ทำงานแบบออฟไลน์ใน Outlook

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ด้วยบัญชี Microsoft Exchange Server หรือ Office 365 คุณสามารถทำงานแบบออฟไลน์เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อ หรือหยุด Outlook ไม่ให้พยายามส่ง และรับข้อความผ่านการเชื่อมต่อเครือข่ายช้า

สลับไปมาระหว่างการทำงานแบบออฟไลน์ และทำงานแบบออนไลน์

  • คลิก ส่ง/รับ > ทำงานแบบออฟไลน์

    คำสั่งออฟไลน์บน Ribbon

ในขณะที่ Outlook สลับไปมาระหว่างการทำงานแบบออนไลน์และออฟไลน์ บัญชีอีเมลทั้งหมดก็จะถูกเปลี่ยนไป

คุณจะรู้ได้ว่า คุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์เมื่อ ทำงานแบบออฟไลน์ ถูกเน้นบน Ribbon หรือ ทำงานแบบออฟไลน์ ปรากฏที่แถบสถานะด้านล่างสุดของหน้าต่าง Outlook

ตัวบ่งชี้การทำงานแบบออฟไลน์บนแถบสถานะของ Outlook

เมื่อคุณพร้อมจะทำงานแบบออนไลน์อีกครั้ง ให้คลิก ส่ง/รับ > ทำงานแบบออฟไลน์ ข้อความบนปุ่มจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่จะถูกเน้นในเวลาที่คุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ ทำงานแบบออฟไลน์ บนแถบสถานะจะหายไปเมื่อคุณทำงานแบบออนไลน์

เปลี่ยนจำนวนของจดหมายที่ต้องการทำให้เป็นออฟไลน์

  1. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ > การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

    การตั้งค่าบัญชีในมุมมอง Backstage

  2. เลือกบัญชีผู้ใช้ Exchange แล้วคลิก เปลี่ยน

    เปลี่ยนคำสั่งในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

  3. ภายใต้การตั้งค่าแบบออฟไลน์ เลื่อนแถบเลื่อนเพื่อจำนวนเวลา เช่น12 เดือน หรือทั้งหมด6 เดือน3 เดือน1 เดือน ที่ต้องการ หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2016 คุณยังสามารถเลือกจำนวนเวลาสั้นเท่ากับ3 วัน

    แถบเลื่อนจำนวนที่เก็บจดหมายแบบออฟไลน์

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณย้ายแถบเลื่อนไป3 เดือน เฉพาะจดหมายจากสามเดือนก่อนหน้าจะซิงโครไนซ์กับไฟล์ของคุณแบบออฟไลน์ข้อมูล Outlook (.ost) จากเซิร์ฟเวอร์ Exchange รายการที่เก่ากว่า 3 เดือนที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ตลอดเวลา

    โหมด cached Exchangeซึ่งดาวน์โหลดสำเนาของข้อความของคุณ ต้องถูกเปิดใช้งาน

ตามค่าเริ่มต้น Outlook กำหนดค่าบัญชีผู้ใช้ Exchange เพื่อซิงโครไนซ์จำนวนเดือน โดยขึ้นอยู่กับขนาดของดิสก์เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตารางต่อไปนี้แสดงการตั้งค่าแถบเลื่อนซิงค์เริ่มต้นสำหรับขนาดดิสก์ที่แตกต่างกัน:

ขนาดดิสก์

การตั้งค่าเริ่มต้น

น้อยกว่า หรือเท่ากับ 32 GB

1 เดือน

มากกว่า 32 GB แต่มีขนาดเล็กกว่า 64 กิกะไบต์

3 เดือน

เท่ากับ หรือสูงกว่า 64 กิกะไบต์

1 ปี

ใช้โฟลเดอร์แบบออฟไลน์กับบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ

โฟลเดอร์ออฟไลน์ทำให้สามารถทำงานกับเนื้อหาของโฟลเดอร์ของ Exchange ในขณะที่คุณเป็นแบบออฟไลน์ นั่นคือ ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่าย ในครั้งถัดไปที่คุณสร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange การทำงาน ออฟไลน์ซิงโครไนซ์

