บทนำสู่ชุดเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ชุดเอกสารคือกลุ่มของเอกสารที่เกี่ยวข้องกันที่คุณสามารถจัดการเป็นเอนทิตีเดียวได้ คุณสามารถสร้างชุดเอกสารได้ด้วยขั้นตอนเดียว จากนั้นจึงกำหนดคุณลักษณะและ Metadata คุณสามารถจัดการชุดเอกสารได้เหมือนกับเป็นเอนทิตีเดียว

ในบทความนี้

ชุดเอกสารคืออะไร

คุณสามารถทำอะไรกับชุดเอกสารได้บ้าง

ชุดเอกสารคืออะไร

สำหรับโครงการหลายชนิด ผู้ใช้มักจะสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องกันทั้งชุด ในบางกรณี ชุดเอกสารนี้อาจเป็นผลลัพธ์ของโครงการหรือผลที่ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพอาจจัดทำคู่มือประกอบการขายแบบมาตรฐาน เมื่อมีการตอบรับคำขอของข้อเสนอจากผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้า คู่มือประกอบการขายอาจมีส่วนต่างๆ เหล่านี้ และกำหนดแต่ละส่วนได้ตามความต้องการของโครงการเฉพาะ ดังนี้

  • บทนำของบริษัทที่ให้บริการ

  • การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และความเสี่ยง (SWOT)

  • แผนทางธุรกิจ

  • การวิเคราะห์เปรียบเทียบกับบริษัทอื่น

ในกรณีอื่นๆ ชุดเอกสารชุดนี้อาจเป็นข้อมูลชนิดต่างๆ ที่สนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ขึ้น และให้ผลลัพธ์เป็นการสร้างหรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์อย่างอื่น ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตอาจจัดทำชุดเอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับดีไซน์ การทดสอบ และการคิดค้นสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ที่บริษัทผลิตขึ้น

เอกสารเหล่านี้อาจถูกสร้างในระยะเวลาเดียวกัน เอกสารอาจสร้างขึ้นหรือรีวิวโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือหลายคน เอกสารทั้งหมดอาจเป็นรูปแบบเดียวกัน (เช่น เอกสาร Word) หรืออาจเกี่ยวข้องกับรูปแบบแฟ้มที่แตกต่างกัน (เช่น เอกสาร Word สมุดบันทึก OneNote งานนำเสนอ PowerPoint ไดอะแกรม Visio เวิร์กบุ๊ก Excel เป็นต้น)

ชุดเอกสารช่วยให้องค์กรจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวได้ง่ายยิ่งขึ้น ชุดเอกสารจะจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องกันหลายๆ ชุดไว้ในมุมมองเดียว ซึ่งสามารถทำงานและจัดการได้เหมือนกับเป็นเอนทิตีเดียว เมื่อคุณสร้างชุดเอกสารใหม่คุณต้องสร้างชนิดเนื้อหาใหม่ด้วยเช่นกัน ชนิดเนื้อหาจะพร้อมใช้งานผ่านไซต์คอลเลกชัน และคุณสามารถกำหนดค่าชนิดเนื้อหาชุดเอกสารสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารที่แตกต่างกันออกไป

เมื่อเพิ่มชนิดเนื้อหาชุดเอกสารลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้จะสามารถสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารด้วยวิธีเดียวกับที่สร้างเอกสารเดียว

ด้านบนของหน้า

คุณสามารถทำอะไรกับชุดเอกสารได้บ้าง

ชนิดเนื้อหาชุดเอกสารมีความสามารถหลายอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารให้เป็นผลสำเร็จได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณกำหนดชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร คุณสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

กำหนดหน้ายินดีต้อนรับ   ของชุดเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นผู้ใช้เกี่ยวกับชุด หน้ายินดีต้อนรับเป็นหน้าของ Web Part ที่สามารถตั้งค่าเพื่อแสดงข้อมูลโครงการหรือทรัพยากรเพื่อช่วยให้สมาชิกทีมที่กำลังทำงานกับชุดเอกสาร (เช่น ไทม์ไลน์โครงการ ลิงก์ไปยังทรัพยากร และอื่น ๆ) ยังแสดงรายการของเอกสารที่ถูกเพิ่มลงในชุด

  • ระบุเนื้อหาเริ่มต้น   ที่คุณต้องการสร้างโดยอัตโนมัติ และรวมไว้ในแต่ละอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร คุณสามารถทำให้เอกสารบางอย่างโดยอัตโนมัติรวม และคุณสามารถควบคุมเทมเพลตที่ผู้ใช้ คุณสามารถไม่แน่ใจว่า เอกสารเริ่มต้นมาชนิดเนื้อหาที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณได้ใส่ตราสินค้าเทมเพลตที่คุณใช้ชนิดเฉพาะของการติดต่อสื่อสาร คุณสามารถอัปโหลดสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณกำหนดชนิดเนื้อหาของชุดเอกสาร

  • ระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาต    ที่สามารถนำมาใช้ในชุดเอกสารได้ (ตัวอย่างเช่น ไฟล์เอกสาร รูปภาพ เสียง หรือวิดีโอ)

  • ระบุ Metadata ที่แชร์    และคอลัมน์ Metadata ที่คุณต้องการสำหรับเอกสารทั้งหมดในชุด เอกสารเริ่มต้นจะถูกเตรียมใช้งานโดยอัตโนมัติด้วยข้อมูล Metadata เมื่อชุดเอกสารถูกสร้างขึ้น และคุณสามารถแสดง Metadata ที่แชร์กันบนเพจยินดีต้อนรับได้

  • กำหนดเวิร์กโฟลว์    ที่คุณต้องการใช้สำหรับชุดเอกสาร คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์รีวิวหรืออนุมัติแบบมาตรฐานกับชุดเอกสาร และชุดเอกสารจะดำเนินการผ่านขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์นั้นเหมือนกับเป็นไฟล์เดียว นอกจากนั้น องค์กรของคุณสามารถพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองสำหรับชุดเอกสารได้อีกด้วย

  • ส่งชุดเอกสาร    ไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางไปยังโฟลเดอร์เป้าหมาย ไซต์ หรือไลบรารี

หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้ไซต์สามารถใช้ฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่คุ้นเคย และฟีเจอร์พิเศษของชุดเอกสารได้

ผู้สร้างชุดเอกสารสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

  • สร้างผลิตภัณฑ์งานใหม่ที่มีหลายเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสั่ง สร้างเอกสาร ในไลบรารีเอกสาร

  • เก็บสแนปช็อตประวัติรุ่นของคุณสมบัติปัจจุบัน และเอกสารต่างๆ ภายในชุดเอกสาร

เริ่มเวิร์กโฟลว์กับชุดเอกสารทั้งชุด หรือบางรายการภายในชุดเอกสารเพื่อจัดการงานทั่วไป เช่น รีวิวและการอนุมัติ

  • อีเมลลิงก์ไปยังชุดเอกสาร

  • ใช้คำสั่ง ส่งไปยัง เพื่อย้ายหรือคัดลอกชุดเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น (ปลายทางจะต้องได้รับการกำหนดค่าภายในการดูแลจากศูนย์กลาง)

  • จัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×