ทำให้ดูและพิมพ์แผ่นข้อมูลได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณเปิดตารางหรือดูผลลัพธ์ของแบบสอบถาม Microsoft Office Access 2007 จะแสดงผลลัพธ์ของตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถกำหนดลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูลเอง  ซึ่งคือการแสดงแถวและคอลัมน์ที่ปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูล  ได้หลายวิธีเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกัน ดู หรือพิมพ์ได้ง่ายขึ้น

บทความนี้อธิบายวิธีกำหนดลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูลเอง ตัวอย่างเช่น การตรึงคอลัมน์ให้อยู่กับที่ หรือเปลี่ยนสีพื้นหลังของแถวที่สลับสีกัน

ในบทความนี้

แผ่นข้อมูลคืออะไร

การบันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครง

ปรับขนาดคอลัมน์หรือแถว

ย้ายคอลัมน์

เปลี่ยนแบบอักษร ขนาดแบบอักษร การจัดรูปแบบ และสีแบบอักษร

แสดงหรือซ่อนคอลัมน์

ตรึงและยกเลิกการตรึงคอลัมน์

เปลี่ยนลักษณะเส้นตารางและสีพื้นหลัง

ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูล

แสดงผลรวมคอลัมน์

เปลี่ยนสีพื้นหลังของการสลับสีแถว

แผ่นข้อมูลคืออะไร

แผ่นข้อมูลจะแสดงเขตข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนจากผลลัพธ์ของตาราง ฟอร์ม หรือแบบสอบถามในรูปแบบตาราง (แถวและคอลัมน์) ตามที่ปรากฏที่นี่

ตารางพนักงานในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถดูฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลโดยใช้คำสั่ง ฟอร์มแยก ซึ่งเปิดแท็บวัตถุใหม่ที่แสดงฟอร์มซึ่งแยกออกเป็นสองมุมมองตามแนวนอน: มุมมองเค้าโครงและมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการแยกฟอร์ม ให้เปิดฟอร์มในมุมมองใดก็ได้ และบนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก ฟอร์มแยก

ด้านบนของหน้า

การบันทึกการเปลี่ยนแปลงเค้าโครง

เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงเค้าโครงและลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูล คุณอาจต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงนั้น เพื่อให้นำไปใช้ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล เมื่อปิดแผ่นข้อมูลหลังจากคุณเปลี่ยนแปลงเค้าโครงแล้ว คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงนั้น ถ้าคุณคลิก ใช่ การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกและนำไปใช้ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล ถ้าคุณคลิก ไม่ การเปลี่ยนแปลงจะไม่ได้รับการบันทึก และแผ่นข้อมูลจะเปิดพร้อมกับการตั้งค่าเค้าโครงเริ่มต้น (หรือการตั้งค่าที่มีการบันทึกล่าสุด) ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ปรับขนาดคอลัมน์หรือแถว

ในบางครั้ง จอแสดงผลอาจแสดงคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลได้ไม่ครบทั้งหมด หรือบางคอลัมน์อาจใช้พื้นที่มากกว่าที่จำเป็น คุณอาจต้องการเปลี่ยนความสูงของแถว หลังจากที่คุณเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถปรับขนาดคอลัมน์หนึ่งด้วยตัวเอง หรือปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับเนื้อหาโดยอัตโนมัติได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขความสูงของแถวในแผ่นข้อมูล แต่ความสูงใหม่นี้จะนำไปใช้กับทุกแถว ไม่ใช่กับแถวใดแถวหนึ่ง

ปรับขนาดคอลัมน์ด้วยตัวเอง

  • วางตัวชี้บนขอบด้านขวาของคอลัมน์ที่ต้องการปรับขนาด และเมื่อเคอร์เซอร์ของเมาส์กลายเป็นลูกศรที่มีสองหัว ให้ลากจนคอลัมน์มีขนาดตามที่ต้องการ

    การปรับขนาดคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

    -หรือ-

  • คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ความกว้างของคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

  • ในกล่องโต้ตอบ ความกว้างของคอลัมน์ ให้ป้อนความกว้างของคอลัมน์หรือเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ความกว้างมาตรฐาน เพื่อใช้ความกว้างเริ่มต้น แล้วคลิก ตกลง

ปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับเนื้อหา

  • คลิกสองครั้งที่ขอบด้านขวาของส่วนหัวคอลัมน์

    -หรือ-

  • คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ความกว้างของคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

  • ในกล่องโต้ตอบ ความกว้างของคอลัมน์ ให้คลิก พอดี

ปรับขนาดแถว

เมื่อคุณปรับขนาดแถว ระบบจะปรับขนาดแถวทั้งหมด คุณไม่สามารถเลือกปรับขนาดเฉพาะบางแถว

การปรับขนาดแถวในแผ่นข้อมูล

  • วางตัวชี้ระหว่าง ตัวเลือกระเบียน ใดก็ได้สองรายการที่ด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล แล้วลากจนแถวมีขนาดตามที่ต้องการ

    -หรือ-

  • คลิกขวาที่ตัวเลือกระเบียน และคลิก ความสูงของแถว บนเมนูทางลัด

  • ในกล่องโต้ตอบ ความสูงของแถว ให้ป้อนความสูงของแถว แล้วคลิกที่ ตกลง

ปรับขนาดแถวให้เป็นความสูงเริ่มต้น

  1. คลิกขวาที่ตัวเลือกระเบียน และคลิก ความสูงของแถว บนเมนูทางลัด

  2. ในกล่องโต้ตอบ ความสูงของแถว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ความสูงมาตรฐาน แล้วคลิก ตกลง

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถยกเลิกการเปลี่ยนแปลงสำหรับความกว้างของคอลัมน์หรือความสูงของแถวโดยการคลิกปุ่ม ยกเลิก บนแถบเครื่องมือด่วน เมื่อต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง ให้ปิดแผ่นข้อมูลแล้วคลิกที่ ไม่ เมื่อได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเค้าโครงของแผ่นข้อมูล การคลิกที่ ไม่ จะเป็นการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ของเค้าโครงที่คุณทำไว้

ด้านบนของหน้า

ย้ายคอลัมน์

คุณสามารถจัดเรียงลำดับของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยการลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินการนี้เพื่อให้มั่นใจว่าคอลัมน์อยู่ด้านซ้ายสุด และจะอยู่ในมุมมองนี้เสมอ

  1. คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์

  2. ลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งใหม่ เมื่อเคอร์เซอร์ปรากฏ ให้วางคอลัมน์ในตำแหน่งนั้น

    การย้ายคอลัมน์ชื่อแรกไปยังตำแหน่งซ้ายสุด

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแบบอักษร ขนาดแบบอักษร การจัดรูปแบบ และสีแบบอักษร

หลังจากที่คุณเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรหรือคุณลักษณะแบบอักษร เช่น ขนาด การจัดรูปแบบ และสี โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะนำไปใช้กับแผ่นข้อมูลทั้งหมด ถ้าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ปรากฏโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณเปิดแผ่นข้อมูล โปรดคลิกที่ ใช่ เมื่อคุณปิดแผ่นข้อมูลและได้รับพร้อมท์ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเค้าโครง

ภาพประกอบต่อไปนี้จะแสดงกลุ่ม แบบอักษร บนแท็บ หน้าแรก คุณสามารถใช้คำสั่งในกลุ่มนี้เพื่อเปลี่ยนคุณลักษณะแบบอักษรในแผ่นข้อมูล

กลุ่มแบบอักษร

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้เลือกดำเนินการดังต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนแบบอักษร ให้พิมพ์หรือคลิกที่แบบอักษรในกล่อง แบบอักษร

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนขนาดแบบอักษร ให้พิมพ์หรือคลิกที่ขนาดแบบอักษรในกล่อง ขนาดแบบอักษร