โฟลเดอร์แบบออฟไลน์ถูกเก็บไว้ในไฟล์ของคุณโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost), ซึ่งแตกต่างจากการไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) ไฟล์.ost เริ่มต้นเป็นรูปสะท้อนของโฟลเดอร์ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange การเปลี่ยนแปลง บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange หรือ บนคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะที่คุณออฟไลน์ซิงโครไนซ์เมื่อการเชื่อมต่อ ไฟล์.pst ในทางกลับกัน อยู่เพียงที่เก็บข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งบนฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ของคุณ เปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์.pst จะไม่ซิงโครไนซ์กลับไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้ Exchange

เมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์ คุณทำงานกับเนื้อหาของโฟลเดอร์ออฟไลน์เหมือนกับที่คุณทำกับโฟลเดอร์ที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนแปลง และย้ายรายการในกล่องจดหมายเข้าของคุณแบบออฟไลน์ และส่งข้อความที่จะถูกวางไว้ในกล่องจดหมายออกของคุณแบบออฟไลน์ คุณยังได้รับข้อความใหม่ในกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้บนเซิร์ฟเวอร์จนกว่าคุณเชื่อมต่อกับเครือข่าย

เมื่อคุณต้องการอัปเดเนื้อหาของโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ คุณซิงโครไนซ์โฟลเดอร์กับเซิร์ฟเวอร์ และยังทำงานแบบออฟไลน์ คำสั่งส่ง/รับ เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ สำเนาการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ทางโทรศัพท์ ข้อมูลใด ๆ ที่คุณลบจากโฟลเดอร์แบบออฟไลน์หรือโฟลเดอร์เซิร์ฟเวอร์ที่สอดคล้องกัน จะถูกลบออกจากโฟลเดอร์ทั้งสองเมื่อซิงโครไนซ์เกิดขึ้น

หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังใช้โหมด Cached Exchange คุณกำลังเสมอทำงานกับแฟ้ม.ost แม้ว่าคุณมีการเชื่อมต่ออยู่กับเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange โหมด cached Exchange ให้คุณสามารถทำงานโดยไม่ถูกรบกวน ถ้าการเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์ของคุณจะสูญหายไป หรือการเชื่อมต่อเครือข่ายไม่พร้อมใช้งาน ขั้นตอนที่ติดตามในส่วนนี้จะไม่เกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโหมด Cached Exchange ดูส่วนใช้โหมด Cached Exchangeของบทความนี้หรือส่วนดูเพิ่มเติม

  1. บนเมนูไฟล์ คลิกทำงานแบบออฟไลน์

  2. เลือก หรือยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายพร้อมท์เตือนฉันเมื่อเริ่มใช้งานเพื่อให้ฉันสามารถเลือกที่จะทำงานแบบออนไลน์ หรือแบบออฟไลน์ แล้ว คลิ กตกลง

    ถ้าคุณยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายMicrosoft Outlook โดยอัตโนมัติมาจะเริ่มต้นการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ไม่พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์

  3. คลิกใช่ เพื่อคัดลอกข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังแฟ้มโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost) ใหม่

