ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: การส่งข้อความแจ้งเตือน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

สำหรับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการสร้างการแจ้งเตือนสำหรับแจ้งให้ทราบดูที่สร้างการแจ้งเตือน หรือสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล rss ถ้าคุณกำลังใช้รายการSharePoint Online คุณสามารถใช้ขั้นตอนในการสร้างการแจ้งให้ทราบทางอีเมล และอื่น ๆ ช่องทางการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเพิ่มขั้นตอนการลงในรายการใน SharePoint Online

หมายเหตุ: ข้อมูลหัวข้อนี้ที่เกี่ยวข้องกับ SharePoint 2007 เท่านั้น

อัปเดตแล้ว 12 ธันวาคม 2016

เมื่อต้องการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ดูบทนำสู่เวิร์กโฟลว์ SharePoint

สิ่งสำคัญ: เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ ไซต์ของคุณต้องอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้Windows SharePoint Services 3.0หรือMicrosoft Office SharePoint Server 2007

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

กลุ่มของคุณใช้ไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' เพื่อทำงานร่วมกันกับเอกสาร และกลุ่มของคุณใช้คอลัมน์ 'มอบหมายให้' เพื่อติดตามว่าเอกสารถูกมอบหมายให้ใคร แทนที่จะให้สมาชิกทุกคนในทีมตรวจสอบไซต์ทีมอยู่เรื่อยๆ เพื่อดูว่ามีเอกสารมอบหมายให้ตนหรือไม่ คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ส่งข้อความอีเมลให้สมาชิกของทีมโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับมอบหมาย คุณสามารถทำเช่นนี้ได้อย่างรวดเร็วด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์แบบขั้นตอนเดียว

คุณอาจจะคิดว่าทำไมไม่ใช้การแจ้งเตือน การแจ้งเตือนให้ตัวเลือกหลายตัวเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อรายการถูกเพิ่มหรือปรับเปลี่ยน แต่คุณไม่สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อคอลัมน์ที่ระบุถูกเปลี่ยนเป็นการตั้งค่าที่ระบุ และในการแจ้งเตือนคุณไม่สามารถสร้างข้อความอีเมลที่บอกผู้รับได้อย่างแน่ชัดว่าต้องการการกระทำใด

ก่อนที่คุณจะออกแบบเวิร์กโฟลว์ จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือทำการกำหนดเองใดๆ ที่จำเป็นกับไซต์ รายการ หรือไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น

  • เวิร์กโฟลว์เสมอแนบSharePoint รายการหรือไลบรารีเพียงหนึ่งอยู่ ไซต์ของคุณต้องมีอย่างน้อยหนึ่งรายการหรือไลบรารีก่อนที่คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ ถ้าไม่มีรายการในไซต์ของคุณ คุณถูกพร้อมท์ให้สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์

  • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้คอลัมน์หรือการตั้งค่าแบบกำหนดเองใดๆ คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงก่อนสร้างเวิร์กโฟลว์ เพื่อที่คอลัมน์และการตั้งค่าเหล่านั้นจะพร้อมให้คุณใช้งานได้ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้คุณลักษณะของรายการหรือไลบรารีใดที่ไม่ได้เปิดตามค่าเริ่มต้น เช่น การอนุมัติเนื้อหา คุณต้องเปิดคุณลักษณะเหล่านี้ก่อนออกแบบเวิร์กโฟลว์

หมายเหตุ: คุณลักษณะของเวิร์กโฟลว์จะสร้างมาจาก Microsoft Windows Workflow Foundation ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์หนึ่งของ Microsoft Windows Workflow Foundation รุ่นเดียวกันนี้ต้องติดตั้งทั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณและบนเซิร์ฟเวอร์ ครั้งแรกที่คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ คุณอาจถูกพร้อมท์ให้ติดตั้ง Workflow Foundation

