ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

งานพื้นฐานใน SharePoint Server 2010

เริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้คืองานพื้นฐานและข้อมูลบางอย่างที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้ Microsoft SharePoint Server 2010

ในบทความนี้

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server

ส่วนต่างๆของไซต์ SharePoint

เว็บไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ

การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

การจัดการและการทำงานกับเนื้อหาของไซต์

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

SharePoint Foundation ๒๐๑๐เป็นเทคโนโลยีพื้นฐานสำหรับไซต์ SharePoint ที่มีให้ใช้งานฟรีและเรียกว่า Windows SharePoint Services ในเวอร์ชันก่อนหน้า SharePoint Server ๒๐๑๐อาศัยเทคโนโลยีมูลฐานของ SharePoint เพื่อให้กรอบการทำงานที่สอดคล้องกันและมีความคุ้นเคยสำหรับรายการและไลบรารีการดูแลไซต์และการกำหนดเองของไซต์ ฟีเจอร์ที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation จะพร้อมใช้งานใน SharePoint Server ๒๐๑๐อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม SharePoint Server ๒๐๑๐ขยาย SharePoint Foundation โดยการให้ฟีเจอร์และความสามารถเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นทั้ง SharePoint Server และ SharePoint Foundation รวมถึงเทมเพลตของไซต์สำหรับการทำงานร่วมกันกับผู้ร่วมงานบนไซต์ทีมบล็อกและพื้นที่ทำงานการประชุม อย่างไรก็ตาม SharePoint Server มีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมเพิ่มเติมเช่นการแท็กและตัวดึงข้อมูลข่าวสารที่ช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณสามารถค้นพบจัดระเบียบนำทางและแชร์ข้อมูลกับผู้ร่วมงานได้ ในทำนองเดียวกัน SharePoint Server จะช่วยปรับปรุงเทคโนโลยีการค้นหาจาก SharePoint Foundation เพื่อรวมฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่เช่นความสามารถในการค้นหาข้อมูลธุรกิจใน SAP, Siebel และแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ

ทั้ง SharePoint Foundation และ SharePoint Server ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโปรแกรมเซิร์ฟเวอร์และเทคโนโลยีอื่นๆรวมถึงผู้ที่อยู่ในระบบ Microsoft Office ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ไซต์รายการหรือไลบรารีแบบออฟไลน์ใน SharePoint Workspace ทำงานกับเนื้อหาของไซต์ในขณะที่คุณยกเลิกการเชื่อมต่อจากเครือข่ายของคุณแล้วทำการซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่ออีกครั้ง คุณสามารถทำงาน SharePoint ได้มากมายจากภายในโปรแกรม Microsoft Office ที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นหรือเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายจากภายใน Microsoft Word

ความสามารถของ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server ๒๐๑๐จะเน้นในพื้นที่หกส่วน บทความนี้จะแนะนำความสามารถเหล่านี้สั้นๆและลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องที่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้

การทำงานร่วมกันและการประมวลผลทางสังคม

SharePoint Server ๒๐๑๐จะขยายฟีเจอร์การทำงานร่วมกันของ SharePoint Foundation โดยการส่งเสริมการเขียนข้อความได้อย่างง่ายดายจากเบราว์เซอร์หรือจากแอปพลิเคชันที่คุ้นเคยเช่น Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงทรัพยากรที่มีการแท็กและการจัดอันดับและช่วยให้ผู้อื่น ค้นหาคำตอบได้เร็วขึ้นผ่านตัวดึงข้อมูลข่าวสารและการค้นหาบุคคล

หนึ่งในสถานที่หลักที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้บนไซต์ของฉันของคุณ ไซต์ของฉันคือไซต์ SharePoint ของคุณเองที่คุณสามารถแชร์เอกสารลิงก์และข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์แบบออนไลน์ นอกจากนี้คุณยังสามารถบล็อกเกี่ยวกับหัวข้อที่น่าสนใจหรือค้นหาข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องทำงานของคุณได้

โปรไฟล์ของ WN

คุณจะตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการแชร์และข้อมูลใดที่คุณต้องการให้เป็นส่วนตัวบนไซต์ของฉันของคุณ จากนั้นคุณสามารถแท็กลิงก์ไปยังข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่แท็กบุคคลอื่นหรือแชร์บนฟีดของพวกเขาได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนไซต์ของฉันของคุณให้ดูที่จัดการข้อมูลที่คุณแชร์ผ่านไซต์และโปรไฟล์ของฉันของคุณ

