ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ใช้กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล เพื่อแสดงและเปลี่ยนแปลงตัวเลือกที่ควบคุมวิธีที่ Microsoft Office Access 2007 ประมวลผลข้อความตอบกลับไปยังข้อความอีเมลของการเก็บรวบรวมข้อมูล การตั้งค่านี้จะนำไปใช้กับข้อความตอบกลับไปยังข้อความอีเมลในอนาคตทั้งหมดที่ถูกเลือกหรือกำลังถูกสร้างอยู่

โปรดสังเกตว่าการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในการตั้งค่าเหล่านี้ไม่ส่งผลกระทบกับข้อความตอบกลับที่อยู่ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณอยู่แล้ว

กล่องโต้ตอบ 'ตัวเลือกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้อีเมล'

เมื่อต้องการแสดงกล่องโต้ตอบ

  1. เปิดฐานข้อมูลที่มีข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงตัวเลือก

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการรวบรวมข้อมูลคลิกจัดการการตอบกลับ รูปปุ่ม

  3. ในกล่องโต้ตอบ จัดการข้อความการเก็บรวบรวมข้อมูล ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า แล้วคลิก ตัวเลือกข้อความ

การตั้งค่าการนำเข้า

ประมวลผลข้อความตอบกลับและเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ Microsoft Office Access 2007 ประมวลผลข้อความตอบกลับทันทีที่ข้อความตอบกลับมาถึงกล่องจดหมายเข้า Microsoft Office Outlook 2007 ของคุณ Office Outlook 2007 และ Office Access 2007 จะทำงานด้วยกันเพื่อส่งออกเนื้อหาฟอร์มของข้อความตอบกลับแต่ละข้อความไปยังตารางปลายทางใน Access ถ้ากล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่ถูกเลือก คุณจะต้องประมวลผลข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประมวลผลอัตโนมัติด้วยตนเอง และการตอบกลับ

ข้อความตอบกลับจะถูกส่งออกจาก Outlook ไปยัง Access โดยอัตโนมัติ ถ้าเงื่อนไขต่อไปนี้ถูกต้องเมื่อข้อความตอบกลับมาถึงกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 ต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าโปรแกรมไม่ได้ใช้งานเมื่อได้รับการตอบกลับ การประมวลผลจะเริ่มต้นในครั้งถัดไปที่คุณเริ่ม Outlook 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 ต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ 

  • ฐานข้อมูล     ฐานข้อมูลจะต้องไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และไม่ควรถูกเปิดไว้ในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลต้องไม่ถูกเปลี่ยนตั้งแต่คุณส่งข้อความอีเมล

  • ตารางและแบบสอบถาม     ชื่อของตารางและแบบสอบถามที่คุณระบุและคุณสมบัติของเขตข้อมูลต้นแบบต้องไม่ถูกเปลี่ยนแปลงตั้งแต่คุณส่งข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจาก Number เป็น AutoNumber หลังจากที่คุณส่งข้อความ การส่งออกจะล้มเหลว

  • สิทธิ์    คุณต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

ถ้าเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไขไม่ถูกต้อง การประมวลผลอัตโนมัติจะล้มเหลว ให้แก้ไขปัญหา แล้วส่งออกข้อความตอบกลับที่ล้มเหลวด้วยตนเอง ข้อความตอบกลับใดๆ ที่มาถึงกล่องจดหมายของคุณหลังจากคุณแก้ไขปัญหาแล้ว จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติต่อไป

การประมวลผลด้วยตนเอง     ถ้าคุณต้องการควบคุมว่าจะให้ข้อความตอบกลับใดถูกประมวลผลบ้างและจะให้มีการประมวลผลเมื่อใด ให้เลือกการประมวลผลด้วยตนเอง ในกรณีนี้ ข้อความตอบกลับจะมาถึงกล่องจดหมายเข้า Outlook ของคุณ แต่จะไม่ถูกส่งออกไปที่ฐานข้อมูลจนกว่าคุณจะเลือกและคลิกขวาแต่ละข้อความตอบกลับใน Outlook แล้วคลิก ส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Office Access ด้วยตนเองสำหรับแต่ละข้อความ

นอกจากนี้ คุณอาจต้องประมวลผลข้อความตอบกลับใดๆ ที่ล้มเหลวจากการประมวลผลโดยอัตโนมัติด้วยตนเอง หลังจากที่คุณแก้ไขปัญหาที่เป็นสาเหตุให้เกิดความล้มเหลวแล้ว คุณต้องส่งออกแต่ละข้อความตอบกลับด้วยตนเอง

ก่อนคุณจะเริ่มการดำเนินการส่งออก ให้จำข้อจำกัดต่อไปนี้

  • Office Access 2007   Office Access 2007 ต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ 

