ทำไมคุณควรอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายของคุณลงในกลุ่มใน Outlook

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

สำหรับปี องค์กรมีพึ่งในกลุ่มการแจกจ่ายการสื่อสาร และทำงานร่วมกับกลุ่มบุคคลทั้งภายใน และภาย นอกของบริษัท ขณะนี้ อย่างไรก็ตาม กลุ่มใน Outlook เสนอโซลูชันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกัน

กลุ่มคืออะไร

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มใน Outlook คุณสามารถเลือกชุดของบุคคลที่คุณต้องการทำงานร่วมกับ และติดตั้งคอลเลกชันของแหล่งข้อมูลสำหรับบุคคลเหล่านั้นเพื่อแชร์ได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการกำหนดสิทธิ์ไปยังทรัพยากรเหล่านั้นด้วยตนเองได้เนื่องจากมีการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มโดยอัตโนมัติให้แก่พวกเขาสิทธิ์ที่จำเป็นไปที่เครื่องมือในกลุ่มของคุณ

ทรัพยากรเพิ่มเติมเหล่านั้นรวมถึง:

  • กล่องจดหมายเข้าร่วม- ที่การสนทนาที่คุณมีในรายการของการแจกจ่ายซึ่งโดยทั่วไปเกิดขึ้น กล่องจดหมายเข้าร่วมนี้จะค้นหาได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อสร้างเก็บถาวรแบบใกล้ชิดของข้อความของกลุ่ม สามารถค้นหา newcomers ลงในกลุ่ม หรือเลื่อนย้อนกลับตามประวัติไปคล่องแคล่วได้อย่างรวดเร็วในสิ่งที่ได้ถูกติดประกาศในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้ ดู:สนทนากลุ่มใน Outlook

    เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังต้องการให้ปรากฏในกล่องจดหมายเข้าของพวกเขาส่วนบุคคล ข้อกลุ่มเหมือนกับรายชื่อการแจกจ่ายกับ ทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำคือการสมัครใช้งานให้กับกลุ่ม ด้วยการคลิกปุ่มการเป็นสมาชิก บน ribbon ใน Outlook

  • ไลบรารีแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน- กลุ่มของคุณมี SharePoint ไฟล์ไลบรารีที่ผู้ใช้ของคุณสามารถเก็บ แชร์ และทำงานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนำเสนอ รูป หรือไฟล์ที่พวกเขาจำเป็นต้องทำงานบนชนิดอื่น ๆ ดู: การแชร์ไฟล์กลุ่มใน Outlook 2016

  • ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน- กลุ่มของคุณได้รับการโพสต์เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มปฏิทินที่แชร์ แต่ละสมาชิกที่มีการสมัครใช้งานให้กับกลุ่มโดยอัตโนมัติได้รับการเชิญมายังเหตุการณ์ที่โพสต์ลงในปฏิทินเพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นสามารถยังปรากฏบนปฏิทินของพวกเขาส่วนบุคคลเมื่อพวกเขาต้อง ดู: การจัดกำหนดการประชุมในปฏิทินกลุ่มใน Outlook 2016

  • สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์- กลุ่มมีสมุดบันทึกที่แชร์ OneNote ที่กลุ่มสมาชิกสามารถรวบรวม และการทำงานร่วมกันบนข้อมูลโดยอัตโนมัติ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้าง wiki แบบใกล้ชิดกับคำถามที่ถามบ่อยและทรัพยากรอื่น ๆ ดู: การเริ่มต้นใช้งาน OneNote 2016

  • เข้าถึงของผู้เยี่ยมชม- คุณไม่สามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อน แต่พวกเขาได้รับทั้งหมดถูกเปลี่ยนชื่ออีเมล ด้วยกลุ่ม คุณสามารถเสนอการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมการสนทนาทางอีเม ไฟล์ และแม้แต่ที่แชร์สมุดบันทึก OneNote ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Office 365 กลุ่ม

  • เนื้อหาจะสามารถมองเห็นได้- กลุ่มใน Outlook เป็นสาธารณะตามค่าเริ่มต้นซึ่งหมายความ ว่า จะให้ผู้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหา และเข้าร่วม หรือตรวจทานในกลุ่มการผลิตได้อย่างง่ายดาย ถ้าเนื้อหาของกลุ่มจะมีความสำคัญมากขึ้น คุณสามารถสลับกลุ่มที่จะเป็นส่วนตัว ซึ่งซ่อนเนื้อหาจากไม่ได้เป็นสมาชิก และเจ้าของกลุ่มการอนุมัติการร้องขอการเข้าร่วมใด ๆ ที่จำเป็นต้องใช้