การเพิ่มคอลัมน์ลงในไลบรารีเอกสาร

ตัวอย่างนี้ใช้ไลบรารีเอกสารที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งปรากฏในไซต์ทีมตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณต้องเพิ่มคอลัมน์ 'มอบหมายให้' ในไลบรารีเอกสารที่ใช้ร่วมกัน เนื่องจากตามค่าเริ่มต้น คอลัมน์นี้จะไม่ปรากฏในไลบรารี

  1. ในเบราว์เซอร์ ให้ไปที่ไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน'

    เคล็ดลับ: คลิก เอกสารที่ใช้ร่วมกัน ใน รายการโฟลเดอร์ จากนั้นกด F12

  2. บนแถบเครื่องมือไลบรารี ให้คลิก การตั้งค่า จากนั้นคลิก เพิ่มคอลัมน์จากคอลัมน์ของไซต์

  3. ภายใต้ คอลัมน์ของไซต์ที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก มอบหมายให้ จากนั้นคลิก เพิ่ม

  4. คลิก ตกลง

    เมื่อคุณดูเอกสารที่ใช้ร่วมกันในเบราว์เซอร์ คอลัมน์ 'มอบหมายให้' จะปรากฏในไลบรารีตอนนี้

  5. ปิดเบราว์เซอร์

ด้านบนของหน้า

การออกแบบเวิร์กโฟลว์

หลังจากตั้งค่าไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' ด้วยคอลัมน์ที่ถูกต้องแล้ว คุณก็พร้อมที่จะใช้ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  1. เริ่มOffice SharePoint Designer 2007

  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิดไซต์

  3. ในกล่องโต้ตอบ เปิดไซต์ ให้เรียกดูและเลือกไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ แล้วคลิก เปิด

  4. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์

    ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

  5. ในกล่องตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์นี้ พิมพ์การมอบหมายงานการแจ้งเตือน

    ผู้เยี่ยมชมไซต์จะเห็นชื่อนี้เมื่อดูเพจ 'สถานะเวิร์กโฟลว์' และ 'เวิร์กโฟลว์' ในเบราว์เซอร์

  6. ในรายการ เวิร์กโฟลว์นี้ควรแนบกับรายการ SharePoint ใด ให้คลิก เอกสารที่ใช้ร่วมกัน

    เมื่อสมาชิกของทีมดูไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' จะเห็นคอลัมน์ใหม่ของเวิร์กโฟลว์นี้ที่เรียกว่า 'การแจ้งการมอบหมายให้ทราบ' คอลัมน์นี้ระบุสถานะของเวิร์กโฟลว์สำหรับแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือไม่

  7. ภายใต้ เลือกตัวเลือกการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการในเอกสารที่ใช้ร่วมกัน ให้ทำดังต่อไปนี้

    • ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้จากรายการได้ด้วยตนเอง

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างรายการ

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการ

      ด้วยการเลือกตัวเลือกเหล่านี้ คุณมั่นใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์ทำงานทุกครั้งที่รายการถูกสร้างหรือเปลี่ยนแปลง เพจแรกของ ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ควรดูเหมือนสิ่งต่อไปนี้

      เพจแรกของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  8. คลิก ถัดไป

  9. คลิก เงื่อนไข จากนั้นคลิก เงื่อนไขแบบกำหนดเอง (เอกสารที่ใช้ร่วมกัน) ในรายการ

    เงื่อนไข ถ้าเขตข้อมูลเท่ากับค่า จะปรากฏในเวิร์กโฟลว์

    รายการนี้มีเงื่อนไขสำเร็จรูปให้มากมาย แต่คุณต้องการสร้างเงื่อนไขที่เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความเฉพาะเมื่อเขตข้อมูลที่ระบุ ซึ่งในกรณีนี้คือคอลัมน์ 'มอบหมายให้' มีค่าเท่ากับค่าบางค่า ซึ่งในกรณีนี้คือชื่อบุคคลในทีมของคุณ เมื่อต้องการให้การกระทำนี้เสร็จสมูบรณ์ ให้คุณสร้างเงื่อนไขแบบกำหนดเอง

