ตั้งค่านโยบายการเก็บถาวรและการลบสำหรับกล่องจดหมายใน Office 365 องค์กรของคุณ

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้จะสำหรับผู้ดูแลระบบ ต้องการเพิ่มนโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลลงในรายการในกล่องจดหมายของคุณได้อย่างไร ดูกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลข้อความอีเม| นโยบายการเก็บข้อมูลและการเก็บถาวรใน Outlook บนเว็บสำหรับธุรกิจ

ในOffice 365 คุณสามารถสร้างในนโยบายการเก็บถาวรและการลบที่ย้ายรายการจดหมายการเก็บถาวรของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ และโดยอัตโนมัติลบรายการออกจากกล่องจดหมาย คุณสามารถทำได้ ด้วยการสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลที่ ' s มอบหมายให้กับกล่องจดหมาย และย้ายรายการไปกล่องจดหมายการเก็บถาวรของผู้ใช้หลังจากระยะเวลาและยังลบรายการออกจากกล่องจดหมายหลังจากที่พวกเขาถึงขีดจำกัดอายุบางอย่างได้ กฎจริงที่ระบุว่ารายการถูกย้าย หรือลบ และเมื่อที่เกิดขึ้นจะเรียกว่าแท็กการเก็บข้อมูล แท็กการเก็บข้อมูลถูกเชื่อมโยงกับนโยบายการเก็บข้อมูล ที่จะถูกกำหนดให้กับกล่องจดหมายของผู้ใช้ ติดตามแท็กการเก็บข้อมูลใช้การตั้งค่าการเก็บข้อมูลการทีละข้อความและโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ กำหนดความยาวข้อความยังคงอยู่ในกล่องจดหมายและดำเนินการที่จะใช้เมื่อข้อความมาถึงอายุเก็บข้อมูลที่ระบุหรือไม่ เมื่อข้อความมาถึงหมดอายุเก็บข้อมูล นั้นจะถูกย้ายไปกล่องจดหมายการเก็บถาวรของผู้ใช้ หรือจะถูกลบออก

ขั้นตอนในหัวข้อนี้จะตั้งค่านโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลสำหรับองค์กรสมมติ Alpine บ้านที่มีชื่อ ตั้งค่านโยบายนี้ประกอบด้วยงานต่อไปนี้:

  • เปิดใช้กล่องจดหมายของการเก็บถาวรสำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร นี้ช่วยให้ผู้ใช้เก็บจดหมายเพิ่ม และจำเป็นต้องใช้เพื่อให้นโยบายการเก็บข้อมูลสามารถย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวร นั้นมายังผู้ใช้เก็บถาวรข้อมูล ด้วยการย้ายรายการไปกล่องจดหมายของพวกเขาเก็บถาวร

  • สร้างแท็กการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองสามที่ทำต่อไปนี้:

    • ย้ายรายการที่มี 3 ปีเก่าไปกล่องจดหมายการเก็บถาวรของผู้ใช้ โดยอัตโนมัติไว้ การย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรเพิ่มเนื้อที่ว่างในกล่องจดหมายหลักของผู้ใช้

    • ลบรายการที่มีอายุ 5 ปีจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้นี้เพิ่มเนื้อที่ว่างในกล่องจดหมายหลักของผู้ใช้ ผู้ใช้จะมีโอกาสในการกู้คืนรายการเหล่านี้ถ้าจำเป็น ดูเชิงอรรถในส่วนข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

    • และโดยอัตโนมัติ (อย่างถาวร) ลบรายการที่มีอายุจากทั้งสองหลัก 7 ปีและกล่องจดหมายของการเก็บถาวร เนื่องจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ องค์กรบางอย่างจำเป็นต้องเก็บอีเมระยะเวลา หลังจากช่วงเวลานี้หมดอายุ องค์กรอาจต้องการเอากล่องจดหมายของผู้ใช้รายการเหล่านี้

