บทนำสู่ข้อมูลภายนอก

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ใช้ Business Connectivity Services คุณสามารถเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกไปยังไซต์ SharePoint ของคุณ และใช้ว่าเป็นภายในไซต์ของคุณ ต่อไปนี้เป็นคอลเลกชันของข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลภายนอกคืออะไร ตำแหน่งที่จะได้รับ และวิธีใช้

ภาพรวมของข้อมูลภายนอก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลภายนอก

ในบทความนี้

ทำความเข้าใจภาพรวม

ทำไมจึงต้องใช้ข้อมูลภายนอก

สถานการณ์สมมติที่จำเป็นสาม

เริ่มนั่นคือ สนุกครึ่งหนึ่ง

คุณสวมบทบาทได้อย่างไร

การวางรากฐาน

รู้จักสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ

ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง

ติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง

เลือกข้อมูลภายนอกของคุณอย่างรอบคอบ

พิจารณาประสิทธิภาพการทำงาน

ฝึกการทำงานปลอดภัยไว้ก่อน

ตั้งค่ารากฐานที่สำคัญ: ชนิดเนื้อหาภายนอก

นำข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint

อ่าน และเขียนข้อมูลในรายการภายนอก

เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการและไลบรารี

สร้างโซลูชัน ด้วย Web Part ข้อมูลธุรกิจ

ใช้ข้อมูลภายนอกในหน้าโปรไฟล์ กระทำ และการค้นหา

ใช้ข้อมูลภายนอกในเวิร์กโฟลว์

นำข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ Office

วิเคราะห์ข้อมูลภายนอกใน Excel

เพิ่มข้อมูลภายนอกเข้ากับเอกสาร Word

ซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกใน Outlook

เพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงข้อมูลภายนอก โดยใช้ฟอร์ม InfoPath

เพิ่มข้อมูลภายนอกเข้ากับไดอะแกรม Visio ที่ประกาศไว้

นำเข้าและรีเฟรชข้อมูลภายนอกใน Access

ทำความเข้าใจภาพรวม

มีหลายเหตุผลเพื่อใช้ข้อมูลภายนอก ทีมเล็กๆ ก็สามารถทำงานใหญ่ได้เมื่อทำงานร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชันทางธุรกิจโดยใช้ข้อมูลภายนอก ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ใช้กันบ่อยและประโยชน์ที่ได้รับ

ทำไมต้องใช้ข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณใช้ผลิตภัณฑ์ SharePoint เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องใช้ข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูล แอปพลิเคชันทางธุรกิจ และบริการเว็บ แต่ข้อมูลภายนอกนี้มักเป็นเหมือนเกาะที่เงียบสงบซึ่งจำกัดเฉพาะผู้มีสิทธิ์พิเศษ หรืออาจเข้าถึงได้ยาก เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนติดต่อที่คุ้นเคยและเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ มีวิธีที่จะนำข้อมูลภายนอกนี้เข้าสู่เทคโนโลยี SharePoint รวมถึงผลิตภัณฑ์ Office ได้อย่างราบรื่นหรือไม่

Business Connectivity Services มีไว้เพื่อการนี้โดยเฉพาะ โดยคุณสามารถเข้าถึงเพื่อเขียน/อ่านข้อมูลภายนอกที่มีอยู่อย่างมากมายได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำได้ผ่าน Framework ที่ครบถ้วนครอบคลุมโดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้และส่วนติดต่อการเขียนโปรแกรมมาตรฐานเตรียมไว้ให้ ยิ่งกว่านั้น คุณสามารถสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่หลากหลาย ทั้งโซลูชันที่ไม่มีโค้ด โซลูชัน SharePoint Composite สำหรับกิจกรรมง่ายๆ ถึงระดับกลาง และโซลูชันที่ใช้โค้ดสำหรับความต้องการขั้นสูง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้ได้

  • สร้างรายการภายนอก SharePoint ของข้อมูลส่วนตัวของพนักงานที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล Back-End ที่ผู้ใช้สามารถเขียนและอ่าน เช่นเดียวกับรายการ SharePoint แบบดั้งเดิม

  • เชื่อมต่อข้อมูลลูกค้าล่าสุดในระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ขององค์กรของคุณให้เป็นเหมือนชุดของที่ติดต่อ Outlook และแม้กระทั่งจัดให้สามารถเข้าถึงได้แบบออฟไลน์

  • สร้างโซลูชันการวางแผนเหตุการณ์ที่ลิงก์เข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีการควบคุม แต่ใช้ปฏิทิน SharePoint เพื่อให้ทุกคนเห็นได้

  • สร้างแอปพลิเคชัน Microsoft Silverlight ที่มีส่วนติดต่อผู้ใช้ที่แสดงอย่างมีลูกเล่นและทำงานได้กับข้อมูลภายนอกจากเว็บ

โดยสรุป Business Connectivity Services ช่วยให้คุณเชื่อมต่อ โต้ตอบ และนำคุณค่าของข้อมูลภายนอกมาใช้ให้เกิดประโยชน์

ด้านบนของหน้า

สถานการณ์สมมติที่จำเป็นสามสถานการณ์

หากต้องการฟังเพิ่มเติม ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของโซลูชันที่จำเป็นสามโซลูชันที่ยึดตาม Business Connectivity Services

ฝ่ายช่วยเหลือ    องค์กรขนาดใหญ่มีความช่วยเหลือโต๊ะ ซึ่งมีการสนับสนุนทางเทคนิคภายใน ร้องขอการสนับสนุนและฐานความรู้ของฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลภายนอก ได้อย่างเต็มรูปแบบได้รวมอยู่ในไซต์ SharePoint โดยใช้รายการภายนอกและ Web Part ข้อมูลธุรกิจ สารสนเทศสามารถดูร้องขอของตนปัจจุบันในMicrosoft Outlook 2013 แบบออนไลน์ ผู้เชี่ยวชาญฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคสามารถดูการร้องขอการเข้าถึงกำหนดให้บุคคลเหล่านี้ในOutlook 2013 แบบออนไลน์ และออฟไลน์ เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติจัดการปัญหาการสนับสนุน โดยแต่ละขั้นตอน: มอบหมาย Escalated แก้ไขแล้ว และ เปิดปิด ผู้จัดการบนทางด้านเทคนิคสนับสนุนทีม มีสิทธิ์ที่เหมาะสม สามารถดูแดชบอร์ดที่แสดงรายงานผู้ให้บริการความช่วยเหลือระบุจำนวนสนับสนุนปัญหามอบหมายให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านสนับสนุนแต่ละ ปัญหาปัจจุบัน หรือความสำคัญสูงสุด และจำนวนของการสนับสนุน เหตุการณ์ที่จัดการ โดยแต่ละผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนในระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด ผู้จัดการยังสามารถส่งออกข้อมูลไปMicrosoft Excel 2013 สำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติมโดยละเอียดโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและแผนภูมิ

ตัวติดตามศิลปิน    สำนักงาน talent การรวมของฐานข้อมูลของศิลปินเข้าหมดภายในไซต์ทีม SharePoint ซึ่งรวมถึงรายการทั้งหมดของศิลปิน ของข้อมูลที่ติดต่อ และกำหนดการประสิทธิภาพการทำงาน บันทึกสัญญาในรูปแบบของ Word เทมเพลตเอกสารจะถูกสร้างขึ้น และจะถูกเติม ด้วยข้อมูลศิลปินล่าสุด เวิร์กโฟลว์คำแนะนำสัญญาแต่ละตามขั้นตอนต่าง ๆ ของ ตัวแทนสามารถเพิ่มศิลปินใหม่ลงในรายการภายนอก โดยใช้ฟอร์ม InfoPath โดยใช้การแก้ไขปัญหานี้ ตัวแทน talent มีข้อมูลที่พวกเขาต้องใกล้ ๆ และพวกเขาสามารถทำงานที่สำคัญจำนวนมาก โดยใช้ผลิตภัณฑ์ Office ที่คุ้นเคยเสมอ