  10. ในเงื่อนไข ถ้าเขตข้อมูลเท่ากับค่า ให้คลิก เขตข้อมูล จากนั้นคลิก มอบหมายให้ ในรายการ

  11. ในเงื่อนไข ให้คลิก ค่า

    กล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ จะเปิดขึ้น คุณต้องการเลือกสมาชิกคนหนึ่งในทีมของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยการพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล จากนั้นคลิก เพิ่ม หรือคุณสามารถเลือกจากรายการผู้ใช้ที่มีอยู่ คุณยังสามารถเลือกผู้ใช้จากสมุดรายชื่อหรือค้นหาชื่อจากรายการหรือข้อมูลในรายการ

  12. พิมพ์หรือเลือกชื่อผู้ใช้หรือที่อยู่ ให้คลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ตกลง

  13. คลิก การกระทำ แล้วคลิก ส่งอีเมล ในรายการ

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ ให้คลิก การกระทำเพิ่มเติม แล้วคลิกการกระทำที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก เพิ่ม

  14. ในการกระทำ ส่งข้อความนี้ทางอีเมล ให้คลิก ข้อความนี้ แล้วกรอกฟอร์มให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยการใส่ผู้รับ เรื่อง และเนื้อความของข้อความนั้น

    บนบรรทัด ถึง คุณต้องการใส่ชื่อหรือที่อยู่เดิมที่คุณเลือกให้เป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไข

  15. คลิก ตกลง

    เพจที่สองของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่แสดงเงื่อนไขและการกระทำ

    ขณะนี้คุณมีกฎว่าถ้ารายการในไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' ถูกมอบหมายให้สมาชิกที่ระบุของทีม สมาชิกคนนั้นจะได้รับการแจ้งให้ทราบทางอีเมล แต่อะไรจะเกิดขึ้นถ้าเอกสารถูกมอบหมายให้สมาชิกอื่นของทีม ดังนั้นสิ่งต่อไปที่คุณต้องทำคือสร้างเงื่อนไข "Else If" สำหรับแต่ละบุคคลที่เพิ่มเติมในทีม

  16. คลิก เพิ่มสาขาเงื่อนไข 'Else If'

    สาขาเงื่อนไขจะถูกเพิ่มในเวิร์กโฟลว์ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 8–14 ของกระบวนงานนี้เพื่อสร้างกฎเดียวกันให้กับสมาชิกอื่นของทีม

  17. หากจำเป็น ให้คลิก เพิ่มสาขาเงื่อนไข 'Else If' เพื่อเพิ่มกฎสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณที่คุณต้องการให้มีการแจ้งให้ทราบเมื่อเอกสารถูกมอบหมายให้

    ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์แสดงกฎที่มีสาขาเงื่อนไข

  18. เมื่อต้องการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ว่ามีข้อผิดพลาดหรือไม่ ก่อนที่คุณจะออกจาก ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์

    ถ้ามีข้อผิดพลาดเวิร์กโฟลว์ การเชื่อมโยงหลายมิติจะเปลี่ยนสี และเครื่องหมายดอกจันจะปรากฏขึ้นก่อนและหลังพารามิเตอร์ที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ ภายใต้ ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ สัญลักษณ์ข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นติดกับแต่ละขั้นตอนที่มีข้อผิดพลาด

  19. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกเวิร์กโฟลว์นั้น

    เมื่อต้องการทดสอบเวิร์กโฟลว์ ให้เรียกดูไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' สร้างรายการใหม่ และตั้งค่าคอลัมน์ 'มอบหมายให้' กับบุคคลที่ใส่เป็นเงื่อนไขในเวิร์กโฟลว์ ตรวจสอบดูว่าคนๆ นั้นได้รับข้อความการแจ้งให้ทราบที่คุณสร้างหรือไม่

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×