ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: การเวียนส่งรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อตรวจทาน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ทีมของคุณกรอกรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือน ซึ่งเป็นฟอร์มที่ออกแบบโดยใช้ Microsoft Office InfoPath 2007ทีมของคุณกรอกข้อมูลและจัดเก็บฟอร์มเหล่านี้ไว้ในไลบรารีฟอร์มบนไซต์ SharePoint ของคุณ เมื่อรายงานค่าใช้จ่ายเกินจำนวนที่ระบุ คุณต้องการแจ้งเตือนบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจทานรายงาน คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้เวิร์กโฟลว์ขั้นตอนเดียว

คุณสมบัติหนึ่งที่ยอดเยี่ยมของ Office InfoPath 2007 คือคุณสามารถระบุเขตข้อมูลในฟอร์มจริงเพื่อแสดงเป็นคอลัมน์ในไลบรารีฟอร์มได้ เมื่อคุณเลือกที่จะแสดงเขตข้อมูลฟอร์มเป็นคอลัมน์ในไลบรารีฟอร์ม คุณกำลังเลื่อนระดับเขตข้อมูลดังกล่าว การเลื่อนระดับเขตข้อมูลมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการดูข้อมูลสำคัญในฟอร์มโดยไม่ต้องเปิดฟอร์มแต่ละฟอร์มต่างหาก ที่สำคัญกว่าคือการเลื่อนระดับข้อมูลในฟอร์มให้เป็นข้อมูลในคอลัมน์ในไลบรารีฟอร์มนั้น คุณสามารถสร้างกฎโดยยึดตามข้อมูลในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ได้ ด้วยการเลื่อนระดับค่าใช้จ่ายทั้งหมดจากฟอร์มให้เป็นคอลัมน์ ตอนนี้คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เวียนส่งรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับตรวจทานเมื่อค่าใช้จ่ายทั้งหมดเกินจำนวนที่ระบุ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ดูบทนำสู่เวิร์กโฟลว์ SharePoint

สิ่งสำคัญ: เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ ไซต์ของคุณต้องอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้ Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Microsoft Office SharePoint Server 2007.

ในบทความนี้

ก่อนที่คุณเริ่มต้น

ออกแบบเวิร์กโฟลว์

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะออกแบบเวิร์กโฟลว์ จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือทำการกำหนดเองใดๆ ที่จำเป็นกับไซต์ รายการ หรือไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น

  • เวิร์กโฟลว์จะแนบกับรายการหรือไลบรารีของ SharePoint เพียงรายการเดียวเท่านั้น ไซต์ของคุณต้องมีอย่างน้อยหนึ่งรายการหรือหนึ่งไลบรารีก่อนที่คุณจะสร้างเวิร์กโฟลว์ ถ้าไม่มีรายการในไซต์ของคุณ คุณจะถูกพร้อมท์ให้สร้างเมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์

  • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้คอลัมน์หรือการตั้งค่าแบบกำหนดเองใดๆ คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงก่อนสร้างเวิร์กโฟลว์ เพื่อที่คอลัมน์และการตั้งค่าเหล่านั้นจะพร้อมให้คุณใช้งานได้ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้คุณลักษณะของรายการหรือไลบรารีใดที่ไม่ได้เปิดตามค่าเริ่มต้น เช่น การอนุมัติเนื้อหา คุณต้องเปิดคุณลักษณะเหล่านี้ก่อนออกแบบเวิร์กโฟลว์

หมายเหตุ: คุณลักษณะของเวิร์กโฟลว์จะสร้างมาจาก Microsoft Windows Workflow Foundation ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์หนึ่งของ Microsoft Windows Workflow Foundation รุ่นเดียวกันนี้ต้องติดตั้งทั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณและบนเซิร์ฟเวอร์ ครั้งแรกที่คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ คุณอาจถูกพร้อมท์ให้ติดตั้ง Workflow Foundation

การประกาศฟอร์มและสร้างไลบรารีฟอร์ม

ในตัวอย่างนี้ คุณจำเป็นต้องมีไลบรารีฟอร์มเพื่อจัดเก็บฟอร์มของคุณ และต้องเลื่อนระดับบางเขตข้อมูลเป็นคอลัมน์ในไลบรารีฟอร์ม Office InfoPath 2007 ช่วยให้สามารถประกาศฟอร์ม เลื่อนระดับเขตข้อมูล และสร้างไลบรารีฟอร์มได้อย่างง่ายดาย โดยใช้ตัวช่วยสร้างการประกาศ (คลิก ประกาศ บนเมนู แฟ้ม)

ในกระบวนงานต่อไปนี้ คุณใช้แม่แบบรายงานค่าใช้จ่ายที่พร้อมใช้งานใน Office InfoPath 2007แล้วใช้ตัวช่วยสร้างการประกาศเพื่อเลื่อนระดับเขตข้อมูล และสร้างไลบรารีฟอร์มบนไซต์ SharePoint ของคุณ

  1. เริ่มต้น Office InfoPath 2007.

