เมื่อคุณจัดกำหนดการการประชุม Lync ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวเลือกเริ่มต้นซึ่งเหมาะสมกับการประชุมขนาดเล็กกับเพื่อนร่วมงาน
เป็นความคิดที่ดีที่จะปรับเปลี่ยนตัวเลือก ถ้า:
-
คุณกำลังเชิญมากกว่า 10-15 คน คุณสามารถมีผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุด 250 คน
-
คุณต้องการควบคุมสิทธิ์ของผู้เข้าร่วม (IM, เสียง, วิดีโอ)
-
คุณต้องการให้มี ID การประชุมใหม่ ซึ่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้ที่คุณเชิญเข้าร่วมเท่านั้น (ความปลอดภัยที่เพิ่มเข้ามา)
-
คุณได้เชิญผู้เข้าร่วมจากบริษัทอื่นๆ ด้วย
เคล็ดลับ: สำหรับคู่มือในการตั้งค่าการประชุม Lync รวมถึงคำแนะนำในการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ การจัดกำหนดการและเตรียมการประชุม Lync
คลิก การประชุม Lync ใหม่ ในปฏิทิน Outlook ของคุณ จากนั้นคลิก ตัวเลือกการประชุม บน Ribbon แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการประชุมที่คุณจัดกำหนดการ
มาดูตัวเลือกต่างๆ กัน
-
คุณต้องการประชุมแบบออนไลน์ที่ใด (ID การประชุมเริ่มต้นของคุณหรือ ID การประชุมใหม่)
-
บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องรอในล็อบบี้ (ตรวจสอบบุคคลที่เข้าร่วม)
-
คุณต้องการจำกัดการมีส่วนร่วมหรือไม่ (ปิดเสียงผู้ชม, ปิดใช้งาน IM, บล็อกวิดีโอ)
-
แหล่งข้อมูลอื่นๆ (การบันทึก, PIN, เครื่องมือการนำเสนอ, ตัวเลือกในการประชุม และอื่นๆ)
คุณต้องการประชุมแบบออนไลน์ที่ใด
คุณสามารถเลือกได้ว่า คุณต้องการจะใช้พื้นที่การประชุมที่คุณได้รับมอบหมายหรือสร้างพื้นที่ว่างใหม่ (ID การประชุม) แล้วตั้งค่าข้อจำกัดและสิทธิ์
-
พื้นที่การประชุมใหม่ (ฉันเป็นคนควบคุมสิทธิ์)
ตัวเลือกนี้มีความปลอดภัยมากขึ้นซึ่งเหมาะกับการนำเสนอข้อมูลที่เป็นความลับของคุณ คุณจะได้รับการประชุมใหม่พร้อมกับ ID ที่ไม่ซ้ำกัน และสามารถกำหนดสิทธิ์เองได้ เช่น ใครจะเป็นผู้นำเสนอ ปิดเสียงของบุคคลอื่น หรือป้องกันผู้อื่นไม่ให้แชร์วิดีโอ
เมื่อคุณใช้ตัวเลือกนี้และได้รับพื้นที่การประชุมใหม่ ผู้เข้าร่วมจากการประชุมก่อนหน้าของคุณจะไม่เข้าร่วมการประชุมครั้งถัดไปของคุณอีกต่อไปในกรณีที่พวกเขายังคงออนไลน์อยู่ ด้วยพื้นที่การประชุมใหม่ คุณสามารถเพิ่มความปลอดภัยเพิ่มเติมและอนุญาตเฉพาะบุคคลที่คุณต้องการให้เข้าร่วมประชุมเท่านั้นที่จะสามารถเข้าร่วมได้
ถ้าคุณต้องการใช้ตัวเลือกนี้ทุกครั้ง ให้คลิก จำการตั้งค่า ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อให้การประชุมของคุณทุกครั้งในอนาคตมี ID ใหม่และสิทธิ์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
-
พื้นที่การประชุมเฉพาะของฉัน (ปลอดภัยน้อยกว่า)
นี่เป็นห้องประชุมของคุณซึ่งจะมี ID และสิทธิ์เหมือนเดิมเสมอ เนื้อหา เช่น งานนำเสนอ PowerPoint หรือไฟล์อื่นๆ จะยังคงอยู่ในการประชุมจนกว่าคุณจะลบทิ้ง ซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการประชุมกับผู้ร่วมงานอย่างไม่เป็นทางการ โดยผู้ร่วมงานสามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยสิทธิ์ผู้นำเสนอได้ตลอดเวลา
บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องรอในล็อบบี้
คุณเป็นผู้เลือกว่าใครบ้างที่สามารถเข้าสู่การประชุมได้โดยตรง และใครบ้างที่ต้องรอจนกว่าคุณจะอนุญาต เมื่อเริ่มการประชุม คุณจะเห็นชื่อของผู้ที่ต้องการเข้าร่วมการประชุม และสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเข้าร่วมได้
|
ใครบ้างที่สามารถเข้าสู่การประชุมได้โดยตรง |
สิ่งที่เกิดขึ้น |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
|
เฉพาะฉัน ที่เป็นผู้จัดการประชุม |
คุณเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถเข้าสู่การประชุมได้โดยตรง คนอื่นที่เหลือต้องรอจนกว่าจะให้เข้าร่วมได้ |
คุณมีการประชุมที่มีความปลอดภัยสูงและมีข้อมูลที่เป็นความลับ |
|
บุคคลที่ฉันเชิญจากบริษัทของฉัน |
เฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรง คนอื่นที่เหลือต้องรอจนกว่าจะให้เข้าร่วมได้ |
คุณจะพูดคุยกันเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับ และต้องการอนุญาตให้เฉพาะบางบุคคลเข้าร่วมเท่านั้น |
|
ทุกคนจากองค์กรของฉัน |
ทุกคนจากบริษัทของคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรง แม้ว่าจะไม่ได้รับเชิญ |
คุณไม่มีผู้เข้าร่วมภายนอก และคุณไม่ได้พูดคุยกันในเรื่องที่เป็นความลับ |
|
ทุกคน (ไม่มีข้อจำกัด) |
ใครก็ตามที่เข้าถึงการลิงก์ของการประชุมได้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรง |
คุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกและคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ |
หมายเหตุ: อย่าลืมเลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกสำหรับบุคคลที่โทรเข้าดังนี้
-
ผู้โทรเข้าร่วมได้โดยตรง นั่นคือ บุคคลที่โทรเข้าด้วยโทรศัพท์จะเชื่อมต่อได้โดยตรง
-
ประกาศเมื่อมีคนเข้ามาหรือออกไป นั่นคือ ทุกคนจะได้ยินชื่อของคนที่เข้ามาและออกไป ไม่แนะนำสำหรับการประชุมขนาดใหญ่
ใครเป็นผู้นำเสนอ
ที่นี่คุณสามารถเลือกผู้ที่จะเป็นผู้นำเสนอในการประชุมของคุณได้ โปรดจำไว้ว่าผู้นำเสนอทั้งหมดมีการควบคุมการประชุมแบบเต็ม และสามารถแชร์เนื้อหา บันทึกการประชุม (ยกเว้นเมื่อใช้ Lync Basic ซึ่งไม่สนับสนุนการบันทึก) เปลี่ยนตัวเลือกการประชุม ปิดเสียงบุคคล และงานของการประชุมอื่นๆ
ลองมาดูกัน
|
ใครเป็นผู้นำเสนอ |
สิ่งที่เกิดขึ้น |
แนะนำให้ใช้เมื่อ... |
|
เฉพาะฉัน ที่เป็นผู้จัดการประชุม |
มีแค่คุณในฐานะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่มีสิทธิ์ของผู้นำเสนอ |
ใช้เมื่อผู้เข้าร่วมไม่ต้องโต้ตอบกับเนื้อหาการประชุม คุณสามารถกำหนดผู้นำเสนอเพิ่มเติมในระหว่างการประชุมได้ ถ้าคุณเปลี่ยนใจ |
|
ทุกคนจากองค์กรของฉัน |
ทุกคนจากบริษัทของคุณจะเป็นผู้นำเสนอ |
เหมาะสำหรับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมทีมของคุณ ซึ่งผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถแชร์และปรับเปลี่ยนเนื้อหาได้ |
|
ทุกคน (ไม่มีข้อจำกัด) |
ทุกคนที่คุณเชิญจะเป็นผู้นำเสนอ |
ใช้เมื่อคุณมีผู้เข้าร่วมภายนอกและต้องการให้ผู้เข้าร่วมภายนอกนั้นนำเสนอ |
|
บุคคลที่ฉันเลือก |
คุณและบุคคลที่คุณเลือก |
