จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

กฎคือ การกระทำที่ Outlook สำหรับ Windows ทำงานโดยอัตโนมัติกับข้อความขาเข้า หรือขาออก คุณเลือกอะไรทริกเกอร์กฎได้เช่นเดียวกับการกระทำที่นำกฎ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎ เพื่อย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้จัดการของคุณไปยังโฟลเดอร์ หรือลบข้อความทั้งหมดด้วย"Buy now!"ในชื่อเรื่อง

กฎช่วยคุณจัดการข้อความอีเมลได้อย่างไร

โดยใช้กฎ คุณสามารถลดด้วยตนเอง และซ้ำการกระทำที่จำเป็นในการจัดการข้อความอีเมลของคุณ เมื่อคุณเปิดใช้งานกฎ เรียกใช้โดยอัตโนมัติ และต่อเนื่องกัน

กฎแบ่งออกเป็นหนึ่งในสองประเภททั่วทั้งองค์กรหรือการแจ้งให้ทราบ คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างกฎเพื่อช่วยคุณในการออกแบบกฎเพื่อจัดการข้อความของคุณได้

ตัวช่วยสร้างกฎมีเทมเพลตสำหรับกฎที่ใช้บ่อยที่สุด

ตัวช่วยสร้างกฎของ Outlook

  • อยู่เสมอ Organized   
    กฎเหล่านี้ช่วยให้คุณไม่เพียงเท่า กับไฟล์ข้อความ แต่ การติดตามกับข้อความ คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นคุณสามารถตั้งค่ากฎ ตัวอย่างเช่น ที่ข้อความที่ได้รับจาก Keri Mills ด้วยคำว่า "ยอดขาย" ในกล่องเรื่อง จะถูกตั้งค่าสถานะเพื่อตามงาน จัดประเภทเป็นขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่มีชื่อว่ายอดขายของ Keri

  • ข้อมูลล่าสุดเสมอวันที่สิ้นสุด   
    กฎเหล่านี้แจ้งให้คุณทราบนั่นคือโดยยึดตามตัวเลือกที่คุณทำนั่นคือเมื่อคุณได้รับข้อความนั้น ๆ คุณสามารถสร้างกฎ เช่น ที่ส่งข้อความไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกในครอบครัว

  • เริ่มจากกฎว่างเปล่า   
    ได้แก่กฎที่คุณสามารถสร้าง และกำหนดเอง โดยไม่มีเทมเพลตกฎ


ขั้นตอนที่ 1: เลือกเทมเพลตกฎOutlook

  1. เลือกกฎ >จัดการกฎและการแจ้งเตือน จาก ribbon หรือเลือกแท็บไฟล์ จากนั้น เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ บนแท็บกฎสำหรับอีเมล เลือกกฎใหม่

  3. ในตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ขั้นตอนที่ 1: เลือกเทมเพลต เลือกหนึ่งในเทมเพลเริ่มต้นภายใต้จัดระเบียบอยู่เสมอล่าสุดเสมอวันที่ หรือเริ่มจากกฎว่างเปล่า


ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ

แต่ละรายการของเทมเพลตกฎที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 มีตัวเลือกที่แตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับขั้นตอนที่ 2 เมื่อต้องการตัวเลือกที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการระบุผู้ส่ง หรือเลือกโฟลเดอร์ ตัวเลือกจะถูกขีดเส้นใต้ออก ตัวอย่างนี้ เราได้รับหนึ่งกฎโดยทั่วไป เพื่อย้ายข้อความจากใครบางคนลงในโฟลเดอร์

  1. เลือกบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ ในกล่องแก้ไขคำอธิบายเพื่อแสดงสมุดรายชื่อของคุณ ได้เลือกชื่อจากสมุดรายชื่อของคุณ หรือพิมพ์ที่อยู่ของบุคคลในกล่องจาก จาก นั้นเลือกตกลง ทาง

  2. เลือกระบุ จะแสดงในรายการโฟลเดอร์ของคุณ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หรือเลือกใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ เมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสม เลือกตกลง

ถ้าคุณต้องการสำรวจตัวเลือกขั้นสูงสำหรับกฎ เลือกถัดไป แล้ว ให้ข้ามไปยังตัวเลือกกฎขั้นสูง ด้านล่าง มิฉะนั้น เลือกเสร็จสิ้น ซึ่งคุณกลับไปหน้าต่างกฎและการแจ้งเตือน จากที่นี่ คุณสามารถสร้างกฎอื่น หรือเลือกตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

•ย้ายข้อความจากใครบางคนโฟลเดอร์

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องจาก เลือกตกลง

  4. เลือกลิงก์โฟลเดอร์ระบุ และในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน เลือกโฟลเดอร์ จากนั้น เลือกตกลง

  5. เลือกถัดไป และไปยังขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•ย้ายข้อความที่ มีคำที่เฉพาะเจาะจงในหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์

  1. เลือกการเชื่อมโยงชื่อเรื่องคำที่เฉพาะเจาะจง

  2. ในกล่องโต้ตอบการค้นหาข้อความ ในกล่องระบุคำหรือวลีเพื่อค้นหาในชื่อเรื่อง พิมพ์คำหรือวลีที่จะค้นหา