  • สร้างนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ และเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองใหม่ในตาราง นอกจากนี้ คุณจะเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูลที่มีอยู่ภายในลงในนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ ซึ่งรวมถึงแท็กส่วนบุคคลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดให้กับรายการในกล่องจดหมายของพวกเขา นอกจากนี้คุณจะเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูลที่ย้ายรายการจากโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ในกล่องจดหมายหลักของผู้ใช้ไปยังโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ในกล่องจดหมายของพวกเขาเก็บถาวร นี้ช่วยให้เพิ่มเนื้อที่ว่างในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนของผู้ใช้เมื่อกล่องจดหมายของพวกเขาจะถูกวางพัก

คุณสามารถทำตามขั้นตอนในบทความนี้เพื่อตั้งค่านโยบายการเก็บถาวรและการลบสำหรับกล่องจดหมายในองค์กรของคุณเองทั้งหมดหรือบางส่วน เราขอแนะนำให้ คุณทดสอบกระบวนการนี้ในกล่องจดหมายไม่กี่ก่อนที่จะใช้ในกล่องจดหมายทั้งหมดในองค์กรของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

  • คุณจำเป็นต้องเป็นผู้ดูแลส่วนกลางในองค์กรของคุณOffice 365 เพื่อดำเนินการขั้นตอนในหัวข้อนี้

  • เมื่อคุณสร้างบัญชีผู้ใช้ใหม่ในOffice 365 และกำหนดสิทธิ์การใช้งานExchange Online ผู้ใช้ กล่องจดหมายของจะถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้โดยอัตโนมัติ เมื่อกล่องจดหมายจะถูกสร้างขึ้น จะมีกำหนดค่าเริ่มต้นนโยบายการเก็บข้อมูล ชื่อนโยบาย MRM เริ่มต้นโดยอัตโนมัติ ในบทความนี้ คุณจะสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่แล้ว กำหนดไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ แทนนโยบาย MRM เริ่มต้น กล่องจดหมายสามารถมีเพียงหนึ่งนโยบายการเก็บข้อมูลที่กำหนดไว้ตลอดเวลาหนึ่ง

  • เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแท็กการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บข้อมูลในExchange Online ดูแท็กการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บข้อมูล

ขั้นตอนแรกคือการ เปิดใช้งานเก็บถาวรกล่องจดหมายของแต่ละคนในองค์กรของคุณ กล่องจดหมายการเก็บถาวรของผู้ใช้ที่มีการเปิดใช้งานเพื่อให้สามารถย้ายรายการแท็กการเก็บข้อมูล ด้วยการดำเนินการเก็บข้อมูล "ย้ายเมื่อต้องการเก็บถาวร" หลังจากที่เก็บข้อมูลอายุหมดอายุ

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดใช้กล่องจดหมายของการเก็บถาวรทุกเวลาระหว่างขั้นตอนนี้ เพียงตราบพวกเขากำลังเปิดใช้งานในบางกรณีก่อนที่คุณเสร็จสมบูรณ์ ถ้ากล่องจดหมายเก็บถาวรจะไม่เปิดใช้งาน ไม่มีการดำเนินการบนรายการใด ๆ ที่มีนโยบายการเก็บถาวรที่กำหนดไว้

  1. ไปที่ https://protection.office.com

  2. ลงชื่อเข้าสู่Office 365 โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบส่วนกลางของคุณ

    ศูนย์การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามนโยบาย จะปรากฏขึ้น

  3. ในตัวศูนย์การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามนโยบาย ไปยังข้อมูลควบคุม >เก็บถาวร

    แสดงรายการของกล่องจดหมายขององค์กรของคุณ และว่าจดหมายเก็บถาวรสอดคล้องกันจะเปิดใช้งาน หรือปิดใช้งาน

  4. เลือกกล่องจดหมายทั้งหมดโดยคลิกเวิร์กโฟลว์แรกในรายการ กดแป้นShift ค้างไว้แล้ว คลิกเดียวสุดท้ายในรายการ

