จัดการการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกใน Office 365 Small Business

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เอกสาร หรือการทำงานร่วมกันโดยตรงกับผู้ขาย หรือลูกค้า คุณอาจต้องการแชร์เนื้อหาบนไซต์ทีมหรือ OneDrive for Business ของคุณกับผู้ที่อยู่นอกองค์กรของคุณซึ่งไม่มีสิทธิ์การใช้งานสำหรับการสมัครใช้งาน Office 365 Small Business ของคุณ

มีสามวิธีที่คุณสามารถทำได้ ดังนี้

ถ้าคุณกำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์เอกสารหรือไซต์ และใครบ้างที่จะถูกพิจารณาว่าเป็นผู้ใช้ภายนอก ให้ดูที่ แชร์เนื้อหากับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ

หมายเหตุ: ขั้นตอนเหล่านี้จะนำไปใช้กับ Office 365 Small Business ซึ่งไม่ได้วางจำหน่ายอีกต่อไปถ้าคุณกำลังใช้แผน Office 365 ที่ต่างกัน ให้ดูที่ จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับสภาพแวดล้อม SharePoint Online ของคุณ

ในบทความนี้

วิธีการแชร์โดยไม่แชร์มากเกินไป

เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอก

เอาผู้ใช้ภายนอกออก

ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ

ยกเลิกการเชิญ

วิธีการแชร์โดยไม่แชร์มากเกินไป

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ไซต์

ถ้าคุณได้แชร์ทั้งไซต์กับผู้ใช้ ผู้ใช้รายนั้นจะสามารถเข้าสู่ระบบไซต์และจะทำงานได้เหมือนเป็นสมาชิกที่มีสิทธิ์เต็มของไซต์นั้น ผู้ใช้จะสามารถเรียกดู ค้นหา ดู และแก้ไขเนื้อหาได้ (ขึ้นอยู่กับกลุ่มสิทธิ์ที่คุณได้กำหนดไว้ให้กับผู้ใช้นั้น) ผู้ใช้จะสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ดูชื่อของผู้ใช้ไซต์อื่นๆ ใน ตัวเลือกบุคคล หรือดู Metadata เอกสารได้ ผู้ใช้ภายนอกจะปรากฏขึ้นใน ตัวเลือกบุคคล ในฐานะผู้ใช้ไซต์ ซึ่งหมายความว่า ผู้อื่นที่ใช้ไซต์ของคุณอาจให้สิทธิ์ที่แตกต่างแก่ผู้ใช้เหล่านี้จากที่คุณได้อนุญาตไว้ในเบื้องต้นเมื่อคุณแชร์ไซต์กับพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ภายนอกก่อนที่คุณจะเชิญไปยังไซต์ของคุณ

ถ้าคุณเชิญผู้ใช้ภายนอกไปยังไซต์ทีมของคุณ พวกเขาจะสามารถดูเนื้อหาบนไซต์ทีมและไซต์ย่อยทั้งหมดได้ ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงการให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเนื้อหาที่สำคัญหรือเป็นความลับบนไซต์ทีมของคุณ คุณควรสร้างไซต์ย่อยของไซต์ทีมของคุณที่มีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันและแชร์เฉพาะไซต์ย่อยนั้นกับผู้ใช้ภายนอก เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสืบทอดสิทธิ์ ให้ดูที่ การสืบทอดสิทธิ์คืออะไร

ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการแชร์ไซต์ย่อยซึ่งคุณได้สร้างขึ้นบนไซต์ OneDrive for Business ของคุณ คุณจะต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยนั้นมีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อที่คุณจะได้ไม่ให้สิทธิ์ไปยังไซต์หรือเนื้อหาเพิ่มเติมแก่ผู้ใช้บนไซต์ OneDrive for Business ของคุณโดยไม่ตั้งใจ

ด้านบนของหน้า

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์เอกสาร

ถ้าคุณแชร์เอกสารโดยใช้ลิงก์ผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ อาจเป็นไปได้ที่ผู้รับที่ได้รับการเชิญจะแชร์ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมเหล่านั้นกับคนอื่นๆ ซึ่งสามารถใช้ลิงก์เหล่านั้นดูเนื้อหาได้ ห้ามใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมในการแชร์เอกสารที่มีความสำคัญ ถ้าคุณต้องการลดความเสี่ยงที่ใครบางคนอาจแชร์ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ ให้แชร์เอกสารโดยการกำหนดให้มีการลงชื่อเข้าใช้แทน

การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการแชร์

เมื่อจะพิจารณาว่าคุณต้องการแชร์เนื้อหาภายนอกหรือไม่และอย่างไร ให้คำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ทีมของคุณและไซต์ย่อยใดๆ แก่ใคร และคุณต้องการให้พวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้าง

  • คุณต้องการให้สิทธิ์ในการแชร์เนื้อหาภายนอกแก่บุคคลใดในองค์กรของคุณ

  • มีเนื้อหาที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลภายนอกองค์กรของคุณจะไม่สามารถดูได้เลยหรือไม่

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณในการวางแผนกลยุทธ์การแชร์เนื้อหา

ให้ลองทำดังนี้

ถ้าคุณจำเป็นต้อง

แชร์ไซต์

ถ้าคุณต้องการแชร์ไซต์ แต่คุณก็ต้องการจำกัดไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึงเนื้อหาภายในบางรายการขององค์กรของคุณ ให้พิจารณาสร้างไซต์ย่อยที่มีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการแชร์กับภายนอกโดยเฉพาะ

ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณบางคนมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างต่อเนื่อง พวกเขาต้องสามารถดำเนินการได้เหมือนกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เต็มสำหรับไซต์ของคุณ และสามารถสร้าง แก้ไข และดูเนื้อหาได้

แชร์เอกสารและกำหนดให้ต้องลงชื่อเข้าใช้

ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณหนึ่งคนหรือหลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารเฉพาะเพื่อรีวิวหรือทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย แต่บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาอื่นๆ บนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง

แชร์เอกสารแต่ไม่ต้องกำหนดให้ลงชื่อเข้าใช้

แชร์ลิงก์ไปยังเอกสารที่ไม่สำคัญหรือไม่เป็นความลับกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถดูหรืออัปเดตเอกสารพร้อมให้คำติชมได้ บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง

ด้านบนของหน้า

เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอก

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ความสามารถในการเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าสู่ไซต์ทีมของคุณจะเปิดใช้งานอยู่ ดังนั้น เจ้าของไซต์และผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถแชร์ไซต์ทีมหรือไซต์ย่อยใดๆ ของไซต์ทีมกับผู้ใช้ภายนอกได้ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเป็นผู้ดูแล Office 365 คุณสามารถเลือกที่จะปิดใช้งานฟีเจอร์นี้สำหรับไซต์ทั้งหมดเพื่อไม่ให้มีการส่งคำเชิญได้ในอนาคต เมื่อฟีเจอร์นี้ถูกปิดใช้งาน ผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับเชิญให้เข้ามายังไซต์ในปัจจุบันจะไม่สามารถเข้าถึงไซต์ดังกล่าวได้อีก

การเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกจะไม่เหมือนกับการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อ เมื่อการแชร์ภายนอกถูกเปิดใช้งาน ผู้ใช้จะต้องได้รับการรับรองความถูกต้อง (โดยการลงชื่อเข้าใช้) ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงทรัพยากรภายในได้

  1. ไปที่ ผู้ดูแลระบบ > การตั้งค่าบริการ > ไซต์และการแชร์เอกสาร

  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เปิดการแชร์ภายนอก

    • ปิดการแชร์ภายนอก

รูปที่แสดงตัวควบคุมการเปิด/ปิดสำหรับการอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงไซต์ทีมและเอกสารของคุณได้

หมายเหตุด้านความปลอดภัย : 

  • เมื่อคุณปิดใช้งานการใช้งานร่วมกับภายนอก ผู้ใช้ภายนอกที่เคยมีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ได้ก่อนที่ฟีเจอร์นี้จะถูกปิดใช้งานจะถูกปฏิเสธการเข้าถึงไปยังไซต์นั้นและการเชิญต่างๆ ในอนาคตจะไม่สามารถส่งได้ ถ้าฟีเจอร์นี้ถูกเปิดใช้งานขึ้นใหม่ขณะที่ยังมีชื่อผู้ใช้ภายนอกอยู่ในกลุ่มสิทธิ์ของ SharePoint ผู้ใช้เหล่านั้นจะสามารถเข้าถึงไซต์นั้นได้อีกครั้งโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการป้องกันผู้ใช้จากการเข้าถึงไซต์ SharePoint อย่างถาวร คุณสามารถเอาออกจากรายการของผู้ใช้ภายนอกได้

