จัดระเบียบเอกสารและไซต์ใน Office 365

จัดระเบียบเอกสารและไซต์ใน Office 365

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ความท้าทายอย่างหนึ่งที่พบบ่อยที่สุดในวันทำงานคือ การจัดระเบียบเอกสารและไซต์ OneDrive for Business และ SharePoint Online ต่อไปนี้เป็นวิธีบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบเอกสารและไซต์ใน OneDrive for Business

เก็บเอกสารใน OneDrive for Business หรือในไลบรารีของไซต์ทีมของคุณ

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ OneDrive for Business และทีมไซต์ร่วมกัน ซึ่งเป็นวิธีที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โปรดดูการเก็บและการแชร์ไฟล์ Office 365

OneDrive for Business เป็นไลบรารีเอกสารส่วนบุคคลของคุณใน Office 365 ไฟล์ที่คุณเก็บไว้ใน OneDrive for Business จะเป็นแบบส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้ตามต้องการ ทีมไซต์ของคุณคือไซต์ที่แชร์โดยบุคคลที่ระบุในองค์กรของคุณ

หมายเหตุ: OneDrive for Business แตกต่างจาก OneDrive ซึ่งมีไว้สำหรับเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้แยกข้อมูลที่ทำงานของคุณ

คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้ถึง 1 TB ในOneDrive for Business สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บ ดูขีดจำกัดแบบออนไลน์ SharePoint

เมื่อต้องการไปที่ OneDrive for Business หรือไลบรารีของทีมไซต์ของคุณ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 แล้วทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • เลือก OneDrive ในส่วนหัว แล้วคลิก ไฟล์ ใน แถบเปิดใช้งานด่วน ที่ด้านข้างของหน้าจอ

  • เลือก ไซต์ ในส่วนหัว เลือกไทล์ ทีมไซต์ จากนั้นเลือกไลบรารี เอกสาร ในแถบ เปิดใช้งานด่วน ที่ด้านข้างของหน้าจอ

หมายเหตุ: ถ้าไซต์ SharePoint ของคุณมีการปรับแต่ง คุณอาจไม่มีแถบเปิดใช้งานด่วนที่ด้านข้าง

เมื่อต้องการเริ่มกิจกรรมใน OneDrive for Business หรือไลบรารีเอกสารของทีมไซต์ ให้ใช้ตัวเลือกในแถบ คำสั่งแบบเร็ว เหนือไลบรารี หรือจุดไข่ปลา (...) บนแต่ละไฟล์:

ใช้ แถบคำสั่งด่วน ใน Office 365 เพื่อเริ่มกิจกรรมใน OneDrive for Business หรือไลบรารีเอกสารของไซต์ทีม SharePoint Online

คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

ถ้าคุณคลิกขวาบนเอกสาร คุณจะได้รับรายการเมนูลอยของตัวเลือกอื่นๆ เช่น แชร์ ดาวน์โหลด ลบ ย้ายหรือคัดลอก และรับลิงก์ไปยังไฟล์ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมให้ดูจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี

ค้นหาเอกสาร

บริษัทส่วนใหญ่สร้างเอกสารจำนวนมาก และอาจเป็นเรื่องยากในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ แม้ว่าจะเป็นเอกสารที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเอง Office 365 มอบวิธีที่หลากหลายในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

โดยทั่วไปแล้ว วิธีที่คุณค้นหาเอกสารจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทราบเกี่ยวกับเอกสารนั้น ตัวอย่างเช่น มีสถานที่ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับค้นหา ถ้าคุณกำลังติดตามเอกสาร ถ้ามีบางคนแชร์เอกสารกับคุณ หรือถ้าคุณทราบว่าเอกสารเก็บไว้ใน OneDrive for Business หรือในไลบรารีของไซต์ทีม

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการค้นหาเอกสารตามชื่อหรือคำที่คุณคิดว่าจะปรากฏอยู่ในเอกสาร ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ กล่องคิวรี ใน OneDrive for Business เพื่อค้นหาสิ่งต่อไปนี้:

  • เอกสารใน OneDrive for Business ของคุณ

  • เอกสารที่บางคนได้แชร์กับคุณ

  • เอกสารที่ถูกเก็บไว้บนไซต์ที่คุณติดตาม

กล่อง ค้นหา อยู่ที่มุมบนซ้ายหรือขวาของ OneDrive for Business หรือไซต์ SharePoint ของคุณ

สกรีนช็อตของกล่อง คิวรี OneDrive ใน Office 365

ใน SharePoint คุณยังสามารถใช้ ค้นหาไฟล์ เหนือเอกสาร หรือกล่อง ค้นหาไซต์นี้

เมื่อต้องการดูข้อมูลสรุปของวิธีการค้นหาเอกสารใน Office 365 ให้ดูค้นหาไฟล์ใน Office 365

ติดตามเอกสารเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

เมื่อคุณติดตามเอกสาร เอกสารดังกล่าวจะปรากฏขึ้นในรายการ เอกสารที่ติดตาม ใน OneDrive for Business

สกรีนช็อตของเอกสาร OneDrive for Business ที่คุณกำลังติดตามใน Office 365

นอกจากนี้ ถ้าคุณได้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์ของคุณ เช่น คำสำคัญ ในเขตข้อมูล ความสนใจ และ ถามฉันเกี่ยวกับ การแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่คุณอาจสนใจจะปรากฏในรายการ เอกสารที่ติดตาม ของคุณ เลือก ติดตาม ภายใต้เอกสารที่แนะนำเพื่อเพิ่มเอกสารลงในรายการ เอกสารที่ติดตาม ของคุณ