  • สร้างแบบบริการตนเอง- IT ไม่จำเป็นต้องได้รับ bogged ลง โดยการร้องขอจากผู้ใช้ในการสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองตามต้อง ถ้าคุณต้องการควบคุมผู้ที่ใช้ในองค์กรของคุณสามารถสร้าง กลุ่มดู:จัดการ Office 365 กลุ่มสร้าง

โดยจะเพียงไม่กี่ฟีเจอร์ที่ทำให้กลุ่มการแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่ากลุ่มการแจกจ่าย

จัดการกลุ่มของคุณ

Office 365 มีตัวเลขของเครื่องมือที่เป็นประโยชน์มากมายและความสามารถของสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมการจัดการ และจัดการกลุ่มของคุณได้อย่างง่ายดาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์เหล่านี้แต่ละ คลิกส่วนหัวที่ด้านล่าง

เก็บไดเรกทอรีของคุณภายใต้ตัวควบคุมมีข้อจำกัดเกี่ยวกับของผู้ดูแลระบบทุก ต่อไปนี้คือบางอย่างของเครื่องมือที่มี Office 365 เพื่อช่วยให้ง่ายที่:

  • ตั้งชื่อนโยบาย- นโยบาย Naming อนุญาตให้คุณสามารถกำหนดสิ่ง และไม่ใช่ ยอมรับชื่อสำหรับกลุ่มของคุณ ที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ให้ profane หรือห้ามชื่อกลุ่ม นอกจากนี้คุณสามารถบังคับให้มีคำนำหน้ามาตรฐานของบริษัทหรือต่อท้ายไปยังชื่อกลุ่ม

    การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก- การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกอนุญาตให้คุณสามารถตั้งค่าเป็นสมาชิกของกลุ่ม โดยกฎ ซึ่งเพิ่ม (หรือเอาออก) สมาชิกของกลุ่มโดยยึดตาม metadata (เช่นแผนกหรือบทบาท) ใน active directory ของคุณ ดูแอตทริบิวต์ใช้เพื่อสร้างกฎขั้นสูงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างการเป็นสมาชิกแบบไดนามิก

  • การเป็นสมาชิกซ่อน- ถ้าคุณมีเหตุผลที่ต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณจะเป็นความลับ ตัวอย่างเช่นถ้าสมาชิกมีนักเรียน คุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกจากฝ่ายภายนอก

  • สิทธิ์การสร้าง- อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการให้สามารถสร้างกลุ่มใหม่ ได้ เทคนิคต่าง ๆ สำหรับการจัดการสิทธิ์ในการสร้างในไดเรกทอรีของคุณได้ ดูจัดการ Office 365 กลุ่มสร้าง

  • บันทึกการตรวจสอบ- คุณได้เพิ่มเติม confidence อนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณสามารถสร้างกลุ่ม และจัดการการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้เนื่องจาก Office 365 กลุ่มการตรวจสอบแฟ้มบันทึกช่วยให้คุณติดตามบุคคลที่สร้าง หรือลบกลุ่มเฉพาะเจาะจง หรือทำการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้ ดู:ตรวจสอบการเข้าสู่ระบบใน Office 365 ทรัพย์และปฏิบัติตามกฎระเบียบศูนย์การค้นหาเท่านั้น

จัดการการจัดส่งให้แก่คุณบางวิธีเพื่อจัดการวิธีข้อความควรถูกส่ง หรือรับกลุ่ม นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือเพื่อตรวจสอบทิศทางของข้อความเหล่านั้น

  • ส่งเป็น หรือส่งในนามของ- ตั้งค่าเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ระบุเพื่อส่งอีเมลที่ว่าพวกเขามาจาก หรือมีในนามของ กลุ่ม

  • ข้อจำกัดของผู้ส่ง- ตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถควบคุมผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความลงในกลุ่ม คุณสามารถกำหนดค่ากลุ่มเพื่ออนุญาตให้อีเมลจากฝ่ายภายนอก แต่คุณอาจต้องการจำกัดที่เฉพาะเจาะจงภายนอกอย่างไร

  • สนับสนุนผู้ใช้ภายนอก- โดยผู้เยี่ยมชมเชิญกับกลุ่มของคุณคุณสามารถเลือกที่จะรวมอยู่ในการสนทนาทางอีเมในกลุ่มพวกเขา ดู: การเข้าถึงผู้เยี่ยมชมกับกลุ่มของ Office 365 - ความช่วยเหลือของผู้ดูแลระบบ

