ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

ทำการจัดการระเบียน

คุณสามารถจัดการระเบียน "ในสถานที่" ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถออกจากเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันบนไซต์หรือจัดเก็บระเบียนในที่เก็บถาวรที่เฉพาะเจาะจงเช่นไซต์ศูนย์ระเบียน

ก่อนที่คุณจะดำเนินการการจัดการระเบียนขอแนะนำให้คุณสร้างแผนการจัดการระเบียนสำหรับองค์กรของคุณก่อน เพื่อช่วยให้คุณเลือกระบบการจัดการระเบียนที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณให้ดูที่เลือกวิธีการจัดเก็บและจัดการระเบียน

หมายเหตุ: ใน SharePoint Online เราได้แนะนำให้ใช้ป้ายการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียนซึ่งจะแทนที่จำเป็นต้องใช้ศูนย์ระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าคุณกำลังใช้ศูนย์ระเบียนคุณสามารถใช้งานได้ต่อไปในการใช้งานควบคู่ไปกับป้ายการเก็บข้อมูล แต่การย้ายไปข้างหน้าสำหรับวัตถุประสงค์ของการจัดการระเบียนเราขอแนะนำให้ใช้ป้ายการเก็บข้อมูลแทนที่จะเป็นศูนย์ระเบียน

การสร้างและกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

ส่วนนี้จะให้ภาพรวมเกี่ยวกับขั้นตอนหลักที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการสร้างและกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน คลิกลิงก์เพื่อดูคำแนะนำที่เฉพาะเจาะจงในแต่ละขั้นตอน

  1. สร้างไซต์ศูนย์ระเบียนโดยใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียน

  2. การสร้างไลบรารีหรือรายการระเบียนเพื่อจัดการและจัดเก็บชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ของคุณ (def: แผนไฟล์จะอธิบายชนิดของเอกสารหรือรายการที่องค์กรที่ได้รับการยอมรับเป็นระเบียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะระบุตำแหน่งที่จัดเก็บระเบียนเหล่านี้และจะมีข้อมูลที่แตกหนึ่งชนิดของระเบียนจากอีก)

  3. เพิ่มชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องลงในไลบรารีและรายการของคุณ

  4. สร้างและเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีและแสดง metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ของคุณ

  5. เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาบนไซต์ศูนย์ระเบียน

  6. กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เหมาะสม

ด้านบนของหน้า

การสร้างไซต์ศูนย์ระเบียน

เราขอแนะนำให้คุณสร้างศูนย์ระเบียนเป็นไซต์คอลเลกชันระดับบนสุดไม่ใช่ไซต์ย่อย เมื่อต้องการสร้างไซต์คอลเลกชันคุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่ม SharePoint Administrator SharePoint บนคอมพิวเตอร์ที่กำลังเรียกใช้เว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint

ใน SharePoint Online คุณสามารถสร้างไซต์ศูนย์ระเบียนจากไซต์ SharePoint ระดับบนสุดของคุณได้ คลิก+ สร้างไซต์แล้วเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่4ด้านล่าง

  1. เริ่มการทำงานของ SharePoint ๒๐๑๓หรือ๒๐๑๖การดูแลจากศูนย์กลาง

    • สำหรับ Windows Server ๒๐๐๘ R2:

      • คลิกเริ่มต้นคลิกMicrosoft sharepoint ๒๐๑๓ผลิตภัณฑ์หรือผลิตภัณฑ์ microsoft Sharepoint ๒๐๑๓แล้วคลิกSharepoint ๒๐๑๓ศูนย์การจัดการจากศูนย์กลางหรือการดูแลจากศูนย์กลางของ sharepoint ๒๐๑๖

    • สำหรับ Windows Server ๒๐๑๒:

      • บนหน้าจอเริ่มต้นให้คลิกSharepoint ๒๐๑๓การดูแลจากศูนย์กลางหรือการดูแลจากศูนย์กลางของ sharepoint ๒๐๑๖

        ถ้าsharepoint ๒๐๑๓การดูแลจากศูนย์กลางหรือSharepoint ๒๐๑๖การดูแลจากศูนย์กลางไม่ได้อยู่บนหน้าจอเริ่มต้นให้ทำดังนี้

