จัดการขนาดของกล่องจดหมายของฉัน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณได้รับรายสัปดาห์ หรือข้อความรายวันแม้ว่า คุณกำลังจะเรียกใช้ออกจากกล่องจดหมายของพื้นที่คำเตือนได้อย่างไร ล้างกล่องจดหมายเป็นเครื่องมือหนึ่งหยุดการล้างข้อมูลที่คุณสามารถใช้การตัดแต่งขนาดของกล่องจดหมายของคุณ

  1. ในOutlook เลือกไฟล์ >เครื่องมือล้าง >ล้างกล่องจดหมาย

    เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย

  2. ให้เลือกทำดังต่อไปนี้

    • ดูขนาดรวมของกล่องจดหมายของคุณและขนาดของโฟลเดอร์แต่ละรายการภายในกล่องจดหมายนั้น

    • ค้นหารายการที่เก่ากว่าวันที่หรือขนาดที่กำหนด

    • เก็บถาวรรายการ โดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ และล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ

    • ดูขนาดของโฟลเดอร์ ข้อขัดแย้ง ของคุณและลบโฟลเดอร์นี้

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บกล่องจดหมายของคุณให้สมส่วน

ถ้าอีเมลของคุณถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลเช่นExchange เมื่อกล่องจดหมายของคุณมาถึงขีดจำกัดสูงสุดของ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเริ่มต้นการจำกัดหน้าที่การใช้งาน ตัวอย่างเช่น ที่ 90 MB คุณอาจได้รับคำเตือน ที่คุณอาจไม่สามารถส่งอีเมล และที่ MB 110 คุณอาจไม่ได้รับอีเม 100 MB

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างที่จะทำให้ขนาดกล่องจดหมายของคุณอยู่ในการควบคุม

  • เก็บถาวรรายการเก่า – ย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไว้ในเก็บถาวร คุณสามารถสร้างแยกต่างหากไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ซึ่งคุณสามารถเปิดจากOutlook ใดก็ตามที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้นOutlook การเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาที่สม่ำเสมอโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองเมื่อใดก็ ตามที่คุณต้องการ วิธีนี้ คุณสามารถเลือกรายการที่ต้องการเก็บถาวร เมื่อใดที่จะเก็บถาวรได้ และตำแหน่งที่จะเก็บไว้

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งการเก็บถาวร องค์กรของคุณอาจได้ปิดใช้งานฟีเจอร์นี้

  • ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ– ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ บ่อย ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บข้อความที่คุณไม่จำเป็น

  • ล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะ – เป็นระยะ ๆล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะเพื่อประหยัดเนื้อที่กล่องจดหมายเข้าของคุณสำหรับข้อความที่คุณต้องเป็นจริง

  • เก็บสิ่งที่แนบมานอกกล่องจดหมายของคุณ– เป็นสิ่งที่แนบมาสะสมให้ได้เมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาสามารถใช้จำนวนมากช่องว่างออก สำหรับสิ่งที่แนบมา ที่คุณต้องการเก็บ พิจารณาบันทึก ไปยังไซต์ทีมOneDrive หรือโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณสามารถใช้เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย ซึ่งช่วยให้คุณสามารถดูขนาดของกล่องจดหมายของคุณและโฟลเดอร์แต่ละรายการ นอกจากนี้คุณสามารถเก็บถาวรรายการเก่าไปยังเก็บถาวรไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) และล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ของคุณ

  1. บนเมนูเครื่องมือ คลิกล้างกล่องจดหมาย

  2. ให้เลือกทำดังนี้

    • เมื่อต้องการดูขนาดรวม ของกล่องจดหมายของคุณ และโฟลเดอร์แต่ละรายการอยู่ภายใน คลิกขนาดกล่องจดหมายของมุมมอง

    • เมื่อต้องการค้นหารายการเก่า เลือกค้นหารายการที่เก่ากว่า n วัน ใส่ตัวเลขระหว่าง 1 ถึง 999 แล้ว คลิ กค้นหา

    • เมื่อต้องการค้นหารายการขนาดใหญ่ เลือกค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่ากิโลไบต์ n ใส่ตัวเลขระหว่าง 1 ถึง 9999 แล้ว คลิ กค้นหา