    หมายเหตุ: เริ่มต้นด้วย Microsoft Office Outlook 2003 รูปแบบไฟล์แบบออฟไลน์โฟลเดอร์ใหม่ถูกนำมาใช้ที่มีความสามารถในการจัดเก็บรายการและโฟลเดอร์ และสนับสนุนข้อมูล Unicode หลายภาษา ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นในรูปแบบนี้จะไม่เข้ากันได้กับเวอร์ชันก่อนหน้าของ Outlook และไม่สามารถเปิดใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า Outlook กำหนดรูปแบบที่เป็นแบบออฟไลน์โฟลเดอร์ไฟล์จะถูกสร้างขึ้น ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Microsoft Exchange การตั้งค่าผู้ดูแลระบบ และรูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่มีการกำหนดค่าสำหรับโปรไฟล์โดยอัตโนมัติ ถ้าการตั้งค่าอนุญาตการให้ไฟล์ถูกสร้างขึ้นในรูปแบบใหม่ Outlook สร้างไฟล์ในรูปแบบที่เข้ากันได้กับเวอร์ชันก่อนหน้าของ Outlook ที่ไม่สนับสนุน Unicode และที่มีความเดียวกันจุที่พร้อมใช้งานในเวอร์ชันก่อนหน้าของ O utlook

  4. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานสำหรับการใช้งานแบบออฟไลน์

    โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้ากล่องจดหมายออกรายการที่ถูกลบรายการที่ถูกส่งปฏิทินติดต่อ และงาน โดยอัตโนมัติเกิดขึ้นพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์เมื่อคุณตั้งค่าโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ ใช้โฟลเดอร์ใด ๆ แบบออฟไลน์ เมื่อต้องการนั้นสำหรับการใช้งานแบบออฟไลน์ โดยทำต่อไปนี้:

    1. บนเมนูเครื่องมือ ชี้ไปที่การส่ง/รับ ชี้ไปที่การตั้งค่าการส่ง/รับ แล้ว คลิ กกำหนดกลุ่มส่ง/รับ

    2. ในรายการ คลิกกลุ่มส่ง/รับที่ประกอบด้วยบัญชีผู้ใช้ Exchange แล้ว คลิ กแก้ไข

    3. ภายใต้บัญชีผู้ใช้ เลือกบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ

    4. ภายใต้ตัวเลือกโฟลเดอร์ เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้แบบออฟไลน์

    5. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • เลือกดาวน์โหลดส่วนหัวเท่านั้น

      • เลือกดาวน์โหลดรายการทั้งหมดรวมถึงสิ่งที่แนบมา

        คุณสามารถจำกัดการดาวน์โหลดของรายการที่เกินขนาดที่ระบุเป็นส่วนหัวของเท่านั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวสำหรับรายการที่มีขนาดใหญ่กว่า แล้ว ใส่ค่าจำกัดของขนาดที่คุณต้องเป็นกิโลไบต์ (KB)

ใช้โหมด Cached Exchange

ตามค่าเริ่มต้นMicrosoft Office Outlook 2007 ใช้โหมด Cached Exchange โหมด cached Exchange ให้คุณ มีประสิทธิภาพมากเมื่อคุณใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange โดยใช้สำเนาของกล่องจดหมายของคุณที่เก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คัดลอกนี้มีการเข้าถึงข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็ว และบ่อยซิงโครไนซ์กับเซิร์ฟเวอร์จดหมาย

เมื่อคุณใช้โหมด Cached Exchange, Exchange โฟลเดอร์ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติ

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก การตั้งค่าบัญชี

    คำสั่งการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ จะหายไป

    ตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ คำสั่งบนเมนูเครื่องมือ ในMicrosoft Office Outlook 2007 ได้ ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า ไม่มีใช้คำแนะนำต่อไปนี้ ใช้วิธีใช้ที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์นั้น ถ้าแถบชื่อเรื่องของโปรแกรมที่คุณกำลังใช้แสดง Microsoft Outlook Express คุณกำลังใช้โปรแกรมที่จะไม่เหมือนกับ Outlook ดูวิธีใช้ใน Outlook Express สำหรับความช่วยเหลือ

