ทำไมคุณควรอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายของคุณกับกลุ่มใน Outlook

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

สำหรับปี องค์กรมีพึ่งบนกลุ่มการแจกจ่ายการสื่อสาร และทำงานร่วมกับกลุ่มบุคคลทั้งภายใน และภาย นอกของบริษัท ขณะนี้ อย่างไรก็ตาม Office 365 กลุ่มใน Outlook เสนอโซลูชันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกัน

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กลุ่มที่ติดต่อ Outlook เพื่อส่งอีเมลงในรายการ ของบุคคล- เช่นกลุ่มของเพื่อน - ดูที่การสร้างกลุ่มติดต่อ

Office 365 กลุ่มคืออะไร

เมื่อคุณตั้งค่า Office 365 กลุ่มใน Outlook คุณสามารถเลือกชุดของบุคคลที่คุณต้องการทำงานร่วมกับ และติดตั้งคอลเลกชันของแหล่งข้อมูลสำหรับบุคคลเหล่านั้นเพื่อแชร์ได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการกำหนดสิทธิ์ไปยังทรัพยากรเหล่านั้นทั้งหมดด้วยตนเองได้เนื่องจากมีการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มโดยอัตโนมัติให้แก่พวกเขาสิทธิ์ที่จำเป็นไปที่เครื่องมือในกลุ่มของคุณ

ทรัพยากรเพิ่มเติมเหล่านั้นรวมถึง:

  • กล่องจดหมายเข้าร่วม- ที่การสนทนาที่คุณมีในรายการของการแจกจ่ายซึ่งโดยทั่วไปเกิดขึ้น กล่องจดหมายเข้าร่วมนี้จะค้นหาได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อสร้างเก็บถาวรแบบใกล้ชิดของข้อความของกลุ่ม สามารถค้นหา newcomers ลงในกลุ่ม หรือเลื่อนย้อนกลับตามประวัติไปคล่องแคล่วได้อย่างรวดเร็วในสิ่งที่ได้ถูกติดประกาศในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้ ดู:สนทนากลุ่มใน Outlook

    เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังต้องการให้ปรากฏในกล่องจดหมายเข้าของพวกเขาส่วนบุคคล ข้อกลุ่มเหมือนกับรายชื่อการแจกจ่ายกับ ทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำคือการสมัครใช้งานให้กับกลุ่ม ด้วยการคลิกปุ่มการเป็นสมาชิก บน ribbon ใน Outlook

  • ไลบรารีแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน- กลุ่มของคุณมี SharePoint ไฟล์ไลบรารีที่ผู้ใช้ของคุณสามารถเก็บ แชร์ และทำงานร่วมกันบนเอกสาร เวิร์กบุ๊ก งานนำเสนอ รูป หรือไฟล์ที่พวกเขาจำเป็นต้องทำงานบนชนิดอื่น ๆ ดู: การแชร์ไฟล์กลุ่ม

  • ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน- กลุ่มของคุณได้ติดประกาศเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน แต่ละสมาชิกที่มีการสมัครใช้งานให้กับกลุ่มโดยอัตโนมัติได้รับการเชิญมายังเหตุการณ์ที่โพสต์ลงในปฏิทินเพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นสามารถยังปรากฏบนปฏิทินของพวกเขาส่วนบุคคลเมื่อพวกเขาต้อง ดู: การจัดกำหนดการประชุมในปฏิทินกลุ่มใน Outlook 2016

  • สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์- กลุ่มมีสมุดบันทึกที่แชร์ OneNote ที่สามารถรวบรวม และทำงานร่วมกันบนข้อมูลสมาชิกของกลุ่มโดยอัตโนมัติ หลายกลุ่มใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้าง wiki แบบใกล้ชิดกับคำถามที่ถามบ่อยและทรัพยากรอื่น ๆ ดู: การเริ่มต้นใช้งาน OneNote 2016

  • เข้าถึงของผู้เยี่ยมชม- คุณไม่สามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อน แต่พวกเขาได้รับทั้งหมดถูกเปลี่ยนชื่ออีเมล ด้วยกลุ่ม คุณสามารถเสนอการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมการสนทนาทางอีเม ไฟล์ และแม้แต่ที่แชร์สมุดบันทึก OneNote ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Office 365 กลุ่ม

  • เนื้อหาจะสามารถมองเห็นได้- กลุ่มใน Outlook เป็นสาธารณะตามค่าเริ่มต้นซึ่งหมายความ ว่า จะให้ผู้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหา และเข้าร่วม หรือตรวจทานในกลุ่มการผลิตได้อย่างง่ายดาย ถ้าเนื้อหาของกลุ่มจะมีความสำคัญมากขึ้น คุณสามารถสลับกลุ่มที่จะเป็นส่วนตัว ซึ่งซ่อนเนื้อหาจากไม่ได้เป็นสมาชิก และเจ้าของกลุ่มการอนุมัติการร้องขอการเข้าร่วมใด ๆ ที่จำเป็นต้องใช้

