นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการ SharePoint

นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการ SharePoint

คุณสามารถนำข้อมูลจาก SharePoint เข้าไปยัง Access ได้โดยใช้หนึ่งในสองวิธีต่อไปนี้ คือ  การนำเข้าหรือการลิงก์

กระบวนการนำเข้าจะสร้างสำเนาของรายการ SharePoint ในฐานข้อมูล Access ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุรายการที่คุณต้องการคัดลอก และในแต่ละรายการที่เลือกไว้ คุณสามารถระบุได้ว่าคุณต้องการนำเข้ารายการทั้งหมดหรือเฉพาะมุมมองที่ระบุไว้เท่านั้น

ขั้นตอนการลิงก์จะเชื่อมต่อกับข้อมูลในโปรแกรมอื่น เพื่อให้คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดทั้งใน SharePoint และใน Access ได้ โดยไม่ต้องสร้างและเก็บรักษาสำเนาข้อมูลใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกรายการ SharePoint ลงในฐานข้อมูล Access แต่ต้องการเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานโดยยึดตามเนื้อหาของรายการนั้นแทน คุณควรลิงก์ไปยังข้อมูลดังกล่าว

บทความนี้อธิบายขั้นตอนสำหรับทั้งการนำเข้าและการลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

หมายเหตุ:  บทความนี้ใช้ไม่ได้กับเว็บแอป Access ซึ่งเป็นฐานข้อมูลประเภทที่คุณออกแบบด้วย Access และเผยแพร่แบบออนไลน์

คุณต้องการทำสิ่งใด

นำเข้ารายการ SharePoint

ฉันควรทราบอะไรอีกบ้างที่เกี่ยวกับการนำเข้า

งานที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการนำเข้า

ลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

คุณกำลังใช้ Access 2007 และกำลังมองหาตัวช่วยสร้าง ย้ายไปยังไซต์ SharePoint ใช่หรือไม่ ถ้าใช่ ให้ดูส่วน ใช้ตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint ใน Access 2007 ต่อไปในบทความนี้

นำเข้ารายการ SharePoint

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล Access จะสร้างตารางและคัดลอกคอลัมน์และรายการจากรายการแหล่งข้อมูล (หรือมุมมอง) ไปยังตารางนั้นเป็นเขตข้อมูลและระเบียน เมื่อสิ้นสุดการนำเข้า คุณสามารถเลือกบันทึกรายละเอียดของการนำเข้าเป็นข้อกำหนดได้ ข้อกำหนดของการนำเข้าจะช่วยให้คุณสามารถนำเข้าซ้ำได้อีกในโอกาสต่อไป โดยไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนของตัวช่วยสร้างการนำเข้าในแต่ละครั้ง

ต่อไปนี้เป็นสาเหตุทั่วไปสำหรับการนำเข้ารายการ SharePoint ไปยังฐานข้อมูล Access

  • เมื่อต้องการย้ายข้อมูลอย่างถาวร เช่น รายการที่ติดต่อ ไปยังฐานข้อมูล Access เนื่องจากคุณไม่ต้องการใช้ข้อมูลบนไซต์ SharePoint ของคุณอีกต่อไป คุณสามารถนำเข้ารายการดังกล่าวไปยัง Access แล้วลบรายการนั้นออกจากไซต์ SharePoint ได้

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ในบางครั้งคุณอาจต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติมในรายการ SharePoint เพื่อไปผสานเข้ากับฐานข้อมูลใดฐานข้อมูลหนึ่งของคุณ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะนำเข้ารายการ

  1. ค้นหาตำแหน่งของไซต์ SharePoint ที่มีรายการที่คุณต้องการคัดลอก และให้จดที่อยู่ของไซต์นั้นไว้

    ที่อยู่ไซต์ที่ถูกต้องจะเริ่มด้วย http:// หรือ https:// ตามด้วยชื่อของเซิร์ฟเวอร์ และลงท้ายด้วยเส้นทางไปยังไซต์ที่ระบุบนเซิร์ฟเวอร์

  2. ระบุรายการที่คุณต้องการคัดลอกไปยังฐานข้อมูล แล้วตัดสินใจว่าคุณต้องการรายการทั้งหมดหรือมุมมองใดมุมมองหนึ่ง คุณสามารถนำเข้าหลายรายการได้ในขั้นตอนเดียว แต่คุณสามารถนำเข้ามุมมองของแต่ละรายการได้เพียงมุมมองเดียวเท่านั้น ถ้าจำเป็น ให้สร้างมุมมองที่มีเฉพาะคอลัมน์และรายการที่คุณสนใจ

