ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์

ตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์

แม้ว่าคุณสามารถพิมพ์ข้อมูลจากตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือ รายงาน ในฐานข้อมูล Microsoft Access ของคุณ แต่คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์สำหรับรายงาน ซึ่งจะทำให้ได้เอกสารข้อมูลที่สวยงามและอ่านได้ง่ายขึ้น

การพิมพ์ข้อมูลจากตารางหรือคิวรีโดยตรงจะมีข้อดีเมื่อคุณต้องการพิมพ์เพียงรายการตัวอย่าง ฟอร์มจะเหมาะสมกว่าในการแสดงหรือพิมพ์ข้อมูลของระเบียบเดียวหรือชุดระเบียบที่เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่เหมาะสำหรับการพิมพ์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ หรือข้อมูลสรุป เมื่อคุณพิมพ์ข้อมูลจากรายงาน คุณสามารถเปรียบเทียบ สรุป และสรุปผลรวมของชุดข้อมูลขนาดใหญ่ แล้วแสดงข้อมูลนั้นในเค้าโครงที่น่าสนใจ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน โปรดดู บทนำสู่รายงานใน Access

หมายเหตุ: บทความนี้ใช้ไม่ได้กับ Access Web App ซึ่งเป็นชนิดฐานข้อมูลที่คุณออกแบบด้วย Access และประกาศแบบออนไลน์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างแอป Access

ในบทความนี้

การเลือกตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษ

การเลือกการตั้งค่าเครื่องพิมพ์

การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

การเลือกตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษ

หลังจากที่คุณสร้างรายงาน คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกสำหรับเค้าโครงการพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ ได้ ตัวเลือกเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับแต่งรูปแบบด้วยตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าระยะขอบ ใช้เส้นตารางและคอลัมน์ หรือพิมพ์เฉพาะข้อมูลจากรายงานโดยไม่มีการจัดรูปแบบ เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกหน้ากระดาษการพิมพ์ ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์

  2. บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้า คลิก การตั้งค่าหน้ากระดาษ แล้วตั้งค่าระยะขอบ การวางแนว และการตั้งค่าคอลัมน์ที่คุณต้องการ

    กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

    การตั้งค่าแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์

การตั้งค่า

คำอธิบาย

ระยะขอบ (นิ้ว)

เพิ่มหรือลดระยะขอบเริ่มต้นตามที่ต้องการ และดูการเปลี่ยนแปลงที่ปรากฏในหน้า ตัวอย่าง

พิมพ์ข้อมูลเท่านั้น

เลือกตัวเลือกนี้เมื่อคุณไม่ต้องการพิมพ์คุณลักษณะของเค้าโครงในรายงาน เช่น เส้นตาราง

ฟอร์มแยก

ตัวเลือกนี้ไม่สามารถใช้กับรายงานได้

เมื่อต้องการปรับแต่งระยะขอบบนรายงานของคุณ บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ขนาดหน้า ให้คลิก ระยะขอบ และเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมและดูตัวอย่างรายงานที่แสดงการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าระยะขอบแล้ว

การตั้งค่าแท็บหน้า

การตั้งค่า

คำอธิบาย

การวางแนว

การเลือกการวางแนวในแนวตั้งหรือแนวนอน ถ้าคุณต้องการดูว่ารายงานจะปรากฏในลักษณะอย่างไร ให้ตั้งค่าการวางแนวจากแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ แทนการตั้งค่าการวางแนวที่นี่ บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้า ใหัคลิก แนวตั้ง หรือ แนวนอน

กระดาษ

เลือกขนาดกระดาษและแหล่งกระดาษ

เครื่องพิมพ์สำหรับที่อยู่ลูกค้า...

ถ้าคุณเลือก ใช้เครื่องพิมพ์ที่ระบุ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกของเครื่องพิมพ์และรูปแบบเอกสารอื่นๆ ได้อย่างหลากหลาย

การตั้งค่าแท็บ คอลัมน์

หมายเหตุ: ตัวเลือกเหล่านี้ยังสามารถใช้งานได้บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ภายใต้ คอลัมน์

การตั้งค่า

คำอธิบาย

การตั้งค่าเส้นตาราง

เลือกจำนวนคอลัมน์และระยะห่างระหว่างแถว ตัวเลือก ระยะห่างระหว่างคอลัมน์ และ เค้าโครงคอลัมน์ จะไม่สามารถใช้งานได้ ถ้าเป็นการตั้งค่าสำหรับคอลัมน์เดียว

เหมือนกับส่วนรายละเอียด

เลือกเพื่อพิมพ์คอลัมน์ในขนาดเดียวกันกับที่คุณตั้งค่าไว้ในรายงาน เมื่อต้องการปรับความกว้างและความสูงของคอลัมน์ ให้ล้างสิ่งที่เลือกและพิมพ์ค่าต่างๆ ใหม่