  3. เลือกเพิ่ม เมื่อต้องการเพิ่มรายการของคุณไปยังบานหน้าต่างการค้นหารายการ นั้นแล้ว เลือกตกลง

  4. เลือกลิงก์โฟลเดอร์ระบุ และในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน เลือกโฟลเดอร์ จากนั้น เลือกตกลง

  5. เลือกถัดไป และไปยังขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•ย้ายข้อความที่ส่งถึงกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องถึง เลือกตกลง

  4. เลือกลิงก์โฟลเดอร์ระบุ และในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน เลือกโฟลเดอร์ จากนั้น เลือกตกลง

  5. เลือกถัดไป และไปยังขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•ค่าสถานะข้อความสำหรับการติดตามบุคคล

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องจาก เลือกตกลง

  4. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าสถานะข้อความ ในกล่องการตั้งค่าสถานะ ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของตามงาน หรือเลือกรายการอื่นในรายการ

  5. ในกล่องสำหรับ ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของวันนี้ หรือเลือกรายการอื่นในรายการ

  6. เลือกตกลง >ถัดไป จากนั้นไปขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•ย้ายรายการ RSS จากตัวดึงข้อมูล RSS เฉพาะเจาะจงไปยังโฟลเดอร์

หมายเหตุ: เมื่อต้องการใช้ตัวเลือกนี้ คุณต้องสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล rss เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณถูกพร้อมท์ให้ดำเนินต่อ ถ้าคุณเลือกที่ไม่ใช่ คุณไม่สามารถดำเนินการ แต่ถ้าคุณเลือกใช่ คุณสามารถทำ

ข้อมูลล่าสุดเสมอเทมเพลตเป็นวัน

•แสดงจดหมายจากผู้อื่นในหน้าต่างการแจ้งเตือนรายการใหม่

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องจาก เลือกตกลง

  4. เลือกข้อความที่เฉพาะเจาะจง ในหน้าต่างลิงก์แจ้งเตือนรายการใหม่

  5. ในกล่องโต้ตอบข้อความแจ้งเตือน ในกล่องระบุข้อความแจ้งเตือน พิมพ์ข้อความนั้นแล้ว เลือกตกลง

  6. เลือกถัดไป แล้ว ไปที่ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•เล่นเสียงเมื่อฉันได้รับข้อความจากใครบางคน

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องจาก เลือกตกลง

  4. เลือกลิงก์เล่นเสียง และในหน้าต่างเลือกเสียงเมื่อต้องการเล่น เลือกไฟล์ (เช่น ไฟล์.wav), จากนั้น เลือกเปิด

  5. เลือกถัดไป แล้ว ไปที่ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

•ส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่ของฉันเมื่อฉันได้รับข้อความจากใครบางคน

  1. เลือกลิงก์บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องจาก เลือกตกลง

  4. เลือกการเชื่อมโยงไปข้างหน้านั้นเพื่อให้บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

  5. ในกล่องโต้ตอบกฎอยู่ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่องค้นหา พิมพ์ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการสมุดรายชื่อ เลือกแหล่งข้อมูล

  6. เมื่อคุณเลือกจะแสดงในกล่องถึง เลือกตกลง

  7. เลือกถัดไป แล้ว ไปที่ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

เริ่มต้นจากเทมเพลตกฎว่างเปล่า

  1. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • การนำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ

      หรือ

    • การนำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันส่ง

  2. เลือกถัดไป แล้ว ไปที่ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ


ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับกฎ

คุณมีโอกาสที่จะเพิ่มเงื่อนไขลงในตัวเลือกที่คุณเลือกในขณะนี้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ โดยยึดตามเงื่อนไขคุณเลือก ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานการแก้ไขคำอธิบายกฎจะแตกต่างกันไป

กำหนดเงื่อนไขสำหรับการใช้กฎสำหรับตัวเลือกในเทมเพลตจัดระเบียบอยู่เสมอหรือล่าสุดเสมอเทมเพลตเป็นวันเมื่อคุณเริ่มตัวช่วยสร้างกฎ

  1. ภายใต้ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขคุณต้องการเพิ่ม

    หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลาย

  2. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าขีดเส้นใต้) เลือกลิงก์ การกระทำที่จำเป็นต้องมีการทำให้เสร็จสมบูรณ์ และเลือกตกลง เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว

  3. เลือกลิงก์ถัดไป การกระทำที่จำเป็นต้องมีการทำให้เสร็จสมบูรณ์ และเมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว เลือกตกลง

  4. ถ้าลิงก์อื่นจะพร้อมใช้งาน เลือก การกระทำที่จำเป็นต้องมีการทำให้เสร็จสมบูรณ์ และเลือกตกลง เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว

  5. เลือกเสร็จสิ้น เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว

  1. บนแท็บไฟล์ เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องกฎและการแจ้งเตือน บนแท็บกฎสำหรับอีเมลเลือกกฎใหม่