  3. รีวิวคอลัมน์ในรายการแหล่งข้อมูลหรือมุมมอง

    ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงข้อควรพิจารณาบางประการที่ต้องคำนึงถึงเมื่อทำการนำเข้าองค์ประกอบต่างๆ

    องค์ประกอบ

    ข้อพิจารณา

    คอลัมน์

    Access จะนำเข้าเพียง 256 คอลัมน์แรก เนื่องจากโปรแกรมสนับสนุนเพียง 256 เขตข้อมูลในหนึ่งตารางเท่านั้น เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้สร้างมุมมองและเพิ่มเฉพาะคอลัมน์ที่คุณต้องการเท่านั้น เพื่อให้แน่ใจได้ว่าจำนวนคอลัมน์ทั้งหมดจะไม่เกิน 256 คอลัมน์

    โฟลเดอร์

    แต่ละโฟลเดอร์ในรายการ SharePoint จะปรากฏเป็นระเบียนในตาราง Access รายการที่อยู่ภายในโฟลเดอร์จะปรากฏเป็นระเบียน ที่ด้านล่างระเบียนที่สัมพันธ์กับโฟลเดอร์นั้นในทันที

    คอลัมน์ค้นหา

    ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับค้นหาค่าในรายการอื่น คุณมีสองทางเลือก ได้แก่

    • นำเข้าค่าที่แสดงให้เป็นส่วนหนึ่งของเขตข้อมูล ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องนำเข้ารายการที่สัมพันธ์กัน

    • บังคับให้เขตข้อมูลปลายทางค้นหาตารางอื่น ในกรณีนี้ ถ้าฐานข้อมูลไม่มีตารางที่สามารถให้ค่าการค้นหาได้ คุณต้องนำเข้ารายการที่สัมพันธ์กัน

    หมายเหตุ: คอลัมน์ต้นฉบับของชนิดบุคคลหรือกลุ่มเป็นคอลัมน์ค้นหาชนิดพิเศษ ซึ่งจะค้นหาค่าในรายการข้อมูลผู้ใช้ ดังนั้นคุณจึงต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการนำเข้ารายการข้อมูลผู้ใช้พร้อมกับรายการอื่นๆ หรือไม่

    คอลัมน์จากการคำนวณ

    ผลลัพธ์ในคอลัมน์จากการคำนวณจะถูกคัดลอกไปยังเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของผลลัพธ์จากการคำนวณ นิพจน์ที่ทำการคำนวณจะไม่ถูกคัดลอก

    สิ่งที่แนบมา

    คอลัมน์สิ่งที่แนบมาของรายการจะถูกคัดลอกไปยังเขตข้อมูลที่ชื่อ สิ่งที่แนบมา

    คอลัมน์ที่มีหลายค่า

    คอลัมน์ชนิดทางเลือกหรือชนิดค้นหาสามารถมีค่าได้หลายค่า เมื่อคุณนำเข้าคอลัมน์ที่สนับสนุนค่าหลายค่า Access จะสร้างคอลัมน์ที่สนับสนุนค่าหลายค่าขึ้น

    การจัดรูปแบบ Rich Text

    คอลัมน์ที่มีการจัดรูปแบบ rich text จะถูกนำเข้าไปยัง Access เป็นเขตข้อมูล Memo คุณสมบัติ รูปแบบข้อความ ของเขตข้อมูล Memo ถูกตั้งค่าเป็น Rich Text และรักษาการจัดรูปแบบไว้ หมายเหตุ นับจาก Access 2013 เขตข้อมูล Memo จะเปลี่ยนชื่อเป็นเขตข้อมูลข้อความแบบยาว

    ความสัมพันธ์

    Access จะไม่สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการนำเข้า คุณต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางใหม่และตารางต่างๆ ที่มีอยู่ด้วยตนเอง โดยใช้ตัวเลือกบนแท็บ ความสัมพันธ์ เมื่อต้องการแสดงแท็บ ความสัมพันธ์ บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์

  4. ระบุฐานข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้ารายการ

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มข้อมูลไปยังฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณที่มีอยู่อันใดก็ตาม ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  5. รีวิวตารางในฐานข้อมูล

    การนำเข้าจะสร้างตารางที่มีชื่อเดียวกันกับรายการ SharePoint ถ้าชื่อนั้นมีใช้งานอยู่แล้ว Access จะผนวก "1" เข้ากับชื่อตารางใหม่   ตัวอย่างเช่น สำหรับ Contacts1 ถ้า Contacts1 มีการใช้อยู่แล้ว Access จะสร้าง Contact2 และเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

