ตั้งค่าที่เก็บไฟล์และการแชร์ใน Office 365

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

หนึ่งในวิธีดีที่สุดเมื่อต้องการตั้งค่าพื้นที่จัดเก็บไฟล์และการแชร์สำหรับธุรกิจของคุณคือการ ใช้OneDrive for Business และไซต์ทีมเข้าด้วยกัน นี่คืออย่างยิ่งถ้าคุณมีกับธุรกิจขนาดเล็ก มีสองสามพนักงาน

Office 365 ประกอบด้วยไซต์ทีมพื้นฐานเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน คุณสามารถเริ่มต้นทันทีเก็บไฟล์ในOneDrive และการทำงานร่วมกันกับไฟล์ในไซต์ทีม

สุดท้ายอัปเดตเมื่อ 7 มิถุนายน 2018

ที่ที่คุณสามารถจัดเก็บเอกสารได้ใน Office 365

  • OneDrive ถูกออกแบบสำหรับการใช้งานแต่ละ กับการเป็นครั้งคราวแชร์ไฟล์

  • ไซต์ทีมSharePoint ถูกออกแบบสำหรับการแชร์ และทำงานร่วมกันกับไฟล์เป็นประจำ ไซต์ทีมเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บไฟล์ที่แชร์ความเป็นเจ้าของซึ่งเป็นเจ้าของไฟล์ผู้ใช้หลายคน และอาจทำงานร่วมกันบนเหล่านั้น ในทางธุรกิจที่มีเฉพาะ handful ของพนักงาน คุณอาจจำเป็นไซต์ทีมหนึ่งเท่านั้น

ทั้งOneDrive และไซต์ทีมเข้าที่ใดก็ได้ของคุณและพนักงานของคุณ

ไดอะแกรมของวิธีที่คุณสามารถใช้ที่เก็บข้อมูลสองชนิด: OneDrive หรือไซต์ทีม

ต่อไปนี้คือคำแนะนำสำหรับสิ่งที่ต้องการเก็บไว้ในแต่ละตำแหน่งที่ตั้งเมื่อคุณใช้OneDrive และไซต์ทีมเข้าด้วยกัน:

ตำแหน่งที่ตั้งของที่เก็บข้อมูล

มีไว้สำหรับ

สิ่งที่ควรจัดเก็บที่นี่

OneDrive

การจัดเก็บเนื้อหาในOneDrive จะเหมือนกับการจัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไม่มีใครสามารถเข้าถึงอย่างง่ายดายเหล่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูOneDrive for Business คืออะไร?

ไฟล์เชิงธุรกิจที่สมาชิกทีมคนอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องทำงานด้วยหรือเข้าถึงอยู่เป็นประจำ

ไซต์ทีมSharePoint

ทำงานร่วมกัน เมื่อคุณสร้างกลุ่มที่มี Office 365 (ตัวอย่างเช่น ใน Office 365 ศูนย์การจัดการ Outlook หรือ โดยการสร้างกลุ่มคนในทีม Microsoft) ไซต์ทีมSharePoint จะถูกสร้างขึ้นสำหรับกลุ่มนั้น ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณสร้างไซต์ทีมSharePoint ใหม่ จากโฮมเพจSharePoint หรือ จากหน้าตัวอย่างศูนย์การจัดการSharePoint ใหม่ นั้นจะสร้างกลุ่มที่มี Office 365 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูไซต์ทีม SharePoint คืออะไร?และสร้างไซต์ทีมใน SharePoint Online

ไฟล์ที่แชร์ความเป็นเจ้าของ เราขอแนะนำไซต์ทีมที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละหน่วยของงานในองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น การเก็บส่วนบุคคลและทางการเงินเอกสารส่วนตัวทีมขนาดเล็ก สร้างไซต์ทีมที่แยกต่างหาก