เลือก ติดตาม ภายใต้เอกสารที่แนะนำเพื่อเพิ่มลงในรายการ เอกสารที่ติดตาม ของคุณใน Office 365

เมื่อต้องการติดตามเอกสารใน OneDrive for Business หรือไลบรารีไซต์:

  1. คลิกขวาที่เอกสารซึ่งคุณต้องการเริ่มติดตาม

    เลือกไอคอนจุดไข่ปลาเพิ่มเติม ถัดจากชื่อเอกสารใน OneDrive for Business เพื่อเปิดการ์ดโฮเวอร์ของเอกสาร
  2. ในคำบรรยายเอกสาร เลือก ติดตาม ถ้าคุณไม่เห็น ติดตาม ให้คลิกขวาที่ไฟล์ คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ติดตาม

    เลือกคำสั่งทำตาม ในเมนูบัตรโฮเวอร์ใน OneDrive for Business

ดูเอกสารที่บุคคลอื่นแชร์กับคุณ

แชร์บุคคลเอกสารกับคุณ มอบ จะแสดงในการแชร์กับฉัน มุมมองในOneDrive for Business นั้น อย่างไรก็ตาม เอกสารที่บุคคล "แชร์กับทุกคน" หรือที่ใช้ร่วมกัน โดยใช้กลุ่มความปลอดภัยจะไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองนี้

เอกสารที่บุคคลอื่นแชร์กับคุณแสดงอยู่ในมุมมองแชร์กับฉันใน OneDrive for Business
  1. ใน Office 365 ให้เลือก OneDrive for Business ในส่วนหัว

  2. คลิก แชร์กับฉัน ในแถบ เปิดใช้งานด่วน ทางด้านซ้าย

ดูรายการของเอกสารที่คุณเปิดล่าสุด

OneDrive for Business แสดงรายการเอกสารที่คุณเปิดล่าสุดใน Office 365 ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เก็บไว้ในไลบรารี OneDrive for Business ของคุณหรือในไลบรารีของทีมไซต์ คลิก ล่าสุด ในแถบ เรียกใช้งานด่วน ทางด้านซ้ายเพื่อดูไฟล์ของคุณ

หมายเหตุ: คุณจะต้องใช้ Office 2013 เป็นอย่างน้อยเพื่อดูเอกสารล่าสุด

ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเอกสารต่างๆ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถตั้งการแจ้งเตือนบนเอกสารเพื่อรับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นในเอกสาร รวมถึงแจ้งเตือนในกรณีที่เอกสารถูกลบด้วย คุณสามารถระบุได้ว่า คุณต้องการรับข้อความแจ้งเตือนผ่านทางอีเมลหรือข้อความตัวอักษร และระบุความถี่ในการแจ้งเตือนได้

เมื่อต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนใน SharePoint:

  1. เลือกเอกสารในไลบรารี

  2. เลือก ไฟล์>แจ้งเตือนฉัน>ตั้งการแจ้งเตือน หรือ หน้า > >แจ้งเตือนฉัน>ตั้งการแจ้งเตือน บนเอกสารนี้

  3. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ การแจ้งเตือนใหม่ จากนั้นเลือก ตกลง

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการแจ้งเตือน ดูที่การสร้างการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน SharePoint

ติดตามไซต์เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

ถ้าคุณเป็นสมาชิกของไซต์ทีมหลายไซต์ในองค์กรของคุณ คุณอาจต้องการเริ่มการติดตามไซต์เหล่านั้นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณติดตามไซต์ทีม ไซต์นั้นจะแสดงรายการบนหน้า ไซต์ ของคุณ เมื่อคุณติดตามไซต์ คุณสามารถนำทางไปยังไลบรารีบนไซต์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วจาก OneDrive for Business ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป

เมื่อต้องการเริ่มติดตามไซต์:

  1. ไปยังไซต์ที่คุณต้องการติดตาม

  2. เลือก ติดตาม จากด้านขวาของส่วนหัว

    ติดตามไซต์ SharePoint Online แล้วเพิ่มลิงก์ไปยังหน้า ไซต์ ของคุณใน Office 365

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ วิดีโอ: ติดตามไซต์ SharePoint

ไปที่ไลบรารีเอกสารในไซต์ทีมที่คุณกำลังติดตาม

ใน OneDrive for Business คุณสามารถแสดงรายการของทีมไซต์ที่คุณกำลังติดตามใน Office 365 และนำทางไปยังไลบรารีเอกสารบนไซต์เหล่านั้นได้

  1. ในแถบ การกระทำด่วน ให้เลือก โฟลเดอร์ของไซต์ คุณจะเห็นรายการของไซต์ทั้งหมดที่คุณกำลังติดตาม:

    เลือก โฟลเดอร์ไซต์ ในแถบ การกระทำด่วน ใน Office 365 เพื่อดูรายการของไซต์ SharePoint Online ที่คุณกำลังติดตาม
  2. เลือกไซต์ในรายการเพื่อดูไลบรารีเอกสารบนไซต์นั้น

    เลือกไซต์ในรายการ โฟลเดอร์ของไซต์ ใน Office 365 เพื่อดูไลบรารีเอกสารบนไซต์นั้น

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ดูเพิ่มเติม

ดูและแก้ไขโปรไฟล์ของคุณใน Office Delve

วิดีโอ: คัดลอกหรือย้ายไฟล์ไลบรารีโดยใช้ เปิดด้วย Explorer

สร้างโฟลเดอร์ ไลบรารี และไซต์ย่อย

ค้นหาไฟล์ที่สูญหายหรือขาดหายไปใน OneDrive

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×