    เคล็ดลับ: ขั้นตอนนี้ถือว่า ไม่มีกล่องจดหมายที่เก็บถาวรจะเปิดใช้งาน ถ้าคุณมีกล่องจดหมายใด ๆ กับเปิดใช้งานการเก็บถาวร แป้นCtrl ค้างไว้ และคลิกกล่องจดหมายแต่ละรายการที่มีกล่องจดหมายเก็บถาวรถูกปิดใช้งาน หรือคุณสามารถคลิส่วนหัวของคอลัมน์กล่องจดหมายของการเก็บถาวร เมื่อต้องการเรียงลำดับโดยยึดตามว่ากล่องจดหมายของการเก็บถาวรจะเปิดใช้งาน หรือปิดใช้งานเพื่อทำให้ง่ายต่อการเลือกกล่องจดหมายของแถว

  5. ในบานหน้าต่างรายละเอียด ภายใต้แก้ไขจำนวนมาก คลิกเปิดใช้งาน

    คำเตือนจะแสดงพูดว่า รายการที่เก่ากว่าปีที่สองจะถูกย้ายไปยังการเก็บถาวรกล่องจดหมายใหม่ นี่คือเนื่องจากนโยบายการเก็บข้อมูลเริ่มต้นที่ได้กำหนดให้กล่องจดหมายของผู้ใช้ใหม่จะถูกสร้างขึ้น ที่มีแท็กนโยบายการเก็บถาวรเริ่มต้นที่มีอายุเก็บข้อมูลของปีที่ 2 แท็กนโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเองเริ่มต้นที่คุณจะสร้างในขั้นตอนที่ 2 มีอายุเก็บข้อมูลของ 3 ปี ซึ่งหมายความว่า รายการที่มี 3 ปี หรือเก่ากว่าจะถูกย้ายไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวร

  6. คลิกใช่ เพื่อปิดข้อความเตือน และเริ่มกระบวนการเปิดใช้กล่องจดหมายของการเก็บถาวรสำหรับแต่ละกล่องจดหมายที่เลือก

  7. เมื่อขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์ คลิกรีเฟรช ฟื้นฟู การอัปเดไลบรารีบนหน้าการเก็บถาวร

    กล่องจดหมายของการเก็บถาวรถูกเปิดใช้งานสำหรับทั้งหมดของผู้ใช้ในองค์กรของคุณ

    รายการของกล่องจดหมายของกับกล่องจดหมายเก็บถาวรที่เปิดใช้งาน
  8. ปล่อยให้ศูนย์การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามนโยบาย เปิด คุณจะใช้ในขั้นตอนถัดไป

กลับไปยังด้านบนสุด

ในขั้นตอนนี้ คุณจะสร้างแท็กการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองสามที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้

  • Alpine บ้าน 3 ปีย้ายไปยังการเก็บถาวร (นโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเอง)

  • Alpine บ้าน 7 ปีลบอย่างถาวร (นโยบายการลบแบบกำหนดเอง)

  • Alpine บ้านลบรายการ 5 ปีลบและอนุญาตการกู้คืน (แท็กแบบกำหนดเองสำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ)

เมื่อต้องการสร้างแท็กการเก็บข้อมูลใหม่ คุณจะใช้ศูนย์การจัดการ Exchange (EAC) ในองค์กรของคุณExchange Online

  1. ในตัวศูนย์การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามนโยบาย คลิกตัวเปิดใช้แอป ในมุมบนซ้าย นั้นแล้ว คลิกที่ไทล์ผู้ดูแลระบบ

  2. ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายของศูนย์การจัดการ Office 365 คลิกศูนย์การจัดการ แล้ว คลิ กExchange

    สกรีนช็อตแสดงศูนย์การจัดการ Office 365 ที่ขยายตัวเลือกศูนย์การจัดการและเลือก Exchange อยู่
  3. ในตัวEAC ไปที่จัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ >แท็กการเก็บข้อมูล

    รายการของแท็กการเก็บข้อมูลสำหรับองค์กรของคุณจะปรากฏขึ้น

สร้างแท็กนโยบายการเก็บถาวรแบบกำหนดเองเริ่มต้น

ก่อนอื่น คุณจะสร้างเก็บถาวรแบบกำหนดเองเริ่มต้นนโยบายแท็ก (DPT) ที่จะย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรหลัง 3 ปี