  • กฎการนำส่ง- งานกฎการขนส่งสำหรับกลุ่มเพียงแค่เมื่อพวกเขาทำสำหรับ Exchange server ของคุณ กฎสามารถค้นหาข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่เฉพาะเจาะจง และสามารถแล้วดำเนินการกับข้อความเหล่านั้น

  • MailTips - MailTips จะให้ข้อความที่แสดงให้ผู้ใช้ในขณะที่พวกเขากำลังเรียบเรียงข้อความ พวกเขาสามารถช่วยลด NDRs โดยมีคำเตือนผู้ใช้ถ้าข้อความเป็นทั่วไปไปยังบุคคลภายนอก หรือเกินโควตาข้อความได้

  • ที่อยู่พร็อกซีหลาย- กลุ่มสามารถมีนามแฝงเช่นเดียวกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ไม่ได้ ที่อยู่พร็อกซีเพิ่มเติมอาจเป็นประโยชน์ สำหรับยอมรับข้อความที่ส่งไปยัง aliases เหล่านั้น หรือทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงกลุ่มที่มี long หรือเสียการสะกดชื่อ ดู:โดเมนหลายสนับสนุนหากลุ่ม Office 365 - ผู้ดูแลระบบวิธีใช้

  • ขนาดสูงสุดส่ง/รับ- โควตาเหล่านี้จะช่วยลดปัญหาความต้องการเก็บข้อมูลและแบนด์วิดท์จัดการกับกลุ่ม รับ (หรือส่ง) ข้อความขนาดใหญ่มากเพื่อให้ง่ายขึ้นได้

Office 365 ยังช่วยให้คุณบางเครื่องมือการจัดการชนิดของเนื้อหาที่ได้รับการใช้ร่วมกันในกลุ่มของคุณ

  • แนวทางการใช้งาน- คุณจะสามารถกำหนดแนวทางการใช้งานสำหรับ Office 365 กลุ่มนั่นคือเมื่อต้องการให้ความรู้ผู้ใช้ของคุณเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติดีที่ช่วยทำให้กลุ่มของพวกเขามีประสิทธิภาพ และให้ความรู้นโยบายเนื้อหาภายใน ดูตัวอย่าง:การใช้คำแนะนำเกี่ยวกับ Microsoft ลูกค้าและคู่ค้าที่

  • จัดประเภทข้อมูล- คุณจะสามารถสร้างระบบการจัดประเภทข้อมูลสามารถกำหนดเองสำหรับ Office 365 กลุ่มที่อนุญาตการเว้นวรรคของกลุ่มตามชนิดของนโยบาย (เช่น "ไม่ได้จัด ระดับ " corporate เป็นความลับ " หรือ"ลับบน") ในลักษณะนี้ กลุ่มของคุณสามารถปกตินโยบายของเนื้อหาอื่น ๆ ในองค์กรของคุณ นโยบาย extensible ช่วยให้องค์กรของคุณเพื่อกำหนดค่าปลายทางที่เรียกว่าเมื่อใดก็ ตามกลุ่มถูกสร้าง หรือเปลี่ยนแปลง — แล้วคุณสามารถนำนโยบายของคุณเองสำหรับการสร้างกลุ่ม หรือเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ผู้ใช้ได้ในบางครั้งกังวลกับการเปลี่ยนแปลงดังนั้นจึงสามารถสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายการการแจกจ่ายของคุณเพื่อให้รู้ว่าควรจะคาดหวังสิ่งสำคัญ นี่คือข้อมูลบางอย่างคุณควรรวมไว้ในข้อความนี้ พร้อมด้วยคำตอบของคำที่คุณอาจเป็นประโยชน์:

กลุ่มใน Outlook คืออะไร

Office 365 กลุ่มใน Outlook จะทำงานร่วมกันเดียวโซลูชันสำหรับทีม/กลุ่มที่ต้องสถานที่เพื่อแชร์อภิปราย ไฟล์ ปฏิทิน และบันทึกย่อในวิธีที่ง่ายต่อการค้นหาแบบรวม  อาจคุณลักษณะ best เดียวได้ว่า กล่องจดหมายเข้าสำหรับกลุ่มการรักษาประวัติการสนทนา ทำให้ง่ายต่อการค้นหาการสนทนาก่อนหน้านี้

ทำไมเราทำการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างไร

บุคคลได้บ่อยร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความโพสต์ลงในรายชื่อการแจกจ่ายของเราเพื่อค้นหาข้อมูลที่จะกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายให้กับกลุ่มหมายความ ว่า บุคคลที่ไม่มี การถามตอบคำถามเดียวซ้ำแล้วซ้ำ