หมายเหตุ: Access จะไม่เขียนทับตารางในฐานข้อมูลให้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการนำเข้า และคุณไม่สามารถผนวกเนื้อหาของรายการหรือมุมมองไปยังตารางที่มีอยู่ได้

การนำเข้ารายการ

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จะจัดเก็บข้อมูลที่นำเข้า ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่คุณมีอยู่ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  2. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างข้อความการนำเข้า/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับ Access เวอร์ชันของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับ Access เวอร์ชันของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้การสมัครใช้งาน Office 365 เวอร์ชันล่าสุดที่เป็นเวอร์ชันของ Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากบริการออนไลน์ > รายการ SharePoint

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกปุ่มเพิ่มเติม เพื่อดรอปดาวน์รายการตัวเลือก จากนั้น คลิก รายการ SharePoint

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก รายการ SharePoint

  3. Access จะเปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ไซต์ SharePoint

    เลือกนำเข้าหรือลิงก์ไปยังไซต์ SharePoint บนกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอก - ไซต์ SharePoint

  4. ในตัวช่วยสร้าง ให้ระบุที่อยู่ของไซต์ต้นทาง

  5. เลือกตัวเลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน และคลิก ถัดไป

  6. จากรายการที่ตัวช่วยสร้างแสดง ให้เลือกรายการที่คุณต้องการนำเข้า

  7. ในคอลัมน์ รายการที่จะนำเข้า ให้เลือกมุมมอง ที่คุณต้องการสำหรับแต่ละรายการที่เลือกไว้

  8. กล่องกาเครื่องหมายที่มีป้ายชื่อว่า นําเข้าค่าที่แสดงไว้แทน ID สำหรับเขตข้อมูลที่ค่าการค้นหาถูกจัดเก็บไว้ในรายการอื่น จะควบคุมข้อมูลที่ถูกนำเข้าสำหรับคอลัมน์ค้นหาในรายการที่เลือกไว้ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการนำเข้าค่าที่แสดงให้เป็นส่วนหนึ่งของเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายดังกล่าว ในกรณีนี้เขตข้อมูลจะไม่ค้นหาค่าในตารางอื่น

    • เพื่อให้เขตข้อมูลปลายทางค้นหาค่าในตารางอื่น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย การทำเช่นนี้จะเป็นการคัดลอก ID ของแถวค่าที่แสดงไปยังเขตข้อมูลปลายทาง ID เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการกำหนดเขตข้อมูลการค้นหาใน Access

    เมื่อนำเข้า ID คุณต้องนำเข้ารายการที่ให้ค่ากับคอลัมน์ค้นหาในปัจจุบัน (เว้นแต่ว่าฐานข้อมูลปลายทางมีตารางที่ทำหน้าที่เป็นตารางการค้นหาอยู่แล้ว)

    การดำเนินการนำเข้าจะวาง ID ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แต่ไม่ได้ตั้งค่าคุณสมบัติทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้เขตข้อมูลทำงานได้เหมือนกับเขตข้อมูลการค้นหา ขั้นตอนการตั้งค่าคุณสมบัติการค้นหาของเขตข้อมูลดังกล่าวมีอธิบายไว้ภายใต้ การตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหา ในบทความนี้

  9. คลิก ตกลง

Access จะนำเข้ารายการ จากนั้น จะแสดงสถานะของการดำเนินการในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ถ้าคุณวางแผนที่จะทำซ้ำขั้นตอนการนำเข้าในภายหลัง คุณสามารถบันทึกรายละเอียดเป็นข้อมูลจำเพาะของการนำเข้า

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการนำเข้าอีกบ้าง

งานที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการนำเข้า

หลังจากคุณดำเนินการขั้นตอนการนำเข้าเสร็จสิ้น ให้พิจารณาดำเนินงานเพิ่มเติมบางอย่าง:

ตรวจสอบชนิดข้อมูล   Access จะเลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์ต้นทาง ตรวจสอบความถูกต้องและการตั้งค่าของแต่ละเขตข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าตั้งค่าเขตข้อมูลทั้งหมดในแบบที่คุณต้องการ

สืบหาเขตข้อมูลเพิ่มเติม    โดยขึ้นอยู่กับชนิดของรายการที่ตารางยึดตาม คุณยังอาจสังเกตเห็นว่ามีตารางของเขตข้อมูลพิเศษบางเขตข้อมูล (เช่น แก้ไข ปรับเปลี่ยน และชนิด) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลเหล่านี้และข้อมูลที่เขตข้อมูลมี ให้ดูวิธีใช้ SharePoint ถ้าคุณไม่ต้องการเขตข้อมูลเหล่านี้ในฐานข้อมูล Access คุณสามารถลบทิ้งได้อย่างปลอดภัย

ตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหา    ถ้าคุณได้นำเข้า ID สำหรับคอลัมน์ค้นหา คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติการค้นหาของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันด้วยตนเอง

  1. ในมุมมองออกแบบตาราง ในรายการ ชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูล ให้คลิก ตัวช่วยสร้างการค้นหา

  2. ในตัวช่วยสร้าง ให้ยอมรับการเลือกเริ่มต้น (ฉันต้องการให้คอลัมน์ค้นหา ค้นหาค่าในตารางหรือคิวรี) แล้วคลิก ถัดไป

  3. เลือกตารางหรือคิวรีที่จะให้ค่าการค้นหาสำหรับเขตข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

    หมายเหตุ: ตารางนี้อาจเป็นตารางที่นำเข้าใหม่หรือเป็นตารางที่มีอยู่แล้วก็ได้

  4. ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูล ID และเขตข้อมูลที่มีค่าที่แสดง แล้วคลิก ถัดไป

  5. ระบุลำดับการจัดเรียง แล้วคลิก ถัดไป

  6. คลิก เสร็จสิ้น จากนั้น บันทึกการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของคุณ

ด้านบนของหน้า

ลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

เมื่อคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint Access จะสร้างตารางใหม่ (มักจะเรียกว่าเป็นตารางที่ลิงก์) ซึ่งจะแสดงถึงโครงสร้างและเนื้อหาของรายการต้นฉบับ การลิงก์จะต่างจากการนำเข้า เนื่องจากการลิงก์จะสร้างลิงก์ไปยังรายการเท่านั้น ไม่ได้ลิงก์ไปยังมุมมองใดๆ ที่เฉพาะเจาะจงของรายการ

การลิงก์มีประสิทธิภาพเหนือกว่าการนำเข้าอยู่ 2 ประการ ได้แก่

  • การเพิ่มและการอัปเดตข้อมูล    คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยการเรียกดูไปยังไซต์ SharePoint หรือโดยการทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือมุมมองแบบฟอร์มภายใน Access การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ในตำแหน่งหนึ่งจะมีผลในตำแหน่งอื่น แต่ถ้าคุณต้องการสร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้าง เช่น การเอาคอลัมน์ออกหรือการเปลี่ยนแปลงคอลัมน์ คุณต้องดำเนินการดังกล่าวโดยเปิดรายการบนไซต์ SharePoint คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์ได้ขณะทำงานใน Access

  • ตารางการค้นหา    เมื่อคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint Access จะสร้างตารางที่ลิงก์โดยอัตโนมัติสำหรับรายการการค้นหาทั้งหมด (เว้นแต่รายการการค้นหาได้ลิงก์ไปยังฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว) ถ้ารายการการค้นหามีคอลัมน์ที่ค้นหารายการอื่น รายการดังกล่าวยังรวมอยู่ในขั้นตอนการลิงก์ เพื่อให้รายการการค้นหาของทุกตารางที่ลิงก์มีตารางที่ลิงก์ที่สอดคล้องกันในฐานข้อมูล Access ยังสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่ลิงก์เหล่านี้

สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

โดยปกติแล้ว คุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint จากฐานข้อมูล Access ด้วยเหตุผลดังนี้

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access สำหรับการรายงานและการสร้างคิวรีแบบสมบูรณ์ และใช้ Windows SharePoint Services สำหรับการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันของทีม แต่ละทีมจะสร้างรายการเพื่อติดตามสิ่งต่างๆ (เช่น ที่ติดต่อและปัญหาต่างๆ) แต่บ่อยครั้งที่จะต้องนำเข้ารายการข้อมูลนี้มาในฐานข้อมูลเพื่อทำการรวมและรายงาน การลิงก์จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากจะช่วยให้ผู้ใช้ทั้งของฐานข้อมูลและของไซต์ SharePoint สามารถเพิ่มและอัปเดตข้อมูล รวมทั้งสามารถดูและทำงานกับข้อมูลล่าสุดได้

  • คุณเป็นผู้ใช้ Access ที่เพิ่งเริ่มใช้ Windows SharePoint Services คุณได้ทำการโยกย้ายฐานข้อมูลจำนวนมากไปยังไซต์ SharePoint ของทีมของคุณ และตารางส่วนใหญ่ในฐานข้อมูลเหล่านี้เป็นตารางที่ลิงก์ จากนี้ไป แทนที่จะสร้างตารางภายในขึ้น คุณจะสร้างรายการ SharePoint แล้วลิงก์ฐานข้อมูลของคุณไปยังรายการเหล่านี้