  3. ภายใต้เริ่มจากกฎว่างเปล่า เลือกกฎการนำไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ หรือใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง

  4. เลือกถัดไป และทำต่อไปนี้:

    • ภายใต้ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เลือกเงื่อนไขใด (เงื่อนไข) ที่คุณต้องการให้ข้อความการประชุม (match) สำหรับนำกฎไปใช้

      และ

    • ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ เลือกกค่าขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไขใด ๆ ที่คุณเพิ่ม จากนั้น ให้กำหนดค่า

  5. เลือกถัดไป และทำต่อไปนี้:

    • ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

      และ

    • ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำ ที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  6. เลือกถัดไป และทำต่อไปนี้:

    • ภายใต้ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎ แล้ว เลือกถัดไป

      และ

    • ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ เลือกกค่าขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้นใด ๆ ที่คุณเพิ่ม จากนั้น ให้กำหนดค่า

  7. เลือกถัดไป และทำต่อไปนี้:

    • ภายใต้ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ พิมพ์ชื่อ

      และ

    • ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

      เคล็ดลับ: 

      • เมื่อต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่มีอยู่แล้วในกล่องจดหมายเข้า เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

      • เมื่อต้องการปิดใช้งานกฎที่ถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานกฎนี้

      • เมื่อต้องการนำกฎไปใช้บัญชีผู้ใช้อีเมทั้งหมดที่ตั้งในOutlook เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างกฎนี้สำหรับบัญชีผู้ใช้ทั้งหมด

  8. เลือก Finish

คุณสามารถสร้างกฎจากข้อความใด ๆ ข้อได้เปรียบของวิธีนี้คือ ว่า กฎจะรับการแนะนำโดยยึดตามผู้ส่งข้อความหรือผู้รับ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเริ่มต้น ด้วยข้อความ หนึ่งฎที่แนะนำย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกไว้

  1. ในของกล่องจดหมายเข้า เลือกข้อความคุณต้องการสร้างกฎสำหรับ จากนั้น บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มย้าย เลือกกฎ

    หมายเหตุ: ในรายการกฎ กฎที่แนะนำปรากฏขึ้นตามผู้ส่งข้อความและผู้รับ

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เลือกกฎแนะนำ เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง แล้ว เลือกตกลง เพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์การมอบหมายของกฎ

      หรือ

    • เลือกสร้างกฎ และไปขั้นตอนถัดไป

  3. ในกล่องโต้ตอบสร้างกฎภายใต้เมื่อฉันได้รับอีเมลที่ มีเงื่อนไขที่เลือกทั้งหมด เลือกไม่มี หรือมากกว่า หนึ่งกล่องกาเครื่องหมายที่พร้อมใช้งาน

  4. ภายใต้ทำดังนี้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระบุ (เงื่อนไข)

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายย้ายรายการโฟลเดอร์

  6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เลือกโฟลเดอร์ที่เลือก และเลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่

      หรือ

    • เลือกใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์

    หมายเหตุ: 

    • เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม การดำเนินการ หรือข้อยกเว้นสำหรับกฎ เลือกตัวเลือกขั้นสูง แล้ว ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างกฎ เหลือ

    • ดูการออกแบบกฎแบบกำหนดเองสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  7. เลือก ตกลง

  8. ในกล่องการแจ้งให้ทราบ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือก ตกลง

      หรือ

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ปัจจุบัน นั้นแล้ว เลือกตกลง

ให้ดูที่ นำเข้าหรือส่งออกชุดของกฎ เพื่อเรียนรู้วิธีการนำเข้าหรือส่งออกกฎเพื่อให้ผู้อื่นสามารถใช้งานได้

คุณสามารถลบกฎเมื่อไม่จำเป็น

  1. บนแท็บไฟล์ เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ บนแท็บกฎสำหรับอีเมล เลือกกฎคุณต้องการลบ

  3. เลือกลบ ไอคอนลบ >ตกลง

คุณสามารถเรียกใช้กฎอย่าง น้อยหนึ่งด้วยตนเอง

  1. บนแท็บไฟล์ เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน และบนแท็บกฎสำหรับอีเมล เลือกเรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  2. ในการเรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ กล่อง ภายใต้เลือกกฎที่จะเรียกใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  3. ในกล่องที่ทำงานในโฟลเดอร์ เพื่อเลือกโฟลเดอร์อื่น เลือกเรียกดู เลือกโฟลเดอร์ นั้นแล้ว เลือกตกลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายรวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ทั้งหมดภายใต้โฟลเดอร์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 3

  4. ในรายการนำกฎไปใช้กับ ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของข้อ ความ หรือเปลี่ยนแปลงการอ่าน หรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด

  5. เลือกเรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีอยู่สองชนิดของกฎในOutlook ซึ่งอยู่ บนเซิร์ฟเวอร์ และไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎที่ยึดตามเซิร์ฟเวอร์    
    เมื่อคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Serverกฎบางอย่างจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้ทำงานบนกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จดหมายExchange แม้ว่าOutlook ไม่ทำงานอยู่

