้องการ

    หมายเหตุ: รายการ รูปแบบ อาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับบางเขตข้อมูล (ตัวอย่างเช่น Text) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

  1. ในมุมมอง แผ่นข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ

  2. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกคุณสมบัติที่ต้องการ

    รูป Ribbon ของ Access ของกลุ่ม ชนิดข้อมูล และ การจัดรูปแบบ

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลได้ด้วยการเปิดตารางในมุมมอง ออกแบบ

  • เมื่อต้องการเปิดตารางในมุมมองออกแบบ   : ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง และบนเมนูทางลัด คลิก มุมมองออกแบบ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล   : ให้ค้นหาชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูล คลิกเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ

  • เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นของเขตข้อมูล   : ในตารางออกแบบของตาราง ให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้ใส่การตั้งค่าที่คุณต้องการสำหรับคุณสมบัติแต่ละรายการ กด CTRL+S เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

    หมายเหตุ:  คุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้จะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ด้านบนของหน้า

บันทึกตาราง

หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตารางในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงข้อมูลในตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 อักขระรวมถึงช่องว่าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

Access ให้คุณตั้งชื่อตารางได้อย่างยืดหยุ่น แต่ก็มีข้อจำกัดบางอย่าง ชื่อตารางสามารถยาวได้สูงสุด 64 อักขระ และมีได้ทั้งอักษร ตัวเลข ช่องว่าง และอักขระพิเศษ ยกเว้นจุด (.) เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) วงเล็บเหลี่ยม ([]) ช่องว่างนำหน้า เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า หรืออักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้เช่น อักษรขึ้นบรรทัดใหม่ ชื่อต้องไม่ประกอบด้วยอักขระต่อไปนี้ ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ & เช่นกัน

เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกรูปแบบการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้รูปแบบนั้นอย่างสม่ำเสมอ

  1. คลิก บันทึก บนแถบเครื่องมือด่วน หรือกด CTRL + S

  2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้พิมพ์ชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×