    • เมื่อต้องการย้ายรายการเก่าในกล่องจดหมายของคุณเมื่อต้องการเก็บถาวรไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst), คลิกเก็บถาวรอัตโนมัติ โฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวรไฟล์.pst คือ c:\Documents and name\Local Settings\user Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook

    • เมื่อต้องการดูขนาดของโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ของคุณ คลิกมุมมองขนาดรายการที่ถูกลบ

    • เมื่อต้องการล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ของคุณ คลิกว่าง

    • เมื่อต้องการดูขนาดของโฟลเดอร์ข้อขัดแย้ง คลิกขนาดข้อขัดแย้งในมุมมอง

    • เมื่อต้องการลบเนื้อหาของโฟลเดอร์ข้อขัดแย้ง ของคุณ คลิกลบ

ลดขนาดของไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst)

ถ้าคุณลบรายการออกจากไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst), ไฟล์โดยอัตโนมัติกระชับในเบื้องหลังเมื่อคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ของคุณ และ Outlook กำลังทำงาน ถ้าคุณต้องการลดขนาดของไฟล์ทันที คุณสามารถบังคับให้ตัวกระชับ กระบวนการกระชับไฟล์ข้อมูลอาจใช้เวลาหลายนาที

  1. บนเมนูไฟล์ คลิกการจัดการไฟล์ข้อมูล

  2. คลิกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการกระชับ แล้ว คลิ กตั้งค่า

  3. คลิกกระชับข้อมูลเดี๋ยวนี้

หมายเหตุ: คุณไม่ต้องออกจาก Outlook หลังจากที่คุณกระชับไฟล์.pst

ด้านบนของหน้า

ลดขนาดของไฟล์โฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost)

ลดขนาดของไฟล์ไฟล์ (.ost) แบบออฟไลน์โฟลเดอร์อาจเพิ่มประสิทธิภาพถ้าคุณลบรายการจำนวนมาก กระบวนงานนี้ไม่ลบรายการใด ๆ ที่บันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์

  1. ลบรายการใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการเก็บ แล้ว ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

  2. บนเมนู Tools ให้คลิก Account Settings

    คำสั่งการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ จะหายไป

    ตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ คำสั่งบนเมนูเครื่องมือ ในMicrosoft Office Outlook 2007 ได้ ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า ไม่มีใช้คำแนะนำต่อไปนี้ ใช้วิธีใช้ที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์นั้น ถ้าแถบชื่อเรื่องของโปรแกรมที่คุณกำลังใช้แสดง Microsoft Outlook Express คุณกำลังใช้โปรแกรมที่จะไม่เหมือนกับ Outlook ดูวิธีใช้ใน Outlook Express สำหรับความช่วยเหลือ

  3. ในรายการ เลือกMicrosoft Exchange Server แล้ว คลิ กเปลี่ยน

  4. คลิก การตั้งค่าเพิ่มเติม

  5. คลิกที่แท็บขั้นสูง แล้ว คลิ กตั้งค่าไฟล์โฟลเดอร์แบบออฟไลน์

  6. คลิกกระชับข้อมูลเดี๋ยวนี้

หมายเหตุ: 

  • เมื่อต้องการลบรายการออกจากทั้งแบบออนไลน์ และออฟไลน์ โฟลเดอร์ เลือกรายการ นั้นแล้ว กด DELETE

  • ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Exchange ในโหมด Cached Exchange เฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกจะถูกลบออกจากแฟ้ม.ost ภายในเครื่อง รายการบนเซิร์ฟเวอร์จะถูกดาวน์โหลดอีกไปยังไฟล์.ost ซิงโครไนซ์ถัดไป ถ้าโฟลเดอร์ที่ถูกเลือกไว้ภายใต้ตัวเลือกโฟลเดอร์ ในการตั้งค่าการส่ง/รับ สำหรับบัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server

  • เมื่อคุณใช้โหมด Cached Exchange รดในโฟลเดอร์สาธารณะจะไม่ซิงโครไนซ์ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณเลือกที่จะซิงโครไนซ์โฟลเดอร์สาธารณะ ขนาดของไฟล์ของคุณโฟลเดอร์แบบออฟไลน์ (.ost) อาจทำให้มากขึ้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×