แดชบอร์ดการขาย    แอปพลิเคชันชบอร์ดการขายแบบช่วยสมาคมขายได้อย่างรวดเร็วค้นหาใบสั่งซื้อขายและข้อมูลลูกค้าที่มีจัดการในระบบการจัดการความสัมพันธ์ของลูกค้า (CRM) ขึ้นอยู่กับบทบาทและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องของพวกเขา สมาชิกในทีมสามารถดูข้อมูลการวิเคราะห์การขาย ของสมาชิกในทีมแต่ละข้อมูลประสิทธิภาพยอดขาย ขายลูกค้า เป้าหมาย และข้อมูลที่ติดต่อของลูกค้า และใบสั่งซื้อ ผู้เชี่ยวชาญขายสามารถดูปฏิทินของพวกเขารายวัน ดูงานที่มอบหมายให้กับพวกเขา โดยผู้จัดการของพวกเขา ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม และอ่านข่าวอุตสาหกรรม ไดอะแกรม Visio ของขอบเขตการขายแผนที่ยอดขายตามแต่ละเดือน และประกอบด้วยข้อมูลแบบสดจากฐานข้อมูล back-end ที่จะได้รับการรีเฟรชได้อย่างง่ายดาย โดยใช้เอกสาร Word ผู้จัดการสามารถได้อย่างรวดเร็วเขียนรายเดือนรายงานสถานะที่รวมข้อมูลจากระบบภายนอกโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

มาถึงที่นี้ก็เท่ากับสนุกไปครึ่งทางแล้ว

Business Connectivity Services เปรียบเหมือนกับร่มคันใหญ่ที่รวมฟีเจอร์ SharePoint และ Office ไว้มากมาย แต่จะไม่ได้ทำงาน “ในแบบพร้อมใช้ได้ทันที” เนื่องจากแหล่งข้อมูลภายนอกทั้งหมดไม่เหมือนกัน และแต่ละองค์กรมีความต้องการเฉพาะ เมื่อคุณวางรากฐานระบบทั้งแบบในสถานที่หรือในระบบ Cloud คุณสามารถนำข้อมูลจากภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint และ Office ได้ เมื่อคุณกำลังทำงานกับข้อมูลภายนอก โดยทั่วไปคุณจะต้องผ่านขั้นตอนที่แยกจากกันสามขั้นตอน

ขั้นตอนเตรียมการ    ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณวางแผน เตรียม และตั้งค่าวิธีการเข้าถึงข้อมูลภายนอก โดยปกติแล้วแสดงว่า ทำงานใกล้ชิดกับผู้ดูแลระบบและบางครั้งนักพัฒนาเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้น สิ่งสำคัญเป้าหมายจะระบุ business และข้อกำหนดด้านเทคนิค เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก มั่นใจว่าปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล โดยใช้นั้น Secure Store Service และการกำหนดขอบเขตการแก้ไขปัญหาโดยรวม เป้าหมายเป็นจะสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ซึ่งเป็นแพคเกจรายละเอียดของการเชื่อมต่อ metadata และข้อมูลอื่น ๆ ที่ใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอก

ขั้นตอนใน SharePoint    เมื่อมีการวางรากฐาน ขณะนี้คุณสามารถพื้นผิวข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint ได้หลากหลายวิธี การรวมภายนอกแสดงรายการ คอลัมน์ข้อมูลภายนอก Web Part ข้อมูลธุรกิจ เวิร์กโฟลว์ ผลลัพธ์การค้นหา เพจโปรไฟล์ การดำเนิน การ แอปสำหรับ SharePoint และใช้โค้ดคอมโพเนนต์ของ SharePoint หรือวิธีแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนสำนักงาน    เมื่อคุณสร้างการเข้าถึงข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint ขณะนี้คุณสามารถแสดงข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ของผลิตภัณฑ์ Office (ตลอดจน Excel, Word, Outlook, Visio, Access, InfoPath), แอปสำหรับ Office รหัสน Office คอมโพเนนต์ add-in และ หรือ การแก้ไขปัญหา

การพัฒนาสามขั้นตอน

คุณสามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้แต่ละรายการได้ภายหลังในบทความนี้

ด้านบนของหน้า

คุณสวมบทบาทใดอยู่

โดยทั่วไปการพัฒนาโซลูชันโดยยึดตามข้อมูลภายนอกต้องใช้ความร่วมมือกันในทีมและวิธีที่คุณทำงานจะขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณ ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงมุมมองระดับสูงของบทบาทและโซลูชันที่เกี่ยวข้องในวงจรชีวิตของการพัฒนาโดยรวม

วงจรชีวิตของการพัฒนาบทบาทและงาน

ผู้ใช้    ผู้ใช้ประกอบเข้าด้วยกันโซลูชันง่าย ๆ โดยใช้ความสามารถพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ SharePoint และผลิตภัณฑ์ Office ตัวอย่างรวมถึง:

  • การสร้างรายการภายนอก มุมมองต่างๆ ของรายการ และการเพิ่มตัวกรองและการเรียงลำดับที่หลากหลาย

  • การส่งออกรายการภายนอกไปยัง Excel 2013 สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม

  • การเชื่อมต่อกับรายการภายนอกเข้ากับ Outlook 2013 เพื่อทำงานกับข้อมูลภายนอกแบบออนไลน์และออฟไลน์

ผู้ใช้ขั้นสูง    ผู้สร้างอย่างง่ายการโซลูชันทางธุรกิจระดับกลาง ไม่มีโค้ด และมักจะจำเป็นต้องมีทักษะ analyst business เพื่อทำความเข้าใจระบบฐานข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจโดยรวมในองค์กร พวกเขายัง สามารถสื่อสารกับความต้องการของผู้ดูแลระบบ และนักพัฒนา รวมทั้งผู้จัดการธุรกิจ และอาจเป็นไซต์นักออกแบบ ตัวอย่างรวมถึง:

  • การสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกโดยใช้ Microsoft SharePoint Designer 2013

  • การสร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในไลบรารีและลิงก์คอลัมน์เข้ากับตัวควบคุมเนื้อหาในเทมเพลต Word ที่กำหนดเอง เช่น สัญญาหรือใบแจ้งหนี้

  • การกำหนดฟอร์ม InfoPath เองเพื่อแทนฟอร์มรายการเริ่มต้นของ SharePoint

  • การออกแบบเว็บเพจที่เชื่อมต่อ Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจ ในวิธีที่มีประโยชน์เพื่อสร้างเวิร์กสเปซข้อมูล

  • การสร้างโซลูชันที่ใช้ Outlook ที่จัดเตรียมฟอร์มที่กำหนดเอง มุมมอง คำสั่ง Ribbon การดำเนินการ และบานหน้าต่างงาน

  • การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ข้อมูลรายการภายนอก

ผู้ดูแลระบบ    ผู้ดูแลจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้และความปลอดภัยสำหรับหลายแตกต่างกัน SharePoint คอมโพเนนต์รวมถึงฐานข้อมูลภายนอกและชนิดเนื้อหาภายนอก กิจกรรมสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าโปรแกรมประยุกต์เป้าหมายของ Secure Store Service แมปข้อมูลประจำตัวของ และการกำหนดวิธีการรับรองความถูกต้องดีที่สุด ตัวอย่างอื่น ๆ เกี่ยวกับการดำเนินการรวมถึง:

  • การจัดการและการตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลภายนอก สิทธิ์ และคิวรี

  • การนำเข้าและส่งออกชนิดเนื้อหาจากที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity

  • การตั้งค่าหน้าโปรไฟล์ที่กำหนดเอง การกระทำ และผลลัพธ์การค้นหา

นักพัฒนา    นักพัฒนาสร้างโซลูชันแบบกำหนดเองที่หลากหลายช่วงนั้นจากคอมโพเนนต์เป้าหมาย สามารถไปยังโซลูชันที่ยึดตามรหัสขั้นสูง ตัวอย่างรวมถึง:

  • ชนิดเนื้อหาภายนอกขั้นสูงที่พัฒนาใน Microsoft Visual Studio เช่น เขตข้อมูลแบบกำหนดเองที่ใช้ข้อมูลลำดับชั้นแบบซับซ้อน

  • ข้อมูลที่รวบรวมจากหลายบริการและถูกแสดงเป็นรูปแบบ BDC เดียว

  • คอมโพเนนต์ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้, Web Part ที่กำหนดเอง, กิจกรรมเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองและฟอร์ม InfoPath ที่ใช้โค้ด

  • ส่วนของข้อมูลภายนอกที่กำหนดเองสำหรับโซลูชัน Outlook

  • แอปพลิเคชัน Microsoft Silverlight และ Add-in ของ Office

  • การเตือนที่กำหนดเองโดยใช้ Event Framework

  • การกำหนดการเชื่อมต่อหรือโซลูชันเองโดยใช้โค้ดที่มีการจัดการ

ด้านบนของหน้า

การวางรากฐาน

ไม่ว่าโซลูชันข้อมูลภายนอกใดก็ตามที่คุณตัดสินใจสร้าง คุณต้องสร้างพื้นฐานที่เข้มแข็ง และนั่นหมายความว่า การใช้และการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง การเลือกและการเตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก การเปิดบริการและบัญชีผู้ใช้ SharePoint และการสร้างชนิดข้อมูลภายนอก

รู้จักสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ

เมื่อคุณใช้หรือสร้างโซลูชันข้อมูลภายนอก จะมีความแตกต่างในฟีเจอร์และความสามารถในการใช้งานโดยขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณที่คุณควรทราบ เช่น

  • ในสถาน    ถ้าคุณสร้างโซลูชันซึ่งผู้ใช้ของคุณและโซลูชันของคุณอยู่ในสถานที่ทั้งหมด (หลังไฟร์วอลล์), แล้วฟีเจอร์ Business Connectivity Services ทั้งหมดจะได้รับการสนับสนุน

  • Cloud    ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint Online (แผน 2, E3 และ E4) ใน Office 365 ชุดย่อยของฟีเจอร์จะพร้อมใช้งาน ตัวอย่าง รายการภายนอก Web Part ข้อมูลธุรกิจ และ Event framework ได้รับการสนับสนุน ได้เพจโปรไฟล์ แอคชัน และ framework ตัวเชื่อมต่อไม่ได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่อไปนี้: บริการเว็บ WCF, OData และ SQL Server Azure ได้

  • ไฮบริด    องค์กรของคุณอาจมีการลงทุนที่สำคัญในแหล่งข้อมูลในสถาน เช่นแอปพลิเคชันบรรทัด Business และระบบ ERP อยู่แล้ว แต่อาจจะองค์กรของคุณในแบบไฮบริสภาพแวดล้อม SharePoint ซึ่งพนักงานบางอยู่ในสถานที่ และบางอยู่ใน cloud ในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน คุณยังสามารถสร้างโซลูชันข้อมูลภายนอกแบบไฮบริเพื่อให้ผู้ใช้ใน cloud สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลในสถานที่มี ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์รายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางธุรกิจ โดยใช้ SharePoint Online และค่าใช้จ่ายสามารถกระทบยอดทันทีกับระบบ SAP ในสถาน คุณสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในสถานที่ได้รับการสนับสนุนใด ๆ แต่คุณต้องใช้บริการ OData และพัฒนาครอบคลุมและกำหนดค่าอาจจำเป็น

ใช้ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง

ฟีเจอร์ของ Business Connectivity Services จะมีอยู่ใน SharePoint เวอร์ชันต่างๆ ที่แตกต่างกัน ใช้ตารางต่อไปนี้เพื่อช่วยคุณเลือกสิ่งที่ถูกต้อง

ฟีเจอร์ของ Business Connectivity Services

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (มาตรฐาน)

SharePoint Server 2013 (องค์กร)

SharePoint Online (SPO)
แบบที่ 2
(E3 และ E4)

ข้อคิดเห็น

รายการภายนอก

คอลัมน์ข้อมูลภายนอก

Business Data Connectivity Services

SPO จะสนับสนุนเฉพาะ WCF และ SQL Server Azure Connectors

Secure Store Service

SPO สนับสนุนเฉพาะข้อมูลประจำตัวของกลุ่ม

การค้นหาข้อมูลภายนอก

หน้าโพรไฟล์

การกระทำ

Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจ

การสนับสนุนผลิตภัณฑ์ Office

Rich Client Extensions *

BCS ที่จำกัดในขอบเขตของแอป

Framework ตัวเชื่อมต่อ

Framework เหตุการณ์

ตัวเชื่อมต่อ Odata

BCS OM API

ไฮบริด (SPO ถึง ในสถานที่)

เฉพาะด้วยการใช้ตัวเชื่อมต่อ OData

* รวมตัวควบคุมฟอร์มเพื่อแสดงข้อมูลภายนอกและเค้าโครงเพื่อแสดงข้อมูลในบานหน้าต่างงาน Outlook และขอบเขตฟอร์ม พร้อมใช้งานเฉพาะใน Microsoft Office Professional Plus 2013 เท่านั้น

ด้านบนของหน้า

ติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง

เมื่อคุณติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง คุณต้องตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก    ผู้ดูแลระบบต้องสร้างบัญชีผู้ใช้และให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้และข้อมูลจะไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบยังอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรีเฉพาะ และอื่นๆ เพื่อจำกัดเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ และเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

กำหนดค่า SharePoint services    ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services, Secure Store Service และ Visio Services

กำหนดค่า Secure Store service    ผู้ดูแลระบบต้องกำหนดโหมดการเข้าถึงดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก การสร้าง target application และตั้งข้อมูลประจำตัวสำหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

กำหนดค่า Business Data Connectivity Services    ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์ไปยังที่เก็บ metadata ของ Business Data Connectivity (BDC) และให้ผู้ใช้ที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่ยึดตามรายการภายนอก

