จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

กฎ คือ การกระทำที่ Outlook for Windows เรียกใช้โดยอัตโนมัติกับข้อความขาเข้าหรือขาออก คุณเลือกสิ่งที่ทริกเกอร์กฎ และการกระทำที่กฎดำเนินการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายข้อความทั้งหมดจากตัวจัดการของคุณไปยังโฟลเดอร์ หรือเพื่อลบข้อความทั้งหมดที่มี "Buy now!" ในหัวข้อ

กฎช่วยคุณจัดการข้อความอีเมลได้อย่างไร

ด้วยการใช้กฎ คุณสามารถลดจำนวนการกระทำด้วยตนเองที่ซ้ำซากซึ่งจำเป็นในการจัดการข้อความอีเมลของคุณ เมื่อคุณเปิดกฎ กฎเหล่านั้นจะทำงานอย่างต่อเนื่องและโดยอัตโนมัติ

โดยทั่วไปแล้วกฎจะแบ่งออกเป็นสองประเภท ได้แก่ องค์กร หรือการแจ้งเตือน คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างกฎเพื่อช่วยให้คุณออกแบบกฎในการจัดการข้อความของคุณ

ตัวช่วยสร้างกฎจะมีเทมเพลตสำหรับกฎที่ใช้บ่อยมากที่สุด

ตัวช่วยสร้างกฎของ Outlook

  • เป็นระเบียบอยู่เสมอ   
    กฎเหล่านี้ไม่เพียงจะช่วยคุณจัดระเบียบข้อความ แต่ยังติดตามข้อความด้วย คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความจากผู้ส่งที่ระบุ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งกฎว่า ข้อความที่ได้รับจาก อรพรรณ สุรมงคล ที่มีคำว่า “ยอดขาย” ในกล่อง หัวข้อ จะถูกตั้งค่าสถานะเป็นติดตาม จัดประเภทเป็นยอดขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า ยอดขายของอรพรรณ

  • ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ   
    กฎเหล่านี้จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อคุณได้รับข้อความหนึ่งโดยเฉพาะโดยยึดตามสิ่งที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งข้อความไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกในครอบครัว

  • เริ่มจากกฎว่าง   
    กฎเหล่านี้ที่คุณสามารถสร้างและกำหนดเองได้โดยไม่ต้องมีเทมเพลตกฎ


ขั้นตอนที่ 1: เลือก Outlookเทมเพลตกฎ

  1. เลือก กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน จาก Ribbon หรือเลือกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก กฎใหม่

  3. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตเริ่มต้นภายใต้ เป็นระเบียบอยู่เสมอ, ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ หรือ เริ่มจากกฎว่าง


ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ

แต่ละเทมเพลตกฎที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 มีตัวเลือกต่างกันเล็กน้อยสำหรับขั้นตอนที่ 2 ตัวอย่างเช่น เมื่อตัวเลือกต้องการให้คุณเลือกที่จะระบุผู้ส่ง หรือเลือกโฟลเดอร์ ตัวเลือกจะถูกขีดเส้นใต้ สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้เลือกกฎที่พบบ่อยที่สุดเพื่อย้ายข้อความจากผู้อื่นไปยังโฟลเดอร์

  1. เลือก บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ ในกล่องคำอธิบายการแก้ไขเพื่อแสดงสมุดรายชื่อของคุณ เลือกชื่อจากสมุดที่อยู่ของคุณ หรือพิมพ์ที่อยู่ของบุคคลดังกล่าวลงในกล่อง จาก จากนั้นเลือก ตกลง

  2. เลือก ที่ระบุ เพื่อแสดงรายการโฟลเดอร์ของคุณ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หรือเลือก ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ เมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสมแล้ว ให้เลือก ตกลง

ถ้าคุณต้องการสำรวจตัวเลือกขั้นสูงสำหรับกฎ ให้เลือก ถัดไป แล้วข้ามไปยังตัวเลือกกฎขั้นสูงทางด้านล่าง มิฉะนั้น ให้เลือก เสร็จสิ้น ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังหน้าต่าง กฎและการแจ้งเตือน จากที่นี่ คุณสามารถสร้างกฎอื่น หรือเลือก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

 

• ย้ายข้อความจากผู้อื่นไปยังโฟลเดอร์

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง จาก ให้เลือก ตกลง

  4. เลือกลิงก์ โฟลเดอร์ที่ระบุ และในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือกโฟลเดอร์ จากนั้นเลือก ตกลง

  5. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• ย้ายข้อความที่มีคำเฉพาะในหัวข้อลงในโฟลเดอร์

  1. เลือก คำเฉพาะ ในลิงก์หัวข้อ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาข้อความ ในกล่อง ระบุคำหรือวลีเพื่อค้นหาในหัวข้อ ให้พิมพ์ คำหรือวลี เพื่อค้นหา

  3. เลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการของคุณไปยังบานหน้าต่าง รายการค้นหา แล้วเลือก ตกลง