กลุ่มใหม่จะรวมปฏิทินสำหรับเหตุการณ์ต่าง ๆ ของเรากลุ่ม ไลบรารีที่แชร์ไฟล์ และสมุด บันทึก OneNote ที่เราสามารถทำงานร่วมกัน และรวบรวมข้อมูลสำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ฉันจำเป็นต้องทำสิ่งใดเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าจะได้เป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายได้อย่างไร

ไม่ ถ้าคุณมีอยู่แล้วเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่าย คุณโดยอัตโนมัติจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่

ฉันจะเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ได้อย่างไร Outlook บนเว็บคืออะไร

เมื่อต้องการเข้าถึง กลุ่มใหม่ใน Outlook เพียงไปประเภทกลุ่มด้านล่างของบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้มักจะ พิจารณาตรึงไว้เป็นรายการโปรด โดยคลิกขวา แล้วเลือกแสดงเป็นรายการโปรด

นอกจากนี้มีไคลเอ็นต์อุปกรณ์เคลื่อนที่ว่างสำหรับ Office 365 กลุ่มอยู่บนแพลตฟอร์มทุกอุปกรณ์เคลื่อนที่ (iOS และอื่น ๆ Android ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มเดินทางได้อย่างง่ายดาย

ไม่สามารถจะยังคงเพียงแค่อีเมได้อย่างไร

แน่นอน นามแฝงอีเมลเหมือนกับที่คุณใช้สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทำงานเพียงแค่ปรับสำหรับกลุ่มใน Outlook

นอกจากนี้

โปรดจำไว้เพื่อบอกให้พวกเขาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงนี้จะเกิดขึ้นและบุคคลที่ควรติดต่อถ้าพวกเขามีคำถามเพิ่มเติม

ย้ายรายการของการแจกจ่าย

พร้อมที่จะอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายให้กับกลุ่มได้อย่างไร ดูรายการการแจกจ่ายการโยกย้ายไปยังกลุ่ม 365 Office - วิธีใช้ของผู้ดูแลระบบ

มีอะไรถัดไป

เมื่อคุณได้รับการอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายให้กับกลุ่มของ Office 365 คุณกำลังติดตามงานบางที่คุณอาจต้องทำเมื่อต้องการให้แน่ใจว่า จะได้อย่างราบรื่น

  • ติดตามกับผู้ใช้ของคุณ- กาเครื่องหมายใช้ ด้วยพวกเขาในทันทีหลังจากอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ และอีกครั้งแล้วสามวันในภายหลัง แสดงว่า คุณกำลังรับฟัง และตอบสนองถามใด ๆ พวกเขาอาจจะช่วยให้เข้าใกล้ทำพอใจ และพึงพอใจกับการเปลี่ยนแปลง

  • ตรวจสอบรายงานมีส่วนร่วม- พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Office 365 มีบางอย่างรายงานที่ดีที่สามารถแสดงจำนวนผู้ใช้กำลังใช้กลุ่ม ถี่ และสิ่งที่พวกเขากำลังใช้ลักษณะการทำงาน รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยคุณในการออกแบบของคุณติดตาม และการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมทั้งการเน้นสิ่งที่ผู้ใช้ของคุณจะรับค่าสุดจากกลุ่มใหม่ ดู:รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Office 365

  • ประสบการณ์การใช้งานของคุณที่ใช้ร่วมกัน- บอกให้คนอื่น ๆ ในบริษัทของคุณทราบว่า คุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่าย และขั้นสิ่งที่คุณใช้ในการทำให้เสร็จเรียบร้อยแล้ว การแชร์ที่ข้อมูลสามารถช่วยให้คนเหล่านั้นทำตามตัวอย่างของคุณ และมีการอัปเกรดประสบความสำเร็จของตนเอง

ดูเพิ่มเติม

มีคำถามเกี่ยวกับ Office 365 กลุ่มได้อย่างไร

เยี่ยมชมMicrosoft Office 365 กลุ่มด้านเทคนิคชุมชน

เรายินดีรับฟัง

บทความนี้ถูกอัปเดตล่าสุดบน24th พฤษภาคม 2017เป็นผลลัพธ์ของคำติชมของคุณ ถ้าคุณพบว่า ได้รับคำแนะนำคุณไปยังข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณไม่ได้ โปรดคลิกตัวควบคุมคำติชมที่ด้านล่าง และแสดงข้อคิดเห็นบางอย่าง constructive เราเพื่อให้เราสามารถดำเนินการต่อไปเพื่อปรับปรุงนั้น ขอบคุณ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×