จัดการลำดับความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เมื่อคุณสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งกฎสำหรับช่วงของเซลล์ เป็นสิ่งดีถ้าคุณเข้าใจว่า กฎเหล่านี้ถูกประเมินตามลำดับอะไร อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อกฎตั้งแต่สองกฎขึ้นไปขัดแย้งกัน การคัดลอกและวางสามารถส่งผลกระทบต่อการประเมินกฎได้อย่างไร การเปลี่ยนลำดับกฎที่ถูกประเมินต้องทำอย่างไร และเมื่อใดที่ควรหยุดการประเมินกฎ

คุณสามารถสร้าง แก้ไข ลบ และดูกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ)

เมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มี จัดการกฎ ถูกเน้น

เมื่อนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างน้อยสองกฎไปใช้กับช่วงของเซลล์ กฎเหล่านี้จะถูกประเมินตามลำดับความสำคัญ (จากบนลงล่าง) ดังที่แสดงรายการในกล่องโต้ตอบนี้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่มีวันหมดอายุของป้าย ID เราต้องการทำเครื่องหมายป้ายที่หมดอายุภายใน 60 วัน แต่ยังไม่หมดอายุด้วยสีพื้นหลังเป็นสีเหลือง และป้ายที่หมดอายุแล้วด้วยสีพื้นหลังเป็นสีแดง

ข้อมูลการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ในตัวอย่างนี้ เซลล์ที่มีหมายเลข ID ของพนักงานซึ่งมีวันที่รับรองที่จะครบกำหนดหมดอายุภายใน 60 วันจะถูกจัดรูปแบบด้วยสีเหลือง และหมายเลข ID ของพนักงานซึ่งใบรับรองหมดอายุแล้วจะถูกจัดรูปแบบด้วยสีแดง กฎแสดงในรูปต่อไปนี้

กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

กฎแรก (ซึ่งถ้าเป็นจริง จะตั้งค่าสีพื้นหลังของเซลล์เป็นสีแดง) จะทดสอบค่าวันที่ในคอลัมน์ B เทียบกับวันที่ปัจจุบัน (ได้รับมาโดยการใช้ ฟังก์ชัน TODAY ในสูตร) กำหนดสูตรให้กับค่าข้อมูลแรกในคอลัมน์ B ซึ่งคือ B2 สูตรสำหรับกฎนี้คือ =B2<TODAY() สูตรนี้จะทดสอบเซลล์ในคอลัมน์ B (เซลล์ B2:B15) ถ้าสูตรสำหรับเซลล์ใดในคอลัมน์ B ประเมินได้ว่าเป็นจริง เซลล์ที่สอดคล้องกันในคอลัมน์ A (ตัวอย่างเช่น A5 สอดคล้องกับ B5, A11 สอดคล้องกับ B11) จะถูกจัดรูปแบบสีพื้นหลังเป็นสีแดง หลังจากเซลล์ทั้งหมดที่ระบุภายใต้ ใช้กับ ได้รับการประเมินด้วยกฎแรกแล้ว จากนั้นกฎที่สองจะถูกทดสอบ สูตรนี้จะตรวจสอบว่าค่าในคอลัมน์ B น้อยกว่า 60 วันนับจากวันที่ปัจจุบันหรือไม่ (ตัวอย่างเช่น สมมติว่าวันที่ของวันนี้เป็น 11/8/2010) เซลล์ B4 มีวันที่เป็น 4/10/2010 ซึ่งน้อยกว่า 60 วันนับจากวันนี้ ดังนั้นจึงประเมินว่าเป็นจริง และถูกจัดรูปแบบให้มีสีพื้นหลังเป็นสีเหลือง สูตรสำหรับกฎนี้คือ =B2<TODAY()+60 เซลล์ใดที่ถูกจัดรูปแบบในครั้งแรกเป็นสีแดงด้วยกฎสูงสุดในรายการจะถูกปล่อยไว้ต่างหาก

กฎที่อยู่ในลำดับที่สูงกว่าในรายการจะมีความสำคัญสูงกว่ากฎที่อยู่ในลำดับต่ำกว่าในรายการ ตามค่าเริ่มต้น กฎใหม่จะถูกเพิ่มไว้ด้านบนของรายการเสมอ จึงมีความสำคัญสูงกว่า ดังนั้นคุณจึงต้องหมั่นดูเรื่องลำดับของกฎให้ดี คุณสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญนี้ได้โดยใช้ลูกศร ย้ายขึ้น และ ย้ายลง ในกล่องโต้ตอบ

ลูกศรย้ายขึ้นและย้ายลง

สำหรับช่วงของเซลล์ คุณอาจมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งกฎที่ประเมินผลเป็นจริง ต่อไปคือวิธีการนำกฎไปใช้ อันดับแรกคือเมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน และต่อไปคือเมื่อกฎขัดแย้งกัน

เมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น ถ้ากฎข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เป็นฟอนต์ตัวหนา และกฎอีกข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เดียวกันนั้นเป็นสีแดง เซลล์จะได้รับการจัดรูปแบบให้เป็นฟอนต์ตัวหนาและเป็นสีแดง เนื่องจากไม่มีการขัดแย้งระหว่างสองรูปแบบนี้ กฎทั้งสองข้อจึงได้รับการนำไปใช้

เมื่อกฎขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น กฎข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีแดง และกฎอีกข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีเขียว เนื่องจากกฎสองข้อนี้ขัดแย้งกัน จึงสามารถนำกฎไปใช้ได้เพียงข้อเดียวเท่านั้น กฎที่นำไปใช้คือกฎที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า (สูงกว่าในรายการกล่องโต้ตอบ)