ขนาดคอลัมน์

เลือกความกว้างและความสูงของคอลัมน์

เค้าโครงคอลัมน์

เลือกทิศทางที่คุณต้องการให้คอลัมน์พิมพ์ออกมา ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อคุณมีคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์

ด้านบนของหน้า

การเลือกการตั้งค่าเครื่องพิมพ์

หลังจากที่คุณตั้งค่าหน้ากระดาษสำหรับรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกตัวเลือกเครื่องพิมพ์ที่ระบุเพื่อควบคุมเค้าโครงการพิมพ์ หรือหน้าที่คุณต้องการพิมพ์และจำนวนสำเนา

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการพิมพ์ แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์

  2. ในแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม พิมพ์ ให้คลิก พิมพ์

    แป้นพิมพ์ลัด  กด Ctrl+P

  3. เลือกตัวเลือกการพิมพ์ แล้วคลิก ตกลง เพื่อพิมพ์รายงาน

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายผลลัพธ์ที่คุณจะพบจากการตั้งค่าเครื่องพิมพ์บางอย่าง

การตั้งค่า

คำอธิบาย

เครื่องพิมพ์

เลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้พิมพ์รายงาน ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าการวางแนวและขนาดกระดาษ ให้คลิกปุ่ม คุณสมบัติ

ช่วงการพิมพ์

  • เมื่อต้องการพิมพ์รายงานเฉพาะหน้าที่เลือก ให้เลือก หน้า และตั้งค่าช่วงดังกล่าว ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะหน้า 5 ของรายงาน ให้พิมพ์ 5 ทั้งในกล่อง จาก และ ถึง

  • เมื่อต้องการพิมพ์รายงานของคุณเพียงหนึ่งหน้า ให้ตั้งค่าเขตข้อมูล จาก และ ถึง เป็นหมายเลขหน้าเดียวกัน

สำเนา

เลือกจำนวนของสำเนา และเลือก ทีละชุด ถ้าคุณต้องการให้พิมพ์สำเนาเป็นชุดๆ สำหรับรายงานที่มีหลายหน้า

เพื่อประหยัดกระดาษ หรือเพื่อส่งงานพิมพ์ไปยังโรงพิมพ์ หรือส่งรายงานทางอีเมล คุณสามารถสร้างรายงานในรูปแบบ .pdf หรือรูปแบบ xps ดังนี้ บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ข้อมูล ให้คลิก PDF หรือ XPS

ด้านบนของหน้า

การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

ใช้ตัวเลือกแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อตรวจสอบว่างานพิมพ์ของรายงานจะออกมาเป็นแบบใด

คุณสามารถเปิดรายงานใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งต่อไปนี้

  • เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายงานที่ไม่ได้เปิดอยู่ ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์

    หรือ

  • คลิก ไฟล์ > พิมพ์ แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์

    หรือ

  • ถ้ารายงานเปิดอยู่ ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของรายงานนั้น แล้วคลิก ตัวอย่างก่อนพิมพ์

คุณสามารถจัดรูปแบบเพิ่มเติมจาก ตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยใช้ตัวเลือกในแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์

คำสั่งตัวอย่างก่อนพิมพ์

ถ้าคุณต้องการดูหลายหน้าของรายงาน เลื่อนไปยังหน้าอื่นๆ หรือดูหลายๆ หน้าในคราวเดียวกันขณะแสดงตัวอย่างรายงาน ลองใช้ตัวเลือกใดๆ ต่อไปนี้

  • คลิกปุ่ม  เปิด/ปิด แถบปรับขนาด (<<) ที่มุมขวาบนของบานหน้าต่างนำทาง แล้วขยายพื้นที่ของมุมมองรายงาน

  • จัดตำแหน่งรายงานโดยใช้แถบเลื่อนแนวนอนหรือแนวตั้ง

  • เมื่อต้องการขยายพื้นที่ของรายงาน บนแท็บ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ย่อ/ขยาย ให้คลิกลูกศรใต้ ย่อ/ขยาย และเลือกเปอร์เซ็นต์ของการขยาย คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการ ย่อ/ขยาย ที่มุมล่างด้านขวาของหน้าต่างได้

  • เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างของหลายๆ หน้าพร้อมกัน ในกลุ่ม ย่อ/ขยาย ให้คลิก สองหน้า หรือคลิก หน้าเพิ่มเติม แล้วเลือกตัวเลือก

เลือกตัวเลือกการพิมพ์ของคุณ:    ในกลุ่ม พิมพ์ ให้คลิก พิมพ์ แล้วเลือกตัวเลือกการพิมพ์ของคุณ

ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์:    ในกลุ่ม ปิดการแสดงตัวอย่าง ให้คลิก ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×