    กฎที่ยึดตามเซิร์ฟเวอร์ต้องนำไปใช้กับข้อความเมื่อพวกเขาจะถูกส่งไปกล่องจดหมายเข้า ของคุณ และกฎต้องสามารถเรียกใช้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎที่ระบุว่า จะพิมพ์ข้อความไม่สามารถเรียกใช้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าไม่สามารถใช้กฎบนเซิร์ฟเวอร์ นั้นจะถูกนำไปใช้เมื่อคุณเริ่มOutlook และนั้น กลายเป็น กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น   
    กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นเป็นกฎที่ทำงานได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ต่อไปนี้เป็นกฎที่ทำงานในOutlook แทนบนเซิร์ฟเวอร์Exchange กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นสามารถเรียกใช้เมื่อOutlook กำลังทำงานอยู่เท่านั้น

เคล็ดลับ: ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎทั้งสองประเภทนี้อยู่ด้วยกัน กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

ใบตอบรับส่ง การลงคะแนนเสียงตอบสนอง และการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อมีใช้กฎ จัดส่งใบตอบรับ อ่านใบตอบรับ ตอบ และการ ตอบกลับอัตโนมัติ (สำนักงานการแจ้งเตือน) จะถูกประมวลผลว่าพวกเขากำลังข้อความ กฎที่ย้ายข้อความ ด้วย word "ประชุม" ในกล่องเรื่อง ไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ย้ายทั้งหมดจัดส่งใบตอบรับ ลงคะแนนเสียงตอบสนอง หรือการตอบกลับอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์เดียวกัน

หมายเหตุ: เมื่อกฎย้ายตอบจากกล่องจดหมายเข้า ไปยังโฟลเดอร์อื่น ลงคะแนนเสียงการติดตามจะได้รับผลกระทบ เมื่อเปิดข้อความที่ส่งที่รวมอยู่กับปุ่มลงคะแนนเสียง การติดตามข้อมูลที่ไม่มีการรวมสำหรับคำตอบที่ถูกย้ายกฎ ย้าย หรือลบการตอบกลับด้วยตนเองไม่มีผลต่อการติดตาม

ประชุม ร้องของาน และเอกสาร

ประชุม ร้องของาน และเอกสารจะถือว่าเป็นข้อความ ถ้าคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุโดยยึดตามเงื่อนไขบางอย่าง (เงื่อนไข) สอดคล้องกับ (ตรงกัน), จาก นั้นเรียกใด ๆ ประชุมและงานที่ตรงกับเงื่อนไขเหล่านั้นจะถูกย้าย ต้องคำนึงถึง อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลต่อรายการต่าง ๆ เหล่านี้:

  • ถ้ารายการถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมาย รายการอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่จะถูกย้าย ตัวอย่าง ถ้าข้อความจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ปฏิทิน ไม่ได้สร้างการนัดหมายใหม่

  • ถ้าข้อความอีเมลตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ ข้อความอีเมลตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มี กลุ่มติดต่อสามารถทำงานแตกต่างจากกฎอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับวิธีสร้างกฎ

  • ย้ายข้อความที่ส่งถึงกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์   
    กฎนี้จะพร้อมใช้งานถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้Exchange Server เท่านั้น ข้อความที่ส่งไปยัง กลุ่มที่ติดต่อถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ข้อความจากบุคคลที่เป็นสมาชิกของ กลุ่มที่ติดต่อไม่ได้ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

บัญชีผู้ใช้Exchange Server (ขึ้นต้นด้วยExchange Server 2010) สามารถใช้กฎการส่งต่อข้อความอีเมลที่อยู่นอกองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบExchange อย่างไรก็ตาม สามารถป้องกันไม่ให้ส่งต่อโดยอัตโนมัติของข้อความไปยังผู้รับในโดเมนที่เฉพาะเจาะจง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ วิธีดูเวอร์ชันของ Microsoft Exchange Server ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

วิธีที่กฎช่วยคุณจัดการข้อความอีเมล

กฎ คือ การกระทำที่ Microsoft Outlook ดำเนินการโดยอัตโนมัติกับข้อความที่ได้รับหรือที่ส่งซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุไว้ในกฎนั้น คุณสามารถเลือกเงื่อนไขและการกระทำต่างๆ ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างกฎ

กฎมีอยู่สองประเภทด้วยกัน  ได้แก่ การจัดระเบียบและการแจ้งให้ทราบ กฎจะไม่ดำเนินการกับข้อความที่อ่านแล้ว โดยจะมีผลกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น

เทมเพลตกฎในตัวช่วยสร้างกฎ

ตัวช่วยสร้างกฎจะมีเทมเพลตต่างๆ สำหรับกฎที่ใช้บ่อยมากที่สุด ดังต่อไปนี้

  • จัดระเบียบอยู่เสมอ    กฎเหล่านี้จะช่วยจัดข้อความเข้าไฟล์และติดตามข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความที่มาจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง เช่น เจตริณ วิจิตรวานิช ที่มีคำว่า "ยอดขาย" อยู่ในบรรทัด เรื่อง โดยให้ข้อความเหล่านี้ถูกกำหนดค่าสถานะเพื่อตามงาน จัดประเภทเป็นยอดขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "ยอดขายของเจตริณ"

  • ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ    กฎเหล่านี้จะแจ้งให้คุณทราบในลักษณะใดลักษณะหนึ่งเมื่อคุณได้รับข้อความที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกครอบครัว

  • เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า    เป็นกฎที่คุณสร้างโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเทมเพลตกฎ และเป็นกฎที่คุณสามารถกำหนดเองได้ทั้งหมด

การสร้างกฎ

Outlook มีเทมเพลตกฎสำหรับสถานการณ์สมมติทั่วไป ใช้เทมเพลตกฎเหล่านี้หรือสร้างการออกแบบกฎที่คุณกำหนดเอง

ใช้เทมเพลตกฎ Outlook

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

  4. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการจากคอลเลกชันเทมเพลต จัดระเบียบอยู่เสมอ หรือ อัปเดตให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

  5. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกลิงก์ บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ สมุดรายชื่อจะเปิดขึ้น

  6. คลิก ถัดไป

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  8. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้คำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไข ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  9. คลิก ถัดไป

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  11. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำ ที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  12. คลิก ถัดไป

  13. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  14. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้น ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  15. คลิก ถัดไป

  16. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้ใส่ชื่อ

  17. ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องจดหมายเข้า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

    • ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กฎที่สร้างใหม่นี้จะถูกเปิดใช้งานอยู่ ถ้าต้องการปิดกฎ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานกฎนี้

    • เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีผู้ใช้อีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  18. คลิก เสร็จสิ้น

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

  4. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อข้อความมาถึง หรือ ตรวจสอบข้อความหลังจากการส่ง

  5. คลิก ถัดไป

  6. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้คำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไข ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  8. คลิก ถัดไป

  9. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำ ที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  11. คลิก ถัดไป

  12. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  13. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้น ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  14. คลิก ถัดไป

  15. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้ใส่ชื่อ

  16. ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องจดหมายเข้า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

    • ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กฎที่สร้างใหม่นี้จะถูกเปิดใช้งานอยู่ ถ้าต้องการปิดกฎ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานกฎนี้

    • เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีผู้ใช้อีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  17. คลิก เสร็จสิ้น

กฎสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็วจากข้อความใดๆ ประโยชน์ของการสร้างกฎในลักษณะนี้ก็คือจะได้รับการแนะนำกฎตามผู้ส่งหรือผู้รับข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเริ่มด้วยข้อความอีเมล กฎหนึ่งกฎที่ได้รับการแนะนำจะย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกไว้

  1. คลิกข้อความอีเมลที่คุณต้องการสร้างกฎให้ จากนั้นบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย้าย ให้คลิก กฎ

    กฎที่แนะนำให้จะปรากฏขึ้นตามผู้ส่งและผู้รับข้อความอีเมล

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • คลิกกฎที่แนะนำให้กฎใดกฎหนึ่ง คลิกโฟลเดอร์ปลายทาง แล้วคลิก ตกลง

    • สำหรับตัวเลือกกฎเพิ่มเติมที่ยึดตามผู้ส่ง ผู้รับ หรือที่ยึดตามเรื่องของข้อความอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

ถ้าคุณเลือก สร้างกฎ ในขั้นตอนที่ 2 กล่องโต้ตอบ สร้างกฎ จะปรากฏขึ้น ทำต่อไปด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ภายใต้ เมื่อฉันได้รับอีเมลที่มีเงื่อนไขตรงกับที่เลือกไว้ทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขที่คุณต้องการ

  2. ภายใต้ ให้ปฏิบัติดังนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ระบุไว้

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์

  4. คลิกโฟลเดอร์ที่มีอยู่หรือคลิก ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บข้อความ

    เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม การดำเนินการ หรือข้อยกเว้นสำหรับกฎ คลิกตัวเลือกขั้นสูง แล้ว ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างกฎ เหลือ นี่คือตัวช่วยสร้างเดียวกันกับที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกจัดการกฎและการแจ้งเตือน ในมุมมอง Backstage (ด้วยการคลิกที่แท็บไฟล์ ) ดูการออกแบบกฎแบบกำหนดเองสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  5. คลิก ตกลง

ให้ดูที่ นำเข้าหรือส่งออกชุดของกฎ เพื่อเรียนรู้วิธีการนำเข้าหรือส่งออกกฎเพื่อให้ผู้อื่นสามารถใช้งานได้

ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎหนึ่งหรือหลายกฎด้วยตัวคุณเอง ให้ทำดังนี้

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. คลิก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  4. ในกล่องโต้ตอบ เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  5. ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ ถ้าคุณต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้คลิก เรียกดู คลิกโฟลเดอร์นั้น แล้วคลิก ตกลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ต่างๆ ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ที่ได้ระบุเอาไว้ในขั้นตอนที่ 5 เข้ามาด้วย