ให้แน่ใจว่า ผลิตภัณฑ์ Office พร้อมที่จะใช้    เมื่อต้องการซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกกับผลิตภัณฑ์ Office คุณต้องมี Windows 7 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า และผลิตภัณฑ์ฟรีซอฟต์แวร์ต่อไปนี้ แบบกระชับ 4.0 ของ SQL Server, .NET Framework 4 และ WCF Data Services 5.0 for OData V3 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์แต่ละ (ถ้าจำเป็น คุณอยู่โดยอัตโนมัติ ได้รับพร้อมท์ให้ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์) นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าตัวเลือกการติดตั้ง Office, Business Connectivity Servicesถูกเปิดใช้งาน (เป็นค่าเริ่มต้น) ตัวเลือกนี้เพื่อติดตั้ง Business Connectivity Services Client Runtime ที่ไม่ต่อไปนี้: เก็บ และซิงโครไนซ์กับข้อมูลภายนอก แมปข้อมูลทางธุรกิจไปยังชนิดเนื้อหาภายนอก แสดงตัวเลือกรายการภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ Office และเรียกใช้แบบกำหนดเอง โซลูชันภายในผลิตภัณฑ์ Office

ด้านบนของหน้า

เลือกข้อมูลภายนอกของคุณอย่างรอบคอบ

คุณสามารถทำงานกับแหล่งข้อมูลภายนอกที่มีหลากหลาย รวมถึง ฐานข้อมูล ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP), OData และตัวเชื่อมต่อขั้นสูงอื่น ๆ

ฐานข้อมูล    องค์กรและบริษัทของรูปร่างและขนาดทั้งหมดขึ้นอยู่กับฐานข้อมูลสำหรับการดำเนินการของพวกเขารายวัน ฐานข้อมูลประกอบด้วยชนิดข้อมูลที่รวมถึงข้อความ ตัวเลข รูป และเอกสารที่หลากหลาย และมีวัตถุประสงค์มากมายรวมถึงเงิน ผลิต ประกัน และบริษัทขับข้อมูลเว็บไซต์ ฐานข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุนทั่วไปรวมถึง: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 และฐานข้อมูลใด ๆ ที่สอดคล้องกับมาตรฐานของส่วนติดต่อ OLE DB หรือ ODBC

ระบบ ERP    ระบบ ERP รวบรวมข้อมูลบรรทัดธุรกิจและกระบวนการทั้งองค์กร และดำเนินการกิจกรรมพื้นฐานต่าง ๆ สำหรับธุรกิจใด ๆ รวมถึง:

การทำงานของหน่วยธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจ

การเงินและการบัญชี

บัญชีแยกประเภททั่วไป เจ้าหนี้และลูกหนี้ การจัดการเงินสด สินทรัพย์ถาวร และการทำงบประมาณ

ทรัพยากรบุคคล

เงินเดือน การฝึกอบรม ผลประโยชน์ การเกษียณอายุ การสรรหาพนักงาน และการจัดการความหลากหลาย

การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

การขายและการตลาด ค่านายหน้า บริการ ที่ติดต่อลูกค้า และศูนย์สนับสนุน

การผลิต

วิศวกรรม บัญชีรายการวัสดุ คำสั่งการทำงาน การกำหนดเวลา การจัดการเวิร์กโฟลว์ การควบคุมคุณภาพ และการจัดการวงจรอายุของผลิตภัณฑ์

สายการผลิต

สินค้าคงคลัง รายการสั่งซื้อ การจัดซื้อ การวางแผน การตรวจสอบ และการประมวลผลการอ้างสิทธิ์

การจัดการโครงการ

การคิดต้นทุน การเรียกเก็บเงิน เวลาและค่าใช้จ่าย หน่วยประสิทธิภาพการทำงาน และการจัดการกิจกรรม

ระบบ ERP ที่ได้รับการสนับสนุนทั่วไป รวมถึง SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel และ JD Edwards

OData    โพรโทคอลเปิดข้อมูล (OData) มีมาตรฐานโดยยึดเหลือสำหรับสร้าง (ประกาศ), อ่าน (ต้น), อัปเดต (ย้าย), และการดำเนินการลบ (ลบ) ที่เข้าถึงบริการเว็บ นึกถึงการ OData เป็นนเว็บเหมือนกับ ODBC และ OLE DB ข้อมูลจะส่งกลับไม่ว่าจะในรูปแบบ XML หรือเครื่องหมายวัตถุ JavaScript (JSON) แหล่งข้อมูล OData ทั่วไปรวมถึงเว็บไซต์ที่คุ้นเคย (เช่น Amazon, E พื้นที่ Azure Data Market และ Netflix), ฐานข้อมูล และแม้แต่ยังไซต์ SharePoint อื่น

ตัวเชื่อมต่อขั้นสูง    สำหรับแหล่งข้อมูลอื่น นักพัฒนาสามารถสร้างเข้าถึงข้อมูลภายนอกขั้นสูงโดย:

  • การใช้ ADO.NET ซึ่งทำให้สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลใดๆ โดยใช้ผู้ให้บริการ ADO.NET

  • การใช้ WCF และบริการเว็บ ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงบริการเว็บและ Windows Communication Foundation (WCF)

  • การใช้ .NET Connectivity Assemblies ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลในกรณีที่ผู้ให้บริการ ADO.NET และบริการเว็บไม่พร้อมใช้งาน

  • การแปลงชนิดข้อมูลที่มีลิขสิทธิ์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนให้เป็นชนิดข้อมูล .NET ที่ได้รับการสนับสนุน

  • การสร้างโซลูชั่นแบบกำหนดเองสำหรับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ที่โครงสร้างข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อย ซึ่งต้องการการเชื่อมต่อข้อมูล วิธีถ่ายโอนข้อมูล และการติดตั้งตัวเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง

ด้านบนของหน้า

พิจารณาประสิทธิภาพการทำงาน

โซลูชันทางธุรกิจใดๆ ต้องพิจารณาถึงประสิทธิภาพการทำงาน ไม่เว้นแม้แต่ข้อมูลภายนอก โชคดีที่ Business Connectivity Services ได้รับการออกแบบเพื่อช่วยลดปัญหาคอขวดและความกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานหลายอย่าง โดยทั่วไป งานการเรียกใช้ข้อมูล การแบ่งหน้า การกรอง และการเรียงลำดับจะถูกถ่ายโอนไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกเพื่อช่วยลดความต้องการหน่วยความจำและทรัพยากรที่ผลิตภัณฑ์ SharePoint ต้องใช้เพื่อประมวลผล

นอกจากนี้ Business Connectivity Services มีแคชอยู่แล้วในตัว ทั้งบนเซิร์ฟเวอร์ (แคช Business Connectivity Services ) และคอมพิวเตอร์ของไคลเอ็นต์ (แคช Business Connectivity Services Client Runtime) อาจไม่แสดงค่าล่าสุดจากระบบข้อมูลภายนอกในทันที อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับช่วงเวลาการรีเฟรชได้ตามความต้องการของผู้ใช้ของคุณและโซลูชันอื่นๆ ที่คุณสร้างขึ้น ไม่ใช่ผู้ใช้ทุกคนที่ต้องการดูข้อมูลล่าสุดทันที แต่ถ้าต้องการ ผู้ใช้สามารถรีเฟรชรายการภายนอกหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook ได้

ความสามารถทำงานแบบออฟไลน์บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ยังหมายความว่าผู้ใช้สามารถทำงานเพิ่มเติมโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก แต่เมื่อผู้ใช้ออนไลน์อีกครั้ง ข้อมูลจะถูกอัปเดตและปรับให้สอดคล้องกันอย่างถูกต้อง

โดยรวมแล้ว ฟีเจอร์ประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้จะช่วยเร่งความเร็วการแสดงผล การรีเฟรช และการดำเนินการกับข้อมูลของข้อมูลภายนอกบนเว็บเพจ SharePoint และในผลิตภัณฑ์ Office

