ทำจดหมายเวียนโดยใช้สเปรดชีต Excel

ทำจดหมายเวียนโดยใช้สเปรดชีต Excel

จดหมายเวียนใช้สำหรับสร้างเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน เอกสารเหล่านี้มีเค้าโครง การจัดรูปแบบ ข้อความ และกราฟิกที่เหมือนกันทุกประการ เฉพาะส่วนที่กำหนดของเอกสารแต่ละฉบับเท่านี้ที่จะแตกต่างกันและได้รับการปรับให้เป็นแบบส่วนตัว เอกสารนี้ Word สามารถสร้างด้วยจดหมายเวียน รวมถึง ป้ายชื่อจดหมายซองจดหมาย และ อีเมล เป็นจำนวนมาก มีเอกสารสามฉบับที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลักของคุณ

  • แหล่งข้อมูลของคุณ

  • เอกสารที่ผสานของคุณ

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ข้อมูล excel สำหรับจดหมายเวียนในวิดีโอต่อไปนี้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรอบรม - ยกระดับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลใน Excel สำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจดหมายเวียนคือ การตั้งค่าและเตรียมข้อมูลของคุณ คุณจะใช้สเปรดชีต Excel ของคุณเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายการผู้รับ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับในการเตรียมข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตตรงกับชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทรกในจดหมายเวียนของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการระบุผู้อ่านด้วยชื่อในเอกสารของคุณ คุณจะต้องแยกคอลัมน์สำหรับชื่อและนามสกุล

  • ข้อมูลทั้งหมดที่จะผสานจะมีอยู่ในชีตแรกของสเปรดชีตของคุณ

  • รายการข้อมูลพร้อมเปอร์เซ็นต์ สุกลเงิน และรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในสเปรดชีต เพื่อให้ Word สามารถอ่านค่าได้อย่างเหมาะสม

  • สเปรดชีต Excel ที่จะถูกใช้ในจดหมายเวียน ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่ของคุณ

  • การเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมต่อสเปรดชีตของคุณต้องเสร็จสิ้น ก่อนจะเชื่อมต่อไปยังเอกสารจดหมายเวียนใน Word

หมายเหตุ: 

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มจดหมายเวียน

  1. ใน Word ให้เลือก ไฟล์ > ใหม่ > เอกสารเปล่า

  2. บนแถบ การส่งเมล ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน จากนั้น เลือกชนิดการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเริ่มต้นจดหมายเวียนและรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดจดหมายเวียนที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก เลือกผู้รับ > ใช้รายชื่อที่มีอยู่t

    สกรีนช็อตของแท็บจดหมายใน Word กำลังแสดงคำสั่ง เลือกผู้รับ ที่เลือกตัวเลือก ใช้รายการที่มีอยู่

  4. เรียกดูสเปรดชีต Excel ของคุณ จากนั้น เลือก เปิด

  5. ถ้า Word พร้อมท์คุณ ให้เลือก Sheet1$ > ตกลง

    หมายเหตุ: ตอนนี้ สเปรดชีต Excel ถูกเชื่อมต่อไปยังเอกสารจดหมายเวียนที่คุณกำลังสร้างใน Word


แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

คุณสามารถกำหนดผู้รับจดหมายของคุณได้

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อของบุคคลใดๆ ที่คุณไม่ต้องการให้รับการส่งเมลของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

    หมายเหตุ: นอกจากนี้ คุณสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายการเพื่อทำให้การค้นหาชื่อและที่อยู่ได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการกรองรายการ ให้ดู เรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 3: แทรกเขตข้อมูลผสาน

คุณสามารถแทรกเขตข้อมูลผสานที่จะดึงข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณได้มากกว่าหนึ่งเขตขึ้นไปลงในเอกสารของคุณ

เมื่อต้องการแทรกช่องที่อยู่สำหรับซองจดหมาย ป้ายชื่อ ข้อความอีเมล หรือจดหมาย

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบของชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฎบนซองจดมาย

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

  3. เลือก ตกลง

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

เมื่อต้องการแทรกบรรทัดแสดงคำทักทายลงในข้อความอีเมลหรือจดหมาย

  1. บนแถบ การส่งเมล ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้ทำดังต่อไปนี้:

    • ด้านล่างรูปแบบ บรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เปลี่ยนคำขึ้นต้นจดหมาย ถ้าจำเป็น โดยเลือกคำทักทาย (เรียน เป็นค่าเริ่มต้น) รูปแบบสำหรับชื่อผู้รับ และการใช้เครื่องหมายปิด (เครื่องหมายจุลภาคเป็นค่าเริ่มต้น)

      และ

    • ด้านล่าง บรรทัดแสดงคำทักทายสำหรับชื่อผู้รับที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือกตัวเลือกในรายการคำขึ้นต้นจดหมาย

  3. เลือก ตกลง

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

เมื่อต้องการแทรกข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณลงในข้อความอีเมลหรือจดหมาย

  1. บนแถบ การส่งเมล ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ที่อยู่ด้านล่าง เขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูล (ชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณ) จากนั้น เลือก แทรก

  3. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ตามต้องการ แล้วเลือก ปิด เมื่อทำเสร็จแล้ว

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณไปยังเอกสารที่ผสาน ให้ดู แทรกเขตข้อมูลผสานของจดหมายเวียน และถ้าคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกในการตั้งค่าข้อความอีเมล ให้ดู การผสานอีเมลใน Word

ขั้นตอนที่ 4: แสดงตัวอย่างและสิ้นสุดจดหมายเวียน

หลังจากที่คุณแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการแล้ว ให้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อยืนยันว่าเนื้อหาเรียบร้อย จากนั้น คุณก็พร้อมที่จะทำกระบวนการผสานให้เสร็จสิ้น

  1. บนแถบ การส่งเมล ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณและดูวิธีที่ระเบียนจะปรากฏในเอกสาร

  3. ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน จากนั้น เลือก พิมพ์เอกสาร หรือ ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกจดหมายเวียนของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถนำเอกสารจดหมายเวียนกลับมาใช้ใหม่กับการส่งเมลจำนวนมากครั้งถัดไปของคุณได้

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ตกลง เมื่อ Word พร้อมท์คุณให้เชื่อมต่อต่อไป

ดูเพิ่มเติม

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×