  • สร้างแบบบริการตนเอง- IT ไม่จำเป็นต้องได้รับ bogged ลง โดยการร้องขอจากผู้ใช้ในการสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองตามความจำเป็น ถ้าคุณต้องการควบคุมผู้ที่ใช้ในองค์กรของคุณสามารถสร้าง กลุ่มดู:การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Office 365 กลุ่ม

โดยจะเพียงไม่กี่ฟีเจอร์ที่ทำให้กลุ่มการแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่ากลุ่มการแจกจ่าย

การจัดการกลุ่มของคุณ

Office 365 มีตัวเลขของเครื่องมือที่เป็นประโยชน์มากมายและความสามารถสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมการจัดการ และการจัดการกลุ่มของคุณได้อย่างง่ายดาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์เหล่านี้แต่ละ คลิกส่วนหัวที่ด้านล่าง

เก็บไดเรกทอรีของคุณภายใต้ตัวควบคุมมีข้อจำกัดเกี่ยวกับของผู้ดูแลระบบทุก ต่อไปนี้คือบางอย่างของเครื่องมือที่มี Office 365 เพื่อช่วยให้ง่ายที่:

  • ตั้งชื่อนโยบาย- นโยบาย Naming อนุญาตให้คุณสามารถกำหนดสิ่ง และไม่ใช่ ยอมรับชื่อสำหรับกลุ่มของคุณ ที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ให้ profane หรือห้ามชื่อกลุ่ม นอกจากนี้คุณสามารถบังคับให้มีคำนำหน้ามาตรฐานของบริษัทหรือต่อท้ายไปยังชื่อกลุ่ม

    การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก- การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกอนุญาตให้คุณสามารถตั้งค่าเป็นสมาชิกของกลุ่ม โดยกฎ ซึ่งเพิ่ม (หรือเอาออก) สมาชิกของกลุ่มโดยยึดตาม metadata (เช่นแผนกหรือบทบาท) ใน active directory ของคุณ ดูแอตทริบิวต์ใช้เพื่อสร้างกฎขั้นสูงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างสมาชิกแบบไดนามิก

  • การเป็นสมาชิกซ่อน- ถ้าคุณมีเหตุผลที่ต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณจะเป็นความลับ ตัวอย่างเช่นถ้าสมาชิกมีนักเรียน คุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกจากฝ่ายภายนอก

  • สิทธิ์การสร้าง- อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการให้สามารถสร้างกลุ่มใหม่ ได้ เทคนิคต่าง ๆ สำหรับการจัดการสิทธิ์ในการสร้างในไดเรกทอรีของคุณได้ ดูจัดการ Office 365 กลุ่มสร้าง

  • บันทึกการตรวจสอบ- คุณได้เพิ่มเติม confidence อนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณเมื่อต้องการสร้างกลุ่ม และจัดการการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้เนื่องจาก Office 365 กลุ่มการตรวจสอบแฟ้มบันทึกช่วยให้คุณติดตามบุคคลที่สร้าง หรือลบกลุ่มเฉพาะเจาะจง หรือทำการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้ ดู:ตรวจสอบการเข้าสู่ระบบใน Office 365 ทรัพย์และปฏิบัติตามกฎระเบียบศูนย์การค้นหาเท่านั้น

จัดการการจัดส่งให้แก่คุณบางวิธีเพื่อจัดการวิธีข้อความควรถูกส่ง หรือรับกลุ่ม นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือเพื่อตรวจสอบทิศทางของข้อความเหล่านั้น

  • ส่งเป็น หรือส่งในนามของ- ตั้งค่าเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ระบุเพื่อส่งอีเมลที่ว่าพวกเขามาจาก หรือมีในนามของ กลุ่ม

  • ข้อจำกัดของผู้ส่ง- ตั้งค่าเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถควบคุมผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความลงในกลุ่ม คุณสามารถกำหนดค่ากลุ่มเพื่ออนุญาตให้อีเมจากฝ่ายภายนอก แต่คุณอาจต้องการจำกัดที่เฉพาะเจาะจงภายนอกอย่างไร

  • สนับสนุนผู้ใช้ภายนอก- โดยผู้เยี่ยมชมเชิญกับกลุ่มของคุณคุณสามารถเลือกที่จะรวมอยู่ในการสนทนาทางอีเมในกลุ่มพวกเขา ดู: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Office 365 กลุ่ม