ในระหว่างที่คุณกำลังแก้ไขเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจคัดลอกแล้ววางค่าของเซลล์ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไข เติมช่วงของเซลล์ด้วยรูปแบบตามเงื่อนไข หรือใช้ตัวคัดวางรูปแบบ การดำเนินการเหล่านี้อาจส่งผลต่อความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข กล่าวคือกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ซึ่งยึดตามเซลล์ต้นทางจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเซลล์ปลายทาง

ถ้าคุณคัดลอกและวางค่าเซลล์ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไขลงในเวิร์กชีตที่เปิดในอินสแตนซ์อื่นของ Excel (กระบวนการ Excel.exe อื่นที่ทำงานอยู่ในคอมพิวเตอร์ในเวลาเดียวกัน) กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกสร้างในอินสแตนซ์อื่นและรูปแบบจะไม่ถูกคัดลอกไปยังอินสแตนซ์นั้น

สำหรับช่วงของเซลล์ ถ้ากฎการจัดรูปแบบถูกประเมินว่าเป็นจริง กฎการจัดรูปแบบนั้นก็จะมีความสำคัญสูงกว่ารูปแบบที่กำหนดด้วยตนเอง คุณสามารถนำรูปแบบที่กำหนดด้วยตนเองไปใช้ได้ โดยใช้ปุ่มในกลุ่ม ฟอนต์ บนแท็บ หน้าแรก (Excel 2016/2013) หรือกลุ่ม เซลล์ บนแท็บ หน้าแรก (Excel 2010/2007) ถ้าคุณลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การจัดรูปแบบด้วยตนเองสำหรับช่วงของเซลล์นั้นจะยังคงอยู่เช่นเดิม

การจัดรูปแบบด้วยตนเองไม่ได้แสดงรายการในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือถูกใช้เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญ

สำหรับความเข้ากันได้กับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า Excel 2007 คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ในกล่องโต้ตอบ จัดการกฎ เพื่อจำลองว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอาจปรากฏขึ้นอย่างไรใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้าเหล่านั้นซึ่งไม่สนับสนุนกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าสามกฎขึ้นไป หรือกฎหลายกฎที่นำไปใช้กับช่วงเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าสามกฎสำหรับช่วงของเซลล์ และกำลังทำงานด้วย Excel เวอร์ชันก่อนหน้า Excel 2007 แล้ว Excel เวอร์ชันดังกล่าวจะทำดังนี้

  • ประเมินเฉพาะสามกฎแรก

  • นำกฎแรกที่เป็นจริงในลำดับความสำคัญไปใช้

  • ละเว้นกฎที่อยู่ต่ำกว่าในลำดับความสำคัญถ้ากฎเหล่านั้นเป็นจริง

ตารางต่อไปนี้สรุปแต่ละเงื่อนไขที่เป็นไปได้สำหรับสามกฎแรกดังนี้

ถ้ากฎ

เป็น

และถ้ากฎ

เป็น

และถ้ากฎ

เป็น

แล้ว

หนึ่ง

จริง

สอง

จริง หรือเท็จ

สาม

จริง หรือเท็จ

กฎข้อหนึ่งจะถูกนำไปใช้ และกฎข้อสองและสามจะถูกละเว้น

หนึ่ง

เท็จ

สอง

จริง

สาม

จริง หรือเท็จ

กฎข้อสองจะถูกนำไปใช้ และกฎข้อสามจะถูกละเว้น

หนึ่ง

เท็จ

สอง

เท็จ

สาม

จริง

กฎข้อสามจะถูกนำไปใช้

หนึ่ง

เท็จ

สอง

เท็จ

สาม

เท็จ

จะไม่มีการนำกฎใดไปใช้

คุณสามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง เพื่อเปลี่ยนลักษณะการทำงานเริ่มต้นได้ดังนี้

  • เมื่อต้องการประเมินเฉพาะกฎแรก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง สำหรับกฎแรก

  • เมื่อต้องการประเมินเฉพาะกฎแรกและกฎที่สอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง สำหรับกฎที่สอง

คุณจะไม่สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ได้ ถ้ากฎจัดรูปแบบโดยใช้แถบข้อมูล ระดับสี หรือชุดไอคอน

แก้ไขลำดับความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ

    เมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มี จัดการกฎ ถูกเน้น

    มีการแสดงกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับส่วนที่เลือกปัจจุบัน รวมถึงชนิดกฎ รูปแบบ ช่วงของเซลล์ที่นำกฎไปใช้ และการตั้งค่า หยุดถ้าเป็นจริง

    ถ้าคุณไม่เห็นกฎที่คุณต้องการ ในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่วงของเซลล์ เวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่เหมาะสม

  2. เลือกกฎข้อใดข้อหนึ่ง คุณสามารถเลือกกฎได้ครั้งละหนึ่งข้อเท่านั้น

  3. เมื่อต้องการย้ายกฎที่เลือกให้ขึ้นไปอยู่ในลำดับความสำคัญที่สูงกว่า ให้คลิก ย้ายขึ้น เมื่อต้องการย้ายกฎที่เลือกให้ลงไปอยู่ในลำดับความสำคัญที่ต่ำกว่า ให้คลิก ย้ายลง

    ลูกศรย้ายขึ้นและย้ายลง

  4. ถ้าเลือกที่จะหยุดการประเมินกฎใดกฎหนึ่งโดยเฉพาะ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง

ต้องการความช่วยเหลือหรือไม่

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community, ขอความช่วยเหลือใน Answers community, หรือแนะนำฟีเจอร์ใหม่หรือการปรับปรุงบน Excel User Voice ได้เสมอ

ดูเพิ่มเติม

เพิ่ม เปลี่ยน หรือล้างรูปแบบตามเงื่อนไข

คัดลอกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เอาการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออก

ใช้สูตรเพื่อนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×