ด้านบนของหน้า

ฝึกการทำงานที่ปลอดภัยไว้ก่อน

มีความจำเป็นที่โซลูชันข้อมูลภายนอกต้องได้รับการรักษาความปลอดภัย เนื่องจากข้อมูลมักมีความสำคัญต่อธุรกิจและต้องไม่ถูกพบเห็น หรือเปลี่ยนแปลงโดยผู้ไม่มีสิทธิ์ นอกจากนี้ มีหลายวิธีในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและคุณต้องการให้โซลูชันของคุณง่ายและปลอดภัย โชคดีที่มีวิธีที่ช่วยลดความซับซ้อนลงได้โดยใช้ Secure Store Service เป็นหลัก

กล่าวโดยย่อคือ การรักษาความปลอดภัยข้อมูลภายนอกของคุณต้องตอบคำถามพื้นฐานสองคำถาม คือ

คุณเป็นใคร    ซึ่งยังเรียกว่าการรับรองความถูกต้อง และเป็นกระบวนการตรวจสอบข้อมูลเอกลักษณ์ของคุณโดยการขอรับข้อมูลประจำตัวของคุณ (ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ)

คุณได้รับอนุญาตให้ทำอะไร    ซึ่งเรียกว่าการอนุญาตให้เข้าถึง และเป็นกระบวนการของการกำหนดงานที่คุณสามารถทำกับรายการของข้อมูลโดยการขอรับรายการของสิทธิ์ที่คุณได้รับ

ขั้นแรก ผู้ดูแลระบบจะช่วยกำหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก โปรดสังเกตว่า เป็นเรื่องปกติสำหรับโซลูชันทางธุรกิจที่จะรับรองความถูกต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอกแก่ผู้ใช้ปัจจุบันที่มีบัญชีผู้ใช้อื่นๆ อีก แต่การเข้าสู่ระบบโดยใช้ข้อมูลประจำตัวอื่นอาจมีความซับซ้อนและยุ่งยาก Secure Store Service มีการรักษาความปลอดภัยโดยให้ที่เก็บข้อมูลและการแมปข้อมูลประจำตัว ซึ่งทำให้สามารถใช้แหล่งข้อมูลภายนอกได้ง่ายโดยการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเข้าสู่ไซต์ SharePoint ของคุณโดยใช้ข้อมูลประจำตัวชุดเดียว แต่ต้องการเข้าถึงรายการภายนอกที่ใช้แอปพลิเคชัน Siebel ซึ่งใช้ข้อมูลประจำตัวชุดอื่น ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่า Secure Store Service เพื่อแมปข้อมูลประจำตัวสองชุดโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณไม่ต้องเข้าสู่ระบบอีกครั้ง

นอกจากนี้ Secure Store Service ยังช่วยจัดการปัญหา "Double Hop" ซึ่งเป็นปัญหาที่ทราบกันดี เมื่อการรับรองความถูกต้องแต่ละครั้งจำเป็นต้องมี "กระโดด" ไปมาระหว่างคอมพิวเตอร์สองเครื่อง ซึ่งอาจเกิดช่องโหว่ในการรักษาความปลอดภัยได้ เว้นแต่จะมีขั้นตอนเพื่อป้องกันปัญหานี้

วิธีแก้ไขปัญหา Double Hop

ขั้นถัดไป ผู้ดูแลระบบจะสร้างชั้นของการรักษาความปลอดภัยจำนวนหลายชั้นโดยยึดตามสิทธิ์ที่มี เช่นเดียวกับแนวป้องกันรอบป้อม เพื่อให้แน่ใจว่ามีการอนุญาตและการเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อเข้าถึง

  • ข้อมูลในฐานข้อมูลหรือระบบภายนอก

  • ชนิดเนื้อหาภายนอกในที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity

  • รายการภายนอกหรือคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ขั้นสุดท้าย ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มชั้นพิเศษของการป้องกันโดยใช้การเข้ารหัส ถ้าโซลูชันข้อมูลภายนอกใช้แอปพลิเคชัน Office เหมือนกัน ผู้ดูแลระบบสามารถป้องกันแคช Business Connectivity Services Client Runtime ได้โดยใช้ Windows Encrypting File System แหล่งข้อมูลภายนอกบางอย่างยังวิธีการต่างๆ ในการเข้ารหัสข้อมูล

ด้านบนของหน้า

วางรากฐานที่สำคัญ ได้แก่ ชนิดเนื้อหาภายนอก

ชนิดเนื้อหาภายนอกเป็นหัวใจของโซลูชันข้อมูลภายนอกใดๆ ซึ่งคล้ายกับตัวแทนระหว่างคุณกับแหล่งข้อมูลภายนอก โดยทั่วไป ชนิดเนื้อหาภายนอกเป็นแพคเกจข้อมูลที่ถูกจัดระเบียบ ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

  • ข้อมูลการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล เช่น ตำแหน่ง ชื่อ และวิธีรับรองความถูกต้องของผู้ใช้

  • นิยามของตาราง เขตข้อมูล คีย์หลักและ Foreign Key การตรวจสอบความถูกต้อง และชนิดข้อมูล (หรือเรียกว่า metadata)

  • การดำเนินการกับข้อมูลที่คุณสามารถทำได้ เช่น สร้าง อ่าน อัปเดต และ ลบ (หรือเรียกว่า CRUDQ)

  • ข้อมูลและลักษณะการทำงานอื่น เช่น ชนิดข้อมูล Office ที่ถูกแมป หรือการเปิดใช้งานการซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์

  • ตัวกรองต่างๆ ซึ่งสอบถามข้อมูลและช่วยแยกและจำกัดผลลัพธ์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  • เขตข้อมูลเอกลักษณ์และแสดงคอลัมน์สำหรับตัวเลือกเนื้อหาภายนอกที่ใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอกผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้

  • การกำหนดความสัมพันธ์โดยยึดตามคีย์หลักและ Foreign Key ระหว่างตารางสองตารางที่สัมพันธ์กัน เช่น ใบสั่งซื้อและลูกค้า

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์หนึ่งรายจะกำหนดชนิดเนื้อหาภายนอกและป้องกันไม่ให้ผู้ใช้อื่นสืบทอดการการทำงานกับข้อมูลภายนอกที่ซับซ้อน นอกจากนี้ ข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมดจะถูกบันทึกในไฟล์ BDCM พิเศษ (.bdcm) ในรูปแบบ XML และเก็บไว้ในที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity วิธีที่ทำให้ง่ายต่อการรักษา อัปเดต รักษาความปลอดภัย และใช้ชนิดเนื้อหาภายนอกใหม่ในไซต์อื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งออกและนำเข้าไฟล์เพื่อนำจากการสภาวะการพัฒนาไปใช้กับสภาวะแวดล้อมที่ใช้งานจริงได้อย่างง่ายดาย หรือใช้ร่วมกับไซต์คอลเลกชันอื่น

อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน XML เพื่อช่วยสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก คุณมีเครื่องมือให้เลือกสองชนิด คือ

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    คุณสามารถกำหนด และอัปเดตชนิดเนื้อหาภายนอกโดยใช้วิธีแล้ว ประกาศไปยังเก็บ metadata ของ Business Data Connectivity