      • คลิกขวาที่คอมพิวเตอร์คลิกแอปทั้งหมดแล้วคลิกSharepoint ๒๐๑๓การดูแลจากศูนย์กลางหรือการดูแลจากศูนย์กลางของ sharepoint ๒๐๑๖

  2. บนเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลางในส่วนการจัดการแอปพลิเคชันให้คลิกสร้างไซต์คอลเลกชัน

  3. บนหน้าสร้างไซต์คอลเลกชันในส่วนเว็บแอปพลิเคชันถ้าเว็บแอปพลิเคชันที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชันไม่ได้ถูกเลือกไว้ให้คลิกลูกศรลง บนเมนูแอปพลิเคชันบนเว็บให้คลิกเปลี่ยนแอปพลิเคชันบนเว็บแล้วคลิกเว็บแอปพลิเคชันที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน

  4. ในส่วนชื่อเรื่องและคำอธิบายให้พิมพ์ชื่อเรื่องและคำอธิบายสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  5. ในส่วนที่อยู่เว็บไซต์ให้เลือกเส้นทางที่จะใช้สำหรับ URL ของคุณ (ตัวอย่างเช่นเส้นทางที่รวมตัวแทนเช่น/sites/หรือไดเรกทอรีราก (/)

    ถ้าคุณเลือกเส้นทางการรวมสัญลักษณ์ตัวแทนคุณต้องพิมพ์ชื่อไซต์เพื่อใช้ใน URL ของไซต์ของคุณ

  6. ในส่วนการเลือกเทมเพลตให้เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ของเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

    เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งานถ้าคุณต้องการให้ไซต์คอลเลกชันดูและเรียกใช้เหมือนไซต์คอลเลกชันใน SharePoint Server ไซต์คอลเลกชันที่ใช้เวอร์ชันประสบการณ์การใช้งานก่อนหน้านี้ทำงานใน SharePoint เวอร์ชันที่ใหม่กว่าแต่ส่วนติดต่อผู้ใช้และประสบการณ์การใช้งานของไซต์คอลเลกชันจะแสดงให้เห็นถึงเวอร์ชันก่อนหน้า ไซต์คอลเลกชันที่สามารถอัปเกรดได้ตลอดเวลาไปยังเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งานล่าสุด

  7. ในส่วนการเลือกเทมเพลตให้เลือกแท็บองค์กรแล้วคลิกศูนย์ระเบียน

  8. ในส่วนผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลักให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ (ในฟอร์มโดเมน \ ชื่อ) สำหรับผู้ใช้ที่จะเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

  9. ในส่วนผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรองให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้สำหรับผู้ดูแลระบบรองของไซต์คอลเลกชัน กำหนดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่ามีคนสามารถจัดการไซต์คอลเลกชันได้เมื่อผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลักไม่มีอยู่

  10. ถ้าคุณกำลังใช้โควตาในการจัดการที่เก็บข้อมูลสำหรับไซต์คอลเลกชันในส่วนของเทมเพลตโควต้าให้คลิกแม่แบบในรายการเลือกเทมเพลตโควต้า

  11. คลิก ตกลง

สร้างไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการระเบียน

ไลบรารีและรายการเป็นองค์ประกอบสำคัญในการจัดการระเบียน พวกเขาทำหน้าที่เป็นตู้เก็บไฟล์สำหรับแต่ละชนิดของระเบียนที่คุณต้องการจัดเก็บหรือจัดการ การเชื่อมโยงชนิดเนื้อหา (อธิบายในภายหลัง) ไปยังไลบรารีและรายการเพิ่มเติมจะช่วยจัดประเภทระเบียนของคุณ เราขอแนะนำให้คุณสร้างไลบรารีเอกสารหรือรายการหนึ่งรายการสำหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนไฟล์ระเบียนของคุณ

การเพิ่มชนิดเนื้อหาที่มีอยู่ลงในรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีคุณสามารถทำให้รายการหรือไลบรารีนั้นเป็นไปได้ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อให้มีรายการของชนิดนั้น เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียนข้อมูลเหล่านั้นจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องโดยยึดตามชนิดเนื้อหาของเอกสาร

ด้านบนของหน้า

การสร้างและเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในรายการไลบรารีหรือชนิดเนื้อหา

