จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับสภาพแวดล้อม SharePoint Online ของคุณ

ถ้าองค์กรของคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เอกสาร หรือทำงานร่วมกันโดยตรงกับผู้จัดจำหน่าย ไคลเอ็นต์ หรือลูกค้า คุณอาจต้องใช้ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกของ SharePoint Online เพื่อแชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ หรือ หากไม่ใช่กรณีนี้ คุณอาจต้องการจำกัดการใช้งานการแชร์ภายนอกในองค์กรของคุณ ในบทความนี้ เราจะดูที่ตัวเลือกการแชร์ SharePoint Online และวิธีวางแผน

(ถ้าคุณต้องการอ่านเรื่องการตั้งค่าการแชร์เพียงอย่างเดียว ให้ดู เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกสำหรับ SharePoint Online ถ้าคุณพยายามแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ให้ดู แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ของ OneDrive หรือ แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ของ SharePoint ใน Office 365)

การวางแผนสำหรับการแชร์ภายนอกควรถูกรวมเข้าเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนสิทธิ์โดยรวมของคุณสำหรับ SharePoint Online

โปรดทราบว่า การแชร์ภายนอกจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับสิ่งแวดล้อม SharePoint Online ทั้งหมดของคุณและไซต์คอลเลกชันในนั้น คุณอาจต้องการ ปิดการใช้งานจากส่วนกลาง ก่อนที่บุคคลอื่นจะเริ่มใช้งานไซต์ หรือจนกว่าคุณจะทราบอย่างแน่ชัดว่า คุณต้องการใช้ฟีเจอร์อย่างไร

ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกของ SharePoint Online คืออะไร

SharePoint Online มีทั้งการตั้งค่าส่วนกลาง (ผู้เช่าทั้งหมด) และไซต์คอลเลกชันสำหรับการแชร์ภายนอก การตั้งค่าระดับผู้เช่าจะลบล้างการตั้งค่าใดๆ ในระดับไซต์คอลเลคชัน

สำหรับผู้เช่า SharePoint Online ของคุณ และสำหรับแต่ละไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกการแชร์พื้นฐานต่อไปนี้:

  • ไม่มีการแชร์ภายนอก – ไซต์และเอกสารสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณเท่านั้น

  • การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกในไดเรกทอรีของคุณเท่านั้น – ไซต์ โฟลเดอร์ และเอกสารสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่มีอยู่แล้วในไดเรกทอรีผู้ใช้ Office 365 ของคุณเท่านั้น ตัวอย่าง ผู้ใช้ที่เคยยอมรับคำเชิญการแชร์ หรือผู้ใช้ที่คุณได้นำเข้าจากอีก Office 365 หรือผู้เช่า Azure Active Directory

  • การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง – ไซต์สามารถถูกแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่มีบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนจากการสมัครใช้งาน Office 365 อื่นหรือการสมัครใช้งาน Azure Active Directory ได้ เมื่อโฟลเดอร์หรือเอกสารถูกแชร์ ผู้ใช้ที่ถูกแชร์ด้วยจะได้รับรหัสที่ใช้ครั้งเดียวที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อยืนยันข้อมูลประจำตัวของตน พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน

  • การแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ – เอกสารและโฟลเดอร์ (แต่ไม่ใช่ไซต์) สามารถแชร์ผ่านลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อที่ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูหรือแก้ไขเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์

รายการด้านบนอยู่ในลำดับที่เข้มงวดมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด ตัวเลือกใดที่คุณเลือก ฟังก์ชันการทำงานที่เข้มงวดมากขึ้นจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับคุณ ตัวอย่าง ถ้าคุณเลือกที่จะอนุญาตการแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ คุณยังสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองและผู้ใช้ที่อยู่ในไดเรกทอรีของคุณอยู่แล้วได้ รวมถึงผู้ใช้ภายใน

