จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

กฎช่วยให้คุณสามารถย้าย ปักธง และตอบกลับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถใช้กฎในการเล่นเสียง ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ หรือแสดงการแจ้งเตือนรายการใหม่ ๆ ได้ด้วย

การตั้งกฎที่ง่ายที่สุดและนิยมใช้กันโดยทั่วไป คือ กฎที่สามารถช่วยให้คุณย้ายรายการจากผู้ส่งบางคน หรือรายการที่มีบางคำในบรรทัดหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์อื่น คุณสามารถตั้งกฎนี้ได้โดยตรงจากข้อความที่ได้รับ

  1. คลิกขวาที่ข้อความในกล่องจดหมายเข้า หรือโฟลเดอร์อีเมลอื่น แล้วเลือกกฎ

    คลิกขวาที่ข้อความที่คุณได้รับเพื่อสร้างกฎ
  2. เลือกหนึ่งตัวเลือก Outlook จะแนะนำการตั้งกฎให้อัตโนมัติโดยอิงข้อมูลจากผู้ส่งและผู้รับ หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติม เลือก ตั้งกฎ

  3. ในกล่องโต้ตอบตั้งกฎ ให้เลือกในสามช่องแรกโดยเลือกได้ตั้งแต่หนึ่งช่องขี้นไป

    เลือกสร้างกฎเพื่อสร้างกฎใหม่
  4. ในส่วนของทำตามนี้ หากต้องการให้กฎย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ ให้กาเครื่องหมายที่กล่องย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ จากนั้นให้เลือกโฟลเดอร์จากกล่องโต้ตอบเลือกโฟลเดอร์ ที่ปรากฏขึ้น จากนั้นคลิกตกลง

    คุณสามารถย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่มีอยู่หรือโฟลเดอร์ที่สร้างใหม่
  5. คลิก ตกลง เพื่อบันทึกกฎใหม่ของคุณ

    หมายเหตุ: หากต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่ได้รับแล้ว ให้กาเครื่องหมายที่กล่องโต้ตอบการยืนยันที่ปรากฏขึ้น จากนั้นคลิกตกลง

ตั้งกฎโดยใช้ตัวช่วยตั้งกฎ

คุณสามารถตั้งกฎได้สามแบบด้วยตัวช่วยตั้งกฎ

  • มีความเป็นระเบียบอยู่เสมอ กฎเหล่านี้ช่วยให้คุณกรอง จัดไฟล์ และติดตามผลของข้อความ

  • ตามทันข่าวสารเสมอ กฎเหล่านี้จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อได้รับข้อความที่ตรงกับชุดเกณฑ์ที่ระบุไว้

  • กฎแบบกำหนดเอง ต่อไปนี้คือกฎที่คุณตั้งขึ้นโดยไม่มีเทมเพลต

คุณสามารถปรับแต่งกฎเองได้แทบทั้งหมด ซึ่งมีตัวเลือกมากมายที่สามารถนำไปใช้ในการตั้งค่ากฎแต่ละแบบที่คุณตั้งขึ้น ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งกฎโดยใช้ตัวช่วยตั้งกฎ

  1. เลือกไฟล์ >จัดการกฎและการแจ้งเตือน เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน

  2. บนแท็บ กฎเกี่ยวกับอีเมล เลือก กฎใหม่

  3. เลือกมาหนึ่งเทมเพลตจากขั้นตอนที่ 1 เมื่อต้องการเริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า เลือกนำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ หรือนำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันส่ง

  4. ในกล่องขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกตัวเลือกที่ขีดเส้นใต้ใด ๆ เพื่อตั้งค่าเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก ปักธงข้อความจากบุคคลอื่นเพื่อติดตามผลในขั้นตอนที่ 1 คลิกบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ เพื่อเลือกข้อความของผู้ส่งที่คุณต้องการปักธง จากนั้นคลิกติดตามผลในเวลานี้ เพื่อเลือกธงและวันที่ติดตามผล

  5. คลิก ถัดไป

ในหน้าที่สองของตัวช่วยตั้งกฎ คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมให้แก่กฎของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกข้อความที่ส่งมาจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โดยมีคำที่ระบุอยู่ภายในในชื่อเรื่องหรือในเนื้อหาของข้อความ

  1. ในกล่องขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เงื่อนไขต่าง ๆ ที่คุณตั้งค่าไว้บนหน้าจอก่อนหน้าจะถูกกาเครื่องหมาย คุณสามารถเลือกเงื่อนไขเพิ่มเติมได้หลายรายการโดยกาเครื่องหมายที่ช่องเหล่านั้น

  2. ในกล่องขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกเงื่อนไขเพิ่มเติมที่ขีดเส้นใต้ใด ๆ ที่คุณเพิ่งจะเพิ่มเข้ามา จากนั้นคลิกถัดไป

ในหน้าที่สามของตัวช่วยสร้างกฎ คุณสามารถเลือกการกระทำเพิ่มเติมสำหรับข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปักธงข้อความเพื่อติดตามผล และทำเครื่องหมายว่าข้อความมีความสำคัญสูง

  1. ในกล่องขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข จะมีการกาเครื่องหมายเงื่อนไขต่าง ๆ ที่คุณตั้งค่าไว้บนหน้าจอก่อนหน้า คุณสามารถเลือกเงื่อนไขเพิ่มเติมได้หลายรายการโดยกาเครื่องหมายที่ช่องเหล่านั้น

