จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับสภาพแวดล้อม SharePoint Online ของคุณ

ถ้าองค์กรของคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เอกสาร หรือทำงานร่วมกันโดยตรงกับผู้จัดจำหน่าย ไคลเอ็นต์ หรือลูกค้า คุณอาจต้องใช้ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกของ SharePoint Online เพื่อแชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ หรือ หากไม่ใช่กรณีนี้ คุณอาจต้องการจำกัดการใช้งานการแชร์ภายนอกในองค์กรของคุณ ในบทความนี้ เราจะดูที่ตัวเลือกการแชร์ SharePoint Online และวิธีวางแผน

(ถ้าคุณต้องการอ่านเรื่องการตั้งค่าการแชร์เพียงอย่างเดียว ให้ดู เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกสำหรับ SharePoint Online ถ้าคุณพยายามแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ให้ดู แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ของ OneDrive หรือ แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ของ SharePoint ใน Office 365)

การวางแผนสำหรับการแชร์ภายนอกควรถูกรวมเข้าเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนสิทธิ์โดยรวมของคุณสำหรับ SharePoint Online

โปรดทราบว่า การแชร์ภายนอกจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับสิ่งแวดล้อม SharePoint Online ทั้งหมดของคุณและไซต์คอลเลกชันในนั้น คุณอาจต้องการ ปิดการใช้งานจากส่วนกลาง ก่อนที่บุคคลอื่นจะเริ่มใช้งานไซต์ หรือจนกว่าคุณจะทราบอย่างแน่ชัดว่า คุณต้องการใช้ฟีเจอร์อย่างไร

ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกของ SharePoint Online คืออะไร

SharePoint Online มีทั้งการตั้งค่าส่วนกลาง (ผู้เช่าทั้งหมด) และไซต์คอลเลกชันสำหรับการแชร์ภายนอก การตั้งค่าระดับผู้เช่าจะลบล้างการตั้งค่าใดๆ ในระดับไซต์คอลเลคชัน

สำหรับผู้เช่า SharePoint Online ของคุณ และสำหรับแต่ละไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกการแชร์พื้นฐานต่อไปนี้:

  • ไม่มีการแชร์ภายนอก – ไซต์และเอกสารสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณเท่านั้น

  • การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกในไดเรกทอรีของคุณเท่านั้น – ไซต์ โฟลเดอร์ และเอกสารสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่มีอยู่แล้วในไดเรกทอรีผู้ใช้ Office 365 ของคุณเท่านั้น ตัวอย่าง ผู้ใช้ที่เคยยอมรับคำเชิญการแชร์ หรือผู้ใช้ที่คุณได้นำเข้าจากอีก Office 365 หรือผู้เช่า Azure Active Directory

  • การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง – ไซต์ โฟลเดอร์ และเอกสารสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่มีบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนจากการสมัครใช้งาน Office 365 อื่นหรือการสมัครใช้งาน Azure Active Directory

  • การแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ – เอกสารและโฟลเดอร์ (แต่ไม่ใช่ไซต์) สามารถแชร์ผ่านลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อที่ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูหรือแก้ไขเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์

รายการด้านบนอยู่ในลำดับที่เข้มงวดมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด ตัวเลือกใดที่คุณเลือก ฟังก์ชันการทำงานที่เข้มงวดมากขึ้นจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับคุณ ตัวอย่าง ถ้าคุณเลือกที่จะอนุญาตการแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ คุณยังสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองและผู้ใช้ที่อยู่ในไดเรกทอรีของคุณอยู่แล้วได้ รวมถึงผู้ใช้ภายใน

การแชร์และการรักษาความปลอดภัย   

ถ้าคุณมีข้อมูลที่เป็นความลับที่ไม่ควรถูกแชร์กับผู้ใช้ภายนอก ให้พิจารณาให้มีไซต์คอลเลกชันอย่างน้อยหนึ่งรายการที่ปิดการแชร์ภายนอกในที่ที่คุณเก็บข้อมูลที่เป็นความลับ สร้างไซต์คอลเลกชันเพิ่มเติมตามที่ต้องการเพื่อใช้สำหรับการแชร์ภายนอก ซึ่งช่วยให้คุณจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัย โดยการป้องกันไม่ให้เข้าถึงภายนอกไปยังข้อมูลที่เป็นความลับ

ผู้ใช้ภายนอกคืออะไร

ผู้ใช้ภายนอกคือบุคคลจากภายนอกการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณที่คุณอนุญาตให้เข้าถึงอย่างน้อยหนึ่งไซต์ ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ มีผู้ใช้ภายนอกอยู่สองชนิด:

ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง   

ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องคือผู้ใช้ที่มีบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนจากการสมัครใช้งาน Office 365 อื่น คุณสามารถแชร์ไซต์และเอกสารกับผู้ใช้เหล่านี้ได้เช่นเดียวกับที่คุณแชร์ไซต์และเอกสารกับผู้ใช้ภายในของคุณ สิทธิ์และกลุ่มทำงานเหมือนกันสำหรับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องเช่นเดียวกับผู้ใช้ภายใน

เนื่องจากผู้ใช้ภายนอกไม่มีสิทธิ์การใช้งานของการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ พวกเขาจะถูกจำกัดให้ทำงานร่วมกันพื้นฐาน:

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสามารถดำเนินงานบนไซต์ได้ตามระดับสิทธิ์ที่พวกเขาได้รับมอบหมาย ตัวอย่าง ถ้าคุณเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงในกลุ่มสมาชิก พวกเขาจะมีสิทธิ์แก้ไขและพวกเขาจะสามารถเพิ่ม แก้ไข และลบรายการ พวกเขาจะสามารถดู เพิ่ม อัปเดต และลบข้อมูลในรายการและเอกสาร