เลือกตัวเลือกนี้เมื่อคุณต้องการบุคคลที่เฉพาะเจาะจงที่จะเป็นผู้นำเสนอ |
หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือก บุคคลที่ฉันเลือก ให้คลิก เลือกผู้นำเสนอ แล้วย้ายผู้เข้าร่วมจากด้าน ผู้เข้าร่วมประชุม ไปยังด้าน ผู้นำเสนอ ผู้ได้รับเชิญจากภายนอกและจากรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่สามารถเพิ่มเป็นผู้นำเสนอด้วยตัวเลือกนี้ได้ แต่คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้นำเสนอกับแต่ละบุคคลเมื่อคุณอยู่ในการประชุมได้
คุณต้องการจำกัดการมีส่วนร่วมหรือไม่
ถ้าคุณกำลังตั้งค่าเหตุการณ์ขนาดใหญ่ หรือต้องการกำจัดการถูกขัดจังหวะ คุณสามารถปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมด, ปิดใช้งาน IM การประชุม หรือป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมใช้เว็บแคมโดยการทำเครื่องหมายในกล่องด้านล่างดังนี้
-
ปิดใช้งาน IM
-
ปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมด
-
บล็อกวิดีโอของผู้เข้าร่วม
การตั้งค่าเหล่านี้นำไปใช้ได้เฉพาะกับผู้เข้าร่วมเท่านั้น ผู้นำเสนอสามารถแชร์เสียงและวิดีโอในการประชุมได้เสมอ
โทรศัพท์
แท็บนี้อาจไม่มีให้คุณใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ
-
คนส่วนใหญ่โทรเข้ามาจากที่ใด
บางครั้งบุคคลโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์แทนที่จะใช้เสียงคอมพิวเตอร์ คุณสามารถช่วยพวกเขาค้นหาหมายเลขในพื้นที่ได้อย่างรวดเร็ว และหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการโทรทางไกลด้วยการเลือกพื้นที่ที่คนส่วนใหญ่อาจโทรเข้ามา
ในตัวเลือกการประชุม ให้คลิกแท็บ โทรศัพท์ และเลือกพื้นที่ที่อยู่ภายใต้ คนส่วนใหญ่โทรเข้ามาจากที่ใด จากนั้น หมายเลขในพื้นที่จะแสดงขึ้นบนการเชิญสำหรับพื้นที่นั้น
-
ลืม PIN การโทรเข้าของคุณใช่หรือไม่ (หมายเลขรหัสประจำตัว)
โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่ต้องใช้ PIN เมื่อคุณโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์ คุณจะได้รับการเชื่อมต่อโดยตรง และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วม แต่ถ้าคุณต้องการโทรเข้าในฐานะผู้นำหรือผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คุณจะได้รับการพร้อมท์ให้ใส่ PIN และ/หรือ หมายเลขที่ทำงาน หรือหมายเลขติดต่อภายในของคุณ
การโทรเข้าในฐานะผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้องหมายถึงการประชุมได้รับการรักษาความปลอดภัย และจำเป็นต้องระบุคุณก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม ชื่อของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วมแทนที่จะเป็นหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ถ้าคุณจำ PIN ของคุณไม่ได้ ในตัวเลือกการประชุม ให้คลิก รับ PIN ของคุณตอนนี้ แล้วทำตามคำแนะนำบนหน้าเพื่อตั้งค่าใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่า PIN ของคุณ
แหล่งข้อมูลอื่นๆ
ตั้งค่า PIN (หมายเลขรหัสประจำตัว) ของคุณ
บทนำสู่ห้องประชุม Lync (เครื่องมือการนำเสนอ จัดการผู้เข้าร่วม ควบคุมเสียง/วิดีโอ และอื่นๆ)