  6. ในรายการ ใช้กฎกับ ค่าเริ่มต้นคือข้อความอีเมลทั้งหมด คุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นนี้เป็นข้อความอีเมลที่อ่านแล้วหรือข้อความอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านก็ได้

  7. คลิก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีกฎอยู่สองชนิดใน Outlook   ได้แก่ กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์กับกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์    ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Serverกฎบางอย่างที่คุณสร้างมีกฎอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้ทำงานบนกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย Exchange แม้แต่เมื่อ Outlook ไม่ทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ กฎที่ยึดตามเซิร์ฟเวอร์ต้องนำไปใช้กับข้อความเมื่อพวกเขาจะถูกส่งไปกล่องจดหมายเข้า ของคุณ และกฎต้องสามารถเรียกใช้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎที่ระบุว่า จะพิมพ์ข้อความไม่สามารถเรียกใช้จนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์บนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าไม่สามารถใช้กฎบนเซิร์ฟเวอร์ นั้นจะถูกนำไปใช้เมื่อคุณเริ่ม Outlook และกลายเป็น กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น    กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นคือกฎที่ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น กฎเหล่านี้คือกฎที่ไม่สามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ เช่น การระบุให้พิมพ์ข้อความอีเมลบางข้อความ กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นจะใช้งานได้เฉพาะเมื่อ Outlook เปิดทำงานอยู่เท่านั้น

ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎทั้งสองประเภทนี้อยู่ด้วยกัน กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

การนำกฎไปใช้กับรายการ Outlook อื่น

เมื่อกฎถูกนำไปใช้ ใบตอบรับการส่ง ใบตอบรับการอ่าน การตอบกลับแบบลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) จะถูกดำเนินการเหมือนเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น กฎที่ย้ายรายการที่มีคำว่า "การประชุม" อยู่ในชื่อเรื่องไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งนั้นจะย้ายใบตอบรับการส่ง การตอบกลับแบบลงคะแนนเสียง หรือการตอบกลับอัตโนมัติ ที่มีคำว่า "การประชุม" อยู่ในชื่อเรื่องนี้ไปด้วยทั้งหมดเช่นกัน

หมายเหตุ: เมื่อกฎย้ายการตอบกลับแบบลงคะแนนเสียงจาก กล่องจดหมายเข้า ไปยังโฟลเดอร์อื่น การติดตามผลการลงคะแนนเสียงของคุณจะได้รับผลกระทบ เมื่อคุณเปิดข้อความที่ส่งซึ่งมีปุ่มลงคะแนนเสียง ข้อมูลการติดตามจะไม่รวมคะแนนสำหรับการตอบกลับที่กฎย้ายไป การย้ายหรือลบการตอบกลับด้วยตนเองจะไม่มีผลใดๆ ต่อการติดตาม

เมื่อต้องการใช้กฎ ประชุม ร้องของาน และเอกสารจะถือว่าเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่ มีคำ "ประชุม" ในกล่องเรื่อง ไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง ร้องของานใด ๆ หรือการเรียกประชุมที่ตรงกับเงื่อนไขที่จะถูกย้ายยัง อย่างไรก็ตาม ต้องคำนึงถึงข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลกับรายการต่าง ๆ เหล่านี้:

  • รายการที่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมายอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่รายการนั้นถูกย้ายไป ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความอีเมลถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าการตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ การตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มีกลุ่มที่ติดต่ออยู่ด้วยอาจทำงานแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างกฎนั้น

  • ย้ายข้อความอีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อ     กฎนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้บัญชีผู้ใช้ Exchange Server อยู่เท่านั้น เฉพาะข้อความอีเมลที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้ ข้อความอีเมลที่มาจากคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้

ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 2010 ตามค่าเริ่มต้นแล้วคุณจะไม่สามารถใช้กฎเพื่อส่งต่อข้อความไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรของคุณได้ การตั้งค่านี้ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับและเป็นส่วนตัวขององค์กรถูกเปิดเผยออกไป และการตั้งค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยผู้ดูแลระบบ Exchange เท่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูพิจารณาเวอร์ชันของ Microsoft Exchange Server ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่อ

ฉันกฎช่วยคุณจัดการข้อความ

กฎคือ การกระทำนั้นMicrosoft Outlook รับโดยอัตโนมัติบนข้อความมาถึง หรือส่งที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุในกฎ คุณสามารถเลือกหลายเงื่อนไขและการดำเนินการ โดยใช้กฎและตัวช่วยสร้างการแจ้งเตือน กฎทำงานบนข้อความที่จะถูกอ่าน เฉพาะบนเอกสารเหล่านั้นจะยังไม่ได้อ่าน

กฎที่แบ่งออกเป็นหนึ่งในสองประเภททั่วไป: องค์กรและการแจ้งเตือน ตัวช่วยสร้างการแจ้งเตือนและกฎประกอบด้วยเทมเพลตสำหรับกฎที่ใช้บ่อยมากที่สุด