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร ให้คลิกที่ปุ่ม ตัวหนาตัวเอียง หรือ ขีดเส้นใต้ (หรือใช้ทั้งสามปุ่มร่วมกัน)

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนสีแบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่ถัดจากปุ่ม สีแบบอักษร จากนั้นให้เลือกสีจากชุดแบบสี

ด้านบนของหน้า

แสดงหรือซ่อนคอลัมน์

เมื่อคุณทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถซ่อนคอลัมน์เพื่อเอาคอลัมน์นั้นออกจากมุมมอง คุณสามารถย้อนกลับการกระทำนั้น โดยการเลือกที่จะแสดงคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการซ่อนคอลัมน์ซึ่งมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นในเวลานั้น

หมายเหตุ: เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล คุณต้องเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลเสียก่อน

ซ่อนหนึ่งคอลัมน์หรือหลายคอลัมน์

  1. เลือกหนึ่งคอลัมน์หรือหลายคอลัมน์ที่คุณต้องการซ่อน

    เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน ให้กด SHIFT ค้างไว้แล้วคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์อื่น

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเลือกคอลัมน์ที่ไม่ได้อยู่ติดกัน ให้เลือกคอลัมน์อื่นและซ่อนคอลัมน์เหล่านั้นแยกต่างหาก

  2. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นคลิก ซ่อนคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

การซ่อนคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

แสดงหนึ่งคอลัมน์หรือหลายคอลัมน์

  1. ให้คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์

  2. ในกล่องโต้ตอบ ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ซึ่งคุณต้องการแสดง จากนั้นคลิกที่ ปิด

ด้านบนของหน้า

ตรึงและยกเลิกการตรึงคอลัมน์

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการให้บางคอลัมน์อยู่ตรงด้านซ้ายตลอดเมื่อคุณเลื่อนหรือนำทางไปยังตำแหน่งอื่นในแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้คอลัมน์หนึ่งอยู่กับที่ เพื่อแสดงชื่อเรื่องหรือ ID อยู่เสมอ ซึ่งคุณจะหาระเบียนได้อย่างง่ายดาย เมื่อต้องการดำเนินการนี้ คุณสามารถตรึงคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไปให้อยู่กับที่

หมายเหตุ: เมื่อต้องการตรึงและยกเลิกการตรึงคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล คุณต้องเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลเสียก่อน

ตรึงคอลัมน์หนึ่งคอลัมน์ขึ้นไป

  1. เลือกหนึ่งคอลัมน์หรือหลายคอลัมน์ที่คุณต้องการตรึง

    เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์เดียว ให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับคอลัมน์นั้น เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน ให้กด SHIFT ค้างไว้แล้วคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์อื่นเพิ่ม คุณไม่สามารถเลือกคอลัมน์ที่ไม่ได้อยู่ติดกัน ให้เลือกคอลัมน์อื่นและซ่อนคอลัมน์เหล่านั้นแยกกัน

  2. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นคลิก ตรึงคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

    หมายเหตุ: คอลัมน์ที่คุณตรึงจะถูกย้ายไปทางด้านซ้ายของคอลัมน์อื่นทั้งหมด เมื่อต้องการให้คอลัมน์เหล่านี้กลับไปยังตำแหน่งเดิม คุณต้องยกเลิกการตรึงคอลัมน์ก่อน จากนั้นลากแต่ละคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

ยกเลิกการตรึงคอลัมน์ทั้งหมด

  • คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นคลิกที่ ยกเลิกการตรึงคอลัมน์ทั้งหมด บนเมนูทางลัด

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนลักษณะเส้นตารางและสีพื้นหลัง

คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูล โดยการเปลี่ยนลักษณะเส้นตารางและสีพื้นหลัง นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าสีพื้นหลังเพื่อให้สลับสีแถวสำหรับแต่ละระเบียน เมื่อต้องการดำเนินการนี้ โปรดดูที่ส่วน เปลี่ยนสีพื้นหลังของการสลับสีแถว