  • คุณต้องการเก็บรายการของคุณบนไซต์ SharePoint ต่อไป แต่คุณยังต้องการที่จะทำงานกับข้อมูลล่าสุดภายใน Access เพื่อเรียกใช้คิวรีและพิมพ์รายงาน

เตรียมการลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

  1. ค้นหาตำแหน่งของไซต์ SharePoint ที่มีรายการที่คุณต้องการลิงก์ และจดจำที่อยู่ไซต์นั้นไว้

    ที่อยู่ไซต์ที่ถูกต้องจะเริ่มด้วย http:// หรือ https:// ตามด้วยชื่อของเซิร์ฟเวอร์ และลงท้ายด้วยเส้นทางไปยังไซต์ที่ระบุบนเซิร์ฟเวอร์

  2. ระบุรายการที่คุณต้องการลิงก์ คุณสามารถลิงก์ไปยังหลายรายการได้ในขั้นตอนการลิงก์ครั้งเดียว แต่คุณไม่สามารถลิงก์ไปยังมุมมองเฉพาะของรายการใดๆ ได้

    หมายเหตุ: นอกจากนี้ คุณยังไม่สามารถลิงก์ไปยังแบบสำรวจหรือการอภิปรายได้

  3. ตรวจทานคอลัมน์ในรายการแหล่งข้อมูล ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงข้อควรพิจารณาบางประการที่ต้องคำนึงถึงเมื่อทำการลิงก์องค์ประกอบต่างๆ

    องค์ประกอบ

    ข้อพิจารณา

    คอลัมน์

    Access จะรองรับได้ไม่เกิน 256 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง ดังนั้นตารางที่ลิงก์จะมีคอลัมน์ได้เพียง 256 คอลัมน์แรกเท่านั้น

    โฟลเดอร์

    แต่ละโฟลเดอร์ในรายการ SharePoint จะปรากฏเป็นระเบียนในตาราง Access รายการที่อยู่ภายในโฟลเดอร์จะปรากฏเป็นระเบียนที่ด้านล่างระเบียนที่สัมพันธ์กับโฟลเดอร์นั้นในทันที

    คอลัมน์ค้นหา

    ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับค้นหาค่าในรายการอื่น และรายการที่สัมพันธ์กันนั้นไม่ได้มีอยู่ในฐานข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์สำหรับรายการที่สัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ

    หมายเหตุ: คอลัมน์ต้นฉบับชนิดบุคคลหรือกลุ่มเป็นคอลัมน์ค้นหาชนิดพิเศษ ซึ่งจะค้นหาค่าในรายการข้อมูลผู้ใช้ ถ้าคุณลิงก์ไปยังรายการที่มีคอลัมน์บุคคลหรือกลุ่ม Access จะสร้างตารางที่ลิงก์สำหรับรายการข้อมูลผู้ใช้โดยอัตโนมัติ

    คอลัมน์จากการคำนวณ

    ผลลัพธ์ในคอลัมน์จากการคำนวณจะแสดงในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แต่คุณไม่สามารถแสดงหรือปรับเปลี่ยนสูตรใน Access ได้

    สิ่งที่แนบมา

    คอลัมน์สิ่งที่แนบมาของรายการจะแสดงเป็นเขตข้อมูลชื่อ สิ่งที่แนบมา

    คอลัมน์แบบอ่านอย่างเดียว

    คอลัมน์ที่เป็นแบบอ่านอย่างเดียวในรายการ SharePoint จะยังคงเป็นแบบอ่านอย่างเดียวใน Access นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนคอลัมน์ใน Access ได้

    คอลัมน์ที่มีหลายค่า

    คอลัมน์ชนิดทางเลือกหรือชนิดค้นหาสามารถมีค่าได้หลายค่า สำหรับคอลัมน์ดังกล่าว การดำเนินการลิงก์จะสร้างเขตข้อมูลที่สนับสนุนค่าหลายค่า โดยคอลัมน์ค้นหาที่มีหลายค่าจะถูกสร้างในตารางที่ลิงก์ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับนั้นเป็นคอลัมน์ชนิดค้นหา

  4. ระบุฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางที่ลิงก์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานใหม่ที่เป็นข้อมูลเปล่าขึ้นมา