  • จัดระเบียบอยู่เสมอ    ต่อไปนี้เป็นกฎที่ช่วยให้คุณไฟล์ และติดตามข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความจากผู้ส่งเฉพาะ เช่นมัวร์ Bobby กับ word "ยอดขาย" ในบรรทัดเรื่อง จะถูกตั้งค่าสถานะเพื่อตามงาน จัดประเภทเป็นยอดขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เรียกว่ายอดขายของ Bobby

  • ทันสมัยอยู่เสมอ    ต่อไปนี้เป็นกฎที่แจ้งให้คุณทราบวิธีบางอย่างเมื่อคุณได้รับข้อความที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่ส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกในครอบครัว

  • เริ่มจากกฎว่างเปล่า    ต่อไปนี้เป็นกฎที่คุณสร้างตั้งแต่เริ่มต้น

    แม่แบบกฎ
    รูปที่ 1: ตัวช่วยสร้างการแจ้งเตือนและกฎประกอบด้วยหลายกฎ เรียกว่าเทมเพล

ข้อยกเว้น

คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นสำหรับกฎของคุณสำหรับสถานการณ์พิเศษ เช่นเมื่อมีการตั้งค่าสถานะสำหรับการดำเนินการติดตามข้อความ หรือถูกกำหนดให้ มีความสำคัญสูง กฎจะไม่นำไปใช้กับข้อความถ้าแม้หนึ่งข้อยกเว้นที่คุณระบุเป็นไปตาม

  1. ในตัวบานหน้าต่างนำทาง คลิกจดหมาย

  2. บนเมนูเครื่องมือ คลิกกฎและการแจ้งเตือน

  3. ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมมากกว่าหนึ่ง ในรายการนำไปใช้กับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือกกล่องจดหมายเข้า ที่คุณต้องการ

  4. คลิก กฎใหม่

  5. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการจากคอลเลกชันเทมเพลต จัดระเบียบอยู่เสมอ หรือ อัปเดตให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

  6. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าขีดเส้นใต้ออก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกลิงก์รายการของบุคคลหรือชื่อการแจกจ่าย สมุดรายชื่อเปิดขึ้น

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  8. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำได้ จากนั้น คลิกถัดไป

  9. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  10. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำได้ จากนั้น คลิกถัดไป

  11. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  12. การเสร็จสิ้นการสร้างกฎ ใส่ชื่อสำหรับกฎ แล้ว เลือกตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "โฟลเดอร์"

    • กฎนี้นำไปใช้กับทั้งหมดของคุณอีเมลของบัญชีผู้ใช้และกล่องจดหมายเข้า ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีผู้ใช้แต่ละ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างกฎนี้สำหรับบัญชีผู้ใช้ทั้งหมด

  13. คลิก เสร็จสิ้น

เมื่อต้องการสร้างกฎ โดยการเลือกของคุณเองเงื่อนไข แอคชัน และข้อยกเว้น ทำต่อไปนี้:

  1. ในตัวบานหน้าต่างนำทาง คลิกจดหมาย

  2. บนเมนูเครื่องมือ คลิกกฎและการแจ้งเตือน

  3. ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมมากกว่าหนึ่ง ในรายการนำไปใช้กับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือกกล่องจดหมายเข้า ที่คุณต้องการ

  4. คลิก กฎใหม่

  5. ภายใต้เริ่มจากกฎว่างเปล่า เลือกตรวจสอบข้อความเมื่อพวกเขาเข้ามา หรือตรวจสอบข้อความหลังจากการส่ง แล้ว คลิ กถัดไป

  6. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  7. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำได้ จากนั้น คลิกถัดไป

  8. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  9. ภายใต้ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกค่าขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำได้ จากนั้น คลิกถัดไป

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  11. การเสร็จสิ้นการสร้างกฎ ใส่ชื่อสำหรับกฎ แล้ว เลือกตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่ในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "โฟลเดอร์"

    • กฎนี้นำไปใช้กับทั้งหมดของคุณอีเมลของบัญชีผู้ใช้และกล่องจดหมายเข้า ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีผู้ใช้แต่ละ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างกฎนี้สำหรับบัญชีผู้ใช้ทั้งหมด

  12. คลิก เสร็จสิ้น

คุณสามารถสร้างกฎโดยตรงจากข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายข้อความจากใครบางคนลงในโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง

  1. คลิกขวาข้อความที่คุณต้องการสร้างกฎยึดตาม แล้ว คลิ กสร้างกฎ บนเมนูทางลัด

    ในกล่องโต้ตอบสร้างกฎ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่มีอยู่แล้วได้ถูกเติม ด้วยข้อมูลจากของข้อความที่เลือก

  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์

  3. คลิกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หรือคลิกสร้าง เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดเก็บข้อความ

  4. เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม การดำเนินการ หรือข้อยกเว้นสำหรับกฎ คลิกตัวเลือกขั้นสูง แล้ว ทำตามส่วนเหลือของคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการแจ้งเตือนและกฎ

