นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บสำหรับธุรกิจ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ใช้การตั้งค่า นโยบายการเก็บข้อมูล เพื่อดูและปรับเปลี่ยนรายการของนโยบายการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรที่พร้อมนำไปใช้กับข้อความของคุณ นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อความของคุณถูกเก็บบันทึกไว้ นโยบายการเก็บถาวรจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อความต่างๆ จะค้างอยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนจะถูกย้ายไปยังที่เก็บถาวร

คุณอาจเพิ่มหรือลบนโยบายการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บถาวรที่ให้เลือกได้ซึ่งถูกตั้งค่าโดยผู้ที่จัดการกล่องจดหมายของคุณ แต่นโยบายที่จำเป็นจะไม่สามารถเอาออกได้

หมายเหตุ: การจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณเป็นฟีเจอร์ที่มีหรือไม่มีก็ได้ และอาจไม่พร้อมให้คุณใช้งาน

ในบทความนี้

จัดการนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล

กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวร

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อความที่จะถูกเอาออก

ฉันต้องรู้อะไรอีก

จัดการนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล

เมื่อต้องการจัดการรายการของนโยบายการเก็บข้อมูล ซึ่งคุณสามารถใช้ได้ ให้ทำดังนี้

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้แอป Outlook Web โดยใช้ URL ที่ให้โดยผู้ที่จัดการอีเมลสำหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน จากนั้นคลิก ลงชื่อเข้าใช้

  2. ที่ด้านบนของหน้า เลือก Outlook (หรือ จดหมาย) หรือเลือก ตัวเปิดใช้แอป ไอคอนตัวเปิดใช้แอป Office 365 > จดหมาย

    ตัวเลือกการนำทางของ Office 365
  3. ที่ด้านบนสุดของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า > ตัวเลือก

  4. ใน ตัวเลือก ให้เลือก จัดการอีเมล > นโยบายการเก็บข้อมูล หรือใน ตัวเลือก ให้เลือก จดหมาย > การดำเนินการโดยอัตโนมัติ > นโยบายการเก็บข้อมูล

ตารางต่อไปนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับนโยบายต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้กับรายการต่างๆ ในโฟลเดอร์ข้อความของคุณได้ เมื่อต้องการเพิ่มนโยบายเพิ่มเติม ให้เลือก เพิ่ม ใหม่ เมื่อต้องการเอานโยบายทางเลือกออกจากรายการของคุณ ให้เลือกนโยบายนั้น แล้วเลือก ลบ ละทิ้ง

คอลัมน์

คำอธิบาย

ชื่อ

ชื่อของนโยบาย โดยปกติแล้วมักจะเป็นแบบคำอธิบาย

แอคชันการเก็บข้อมูล

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับข้อความเมื่อช่วงเวลาการเก็บข้อมูลหมดลง คือ ข้อความอาจถูกเก็บถาวรหรือถูกลบออก

ช่วงเวลาการเก็บข้อมูล

ระยะเวลาที่ข้อความจะอยู่ในกล่องจดหมายของคุณก่อนที่นโยบายนั้นจะถูกนำมาใช้

เมื่อต้องการดูรายละเอียดแบบเต็มเกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล ให้เลือกที่นโยบายนั้นเพื่อแสดงรายละเอียด บานหน้าต่างรายละเอียดจะแสดงว่านโยบายนั้นจำเป็นต้องมีหรือไม่ ระยะเวลาในการเก็บข้อความ ที่ที่ข้อความจะไปอยู่หลังจากช่วงเวลาการเก็บข้อมูลหมดลง และข้อคิดเห็นใดๆ

ด้านบนของหน้า

กำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวร

คุณสามารถดูนโยบายการเก็บข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณได้ในตัวเลือก Outlook Web App ใน ตัวเลือก ให้เลือก จัดการอีเมล > นโยบายการเก็บข้อมูล หรือใน ตัวเลือก ให้เลือก จดหมาย > การดำเนินการโดยอัตโนมัติ > นโยบายการเก็บข้อมูล

เมื่อต้องการกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลให้กับข้อความหรือโฟลเดอร์ คุณจะต้องไปยังข้อความของคุณ

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้แอป Outlook Web โดยใช้ URL ที่ให้โดยผู้ที่จัดการอีเมลสำหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน จากนั้นคลิก ลงชื่อเข้าใช้

  2. ที่ด้านบนของหน้า เลือก Outlook (หรือ จดหมาย) หรือเลือก ตัวเปิดใช้แอป ไอคอนตัวเปิดใช้แอป Office 365 > จดหมาย

    ตัวเลือกการนำทางของ Office 365
  3. ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ให้คลิกขวาที่ข้อความหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำนโยบายไปใช้ และเลือก กำหนดนโยบาย

  4. เลือกนโยบายที่คุณต้องการกำหนด คุณยังสามารถเลือก ใช้นโยบายโฟลเดอร์แม่ ได้ด้วย นโยบายที่พร้อมใช้งานจะถูกควบคุมโดยองค์กรของคุณ

ด้านบนของหน้า

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อความที่จะถูกเอาออก

นโยบายการเก็บข้อมูลอาจลบข้อความอย่างถาวร หรืออาจย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ ถ้าคำอธิบายนโยบายการเก็บข้อมูลระบุว่า ลบ (สามารถกู้คืนได้ชั่วคราว) คุณสามารถใช้ กู้คืนรายการที่ถูกลบ เพื่อกู้คืนข้อความได้ ระยะเวลาที่จะสามารถกู้คืนรายการได้นั้นจะได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ ระยะเวลาเริ่มต้นคือ 30 วัน ให้ดูที่ กู้คืนรายการที่ไม่อยู่ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณอีกต่อไป ใน กู้คืนรายการหรืออีเมลที่ถูกลบใน Outlook Web App

เมื่อคุณกู้คืนรายการที่ถูกลบโดยนโยบายการเก็บข้อมูลหรือนโยบายการเก็บถาวร คุณต้องวางรายการนั้นลงในโฟลเดอร์ที่ไม่มีนโยบายเกี่ยวข้องด้วย หรือเอานโยบายออกจากรายการนั้นหลังจากที่คุณกู้คืนแล้ว ไม่เช่นนั้นรายการอาจถูกเอาออกอีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

ฉันต้องรู้อะไรอีก

  • คุณไม่สามารถจัดการนโยบายการเก็บข้อมูลสำหรับปฏิทินของคุณได้

  • นโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกสร้างและจัดการโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ

  • นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรถูกประมวลผลเพียงครั้งเดียวใน 7 วัน

  • คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการโฟลเดอร์ใน Outlook Web App ได้ใน การทำงานกับโฟลเดอร์จดหมาย

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×