  5. ตรวจทานตารางในฐานข้อมูล เมื่อคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint จะมีการสร้างตารางที่มีชื่อเดียวกันกับรายการแหล่งข้อมูล ถ้ามีการใช้ชื่อดังกล่าวอยู่แล้ว Access จะเพิ่ม "1" ไว้ท้ายชื่อตารางใหม่ ตัวอย่างเช่น Contacts1 (ถ้า Contacts1 มีการใช้งานอยู่แล้ว Access จะสร้าง Contacts2 และต่อไปเรื่อยๆ) กฎเดียวกันนี้จะนำไปใช้กับรายการที่เกี่ยวข้อง

    หมายเหตุ: ขณะที่คุณดำเนินการ โปรดจำไว้ว่า Access จะไม่เขียนทับตารางในฐานข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานของลิงก์ นอกจากนี้ คุณยังไม่สามารถเพิ่มเนื้อหาของรายการ SharePoint ไปยังตารางที่มีอยู่ได้

ลิงก์ไปยังข้อมูล

  1. เปิดฐานข้อมูลปลายทาง

  2. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างข้อความการนำเข้า/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับ Access เวอร์ชันของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับ Access เวอร์ชันของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้การสมัครใช้งาน Office 365 เวอร์ชันล่าสุดที่เป็นเวอร์ชันของ Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากบริการออนไลน์ > รายการ SharePoint

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกปุ่มเพิ่มเติม เพื่อดรอปดาวน์รายการตัวเลือก จากนั้น คลิก รายการ SharePoint

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก รายการ SharePoint

  3. Access จะเปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ไซต์ SharePoint

    เลือกนำเข้าหรือลิงก์ไปยังไซต์ SharePoint บนกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอก - ไซต์ SharePoint

  4. ในตัวช่วยสร้าง ให้ระบุที่อยู่ของไซต์ต้นทาง

  5. เลือก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการที่พร้อมใช้งานสำหรับการลิงก์

  6. เลือกรายการที่คุณต้องการลิงก์ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ:  ถ้าบางรายการถูกลิงก์ไปยังฐานข้อมูลปัจจุบันอยู่แล้ว กล่องกาเครื่องหมายที่สอดคล้องกับรายการเหล่านี้จะถูกเลือก ถ้าคุณต้องการเอาลิงก์ใดๆ ออก ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายของลิงก์ที่คุณต้องการเอาออก

    Access จะพยายามสร้างตารางที่ลิงก์ ทั้งสำหรับรายการที่คุณได้เลือกในระหว่างการดำเนินการนี้ และสำหรับแต่ละรายการที่สัมพันธ์กัน นอกจากนี้ Access จะพยายามรีเฟรชตารางที่ลิงก์ ที่สัมพันธ์กับรายการที่ถูกเลือกในตัวช่วยสร้าง Access จะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางดังกล่าวให้ด้วย ต่างจากการดำเนินการนำเข้า การดำเนินการลิงก์จะรักษาการตั้งค่าคุณสมบัติการค้นหาระหว่างเขตข้อมูลการค้นหา และตารางที่สัมพันธ์กัน คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองออกแบบของตารางด้วยตนเอง

  7. รีวิวตารางที่ลิงก์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลและระเบียนทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้อง

    Access จะเลือกชนิดข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์แหล่งข้อมูล สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ แต่ละครั้งที่คุณเปิดตารางที่ลิงก์หรือรายการแหล่งข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลล่าสุดที่แสดงในนั้น แต่การเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างที่ดำเนินการในรายการจะไม่มีผลต่อตารางที่ลิงก์โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการอัปเดตตารางที่ลิงก์โดยการนำโครงสร้างรายการล่าสุดไปใช้ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง ที่ชี้ไปยัง ตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้น คลิก รีเฟรชรายการ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ ส่วนนี้จะนำไปใช้กับ Access 2007 เท่านั้น

ภาพรวม

เมื่อคุณย้ายฐานข้อมูลจาก Access ไปยังไซต์ SharePoint ให้คุณสร้างรายการบนไซต์ SharePoint ที่ยังคงลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลของคุณ ตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint จะช่วยคุณย้ายข้อมูลจากตารางของคุณทั้งหมดพร้อมกันและช่วยรักษาความสัมพันธ์ของตารางไว้

หลังจากสร้างรายการ SharePoint บุคคลอื่นสามารถทำงานในรายการบนไซต์ SharePoint หรือในตารางที่ลิงก์ใน Access ขณะที่ใช้ฟีเจอร์ของไซต์ SharePoint เพื่อจัดการข้อมูลและติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ตลอด