  4. เลือกลิงก์ โฟลเดอร์ที่ระบุ และในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือกโฟลเดอร์ จากนั้นเลือก ตกลง

  5. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• ย้ายข้อความที่ส่งไปยังกลุ่มสาธารณะลงในโฟลเดอร์

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง ถึง ให้เลือก ตกลง

  4. เลือกลิงก์ โฟลเดอร์ที่ระบุ และในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือกโฟลเดอร์ จากนั้นเลือก ตกลง

  5. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• ตั้งค่าสถานะข้อความจากผู้อื่นเพื่อติดตาม

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง จาก ให้เลือก ตกลง

  4. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าสถานะข้อความ ในกล่อง ตั้งค่าสถานะเป็น ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ ติดตาม หรือเลือกรายการอื่นในรายการ

  5. ในกล่อง สำหรับ ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ วันนี้ หรือเลือกรายการอื่นในรายการ

  6. เลือก ตกลง > ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• ย้ายรายการ RSS จากตัวดึงข้อมูล RSS ที่ระบุลงในโฟลเดอร์

หมายเหตุ: เมื่อต้องการใช้ตัวเลือกนี้ คุณต้องสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล RSS เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ จะมีพร้อมท์ให้ดำเนินการต่อ ถ้าคุณเลือก ไม่ คุณจะไม่สามารถดำเนินการต่อได้ แต่ถ้าคุณเลือก ใช่ คุณจะสามารถทำได้

เทมเพลตที่อัปเดตอยู่เสมอ

 

• แสดงจดหมายจากผู้อื่นในหน้าต่างการแจ้งเตือนรายการใหม่

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง จาก ให้เลือก ตกลง

  4. เลือก ข้อความที่ระบุ ในลิงก์หน้าต่างการแจ้งเตือนรายการใหม่

  5. ในกล่องโต้ตอบ ข้อความแจ้งเตือน ในกล่อง ระบุข้อความแจ้งเตือน ให้พิมพ์ ข้อความ แล้วเลือก ตกลง

  6. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• เล่นเสียงเมื่อฉันได้รับข้อความจากผู้อื่น

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง จาก ให้เลือก ตกลง

  4. เลือกลิงก์ เล่นเสียง และในหน้าต่าง เลือกเสียงที่จะเล่น ให้เลือกไฟล์ (ตัวอย่างเช่น ไฟล์ .wav) แล้วเลือก เปิด

  5. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

 

• ส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่ของฉันเมื่อฉันได้รับข้อความจากผู้อื่น

  1. เลือกลิงก์ บุคคลหรือโฟลเดอร์สาธารณะ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  3. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง จาก ให้เลือก ตกลง

  4. เลือกลิงก์ ส่งต่อไปยังบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

  5. ในกล่องโต้ตอบ ที่อยู่ของกฎ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อ

      หรือ

    • ในรายการ สมุดรายชื่อ ให้เลือกแหล่งข้อมูล

  6. เมื่อการเลือกของคุณแสดงในกล่อง ถึง ให้เลือก ตกลง

  7. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

เริ่มจากเทมเพลตกฎว่าง

  1. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ

      หรือ

    • นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันส่ง

  2. เลือก ถัดไป แล้วไปที่ ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ


ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไขสำหรับกฎ

ขณะนี้คุณมีโอกาสเพิ่มเงื่อนไขไปยังตัวเลือกที่คุณได้เลือกไว้ใน ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่คุณเลือก ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานในการแก้ไขคำอธิบายกฎจะแตกต่างกันไป

ตั้งเงื่อนไขสำหรับเวลาในการใช้กฎสำหรับตัวเลือกที่เลือกในเทมเพลต เป็นระเบียบอยู่เสมอ หรือเทมเพลต ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ เมื่อคุณเริ่มตัวช่วยสร้างกฎ

  1. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขที่คุณต้องการเพิ่ม

    หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายได้หลายกล่อง

  2. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้) ให้เลือกลิงก์ ทำการกระทำที่จำเป็น และเมื่อเสร็จสิ้น ให้เลือก ตกลง

  3. เลือกลิงก์ใหม่ ทำการกระทำที่จำเป็น และเมื่อเสร็จสิ้น ให้เลือก ตกลง

  4. ถ้าลิงก์อื่นพร้อมใช้งาน ให้เลือกลิงก์ดังกล่าว ทำการกระทำที่จำเป็น และเมื่อเสร็จสิ้น ให้เลือก ตกลง

  5. เลือก เสร็จสิ้น เมื่อทำเสร็จแล้ว

  1. บนแท็บ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่อง กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก กฎใหม่

  3. ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง ให้เลือก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ หรือ นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันส่ง

  4. เลือก ถัดไป แล้วทำดังต่อไปนี้:

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไข (เกณฑ์) ที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

      และ

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้เลือกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไขที่คุณได้เพิ่มเอาไว้ แล้วระบุค่า

  5. เลือก ถัดไป แล้วทำดังต่อไปนี้:

