ทำการจัดการระเบียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถจัดการระเบียน "ที่มีอยู่" ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปล่อยให้เอกสารอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันบนไซต์ หรือจัดเก็บระเบียนในที่เก็บถาวรเฉพาะ เช่น ไซต์ศูนย์ระเบียน ได้

ก่อนที่คุณใช้การจัดการระเบียน ขอแนะนำว่า คุณควรสร้างแผนการจัดการระเบียนสำหรับองค์กรของคุณ เพื่อช่วยให้คุณเลือกระเบียนขวาระบบการจัดการสำหรับองค์กรของคุณ ดูเลือกวิธีการจัดเก็บ และจัดการระเบียน

สร้างและกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

ส่วนนี้จะให้ภาพรวมในขั้นตอนหลักๆ ที่คุณต้องใช้ในการสร้างและกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน คลิกที่ลิงก์เพื่อดูคำแนะนำที่เฉพาะเจาะจงในขั้นตอนแต่ละรายการ

  1. สร้างไซต์ศูนย์ระเบียนโดยใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียน

  2. สร้างระเบียนไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการ และจัดเก็บชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ของคุณ (def: แผนไฟล์อธิบายชนิดเอกสารหรือรายการต่าง ๆ ที่องค์กรรับว่า เป็นระเบียนทางธุรกิจ บ่งบอกซึ่งระเบียนเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ และจะแสดงข้อมูลที่แยกความแตกต่างของชนิดของระเบียนหนึ่งจากอีก)

  3. เพิ่มชนิดเนื้อหาเกี่ยวข้องลงในไลบรารีและรายการของคุณ

  4. สร้าง และเพิ่มคอลัมน์ของไซต์กับชนิดเนื้อหาเกี่ยวข้องเพื่อให้ประกอบด้วย และแสดง metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ของคุณ

  5. เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในเนื้อหาการพิมพ์บนไซต์ศูนย์ระเบียน

  6. กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม

ด้านบนของหน้า

สร้างไซต์ศูนย์ระเบียน

เราขอแนะนำให้ คุณสร้างศูนย์ระเบียน เป็นระดับบนสุดของไซต์คอลเลกชัน ไม่ เป็นไซต์ย่อย สร้างไซต์คอลเลกชัน เมื่อต้องการเป็นสมาชิกของกลุ่ม SharePoint ผู้ดูแลฟาร์มบนคอมพิวเตอร์ที่กำลังทำงานกับเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint

ใน SharePoint Online คุณสามารถสร้างไซต์ศูนย์ระเบียนจากระดับของคุณบนไซต์ SharePoint คลิก+ ไซต์สร้าง แล้วเริ่มที่ขั้นตอนที่ 4 ด้านล่าง

  1. เริ่มต้น SharePoint 2013 หรือ 2016 การดูแลจากศูนย์กลาง

    • สำหรับ Windows Server 2008 R2:

      • คลิกเริ่ม คลิกผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint 2013 หรือผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint 2013 แล้ว คลิกดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013 หรือSharePoint 2016 กลางดูแล

    • สำหรับ Windows Server 2012:

      • บนหน้าจอเริ่มต้น คลิกการดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013 หรือการดูแลจากศูนย์กลาง 2016 SharePoint

        ถ้าการดูแลจากศูนย์กลาง 2016 SharePoint หรือการดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013 ไม่ได้อยู่บนหน้าจอเริ่มต้น:

      • คลิกขวาที่คอมพิวเตอร์ คลิกแอปทั้งหมด แล้ว คลิ กการดูแลจากศูนย์กลาง 2016 SharePoint หรือการดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013

  2. บนเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลาง ในส่วนการจัดการแอปพลิเคชัน คลิกสร้างไซต์คอลเลกชัน

  3. บนหน้าสร้างไซต์คอลเลกชัน ในส่วนของแอปพลิเคชันบนเว็บ ถ้าไม่ได้เลือกแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน คลิกลูกศรลง บนเมนูแอปพลิเคชันบนเว็บ คลิกเปลี่ยน Web Application แล้ว คลิ กแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน

  4. ในส่วนชื่อและคำอธิบาย พิมพ์ชื่อเรื่องและคำอธิบายสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  5. ในส่วนที่อยู่เว็บไซต์ เลือกเส้นทางการใช้สำหรับ URL ของคุณ (ตัวอย่างเช่น อักขระตัวแทนรวมเส้นทางการเช่น/ไซต์ / หรือไดเรกทอรีราก (/)

    ถ้าคุณเลือกเส้นทางการรวมอักขระตัวแทน คุณยังต้องพิมพ์ชื่อไซต์ที่จะใช้ใน URL ของไซต์ของคุณ

  6. ในส่วนเลือกเทมเพลต ในรายการเลือกประสบการณ์การใช้งาน เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ของเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

    เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งานถ้าคุณต้องการให้ไซต์คอลเลกชันเพื่อดู และเรียกใช้เช่นไซต์คอลเลกชันใน SharePoint Server ไซต์คอลเลกชันที่ใช้เวอร์ชันประสบการณ์การใช้งานก่อนหน้านี้ทำงานใน SharePoint รุ่นที่ใหม่กว่า แต่ผู้ใช้ส่วนติดต่อและผู้ใช้ประสบการณ์การใช้งานของไซต์คอลเลกชันจะแสดงเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า ไซต์คอลเลกชันที่สามารถอัปเกรดตลอดเวลาให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดของประสบการณ์การใช้งาน

  7. ในส่วนเลือกเทมเพลต เลือกแท็บองค์กร แล้ว คลิ กศูนย์ระเบียน

  8. ในส่วนผู้ดูแลคอลเลกชันไซต์หลัก พิมพ์ชื่อผู้ใช้ (ในแบบฟอร์มโดเมน\) สำหรับผู้ใช้จะสามารถดูแลไซต์คอลเลกชัน

  9. ในส่วนผู้ดูแลคอลเลกชันไซต์รอง พิมพ์ชื่อผู้ใช้สำหรับผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันทุติยภูมิ กำหนดผู้ดูแลรองไซต์คอลเลกชันเป็นแนวทางปฏิบัติดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่า บุคคลอื่นสามารถจัดการไซต์คอลเลกชันเมื่อไม่มีผู้ดูแลหลักไซต์คอลเลกชัน

  10. ถ้าคุณกำลังใช้โควตาการจัดการที่เก็บข้อมูลสำหรับไซต์คอลเลกชัน ในส่วนเทมเพลโควตา คลิกเทมเพลตในรายการเลือกเทมเพลตโควตา

  11. คลิก ตกลง

สร้างไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการระเบียน

ไลบรารีและรายการเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการจัดการระเบียน คือจะทำหน้าที่เป็นตู้เก็บไฟล์สำหรับระเบียนแต่ละชนิดที่คุณต้องการเก็บหรือจัดการ การกำหนดความสัมพันธ์ชนิดเนื้อหา (ซึ่งจะอธิบายภายหลัง) กับไลบรารีและรายการจะช่วยให้คุณจัดประเภทระเบียนได้ดียิ่งขึ้นอีก เราขอแนะนำว่า คุณควรสร้างไลบรารีหรือรายการเอกสารสำหรับชนิดเนื้อหาแต่ละรายการในแผนไฟล์ระเบียนของคุณ

เพิ่มชนิดเนื้อหาที่มีอยู่ลงในรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีแล้ว คุณได้ทำให้รายการหรือไลบรารีนั้นมีข้อมูลชนิดนั้นได้ เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องโดยยึดตามชนิดเนื้อหาของเอกสารนั้น

ด้านบนของหน้า

สร้างและเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

คอลัมน์จะช่วยคุณในการจัดกลุ่ม จัดประเภท และติดตามระเบียนหรือรายการอื่นๆ ได้ คอลัมน์ของไซต์จะกำหนดรายการของ Metadata ที่สามารถกำหนดให้สัมพันธ์กับชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์ของไซต์เพื่อกำหนด "ผู้สร้าง" หรือ "วันที่เสร็จสมบูรณ์" ให้เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ให้กับชนิดเนื้อหาสำหรับระเบียนเพื่อเก็บรายการของ Metadata ที่ถูกส่งมากับระเบียน หรือเพื่อเพิ่ม Metadata ที่ช่วยจัดการระเบียนนั้น