จัดเก็บลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ในฐานข้อมูล Access ของคุณ และรูปแบบ คิวรี และรายงานยังคงอยู่ใน Access คุณสามารถใส่ข้อมูลโดยใช้ตารางหรือฟอร์มใน Access หรือโดยแก้ไขรายการบนไซต์ SharePoint

วิธีย้ายข้อมูล

เมื่อเป็นไปได้ ตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint จะย้ายข้อมูลไปยังรายการที่ยึดตามเทมเพลตในรายการบนไซต์ SharePoint เช่น รายชื่อ ผู้ติดต่อ ถ้าไม่สามารถจับคู่ตารางกับเทมเพลตในรายการได้ ตารางจะเปลี่ยนเป็นรายการแบบกำหนดเองในมุมมองแผ่นข้อมูลบนไซต์ SharePoint

โดยขึ้นอยู่กับขนาดของฐานข้อมูล จำนวนของวัตถุ และประสิทธิภาพของระบบ การดำเนินการอาจใช้เวลาสักครู่ ถ้าคุณเปลี่ยนใจระหว่างดำเนินการ คุณสามารถคลิก หยุด เพื่อยกเลิกได้

ตัวช่วยสร้างจะสร้างสำเนาสำรองของฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ใน Access จะมีการสร้างลิงก์ไปยังรายการจากตาราง เพื่อให้ง่ายต่อการระบุตำแหน่งที่ตั้งข้อมูลบนไซต์ SharePoint เมื่อคุณทำงานใน Access ในตำแหน่งที่เป็นไปได้ ความสัมพันธ์ระหว่างตารางจะถูกแสดงเป็นลิงก์ระหว่างรายการ SharePoint

ถ้าเกิดปัญหาใดๆ ขึ้น ตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint จะรายงานปัญหาและบันทึกไว้ในฐานข้อมูล Access เป็นตารางบันทึกที่คุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาได้

ใช้ตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รายการ SharePoint ให้คลิก ย้ายไปยัง SharePoint

  2. ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint ซึ่งรวมถึงการระบุตำแหน่งที่ตั้งของไซต์ SharePoint ของคุณ

    เมื่อต้องการยกเลิกการดำเนินการ ให้คลิก หยุด

  3. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงรายละเอียด เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโยกย้ายดังกล่าวนี้

    หน้าดังกล่าวนี้ของตัวช่วยสร้างจะอธิบายว่าตารางใดถูกลิงก์ไปยังรายการใดบ้าง และให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งของการสำรองและ URL สำหรับฐานข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ยังให้คำเตือนถ้าพบปัญหาบางประการในการโยกย้าย และให้ตำแหน่งที่ตั้งของตารางบันทึกที่คุณสามารถเห็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหานั้นได้

  4. คลิก เสร็จสิ้น เมื่อตัวช่วยสร้างดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว

    ถ้าตัวช่วยสร้างแสดงคำเตือน คุณควรตรวจทานตารางบันทึกและดำเนินการบางอย่างที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกโยกย้ายเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างเช่น บางเขตข้อมูลอาจถูกย้ายหรืออาจถูกแปลงเป็นชนิดข้อมูลอื่นที่เข้ากันได้กับรายการ SharePoint

หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูรายการของคุณบนไซต์ SharePoint ให้คลิก รายการ บน เปิดใช้ด่วน หรือคลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด คุณอาจต้องรีเฟรชหน้านั้นในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ เมื่อต้องการทำให้รายการของคุณแสดงอยู่บน เปิดใช้ด่วน บนไซต์ SharePoint หรือเมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าอื่นๆ เช่น เปิดใช้งานเวอร์ชันต่างๆ ที่ต้องติดตาม คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าของรายการบนไซต์ SharePoint ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูวิธีใช้บนไซต์ SharePoint

ข้อจำกัดของการโยกย้าย

เมื่อตัวช่วยสร้างย้ายไปยังไซต์ SharePoint ดำเนินการเสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อความถ้า Access เจอปัญหาใดๆ กับข้อมูล Access จะสร้างตารางบันทึกที่เรียกว่า ปัญหาในการย้ายไปยังไซต์ SharePoint และเพิ่มตารางไปยังฐานข้อมูล ตาราง ปัญหาในการย้ายไปยังไซต์ SharePoint ถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูล แต่ไม่ได้เผยแพร่เป็นรายการบนไซต์ SharePoint