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสามารถใช้ Office Online เพื่อดูและแก้ไขเอกสาร ถ้าแผนของคุณมี Office Professional Plus พวกเขาไม่สามารถติดตั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Office บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเอง เว้นแต่ว่าคุณกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้พวกเขา

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องจะสามารถเห็นเนื้อหาชนิดอื่นๆ บนไซต์ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณกำหนดให้พวกเขา ตัวอย่าง พวกเขาสามารถนำทางไปยังไซต์ย่อยต่างๆ ภายในไซต์คอลเลกชันที่พวกเขาได้รับเชิญ พวกเขายังสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ดูไซต์ตัวดึงข้อมูล

ถ้าผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องของคุณต้องการความสามารถมากขึ้น คุณต้องกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ที่เหมาะสมให้พวกเขา ทำสิ่งนี้ในแบบเดียวกับที่คุณกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้กับผู้ใช้ภายใน

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ   

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อคือผู้ใช้ที่มีลิงก์ไปยังโฟลเดอร์หรือเอกสารที่สามารถแชร์ได้ และสามารถดูหรือแก้ไขเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ (ขึ้นอยู่กับชนิดของลิงก์) โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อสามารถส่งผ่านได้อย่างอิสระระหว่างผู้ใช้ และมีผลจนกว่าคุณจะปิดใช้งานหรือหมดอายุ (หากคุณตั้งวันที่หมดอายุ)

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อไม่สามารถเข้าถึงไซต์ และคุณไม่สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้ได้ พวกเขาสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารหรือโฟลเดอร์ที่เฉพาะที่มีลิงก์การเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อเท่านั้น

เกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันแชร์ไซต์หรือเอกสาร

เมื่อคุณแชร์ไซต์ โฟลเดอร์ หรือเอกสาร สิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลังขึ้นอยู่กับว่า คุณเลือกที่จะแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องหรือผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ

การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง   

เมื่อคุณแชร์เอกสารหรือไซต์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คำเชิญจะถูกส่งถึงพวกเขาผ่านอีเมลที่มีลิงก์ไปยังไซต์หรือเอกสาร เมื่อพวกเขาคลิกลิงก์ จะถูกขอให้เข้าสู่ระบบโดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนของพวกเขา เมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบ พวกเขาจะถูกเพิ่มลงในรายการผู้ใช้ในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ (คุณจะเห็นรายการพร้อมกับ #EXT# ในชื่อผู้ใช้ของพวกเขา) และได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไซต์หรือเอกสาร

เมื่อพวกเขาอยู่ในรายการผู้ใช้ในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ คุณสามารถอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงไซต์หรือเอกสารอื่นๆ โดยไม่ต้องส่งคำเชิญเพิ่มเติมให้พวกเขา (คุณอาจต้องส่งลิงก์ไปยังไซต์หรือเอกสารเพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหา) คุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ให้กับพวกเขาถ้าคุณต้องการ

คุณสามารถยกเลิกการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง โดยการเอาสิทธิ์การใช้งานของพวกเขาออกจากไซต์หรือเอกสาร หรือโดยการเอาพวกเขาออกจากรายการผู้ใช้ใน Office 365

การแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ   

เมื่อคุณแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ คุณสามารถอนุญาตให้พวกเขาแก้ไขหรือดูเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ ดูและแก้ไขลิงก์จะถูกสร้างขึ้นแยกต่างหาก และสามารถตั้งค่าให้หมดอายุได้ในเวลาที่กำหนด เมื่อคุณสร้างลิงก์เหล่านี้ ลิงก์เหล่านี้สามารถนำมาใช้ใหม่ และส่งเวียนได้อย่างอิสระ ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงเอกสาร

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อจะไม่ถูกเพิ่มลงในรายการผู้ใช้ใน Office 365 คุณสามารถยกเลิกการแชร์กับพวกเขา โดยไปที่เอกสารหรือโฟลเดอร์ที่คุณแชร์ และลบลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ

การทำงานร่วมกับคู่ค้าธุรกิจภายนอก

ถ้าคุณมีคู่ค้าทางธุรกิจหรือผู้จัดจำหน่ายที่คุณต้องการทำงานร่วมกันหรือแชร์เอกสาร ให้พิจารณาการตั้งค่าไซต์เอกซ์ทราเน็ต SharePoint Online ไซต์เอกซ์ทราเน็ตเป็นไซต์คอลเลกชันที่คุณใช้สำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างธุรกิจกับธุรกิจกับคู่ค้าหรือผู้จัดจำหน่ายรายใดรายหนึ่ง คุณสามารถล็อกไซต์นี้ลงเพื่อให้เฉพาะเจ้าของไซต์สามารถเชิญผู้ใช้ภายนอก และสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอกจากโดเมนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น

ไซต์เอกซ์ทราเน็ต SharePoint Online เป็นเรื่องง่ายมากที่จะติดตั้ง และบำรุงรักษาได้ง่ายและถูกกว่าไซต์เอ็กซ์ทราเน็ตภายในองค์กร สำหรับรายละเอียด ให้ดู ใช้ Office 365 SharePoint Online เป็นโซลูชันเอกซ์ทราเน็ตระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จัดการการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกใน Office 365 Small Business
ตั้งค่า และจัดการคำขอการเข้าถึง
แชร์ไซต์หรือเอกสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ
การค้นหาเนื้อหาไซต์ที่แชร์กับบุคคลภายนอก
วางแผนกลยุทธ์สำหรับสิทธิ์ของคุณ

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×