ตั้งค่ากฎสำหรับจดหมายเวียน

ตั้งค่ากฎสำหรับจดหมายเวียน

เรียนรู้เกี่ยวกับกฎจดหมายเวียน และสำรวจวิธีที่กฎแต่ละข้ออาจถูกใช้โดยองค์กรของคุณ เมื่อคุณสร้างจดหมายหรืออีเมลถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณ และคุณต้องการให้จดหมายกล่าวถึงสิ่งที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับค่าต่างๆ ในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลของคุณ—คุณสามารถตั้งค่ากฎได้

ตัวอย่าง คุณสร้างจดหมายเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังเกิดขึ้นในสามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ต่างๆ ทั่วโลก คุณสร้างจดหมายโดยใช้ตัวเลือก เริ่มจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย ใน Word แต่หลังจากการตรวจทานเอกสาร คุณจะพบว่าไม่เพียงแค่มีเนื้อหาซ้ำกัน แต่ยังตระหนักว่าเนื้อหาบางอย่างต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามสถานที่ตั้งของกิจกรรม ในสถานการณ์ดังกล่าว คุณสามารถใช้ กฎ ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล เพื่อให้ครอบคลุมหลายเงื่อนไขได้

ใช้กฎ

การเพิ่มกฎลงในเอกสารจดหมายเวียนช่วยให้คุณมีโอกาสที่จะทำให้ขั้นตอนลำดับงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพื่อนำเสนอความยืดหยุ่น ด้วยกฎ คุณสามารถข้ามความจำเป็นในการสร้างหลายเอกสาร และตั้งค่าเนื้อหาที่คุณสามารถเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว

คุณสามารถเพิ่มกฎในขณะที่คุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย กลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล

  2. เลือกกฎที่พร้อมใช้งาน

    ใน Word กฎรายการดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลถูกเข้าถึงในกลุ่มเขียนและแทรกบนแท็บการส่งจดหมาย

คุณไม่สามารถเข้าถึงกฎจนกว่าคุณจะเริ่มต้นกระบวนการจดหมายเวียน สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าเขตข้อมูลใดๆ ในกล่องโต้ตอบสำหรับกฎที่เลือก ให้เลือกไอคอน ? คุณยังสามารถค้นหาชื่อเขตข้อมูลในวิธีใช้ Word

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการสลับระหว่างการแสดงและการซ่อนโค้ดเขตข้อมูล ให้กด ALT+F9

เขตข้อมูล

คำอธิบาย

ตัวอย่างและวิธีการ

Ask

ใช้เพื่อทำซ้ำคำขอสำหรับข้อมูลเดียวกันในที่ต่างๆ มากกว่าหนึ่งแห่งในเอกสาร การตอบกลับไปยังพร้อมท์จะปรากฏในเอกสารผนวก

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Ask ที่มีกล่องกาเครื่องหมาย ถามครั้งเดียว เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้พร้อมเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อเริ่มจดหมายเวียนขั้นสุดท้าย หรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย (การตั้งค่าเริ่มต้น) ถ้าคุณต้องการให้พร้อมท์ปรากฏสำหรับแต่ละระเบียน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล Ask

มีงานเกษียณอายุที่วางแผนไว้สำหรับพนักงานที่ใช้เวลาหลายปีในการขายผลิตภัณฑ์ที่ผลิตโดยองค์กรของคุณ การเชิญถูกส่งผ่านข้อความอีเมลถึงบุคคลภายในและภายนอกองค์กร ถามแต่ละบุคคลว่าพวกเขาจะเข้าร่วมหรือไม่

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Ask ในกล่อง บุ๊กมาร์ก ให้พิมพ์ การเชิญ

ในกล่อง พร้อมท์ ให้พิมพ์ คุณวางแผนที่จะเข้าร่วมงานเกษียณอายุใช่ไหม

ในกล่อง ข้อความบุ๊กมาร์กเริ่มต้น ให้พิมพ์ ใช่

เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

Fill-in

ใช้เขตข้อมูล Fill-in เมื่อคุณต้องการตั้งคำถาม เขตข้อมูลป้อนจะคล้ายกับเขตข้อมูล Ask หลายครั้งในเอกสาร

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Fill-in ที่มีกล่องกาเครื่องหมาย ถามครั้งเดียว เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการตอบกลับเพื่อจะนำไปใช้กับทุกระเบียนที่ถูกผสาน หรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย (การตั้งค่าเริ่มต้น) ถ้าคุณต้องการได้รับพร้อมท์สำหรับแต่ละระเบียน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล Fill-in

องค์กรของคุณให้การสนับสนุนกิจกรรมประเมินสุขภาพ มีการส่งแบบฟอร์มการลงชื่อที่เป็นความลับให้กับพนักงานแต่ละคน แบบฟอร์มนั้นขอข้อมูล—อายุ ความสูง น้ำหนัก—ที่จำเป็นต้องมี

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Fill-in ในกลุ่ม พร้อมท์ ให้พิมพ์ คุณอายุเท่าไร

เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

If Then Else

ใช้เพื่อกำหนดเงื่อนไขที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด จะมีข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงให้ แต่ถ้าไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด จะมีข้อมูลอื่นให้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล If

คุณเก็บรักษาฐานข้อมูลสมาชิกขนาดใหญ่สำหรับองค์กรการกุศล สมาชิกจะได้รับการประกาศที่แตกต่างกันเกี่ยวกับกิจกรรมระดมทุนที่กำลังจะเกิดขึ้นโดยยึดตามตำแหน่งที่ตั้งตามภูมิศาสตร์