  • กฎการนำส่ง- ขนส่งงานกฎสำหรับกลุ่มเพียงแค่เมื่อพวกเขาทำสำหรับ Exchange server ของคุณ กฎสามารถค้นหาข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่เฉพาะเจาะจง และสามารถแล้วดำเนินการกับข้อความเหล่านั้น

  • MailTips - MailTips จะให้ข้อความที่แสดงให้ผู้ใช้ในขณะที่พวกเขากำลังเรียบเรียงข้อความ พวกเขาสามารถช่วยลด NDRs โดยมีคำเตือนผู้ใช้ถ้าข้อความเป็นทั่วไปไปยังบุคคลภายนอก หรือเกินโควตาข้อความได้

  • ที่อยู่พร็อกซีหลาย- กลุ่มสามารถมีนามแฝงเช่นเดียวกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ไม่ได้ ที่อยู่พร็อกซีเพิ่มเติมอาจเป็นประโยชน์ สำหรับยอมรับข้อความที่ส่งไปยัง aliases เหล่านั้น หรือทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงกลุ่มที่มี long หรือเสียการสะกดชื่อ ดู:โดเมนหลายสนับสนุนหากลุ่ม Office 365 - ผู้ดูแลระบบวิธีใช้

  • ขนาดสูงสุดส่ง/รับ- โควตาเหล่านี้จะช่วยลดปัญหาความต้องการเก็บข้อมูลและแบนด์วิดท์จัดการกับกลุ่ม รับ (หรือส่ง) ข้อความขนาดใหญ่มากเพื่อให้ง่ายขึ้นได้

Office 365 ยังช่วยให้คุณบางเครื่องมือการจัดการชนิดของเนื้อหาที่ได้รับการแชร์ในกลุ่มของคุณ

  • ใช้แนวทาง- คุณจะสามารถกำหนดแนวทางการใช้งานสำหรับ Office 365 กลุ่มนั่นคือเมื่อต้องการให้ความรู้ผู้ใช้ของคุณเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติดีที่ช่วยทำให้กลุ่มของพวกเขามีประสิทธิภาพ และให้ความรู้นโยบายเนื้อหาภายใน ดูตัวอย่าง:การใช้คำแนะนำเกี่ยวกับ Microsoft ลูกค้าและคู่ค้าที่

  • จัดประเภทข้อมูล- คุณจะสามารถสร้างระบบการจัดประเภทข้อมูลสามารถกำหนดเองสำหรับ Office 365 กลุ่มที่อนุญาตการเว้นวรรคของกลุ่มตามชนิดของนโยบาย (เช่น "ไม่ได้จัด ระดับ " corporate เป็นความลับ " หรือ"ลับบน") ในลักษณะนี้ กลุ่มของคุณสามารถปกตินโยบายของเนื้อหาอื่น ๆ ในองค์กรของคุณ นโยบาย extensible ช่วยให้องค์กรของคุณเพื่อกำหนดค่าปลายทางที่เรียกว่าเมื่อใดก็ ตามกลุ่มถูกสร้าง หรือเปลี่ยนแปลง — แล้วคุณสามารถนำนโยบายของคุณเองสำหรับการสร้างกลุ่ม หรือเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ผู้ใช้ได้ในบางครั้งกังวล ด้วยการเปลี่ยนแปลงดังนั้นจึงสามารถสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายการการแจกจ่ายของคุณเพื่อให้รู้ว่าควรจะคาดหวังสิ่งสำคัญ นี่คือข้อมูลบางอย่างคุณควรรวมไว้ในข้อความนี้ พร้อมด้วยคำตอบของคำที่คุณอาจเป็นประโยชน์:

กลุ่มใน Outlook คืออะไร

กลุ่มของ office 365 ใน Outlook จะทำงานร่วมกันเดียวโซลูชันสำหรับทีม/กลุ่มที่ต้องสถานที่เพื่อแชร์อภิปราย ไฟล์ ปฏิทิน และบันทึกย่อในวิธีที่ง่ายต่อการค้นหาแบบรวม  อาจคุณลักษณะ best เดียวได้ว่า กล่องจดหมายเข้าสำหรับกลุ่มการรักษาประวัติการสนทนา ทำให้ง่ายต่อการค้นหาการสนทนาก่อนหน้านี้

ทำไมเราทำการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างไร

บุคคลได้บ่อยร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความโพสต์ลงในรายชื่อการแจกจ่ายของเราเพื่อค้นหาข้อมูลที่จะกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายให้กับกลุ่มหมายความ ว่า บุคคลที่ไม่มี การถามตอบคำถามเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำ

กลุ่มใหม่จะรวมปฏิทินสำหรับเหตุการณ์ต่าง ๆ ของเรากลุ่ม ไลบรารีที่แชร์ไฟล์ และสมุด บันทึก OneNote ที่เราสามารถทำงานร่วมกัน และรวบรวมข้อมูลสำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ฉันจำเป็นต้องทำสิ่งใดเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าจะได้เป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายได้อย่างไร

ไม่ ถ้าคุณมีอยู่แล้วเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่าย คุณโดยอัตโนมัติจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่

ฉันจะเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ได้อย่างไร Outlook บนเว็บคืออะไร

เมื่อต้องการเข้าถึง กลุ่มใหม่ใน Outlook เพียงไปประเภทกลุ่มด้านล่างของบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้มักจะ พิจารณาตรึงไว้เป็นรายการโปรด โดยคลิกขวา แล้วเลือกแสดงเป็นรายการโปรด

นอกจากนี้มีไคลเอ็นต์อุปกรณ์เคลื่อนที่ว่างสำหรับ Office 365 กลุ่มอยู่บนแพลตฟอร์มทุกเคลื่อน (iOS และอื่น ๆ Android ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มเดินทางได้อย่างง่ายดาย

ไม่สามารถจะยังคงเพียงแค่อีเมได้อย่างไร

แน่นอน นามแฝงอีเมเหมือนกับที่คุณใช้สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทำงานเพียงแค่ปรับสำหรับกลุ่มใน Outlook

นอกจากนี้

โปรดจำไว้เพื่อบอกให้พวกเขาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงนี้จะเกิดขึ้นและผู้ที่ควรติดต่อถ้าพวกเขามีคำถามเพิ่มเติม

ย้ายรายการของการแจกจ่าย

พร้อมที่จะอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายให้กับกลุ่มได้อย่างไร ดูรายการการแจกจ่ายการโยกย้ายไปยังกลุ่ม 365 Office - ความช่วยเหลือของผู้ดูแลระบบ

มีอะไรถัดไป

เมื่อคุณได้รับการอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายให้กับกลุ่มของ Office 365 มีบางงานที่ติดตามคุณอาจต้องทำเมื่อต้องการให้แน่ใจว่า จะได้อย่างราบรื่น

  • ติดตามกับผู้ใช้ของคุณ- กาเครื่องหมายใช้ ด้วยพวกเขาในทันทีหลังจากอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์ แล้วอีกสองสามวันในภายหลัง แสดงว่า คุณกำลังรับฟัง และตอบสนองถามใด ๆ พวกเขาอาจจะช่วยให้เข้าใกล้ทำพอใจ และพึงพอใจกับการเปลี่ยนแปลง

  • ตรวจสอบรายงานมีส่วนร่วม- พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Office 365 มีบางอย่างรายงานที่ดีที่สามารถแสดงจำนวนผู้ใช้กำลังใช้กลุ่ม ถี่ และสิ่งที่พวกเขากำลังใช้ลักษณะการทำงาน รายงานเหล่านั้นสามารถช่วยคุณในการออกแบบของคุณติดตาม และการฝึกอบรมผู้ใช้ รวมทั้งการเน้นสิ่งที่ผู้ใช้ของคุณจะรับค่าส่วนใหญ่จากกลุ่มใหม่ ดู:รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Office 365

  • ประสบการณ์การใช้งานของคุณที่ใช้ร่วมกัน- บอกให้คนอื่น ๆ ในบริษัทของคุณทราบว่า คุณอัปเกรดกลุ่มการแจกจ่าย และขั้นสิ่งที่คุณใช้ในการทำให้เสร็จเรียบร้อยแล้ว การแชร์ที่ข้อมูลสามารถช่วยให้คนเหล่านั้นทำตามตัวอย่างของคุณ และมีการอัปเกรดประสบความสำเร็จของตนเอง

ดูเพิ่มเติม

มีคำถามเกี่ยวกับ Office 365 กลุ่มได้อย่างไร

เยี่ยมชมMicrosoft Office 365 กลุ่มด้านเทคนิคชุมชน

เรายินดีรับฟัง

บทความนี้ถูกอัปเดตล่าสุดในเดือน 22nd ธันวาคม 2017เป็นผลลัพธ์ของคำติชมของคุณ ถ้าคุณพบว่า ได้รับคำแนะนำคุณไปยังข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณไม่ได้ โปรดคลิกตัวควบคุมคำติชมที่ด้านล่าง และแสดงข้อคิดเห็นบางอย่าง constructive เราดังนั้นเราสามารถดำเนินการต่อไปเพื่อปรับปรุงนั้น ขอบคุณ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×