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

      และ

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  6. เลือก ถัดไป แล้วทำดังต่อไปนี้:

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วเลือก ถัดไป

      และ

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้เลือกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้นที่คุณได้เพิ่มเอาไว้ แล้วระบุค่า

  7. เลือก ถัดไป และทำดังต่อไปนี้:

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้พิมพ์ ชื่อ

      และ

    • ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

      เคล็ดลับ: 

      • เมื่อต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องขาเข้า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน “กล่องขาเข้า”

      • เมื่อต้องการปิดกฎที่เปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดกฎนี้

      • เมื่อต้องการนำกฎไปใช้กับบัญชีอีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  8. เลือก เสร็จสิ้น

คุณสามารถสร้างกฎจากข้อความใดก็ได้ ข้อได้เปรียบของวิธีนี้คือมีการแนะนำกฎโดยยึดตามผู้ส่งหรือผู้รับข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเริ่มด้วยข้อความ กฎหนึ่งกฎที่ได้รับการแนะนำจะย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกไว้

  1. ใน กล่องขาเข้า ของคุณ ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการสร้างกฎให้ จากนั้นบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย้าย ให้เลือก กฎ

    หมายเหตุ: ในรายการกฎ กฎที่แนะนำจะปรากฏขึ้นโดยยึดตามผู้ส่งและผู้รับข้อความ

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกกฎที่แนะนำ เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง แล้วเลือก ตกลง เพื่อทำงานที่มอบหมายของกฎ

      หรือ

    • เลือก สร้างกฎ และไปยังขั้นตอนถัดไป

  3. ในกล่องโต้ตอบ สร้างกฎ ภายใต้ เมื่อฉันได้รับอีเมลที่มีเงื่อนไขที่เลือกทั้งหมด ให้ไม่เลือกเลย หรือเลือกอย่างน้อยหนึ่งกล่องกาเครื่องหมายที่พร้อมใช้งาน

  4. ภายใต้ ปฏิบัติดังนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ระบุไว้

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายโฟลเดอร์รายการ

  6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือก เลือกโฟลเดอร์ และเลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่

      หรือ

    • เลือก ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์

    หมายเหตุ: 

    • เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไข การกระทำ หรือข้อยกเว้นเพิ่มเติมให้กับกฎ ให้เลือก ตัวเลือกขั้นสูง แล้วทำตามคำแนะนำส่วนที่เหลือใน ตัวช่วยสร้างกฎ

    • ดู ออกแบบกฎแบบกำหนดเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  7. เลือก ตกลง

  8. ในกล่องการแจ้งเตือน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือก ตกลง

      หรือ

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ปัจจุบัน แล้วเลือก ตกลง

ให้ดูที่ นำเข้าหรือส่งออกชุดของกฎ เพื่อเรียนรู้วิธีการนำเข้าหรือส่งออกกฎเพื่อให้ผู้อื่นสามารถใช้งานได้

คุณสามารถลบกฎเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

  1. บนแท็บ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือกกฎที่คุณต้องการลบ

  3. เลือก ลบ ไอคอนลบ > ตกลง

คุณสามารถเรียกใช้อย่างน้อยหนึ่งกฎด้วยตนเอง

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน และบนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้เลือก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  2. ในกล่อง เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  3. ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้เลือก เรียกดู เลือกโฟลเดอร์ แล้วเลือก ตกลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 3

  4. ในรายการ ใช้กฎกับ ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของข้อความทั้งหมด หรือเปลี่ยนเป็นข้อความที่อ่านแล้วหรือข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน

  5. เลือก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีกฎอยู่สองชนิดใน Outlook คือกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์กับกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์    
    เมื่อคุณกำลังใช้ บัญชี Microsoft Exchange Server กฎบางอย่างจะเป็นกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้จะทำงานบนกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จดหมาย Exchange แม้ Outlook จะไม่ทำงานอยู่ก็ตาม

    กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะต้องใช้กับข้อความเมื่อเข้ามาถึง กล่องขาเข้า ของคุณเป็นครั้งแรก และกฎจะต้องสามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ได้ ตัวอย่างเช่น กฎที่ระบุให้พิมพ์ข้อความจะไม่สามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ได้ ถ้ากฎไม่สามารถใช้บนเซิร์ฟเวอร์ กฎจะถูกใช้เมื่อคุณเปิด Outlook และกลายเป็นกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น   
    กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นคือกฎที่ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น นี่คือกฎที่เรียกใช้ใน Outlook แทนเซิร์ฟเวอร์ Exchange กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นที่จะทำงานเมื่อ Outlook ทำงานอยู่เท่านั้น

เคล็ดลับ: ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎทั้งสองประเภทนี้อยู่ด้วยกัน กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

ใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อกฎถูกนำไปใช้ ใบเสร็จการจัดส่ง การแจ้งเมื่อผู้รับเปิดอ่าน การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) จะถูกดำเนินการเหมือนเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น กฎที่ย้ายข้อความที่มีคำว่า “การประชุม” ในกล่อง หัวข้อ ไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจง จะย้ายใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง หรือการตอบกลับอัตโนมัติทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์เดียวกันนั้น