  • Microsoft Visual Studio 2012    ถ้าข้อมูลภายนอกของคุณมีความซับซ้อน หรือไม่ได้รับการสนับสนุนโดยSharePoint Designer 2013 คุณสามารถใช้ตัวแก้ไข XML ใน Visual Studio (ซึ่งมี Intellisense) เพื่อสร้างตัวแบบของ XML หรือใช้ Visual Studio ภายนอกเนื้อหาชนิดตัวออกแบบเพื่อสร้างประกอบตัวเชื่อมต่อ.NET ซึ่งมีตรรกะหลังแบบกำหนดเองรวมถึง.NET Framework

ด้านบนของหน้า

นำข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ Office

ตอนนี้ คุณได้สร้างรากฐานที่แข็งแกร่งและปลอดภัยแล้ว ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับรากฐานเหล่านี้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint

อ่านและเขียนข้อมูลในรายการภายนอก

รายการภายนอกเป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปหลักสำหรับโซลูชัน SharePoint โดยยึดตามข้อมูลภายนอก คุณสามารถอ่านและเขียนข้อมูลภายนอกโดยใช้ประสบการณ์การใช้รายการ SharePoint ที่คุณคุ้นเคย รายการภายนอกมีลักษณะและการทำงานคล้ายกับรายการแบบเดิมมาก แต่มีลักษณะการทำงานบางอย่างที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมุมมองและใช้ค่าที่คำนวณกับสูตร แต่ไม่สามารถแนบไฟล์หรือการติดตามเวอร์ชัน

คุณยังสามารถสร้างรายการภายนอกโดยใช้ SharePoint Designer 2013

ด้านบนของหน้า

เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการและไลบรารี

คุณสามารถรวมคอลัมน์ของรายการภายนอกกับคอลัมน์อื่นในรายการหรือไลบรารีแบบเดิม เนื่องจากคอลัมน์ของรายการภายนอกถูกเพิ่มเข้ากับรายการหรือไลบรารีแบบเดิม คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ของรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ รวมถึง การกำหนดเวอร์ชัน การอนุมัติ การเช็คอินและการเช็คเอาท์ และการแนบไฟล์

สมมติว่าคุณสร้างไลบรารีรูปภาพที่มีรูปถ่ายผลิตภัณฑ์ที่องค์กรของคุณขาย คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกเข้ากับไลบรารีที่เข้าถึงชื่อผลิตภัณฑ์ คีย์ผลิตภัณฑ์ และราคาปัจจุบันจากฐานข้อมูลภายนอก เนื่องจากกฎและกระบวนการของบริษัทของคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลผลิตภัณฑ์ต้องดำเนินการผ่านระบบฐานข้อมูลเท่านั้น ให้ระบุว่าข้อมูลภายนอกเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก แต่ตอนนี้หลายคนในองค์กรของคุณสามารถดูข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั่วไปร่วมกันในมุมมองไลบรารีเดียว

ด้านบนของหน้า

สร้างโซลูชันด้วย Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจ

Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ทำงานร่วมกับข้อมูลจากรายการภายนอก และคุณสามารถรวม Web Part เหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดประโยชน์ในการสร้างไซต์เวิร์กสเปซและแดชบอร์ด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชื่อมต่อ Web Part รายการและข้อมูลเพื่อที่ว่าเมื่อคุณเลือกรายงานค่าใช้จ่ายใน Web Part รายการ เช่น ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในวันพฤหัสบดี เป็นต้น รายละเอียดของข้อมูลจะไปแสดงอยู่บน Web Part ข้อมูลด้วย เช่น ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมของโรงแรม การเดินทาง และ ค่าอาหาร เป็นต้น

เราจะสรุปแต่ละส่วนของ Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจแบบสั้นๆ ตามตารางต่อไปนี้

Web Part

คำอธิบาย

รายการข้อมูลธุรกิจ

การแสดงรายการของข้อมูลจากรายการภายนอก

ข้อมูลธุรกิจ

การแสดงข้อมูลจากรายการภายนอกหนึ่งรายการเป็นอย่างน้อย

การกระทำของข้อมูลธุรกิจ

การแสดงการกระทำจากรายการภายนอก

ตัวกรอง Business Data Connectivity

กรองเนื้อหาที่ถูกเชื่อมต่อกับ Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจโดยการใช้รายการค่าจากรายการภายนอก

ตัวสร้างรายการข้อมูลธุรกิจ

สร้างรายการข้อมูลธุรกิจจากพารามิเตอร์ในสตริงคิวรีของ URL และให้ข้อมูลนี้แก่ Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจอื่นๆ

รายการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลธุรกิจ

แสดงรายการย่อยที่เกี่ยวข้องกับรายการหลักจาก รายการภายนอก

ด้านบนของหน้า

ใช้ข้อมูลภายนอกในหน้าโปรไฟล์ การกระทำ และการค้นหา

หน้าโปรไฟล์ การดำเนินการ และการค้นหาเป็นฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด

หน้าโปรไฟล์

ตามค่าเริ่มต้น Business Connectivity Services จะสร้างหน้าโปรไฟล์ขึ้นโดยอัตโนมัติโดยยึดตามชนิดเนื้อหาภายนอก หน้าโปรไฟล์เป็นเว็บเพจที่แสดงข้อมูลจากข้อมูลภายนอกแถวเดียว โดยยึดตามเขตข้อมูล ID เช่น เขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าเฉพาะราย

หน้าโปรไฟล์เริ่มต้นเป็นเว็บเพจจริงๆ ที่มี ตัวสร้างรายการข้อมูลธุรกิจ และ Web Part ข้อมูลทางธุรกิจ ที่เชื่อมเข้าด้วยกัน Web Part ตัวสร้างรายการจะวิเคราะห์พารามิเตอร์สตริงคิวรี URL ของหน้าโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 และผ่านค่า CustID ไปยัง Web Part ตัวสร้างรายการข้อมูลซึ่งจะแสดงเขตข้อมูลลูกค้าที่สอดคล้องกันทั้งหมด

คุณสามารถสร้างหน้าโปรไฟล์ของคุณเองเพื่อแสดงข้อมูลที่กำหนดเอง หรือผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดหน้าโปรไฟล์ให้คุณเอง

การกระทำ

คุณสามารถดำเนินการการกระทำโดยยึดตามหน้าโปรไฟล์เพื่อทำบางสิ่งที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างการกระทำที่รวมข้อมูลที่อยู่เกี่ยวกับลูกค้าโดยใช้ Bing Maps เพื่อดูและขอเส้นทางไปยังสถานที่ของลูกค้า นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างการกระทำโดยยึดตามพารามิเตอร์สตริงคิวรี URL ของหน้าโปรไฟล์หรือใช้โค้ดแบบกำหนดเอง หรือ นักพัฒนาสามารถเขียนโค้ดแบบกำหนดเองเพื่อให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลลูกค้าในฐานข้อมูล Back-End

ตามค่าเริ่มต้น คุณใช้การกระทำเมื่อคุณคลิกที่คำสั่งการกระทำ ดูโพรไฟล์ ใน แอคชันของข้อมูลธุรกิจ หรือ Web Part รายการข้อมูลธุรกิจ เมื่อสร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอก คุณสามารถเรียกใช้การกระทำจากคำสั่งเมนูได้ด้วย

การค้นหา

สุดท้าย ถ้าคุณต้องการ ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานการค้นหาของข้อมูลภายนอก คุณสามารถตระเวนข้อมูลภายนอกหรือทำดัชนีได้เช่นเดียวกับข้อมูล SharePoint ที่อยู่ภายใน แต่จะมีการตัดแต่งความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถคลิกและดูผลลัพธ์ได้ ซึ่งจะแสดงโดยใช้หน้าโปรไฟล์

