บทนำสู่การรวมข้อมูลระหว่าง Access กับไซต์ SharePoint

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันและจัดการข้อมูลได้หลายวิธีโดยใช้ Microsoft Office Access 2007 กับ Windows SharePoint Services 3.0 คุณจะได้รับประโยชน์จากคุณลักษณะการทำงานร่วมกันของไซต์ SharePoint ขณะที่ยังคงใช้คุณลักษณะการป้อนข้อมูลและวิเคราะห์ของ Access ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามรุ่นของข้อมูล สมัครสมาชิกรับการแจ้งเตือนเพื่อที่คุณจะได้ทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น และจัดการสิทธิ์ในข้อมูล

ในบทความนี้

วิธีการทำงานกับข้อมูล

รวมและการจัดการข้อมูล

การติดตามข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ของคุณ

วิธีทำงานกับข้อมูล

เมื่อคุณใช้ Office Access 2007 คุณสามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน จัดการและปรับปรุงข้อมูลจากไซต์ SharePoint ได้หลายวิธี

ย้ายข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint    เมื่อคุณย้ายฐานข้อมูลจาก Access ไปยังไซต์ SharePoint คุณได้สร้างรายการบนไซต์ SharePoint ที่ถูกเชื่อมโยงเป็นตารางในฐานข้อมูลของคุณ เมื่อฐานข้อมูลถูกย้าย Access จะสร้างโปรแกรมประยุกต์แบบ Front-End ที่มีฟอร์มและรายงานเก่าทั้งหมดและตารางที่เชื่อมโยงใหม่ที่เพิ่งส่งออก ตัวช่วยสร้างการย้ายไปยังไซต์ SharePoint จะช่วยคุณย้ายข้อมูลจากตารางทั้งหมดของคุณในครั้งเดียว

หลังจากที่มีการสร้างรายการ SharePoint ขึ้นมา บุคคลทั่วไปสามารถทำงานกับรายการบนไซต์ SharePoint หรือในตารางที่เชื่อมโยงใน Access ได้ในขณะที่ใช้คุณลักษณะของไซต์ SharePoint เพื่อจัดการข้อมูลและได้รับข้อมูลที่ทันสมัยเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถจัดการสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลและรุ่นของข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเห็นผู้ที่เปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือคืนค่าข้อมูลก่อนหน้าได้

ประกาศข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint    ถ้าคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถเก็บสำเนาของฐานข้อมูลในไลบรารีบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint และยังคงทำงานในฐานข้อมูลโดยใช้ฟอร์มและรายงานใน Access ได้ต่อไป คุณสามารถเชื่อมโยงรายการเป็นตารางในฐานข้อมูล ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณต้องการติดตามข้อมูลบนไซต์ SharePoint จากนั้นคุณสามารถสร้างฟอร์ม แบบสอบถาม และรายงานเพื่อทำงานกับข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโปรแกรมประยุกต์ Access ที่ให้แบบสอบถามและรายงานกับรายการ SharePoint ที่ติดตามปัญหาและจัดการข้อมูลของพนักงาน เมื่อบุคคลทั่วไปทำงานกับรายการเหล่านี้บนไซต์ SharePoint บุคคลเหล่านั้นสามารถเปิดแบบสอบถามและรายงานของ Access จากเมนู มุมมอง ของรายการ SharePoint ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการดูและพิมพ์รายงานปัญหาจาก Access เพื่อการประชุมประจำเดือน คุณสามารถทำได้โดยตรงจากรายการ SharePoint

เมื่อคุณประกาศฐานข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์เป็นครั้งแรก Access จะให้รายการของเว็บเซิร์ฟเวอร์ซึ่งทำให้การนำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการประกาศ เช่น ไลบรารีเอกสาร ทำได้ง่ายขึ้น หลังจากที่คุณประกาศฐานข้อมูลแล้ว Access จะจำตำแหน่งที่ตั้งนั้นเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องระบุตำแหน่งเซิร์ฟเวอร์นั้นอีกครั้งเมื่อคุณประกาศการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อคุณประกาศฐานข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint ฐานข้อมูลจะพร้อมใช้งานสำหรับบุคคลที่มีสิทธิ์ทำงานกับไซต์ SharePoint นั้น

เปิดฟอร์มและรายงานของ Access จากไซต์ SharePoint    ผู้ใช้สามารถเปิดรายการในมุมมองต่างๆ ของ Access ได้จากไซต์ SharePoint โดยฟอร์ม รายงาน และแผ่นข้อมูลของ Access สามารถปรากฏไปพร้อมกับมุมมองอื่นๆ บนไซต์ SharePoint เมื่อคุณเลือกมุมมอง Access โปรแกรม Access จะเริ่มทำงานและเปิดฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลที่มีการเรียกใช้ สิ่งนี้ทำให้คุณเรียกใช้รายงาน Access บนไซต์ SharePoint ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเริ่มต้น Office Access 2007 ก่อนหรือไม่ต้องนำทางไปยังวัตถุที่ถูกต้อง

สร้างฐานข้อมูลจากรายการ SharePoint    คุณสามารถเปิดรายการ SharePoint ใน Access ได้ ถ้ายังไม่มีฐานข้อมูลมาก่อน คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใน Access แล้วจึงสร้างชุดของฟอร์มหรือรายงานโดยยึดตามรายการของคุณ

