นำไปใช้ หรือเอานโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์ใน SharePoint Server 2016

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

องค์กรที่มักอยู่ภายใต้การปฏิบัติตามกฎระเบียบ กฎหมาย หรืออื่น ๆ ข้อบังคับที่กำหนดให้พวกเขาจะเก็บเอกสารสำหรับระยะเวลา ออก อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาเอกสารนานเกินกว่าจำเป็นสามารถแสดงองค์กรเพื่อความเสี่ยงทางกฎหมาย ในกรณีนี้ ที่องค์กรของคุณอาจสร้างนโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์ของคุณนั่นคือตัวอย่าง เอกสารทางธุรกิจทั่วไปอาจจำเป็นต้องถูกลบ 5 ปีหลังจากที่สร้างขึ้นได้

ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ นโยบายการลบเอกสารอาจ:

  • บังคับ เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากการบังคับนโยบาย ซึ่งจะนำไปใช้กับไซต์โดยอัตโนมัติ

  • เริ่มต้น นโยบายเริ่มต้นจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติไปยังไซต์ แต่สามารถเป็นเจ้าของไซต์:

    • เลือกนโยบายอื่นถ้าพร้อมใช้งาน

    • เลือกออกจากนโยบายทั้งหมดถ้ายังไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในไซต์

  • บังคับไม่เริ่มต้นหรือ ในกรณีนี้ ไม่มีนโยบายจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติไปยังไซต์ และเจ้าของไซต์ที่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อนำไปใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง

นโยบายการลบเอกสารอาจประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎนั่นคือตัวอย่าง กฎหนึ่งอาจพูดลบเอกสารหนึ่งปีหลังจากที่สร้างขึ้น แต่กฎอื่นอาจพูดลบเอกสารหนึ่งปีหลังจากที่พวกเขาล่าสุดได้ ถ้านโยบายประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งกฎ คุณสามารถเลือกกฎดีที่สุดนำไปใช้กับไซต์ของคุณ ลบกฎจะถูกนำไปใช้ไลบรารีทั้งหมดภายในไซต์ นโยบายเดียวเท่านั้นและกฎหนึ่งสามารถทำงานอยู่ในไซต์ในครั้งเดียว เช่นนโยบาย กฎสามารถถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น เพื่อที่จะนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อนโยบายจะถูกนำไปใช้

สุดท้าย นโยบายการลบเอกสารจะสืบทอดมา เมื่อคุณเลือกนโยบายหรือกฎสำหรับไซต์ของคุณ ว่า ส่วนที่เลือกจะสืบทอดมาจากไซต์ย่อยทั้งหมด แม้ว่าเจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอดได้ ด้วยการเลือกนโยบายอื่นหรือกฎ เมื่อคุณเลือกนโยบายหรือกฎ พิจารณาเนื้อหาของไซต์ย่อยใด ๆ อยู่ต่ำกว่าไซต์ของคุณ

ดูนโยบายการลบเอกสารพร้อมใช้งานในไซต์คอลเลกชัน

องค์กรของคุณอาจกำหนดนโยบายแตกต่างกันเมื่อต้องการแตกต่างกันของไซต์คอลเลกชัน ในไซต์คอลเลกชันระดับ เจ้าของไซต์คอลเลกชันสามารถดูนโยบายการลบเอกสารที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันทั้งหมด นโยบายอาจมีพร้อมใช้งานเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน (และดังนั้นทั้งหมดไซต์คอลเลกชันที่สร้างจากเทมเพลตนี้) หรือคอลเลกชันไซต์ที่ระบุนี้

  1. ในไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชัน ในมุมขวาบน เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >นโยบายการลบเอกสาร ออก

    หมายเหตุ: ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ว่านโยบายได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากที่ได้รับมอบหมายนโยบายไปยังไซต์ซึ่งสามารถมีช่วงห่าง 24 ชั่วโมงจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อลิงก์นโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้นได้

  3. บนหน้านี้ คุณสามารถดูการ:

    • นโยบายกำหนดไว้ในปัจจุบันและกฎเกี่ยวข้อง เลือกนโยบายการดูกฎในบานหน้าต่างด้านขวา

    • นโยบายเริ่มต้น มี ถ้าใช่ ในคอลัมน์เริ่มต้น

    • ข้อความจะแสดงไว้ใต้รายการถ้านโยบายได้ถูกกำหนดให้เป็นข้อบังคับ

นโยบายการลบเอกสารที่กำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน

รายการนี้เป็นดูอย่างเดียว เจ้าของไซต์คอลเลกชันเพื่อดูทั้งหมดพร้อมใช้งานนโยบายและกฎ เมื่อต้องการนำนโยบาย ดูในส่วนถัดไป

นำไปใช้ หรือเอานโยบายการลบเอกสารสำหรับไซต์

เจ้าของไซต์หรือไซต์คอลเลกชันเจ้า องค์กรของคุณอาจสร้างนโยบายที่คุณสามารถนำไปใช้กับไซต์ของคุณ หรือเข้าร่วมทั้งหมดจากทั้งหมด