โดยการรวมการค้นหา SharePoint เข้ากับระบบข้อมูลภายนอก ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่สามารถค้นหาได้มาก่อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณทราบบริษัทที่ลูกค้าทำงานอยู่แต่ไม่ทราบชื่อลูกค้า คุณสามารถค้นหาได้โดยใช้ชื่อบริษัทเพื่อช่วยคุณค้นหาหน้าโปรไฟล์ของลูกค้า

ด้านบนของหน้า

ใช้ข้อมูลภายนอกในเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จัดเตรียมเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการกำหนดรูปแบบและการดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติโดยยึดตามรายการ ไลบรารี หรือไซต์ SharePoint กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้อาจเป็นกระบวนการง่ายๆ เช่น กระบวนการการอนุมัติเอกสารที่มีผู้อนุมัติเพียงคนเดียว หรือเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อน เช่น กระบวนการทางธุรกิจแบบโครงสร้าง แม้ว่าคุณไม่สามารถกำหนดความสัมพันธ์เวิร์กโฟลว์กับรายการภายนอกได้โดยตรง แต่คุณสามารถสร้างสิ่งต่อไปนี้

เวิร์กโฟลว์รายการภายใน    เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับรายการภายในที่อ่าน หรือปรับปรุงข้อมูลจากรายการภายนอก โดยใช้การกระทำสร้าง ข้อมูลในรายการ อัปเดตข้อมูลในรายการ และลบ ข้อมูลในรายการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับปรุงรายการภายนอกเมื่อใดก็ ตามที่เปลี่ยนแปลงรายการภายในรายการหรือไลบรารี คุณสามารถใช้การดำเนินการอื่น ๆ กับรายการภายนอก เช่นการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ตัวแปรการปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลที่มีรายการภายนอก คุณยังสามารถใช้รายการภายนอกเป็นปลายทางสำหรับกระบวนการของงาน แต่ลิงก์ไปยังงานไม่แสดงชื่อเรื่องสำหรับรายการภายนอก

เวิร์กโฟลว์ของไซต์    เวิร์กโฟลว์ของไซต์ไม่จำเป็นต้องใช้ทริกเกอร์เหตุการณ์เพื่อเริ่มต้น และจะสามารถเริ่มต้นด้วยตนเอง เพื่อป้องกันการเข้าถึง เวิร์กโฟลว์ที่เข้าถึงรายการภายนอกจะทำงานในบัญชีผู้ใช้บริการ แม้ว่าจะมีโหมดการรับรองความถูกต้องที่ใช้เลียนแบบ

เหตุการณ์    นักพัฒนาสามารถสร้างเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์ในแหล่งข้อมูลภายนอก และผู้ใช้สามารถสร้างการแจ้งเตือนที่ตอบสนองต่อเหตุการณ์ต่อไปนี้ ตัวอย่าง คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint เมื่อต้องการส่งข้อความอีเมลพนักงานเมื่อบัญชีผู้ใช้ของลูกค้าถูกกำหนดให้กับพนักงานในแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้วยเหตุผลด้านประสิทธิภาพ ขอแนะนำให้คุณอ่านเฉพาะบางรายการของคอลัมน์ในรายการภายนอก หรือสร้าง, อัปเดต หรือลบบางรายการในรายการภายนอก

ด้านบนของหน้า

นำข้อมูลภายนอกเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ Office

ตอนนี้คุณได้นำข้อมูลเข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint แล้ว ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คุณสามารถดำเนินการกับข้อมูลในผลิตภัณฑ์ Office ที่หลากหลายได้

วิเคราะห์ข้อมูลภายนอกใน Excel

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากรายการภายนอกไปยัง Excel 2013 และทำให้ข้อมูลซิงโครไนซ์อยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการรักษาระดับสินค้าคงคลังในรายการภายนอกเพื่อให้แชร์และอัปเดตได้ง่าย แต่ก็วิเคราะห์สินค้าคงคลังเป็นระยะใน Excel 2013 อีกด้วย ข้อมูลภายนอกที่ส่งออกไปยัง Excel 2013 จะถูกกำหนดโดยมุมมองรายการภายนอกในปัจจุบัน ตัวกรองถูกกำหนดไว้บนชนิดเนื้อหาภายนอกและในรายการภายนอก และการตั้งค่าภาษาสำหรับไซต์ SharePoint

เมื่อคุณส่งออกรายการภายนอกแล้ว ตาราง Excel จะถูกสร้างขึ้นโดยมีการเชื่อมต่อข้อมูลกับรายการภายนอก ซึ่งยึดตามไฟล์คิวรีเว็บ เมื่อต้องการดูการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมที่ทำไว้กับรายการ SharePoint ใน Excel คุณสามารถรีเฟรชข้อมูลได้ โปรดสังเกตว่า คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแหล่งของข้อมูลภายนอกใน Excel ได้ และการรีเฟรชจะทับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ใน Excel

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลภายนอกเข้ากับเอกสาร Word

โดยการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกและเทมเพลต Word ที่มีตัวควบคุมเนื้อหาไปยังไลบรารีเอกสาร คุณยังสามารถทำให้การใส่ข้อมูลที่อัปเดตและแม่นยำในเอกสารที่จัดโครงสร้างของ Microsoft Word 2013 เป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ

สมมุติว่าคุณมีไลบรารีเอกสารที่มีสัญญาของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บรักษาไว้ในแอปพลิเคชันทางธุรกิจ เช่น SAP คุณสามารถติดตามสัญญาของลูกค้าในไลบรารีเอกสาร แต่ต้องให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าใหม่ล่าสุดและไม่ซ้ำกันโดยไม่จำเป็น วิธีการมีดังนี้:

  • ขั้นแรก ให้เพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกเข้ากับไลบรารีเพื่อกำหนดความสัมพันธ์ชื่อของลูกค้า ชื่อบริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ที่เหมาะสมกับสัญญาแต่ละฉบับที่เก็บไว้ในไลบรารี ที่ติดต่อ

  • จากนั้น สร้างเทมเพลต Word ที่มีข้อความต้นแบบของสัญญา และตัวควบคุมเนื้อหาเพื่อระบุชื่อของลูกค้า ชื่อบริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ Word 2013 จะใช้ตัวเลือกข้อมูลภายนอกเพื่อช่วยคุณใส่หรืออัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องโดยการแสดงและเรียกใช้ข้อมูลของลูกค้าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

  • สุดท้าย แต่ละครั้งที่คุณสร้างสัญญา ป้อนข้อมูลลูกค้า และบันทึกสัญญากลับลงในไลบรารี ค่าของข้อมูลลูกค้าในคอลัมน์ข้อมูลภายนอกที่สอดคล้องกันจะถูกเลื่อนขึ้น

ด้านบนของหน้า

ซิงโครไนซ์ข้อมูลภายนอกใน Outlook

ถ้ารายการภายนอกประกอบด้วยลูกค้า งาน การจัดหมาย หรือการประกาศ คุณสามารถเชื่อมต่อรายการกับ Outlook 2013 เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถดู แก้ไข หรือพิมพ์ข้อมูลโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ Outlook ที่คุณคุ้นเคย ถ้าข้อมูลเป็นข้อมูลที่ติดต่อ เช่น ลูกค้า คุณสามารถโทรหา หรือส่งข้อความอีเมลและเรียกประชุมได้