  2. ในกล่องโต้ตอบ กรอกฟอร์ม คลิกสองครั้งที่รายงานค่าใช้จ่ายตัวอย่าง

    รายงานค่าใช้จ่ายจะเปิดในโหมดออกแบบ ฟอร์มจะมีเขตข้อมูลที่คุณต้องการเลื่อนระดับเป็นคอลัมน์ในไลบรารีฟอร์มอยู่แล้ว ได้แก่ ชื่อ หมายเลขประจำตัว และค่าใช้จ่ายทั้งหมด คุณจะใช้แม่แบบตามเช่นนั้น

  3. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น

  4. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก บันทึก

  5. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ประกาศ

    ตัวช่วยสร้างการประกาศ จะเปิด

  6. ภายใต้ คุณต้องการประกาศแม่แบบฟอร์มไปที่ไหน ให้คลิก ไปที่เซิร์ฟเวอร์ SharePoint ซึ่งมีหรือไม่มี InfoPath Forms Services แล้วคลิก ถัดไป

  7. พิมพ์ที่อยู่ของไซต์ SharePoint ของคุณ แล้วคลิก ถัดไป

  8. ภายใต้ คุณต้องการประกาศอะไร ให้คลิก ไลบรารีเอกสาร แล้วคลิก ถัดไป

    โปรดสังเกตว่าคุณยังสามารถทำให้ฟอร์มพร้อมใช้งานเป็นชนิดของเนื้อหา คุณอาจต้องการเลือกตัวเลือกนี้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้แม่แบบฟอร์มพร้อมใช้งานกับไซต์ย่อยทั้งหมดในพอร์ทัลไซต์

  9. ภายใต้ คุณต้องการทำสิ่งใด ให้คลิก สร้างไลบรารีเอกสารใหม่ แล้วคลิก ถัดไป

  10. พิมพ์รายงานค่าใช้จ่ายเป็นชื่อ พิมพ์คำอธิบายสำหรับไลบรารีเอกสาร แล้ว คลิ กถัดไป

  11. บนเพจถัดไป ให้คลิก เพิ่ม

  12. ในกล่องโต้ตอบ เลือกเขตข้อมูลหรือกลุ่ม ในโฟลเดอร์ พนักงาน ให้คลิก ชื่อ แล้วคลิก ตกลง

  13. ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าสองครั้งเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล หมายเลขประจำตัว (ในโฟลเดอร์ พนักงาน) และเขตข้อมูล ผลรวม (ในโฟลเดอร์ รายการ)

    หมายเหตุ: ในกล่องโต้ตอบ เลือกเขตข้อมูลหรือกลุ่ม ให้ใช้การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับ กลุ่มไซต์คอลัมน์ และ ชื่อคอลัมน์ อีกทางเลือกหนึ่งคือคุณสามารถแมปเขตข้อมูลฟอร์มไปยังไซต์คอลัมน์ที่มีอยู่ หรือตั้งชื่อคอลัมน์ที่แตกต่างไปจากชื่อของเขตข้อมูลฟอร์มเอง

  14. คลิก ถัดไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง แล้วคลิก ประกาศ

    ขณะนี้คุณมีไลบรารีฟอร์มที่ชื่อ 'รายงานค่าใช้จ่าย' พร้อมด้วยคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ ในเบราว์เซอร์ คอลัมน์ในไลบรารีฟอร์มควรจะดูเหมือนคอลัมน์ในภาพประกอบต่อไปนี้

    ไลบรารีฟอร์มที่แสดงเขตข้อมูลฟอร์มที่เลื่อนระดับเป็นคอลัมน์ในไลบรารี

ด้านบนของหน้า

การออกแบบเวิร์กโฟลว์

หลังจากที่คุณตั้งค่าไลบรารีฟอร์มด้วยคอลัมน์ที่ถูกต้อง คุณพร้อมที่จะใช้ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  1. เริ่มต้น Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิดไซต์

  3. ในกล่องโต้ตอบ เปิดไซต์ ให้เรียกดูและเลือกไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ แล้วคลิก เปิด

  4. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์

    ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

  5. ในกล่องตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์นี้ พิมพ์รีวิวรายงานค่าใช้จ่าย

    ผู้เยี่ยมชมไซต์จะเห็นชื่อนี้เมื่อดูเพจ 'สถานะเวิร์กโฟลว์' และ 'เวิร์กโฟลว์' ในเบราว์เซอร์