  • ถ้าแชร์ภายนอกถูกปิดใช้งานทั้งหมด ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่แชร์จะหยุดการทำงานไปด้วย ถ้าฟีเจอร์นี้ได้รับการเปิดใช้งานใหม่ในภายหลัง ลิงก์เหล่านี้จะกลับมาทำงานได้ดังเดิม นอกจากนี้ ยังสามารถปิดใช้งานลิงก์แต่ละลิงก์ที่แชร์ไว้ได้ ถ้าคุณต้องการเพิกถอนการเข้าถึงเอกสารที่เฉพาะเจาะจงอย่างถาวร

ด้านบนของหน้า

เอาผู้ใช้ภายนอกออก

ถ้าคุณต้องการเอาผู้ใช้ภายนอกออก เพื่อที่พวกเขาจะไม่จำเป็นต้องเข้าใช้ไซต์ที่ถูกแชร์กับพวกเขา คุณสามารถทำได้โดยเอารายการเหล่านั้นออกจากรายการของผู้ใช้ภายนอกใน การตั้งค่าบริการ Office 365

  1. ไปที่ ผู้ดูแลระบบ > การตั้งค่าบริการ > ไซต์และการแชร์เอกสาร

  2. คลิก เอาผู้ใช้ภายนอกแต่ละรายออก

  3. เลือกผู้ใช้ภายนอกที่คุณต้องการเอาออก แล้วคลิก ลบ (ไอคอนถังขยะ)

ด้านบนของหน้า

ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ

เมื่อเอกสารถูกแชร์ผ่านลิงก์ของผู้เยี่ยมชม คุณสามารถดูข้อมูลนี้ในเมนูคุณสมบัติสำหรับเอกสารนั้นได้ เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีแชร์เอกสารผ่านลิงก์ผู้เยี่ยมชม โปรดดู แชร์ไซต์หรือเอกสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่แสดงว่าเอกสารถูกแชร์ไว้กับลิงก์ของผู้เยี่ยมชม

คุณสามารถเพิกถอนการเข้าถึงเอกสารที่แชร์ไว้ผ่านลิงก์ของผู้เยี่ยมชมได้โดยการปิดใช้งานลิงก์นั้น

  1. ไปยังไลบรารีที่มีเอกสารที่คุณต้องการเอาลิงก์ของผู้เยี่ยมชมออก

  2. ชี้ไปที่เอกสารแล้วคลิก เปิดเมนู

  3. คลิก ลิงก์ของผู้เยี่ยมชม ในประโยค เปิดให้ทุกคนที่มีลิงก์ของผู้เยี่ยมชม

  4. ถัดจาก URL สำหรับลิงก์ของผู้เยี่ยมชม ให้คลิกปุ่ม ลบ

  5. เมื่อคุณถูกถามว่าคุณต้องการให้ลิงก์ถูกปิดใช้งานหรือไม่ ให้คลิก ปิดใช้งานลิงก์
    กล่องโต้ตอบจะถามว่าคุณต้องการให้ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมสำหรับเอกสารที่แชร์ไว้เพื่อไม่ให้ลิงก์นั้นทำงานอีกต่อไปหรือไม่

เมื่อบุคคลที่อยู่นอกองค์กรของคุณพยายามเข้าถึงเนื้อหาโดยใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชม บุคคลเหล่านั้นจะเห็นข้อความที่ระบุว่าพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้

ด้านบนของหน้า

ยกเลิกการเชิญ

ถ้าคุณต้องการถอนการเชิญที่คุณได้ส่งไปยังผู้ใช้ภายนอก คุณสามารถยกเลิกการเชิญก่อนที่จะได้รับการยอมรับได้

ไปยังไซต์ที่คุณต้องการถอนการเชิญ

  1. ไปที่ การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 > การตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้ ผู้ใช้และสิทธิ์ ให้คลิก การร้องขอและการเชิญการเข้าถึง

  3. ภายใต้ การเชิญผู้ใช้ภายนอก ให้ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการยกเลิกการเชิญไปยังไซต์และคลิก เปิดเมนู

  4. ในหน้าต่างคุณสมบัติ ให้คลิก ยกเลิก

ถ้าผู้ใช้ภายนอกได้ยอมรับการเชิญแล้วและคุณต้องการยกเลิกการเข้าถึงของพวกเขา คุณสามารถทำได้โดยการเอารายชื่อพวกเขาออกจากกลุ่มสิทธิ์ของ SharePoint ที่คุณได้กำหนดไว้ให้กับผู้ใช้เหล่านั้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×