  1. บนหน้าแท็กการเก็บข้อมูล คลิกแท็กใหม่ ไอคอนใหม่ จากนั้นนำไปใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น) โดยอัตโนมัติ

  2. บนหน้าใหม่แท็กที่นำไปใช้โดยอัตโนมัติกับกล่องจดหมายทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น) กรอกเขตข้อมูลต่อไปนี้:

    ตั้งค่าเพื่อสร้างแท็กนโยบายเริ่มต้นการเก็บถาวรใหม่
    1. ชื่อ    พิมพ์ชื่อสำหรับการแท็กการเก็บข้อมูลใหม่

    2. การดำเนินการเก็บข้อมูล    เลือกย้ายไปยังการเก็บถาวร เพื่อย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวรเมื่อหมดอายุรอบระยะเวลาเก็บข้อมูล

    3. ระยะเวลาการเก็บข้อมูล    เลือกเมื่อรายการมาถึงอายุต่อไปนี้ (ในวัน), จากนั้น ใส่ระยะเวลาของช่วงเวลาเก็บข้อมูล สำหรับสถานการณ์นี้ จะย้ายไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวรรายการหลังจากวัน 1095 (3 ปี)

    4. ข้อคิดเห็น    (เลือกได้) พิมพ์ข้อคิดเห็นที่อธิบายวัตถุประสงค์ของแท็กเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง

  3. คลิกบันทึก เพื่อสร้างเก็บถาวร DPT แบบกำหนดเอง

    DPT เก็บถาวรใหม่จะแสดงในรายการของแท็กการเก็บข้อมูล

สร้างแท็กนโยบายเริ่มต้นการลบแบบกำหนดเอง

Next คุณจะสร้างอื่น DPT แบบกำหนดเอง ได้นี้จะถูกลบนโยบายที่อย่างถาวรลบรายการออกหลังจากปีที่ 7

  1. บนหน้าแท็กการเก็บข้อมูล คลิกแท็กใหม่ ไอคอนใหม่ จากนั้นนำไปใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น) โดยอัตโนมัติ

  2. บนหน้าใหม่แท็กที่นำไปใช้โดยอัตโนมัติกับกล่องจดหมายทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น) กรอกเขตข้อมูลต่อไปนี้:

    ตั้งค่าเพื่อสร้างแท็กนโยบายเริ่มต้นการลบใหม่
    1. ชื่อ    พิมพ์ชื่อสำหรับการแท็กการเก็บข้อมูลใหม่

    2. การดำเนินการเก็บข้อมูล    เลือกลบอย่างถาวร เพื่อกำจัดรายการจากกล่องจดหมายของเมื่อหมดอายุรอบระยะเวลาเก็บข้อมูล

    3. ระยะเวลาการเก็บข้อมูล    เลือกเมื่อรายการมาถึงอายุต่อไปนี้ (ในวัน), จากนั้น ใส่ระยะเวลาของช่วงเวลาเก็บข้อมูล สำหรับสถานการณ์นี้ รายการจะถูกลบหลังจากวัน 2555 (ปี 7) ออก

    4. ข้อคิดเห็น    (เลือกได้) พิมพ์ข้อคิดเห็นที่อธิบายวัตถุประสงค์ของแท็กเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง

  3. คลิกบันทึก เพื่อสร้างการลบ DPT แบบกำหนดเอง

    DPT ลบใหม่จะแสดงในรายการของแท็กการเก็บข้อมูล

สร้างแท็กนโยบายการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองสำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

แท็กการเก็บข้อมูลสุดท้ายที่คุณจะสร้างเป็นแท็กนโยบายการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง (RPT) สำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ แท็กนี้จะลบรายการในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ 5 ปีหลัง และแสดงระยะการกู้คืนข้อมูลเมื่อผู้ใช้สามารถใช้เครื่องมือการกู้คืนรายการที่ถูกลบเมื่อต้องการกู้คืนรายการ