หมายเหตุ: เมื่อต้องการตั้งค่าลักษณะเส้นตารางหรือสีพื้นหลังในแผ่นข้อมูล คุณต้องเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลเสียก่อน

ตั้งค่าลักษณะเส้นตาราง

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เส้นตาราง

  2. คลิกลักษณะเส้นตารางที่คุณต้องการ

    ปุ่มเส้นตารางในกลุ่มแบบอักษร

ตั้งค่าสีพื้นหลัง

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม สีเติม/สีพื้นหลัง

  2. คลิกสีพื้นหลังที่คุณต้องการ

    ปุ่มสีเติม/สีพื้นหลังในกลุ่มแบบอักษร

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับลักษณะที่ปรากฏของแผ่นข้อมูล

คุณสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นเอง ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดลักษณะที่ปรากฏเริ่มต้นของแผ่นข้อมูล การกำหนดค่าเริ่มต้นเอง ทำให้คุณสามารถนำลักษณะที่ปรากฏเริ่มต้นแบบมาตรฐานไปใช้กับแผ่นข้อมูลใหม่ทั้งหมด คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access การตั้งค่าเค้าโครงที่คุณกำหนดที่นี่จะนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะกับฐานข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม

  2. คลิกที่ ตัวเลือกของ Access แล้วคลิก แผ่นข้อมูล

  3. ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการ

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

แสดงผลรวมคอลัมน์

ในบางครั้ง การแสดงผลรวมที่ด้านล่างสุดของคอลัมน์เป็นเรื่องสะดวก Office Access 2007 มีเครื่องมือใหม่ที่เรียกว่าแถวผลรวม ซึ่งทำให้กระบวนการรวมคอลัมน์ของข้อมูลง่ายขึ้น คุณยังสามารถใช้แถวผลรวมเพื่อคำนวณข้อมูลอื่นๆ เช่น การค้นหาค่าเฉลี่ย การนับจำนวนรายการในคอลัมน์ และการค้นหาค่าต่ำสุดหรือสูงสุดในคอลัมน์ของข้อมูล

แถวผลรวมในแผ่นข้อมูล

เมื่อต้องการแสดงแถวผลรวมในขณะที่คุณกำลังดูแผ่นข้อมูล ให้ใช้กระบวนงานดังต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

    แถวใหม่จะปรากฏที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล พร้อมกับคำว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก

  2. คลิกเซลล์ที่มีคำว่า ผลรวม

    โปรดทราบว่าลูกศรจะปรากฏในเซลล์

  3. คลิกที่ลูกศรเพื่อเลือกฟังก์ชันการรวม

    ฟังก์ชันการรวมใดจะใช้งานได้นั้นขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีข้อมูลสกุลเงิน คุณจะเห็นรายการฟังก์ชันเหมือนกับที่ปรากฏในกราฟิกก่อนหน้านี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถวผลรวม ให้คลิกการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนสีพื้นหลังของการสลับสีแถว

คุณสามารถตั้งค่าสีพื้นหลังของการสลับสีแถวในแผ่นข้อมูลของสีพื้นหลังทั่วไปแยกต่างหากได้ เมื่อตั้งค่าสีพื้นหลังที่สลับกันแล้ว คุณจะจำแนกข้อมูลระหว่างแถวที่อยู่ติดกันได้ง่ายขึ้น

หมายเหตุ: เมื่อต้องการเปลี่ยนสีพื้นหลังของการสลับสีแถวในแผ่นข้อมูล คุณต้องเปิดตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลเสียก่อน

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปลี่ยนสีเติม/สีพื้นหลัง

    ปุ่มเปลี่ยนสีเติม/สีพื้นหลังในกลุ่มแบบอักษร

  2. คลิกที่การสลับสีแถว สีพื้นหลังที่คุณต้องการนำไปใช้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×