ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

ทำจดหมายเวียนโดยใช้สเปรดชีต Excel

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างในการเตรียมสเปรดชีต Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในจดหมายเวียนของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการระบุชื่อผู้อ่านในเอกสารของคุณ คุณจะต้องแยกคอลัมน์สำหรับชื่อและนามสกุล

  • ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ

  • รายการข้อมูลพร้อมเปอร์เซ็นต์ สุกลเงิน และรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างเหมาะสม

  • สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ

  • การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมใด ๆ ในสเปรดชีตของคุณจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณใน Word

หมายเหตุ: 

เชื่อมต่อและแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมาย

เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

แก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ใน ผู้รับจดหมายเวียน ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลใดก็ตามที่คุณไม่ต้องการรับการส่งจดหมายของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

    หมายเหตุ: นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายชื่อเพื่อทำให้การค้นหาชื่อและที่อยู่ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเรียงลำดับข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน หรือ การกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลเป็นต้นไป เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ

เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลผสานบนซองจดหมาย ป้ายชื่อ ข้อความอีเมล หรือจดหมาย

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกบล็อกที่อยู่

  2. เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย

  3. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลผสานอื่นๆ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

  4. เลือก ตกลง

  5. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อความอีเมล ให้ดู การผสานอีเมลใน Word

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการแล้ว ให้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่าเนื้อหาเรียบร้อย จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทำกระบวนการผสานให้เสร็จสิ้น

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือก ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อเลื่อนดูระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณว่าแสดงผลออกมาอย่างไรในเอกสาร

  3. ไปที่ เสร็จสิ้น & ผสาน > พิมพ์เอกสารหรือ ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนกลับมาใช้ใหม่กับการส่งเมลจำนวนมากครั้งถัดไปของคุณได้

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ตกลง เมื่อ Word พร้อมท์คุณให้เชื่อมต่อต่อไป

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างในการเตรียมสเปรดชีต Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในจดหมายเวียนของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการระบุชื่อผู้อ่านในเอกสารของคุณ คุณจะต้องแยกคอลัมน์สำหรับชื่อและนามสกุล

  • ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ

  • รายการข้อมูลพร้อมเปอร์เซ็นต์ สุกลเงิน และรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างเหมาะสม

  • สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ

  • การเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มเติมใด ๆ ในสเปรดชีตของคุณจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณใน Word

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word

เชื่อมต่อและแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมาย

เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการกรอง ให้ดู เรียงลำดับข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน หรือ กรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

  2. เลือก ตกลง

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนตั้งแต่หนึ่งเขตข้อมูลเป็นต้นไป เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แทรกเขตข้อมูลผสาน

  2. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

  3. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2 ตามต้องการ

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อความอีเมล ให้ดู การผสานอีเมลใน Word

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการแล้ว ให้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่าเนื้อหาเรียบร้อย จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทำกระบวนการผสานให้เสร็จสิ้น

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือก ถัดไป หรือ ก่อนหน้า เพื่อเลื่อนดูระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณว่าแสดงผลออกมาอย่างไรในเอกสาร

  3. ไปที่ เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสารหรือ ผสานไปยังอีเมล

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนกลับมาใช้ใหม่กับการส่งเมลจำนวนมากครั้งถัดไปของคุณได้

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ตกลง เมื่อ Word พร้อมท์คุณให้เชื่อมต่อต่อไป

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×