หมายเหตุ: เมื่อกฎย้ายการตอบสนองการลงคะแนนเสียงจาก กล่องขาเข้า ไปยังโฟลเดอร์อื่น การติดตามการตอบสนองการลงคะแนนเสียงจะได้รับผลกระทบด้วย เมื่อเปิดข้อความที่ส่งไปแล้วที่มีปุ่มการลงคะแนนเสียงอยู่ด้วย ข้อมูลของการติดตามจะไม่นับการตอบสนองที่กฎได้ย้ายไป การย้ายหรือลบการตอบสนองด้วยตัวเองจะไม่กระทบกับการติดตามนี้

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสาร

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสารถือเป็นข้อความ ถ้าคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุเมื่อสอดคล้อง (ตรง) ตามเงื่อนไข (เกณฑ์) บางอย่าง การเรียกประชุมและการร้องของานที่ตรงตามเงื่อนไขเหล่านั้นจะถูกย้ายด้วยเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ควรระวังข้อจำกัดต่อไปนี้เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลต่อรายการชนิดนี้:

  • ถ้ารายการถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมาย รายการอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่ถูกย้าย ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าข้อความอีเมลตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ ข้อความอีเมลตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มีกลุ่มที่ติดต่ออยู่ด้วยอาจทำงานแตกต่างจากกฎอื่นๆ โดยขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างกฎนั้น

  • ย้ายข้อความที่ส่งถึงกลุ่มสาธารณะไปยังโฟลเดอร์   
    กฎนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้บัญชี Exchange Server อยู่เท่านั้น ข้อความที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้ ข้อความจากคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้

บัญชี Exchange Server (นับตั้งแต่ Exchange Server 2010) สามารถใช้กฎเพื่อส่งต่อขอความไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถป้องกันไม่ให้มีการส่งต่อข้อความไปยังผู้รับในโดเมนที่ระบุได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู พิจารณาเวอร์ชันของ Microsoft Exchange Server ที่บัญชีของฉันเชื่อมต่ออยู่

วิธีที่กฎช่วยคุณจัดการข้อความอีเมล

กฎ คือ การกระทำที่ Microsoft Outlook ดำเนินการโดยอัตโนมัติกับข้อความที่ได้รับหรือที่ส่งซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุไว้ในกฎนั้น คุณสามารถเลือกเงื่อนไขและการกระทำต่างๆ ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างกฎ

กฎมีอยู่สองประเภทด้วยกัน  ได้แก่ การจัดระเบียบและการแจ้งให้ทราบ กฎจะไม่ดำเนินการกับข้อความที่อ่านแล้ว โดยจะมีผลกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น

เทมเพลตกฎในตัวช่วยสร้างกฎ

ตัวช่วยสร้างกฎจะมีเทมเพลตต่างๆ สำหรับกฎที่ใช้บ่อยมากที่สุด ดังต่อไปนี้:

  • จัดระเบียบอยู่เสมอ    กฎเหล่านี้จะช่วยจัดข้อความเข้าไฟล์และติดตามข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความที่มาจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง เช่น เจตริณ วิจิตรวานิช ที่มีคำว่า "ยอดขาย" อยู่ในบรรทัด เรื่อง โดยให้ข้อความเหล่านี้ถูกกำหนดค่าสถานะเพื่อตามงาน จัดประเภทเป็นยอดขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "ยอดขายของเจตริณ"

  • ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ    กฎเหล่านี้จะแจ้งให้คุณทราบในลักษณะใดลักษณะหนึ่งเมื่อคุณได้รับข้อความที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกครอบครัว

  • เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า    เป็นกฎที่คุณสร้างโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากเทมเพลตกฎ และเป็นกฎที่คุณสามารถกำหนดเองได้ทั้งหมด

การสร้างกฎ

Outlook มีเทมเพลตกฎสำหรับสถานการณ์สมมติทั่วไป ใช้เทมเพลตกฎเหล่านี้หรือสร้างการออกแบบกฎที่คุณกำหนดเอง

ใช้เทมเพลตกฎ Outlook

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

  4. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการจากคอลเลกชันเทมเพลต จัดระเบียบอยู่เสมอ หรือ อัปเดตให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

  5. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกลิงก์ บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ สมุดรายชื่อจะเปิดขึ้น

  6. คลิก ถัดไป

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  8. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้คำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไข ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  9. คลิก ถัดไป

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  11. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำ ที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  12. คลิก ถัดไป

  13. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  14. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้น ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  15. คลิก ถัดไป

  16. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้ใส่ชื่อ

  17. ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องจดหมายเข้า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

    • ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กฎที่สร้างใหม่นี้จะถูกเปิดใช้งานอยู่ ถ้าต้องการปิดกฎ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานกฎนี้

    • เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีผู้ใช้อีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  18. คลิก เสร็จสิ้น

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

  4. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อข้อความมาถึง หรือ ตรวจสอบข้อความหลังจากการส่ง

  5. คลิก ถัดไป

  6. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้คำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับเงื่อนไข ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  8. คลิก ถัดไป

  9. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับการกระทำ ที่คุณได้เพิ่มไป จากนั้นให้กำหนดค่า

  11. คลิก ถัดไป

  12. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  13. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้สำหรับข้อยกเว้น ที่คุณได้เพิ่ม จากนั้นให้ระบุค่า

  14. คลิก ถัดไป

  15. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้ใส่ชื่อ

  16. ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องจดหมายเข้า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

    • ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กฎที่สร้างใหม่นี้จะถูกเปิดใช้งานอยู่ ถ้าต้องการปิดกฎ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานกฎนี้

    • เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีผู้ใช้อีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  17. คลิก เสร็จสิ้น

กฎสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็วจากข้อความใดๆ ประโยชน์ของการสร้างกฎในลักษณะนี้ก็คือจะได้รับการแนะนำกฎตามผู้ส่งหรือผู้รับข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเริ่มด้วยข้อความอีเมล กฎหนึ่งกฎที่ได้รับการแนะนำจะย้ายข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้นไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกไว้

  1. คลิกข้อความอีเมลที่คุณต้องการสร้างกฎให้ จากนั้นบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย้าย ให้คลิก กฎ

    กฎที่แนะนำให้จะปรากฏขึ้นตามผู้ส่งและผู้รับข้อความอีเมล

  2. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • คลิกกฎที่แนะนำให้กฎใดกฎหนึ่ง คลิกโฟลเดอร์ปลายทาง แล้วคลิก ตกลง

    • สำหรับตัวเลือกกฎเพิ่มเติมที่ยึดตามผู้ส่ง ผู้รับ หรือที่ยึดตามเรื่องของข้อความอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

ถ้าคุณเลือก สร้างกฎ ในขั้นตอนที่ 2 กล่องโต้ตอบ สร้างกฎ จะปรากฏขึ้น ทำต่อไปด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ภายใต้ เมื่อฉันได้รับอีเมลที่มีเงื่อนไขตรงกับที่เลือกไว้ทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขที่คุณต้องการ

  2. ภายใต้ ให้ปฏิบัติดังนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ระบุไว้

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์

  4. คลิกโฟลเดอร์ที่มีอยู่หรือคลิก ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บข้อความ

    เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไข การกระทำ หรือข้อยกเว้นเพิ่มเติมให้กับกฎ ให้คลิก ตัวเลือกขั้นสูง แล้วทำตามคำแนะนำที่เหลือใน ตัวช่วยสร้างกฏ ซึ่งเป็นตัวช่วยสร้างตัวเดียวกันกับที่ปรากฏเมื่อคุณคลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน ในมุมมอง Backstage (โดยการคลิกแท็บ ไฟล์) ให้ดูที่ ออกแบบกฎแบบกำหนดเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  5. คลิก ตกลง

ให้ดูที่ นำเข้าหรือส่งออกชุดของกฎ เพื่อเรียนรู้วิธีการนำเข้าหรือส่งออกกฎเพื่อให้ผู้อื่นสามารถใช้งานได้

ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎหนึ่งหรือหลายกฎด้วยตัวคุณเอง ให้ทำดังนี้

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. คลิก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  4. ในกล่องโต้ตอบ เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับแต่ละกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  5. ในกล่อง เรียกใช้ในโฟลเดอร์ ถ้าคุณต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่น ให้คลิก เรียกดู คลิกโฟลเดอร์นั้น แล้วคลิก ตกลง

    เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมโฟลเดอร์ย่อย เพื่อรวมโฟลเดอร์ต่างๆ ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ที่ได้ระบุเอาไว้ในขั้นตอนที่ 5 เข้ามาด้วย

  6. ในรายการ ใช้กฎกับ ค่าเริ่มต้นคือข้อความอีเมลทั้งหมด คุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นนี้เป็นข้อความอีเมลที่อ่านแล้วหรือข้อความอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านก็ได้

  7. คลิก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

มีกฎอยู่สองชนิดใน Outlook   ได้แก่ กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์กับกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์    ถ้าคุณกำลังใช้ บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server กฎบางกฎที่คุณสร้างจะเป็นกฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ กฎเหล่านี้จะทำงานในกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จดหมายของ Exchange แม้ว่า Outlook จะไม่ได้ทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณก็ตาม กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะต้องใช้กับข้อความเมื่อส่งไปยัง กล่องจดหมายเข้า ของคุณครั้่งแรก และกฎจะต้องสามารถทำงานได้จนกระทั้งเสร็จสิ้นการทำงานบนซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎซึ่งระบุว่าข้อความที่จะพิมพ์จะไม่สามารถเรียกใช้ได้จนกว่าจะทำงานเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ถ้ากฎไม่สามารถใช้บนเซิร์ฟเวอร์ได้ กฎจะถูกใช้เมื่อคุณเริ่ม Outlook และกลายเป็นกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

  • กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น    กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นคือกฎที่ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น กฎเหล่านี้คือกฎที่ไม่สามารถทำงานจนเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ เช่น การระบุให้พิมพ์ข้อความอีเมลบางข้อความ กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้นจะใช้งานได้เฉพาะเมื่อ Outlook เปิดทำงานอยู่เท่านั้น

ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎทั้งสองประเภทนี้อยู่ด้วยกัน กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

การนำกฎไปใช้กับรายการ Outlook อื่น

เมื่อกฎถูกนำไปใช้ ใบตอบรับการส่ง ใบตอบรับการอ่าน การตอบกลับแบบลงคะแนนเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติ (การแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) จะถูกดำเนินการเหมือนเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น กฎที่ย้ายรายการที่มีคำว่า "การประชุม" อยู่ในชื่อเรื่องไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งนั้นจะย้ายใบตอบรับการส่ง การตอบกลับแบบลงคะแนนเสียง หรือการตอบกลับอัตโนมัติ ที่มีคำว่า "การประชุม" อยู่ในชื่อเรื่องนี้ไปด้วยทั้งหมดเช่นกัน

หมายเหตุ: เมื่อกฎย้ายการตอบกลับแบบลงคะแนนเสียงจาก กล่องจดหมายเข้า ไปยังโฟลเดอร์อื่น การติดตามผลการลงคะแนนเสียงของคุณจะได้รับผลกระทบ เมื่อคุณเปิดข้อความที่ส่งซึ่งมีปุ่มลงคะแนนเสียง ข้อมูลการติดตามจะไม่รวมคะแนนสำหรับการตอบกลับที่กฎย้ายไป การย้ายหรือลบการตอบกลับด้วยตนเองจะไม่มีผลใดๆ ต่อการติดตาม

เมื่อนำกฎไปใช้ การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสารต่างๆ จะถือว่าเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่มีคำว่า "การประชุม" ในกล่อง หัวข้อ ไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ การร้องของานหรือการเรียกประชุมใดๆ ก็ตามที่ตรงกับเงื่อนไขนั้นจะถูกย้ายไปด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลกับชนิดรายการเหล่านี้ ควรระวังเกี่ยวกับข้อจำกัดต่อไปนี้:

  • รายการที่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์จดหมายอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่รายการนั้นถูกย้ายไป ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความอีเมลถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าการตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยการใช้กฎ การตอบกลับนั้นจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมนั้นจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความอีเมลที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กลุ่มที่ติดต่อ

กฎที่มีกลุ่มที่ติดต่ออยู่ด้วยอาจทำงานแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างกฎนั้น

  • ย้ายข้อความอีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อ     กฎนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้บัญชีผู้ใช้ Exchange Server อยู่เท่านั้น เฉพาะข้อความอีเมลที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อเท่านั้นที่จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้ ข้อความอีเมลที่มาจากคนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุไว้

ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 2010 ตามค่าเริ่มต้นแล้วคุณจะไม่สามารถใช้กฎเพื่อส่งต่อข้อความไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรของคุณได้ การตั้งค่านี้ช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับและเป็นส่วนตัวขององค์กรถูกเปิดเผยออกไป และการตั้งค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยผู้ดูแลระบบ Exchange เท่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู พิจารณาเวอร์ชันของ Microsoft Exchange Server ที่บัญชีของฉันเชื่อมต่ออยู่

วิธีที่กฎช่วยคุณจัดการข้อความ

กฎ คือ การกระทำที่ Microsoft Outlook ดำเนินการโดยอัตโนมัติกับข้อความที่ได้รับหรือที่ส่งซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุไว้ในกฎนั้น คุณสามารถเลือกหลายเงื่อนไขและการกระทำ โดยใช้ตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือน กฎจะไม่ทำงานกับข้อความที่อ่านแล้ว แต่จะทำงานเฉพาะกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเท่านั้น

กฎจะแบ่งออกเป็นสองประเภททั่วไป: องค์กร และการแจ้งเตือน ตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือนมีเทมเพลตสำหรับกฎที่ใช้บ่อย

  • จัดระเบียบอยู่เสมอ    นี่คือกฎที่ช่วยให้คุณจัดข้อความเข้าไฟล์และติดตามข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎสำหรับข้อความจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง เช่น เจตริณ วิจิตรวานิช ที่มีคำว่า “ยอดขาย” ในบรรทัด หัวข้อ โดยให้ข้อความเหล่านี้ถูกกำหนดค่าสถานะเพื่อติดตาม จัดประเภทเป็นยอดขาย และย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่มีชื่อว่า ยอดขายของเจตริณ

