จดหมายเวียนพร้อมด้วยซองจดหมาย

จดหมายเวียนพร้อมด้วยซองจดหมาย

เมื่อคุณมีจดหมายจำนวนมากที่จะส่งให้บุคคลในรายการจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างซองจดหมายที่จ่าหน้าซองเป็นชุด ซองจดหมายแต่ละซองจะมีที่อยู่ในรายการจดหมายของคุณ และคุณยังสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายโดยไม่ต้องใช้จดหมายเวียนได้อีกด้วย

หมายเหตุ: 

ไฟล์สามไฟล์ในจดหมายจะผสานกระบวนการเข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นเอกสารหลักบวกกับรายการการส่งจดหมายที่ผลิตชุดของจดหมายหรือข้อความอีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายกำกับ

มีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อความและกราฟิก (โลโก้ หรือรูปภาพ เป็นต้น) ที่เหมือนกันของแต่ละเวอร์ชันของซองจดหมายที่ผนวก ที่อยู่ผู้ส่งบนซองจดหมายเป็นตัวอย่างของเนื้อหาที่เหมือนกัน

  • รายชื่อจดหมายของคุณ
    เอกสารนี้ประกอบด้วยที่อยู่ที่จะพิมพ์บนซองจดหมาย

เมื่อคุณรวมเอกสารทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันตามขั้นตอนด้านล่าง คุณจะได้ซองจดหมายพร้อมที่อยู่ให้ใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

รายชื่อผู้รับคือแหล่งข้อมูลของคุณ สามารถเป็นสเปรดชีต Excel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office ซึ่งมีระเบียนที่ Word ใช้ดึงข้อมูลเพื่อที่อยู่ที่จะพิมพ์ลงบนซองจดหมายของคุณ

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน ให้รวบรวมรายการที่อยู่ของคุณทั้งหมด แล้วเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

  • ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในคอลัมน์รหัส ZIP หรือรหัสไปรษณีย์ได้จัดรูปแบบเป็นข้อความไว้แล้ว เพื่อที่เลขศูนย์จะไม่หายไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ทดสอบเค้าโครงของซองจดหมายของคุณ

ก่อนที่จะทำสิ่งอื่นใดในกระบวนการจดหมายเวียน คุณต้องตั้งค่าซองจดหมายที่จะใช้ผสาน ทางที่ดีคุณควรทดลองใช้ซองจดหมายหลายๆ ซองเล็กน้อยก่อนที่คุณทำจดหมายเวียนจริง

หมายเหตุ: ถ้าคุณคุ้นเคยกับการพิมพ์ซองจดหมายบนระบบของคุณ คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนที่ 3 ได้เลย

  1. ในWord ให้เลือก ไฟล์ > ใหม่ > เอกสารเปล่า

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม สร้าง ให้เลือก ซองจดหมาย

    การพิมพ์ซองจดหมาย

  3. ในกล่อง ที่อยู่ผู้รับ ให้พิมพ์ ที่อยู่ตัวอย่าง เพื่อทดสอบดูว่าซองจดหมายจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว

    กล่อง ที่อยู่ผู้รับบนซองจดหมาย

    หมายเหตุ: ที่อยู่ตัวอย่างจะไม่แสดงขึ้นในจดหมายเวียนของคุณ

  4. ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ

    กล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง

  5. เลือก ตัวเลือก > ตัวเลือกซองจดหมาย แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้:

    • ในรายการดรอปดาวน์ ขนาดซองจดหมาย ให้เลือกขนาดที่ตรงกับซองจดหมายของคุณ หรือเลือก ขนาดแบบกำหนดเอง

      แท็บ ตัวเลือกซองจดหมาย สำหรับการตั้งค่าขนาดซองจดหมายและฟอนต์ของที่อยู่

      หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือก ขนาดแบบกำหนดเอง ให้ใส่ขนาดซองจดหมายในกล่อง ความกว้าง และ ความสูง เลือก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