หมายเหตุ: SharePoint จะมีชนิดอื่น ๆ ของไซต์ที่คุณสามารถใช้สำหรับธุรกิจของคุณออก คุณสามารถใช้การสื่อสารไซต์ในอินทราเน็ตของคุณเมื่อต้องการประกาศข้อมูลสำหรับผู้ชมคร่าว ๆ และคุณสามารถใช้ฮับไซต์เพื่อเชื่อมต่อไซต์ในอินทราเน็ตของคุณ

เริ่มต้นใช้งานOneDrive และไซต์ทีมของคุณ

แต่ละคนในธุรกิจของคุณที่มีกำหนดสิทธิ์การใช้งานOffice 365 (และเลือกSharePoint Online ) จะเก็บข้อมูล cloud OneDrive พวกเขาสามารถจัดเก็บทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ต่อไปนี้สำหรับการเข้าถึงจากอุปกรณ์ใด ๆ และพวกเขาเท่านั้นพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้นั้น ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจเก็บข้อเสนอ draft บันทึกย่อการประชุมของพวกเขา หรือสคริปต์สำหรับการสาธิตอย่างพวกเขากำลังจะส่ง

พนักงานยังสามารถแชร์OneDrive ไฟล์และโฟลเดอร์ ถ้าพนักงานจะเก็บ หรือออกจากบริษัท ผู้อื่นสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ใช้ร่วมกันที่เก็บไว้ในOneDrive

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่บุคคลแต่ละคนในทีมของคุณสามารถตั้งค่าOneDrive และแชร์ไฟล์

Office 365 หน้าจอเริ่มต้น ด้วยการเลือก OneDrive

  1. ไปที่office.comลงชื่อเข้าใช้ แล้วลงชื่อเข้าใช้ ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ

  2. บนโฮมเพจOffice 365 เลือกOneDrive

  3. ในOneDrive สมาชิกในทีมสามารถเก็บไฟล์ของตนเองที่เกี่ยวข้องกับการทางธุรกิจ คุณสามารถแชร์ไฟล์แต่ละ หรือโฟลเดอร์ทั้งหมด เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ คลิกขวา จากนั้น เลือกแชร์

    แชร์โฟลเดอร์

  4. บนหน้าส่งลิงก์ ออกจากส่วนที่เลือกเริ่มต้นด้วยการเชื่อมโยงทุกคนสามารถดู และแก้ไข

    พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของสมาชิกในทีมที่คุณต้องการสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ และเพิ่มข้อความเพิ่มเติม

    ถ้าคุณต้องการให้อีเมลที่จะส่งสำเนาของคุณเอง เพิ่มที่อยู่อีเมลของคุณลงในรายการ

    กล่องโต้ตอบลิงก์แสดงแสดงพิมพ์และเลือกชื่อที่ใช้ร่วมกัน

  5. เมื่อคุณทำเสร็จแล้วใส่ข้อมูลที่คุณต้องการแชร์กับ เลือกส่ง ออก อีเมลที่จะทันทีถูกส่งไปให้บุคคลที่คุณเชิญ

    แชร์ลิงก์ แสดงรายการของชื่อ

  6. นี่คืออะไรอีเมลลักษณะ

    ส่งอีเมกับลิงก์การแชร์โฟลเดอร์ OneDrive

Office 365 มีทีมไซต์พื้นฐานที่มีฟีเจอร์บางประเภทสำหรับช่วยคุณเริ่มต้นใช้งาน เฉพาะบุคคลในธุรกิจของคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเว็บไซต์ภายในนี้ได้

วิธีที่คุณจะเข้าถึงทีมไซต์ของคุณมีดังนี้:

  1. ไปที่office.comลงชื่อเข้าใช้ แล้วลงชื่อเข้าใช้ ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ

  2. บนหน้าจอ Office 365 home เลือกSharePoint จากนั้น เลือกลิงก์ไซต์ทีมของคุณบนเมนูการนำทางซ้าย

  3. คุณจะเห็นโฮมเพจของทีมของคุณ หน้านี้รวมถึง:

    • หน้าหลักของแสดงทีมข่าวสาร และกิจกรรม เช่นไฟล์ใหม่ถูกเพิ่ม หรือแก้ไขล่าสุด

    • ปุ่ม+ ใหม่ เมื่อต้องการเพิ่มองค์ประกอบไปยังโฮมเพ เช่นไลบรารีเอกสาร รายการ หรือหน้าใหม่