  1. ในมุมบนขวาบนของไซต์ เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชัน >นโยบายการลบเอกสาร ออก

    หมายเหตุ: ลิงก์นโยบายการลบเอกสาร จะไม่ปรากฏเว้นแต่ว่านโยบายได้ถูกกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชัน ลิงก์ไม่ปรากฏขึ้นในทันทีหลังจากที่ได้รับมอบหมายนโยบายไปยังไซต์ซึ่งสามารถมีช่วงห่าง 24 ชั่วโมงจากเมื่อนโยบายที่ถูกกำหนดให้กับเมื่อลิงก์นโยบายการลบเอกสาร ปรากฏขึ้นได้

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการนำนโยบายเลือกนโยบาย > เลือกกฎที่นโยบาย >บันทึก

      นโยบายเดียวเท่านั้นและกฎหนึ่งสามารถทำงานอยู่ในไซต์ในครั้งเดียว องค์กรของคุณอาจมีหลายนโยบาย และกฎเพื่อเลือกจาก หรือนโยบายเดียวเท่านั้น หรือกฎ

      เลือกตัวเลือกนโยบาย

    • เมื่อต้องการเลือกออกจากนโยบายเลือกปฏิเสธ: ลบบันทึกย่อทำ >บันทึก

      เป็นเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกนโยบายการลบเอกสารออกจากถ้าคุณตัดสินใจว่า นโยบายจะไม่สามารถใช้ได้กับเนื้อหาในไซต์ของคุณ คุณไม่สามารถเลือกไม่มีนโยบายที่ถูกกำหนดให้เป็นบังคับ อย่างไรก็ตาม

      ตัวเลือกเลือกออก

นโยบายการลบเอกสารแทนนโยบายอื่น ๆ

ไซต์อาจใช้นโยบายอื่น ๆ สำหรับการเก็บ และลบเนื้อหา:

  • นโยบายชนิดเนื้อหาสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  • นโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี

ถ้าคุณนำนโยบายการลบเอกสารไปยังไซต์ที่มีอยู่แล้วใช้นโยบายชนิดเนื้อหาหรือนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับรายการหรือไลบรารี นโยบายเหล่านั้นจะถูกละเว้นในขณะนโยบายการลบเอกสารจะมีผลใช้ต่อ ถ้านโยบายอื่น ๆ จะถูกละเว้น คุณจะเห็นข้อความเนื้อหาบนไซต์นี้ใช้นโยบายการลบเอกสาร

นั่นหมายความว่า คุณควรวางแผนสำหรับไซต์เพื่อใช้นโยบายเฉพาะครื่อสำหรับเนื้อหาที่มีโครงสร้าง (นโยบายการจัดการข้อมูลและนโยบายของชนิดเนื้อหา) หรือเนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้าง (เอกสารลบนโยบาย), ไม่ใช่ทั้งสอง ถ้าคุณเลือกออกจากนโยบายการลบเอกสาร คำเตือนจะไม่ปรากฏ และชนิดอื่น ๆ ของนโยบายจะยังคงทำงาน

นโยบายไซต์ไม่ได้รับผลกระทบจากนโยบายการลบเอกสาร

กำหนดถ้านโยบายของชนิดเนื้อหาจะถูกละเว้น

ถ้าไซต์ของคุณถูกใช้ นโยบายชนิดเนื้อหาและคุณเห็นข้อความนี้ขณะนี้ นโยบายเหล่านั้นจะไม่มีผล เมื่อต้องการคืนค่านโยบายชนิดเนื้อหา คุณสามารถเอานโยบายการลบเอกสารออกจากไซต์ของคุณ ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ถ้ามีตัวเลือกปฏิเสธ ถ้ามีตัวเลือกไม่มีการเลิก นโยบายการลบเอกสารถูกบังคับ และคุณจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบในองค์กรของคุณ

  1. ที่มุมขวา เลือกตั้งค่า [ไอคอนรูปเฟือง] >ตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์ >เทมเพลตนโยบายชนิดเนื้อหา

    มีคำเตือนบนไซต์ที่ มีการใช้นโยบายการลบเอกสาร

กำหนดนโยบายการจัดการข้อมูลจะถูกละเว้นไปถ้า

ถ้าไซต์ของคุณโดยใช้นโยบายการจัดการข้อมูล และคุณเห็นข้อความนี้ขณะนี้ นโยบายเหล่านั้นจะไม่มีผลใช้ต่องาน เมื่อต้องการคืนค่านโยบายการจัดการข้อมูล คุณสามารถเอานโยบายการลบเอกสารออกจากไซต์ของคุณ ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ถ้ามีตัวเลือกปฏิเสธ ถ้ามีตัวเลือกไม่มีการเลิก นโยบายการลบเอกสารถูกบังคับ และคุณจำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบในองค์กรของคุณ

  • สำหรับรายการหรือไลบรารี บน Ribbon > แท็บไลบรารี >การตั้งค่าไลบรารี > ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ >การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

    มีคำเตือนบนไซต์ที่ มีการใช้นโยบายการลบเอกสาร

ข้อมูลเพิ่มเติม

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×