  • ฐานข้อมูล     ถ้าฐานข้อมูลถูกป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะถูกพร้อมท์ให้ป้อนรหัสผ่านเมื่อคุณเริ่มการดำเนินการส่งออก อีกทั้งฐานข้อมูลไม่ควรเปิดในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และชื่อหรือตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลไม่สามารถถูกเปลี่ยนได้ตั้งแต่คุณส่งข้อความอีเมล

  • ตารางและแบบสอบถาม    ชื่อของตารางและแบบสอบถามที่คุณได้ระบุหรือคุณสมบัติของเขตข้อมูลต้นแบบไม่สามารถเปลี่ยนได้ตั้งแต่คุณส่งข้อความอีเมล

  • สิทธิ์    คุณต้องมีสิทธิ์ที่ต้องการในการเพิ่มหรือปรับปรุงเนื้อหาของตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

ละทิ้งข้อความตอบกลับจากผู้ที่คุณไม่ได้ส่งข้อความให้

ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้มีเพียงข้อความตอบกลับที่ส่งโดยผู้รับข้อความของคุณเท่านั้นที่จะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับจากผู้รับคนอื่นๆ จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถประมวลผลข้อความตอบกลับเหล่านี้ด้วยตนเองได้

ยอมรับข้อความตอบกลับหลายข้อความจากผู้รับแต่ละคน

ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ผู้รับส่งข้อความตอบกลับหลายข้อความไปยังข้อความอีเมลเดียวกันได้ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้รับแต่ละคนจะสามารถตอบกลับไปยังข้อความได้หลายครั้ง และข้อความตอบกลับแต่ละข้อความจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ผู้รับแต่ละคนจะยังสามารถส่งข้อความตอบกลับได้หลายข้อความ แต่เฉพาะข้อความตอบกลับข้อความแรกจากผู้รับแต่ละคนเท่านั้นที่จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ข้อความตอบกลับหลังจากนั้นจากผู้รับนั้นจะถูกเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook จากนั้นคุณสามารถประมวลผลข้อความตอบกลับได้ด้วยตนเองหรือจะลบข้อความตอบกลับเหล่านั้นก็ได้

หมายเหตุ: การตั้งค่านี้จะควบคุมเฉพาะจำนวนของข้อความตอบกลับที่ถูกประมวลผล ไม่ใช่จำนวนของระเบียนภายในข้อความตอบกลับข้อความเดียว หรือพูดอีกอย่างก็คือ ถ้าคุณส่งฟอร์ม Microsoft Office InfoPath 2007 ผู้รับจะสามารถส่งระเบียนให้คุณได้หลายระเบียนในการตอบกลับครั้งเดียว Access จะประมวลผลระเบียนทั้งหมดในการตอบกลับโดยอัตโนมัติ เนื่องจากระเบียนทั้งหมดอยู่ในฟอร์มในข้อความเดียว

อนุญาตให้มีหลายแถวต่อหนึ่งข้อความตอบกลับ

เมื่อคุณกำลังใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อส่งข้อมูล ผู้รับสามารถเพิ่มระเบียนได้มากขึ้นด้วยการคลิก แทรกแถว ที่ด้านล่างของข้อความอีเมล ถ้าคุณต้องการประมวลผลเฉพาะหนึ่งระเบียนต่อข้อความตอบกลับหนึ่งข้อความ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้

อนุญาตให้ปรับปรุงเฉพาะข้อมูลที่มีอยู่เท่านั้น

เมื่อคุณกำลังใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อปรับปรุงข้อมูล ผู้รับสามารถส่งระเบียนใหม่ให้กับคุณ นอกเหนือจากการปรับปรุงระเบียนที่มีอยู่ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้รับเพิ่มระเบียนใหม่โดยใช้ฟอร์ม InfoPath ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

การตั้งค่าสำหรับการประมวลผลอัตโนมัติ

จำนวนของข้อความตอบกลับที่จะถูกประมวลผล

พิมพ์จำนวนของข้อความตอบกลับทั้งหมด (จากผู้รับทุกคน) ที่คุณต้องการให้ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการให้ข้อความตอบกลับทั้งหมดถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ให้ป้อนค่ามากๆ ในกล่องข้อความ ถ้าข้อความตอบกลับที่ได้รับเกินจำนวนค่าที่ระบุไว้ ข้อความเหล่านั้นจะถูกเก็บในโฟลเดอร์ปลายทาง แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

วันที่และเวลาที่จะหยุด

ให้ระบุวันที่และเวลาที่การประมวลผลข้อมูลตอบกลับอัตโนมัติควรหยุดสำหรับข้อความอีเมลนี้ ข้อความตอบกลับที่ได้รับหลังจากวันที่และเวลานี้จะถูกเก็บในโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook แต่จะไม่ถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×