SharePoint Server ๒๐๑๐ยังเปิดใช้งานการเข้าร่วมได้โดยการนำเสนอประสบการณ์การใช้งาน SharePoint Workspace ที่สมบูรณ์ในขณะที่ออนไลน์หรือยกเลิกการเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณและทำให้ผู้ใช้ทำงานร่วมกันในขณะเดินทาง

การจัดการเนื้อหาขององค์กร

การจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) จาก Microsoft ช่วยให้องค์กรของคุณเอาชนะความท้าทายที่วางโดยปริมาณขนาดใหญ่ของเนื้อหาที่ไม่มีการจัดการ SharePoint Server ๒๐๑๐เป็นส่วนกลางของโซลูชัน Microsoft ECM ซึ่งขยายการจัดการเนื้อหาไปยังพนักงานทุกคนในองค์กรผ่านการรวมกับเครื่องมือที่คุ้นเคยเช่นระบบ Microsoft Office โซลูชัน Microsoft ECM ให้ความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของเนื้อหาได้จากการสร้างเพื่อแก้ไขและทำงานร่วมกันเพื่อให้หมดอายุบนแพลตฟอร์มแบบครบวงจรเดียว

SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการวงจรของเนื้อหาทั้งหมดได้โดยการให้ชุดคุณลักษณะที่แตกต่างกันที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายดังต่อไปนี้:

  • จัดการเนื้อหาที่หลากหลาย    ความสามารถในการจัดการเอกสารใน SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้องค์กรรวมเนื้อหาที่หลากหลายจากหลายตำแหน่งไปยังที่เก็บที่มีการจัดการจากส่วนกลางที่มีการจัดประเภทที่สอดคล้องกัน ฟีเจอร์การตั้งค่าเอกสารใหม่ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์ที่ทำงานที่ครอบคลุมหลายเอกสารได้ ความสามารถในการค้นหาแบบรวมช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาแชร์และใช้ข้อมูลนี้ได้ ความสามารถในการจัดการ Metadataเช่นฟีเจอร์ที่เก็บคำใหม่สามารถช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเมตาดาต้าในไซต์จากส่วนกลางได้ Metadata คือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ใช้เพื่อช่วยในการระบุโครงสร้างการค้นหาและจัดการข้อมูล การสนับสนุนใหม่สำหรับการนำทางที่ขับเคลื่อนด้วย metadata และความสามารถในการฝังเขตข้อมูล metadata ในเอกสารจะช่วยปรับปรุงการค้นหาข้อมูลและการค้นพบ เนื้อหายังสามารถได้รับการป้องกันจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องมือการทำงานร่วมกันเช่นเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นด้วยกันเพื่อสร้างตรวจทานและอนุมัติเอกสารในลักษณะที่มีโครงสร้าง

  • ตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ    ความสามารถในการจัดการระเบียนใน SharePoint Server ๒๐๑๐เปิดใช้งานองค์กรเพื่อจัดเก็บและป้องกันระเบียนทางธุรกิจซึ่งอยู่ในตำแหน่งที่อยู่ถัดจากระเบียนที่กำลังดำเนินการหรือในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ถูกล็อก องค์กรสามารถนำนโยบายวันหมดอายุไปใช้กับระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะถูกเก็บไว้ในช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบหรือนโยบายทางธุรกิจขององค์กรซึ่งจะช่วยบรรเทาความเสี่ยงทางกฎหมายขององค์กร เส้นทางการตรวจสอบมีหลักฐานให้กับผู้ตรวจสอบภายในและภายนอกที่ระเบียนถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสม สามารถวางได้ตามระเบียนที่ระบุภายใต้การค้นหาตามกฎหมายเพื่อป้องกันการทำลาย