  1. บนหน้าแท็กการเก็บข้อมูล คลิกแท็กใหม่ ไอคอนใหม่ จากนั้นนำไปใช้กับโฟลเดอร์เริ่มต้นโดยอัตโนมัติ

  2. บนหน้าแท็กใหม่ที่ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์เริ่มต้น กรอกเขตข้อมูลต่อไปนี้:

    ตั้งค่าเพื่อสร้างแท็กนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่สำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ
    1. ชื่อ    พิมพ์ชื่อสำหรับการแท็กการเก็บข้อมูลใหม่

    2. นำแท็กนี้ไปยังโฟลเดอร์เริ่มต้นต่อไปนี้    ในรายการดรอปดาวน์ เลือกรายการที่ถูกลบ

    3. การดำเนินการเก็บข้อมูล    เลือกลบและอนุญาตการกู้คืน เพื่อลบรายการเมื่อรอบระยะเวลาการเก็บข้อมูลหมดอายุ แต่อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการที่ถูกลบภายในระยะเวลาการเก็บข้อมูลของรายการที่ถูกลบ (ซึ่งตามค่าเริ่มต้นเป็น 14 วัน)

    4. ระยะเวลาการเก็บข้อมูล    เลือกเมื่อรายการมาถึงอายุต่อไปนี้ (ในวัน), จากนั้น ใส่ระยะเวลาของช่วงเวลาเก็บข้อมูล สำหรับสถานการณ์นี้ รายการนั้นจะถูกลบหลังจากวัน 1825 (5 ปี)

    5. ข้อคิดเห็น    (เลือกได้) พิมพ์ข้อคิดเห็นที่อธิบายวัตถุประสงค์ของแท็กเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง

  3. คลิกบันทึก เพื่อสร้าง RPT แบบกำหนดเองสำหรับโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

    RPT ใหม่จะแสดงในรายการของแท็กการเก็บข้อมูล

กลับไปยังด้านบนสุด

หลังจากที่คุณสร้างแท็กการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเอง ขั้นตอนถัดไปคือการ สร้างนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ และเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูล คุณจะเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองสามที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2 และแท็กมีอยู่ภายในที่ได้กล่าวไว้ในส่วนแรก ในขั้นตอนที่ 4 คุณจะกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลนี้ใหม่ไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้

  1. ในตัวEAC ไปที่จัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ >นโยบายการเก็บข้อมูล

  2. บนหน้านโยบายการเก็บข้อมูล คลิกใหม่ ไอคอนใหม่

  3. ในกล่องชื่อ พิมพ์ชื่อสำหรับนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเก็บถาวรบ้าน Alpine และนโยบายการลบงาน

  4. ภายใต้แท็กการเก็บข้อมูล คลิกเพิ่ม ไอคอนใหม่

    รายการของแท็กการเก็บข้อมูลในองค์กรของคุณจะปรากฏขึ้น หมายเหตุแท็กแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2 จะถูกแสดง

  5. เพิ่มแท็กการเก็บข้อมูล 9 ที่จะถูกเน้นในสกรีนช็อตต่อไปนี้ (แท็กเหล่านี้จะอธิบายไว้ในรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนข้อมูลเพิ่มเติม) เมื่อต้องการเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูล เลือก แล้วคลิกเพิ่ม

    เพิ่มแท็กการเก็บข้อมูลลงในนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่

    เคล็ดลับ: คุณสามารถเลือกหลายแท็กการเก็บข้อมูล ด้วยการกดแป้นCtrl ค้างไว้แล้ว คลิกแท็กแต่ละรายการ

  6. หลังจากที่คุณเพิ่มแท็กการเก็บข้อมูล คลิกตกลง

  7. บนหน้านโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ คลิกบันทึก เพื่อสร้างนโยบายใหม่

    นโยบายการเก็บข้อมูลใหม่จะแสดงในรายการ เลือกเพื่อแสดงแท็กการเก็บข้อมูลที่เชื่อมโยงกับนั้นในบานหน้าต่างรายละเอียด