สร้างคอลัมน์ของไซต์

  1. บนไซต์ศูนย์ระเบียน คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ คลิกคอลัมน์ของไซต์

  3. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ ให้คลิก สร้าง

  4. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ใหม่ ในส่วน ชื่อและชนิด ในกล่อง ชื่อคอลัมน์ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ

  5. เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการเก็บในคอลัมน์  ตัวอย่างเช่น สกุลเงิน วันที่และเวลา หรือข้อความ

  6. ในส่วน กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่มีอยู่ที่จะเก็บคอลัมน์ของไซต์ใหม่หรือเลือก กลุ่มใหม่ เพื่อสร้างกลุ่มใหม่เพื่อเก็บคอลัมน์นั้น กลุ่มเป็นวิธีที่จะช่วยคุณจัดระเบียบคอลัมน์และทำให้ค้นหาคอลัมน์ได้ง่ายขึ้น

ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม ให้เลือกการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมตามที่คุณต้องการ ตัวเลือกที่มีให้ใช้ในส่วนนี้จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับชนิดของคอลัมน์ที่คุณเลือกในส่วน ชื่อและชนิด ตัวอย่างเช่น ถ้าชนิดของข้อมูลที่จะเก็บในคอลัมน์คือ ตัวเลือก คุณสามารถกำหนดทางเลือกต่างๆ เพื่อแจกแจงข้อมูลนั้นไว้ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม ได้

  1. คลิก ตกลง

เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาสำหรับระเบียน

  1. จากโฮมเพจของไซต์ศูนย์ระเบียน คลิกการตั้งค่า แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. ในส่วนแกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่า

  4. หลังจากที่คุณได้เลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จากไซต์แม่ หรือสร้างชนิดเนื้อหาของไซต์ใหม่แล้ว บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เลือก ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มจากคอลัมน์ของไซต์ที่มีอยู่

  5. บนหน้า เพิ่มคอลัมน์ให้กับชนิดเนื้อหา ในส่วน เลือกคอลัมน์ ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการกรองจากรายการ เลือกคอลัมน์จาก

  6. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มจากรายการคอลัมน์ที่มีอยู่แล้ว คลิ กเพิ่ม

  7. ในส่วน อัปเดตรายการและชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้ระบุว่าชนิดเนื้อหาของไซต์ลูกที่สืบทอดจากชนิดเนื้อหาของไซต์นี้จะได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือไม่

  8. หลังจากคุณเพิ่มคอลัมน์ที่คุณต้องการเสร็จสิ้น ให้คลิก ตกลง

หมายเหตุ:  ถ้าชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเลือกไม่ปรากฏเป็นลิงก์ (เป็นสีเทาจาง) บนหน้านี้ นั่นหมายความว่าชนิดเนื้อหานั้นอยู่ในไซต์แม่ของไซต์ศูนย์ระเบียนนั้น ดังนั้นจึงต้องมีการเลือกและกำหนดค่าจากไซต์แม่ ซึ่งคุณสามารถทำได้ด้วยการคลิกลิงก์ใต้คอลัมน์ แหล่งที่มา ที่อยู่ติดกับชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เป็นสีเทาจางใต้คอลัมน์ ชนิดเนื้อหาของไซต์

ด้านบนของหน้า

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับระเบียน

นโยบายการจัดการข้อมูลคือชุดของกฎสำหรับชนิดของเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆ เช่น ระยะเวลาการจัดเก็บเนื้อหา หรือการกระทำใดที่ผู้ใช้สามารถดำเนินการกับเนื้อหานั้นๆ ได้

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่ม เจ้าของ สำหรับไซต์ ศูนย์ระเบียน จึงจะสามารถทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้

เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลให้กับชนิดของเนื้อหา

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาหลัก ชนิดเนื้อหาหลักถูกติดตั้งเมื่อสร้างไซต์คอลเลกชัน คุณต้องสร้างชนิดเนื้อหาที่ได้รับมาจากชนิดเนื้อหาหลัก และนำนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาที่สืบทอด.