ตารางต่อไปนี้แสดงข้อจำกัดในวิธีการโยกย้ายข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อ Access และ SharePoint ไม่ได้แชร์ฟีเจอร์ที่เหมือนกันหรือ ในบางกรณี ไม่ได้แชร์ชนิดข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าตาราง Access ของคุณสนับสนุน Referential Integrity ตารางดังกล่าวไม่ได้ถูกบังคับใช้ในรายการบนไซต์ SharePoint ข้อมูลในตารางต่อไปนี้อาจช่วยคุณตัดสินใจว่าจะโยกย้ายข้อมูลของคุณหรือไม่ และอาจมีประโยชน์ถ้าคุณกำลังตรวจทานปัญหาใดๆ ที่รายงานในตาราง ปัญหาในการย้ายไปยังไซต์ SharePoint

ชนิดของข้อมูลหรือปัญหา

ปัญหา

ผลลัพธ์

ชนิดข้อมูลวัตถุ COM

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนชนิดข้อมูลวัตถุ COM

ไม่ได้ย้ายเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูลไบนารี

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนชนิดข้อมูลไบนารี

ไม่ได้ย้ายเขตข้อมูล

วันที่

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนวันที่ก่อน 1900

ไม่ได้ย้ายข้อมูลที่มีวันที่ก่อน 1900

อักขระของบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลข้อความ

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนอักขระของบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลข้อความบรรทัดเดียว

แปลงเขตข้อมูลเป็นเขตข้อมูลข้อความหลายบรรทัดและ Memo

ชนิดข้อมูลแบบจุดทศนิยม

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนชนิดข้อมูลแบบจุดทศนิยม

เขตข้อมูลตัวเลขหรือเขตข้อมูลแบบจำนวนเต็มสองเท่า

ชนิดข้อมูลที่มี ID การจำลองแบบ

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนชนิดข้อมูลที่มี ID การจำลองแบบ

ใช้ชนิดข้อมูลของข้อความแบบบรรทัดเดียวแทน โดยขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูล

ความบูรณภาพของการอ้างอิง

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนความบูรณภาพของการอ้างอิง

ไม่ได้บังคับใช้ความบูรณภาพของการอ้างอิงในรายการใหม่

ค่าเริ่มต้นที่ไม่สนับสนุนในรายการ SharePoint

ไซต์ SharePoint ยอมรับค่าเริ่มต้นที่คงที่ เช่น ข้อความหรือตัวเลข และวันที่มาตรฐาน ค่าเริ่มต้นจาก Access ที่เป็นแบบไดนามิกจุไม่ถูกโยกย้าย

คุณสมบัติของค่าเริ่มต้นบางประการจะไม่ถูกย้าย

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเขตข้อมูลหรือตาราง

ไม่มีการย้ายกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเขตข้อมูลหรือตารางไปยังไซต์ SharePoint

ไม่ได้ย้ายหรือบังคับใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใดๆ ในเขตข้อมูลหรือตาราง

เขตข้อมูลดัชนีที่ไม่ซ้ำกัน

ไซต์ SharePoint จะใช้เขตข้อมูลดัชนีที่ไม่ซ้ำกันสำหรับคอลัมน์ ID ในรายการ

ไม่ได้ย้ายเขตข้อมูลดัชนีที่ไม่ซ้ำกันอื่นหรือชุดเขตข้อมูล

ความสัมพันธ์ที่มีการลบหรือการอัปเดตที่เกี่ยวข้อง

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนการลบที่เกี่ยวข้องให้กับระเบียนที่เกี่ยวข้อง

การลงที่ไม่เกี่ยวข้องกับระเบียนที่เกี่ยวข้อง และอัปเดตที่ไม่เกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ความบูรณภาพของการอ้างอิง

ไซต์ SharePoint ไม่สนับสนุนความบูรณภาพของการอ้างอิง

ความบูรณภาพของการอ้างอิงไม่ถูกบังคับใช้ในความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในรายการ

เขตข้อมูลที่แจงนับโดยอัตโนมัติ (นอกเหนือจากเขตข้อมูล ID)

ไซต์ SharePoint สนับสนุนเฉพาะการลำดับเลขอัตโนมัติสำหรับเขตข้อมูลที่ใช้กับคอลัมน์ ID ในรายการ

ไม่ได้นำการลำดับเลขอัตโนมัติไปใช้กับคอลัมน์นอกเหนือจากคอลัมน์ ID

ความสัมพันธ์ที่ไม่สามารถสร้างการค้นหาได้

บางความสัมพันธ์ที่ไม่สนับสนุนในไซต์ SharePoint เช่น เมื่อคีย์หลักไม่เกี่ยวข้องกับคอลัมน์ ID หรือไม่ใช่จำนวนเต็ม

ไม่ได้ย้ายความสัมพันธ์

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×