    นโยบายการเก็บข้อมูลใหม่และรายการของแท็กการเก็บข้อมูลที่เชื่อมโยง

กลับไปยังด้านบนสุด

เมื่อกล่องจดหมายใหม่ถูกสร้างขึ้น นโยบายการเก็บข้อมูลชื่อนโยบาย MRM เริ่มต้นถูกกำหนดไว้ตามค่าเริ่มต้น ในขั้นตอนนี้ คุณจะแทนนโยบายการเก็บข้อมูลนี้ (เนื่องจากกล่องจดหมายสามารถมีเพียงหนึ่งนโยบายการเก็บข้อมูลที่กำหนดไว้) ด้วยการกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 3 ไปยังกล่องจดหมายผู้ใช้ในองค์กรของคุณ ขั้นตอนนี้ถือว่า คุณจะกำหนดนโยบายใหม่ไปยังกล่องจดหมายทั้งหมดในองค์กรของคุณ

  1. ในตัวEAC ไปยังผู้รับ >กล่องจดหมาย ออก

    รายการของกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณจะปรากฏขึ้น

  2. เลือกกล่องจดหมายทั้งหมดโดยคลิกเวิร์กโฟลว์แรกในรายการ กดแป้นShift ค้างไว้แล้ว คลิกเดียวสุดท้ายในรายการ

  3. ในบานหน้าต่างรายละเอียดทางด้านขวาของตัวEAC ภายใต้แก้ไขจำนวนมาก คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

  4. ภายใต้นโยบายการเก็บข้อมูล คลิกอัปเดต

  5. บนหน้าจำนวนมากกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูล ในรายการดรอปดาวน์เลือกนโยบายการเก็บข้อมูล เลือกนโยบายการเก็บข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 3 ตัวอย่างเก็บถาวรบ้าน Alpine และนโยบายการเก็บข้อมูล

  6. คลิกบันทึก เพื่อบันทึกการกำหนดนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่

  7. เมื่อต้องการตรวจสอบว่า นโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ถูกมอบหมายไปยังกล่องจดหมาย คุณสามารถทำต่อไปนี้: เลือกกล่องจดหมายบนหน้ากล่องจดหมาย จากนั้น คลิกแก้ไขได้

    1. เลือกกล่องจดหมายบนหน้ากล่องจดหมาย แล้ว คลิ กแก้ไข แก้ไข

    2. บนหน้าคุณสมบัติกล่องจดหมายสำหรับผู้ใช้ที่เลือก คลิกลักษณะการทำงานของกล่องจดหมาย

      ชื่อของนโยบายใหม่ที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายจะแสดงในรายการดรอปดาวน์นโยบายการเก็บข้อมูล

กลับไปยังด้านบนสุด

หลังจากที่คุณนำนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ไปยังกล่องจดหมายในขั้นตอนที่ 4 ซึ่งอาจใช้เวลานานถึง 7 วันในExchange Online สำหรับการตั้งค่าการเก็บข้อมูลใหม่จะถูกนำไปใช้กับกล่องจดหมาย นี่คือเนื่องจากกระบวนการเรียกว่ากล่องจดหมายของกระบวนการต่าง ๆ ที่มีจัดการผู้ช่วยโฟลเดอร์ทุก 7 วันครั้งเดียว แทนที่จะรอตัวจัดการโฟลเดอร์ช่วยเพื่อเรียกใช้ คุณสามารถบังคับให้นี้เกิดขึ้น โดยการเรียกใช้การ cmdlet Start-ManagedFolderAssistantในExchange Online PowerShell ได้

เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเรียกใช้ตัวจัดการโฟลเดอร์ช่วยได้อย่างไร จะนำไปใช้การตั้งค่าในนโยบายการเก็บข้อมูล โดยการตรวจสอบรายการในกล่องจดหมาย และการระบุว่า พวกเขากำลังอยู่ภายใต้เก็บข้อมูล ทำประทับรายการอยู่ภายใต้เก็บข้อมูล ด้วยแท็กเก็บข้อมูลที่เหมาะสมแล้ว แล้ว จะดำเนินการที่เก็บข้อมูลที่ระบุในรายการในอดีตของพวกเขาอายุเก็บข้อมูลนั้น

ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการเชื่อมต่อกับExchange Online PowerShell แล้ว เรียกใช้ตัวจัดการโฟลเดอร์ช่วยบนกล่องจดหมายทั้งหมดในองค์กรของคุณ

  1. บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เปิดWindows PowerShell และเรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้

    $UserCredential = Get-Credential

    ในกล่องโต้ตอบคำร้องขอข้อมูลประจำตัว Windows PowerShell พิมพ์ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของบัญชีผู้ใช้ผู้ดูแลระบบส่วนกลางOffice 365 นั้นแล้ว คลิกตกลง

  2. เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้

    Import-PSSession $Session
  4. เมื่อต้องการตรวจสอบว่า คุณกำลังเชื่อมต่อกับองค์กรของคุณExchange Online เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อดูรายการของกล่องจดหมายทั้งหมดในองค์กรของคุณ

    Get-Mailbox

    หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม หรือถ้าคุณมีปัญหาในการเชื่อมต่อกับองค์กรของคุณExchange Online ดูที่เชื่อมต่อกับ Exchange Online โดยใช้ PowerShell ระยะไกล

  5. เรียกใช้คำสั่งสองต่อไปนี้เพื่อเริ่มตัวจัดการโฟลเดอร์ช่วยสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

ที่เป็น คุณได้ตั้งค่านโยบายการเก็บถาวรและการลบสำหรับองค์กรบ้าน Alpine

ข้อมูลเพิ่มเติม

  • ฉันมีอายุเก็บข้อมูลจากคำนวณได้อย่างไร อายุเก็บข้อมูลของรายการกล่องจดหมายถูกคำนวณจากวันจัดส่งหรือวันสร้างสำหรับรายการเช่นข้อความแบบร่างที่จะไม่ส่ง แต่จะถูกสร้างขึ้น โดยผู้ใช้ เมื่อตัวจัดการโฟลเดอร์ช่วยประมวลผลรายการในกล่องจดหมายของ ประทับวันเริ่มต้นและวันหมดอายุสำหรับรายการทั้งหมดที่มีแท็กการเก็บข้อมูล ด้วยการดำเนินการเก็บข้อมูลลบ และการกู้ คืนอนุญาต หรือ ลบอย่างถาวร รายการที่มีแท็กการเก็บถาวรจะมีประทับ มีวันย้าย

  • ตารางต่อไปนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละแท็กการเก็บข้อมูลที่จะถูกเพิ่มลงในนโยบายการเก็บข้อมูลแบบกำหนดเองที่สร้างขึ้น โดยทำตามขั้นตอนในหัวข้อนี้

    แท็กการเก็บข้อมูล

    แท็กนี้ทำอะไร

    ภายใน หรือแบบกำหนดเองได้อย่างไร

    ชนิด

    ย้าย 3 ปี Alpine บ้านเมื่อต้องการเก็บถาวร

    ย้ายรายการที่มี 1095 วัน (3 ปี) เก่าไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวร

    กำหนดเอง (ให้ดูที่ขั้นตอนที่ 2 )

    แท็กนโยบายเริ่มต้น (ที่เก็บถาวร); แท็กนี้จะใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

    บ้าน Alpine ปี 7 ลบอย่างถาวร

    ลบรายการในกล่องจดหมายหลักหรือกล่องจดหมายของการเก็บถาวรอย่างถาวรเมื่อพวกเขา 7 ขวบ

    กำหนดเอง (ให้ดูที่ขั้นตอนที่ 2 )

    แท็กนโยบายเริ่มต้น (ลบ); แท็กนี้จะใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

    บ้าน Alpine ลบ 5 ปีรายการที่ถูกลบ และอนุญาตการกู้คืน

    ลบรายการออกจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบที่เก่า 5 ปี ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการเหล่านี้สำหรับค่า 14 วันหลังจากที่พวกเขากำลังถูกลบ *