  1. ในไซต์ คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าตั้งค่าไซต์ ในส่วนแกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงไป

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหา ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  5. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้พิมพ์คำอธิบายสำหรับนโยบาย แล้วเขียนข้อกำหนดนโยบายโดยย่อที่อธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่านโยบายนั้นทำเพื่อจุดประสงค์ใด ทั้งนี้ ข้อกำหนดนโยบายสามารถมีความยาวอักขระได้สูงสุด 512 ตัว

  6. ถัดไป คุณจำเป็นต้องเพิ่มฟีเจอร์นโยบายอย่าง น้อยหนึ่งลงในนโยบายการจัดการข้อมูล เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ ตั้งค่าเพิ่มเติมจะปรากฏ

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายต่างๆ ลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

ฟีเจอร์นโยบายที่คุณสามารถเพิ่มลงในนโยบายข้อมูลได้คือ ป้ายชื่อ การตรวจสอบ การหมดอายุ และบาร์โค้ด

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการเก็บข้อมูลเพื่อการจัดการข้อมูล นโยบาย

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการเก็บข้อมูล

  2. คลิก เพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูล และเลือกตัวเลือกหนึ่งของระยะเวลาการเก็บข้อมูลต่อไปนี้เพื่อระบุเวลาที่เอกสารจะหมดอายุ เมื่อต้องการตั้งค่าวันที่หมดอายุตามคุณสมบัติวันที่ ให้เลือก ขั้นตอนนี้ยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการ จากนั้นเลือกการกระทำ (สร้างเมื่อ หรือ ปรับเปลี่ยนเมื่อ) และช่วงเวลา (วัน เดือน หรือปี)

  3. ให้พิมพ์ค่าในกล่องระหว่างรายการเพื่อระบุช่วงเวลา

  4. ให้เลือกการกระทำที่ควรเกิดขึ้นเมื่อเอกสารหมดอายุ

  5. ถ้าคุณต้องการให้การกระทำที่เลือกนั้นเกิดซ้ำ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในส่วน กิจวัตร แล้วเลือกช่วงเวลาที่จะให้เกิดซ้ำ

  6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายตรวจสอบลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน การตรวจสอบ ให้เลือก เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับเหตุการณ์ต่างๆ ที่คุณต้องการติดตามการตรวจสอบ

  2. คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูบันทึกการตรวจสอบ บนหน้า การตั้งค่าไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก รายงานบันทึกการตรวจสอบ แล้วเลือกรายงานที่ต้องการดู

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการบาร์โค้ดลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน บาร์โค้ด ให้เลือก เปิดใช้งานบาร์โค้ด

  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ด ถ้าคุณต้องการให้แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ Office กำหนดให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดลงในเอกสารของพวกเขา

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายป้ายชื่อลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน ป้ายชื่อ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานป้ายชื่อ

  2. เมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ใช้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์เอกสาร ให้เลือก พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์

  3. เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ป้ายชื่อถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากที่มีการเพิ่ม ให้เลือก ป้องกันการเปลี่ยนแปลงในป้ายชื่อหลังจากที่มีการเพิ่มเข้าไป

  4. ในกล่อง รูปแบบป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายชื่อ คุณสามารถใช้การผสมกันของข้อความคงที่ หรือคุณสมบัติเอกสารใดๆ ก็ได้ ยกเว้นคุณสมบัติที่ถูกคำนวณหรือคุณสมบัติที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน (GUID) หรือ สร้างโดย เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ ให้ใช้ลำดับอักขระ \n

  5. เลือกฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สไตล์ฟอนต์ และการจัดเต็มแนวสำหรับข้อความป้ายชื่อ

  6. พิมพ์ความสูงเป็นนิ้วของป้ายชื่อในกล่อง ความสูง และความกว้างเป็นนิ้วของป้ายชื่อในกล่อง ความกว้าง

  7. คลิก ตกลง เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของคุณ

  8. คลิก ตกลง

กำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

เมื่อคุณใช้ ศูนย์ระเบียน คุณจะทำงานอยู่ในที่เก็บที่ล็อกและสามารถใช้การดำเนินการ ส่งไปยัง เพื่อใส่ระเบียนลงในที่เก็บได้ อย่างไรก็ตาม ไซต์ใดๆ ที่สามารถเปิดใช้งานสำหรับการจัดการระเบียนที่มีอยู่สามารถถูกกำหนดค่าเป็นระบบการจัดการระเบียนได้ ระบบนี้ต่างจากระบบศูนย์ระเบียน เพราะคุณสามารถเก็บระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ในพื้นที่ที่มีการทำงานร่วมกันได้ ประโยชน์บางอย่างที่ได้รับเพิ่มเติมจากการใช้ระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่ ได้แก่