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ IF ในรายการดรอปดาวน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อคอลัมน์ ตำแหน่งที่ตั้ง ในแหล่งข้อมูลของคุณ (โดยทั่วไปคือ สเปรดชีต Excel)

ในรายการดรอปดาวน์ การเปรียบเทียบ ให้เลือก เท่ากับ

ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้พิมพ์ อเมริกาใต้ จากนั้น ในกล่อง แทรกข้อความนี้ ให้พิมพ์เนื้อหาที่จะถูกแทรกถ้าเป็นไปตามการเปรียบเทียบ และถ้าไม่ตรงตามการเปรียบเทียบ เนื้อหาที่มีอยู่ในกล่อง มิฉะนั้น แทรกข้อความนี้ จะถูกเพิ่ม

เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

Merge Record #

ใช้เพื่อจับภาพหมายเลขระเบียนจริงในแหล่งข้อมูลที่จะรวมในเอกสารผนวก หมายเลขแสดงการเรียงลำดับหรือการกรองที่คุณนำไปใช้กับแหล่งข้อมูลก่อนการผสาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล MergeRec

ใช้เขตข้อมูล MergeRec ถัดจากเขตข้อมูลวันที่ที่พิมพ์เพื่อสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ แล้วเลือก Merge Record #

Merge Sequence #

ใช้เมื่อคุณต้องการนับจำนวนระเบียนในเอกสารผนวก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล MergeSeq

คุณผสานชุดของจดหมาย และระเบียนสุดท้ายในชุดของฟอร์มจดหมายแสดงถึงจำนวนจดหมายทั้งหมด คุณสามารถใช้ผลรวมนี้มาคำนวณค่าไปรษณีย์ได้

บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ แล้วเลือก Merge Sequence #

Next Record

ใช้เพื่อแทรกระเบียนข้อมูลถัดไปลงในเอกสารปัจจุบันโดยไม่ต้องเริ่มเอกสารใหม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล Next

บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ แล้วเลือก Next Record

Next Record If

ใช้เพื่อเปรียบเทียบค่าสองค่า ค่าตรงกันระหว่างเนื้อหาของเขตข้อมูลและค่าจะกำหนดว่า ควรผสานระเบียนถัดไปลงในเอกสารปัจจุบัน หรือลงในเอกสารใหม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล NextIf

บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้เลือก กฎ แล้วเลือก ระเบียน NextIf

ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน เช่น เมือง

ในรายการ การเปรียบเทียบ ให้เลือกตัวดำเนินการที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการแยกผู้รับจากเมืองใดเมืองหนึ่งออกมาต่างหาก ให้เลือก เท่ากับ

ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้พิมพ์ ค่า ที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการแยกผู้รับจากโตเกียวออกมาต่างหาก ให้พิมพ์ โตเกียว

Set Bookmark

ใช้เพื่อเชื่อมโยงชื่อบุ๊กมาร์กกับค่าเฉพาะ บุ๊กมาร์กสามารถวางในหลายตำแหน่งที่ตั้งในเอกสาร ทุกที่ที่คุณแทรกบุ๊กมาร์กในเอกสาร ค่าที่ลิงก์ไปยังบุ๊กมาร์กนั้นจะปรากฏขึ้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล Set

องค์กรของคุณกำลังเตรียมการการวางจำหน่ายสาธารณะของสรุปเกี่ยวกับงานด้านสิ่งแวดล้อมที่จะดำเนินการในพื้นที่เฉพาะ ผู้จัดการโครงการมีชื่อโครงการเบื้องต้น แต่เตือนว่าอาจมีการเปลี่ยนแปลง ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเพิ่มบุ๊กมาร์ก เนื่องจากถ้าเปลี่ยนชื่อเรื่อง คุณจะเปลี่ยนบุ๊กมาร์ก ไม่ใช่ทุกการอ้างอิงถึงชื่อเท่านั้น

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Set ในกล่อง บุ๊กมาร์ก ให้พิมพ์ ชื่อโครงการ

ในบล็อก ค่า ให้พิมพ์ Big Frog Hollow Remediation

เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

Skip Record If

ใช้เพื่อเปรียบเทียบเนื้อหาของเขตข้อมูลกับค่า และเมื่อต้องการข้ามการรวมระเบียนข้อมูลปัจจุบันถ้าการเปรียบเทียบเป็นจริง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เขตข้อมูล SkipIf

คุณเป็นเจ้าของร้านเสื้อ และพบว่าคุณมีเสื้อยืดพิเศษเก็บไว้มากเกินไป แต่ไม่ได้อยู่ในขนาดที่นิยมมากที่สุด ดังนั้น เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งใบปลิวการขาย คุณจะแยกลูกค้าที่ใส่ขนาดที่แน่นอน

ใน แทรกเขตข้อมูล Word: กล่องโต้ตอบ Skip Record If ในรายการดรอปดาวน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกชื่อคอลัมน์ขนาดในแหล่งข้อมูลของคุณ (โดยทั่วไปคือ สเปรดชีต Excel)

ในรายการดรอปดาวน์ การเปรียบเทียบ ให้เลือก เท่ากับ

ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้พิมพ์ XL เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น ลูกค้าคนใดที่ใส่เสื้อยืดขนาด XL จะไม่ได้รับใบปลิวการขาย

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×