นำรายการ SharePoint ไปใช้งานแบบออฟไลน์ด้วย Access    ถ้าคุณต้องการนำงานบางชิ้นกลับไปทำที่บ้าน คุณสามารถนำรายการ SharePoint ไปใช้งานแบบออฟไลน์ได้ด้วยการคลิกครั้งเดียวโดยใช้ Access คุณสามารถทำงานกับข้อมูลของคุณใน Access จากนั้นทำข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงให้ตรงกันหรือเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint อีกครั้งในภายหลัง

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint    คุณสามารถนำรายการ SharePoint ไปยัง Access ได้ด้วยการนำเข้าหรือการเชื่อมโยง การนำเข้ารายการ SharePoint จะสร้างสำเนาของรายการในฐานข้อมูล Access ในระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุรายการที่คุณต้องการทำสำเนา และสำหรับแต่ละรายการที่ถูกเลือกได้ คุณสามารถระบุได้ว่าคุณต้องการนำเข้ารายการทั้งหมดหรือเฉพาะบางมุมมองที่ระบุเท่านั้น การเชื่อมโยงจะยอมให้คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลในโปรแกรมอื่นโดยไม่ต้องนำเข้าข้อมูลนั้น เพื่อให้คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดได้ทั้งในโปรแกรมต้นฉบับและในฐานข้อมูล Access ของคุณโดยไม่ต้องเก็บสำเนาของข้อมูลใน Access ไว้

ด้านบนของหน้า

การรวมและจัดการข้อมูล

หลังจากที่คุณย้ายข้อมูล Access ของคุณไปยังไซต์ SharePoint แล้ว คุณสามารถจัดการได้ว่าจะให้ใครดูข้อมูล ติดตามรุ่น และกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจได้ การรวมข้อมูลที่ดีกว่าระหว่าง Office Access 2007 และไซต์ SharePoint จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและช่วยการออกแบบโปรแกรมประยุกต์ให้ดีขึ้น

จัดการสิทธิ์บนไซต์ SharePoint    คุณสามารถกำหนดระดับของสิทธิ์ที่หลากหลายให้กับรายการและฐานข้อมูล Access บนไซต์ SharePoint คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การอ่านที่จำกัดหรือสิทธิ์การแก้ไขเต็มที่ให้กับกลุ่ม และคุณสามารถเลือกได้ว่าจะอนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงของผู้ใช้บางคน ถ้าคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบางรายการที่สำคัญในฐานข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์บนรายการที่เจาะจงบนไซต์ SharePoint ได้

ติดตามและจัดการรุ่นของไซต์ SharePoint    คุณสามารถติดตามรุ่นของข้อมูลในรายการและดูประวัติรุ่นบนไซต์ SharePoint ได้ คุณสามารถกู้คืนรายการรุ่นก่อนหน้าได้ถ้าจำเป็น ถ้าคุณต้องการทราบว่าใครเปลี่ยนแปลงแถวข้อมูลหรือว่าแถวข้อมูลนั้นถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อใด คุณสามารถดูประวัติรุ่นได้

เรียกข้อมูลจากถังรีไซเคิล    คุณสามารถใช้ถังรีไซเคิลใหม่บนไซต์ SharePoint เพื่อดูระเบียนที่ถูกลบและกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจได้อย่างง่ายดาย

ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นของตารางที่เชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint    การประมวลผลภายในของตารางที่เชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint ได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุดเพื่อให้มีความรวดเร็วและราบรื่นกว่ารุ่นก่อนๆ

การแมปพิเศษของชนิดข้อมูลใน Windows SharePoint Services    ด้วยการสนับสนุนที่เพิ่มมาใหม่สำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและสิ่งที่แนบ ปัจจุบัน Access สนับสนุนชนิดข้อมูลที่พบในไซต์ SharePoint ได้มากขึ้น ทำให้การออกแบบและการสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งานร่วมกันนั้นทำได้ง่ายขึ้น

ด้านบนของหน้า

การติดตามข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ของคุณ

คุณสามารถใช้ Office Access 2007 กับข้อมูลจากไซต์ SharePoint เพื่อติดตามข้อมูล ปัญหา และเวิร์กโฟลว์ในองค์กรของคุณได้

การติดตาม    ปัจจุบัน Access มีแม่แบบการติดตามที่โต้ตอบกับแม่แบบการติดตามปัญหาบนไซต์ SharePoint ได้โดยตรง Schema ของแม่แบบทั้งสองเหมือนกัน และโซลูชันของ Access สามารถใช้เป็นส่วนหน้า (Front End) ตัวอย่างเช่น ฟอร์มหรือแบบสอบถาม  กับข้อมูลจากไซต์ SharePoint ได้

การติดตามประวัติของเขตข้อมูล Memo    เขตข้อมูล Memo มีประโยชน์สำหรับเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่บอกให้ Access เก็บประวัติของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดกับเขตข้อมูล Memo ได้ จากนั้นคุณสามารถดูประวัติของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น คุณลักษณะนี้ยังสนับสนุนคุณลักษณะการกำหนดรุ่นบนไซต์ SharePoint ด้วย เพื่อให้คุณสามารถใช้ Access ในการดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับรายการ SharePoint ได้

การรวมกับเวิร์กโฟลว์บนไซต์ SharePoint    ปัจจุบันคุณสามารถใช้ Access เพื่อโต้ตอบกับเวิร์กโฟลว์และรายงานบนเวิรก์โฟลว์ได้เพื่อที่คุณจะสามารถวัดสถานะของโครงการและประเมินกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ รายงานเวิร์กโฟลว์สามารถครอบคลุมได้หลายรายการรวมถึงข้อมูลจากหลายเวิร์กโฟลว์ด้วย

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×