    เคล็ดลับ     เมื่อต้องการเรียกใช้กฎทันทีที่คุณสร้าง เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความมีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างการแจ้งเตือนการกฎและ

    ข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายเข้า ของคุณ หรือโฟลเดอร์ใด ๆ ที่คุณเลือก ที่ตรงกับเงื่อนไข และข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับกฎถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ เมื่อต้องการทดสอบกฎใหม่ของคุณ เปิดโฟลเดอร์ของคุณใหม่ ข้อความถูกต้องถูกย้ายไปได้อย่างไร

ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎเป็นระยะ ๆ แต่ไม่ได้ตลอดเวลา ทำต่อไปนี้:

  1. บนเมนูเครื่องมือ คลิกกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน ปิดกฎ โดยล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากกฎนี้

  3. คลิก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  4. ในการเรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ กล่องโต้ตอบ ภายใต้เลือกกฎที่จะเรียกใช้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  5. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำกฎไปใช้กับ

  6. เลือกประเภทของข้อความที่คุณต้องการนำกฎไปใช้กับ

    ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำกฎเฉพาะกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์

  7. คลิก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

กฎที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์    ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchangeเซิร์ฟเวอร์สามารถนำกฎไปใช้กับข้อความของคุณแม้ว่า Outlook กำลังทำงาน ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎบนเซิร์ฟเวอร์ ต้องถูกตั้งค่ากฎจะใช้กับข้อความเมื่อพวกเขาจะถูกส่งไปกล่องจดหมายเข้า ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ และกฎต้องสามารถเรียกใช้งานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎไม่สามารถเรียกใช้งานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ถ้าการกระทำที่ระบุว่า จะพิมพ์ข้อความ ถ้าไม่สามารถใช้กฎบนเซิร์ฟเวอร์ นั้นจะถูกนำไปใช้เมื่อคุณเริ่ม Outlook

กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น    "ไคลเอ็นต์" เป็นโปรแกรมอีเมลของที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของบุคคล กฎที่ไม่สามารถนำไปใช้ โดยเซิร์ฟเวอร์คือ "ไคลเอ็นต์เท่านั้นกฎ" เนื่องจากมีการเรียกใช้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของบุคคล ถ้ารายการกฎของคุณประกอบด้วยกฎที่สามารถทำงานบนเซิร์ฟเวอร์เช่นเดียวกับที่ไม่สามารถ กฎบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ ก่อนแล้วตาม ด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

ส่งใบตอบรับ อ่านใบตอบรับ ตอบ และการแจ้งให้ทราบเรียก office จะถือว่าเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่ มีคำ "ประชุม" ในกล่องเรื่อง ไปยังเฉพาะโฟลเดอร์ ทั้งหมดจัดส่งใบตอบรับ ตอบกลับ การลงคะแนนเสียง และย้ายข้อความออกของ office ที่ตรงกับเงื่อนไขนี้ด้วย

หมายเหตุ: ถ้าการตอบกลับลงคะแนนเสียงถูกย้ายออกจากกล่องจดหมายเข้า การตอบกลับจะไม่ถูกติดตามโดยอัตโนมัติในข้อความต้นฉบับ

ประชุม ร้องของาน และเอกสารจะถือว่าเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่ มีคำ "ประชุม" ในกล่องเรื่อง ไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง ใด ๆ ร้องของานหรือการเรียกประชุมที่ตรงกับเงื่อนไขที่ถูกย้ายด้วย อย่างไรก็ตาม คำนึงถึงข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลกับชนิดของรายการต่อไปนี้:

  • รายการถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ nonmail อาจไม่ทำงาน ตามที่คุณคาดไว้หลังจากที่จะถูกย้าย ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าการตอบกลับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ โดยใช้กฎ การตอบกลับจะไม่ถูกติดตาม โดยรายการต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ โดยอัตโนมัติ การประชุมจะไม่ถูกเพิ่มลงในปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของาน และการเรียกประชุม

กฎใหม่สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะทำงานต่างกันขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณสร้างกฎ:

  • ย้ายข้อความที่ส่งไปยังรายการแจกจ่ายไปยังโฟลเดอร์    ถ้าคุณเลือกเทมเพลตนี้กฎ เฉพาะข้อความที่ส่งไปยังรายการการแจกจ่ายที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ข้อความจากบุคคลที่เกิดขึ้นไปอยู่ในรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

    หมายเหตุ: กฎนี้ทำงานสำหรับบัญชีผู้ใช้ Exchange เท่านั้น

  • ย้ายข้อความจากบุคคลไปยังโฟลเดอร์    ถ้าคุณเลือกเทมเพลตนี้กฎ ข้อความจากบุคคลใด ๆ ที่เป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณระบุ จะยังถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

ถ้าคุณทำงานในองค์กรที่ใช้Exchangeตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่คุณส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกอยู่นอกองค์กรของคุณโดยใช้กฎจะไม่ถูกส่งไป ตั้งค่านี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ถูกเปิดเผยข้อมูลองค์กร และควบคุม โดยผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×