  • ได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ    นี่คือกฎที่จะแจ้งให้คุณทราบในลักษณะใดลักษณะหนึ่งเมื่อคุณได้รับข้อความที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งการแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับข้อความจากสมาชิกครอบครัว

  • เริ่มจากกฎว่าง    นี่คือกฎที่คุณสร้างตั้งแต่เริ่มต้น

    เทมเพลตกฎ
    รูปที่ 1: ตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือนมีหลายกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ที่เรียกว่าเทมเพลต

ข้อยกเว้น

คุณสามารถเพิ่มข้อยกเว้นให้กับกฎของคุณสำหรับสถานการณ์พิเศษ เช่น เมื่อข้อความถูกกำหนดค่าสถานะสำหรับการติดตาม หรือถูกทำเครื่องหมายเป็นมีความสำคัญสูง กฎจะไม่นำไปใช้กับข้อความถ้าตรงกับข้อยกเว้นที่คุณกำหนดไว้

  1. ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้คลิก จดหมาย

  2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎและการแจ้งเตือน

  3. ถ้าคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชี ในรายการ นำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือก กล่องขาเข้า ที่คุณต้องการ

  4. คลิก กฎใหม่

  5. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการจากคอลเลกชันเทมเพลต จัดระเบียบอยู่เสมอ หรือ อัปเดตให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

  6. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกลิงก์ บุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่าย สมุดที่อยู่จะเปิดขึ้น

  7. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  8. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำ จากนั้นคลิก ถัดไป

  9. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  10. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำ จากนั้นคลิก ถัดไป

  11. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  12. เมื่อต้องการสิ้นสุดการสร้างกฎ ให้ใส่ชื่อสำหรับกฎ แล้วเลือกตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ของคุณ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน “โฟลเดอร์”

    • เมื่อต้องการใช้กฎนี้กับบัญชีอีเมลและ กล่องจดหมายขาเข้า ที่เชื่อมโยงกับแต่ละบัญชีของคุณทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้บนบัญชีทั้งหมด

  13. คลิก เสร็จสิ้น

เมื่อต้องการสร้างกฎ โดยเลือกเงื่อนไข การกระทำ และข้อยกเว้นของคุณเอง ให้ทำดังต่อไปนี้:

  1. ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้คลิก จดหมาย

  2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎและการแจ้งเตือน

  3. ถ้าคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชี ในรายการ นำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือก กล่องขาเข้า ที่คุณต้องการ

  4. คลิก กฎใหม่

  5. ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง ให้เลือก ตรวจสอบข้อความเมื่อข้อความมาถึง หรือ ตรวจสอบข้อความหลังจากการส่ง แล้วคลิก ถัดไป

  6. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความเพื่อนำกฎไปใช้

  7. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำ จากนั้นคลิก ถัดไป

  8. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการให้กฎดำเนินการเมื่อสอดคล้องกับเงื่อนไขที่ได้ระบุเอาไว้

  9. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้ถ้าคุณยังไม่ได้ทำ จากนั้นคลิก ถัดไป

  10. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น ให้เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎนั้น แล้วคลิก ถัดไป

  11. เมื่อต้องการสิ้นสุดการสร้างกฎ ให้ใส่ชื่อสำหรับกฎ แล้วเลือกตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ของคุณ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้เดี๋ยวนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน “โฟลเดอร์”

    • เมื่อต้องการใช้กฎนี้กับบัญชีอีเมลและ กล่องจดหมายขาเข้า ที่เชื่อมโยงกับแต่ละบัญชีของคุณทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้บนบัญชีทั้งหมด

  12. คลิก เสร็จสิ้น

คุณสามารถสร้างกฎโดยตรงจากข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายข้อความจากผู้อื่นไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

  1. คลิกขวาข้อความที่คุณต้องการใช้กฎ แล้วคลิก สร้างกฎ บนเมนูทางลัด

    ในกล่องโต้ตอบ สร้างกฎ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับตัวเลือกที่กรอกข้อมูลจากข้อความที่คุณเลือกแล้ว

  2. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์

  3. คลิกโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หรือคลิก ใหม่ เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในการจัดเก็บข้อความ

  4. เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไข การกระทำ หรือข้อยกเว้นให้กับกฎ ให้คลิก ตัวเลือกขั้นสูง แล้วทำตามคำแนะนำส่วนที่เหลือในตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือน

    เคล็ดลับ     เมื่อต้องการเรียกใช้กฎทันทีที่คุณสร้าง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ทันที ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างกฎและการแจ้งเตือน

    ข้อความทั้งหมดใน กล่องขาเข้า ของคุณ หรือโฟลเดอร์ใดก็ตามที่คุณเลือก ซึ่งตรงกับเงื่อนไขและข้อยกเว้นที่เชื่อมโยงกับกฎนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ เมื่อต้องการทดสอบกฎใหม่ของคุณ ให้เปิดโฟลเดอร์ใหม่ของคุณ มีการย้ายข้อความที่ถูกต้องหรือไม่

ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎเป็นระยะๆ แต่ไม่ใช่ตลอดเวลา ให้ทำดังต่อไปนี้:

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎและการแจ้งเตือน

  2. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้ปิดกฎโดยการล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากกฎ

  3. คลิก เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้

  4. ในกล่องโต้ตอบ เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ ภายใต้ เลือกกฎที่จะเรียกใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากกฎที่คุณต้องการเรียกใช้

  5. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำกฎไปใช้

  6. เลือกประเภทข้อความที่คุณต้องนำกฎไปใช้

    ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำกฎไปใช้กับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์เท่านั้น

  7. คลิก เรียกใช้เดี๋ยวนี้

กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์    ถ้าคุณมี บัญชี Microsoft Exchange เซิร์ฟเวอร์สามารถนำกฎไปใช้กับข้อความของคุณ แม้ว่า Outlook จะไม่ทำงาน ซึ่งเรียกว่ากฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ ต้องตั้งค่ากฎให้ใช้กับข้อความเมื่อข้อความถูกส่งไปยัง กล่องจดหมาย ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ และกฎต้องสามารถทำงานเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น กฎไม่สามารถทำงานเสร็จสิ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าการกระทำระบุว่าจะพิมพ์ข้อความ ถ้าไม่สามารถใช้กฎบนเซิร์ฟเวอร์ได้ กฎจะถูกนำไปใช้เมื่อคุณเริ่ม Outlook

กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น    ”ไคลเอ็นต์” คือ โปรแกรมอีเมลที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของแต่ละบุคคล กฎที่ไม่สามารถนำไปใช้โดยเซิร์ฟเวอร์คือ “กฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น” เนื่องจากกฎดังกล่าวทำงานบนคอมพิวเตอร์ของแต่ละบุคคลเท่านั้น ถ้ารายการกฎของคุณมีกฎที่สามารถทำงานบนเซิร์ฟเวอร์เช่นเดียวกับกฎที่ไม่สามารถทำงานได้ กฎที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกนำไปใช้ก่อน แล้วตามด้วยกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น

ใบเสร็จการจัดส่ง การแจ้งเมื่อผู้รับเปิดอ่าน การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะถือเป็นเอกสาร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่มีคำว่า “การประชุม” ในกล่อง หัวข้อ ไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ใบเสร็จการจัดส่ง การตอบสนองการลงคะแนนเสียง และการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไขนี้จะถูกย้ายด้วยเช่นกัน

หมายเหตุ: ถ้าการตอบสนองการลงคะแนนเสียงถูกย้ายออกจาก กล่องขาเข้า การตอบกลับจะไม่ถูกติดตามโดยอัตโนมัติในข้อความต้นฉบับ

การเรียกประชุม การร้องของาน และเอกสารต่างๆ จะถือเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างกฎที่ย้ายรายการที่มีคำว่า “การประชุม” ในกล่อง หัวข้อ ไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุการร้องของานหรือการเรียกประชุมใดๆ ก็ตามที่ตรงกับเงื่อนไขนั้นจะถูกย้ายไปด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณสร้างกฎที่มีผลต่อชนิดรายการเหล่านี้ ควรระวังข้อจำกัดต่อไปนี้:

  • รายการที่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ไม่ใช่จดหมายอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้หลังจากที่รายการนั้นถูกย้ายไป ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ ปฏิทิน การนัดหมายใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น

  • ถ้าการตอบกลับการประชุมหรืองานถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ โดยใช้กฎ การตอบกลับจะไม่ถูกติดตามโดยรายการที่เป็นต้นฉบับ

  • ถ้าการเรียกประชุมถูกย้ายโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ การประชุมจะไม่ถูกเพิ่มลงใน ปฏิทิน

  • กฎที่มีผลกระทบต่อข้อความที่คุณส่งจะไม่ถูกนำไปใช้กับการร้องของานและการเรียกประชุม

กฎใหม่สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะทำงานต่างกันตามวิธีที่คุณสร้างกฎ:

  • ย้ายข้อความที่ส่งถึงรายชื่อการแจกจ่ายไปยังโฟลเดอร์    ถ้าคุณเลือกเทมเพลตกฎนี้ เฉพาะข้อความที่ส่งถึงรายชื่อการแจกจ่ายจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ ข้อความจากบุคคลที่อยู่ในรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ

    หมายเหตุ: กฎนี้ใช้งานได้กับบัญชี Exchange เท่านั้น

  • ย้ายข้อความจากผู้อื่นไปยังโฟลเดอร์    ถ้าคุณเลือกเทมเพลตกฎนี้ ข้อความจากบุคคลใดก็ตามที่เป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณระบุไว้จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุด้วย

ถ้าคุณทำงานในองค์กรที่ใช้ Exchange ตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่คุณส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรของคุณซึ่งใช้กฎดังกล่าวจะไม่ถูกส่ง การตั้งค่านี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลองค์กรถูกเปิดเผยและถูกควบคุมโดยผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×