บทนำสู่การนำเข้าและส่งออกข้อมูล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

บทความนี้แสดงชนิดของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้า และส่งออก โดยใช้ Access และแสดงขั้นตอนพื้นฐานในการเริ่มต้นใช้งานกับการนำเข้า หรือส่งออกการดำเนินการของคุณ

หนึ่งในคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สุดของการเข้าถึงมีความสามารถในการติดต่อกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นหลายโปรแกรม แท้ที่จริง จึงยากที่จะสรุปในบทความเดียวกับวิธีการที่คุณสามารถย้ายข้อมูลเข้า และออก จากการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้เป็นเพียงแค่สองถึงสามวิธีที่คุณอาจใช้คุณลักษณะการแลกเปลี่ยนข้อมูลการเข้าถึง:

  • เมื่อต้องการรวมข้อมูลที่ถูกสร้างในโปรแกรมอื่น

  • เมื่อต้องการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสองโปรแกรมอื่น ๆ

  • สะสม และเก็บข้อมูลผ่านระยะยาว กำลังส่งออกข้อมูลไปยังโปรแกรมอื่นเช่น Excel สำหรับการวิเคราะห์ในบางครั้ง

ในบทความนี้

ภาพรวมของการดำเนินการในการเข้าถึงข้อมูลภายนอก

ชนิดของข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้า เชื่อมโยง หรือส่งออก

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบอื่น

ส่งออกข้อมูลไปเป็นรูปแบบอื่น

ภาพรวมของการดำเนินการในการเข้าถึงข้อมูลภายนอก

ในโปรแกรมต่าง ๆ มากมาย คุณใช้คำสั่ง'บันทึกเป็น 'เพื่อบันทึกเอกสารในรูปแบบอื่น เพื่อให้คุณสามารถเปิดในโปรแกรมอื่น ใน Access อย่างไรก็ตาม คำสั่ง'บันทึกเป็น 'ไม่มีใช้ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถบันทึกวัตถุเข้าเป็นวัตถุอื่น Access และคุณสามารถบันทึกฐานข้อมูล Access ให้เป็นฐานข้อมูล Access รุ่นก่อนหน้า แต่คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access เป็น พูด แฟ้มกระดาษคำนวณ ในทำนองเดียวกัน คุณไม่สามารถบันทึกแฟ้มกระดาษคำนวณเป็นแฟ้ม Access (.accdb) แทน คุณใช้คำสั่งบนแท็บข้อมูลภายนอก ใน Access จะนำเข้า หรือส่งออกข้อมูลระหว่างรูปแบบแฟ้มอื่น ๆ

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเขียนแมโครหรือ Visual Basic for Applications (VBA) รหัสเพื่อทำการนำเข้า และส่งออกการดำเนินการที่พร้อมใช้งานบนแท็บข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ชนิดของข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้า เชื่อมโยง หรือส่งออก

วิธีรวดเร็วเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบของข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้า หรือส่งออกคือการ เปิดฐานข้อมูล และสำรวจแท็บข้อมูลภายนอก บน ribbon แล้ว

รูป Ribbon ของ Access

1. ในกลุ่มนำ & การเชื่อมโยง แสดงไอคอนสำหรับรูปแบบของข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้าจาก หรือเชื่อมโยงไปยัง

2.การส่งออกกลุ่มแสดงไอคอนสำหรับรูปแบบทั้งหมดที่เข้าถึงสามารถส่งออกข้อมูลไป

3. ในแต่ละกลุ่ม คุณสามารถคลิเพิ่มเติม เมื่อต้องการดูรูปแบบเพิ่มเติมที่สามารถใช้งานเข้าถึง

ถ้าคุณไม่เห็นโปรแกรมที่แน่นอนหรือชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ โอกาสจะสามารถส่งออกข้อมูลของคุณ โดยโปรแกรมอื่นเข้าไปในรูปแบบที่เข้าถึง understands ตัวอย่าง โปรแกรมส่วนใหญ่สามารถส่งออกข้อมูลแบบเรียงเป็นแนวตั้งเป็นการใช้ตัวคั่นข้อความ ซึ่งได้อย่างง่ายดายแล้วนำเข้าไปยัง Access

ต่อไปนี้แสดงตารางซึ่งรูปแบบที่สามารถนำ เชื่อมโยง หรือส่งออกจาก Access:

โปรแกรมหรือรูปแบบ

อนุญาตให้นำเข้าหรือไม่

การเชื่อมโยงใช้ได้หรือไม่

การส่งออกได้รับอนุญาตหรือไม่

Microsoft Office Excel

ใช่

ใช่

ใช่

Microsoft Office Access

ใช่

ใช่

ใช่

ฐานข้อมูล ODBC (ตัวอย่างเช่น SQL Server)

ใช่

ใช่

ใช่

แฟ้มข้อความ (มีตัวคั่น หรือความ กว้างคงที่)

ใช่

ใช่

ใช่

แฟ้ม XML

ใช่

ไม่ใช่

ใช่

แฟ้ม PDF หรือ XPS

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

อีเมล (แฟ้มที่แนบมา)

ไม่ใช่

ไม่ใช่

ใช่

Microsoft Office Word

ไม่มี แต่คุณสามารถบันทึกแฟ้ม Word เป็นแฟ้มข้อความ และนำเข้าแฟ้มข้อความ

ไม่มี แต่คุณสามารถบันทึกแฟ้ม Word เป็นแฟ้มข้อความ และจากนั้น เชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ

ใช่ (คุณสามารถส่งออก เป็น Word ผสาน หรือ เป็น Rich Text)

รายการ SharePoint

ใช่

ใช่

ใช่

บริการข้อมูล (ดูหมายเหตุ)