การแชร์และการรักษาความปลอดภัย   

ถ้าคุณมีข้อมูลที่เป็นความลับที่ไม่ควรถูกแชร์กับผู้ใช้ภายนอก ให้พิจารณาให้มีไซต์คอลเลกชันอย่างน้อยหนึ่งรายการที่ปิดการแชร์ภายนอกในที่ที่คุณเก็บข้อมูลที่เป็นความลับ สร้างไซต์คอลเลกชันเพิ่มเติมตามที่ต้องการเพื่อใช้สำหรับการแชร์ภายนอก ซึ่งช่วยให้คุณจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัย โดยการป้องกันไม่ให้เข้าถึงภายนอกไปยังข้อมูลที่เป็นความลับ

ผู้ใช้ภายนอกคืออะไร

ผู้ใช้ภายนอกคือบุคคลจากภายนอกการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณที่คุณอนุญาตให้เข้าถึงอย่างน้อยหนึ่งไซต์ ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ มีผู้ใช้ภายนอกอยู่สองชนิด:

ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง   

ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องคือผู้ใช้ที่มีบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนจากการสมัครใช้งาน Office 365 อื่น คุณสามารถแชร์ไซต์และเอกสารกับผู้ใช้เหล่านี้ได้เช่นเดียวกับที่คุณแชร์ไซต์และเอกสารกับผู้ใช้ภายในของคุณ สิทธิ์และกลุ่มทำงานเหมือนกันสำหรับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องเช่นเดียวกับผู้ใช้ภายใน

เนื่องจากผู้ใช้ภายนอกไม่มีสิทธิ์การใช้งานของการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ พวกเขาจะถูกจำกัดให้ทำงานร่วมกันพื้นฐาน:

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสามารถดำเนินงานบนไซต์ได้ตามระดับสิทธิ์ที่พวกเขาได้รับมอบหมาย ตัวอย่าง ถ้าคุณเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงในกลุ่มสมาชิก พวกเขาจะมีสิทธิ์แก้ไขและพวกเขาจะสามารถเพิ่ม แก้ไข และลบรายการ พวกเขาจะสามารถดู เพิ่ม อัปเดต และลบข้อมูลในรายการและเอกสาร

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องสามารถใช้ Office Online เพื่อดูและแก้ไขเอกสาร ถ้าแผนของคุณมี Office Professional Plus พวกเขาไม่สามารถติดตั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Office บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเอง เว้นแต่ว่าคุณกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้พวกเขา

  • ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องจะสามารถเห็นเนื้อหาชนิดอื่นๆ บนไซต์ ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณกำหนดให้พวกเขา ตัวอย่าง พวกเขาสามารถนำทางไปยังไซต์ย่อยต่างๆ ภายในไซต์คอลเลกชันที่พวกเขาได้รับเชิญ พวกเขายังสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ดูไซต์ตัวดึงข้อมูล

ถ้าผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องของคุณต้องการความสามารถมากขึ้น คุณต้องกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ที่เหมาะสมให้พวกเขา ทำสิ่งนี้ในแบบเดียวกับที่คุณกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้กับผู้ใช้ภายใน

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ   

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อคือผู้ใช้ที่มีลิงก์ไปยังโฟลเดอร์หรือเอกสารที่สามารถแชร์ได้ และสามารถดูหรือแก้ไขเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ (ขึ้นอยู่กับชนิดของลิงก์) โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อสามารถส่งผ่านได้อย่างอิสระระหว่างผู้ใช้ และมีผลจนกว่าคุณจะปิดใช้งานหรือหมดอายุ (หากคุณตั้งวันที่หมดอายุ)

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อไม่สามารถเข้าถึงไซต์ และคุณไม่สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้ได้ พวกเขาสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารหรือโฟลเดอร์ที่เฉพาะที่มีลิงก์การเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อเท่านั้น

เกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันแชร์ไซต์หรือเอกสาร

เมื่อคุณแชร์ไซต์ โฟลเดอร์ หรือเอกสาร สิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลังขึ้นอยู่กับว่า คุณเลือกที่จะแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องหรือผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ

การแชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง   

เมื่อคุณแชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คำเชิญจะถูกส่งถึงพวกเขาผ่านทางอีเมลที่มีลิงก์ไปยังไซต์หรือเอกสาร เมื่อคลิกลิงก์ พวกเขาจะถูกขอให้เข้าสู่ระบบโดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนของพวกเขา เมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบ พวกเขาจะถูกเพิ่มลงในรายการผู้ใช้ในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ (คุณจะเห็นพวกเขาแสดงอยู่พร้อมกับ #EXT# ในชื่อผู้ใช้ของพวกเขา) และได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไซต์หรือเอกสาร

เมื่อพวกเขาอยู่ในรายการผู้ใช้ในการสมัครใช้งาน Office 365 ของคุณ คุณสามารถอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงไซต์หรือเอกสารอื่นๆ โดยไม่ต้องส่งคำเชิญเพิ่มเติมให้พวกเขา (คุณอาจต้องส่งลิงก์ไปยังไซต์หรือเอกสารเพื่อให้พวกเขาสามารถค้นหา) คุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ให้กับพวกเขาถ้าคุณต้องการ

คุณสามารถยกเลิกการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้องได้ โดยการเอาสิทธิ์การใช้งานของพวกเขาออกจากไซต์ หรือโดยการเอาพวกเขาออกจากรายการผู้ใช้ใน Office 365

การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง   

เมื่อคุณแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คำเชิญจะถูกส่งถึงพวกเขาผ่านทางอีเมลที่มีลิงก์ไปยังไซต์หรือเอกสาร แต่ละครั้งที่พวกเขาเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์โดยใช้ลิงก์ พวกเขาจะได้รับรหัสจำกัดเวลาที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อยืนยันข้อมูลประจำตัวของตน พวกเขาต้องใส่รหัสเพื่อเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์

คุณสามารถยกเลิกการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง โดยการเอาสิทธิ์ของพวกเขาออกจากไฟล์หรือโฟลเดอร์

การแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ   

เมื่อคุณแชร์กับผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ คุณสามารถอนุญาตให้พวกเขาแก้ไขหรือดูเอกสาร หรืออัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ ดูและแก้ไขลิงก์จะถูกสร้างขึ้นแยกต่างหาก และสามารถตั้งค่าให้หมดอายุได้ในเวลาที่กำหนด เมื่อคุณสร้างลิงก์เหล่านี้ ลิงก์เหล่านี้สามารถนำมาใช้ใหม่ และส่งเวียนได้อย่างอิสระ ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงเอกสาร

ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อจะไม่ถูกเพิ่มลงในรายการผู้ใช้ใน Office 365 คุณสามารถยกเลิกการแชร์กับพวกเขา โดยไปที่เอกสารหรือโฟลเดอร์ที่คุณแชร์ และลบลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ

การทำงานร่วมกับคู่ค้าธุรกิจภายนอก

ถ้าคุณมีคู่ค้าทางธุรกิจหรือผู้จัดจำหน่ายที่คุณต้องการทำงานร่วมกันหรือแชร์เอกสาร ให้พิจารณาการตั้งค่าไซต์เอกซ์ทราเน็ต SharePoint Online ไซต์เอกซ์ทราเน็ตเป็นไซต์คอลเลกชันที่คุณใช้สำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างธุรกิจกับธุรกิจกับคู่ค้าหรือผู้จัดจำหน่ายรายใดรายหนึ่ง คุณสามารถล็อกไซต์นี้ลงเพื่อให้เฉพาะเจ้าของไซต์สามารถเชิญผู้ใช้ภายนอก และสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอกจากโดเมนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น

ไซต์เอกซ์ทราเน็ต SharePoint Online เป็นเรื่องง่ายมากที่จะติดตั้ง และบำรุงรักษาได้ง่ายและถูกกว่าไซต์เอ็กซ์ทราเน็ตภายในองค์กร สำหรับรายละเอียด ให้ดู ใช้ Office 365 SharePoint Online เป็นโซลูชันเอกซ์ทราเน็ตระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B)

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จัดการการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกใน Office 365 Small Business
ตั้งค่าและจัดการการร้องขอการเข้าถึง
การค้นหาเนื้อหาไซต์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอก
วางแผนกลยุทธ์สำหรับสิทธิ์ของคุณ

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×