ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

จัดการขนาดของกล่องจดหมายของฉัน

คุณจะได้รับข้อความแจ้งเตือนรายสัปดาห์หรือแม้แต่รายวันที่คุณกำลังจะเรียกใช้เนื้อที่ว่างในกล่องจดหมายหรือไม่ การล้างข้อมูลในกล่องจดหมายเป็นเครื่องมือการล้างข้อมูลแบบครบวงจรที่คุณสามารถใช้เพื่อตัดแต่งขนาดของกล่องจดหมายของคุณ

  1. ใน Outlook ให้เลือกเครื่องมือ>ไฟล์> การล้างข้อมูลในกล่องจดหมาย

    การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ดูขนาดทั้งหมดของกล่องจดหมายของคุณและโฟลเดอร์แต่ละรายการภายใน

    • ค้นหารายการที่เก่ากว่าวันที่ที่แน่นอนหรือมีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด

    • เก็บถาวรรายการโดยการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณและล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์ข้อขัดแย้งของคุณและลบโฟลเดอร์นี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บกล่องจดหมายของคุณ

ถ้าอีเมลของคุณถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลเช่น Exchange เมื่อกล่องจดหมายของคุณถึงขีดจำกัดด้านบนผู้ดูแลระบบของคุณอาจเริ่มการจำกัดฟังก์ชันการทำงาน ตัวอย่างเช่นที่๙๐ MB คุณอาจได้รับคำเตือนที่๑๐๐ MB คุณอาจไม่สามารถส่งอีเมลและที่๑๑๐ MB คุณอาจไม่สามารถรับอีเมลได้

ต่อไปนี้คือวิธีที่จะทำให้ขนาดกล่องจดหมายของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม:

  • เก็บถาวรรายการเก่า–ย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไว้ในที่เก็บถาวร คุณสามารถสร้าง ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่แยกต่างหากที่คุณสามารถเปิดได้จาก Outlook เวลาที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Outlook จะเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาปกติโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองได้เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรรายการใดเมื่อต้องการเก็บถาวรข้อมูลเหล่านั้นและตำแหน่งที่จะเก็บข้อมูลเหล่านั้น

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งเก็บถาวรองค์กรของคุณอาจปิดใช้งานฟีเจอร์นี้

  • ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ–ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบบ่อยๆเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บข้อความที่คุณไม่ต้องการ

  • ล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะเป็นระยะๆล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะเพื่อบันทึกพื้นที่กล่องจดหมายเข้าของคุณสำหรับข้อความที่คุณต้องการจริงๆ

  • เก็บสิ่งที่แนบมาภายนอกกล่องจดหมายของคุณเป็นสิ่งที่แนบมาที่สะสมเมื่อเวลาผ่านไปพวกเขาสามารถใช้พื้นที่ว่างได้มาก สำหรับสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการเก็บไว้ให้ลองบันทึกไฟล์เหล่านั้นไปยังไซต์ทีมเพื่อ OneDrive หรือไปยังโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  1. ใน Outlook ให้เลือกเครื่องมือการล้างข้อมูล>ไฟล์> การล้างข้อมูลในกล่องจดหมาย

    เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ดูขนาดทั้งหมดของกล่องจดหมายของคุณและโฟลเดอร์แต่ละรายการภายใน

    • ค้นหารายการที่เก่ากว่าวันที่ที่แน่นอนหรือมีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด

    • เก็บถาวรรายการโดยการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณและล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์ข้อขัดแย้งของคุณและลบโฟลเดอร์นี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บกล่องจดหมายของคุณ

ถ้าอีเมลของคุณถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลเช่น Exchange เมื่อกล่องจดหมายของคุณถึงขีดจำกัดด้านบนผู้ดูแลระบบของคุณอาจเริ่มการจำกัดฟังก์ชันการทำงาน ตัวอย่างเช่นที่๙๐ MB คุณอาจได้รับคำเตือนที่๑๐๐ MB คุณอาจไม่สามารถส่งอีเมลและที่๑๑๐ MB คุณอาจไม่สามารถรับอีเมลได้

ต่อไปนี้คือวิธีที่จะทำให้ขนาดกล่องจดหมายของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม:

  • เก็บถาวรรายการเก่า–ย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไว้ในที่เก็บถาวร คุณสามารถสร้าง ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่แยกต่างหากที่คุณสามารถเปิดได้จาก Outlook เวลาที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Outlook จะเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาปกติโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองได้เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรรายการใดเมื่อต้องการเก็บถาวรข้อมูลเหล่านั้นและตำแหน่งที่จะเก็บข้อมูลเหล่านั้น

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งเก็บถาวรองค์กรของคุณอาจปิดใช้งานฟีเจอร์นี้

  • ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ–ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบบ่อยๆเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บข้อความที่คุณไม่ต้องการ

  • ล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะเป็นระยะๆล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะเพื่อบันทึกพื้นที่กล่องจดหมายเข้าของคุณสำหรับข้อความที่คุณต้องการจริงๆ

  • เก็บสิ่งที่แนบมาภายนอกกล่องจดหมายของคุณเป็นสิ่งที่แนบมาที่สะสมเมื่อเวลาผ่านไปพวกเขาสามารถใช้พื้นที่ว่างได้มาก สำหรับสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการเก็บไว้ให้ลองบันทึกไฟล์เหล่านั้นไปยังไซต์ทีมเพื่อ OneDrive หรือไปยังโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×