  2. ในกล่องขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกการกระทำเพิ่มเติมที่ขีดเส้นใต้ที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้ามา จากนั้นคลิกถัดไป

ในหน้าที่สี่ของตัวช่วยสร้างกฎ คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นต่าง ๆ ให้กับกฎของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากมีการทำเครื่องหมายว่าข้อความนั้นมีความสำคัญ คุณสามารถใส่เครื่องหมายยกเว้น เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความต่าง ๆ ที่มีการทำเครื่องหมายเพื่อระบุระดับของความสำคัญจะไม่ถูกปักธงเพื่อติดตามผล

  1. ใน กล่องขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกข้อยกเว้นต่าง ๆ สำหรับกฎของคุณโดยกาเครื่องหมายที่ช่องเหล่านั้น

  2. ในกล่องขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกการกระทำเพิ่มเติมที่ขีดเส้นใต้ที่คุณเพิ่งเพิ่มเข้ามา จากนั้นคลิกถัดไป

  1. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างกฎ ป้อนชื่อกฎของคุณ

  2. หากต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่คุณได้รับแล้ว ให้กาเครื่องหมายที่ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

  3. ตามค่าเริ่มต้น ช่องเปิดใช้งานกฎนี้ จะได้รับการกาเครื่องหมายไว้แล้ว คุณสามารถกาเครื่องหมายออกได้หากไม่ต้องการเปิดใช้งานกฎในเวลานี้

  4. คลิกเสร็จสิ้น เพื่อบันทึกและเปิดใช้งานกฎของคุณ

คุณสามารถลบกฎเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

  1. บนแท็บ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือกกฎที่คุณต้องการลบ

  3. เลือก ลบ ไอคอนลบ > ตกลง

คุณสามารถเรียกใช้อย่างน้อยหนึ่งกฎด้วยตนเอง

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน และบนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  2. ในกล่อง เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  3. ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้เลือก เรียกดู เลือกโฟลเดอร์ แล้วเลือก ตกลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 3

  4. ในรายการ ใช้กฎกับ ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของข้อความทั้งหมด หรือเปลี่ยนเป็นข้อความที่อ่านแล้วหรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน

  5. เลือก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีกฎอยู่สองชนิดใน Outlook คือกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์กับกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์    
    เมื่อคุณกำลังใช้ บัญชี Microsoft Exchange Server กฎบางอย่างจะเป็นกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้จะทำงานบนกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย Exchange แม้ Outlook จะไม่ทำงานอยู่ก็ตาม

    กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะต้องใช้กับข้อความเมื่อเข้ามาถึง กล่องขาเข้า ของคุณเป็นครั้งแรก และกฎจะต้องสามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ได้ ตัวอย่างเช่น กฎที่ระบุให้พิมพ์ข้อความจะไม่สามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ได้ ถ้ากฎไม่สามารถใช้บนเซิร์ฟเวอร์ กฎจะถูกใช้เมื่อคุณเปิด Outlook และกลายเป็นกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น   
    กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นคือกฎที่ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น นี่คือกฎที่เรียกใช้ใน Outlook แทนเซิร์ฟเวอร์ Exchange กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นที่จะทำงานเมื่อ Outlook ทำงานอยู่เท่านั้น

เคล็ดลับ: ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎทั้งสองประเภทนี้อยู่ด้วยกัน กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

ใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อกฎถูกนำไปใช้ ใบเสร็จการจัดส่ง การแจ้งเมื่อผู้รับเปิดอ่าน การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) จะถูกดำเนินการเหมือนเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น กฎที่ย้ายข้อความที่มีคำว่า “การประชุม” ในกล่อง หัวข้อ ไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง จะย้ายใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง หรือการตอบกลับอัตโนมัติทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์เดียวกันนั้น

หมายเหตุ: เมื่อกฎย้ายการตอบสนองการลงคะแนนเสียงจาก กล่องขาเข้า ไปยังโฟลเดอร์อื่น การติดตามการตอบสนองการลงคะแนนเสียงจะได้รับผลกระทบด้วย เมื่อเปิดข้อความที่ส่งไปแล้วที่มีปุ่มการลงคะแนนเสียงอยู่ด้วย ข้อมูลของการติดตามจะไม่นับการตอบสนองที่กฎได้ย้ายไป การย้ายหรือลบการตอบสนองด้วยตัวเองจะไม่กระทบกับการติดตามนี้

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสาร

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสารถือเป็นข้อความ ถ้าคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุเมื่อสอดคล้อง (ตรง) ตามเงื่อนไข (เกณฑ์) บางอย่าง การเรียกประชุมและการร้องของานที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านั้นจะถูกย้ายด้วยเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ควรระวังข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลต่อรายการชนิดนี้:

  • ถ้ารายการถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมาย รายการอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่ถูกย้าย ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าข้อความอีเมลตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ ข้อความอีเมลตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มีกลุ่มที่ติดต่ออยู่ด้วยอาจทำงานแตกต่างจากกฎอื่นๆ โดยขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างกฎนั้น

  • ย้ายข้อความที่ส่งถึงกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์   
    กฎนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้บัญชี Exchange Server อยู่เท่านั้น ข้อความที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้ ข้อความจากคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×