  6. ในรายการ เวิร์กโฟลว์นี้ควรแนบกับรายการ SharePoint ใด ให้คลิก รายงานค่าใช้จ่าย

  7. ภายใต้ เลือกตัวเลือกการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการในรายงานค่าใช้จ่าย ให้ทำดังต่อไปนี้

    • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้จากรายการได้ด้วยตนเอง

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างรายการ

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการ

      ด้วยการเลือกตัวเลือกเหล่านี้ คุณมั่นใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์จะทำงานเมื่อสมาชิกของทีมกรอกรายงานค่าใช้จ่ายใหม่ หรือปรับเปลี่ยนรายงานที่มีอยู่

      เพจแรกของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  8. คลิก ถัดไป

    คุณต้องการสร้างกฎว่าถ้าค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่รายงานในฟอร์มมากกว่า 500 ดอลลาร์ บุคคลที่เหมาะสมจะถูกแจ้งให้ตรวจทานรายงานค่าใช้จ่าย

  9. ใน ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เงื่อนไข แล้วคลิก เงื่อนไขขั้นสูง ในรายการ

    เงื่อนไข ถ้าค่าเท่ากับค่า ปรากฏในเวิร์กโฟลว์

    รายการนี้มีเงื่อนไขสำเร็จรูปมากมาย แต่คุณต้องการสร้างเงื่อนไขให้เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความเฉพาะเมื่อค่าที่ระบุ ซึ่งในที่นี้คือค่าใช้จ่ายทั้งหมด มีค่ามากกว่าค่าที่ระบุ ซึ่งในที่นี้คือ 500 เมื่อต้องการทำให้การกระทำนี้เสร็จสมบูรณ์ ให้คุณสร้างเงื่อนไขขั้นสูง

  10. ในเงื่อนไขถ้าค่าเท่ากับค่า คลิกไฮเปอร์ลิงก์ค่า แรก แล้ว คลิ กแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม

  11. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ในรายการ แหล่งที่มา ให้คลิก รายการปัจจุบัน ในรายการ เขตข้อมูล ให้คลิก ผลรวม แล้วคลิก ตกลง

    การใช้กล่องโต้ตอบนี้ คุณสามารถค้นหาค่าในเขตข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารีใดๆ ในไซต์ เพื่อที่คุณจะสามารถใช้ค่านั้นในกฎเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้ คุณต้องการตัวเลขจากเขตข้อมูล 'ผลรวม' ของรายการปัจจุบัน

  12. ในกฎเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เท่ากับ แล้วคลิก มากกว่า ในรายการ

  13. คลิกไฮเปอร์ลิงก์ที่สองของค่า จากนั้น พิมพ์500

  14. คลิก การกระทำ แล้วคลิก ส่งอีเมล ในรายการ

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ ให้คลิก การกระทำเพิ่มเติม แล้วคลิกการกระทำที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก เพิ่ม

  15. ในการกระทำ ส่งข้อความนี้ทางอีเมล ให้คลิก ข้อความนี้ แล้วกรอกฟอร์มให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยการใส่ผู้รับ เรื่อง และเนื้อความของข้อความนั้น

    สำหรับผู้รับ ให้เลือกบุคคลที่ต้องตรวจทานรายงานค่าใช้จ่าย

  16. คลิก ตกลง

    เพจที่สองของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่แสดงเงื่อนไขและการกระทำ

    ขณะนี้คุณมีกฎที่ว่าถ้ารายงานค่าใช้จ่ายถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลงในไลบรารี 'รายงานค่าใช้จ่าย' และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของรายงานนั้นมากกว่า 500 ดอลลาร์ บุคคลที่เหมาะสมจะได้รับการแจ้งให้ทราบเพื่อตรวจทานรายงานนั้น

  17. เมื่อต้องการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ว่ามีข้อผิดพลาดหรือไม่ ก่อนที่คุณจะออกจาก ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์

    ถ้ามีข้อผิดพลาดเวิร์กโฟลว์ การเชื่อมโยงหลายมิติจะเปลี่ยนสี และเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏขึ้นก่อนและหลังพารามิเตอร์ที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ ภายใต้ ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ สัญลักษณ์ข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นติดกับแต่ละขั้นตอนที่มีข้อผิดพลาด

  18. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกเวิร์กโฟลว์นั้น

    เมื่อต้องการทดสอบเวิร์กโฟลว์ ให้เรียกดูไลบรารี 'รายงานค่าใช้จ่าย' แล้วคลิก กรอกฟอร์มนี้ เพื่อสร้างรายการใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ค่าใช้จ่ายมากกว่า 500 ดอลลาร์ บันทึกฟอร์มลงในไลบรารีฟอร์ม จากนั้นตรวจดูว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายได้รับข้อความที่คุณสร้างหรือไม่

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×