ไม่ใช่

ใช่

ไม่ใช่

เอกสาร HTML

ใช่

ใช่

ใช่

โฟลเดอร์ของ outlook

ใช่

ใช่

ไม่มี แต่คุณสามารถส่งออกเป็นแฟ้มข้อความ และนำเข้าแฟ้มข้อความใน Outlook

แฟ้ม dBase

ใช่

ใช่

ใช่

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปิดใช้งานปุ่มบริการข้อมูล ต้องติดตั้ง Microsoft .NET 3.5 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า

ด้านบนของหน้า

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบอื่น

เป็นกระบวนการทั่วไปสำหรับการนำเข้า หรือเชื่อมโยงข้อมูลดังนี้:

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า หรือเชื่อมโยงข้อมูลไปยัง

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก คลิกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า หรือเชื่อมโยงไปยัง ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณอยู่ในสมุดงาน Microsoft Excel คลิกExcel

    รูป Ribbon ของ Access

  3. ในกรณีส่วนใหญ่ Access เริ่มตัวช่วยสร้างการรับข้อมูลภายนอก ในตัวช่วยสร้าง คุณอาจถูกถามสำหรับบางส่วนหรือทั้งหมดของข้อมูลในรายการต่อไปนี้:

    • ระบุแหล่งมาของข้อมูล (ตำแหน่งที่ตั้งบนดิสก์)

    • เลือกว่าจะนำเข้า หรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูล

    • ถ้านำเข้า เลือกว่า จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ หรือ เพื่อสร้างตารางใหม่

    • ระบุแน่นอนว่าข้อมูลใดในเอกสารคุณต้องการนำเข้า หรือเชื่อมโยง

    • บ่งชี้ว่า แถวแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์ หรือควรจะถือว่าเป็นข้อมูลหรือไม่

    • ระบุชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์

    • เลือกว่าจะนำเข้าโครงสร้างเท่านั้น หรือโครงสร้าง และข้อมูลร่วมกัน

    • ถ้านำเข้า ระบุว่า คุณต้องการให้ Access เพิ่มคีย์หลักใหม่ไปยังตารางใหม่ หรือใช้คีย์ที่มีอยู่

    • ระบุชื่อสำหรับตารางใหม่

      หมายเหตุ: เป็นความคิดที่ดีเพื่อดูแหล่งข้อมูลของคุณล่วงหน้าเพื่อให้คุณรู้ว่าคำตอบถูกต้องให้กับคำถามเหล่านี้เมื่อตัวช่วยสร้างถามเหล่านั้น

  4. บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง เข้ามักจะถามคุณว่า คุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือเชื่อมโยง ถ้าคุณคิดว่า คุณจำเป็นต้องทำการดำเนินการแบบเดียวกันซ้ำ ๆ เป็นประจำ เลือกการบันทึกขั้นตอนการนำเข้ากล่องกาเครื่องหมาย กรอกข้อมูล และจากนั้น คลิกปิด แล้ว คุณสามารถคลิการนำเข้าที่บันทึกไว้ บนแท็บข้อมูลภายนอก เพื่อเรียกใช้การดำเนินการอีกครั้ง

หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้วตัวช่วยสร้าง Access จะแจ้งให้คุณทราบปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการนำเข้า ในบางกรณี Access อาจสร้างตารางใหม่ที่ชื่อว่าImportErrors ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลใด ๆ ที่ไม่สามารถนำเข้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลในตารางนี้เพื่อพยายามค้นหาสาเหตุข้อมูลไม่ได้นำเข้าอย่างถูกต้อง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้า หรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบที่ระบุ ค้นหาระบบวิธีใช้ Access สำหรับบทความและวิดีโอที่ครอบคลุมถึงรูปแบบนั้น

ด้านบนของหน้า

ส่งออกข้อมูลไปเป็นรูปแบบอื่น

กระบวนการทั่วไปสำหรับการส่งออกข้อมูลจาก Access จะเป็นดังนี้:

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล

  2. ในบานหน้าต่างนำทาง เลือกออปเจ็กต์ที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล คุณสามารถส่งออกข้อมูล จากตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงานวัตถุ ถึงแม้ว่าการส่งออกทั้งหมดไม่ มีตัวเลือกสำหรับชนิดของวัตถุทั้งหมด

  3. บนแท็บข้อมูลภายนอก คลิกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกไป ตัวอย่างเช่น การส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่สามารถเปิดได้ ด้วย Microsoft Excel คลิกExcel

    รูป Ribbon ของ Access

    ในกรณีส่วนใหญ่ Access เริ่มตัวช่วยสร้างการส่งออก ในตัวช่วยสร้าง คุณอาจถูกถามสำหรับข้อมูลเช่นชื่อแฟ้มปลายทาง และรูปแบบ ว่าจะรวมการจัดรูปแบบ และเค้า โครง ซึ่งจะบันทึกในการส่งออก และอื่น ๆ

  4. บนหน้าสุดท้ายของวิซาร์ด เข้ามักจะขอให้คุณถ้า คุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการส่งออก ถ้าคุณคิดว่า คุณจะต้องทำการดำเนินการแบบเดียวกันซ้ำ ๆ เป็นประจำ เลือกการบันทึกขั้นตอนการส่งออกกล่องกาเครื่องหมาย กรอกข้อมูล และจากนั้น คลิกปิด แล้ว คุณสามารถคลิการส่งออกที่บันทึกไว้ บนแท็บข้อมูลภายนอก เพื่อเรียกใช้การดำเนินการอีกครั้ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกไปยังรูปแบบที่ระบุ ค้นหาระบบวิธีใช้ Access สำหรับบทความและวิดีโอที่ครอบคลุมถึงรูปแบบนั้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×