คอลัมน์จะช่วยให้คุณจัดกลุ่มจัดประเภทและติดตามระเบียนหรือรายการอื่นๆ คอลัมน์ของไซต์จะกำหนดรายการ metadata ที่สามารถเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหารายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์ของไซต์เพื่อกำหนด "ผู้เขียน" หรือ "วันที่เสร็จสมบูรณ์" เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาสำหรับระเบียนเพื่อจัดเก็บรายการ metadata ที่ส่งมาพร้อมกับระเบียนหรือเมื่อต้องการเพิ่ม metadata เพื่อช่วยในการจัดการระเบียน

การสร้างคอลัมน์ของไซต์

  1. บนไซต์ศูนย์ระเบียนให้คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ภายใต้แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บให้คลิกคอลัมน์ของไซต์

  3. บนหน้าคอลัมน์ของไซต์ให้คลิกสร้าง

  4. บนหน้าคอลัมน์ของไซต์ใหม่ในส่วนชื่อและชนิดในกล่องชื่อคอลัมน์ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ

  5. เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้ในคอลัมน์เช่นสกุลเงินวันที่และเวลาหรือข้อความ

  6. ในส่วนกลุ่มให้เลือกกลุ่มที่มีอยู่ซึ่งจะจัดเก็บคอลัมน์ไซต์ใหม่หรือเลือกกลุ่มใหม่เพื่อสร้างกลุ่มใหม่เพื่อจัดเก็บคอลัมน์ กลุ่มจะมีวิธีจัดระเบียบคอลัมน์และทำให้ค้นหาคอลัมน์ได้ง่ายขึ้น

ในส่วนการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมให้เลือกการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมที่คุณต้องการ ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานในส่วนนี้จะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับชนิดของคอลัมน์ที่คุณเลือกในส่วนชื่อและชนิด ตัวอย่างเช่นถ้าชนิดของข้อมูลที่จะเก็บในคอลัมน์เป็นตัวเลือกคุณสามารถกำหนดตัวเลือกในการระบุในส่วนการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม

  1. คลิก ตกลง

เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาสำหรับระเบียน

  1. จากโฮมเพจของไซต์ศูนย์ระเบียนให้คลิกการตั้งค่าแล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  2. ในส่วนแกลเลอรีตัวออกแบบเว็บให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่า

  4. หลังจากที่คุณได้เลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จากไซต์แม่หรือสร้างชนิดเนื้อหาของไซต์ใหม่บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เลือกในส่วนคอลัมน์ให้คลิกเพิ่มจากคอลัมน์ของไซต์ที่มีอยู่

  5. บนหน้าเพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหาในส่วนเลือกคอลัมน์ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการกรองจากรายการเลือกคอลัมน์จาก

  6. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มจากรายการคอลัมน์ที่มีอยู่แล้วคลิกเพิ่ม

  7. ในส่วนอัปเดตรายการและชนิดเนื้อหาของไซต์ให้ระบุว่าชนิดเนื้อหาของไซต์รองที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาของไซต์นี้จะได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือไม่

  8. หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการเพิ่มคอลัมน์ที่คุณต้องการแล้วให้คลิกตกลง

หมายเหตุ: ถ้าชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเลือกไม่ปรากฏเป็นลิงก์ (greyed out) บนหน้านี้ชนิดเนื้อหาเป็นของไซต์แม่ของไซต์ศูนย์ระเบียนและดังนั้นจึงจำเป็นต้องเลือกและกำหนดค่าจากไซต์แม่ คุณสามารถทำได้โดยการคลิกลิงก์ภายใต้คอลัมน์ต้นฉบับที่อยู่ถัดจากชนิดเนื้อหาของไซต์สีเทาภายใต้คอลัมน์ชนิดเนื้อหาของไซต์

ด้านบนของหน้า

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับระเบียน

นโยบายการจัดการข้อมูลคือชุดของกฎสำหรับชนิดเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆได้เช่นระยะเวลาที่เก็บรักษาเนื้อหาหรือการกระทำที่ผู้ใช้สามารถดำเนินการกับเนื้อหานั้นได้

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของสำหรับไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์

เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหา

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับชนิดเนื้อหาหลักได้ ชนิดเนื้อหาหลักจะได้รับการติดตั้งเมื่อสร้างไซต์คอลเลกชัน คุณต้องสร้างชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาหลักและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้กับชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมา

  1. ในไซต์ให้คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ในส่วนแกลเลอรีตัวออกแบบเว็บให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ให้คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูล

  4. บนหน้าชนิดเนื้อหาให้คลิกการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  5. บนหน้าแก้ไขนโยบายให้พิมพ์คำอธิบายสำหรับนโยบายแล้วเขียนคำชี้แจงเกี่ยวกับนโยบายสั้นๆที่อธิบายถึงผู้ใช้ที่มีนโยบายสำหรับ คำสั่งนโยบายสามารถเป็นอักขระ๕๑๒ได้

  6. ถัดไปคุณจำเป็นต้องเพิ่มฟีเจอร์นโยบายอย่างน้อยหนึ่งฟีเจอร์ลงในนโยบายการจัดการข้อมูล เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์การตั้งค่าเพิ่มเติมจะแสดงขึ้น

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

ฟีเจอร์ของนโยบายที่คุณสามารถเพิ่มลงในนโยบายข้อมูลคือป้ายชื่อการตรวจสอบวันหมดอายุและบาร์โค้ด

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการเก็บข้อมูลลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้าแก้ไขนโยบายให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานการเก็บข้อมูล

  2. คลิกเพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูลและเลือกหนึ่งในตัวเลือกรอบระยะเวลาการเก็บข้อมูลต่อไปนี้เพื่อระบุเมื่อเอกสารหมดอายุ: เมื่อต้องการตั้งค่าวันที่หมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ให้เลือกขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการแล้วเลือกการกระทำ ( สร้างหรือปรับเปลี่ยน) และช่วงเวลา (วันเดือนหรือปี)

  3. พิมพ์ค่าในกล่องระหว่างรายการเพื่อระบุช่วงเวลา

  4. เลือกการกระทำที่ควรเกิดขึ้นเมื่อเอกสารหมดอายุ

  5. ถ้าคุณต้องการให้การกระทำที่เลือกทำซ้ำให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในส่วนกิจวัตรแล้วเลือกช่วงเวลาที่เป็นกิจวัตร

  6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้าแก้ไขนโยบายในส่วนการตรวจสอบให้เลือกเปิดใช้งานการตรวจสอบจากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์ที่คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบ

  2. คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูบันทึกการตรวจสอบบนหน้าการตั้งค่าไซต์คอลเลกชันให้คลิกรายงานบันทึกการตรวจสอบแล้วเลือกรายงานเพื่อดู

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายบาร์โค้ดลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้าแก้ไขนโยบายในส่วนบาร์โค้ดให้เลือกเปิดใช้งานบาร์โค้ด

  2. เลือกผู้ใช้พร้อมท์เพื่อแทรกบาร์โค้ด... กล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้แอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ Office กำหนดให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดลงในเอกสารของพวกเขา

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายป้ายชื่อลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้าแก้ไขนโยบายในส่วนป้ายชื่อให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานป้ายชื่อ

  2. เมื่อต้องการกำหนดให้ผู้ใช้แทรกป้ายชื่อก่อนที่จะบันทึกหรือพิมพ์เอกสารให้เลือกพร้อมท์ให้ผู้ใช้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์

  3. เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากที่ถูกเพิ่มให้เลือกป้องกันการเปลี่ยนแปลงในป้ายชื่อหลังจากที่มีการเพิ่ม

  4. ในกล่องรูปแบบป้ายชื่อให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายชื่อ คุณสามารถใช้การรวมกันของข้อความแบบคงที่หรือคุณสมบัติเอกสารยกเว้นคุณสมบัติที่คำนวณหรือที่มีอยู่แล้วภายในเช่นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน (GUID) หรือสร้างโดย เมื่อต้องการเริ่มต้นบรรทัดใหม่ให้ใช้ลำดับอักขระ\n

  5. เลือกฟอนต์ขนาดฟอนต์สไตล์ฟอนต์และเหตุผลสำหรับข้อความป้ายชื่อ

  6. พิมพ์ความสูงของป้ายชื่อเป็นนิ้วในกล่องความสูงและความกว้างของป้ายชื่อเป็นนิ้วในกล่องความกว้าง

  7. คลิกรีเฟรชเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของคุณ

  8. คลิก ตกลง

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

เมื่อคุณใช้ศูนย์ระเบียนคุณกำลังทำงานอยู่ในที่เก็บข้อมูลที่ล็อกไว้และสามารถใช้ส่งไปยังการดำเนินการเพื่อรับระเบียนลงในที่เก็บข้อมูลนั้นได้ อย่างไรก็ตามไซต์ใดก็ตามสามารถเปิดใช้งานสำหรับการจัดการระเบียนที่มีอยู่ในตำแหน่งที่สามารถกำหนดค่าเป็นระบบการจัดการระเบียนได้ ในระบบชนิดนี้ไม่เหมือนกับศูนย์ระเบียนคุณสามารถจัดเก็บระเบียนพร้อมกับเอกสารที่ใช้งานอยู่ในพื้นที่การทำงานร่วมกัน ประโยชน์บางประการเพิ่มเติมของการใช้ระบบการจัดการระเบียนในสถานที่ได้แก่

  • ระเบียนสามารถมีอยู่และได้รับการจัดการระหว่างไซต์หลายไซต์

  • เมื่อเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันการบำรุงรักษาเวอร์ชันของระเบียนจะเป็นแบบอัตโนมัติ

  • การค้นหา eDiscovery สามารถดำเนินการกับทั้งระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ในเวลาเดียวกันได้

  • ควบคุมสิ่งที่ระเบียนอยู่ในองค์กรของคุณและผู้ที่สามารถสร้างระเบียนได้

มีสามขั้นตอนหลักๆในการกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่ดังนี้

  1. เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  2. กำหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  3. กำหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

    หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้สนับสนุนหรือผู้ดูแลระบบเพื่อประกาศรายการเป็นระเบียนด้วยตนเอง

ด้านบนของหน้า

เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ขั้นตอนแรกในการกำหนดค่าระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่คือการเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน การเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้งานคำสั่งประกาศ/พลเมืองของระเบียนบน ribbon

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเพื่อดำเนินการงานนี้

  1. ที่ระดับไซต์ส่วนใหญ่ที่สุดให้คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

  3. ถัดจากการจัดการระเบียนที่อยู่ให้คลิกเปิดใช้งาน

การกำหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  1. ที่ระดับไซต์ส่วนใหญ่ที่สุดให้คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

    ในไซต์ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม SharePoint ให้คลิกการตั้งค่าคลิกเนื้อหาของไซต์แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิกการตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. บนหน้าการตั้งค่าการประกาศระเบียนถ้าคุณต้องการวางข้อจำกัดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้กับรายการที่ได้รับการประกาศเป็นระเบียนให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งในส่วนข้อจำกัดของระเบียน

  4. ในส่วนการตรวจสอบความพร้อมใช้งานของระเบียนให้เลือกว่าจะให้การประกาศด้วยตนเองของระเบียนนั้นพร้อมใช้งานในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้นหรือไม่ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกไม่พร้อมใช้งานในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นระเบียนจะสามารถประกาศผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

  5. ในส่วนบทบาทการประกาศให้เลือกบทบาทที่สามารถประกาศและพลเมืองระเบียนด้วยตนเองได้

  6. เลือก ตกลง

การกำหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้รายการสามารถถูกประกาศเป็นระเบียนได้โดยการกำหนดค่าการประกาศระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารี เมื่อกำหนดค่ารายการหรือไลบรารีสำหรับการประกาศระเบียนคุณสามารถให้รายการถูกประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี

  1. จากรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดการตั้งค่าการประกาศระเบียนให้คลิกแท็บไลบรารีหรือแท็บรายการบน ribbon แล้วคลิกการตั้งค่าไลบรารีหรือการตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Online ให้คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 แล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือการตั้งค่าไลบรารี

  2. ภายใต้หน้าการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร/รายการภายใต้สิทธิ์และการจัดการให้คลิกการตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. ในส่วนความพร้อมใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเองให้เลือกดังต่อไปนี้

  4. ไม่ว่าคุณต้องการให้รายการหรือไลบรารีใช้การตั้งค่าการประกาศระเบียนเริ่มต้นที่ใช้โดยไซต์คอลเลกชันหรือไม่

  5. ผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้ประกาศรายการเป็นระเบียนสำหรับรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองได้หรือไม่

  6. ผู้ใช้ไม่สามารถประกาศระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองได้

  7. ในส่วนการประกาศอัตโนมัติให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้รายการทั้งหมดที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีจะถูกประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

  8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×