การซิงโครไนซ์เป็นแบบสองทางหรือ เป็นไปได้สองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่ทำใน Outlook 2013 จะถูกซิงโครไนซ์กับแหล่งข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่ทำกับแหล่งข้อมูลภายนอกจะถูกซิงโครไนซ์กับรายการใน Outlook 2013 แม้ว่าอาจจำเป็นต้องรีเฟรชการดำเนินการก็ตาม

ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติทุกหกชั่วโมง แต่ค่านี้สามารถเปลี่ยนได้ เมื่อต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลภายนอก ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก ซิงค์การเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล

เมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอก คุณทำสิ่งต่อไปนี้

  • ถ้าคุณต้องการเข้าถึงแบบออฟไลน์ ให้เปิดใช้งานตัวเลือกการสนับสนุน ซิงค์แบบออฟไลน์

  • ตั้งค่าเขตข้อมูล ชนิดของรายการ Office เป็นค่าใดค่าหนึ่งต่อไปนี้ ได้แก่ ที่ติดต่อ การนัดหมาย งาน หรือ ประกาศ

  • แมปแต่ละเขตข้อมูลในชนิดเนื้อหาภายนอก เช่น ชื่อลูกค้า นามสกุลลูกค้า ที่อยู่ลูกค้า และ หมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า กับเขตข้อมูล ประเภทรายการของ Outlook โดยเฉพาะ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ที่ทำงาน และ หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงาน ของผู้ติดต่อ

นอกจากนี้ โดยการใช้โค้ดบางอย่างที่นักพัฒนาเขียนขึ้น คุณสามารถสร้างโซลูชัน Outlook ที่ทำสิ่งต่อไปนี้

  • แสดงส่วนของข้อมูลดั้งเดิมหรือที่กำหนดเองในบานหน้าต่างงานที่กำหนดเองเพื่อแสดงข้อมูลภายนอกให้แก่ผู้ใช้

  • รวมคำสั่ง Ribbon เพื่อดำเนินการการกระทำที่กำหนดเอง

  • สร้างนิยามมุมมองที่กำหนดเองเพื่อแสดงคอลัมน์ที่เฉพาะเจาะจงของข้อมูลภายนอก

  • ออกแบบขอบเขตฟอร์มที่กำหนดเองเพื่อแสดงข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

เพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงโดยใช้ฟอร์ม InfoPath

มีหลายเหตุผลว่าทำไม Microsoft InfoPath 2013 จึงมีประโยชน์เมื่อใช้กับข้อมูลภายนอก เช่น

การทำงานกับชนิดข้อมูลที่ซับซ้อน    ถ้าเขตข้อมูลของข้อมูลภายนอกเป็นลำดับชั้น เช่นเขตข้อมูลที่มีอยู่ ที่ประกอบด้วยโค้ดถนน เมือง และไปรษณีย์เป็นแบบ subfields จาก นั้นคุณไม่สามารถทำงานกับเขตข้อมูลนี้ในฟอร์ม SharePoint สำหรับรายการภายนอก และจริงไม่แม้แต่สามารถสร้าง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแปลงฟอร์ม SharePoint ลงในฟอร์ม InfoPath ในการสร้าง และปรับปรุงเขตข้อมูล โดยใช้InfoPath 2013

ฝังตัวควบคุมตัวใช้เลือกรายการภายนอก    คุณสามารถลาก และปล่อยตัวควบคุมตัวใช้เลือกรายการภายนอกลงในฟอร์ม InfoPath ลิงก์ลงในรายการภายนอกเป็นแหล่งข้อมูลรอง และเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ใช้เลือกข้อมูลโดยยึดตามเขตข้อมูลไม่ซ้ำกัน เช่นชื่อลูกค้าหรือรหัสผลิตภัณฑ์

นอกจากนี้ ถ้าคุณกำหนดความสัมพันธ์สำหรับชนิดเนื้อหาภายนอก เช่น ลูกค้าและใบสั่งซื้อ และฟอร์ม InfoPath สำหรับรายการภายนอกที่ประกอบด้วย ForeignKey เช่น ID ลูกค้า และตัวควบคุม ตัวใช้เลือกรายการภายนอก จะถูกเพิ่มเข้ากับฟอร์มโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาลูกค้าที่ต้องการเมื่อทำงานกับใบสั่งซื้อได้อย่างง่ายดาย

สร้างฟอร์มหลายมุมมอง    บางครั้ง คุณอาจต้องฟอร์มที่มีหลายมุมมองของข้อมูลภายนอกของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีหลายเขตข้อมูลและรายการภายนอก หรือฟอร์ม SharePoint จะไม่มีผลบังคับใช้ หลายมุมมองจะเป็นประโยชน์มากมายในการเขียน-หนึ่งครั้งสถานการณ์ที่ระบบภายนอกไม่อนุญาตให้มีการปรับปรุงเขตข้อมูลหลังจากที่จะถูกสร้างขึ้น ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถสร้างสองมุมมอง หนึ่งสำหรับการดำเนินการสร้างและสำหรับการดำเนินการปรับปรุงอื่น ๆ

การเพิ่มกฎหรือโค้ดฟอร์ม    คุณสามารถเพิ่มประกาศค่ากฎหรือฟอร์มโค้ดเพื่อดำเนินการเติมตรรกะ เช่นตรวจสอบและการคำนวณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมั่นใจรหัสประเทศ/ภูมิภาคถูกต้อง โดยใช้กฎการ หรือรหัสไปรษณีย์สหรัฐอเมริกาถูกต้อง โดยใช้บริการเว็บ

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลภายนอกเข้ากับไดอะแกรม Visio ที่ประกาศไว้

เมื่อใช้ Microsoft Visio 2013 คุณจะสามารถลิงก์ข้อมูลจากรายการภายนอกไปยังไดอะแกรมและรูปร่างของไดอะแกรมได้ จากนั้น คุณสามารถประกาศไดอะแกรมไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint เป็นรูปวาดเว็บแบบโต้ตอบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแสดงไดอะแกรมและดูข้อมูลภายนอกที่สัมพันธ์กัน มีวิธีลิงก์แถวของข้อมูลเข้ากับรูปร่างในรูปวาดอยู่สามวิธี คุณสามารถลิงก์แถวกับรูปร่างที่มีอยู่ได้ทีละแถว และคุณสามารถลิงก์แถวกับรูปร่างโดยอัตโนมัติ หรือคุณสามารถสร้างรูปร่างจากข้อมูลได้

ด้านบนของหน้า

นำเข้าและรีเฟรชข้อมูลภายนอกใน Access

Microsoft Access 2013 เป็นศูนย์กลางสำหรับข้อมูลทุกชนิด รวมถึงข้อมูลภายนอกอีกด้วย คุณสามารถนำเข้ารายการภายนอกลงในฐานข้อมูล Access ของคุณบนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์และรีเฟรชข้อมูลเป็นระยะๆ ข้อมูลเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ขั้นตอนพื้นฐานที่ต้องทำตาม คือ

  1. ส่งออกชนิดเนื้อหาภายนอกจาก SharePoint Designer 2013 หรือจากที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity ที่เป็นไฟล์ BDCM โดยตรง

  2. ใน Access 2013 ให้สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลของบริการเว็บโดยใช้ไฟล์ BDCM

  3. ใน Access 2013 ให้สร้างตารางที่ลิงก์โดยยึดตามการเชื่อมต่อข้อมูลของบริการเว็บ

โปรดสังเกตว่าในกรณีนี้ แคช Business Connectivity Services Client Runtime จะไม่ถูกใช้เพื่อซิงโครไนซ์กับรายการภายนอกเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×