  • ระเบียนต่างๆ สามารถคงอยู่และได้รับการจัดการข้ามไซต์หลายไซต์ได้

  • ด้วยการเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชัน การดูแลเวอร์ชันต่างๆ ของระเบียนจะเป็นไปโดยอัตโนมัติ

  • การค้นหาแบบ eDiscovery สามารถทำกับทั้งระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ได้พร้อมกัน

  • สามารถควบคุมได้ครอบคลุมมากขึ้นว่าระเบียนใดจะอยู่ในองค์กรของคุณและผู้ใดสามารถสร้างระเบียนได้

มีสามขั้นตอนหลักในการกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่ดังนี้

  1. เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  2. กำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  3. กำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

    หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้สนับสนุนรายการหรือผู้ดูแลระบบจึงจะสามารถประกาศให้ข้อมูลเป็นระเบียนได้ด้วยตนเอง

ด้านบนของหน้า

เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ขั้นตอนแรกในการกำหนดค่าระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่คือการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน การเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้จะเป็นการเปิดใช้งานคำสั่ง ประกาศ/ไม่ประกาศระเบียน บน Ribbon

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้ดูแล ไซต์คอลเลกชัน จึงจะสามารถดำเนินงานนี้ได้

  1. ที่ไซต์ระดับบนสุด คลิกตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกการตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

  3. คลิก เปิดใช้งาน ที่อยู่ถัดจาก การจัดการระเบียนที่มีอยู่

กำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  1. ที่ไซต์ระดับบนสุด คลิกตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint กลุ่มเชื่อมต่อไซต์ คลิกตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ นั้นแล้ว คลิกตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. บนหน้า การตั้งค่าการประกาศระเบียน ถ้าคุณต้องการกำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำกับข้อมูลที่ถูกประกาศเป็นระเบียนได้ ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งในส่วน ข้อจำกัดของระเบียน

  4. ในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียน เลือกหรือไม่การประกาศระเบียนด้วยตนเองควรจะพร้อมใช้งานในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณเลือกไม่พร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นเลือก ระเบียนสามารถเท่านั้นถูกประกาศผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์ได้

  5. ในส่วน บทบาทสำหรับการประกาศ ให้เลือกบทบาทที่สามารถประกาศและยกเลิกการประกาศระเบียนได้ด้วยตนเอง

  6. เลือก ตกลง

กำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถควบคุมตำแหน่งที่ข้อมูลจะถูกประกาศเป็นระเบียนได้มากขึ้นด้วยการกำหนดค่าการประกาศระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารี เมื่อคุณกำหนดค่ารายการหรือไลบรารีสำหรับการประกาศระเบียน คุณสามารถกำหนดให้ข้อมูลต่างๆ ถูกประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลนั้นถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี

  1. จากรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียน คลิกแท็บไลบรารีหรือรายการบน ribbon แล้ว คลิ กการตั้งค่าไลบรารี หรือการตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้ว คลิ กตั้งค่ารายการ หรือการตั้งค่าไลบรารี

  2. ภายใต้หน้า การตั้งค่ารายการ/ไลบรารีเอกสาร ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. ในส่วน ความสามารถในการประกาศระเบียนด้วยตนเอง ให้เลือกว่า

  4. คุณต้องการให้รายการหรือไลบรารีนั้นใช้การตั้งค่าการประกาศระเบียนเริ่มต้นที่ใช้โดยไซต์คอลเลกชันหรือไม่

  5. ผู้ใช้ควรได้รับอนุญาตให้ประกาศข้อมูลเป็นระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีนั้นด้วยตนเองได้หรือไม่ หรือ

  6. ผู้ใช้ไม่สามารถประกาศระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีนั้นด้วยตนเองได้เลยหรือไม่

  7. ในส่วน การประกาศอัตโนมัติ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้ข้อมูลทั้งหมดที่เพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนั้นได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

  8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×