    • เมนูนำทางด้านซ้ายเพื่อไปยังพื้นที่อื่นบนไซต์ทีมของคุณ เช่นไลบรารีเอกสารของทีม

โฮมเพจของไซต์ทีมแบบออนไลน์ของ SharePoint

เพื่อช่วยให้คุณทำการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ได้รวดเร็วขึ้น ทีมไซต์ของคุณจึงมาพร้อมกับพื้นที่สำหรับจัดเก็บไฟล์ พื้นที่ดังกล่าวเรียกว่า ไลบรารีเอกสาร เช่นเดียวกับใน "ไลบรารีของเอกสาร"

ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการเพิ่มไฟล์:

  1. บนโฮมเพจของไซต์ทีมของคุณ เลือกเอกสาร จากเมนูการนำทางซ้าย ซึ่งจะนำคุณไปที่ไลบรารีเอกสารของคุณ

    ไลบรารีเอกสารของทีม

  2. ในขณะที่คุณกำลังยังคงลงในOffice 365 เปิด Windows File Explorer จากแถบงานของคุณหรือตำแหน่งที่ตั้งอื่น ไปยังไฟล์คุณต้องการอัปโหลดไปยังไซต์ทีมของคุณ

  3. เลือกไฟล์คุณต้องการอัปโหลดไปยังไซต์ทีมของคุณ นั้นแล้ว ลากไปไลบรารีเอกสาร

    ลากไฟล์จากโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปไปยังไลบรารีของคุณ

  4. เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะจัดเก็บไว้ในทีมไซต์และคอมพิวเตอร์ของคุณ

    ไลบรารีไซต์ทีมกับไฟล์

  5. คุณสามารถลบไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ ในขั้นตอนถัดไปซิงค์ไฟล์แบบออนไลน์กับเดสก์ท็อปของคุณคุณกำลังจะสร้างตำแหน่งที่ตั้งใหม่สำหรับไฟล์เหล่านี้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

    ถ้าคุณมีไฟล์จำนวนมากหรือไฟล์ขนาดใหญ่ที่ต้องการอัปโหลดลงในทีมไซต์ของคุณ โปรดอ่านเคล็ดลับเกี่ยวกับ การอัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่หรือจำนวนมากลงในไลบรารี

    ถ้าคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม โปรดดู เปลี่ยนพื้นที่จัดเก็บสำหรับการสมัครใช้งานของคุณ

หลังจากที่คุณมีไฟล์บนไซต์ทีมของคุณ คุณสามารถตั้งเหล่านั้นจะซิงค์กับพีซีหรือ mac ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำงานกับไฟล์ของคุณจากพีซีหรือ Mac ของคุณแทนที่จะทำงานใน Microsoft ขอบ Chrome หรือเบราว์เซอร์อื่น อาจเป็นประโยชน์ที่จะมีเวอร์ชันของไฟล์ของคุณได้ซิงค์ไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณสำหรับสถานการณ์เมื่อคุณจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ได้ และคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

หลังจากที่คุณตั้งค่าไฟล์เพื่อซิงค์กับคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต พวกเขาจะซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติ

วิธีซิงโครไนซ์ไฟล์บนทีมไซต์ของคุณเข้ากับเดสก์ท็อปของคุณมีดังนี้:

  1. บนโฮมเพจของไซต์ทีมของคุณ เลือกเอกสาร จากเมนูการนำทางซ้าย ซึ่งนำคุณไปที่ไลบรารีเอกสารของคุณ

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการซิงค์ไฟล์บนไซต์ทีมของคุณ คุณกำลังซิงค์ไลบรารีแต่ละไฟล์บนไซต์ ไม่ไซต์ทั้งหมด

    ไลบรารีเอกสารของทีม

  2. เลือกซิงค์ การซิงโครไนซ์ไฟล์ทั้งหมด หรือเรียกดูโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการซิงค์