    กำหนดเอง (ให้ดูที่ขั้นตอนที่ 2 )

    แท็กนโยบายการเก็บข้อมูล (รายการที่ถูกลบ); แท็กนี้จะถูกนำไปใช้กับรายการในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบโดยอัตโนมัติ

    ย้ายรายการ 14 วันสามารถกู้คืนได้เมื่อต้องการเก็บถาวร

    ย้ายรายการที่ได้ในโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ 14 วันไปยังโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ในกล่องจดหมายเก็บถาวร

    ภายใน

    แท็กนโยบายการเก็บข้อมูล (กู้คืนรายการ); แท็กนี้จะถูกนำไปใช้กับรายการในโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้โดยอัตโนมัติ

    อีเมลขยะ

    ลบอย่างถาวรรายการที่ได้รับในโฟลเดอร์อีเมลขยะ 30 วัน ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการเหล่านี้สำหรับค่า 14 วันหลังจากที่พวกเขากำลังถูกลบ *

    ภายใน

    แท็กนโยบายการเก็บข้อมูล (อีเมลขยะ); แท็กนี้จะถูกนำไปใช้กับรายการในโฟลเดอร์อีเมลขยะโดยอัตโนมัติ

    ลบ 1 เดือน

    ลบอย่างถาวรรายการที่มีอายุ 30 วัน ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการเหล่านี้สำหรับค่า 14 วันหลังจากที่พวกเขากำลังถูกลบ *

    ภายใน

    ส่วนบุคคล แท็กนี้สามารถนำไปใช้ โดยผู้ใช้

    ลบ 1 ปี

    ลบรายการที่มีอายุ 365 วัน ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการเหล่านี้สำหรับค่า 14 วันหลังจากที่พวกเขากำลังถูกลบ *

    ภายใน

    ส่วนบุคคล แท็กนี้สามารถนำไปใช้ โดยผู้ใช้

    ไม่ต้องการลบ

    แท็กนี้ป้องกันรายการที่ถูกลบโดยนโยบายการเก็บข้อมูล

    ภายใน

    ส่วนบุคคล แท็กนี้สามารถนำไปใช้ โดยผู้ใช้

    ย้ายส่วนบุคคล 1 ปีเมื่อต้องการเก็บถาวร

    ย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวรหลังจาก 1 ปี

    ภายใน

    ส่วนบุคคล แท็กนี้สามารถนำไปใช้ โดยผู้ใช้

    หมายเหตุ: * ผู้ใช้สามารถใช้เครื่องมือการกู้คืนรายการที่ถูกลบในOutlook และOutlook Web App การกู้คืนรายการที่ถูกลบภายในรายการที่ถูกลบช่วง ซึ่งก็คือในExchange Online 14 วันตามค่าเริ่มต้น ผู้ดูแลระบบสามารถใช้Windows PowerShell เพื่อเพิ่มรายการที่ถูกลบเก็บข้อมูลรอบระยะเวลามีอักขระไม่เกิน 30 วัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู:

  • ใช้14 รายการสามารถกู้คืนได้วันที่ย้ายไปยังการเก็บถาวรเก็บข้อมูลแท็กช่วยฟรีพื้นที่จัดเก็บในโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ในกล่องจดหมายหลักของผู้ใช้ นี้มีประโยชน์เมื่อกล่องจดหมายของผู้ใช้จะหยุด หมายความว่าไม่มีสิ่งใดเป็นเคยอย่างถาวรกล่องจดหมายของผู้ใช้ที่ถูกลบ โดยไม่ต้องการย้ายรายการไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวร จึงจะสามารถเข้าถึงโควตาเก็บข้อมูลสำหรับโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ในกล่องจดหมายหลักได้ด้วยเช่นกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการหลีกเลี่ยงการนั้นและนี้ ดูเพิ่มรายการสามารถกู้คืนได้โควตาสำหรับกล่องจดหมายบนค้างไว้

กลับไปยังด้านบนสุด

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×