    • ใต้ ที่อยู่ผู้รับ และ ที่อยู่ผู้ส่ง ให้เลือกฟอนต์และระยะห่างจากขอบทางซ้ายและด้านบนสำหรับแต่ละที่อยู่

      หมายเหตุ: ปรับลักษณะอื่นๆ ตามจำเป็น โดยยึดตามการแสดงตัวอย่างของเค้าโครงของซองจดหมาย

  6. บนแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าได้เลือก วิธีป้อน ที่ถูกต้องแล้ว จากนั้นโหลดซองจดหมายให้ตรงกับภาพประกอบ แล้วเลือก ตกลง

    หมายเหตุ: เครื่องพิมพ์ของคุณจะส่งข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการโหลดซองจดหมายลงในเครื่องพิมพ์ให้กับ Word ข้อมูลนี้จะแสดงอยู่ใต้ วิธีป้อน

    ไดอะแกรมตัวเลือกการป้อน เพื่อป้อนซองจดหมายเข้าเครื่องพิมพ์

  7. เลือก พิมพ์ แล้วเลือก ใช่ เพื่อบันทึกที่อยู่ผู้ส่งเป็นที่อยู่เริ่มต้น

    หมายเหตุ: ถ้าซองจดหมายพิมพ์ออกมาอย่างถูกต้องแล้ว ขอแสดงความยินดีด้วย เพราะคุณพร้อมที่จะไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการจดหมายเวียนแล้ว ถ้าไม่ได้ซองจดหมายไม่ได้พิมพ์ออกมาตามที่คุณคาดไว้ ให้กลับไปยังขั้นตอนที่ 5 แล้วปรับตัวเลือกเค้าโครงซองจดหมายดังกล่าวและตัวเลือก ตัวดึงข้อมูลฟอร์ม เท่าที่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มจดหมายเวียน

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มต้นจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มต้นจดหมายเวียน > ซองจดหมาย

    เมนูเริ่มจดหมายเวียน

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย ให้ตั้งค่าซองจดหมายด้วยการเลือกตัวเลือกเช่นเดียวกับในขั้นตอนที่ 2: ทดสอบเค้าโครงของซองจดหมาย แล้วเลือก ตกลง

    หมายเหตุ: Word จะสร้างเอกสารที่มีขนาดตามขนาดซองจดหมาย และแสดงตำแหน่งที่อยู่ผู้ส่งในซองจดหมาย

  3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้ส่ง หรือโลโก้ลงในซองจดหมาย คุณก็ควรเพิ่มในตอนนี้

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก แล้วเพิ่มชื่อไฟล์

ขั้นตอนที่ 4: ลิงก์รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณไปยังเอกสารหลัก

ในตอนนี้ คุณก็พร้อมที่จะเปิดแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายแล้ว

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เลือกผู้รับ แล้วเลือกตัวเลือก

    คำสั่ง Type a New List

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ ให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ และสร้างรายชื่อ

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับอยู่ในสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access หรือไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นๆ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูรายชื่อของคุณและเลือก เปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

แก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ถ้าคุณจะพิมพ์ซองจดหมายสำหรับทุกคนในรายการของคุณ ให้ไป ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มช่องที่อยู่ในซองจดหมาย ถ้าคุณต้องการพิมพ์ซองจดหมายสำหรับบุคคลในรายชื่อที่อาศัยอยู่ภายในระยะ 20 ไมล์ของเหตุการณ์ที่คุณเป็นผู้จัด หรือในระยะอื่นๆ ให้ใช้ตัวกรองเช่น รหัส ZIP หรือรหัสไปรษณีย์เพื่อจำกัดจำนวนรายการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรองข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ เรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

เคล็ดลับ: การใช้ฟีเจอร์ตัวกรองยังมีประโยชน์ในการกรองข้อมูลผู้ติดต่อที่คุณไม่มีที่อยู่ทางไปรษณีย์ ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่จำเป็นต้องสิ้นเปลืองซองจดหมายที่คุณส่งไม่ได้

เมื่อต้องการเลือกบุคคลในรายชื่อที่คุณต้องการสร้างซองจดหมายให้โดยเฉพาะ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ตรวจสอบชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้ได้รับจดหมายของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

    คุณยังสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ได้

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มช่องที่อยู่ในซองจดหมาย

ช่องที่อยู่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียน เรียกอีกอย่างว่า พื้นที่ที่สำรองไว้ คุณใช้เขตข้อมูลผสานเพื่อกำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการให้ที่อยู่ปรากฏบนซองจดหมาย

หมายเหตุ: การจัดแนวช่องที่อยู่ให้เหมาะสมมักจะง่ายขึ้น ถ้าคุณเปิดใช้งานการแสดงเครื่องหมายย่อหน้า (¶) ก่อน เมื่อต้องการเปิด ให้ไปที่แท็บ หน้าแรก ของ Ribbon แล้วคลิกปุ่ม แสดง/ซ่อน ¶ หรือกด CTRL+SHIFT+8

  1. วางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการวางช่องที่อยู่ ถ้ามีการเปิดใช้งานการแสดงเครื่องหมายย่อหน้าอยู่ ให้คลิกที่หลังเครื่องหมายย่อหน้า (¶) Word วางไว้กลางซองจดหมาย

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

  3. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบของชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฎบนซองจดมาย

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

    หมายเหตุ: ใต้ แสดงตัวอย่าง ให้เลือก ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน แล้วเลือกปุ่มระเบียน ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณและดูวิธีที่ที่อยู่จะปรากฎบนซองจดหมาย

  4. เลือก ตกลง

  5. เลือก ไฟล์ > บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารเวียนของคุณก่อนที่จะดำเนินการต่อ

ตรวจสอบชื่อของเขตข้อมูลผสาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word ใส่ชื่อและที่อยู่จากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในตำแหน่งที่ถูกต้องบนซองจดหมายของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล

  2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล คอลัมน์ทางด้านซ้ายคือชื่อเขตข้อมูลที่ Word ใช้ในช่องที่อยู่ คอลัมน์ทางด้านขวาช่วยให้คุณจับคู่เขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไปยังชื่อเขตข้อมูลพวกนั้น ตรวจสอบว่าชื่อเขตข้อมูลที่ปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายตรงกับชื่อของส่วนหัวคอลัมน์สำหรับระเบียนต่างๆ ในรายชื่อของคุณหรือไม่ เพื่อให้ Word ใส่ข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้องบนซองจดหมายของคุณ

    กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล
  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าชื่อเขตข้อมูลแสดงส่วนหัวคอลัมน์ที่ตรงกับที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ไม่ต้องทำอะไร

      หรือ

    • ถ้า (ไม่ตรงกัน) ปรากฎขึ้นในชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ทำซ้ำเท่าที่จำเป็น

  4. เลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 6: แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมาย

ทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ซองจดหมาย

  1. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่บนซองจดหมายของคุณนั้นถูกต้อง

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน แรกสุด ปุ่มระเบียนแรกสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน และเมื่อต้องการไปที่จุดสิ้นสุดของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน สุดท้าย ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน

  2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

ขั้นตอนที่ 7: บันทึกเอกสารซองจดหมายเวียนของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารซองจดหมายเวียน เอกสารนั้นจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากในครั้งต่อไป

เมื่อต้องการนำเอกสารซองจดหมายเวียนของคุณมาใช้ใหม่

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน เพื่อเปิดซองจดหมาย แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเก็บการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารซองจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียนเพื่อเปิดซองจดหมาย แล้วเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง เลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ดูเพิ่มเติม

คุณมีคำถามเกี่ยวกับจดหมายเวียนของ Word ที่เรายังไม่ได้ตอบที่นี่หรือไม่

โพสต์คำถามในฟอรัมชุมชน Word

ช่วยเราปรับปรุง Word

คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุงจดหมายเวียน (หรือฟีเจอร์อื่นๆ) ของ Word หรือไม่ ถ้ามีโปรดไปที่ Word User Voice แล้วแจ้งให้เราทราบ!

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×