    ไลบรารีเอกสาร ด้วยเลือกปุ่มซิงค์

  3. ถ้าได้รับพร้อมท์ให้สลับแอปที่ เลือกใช่OneDrive เป็นกระบวนการทำการซิงโครไนซ์

    Office 365 สวิตช์แอพร้อมท์
  4. ถ้าคุณได้รับการติดตั้ง OneDrive พร้อมท์ ลงชื่อเข้าใช้ ด้วยการทำงานของคุณ หรือโรงเรียนบัญชีผู้ใช้

    หน้าจอการตั้งค่า OneDrive

  5. ถ้าคุณยังไม่ได้ทำซิงค์ของคุณOneDrive คุณอาจเห็นหน้าจอนี่คือโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ เลือกเส้นทางภายใต้โฟลเดอร์ OneDrive ของคุณต่อไปนี้ เลือกตำแหน่งที่ตั้งของการเปลี่ยนแปลง ถ้าคุณต้องการใช้เส้นทางอื่น จากนั้น คลิกถัดไป

    เปลี่ยนโฟลเดอร์ภายในเครื่องของคุณที่หน้าจอนี้

  6. ไฟล์ในไซต์ทีมของคุณจะปรากฏในบานหน้าต่างด้านซ้ายของ File Explorer ภายใต้ชื่อขององค์กรของคุณ ไฟล์ในOneDrive จะปรากฏภายใต้ "OneDrive - <ชื่อขององค์กร >"

    ดูสิ่งที่ได้รับการซิงค์ได้ในโฟลเดอร์ภายในเครื่องของคุณ

  7. ทดสอบการซิงโครไนซ์ โดยการเปิดไฟล์ในโฟลเดอร์ของทีมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ทำการเปลี่ยนแปลง นั้นแล้ว เลือกบันทึก

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับการรับประโยชน์สูงสุดจากOneDrive หรือไซต์ทีมของคุณSharePoint

  • Proprietorships เซล: ใช้OneDrive เพื่อจัดเก็บไฟล์ของคุณเอง และแชร์เอกสารกับลูกค้าตามกรณีกรณี

  • Co-ownerships: เจ้าของทั้งสองใช้OneDrive และแชร์ไฟล์และกลับกัน

  • ธุรกิจกับไคลเอ็นต์ภายนอกหรือบุคคลที่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์คู่ค้า: สร้างไซต์ทีมใหม่เพื่อจัดเก็บ และแชร์เอกสารที่ใช้สำหรับลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง ตั้งค่าไซต์เพื่ออนุญาตให้เข้าถึงที่ลูกค้า แล้วไม่จำเป็นต้องกังวลว่าใครลูกค้าโดยไม่ตั้งใจจะได้รับการเข้าถึงข้อมูลสำหรับลูกค้าอื่น

เมื่อคุณจัดเก็บไฟล์ในOneDrive ได้เท่านั้นสามารถเข้าถึงได้ ด้วยตัวคุณ เว้นแต่ว่าคุณแชร์กับผู้อื่น เมื่อคุณแชร์ไฟล์ คุณสามารถเลือก เพื่อสร้างการเชื่อมโยงที่สามารถส่งต่อ หรือแชร์กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากในOneDrive สำหรับวัตถุประสงค์ต่าง ๆ เช่นสาธารณะ personal หรือ สำหรับแต่ละโครงการ แต่ละโฟลเดอร์สามารถถูกแชร์กับบุคคลอื่น หรือกลุ่ม หรือใครก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์ ยังดูแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน OneDrive for Business

เมื่อต้องการดูจำนวนพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณมีเหลืออยู่เลยในOneDrive ดูจัดการ OneDrive for Business เก็บข้อมูลของคุณ

ในขณะที่คุณสามารถอัปโหลดไฟล์เกือบทุกชนิด ชื่อไฟล์และอักขระในชื่อไฟล์บางอย่างจะไม่ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูไฟล์ที่ไม่ถูกต้องอักขระและชนิดของไฟล์ใน OneDrive for Business

ขั้นตอนต่อไป

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×