  2. เลือกบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ แล้ว คลิ กเปลี่ยน

  3. ภายใต้Microsoft Exchange เลือกกล่องกาเครื่องหมายใช้โหมด Cached Exchange

  4. ออกจากการใช้งาน แล้วเริ่มโปรแกรม Outlook ใหม่อีกครั้ง

โฟลเดอร์ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ซิงโครไนซ์แล้ว อย่างไรก็ตาม คุณสามารถระบุโฟลเดอร์ที่คุณต้องการจะรวมอยู่ในการซิงโครไนซ์ในทันทีเมื่อคุณเริ่มทำงานได้ โดยการกด F9 คำสั่งด้วยตนเองส่ง/รับ

  1. บนเมนูเครื่องมือ ชี้ไปที่การส่ง/รับ ชี้ไปที่การตั้งค่าการส่ง/รับ แล้ว คลิ กกำหนดกลุ่มส่ง/รับ

    คีย์ลัดเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบกลุ่มส่ง/รับ กด CTRL + ALT + S

  2. ในรายการ คลิกกลุ่มส่ง/รับที่ประกอบด้วยบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ แล้ว คลิ กแก้ไข

  3. ภายใต้บัญชีผู้ใช้ เลือกบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ

  4. ภายใต้ตัวเลือกโฟลเดอร์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่คุณต้องการรวมไว้เมื่อคุณเริ่มส่ง/รับทั้งหมด ด้วยตนเอง

  5. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกดาวน์โหลดส่วนหัวเท่านั้น

    • เลือกดาวน์โหลดรายการทั้งหมดรวมถึงสิ่งที่แนบมา

      คุณสามารถจำกัดการดาวน์โหลดของรายการที่เกินขนาดที่ระบุเป็นส่วนหัวของเท่านั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวสำหรับรายการที่มีขนาดใหญ่กว่า แล้ว ใส่ค่าจำกัดของขนาดที่คุณต้องเป็นกิโลไบต์ (KB)

      หมายเหตุ: คุณสามารถดาวน์โหลดส่วนหัวเมื่อบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณเชื่อมต่อ กับ Microsoft Exchange 2003 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่าเท่านั้น ส่วนหัวของไม่พร้อมใช้งานในโฟลเดอร์ที่ประกอบด้วยรายการจดหมาย ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ปฏิทิน

เปลี่ยนโฟลเดอร์และเนื้อหาที่พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์

เมื่อใดก็ ตามที่คุณใช้โฟลเดอร์แบบออฟไลน์ โดยไม่คำนึงว่าคุณใช้โหมด Cached Exchange คุณสามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์ที่ถูกคัดลอกไปยัง และซิงโครไนซ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  1. บนเมนูเครื่องมือ ชี้ไปที่การส่ง/รับ ชี้ไปที่การตั้งค่าการส่ง/รับ แล้ว คลิ กกำหนดกลุ่มส่ง/รับ

    คีย์ลัดเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบกลุ่มส่ง/รับ กด CTRL + ALT + S

  2. ในรายการ คลิกกลุ่มส่ง/รับที่ประกอบด้วยบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ แล้ว คลิ กแก้ไข

  3. ภายใต้บัญชีผู้ใช้ เลือกบัญชีผู้ใช้ Exchange ของคุณ

  4. ภายใต้ตัวเลือกโฟลเดอร์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้แบบออฟไลน์

  5. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกดาวน์โหลดส่วนหัวเท่านั้น

    • เลือกดาวน์โหลดรายการทั้งหมดรวมถึงสิ่งที่แนบมา

      คุณสามารถจำกัดการดาวน์โหลดของรายการที่เกินขนาดที่ระบุเป็นส่วนหัวของเท่านั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวสำหรับรายการที่มีขนาดใหญ่กว่า แล้ว ใส่ค่าจำกัดของขนาดที่คุณต้องเป็นกิโลไบต์ (KB)

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการได้อย่างรวดเร็วดโฟลเดอร์สำหรับการใช้งานแบบออฟไลน์ คลิกโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง และ บนเมนูเครื่องมือ ชี้ไปที่การส่ง/รับ ชี้ไปที่การตั้งค่าการส่ง/รับ แล้ว คลิกทำนี้โฟลเดอร์พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ .

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×