จดหมายเวียน: แทรกเขตข้อมูลผสาน

ในบทความนี้

เกี่ยวกับเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เพิ่มเขตข้อมูลหรือพื้นที่ที่สำรองไว้

เกี่ยวกับเขตข้อมูลจดหมายเวียน

พื้นที่ที่สำรองไว้ เช่น ที่อยู่และคำทักทาย จะเรียกว่าเขตข้อมูลจดหมายเวียน เขตข้อมูลใน Word จะสอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลที่คุณเลือก

ไฟล์ข้อมูลที่มีคอลัมน์ (ประเภท) และแถว (ระเบียน)

1. คอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลแทนประเภทของข้อมูล เขตข้อมูลที่คุณเพิ่มลงในเอกสารหลักคือ พื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับประเภทเหล่านี้

2. แถวในไฟล์ข้อมูลคือ ระเบียนของข้อมูล Word จะสร้างสำเนาของเอกสารหลักสำหรับแต่ละระเบียนเมื่อคุณสร้างจดหมายเวียน

ด้วยการใส่เขตข้อมูลในเอกสารหลักของคุณ คุณได้ระบุว่าคุณต้องการประเภทข้อมูลเฉพาะบางประเภท เช่น ชื่อหรือที่อยู่ เพื่อให้ปรากฏในตำแหน่งนั้น

เขตข้อมูลที่แทรกลงในเอกสาร Word

หมายเหตุ: เมื่อคุณแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในเอกสารหลัก ชื่อเขตข้อมูลจะอยู่ภายในเครื่องหมายบั้งเสมอ (« ») เครื่องหมายบั้งเหล่านี้จะไม่แสดงในเอกสารเวียน แต่ช่วยให้คุณสามารถแยกเขตข้อมูลในเอกสารหลักออกจากข้อความธรรมดาได้

เมื่อคุณเริ่มเอกสารเวียน ข้อมูลจากแถวแรกในไฟล์ข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ ในเอกสารหลักของคุณเพื่อสร้างเอกสารเวียนแรก จากนั้น ข้อมูลจากแถวที่สองในไฟล์ข้อมูลจะแทนที่เขตข้อมูลต่างๆ เพื่อสร้างเอกสารเวียนที่สอง เช่นนี้เรื่อยไป

การผสานข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลลงในเอกสาร

เพิ่มเขตข้อมูลหรือพื้นที่ที่สำรองไว้

  1. ในเอกสารหลัก ให้พิมพ์เนื้อหาที่คุณต้องการให้ปรากฏในทุกสำเนาของเอกสาร

    เมื่อต้องการเพิ่มรูปภาพ เช่น โลโก้ ให้คลิก รูปภาพ ในกลุ่ม ภาพประกอบ บนแท็บ แทรก

  2. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล

  3. ใช้กลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล บนแท็บ การส่งจดหมาย

    Ribbon ของ Office 2010

  4. ให้เพิ่มดังต่อไปนี้

    ช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ

    1. คลิก ช่องที่อยู่

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกองค์ประกอบที่อยู่ที่คุณต้องการรวมและรูปแบบที่คุณต้องการ จากนั้นให้คลิก ตกลง

    3. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word อาจไม่พบข้อมูลบางส่วนที่ต้องใช้สำหรับช่องที่อยู่ ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ซึ่งต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

    บรรทัดแสดงคำทักทาย

    1. คลิกที่ บรรทัดแสดงคำทักทาย

    2. เลือกรูปแบบของบรรทัดแสดงคำทักทาย ซึ่งประกอบด้วย คำขึ้นต้น รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนที่ต่อท้าย

    3. เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Microsoft Word ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลสำหรับผู้รับ มีแต่ชื่อบริษัท

    4. คลิก ตกลง

    5. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Word อาจไม่พบข้อมูลบางส่วนที่ต้องใช้สำหรับบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ซึ่งต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

    เขตข้อมูลแต่ละเขต

    คุณสามารถแทรกข้อมูลจากเขตข้อมูลแต่ละเขตได้ เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือจำนวนเงินบริจาคจากรายชื่อผู้บริจาค เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลของคุณลงในเอกสารหลักอย่างรวดเร็ว ให้คลิกลูกศรถัดจาก แทรกเขตข้อมูลผสาน จากนั้นคลิกชื่อเขตข้อมูล

    สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมในการแทรกแต่ละเขตข้อมูลในเอกสาร ให้ทำดังต่อไปนี้

    1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกเขตข้อมูล ให้คลิก แทรกเขตข้อมูลผสาน

    2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลผสาน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ซึ่งสอดคล้องกับเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ แม้ว่าเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อเดียวกับเขตข้อมูลของคุณ ให้คลิก Address Fields

      • เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่นำข้อมูลมาจากคอลัมน์ในไฟล์ข้อมูลของคุณโดยตรงเสมอ ให้คลิก เขตข้อมูลของฐานข้อมูล

    3. ในกล่อง Fields ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    4. คลิก แทรก และคลิก ปิด

    5. ถ้ากล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ปรากฏขึ้น หมายความว่า Microsoft Word อาจไม่พบข้อมูลบางส่วนที่ต้องใช้สำหรับแทรกเขตข้อมูล ให้คลิกลูกศรถัดจาก (ไม่ตรงกัน) แล้วเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ซึ่งต้องใช้ในการทำจดหมายเวียน

      หมายเหตุ: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูลจากรายการ เขตข้อมูลของฐานข้อมูล จากนั้นสลับไปยังแหล่งข้อมูลที่ไม่มีคอลัมน์ที่มีชื่อเดียวกันนี้ในภายหลัง Word จะไม่สามารถแทรกข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นลงในเอกสารเวียนได้

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×