  • การจัดการเว็บไซต์หลายเว็บไซต์อย่างมีประสิทธิภาพ    ความสามารถในการจัดการเนื้อหาของเว็บใน SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประกาศเนื้อหาบนเว็บด้วยเครื่องมือการเขียนแก้เนื้อหาที่ใช้งานง่ายและกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่แล้วภายใน พนักงานสามารถอัปโหลดเนื้อหาได้ซึ่งรวมถึงรูปภาพเสียงและวิดีโอไปยังเว็บไซต์ในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่มีการสนับสนุนที่หลากหลายจากเจ้าหน้าที่ IT การสนับสนุนใหม่สำหรับสื่อ rich มีไลบรารีแอสเซทพลัสใหม่ที่มีมุมมองที่อุดมไปด้วยและตัวใช้เลือก การสนับสนุนสำหรับวิดีโอเป็นชนิดเนื้อหา SharePoint โครงสร้างพื้นฐานของการสตรีมวิดีโอและโปรแกรมเล่นสื่อ skinable Silverlight เทมเพลตในรูปแบบของหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าจะช่วยให้องค์กรสามารถนำตราสินค้าที่สอดคล้องกันไปใช้กับหน้าได้ ฟีเจอร์การวิเคราะห์เว็บที่มีอยู่แล้วภายในให้การสนับสนุนสำหรับการรับส่งข้อมูลการค้นหาและรายงานการวิเคราะห์สินค้าคงคลัง SharePoint Server ๒๐๑๐ยังมีโครงสร้างพื้นฐานของการปรับใช้และการจัดการสำหรับอินทราเน็ต, เอกซ์ทราเน็ตและอินเทอร์เน็ตไซต์รวมถึงไซต์หลายภาษาเช่นเดียวกัน

การค้นหาระดับองค์กร

SharePoint Server ๒๐๑๐ให้โครงสร้างพื้นฐานการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งเสริมความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจอื่นๆเช่นการจัดการเนื้อหาขององค์กรและการทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้ผู้อื่นได้รับคำตอบที่ดียิ่งขึ้นและเพิ่มผลกระทบของความรู้และ เชี่ยว .

การค้นหาจะคำนึงถึงบริบทส่วนบุคคลของคุณและจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการค้นหาของคุณได้โดยใช้การนำทางแบบโต้ตอบเพื่อแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการ SharePoint Server จะขยายการเข้าถึงการค้นหาในแหล่งเนื้อหาและชนิดเนื้อหาเพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลทั้งหมดในองค์กรของคุณรวมถึงแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรเช่น SAP, Siebel หรือฐานข้อมูลแบบกำหนดเองและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งาน บุคคลที่จำเป็นต้องใช้

ข่าวกรองธุรกิจ

ข่าวกรองธุรกิจคือชุดของวิธีการเทคโนโลยีและกระบวนการที่ใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบขององค์กรและทำให้การทำงานเป็นไปตามความต้องการของบุคคลที่จำเป็นต้องใช้มากที่สุดเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในฐานะที่เป็นส่วนสำคัญของ Microsoft business ข่าวกรอง platform, SharePoint Server ๒๐๑๐สามารถช่วยขยายความสามารถด้านข่าวกรองธุรกิจให้กับทุกคนภายในองค์กรเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อให้การตัดสินใจถูกต้อง

องค์กรของคุณอาจจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆเช่นฐานข้อมูลข้อความอีเมลและไฟล์สเปรดชีต SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้คุณแยกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลายและนำเสนอข้อมูลนั้นในรูปแบบที่อำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์และการตัดสินใจ

Excel Services จะช่วยให้ผู้ประกอบการตัดสินใจเผยแพร่แชร์และจัดการเวิร์กบุ๊ก Excel บนไซต์ SharePoint บุคคลอื่นในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนค่าของเซลล์สูตรและการจัดรูปแบบจากเบราว์เซอร์ขณะที่พวกเขาวิเคราะห์ข้อมูลได้

บริการ PerformancePoint ใน SharePoint Server ๒๐๑๐สามารถเพิ่มการมองเห็นเป็นวัตถุประสงค์และเมตริกขององค์กรที่สำคัญและเปิดใช้งานการวิเคราะห์และความเข้าใจที่มีความลึกยิ่งขึ้น คุณหรือผู้อื่นในองค์กรของคุณสามารถสร้างและใช้แดชบอร์ดแบบโต้ตอบกับดัชนีชี้วัดรายงานและตัวกรองเพื่อค้นหาแนวโน้ม นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแผนภูมิที่อุดมไปยังไซต์ SharePoint ของคุณและเชื่อมต่อแผนภูมิกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆเช่นรายการ SharePoint, รายการข้อมูลภายนอก, บริการการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ, บริการ Excel Services หรือ Web Part อื่นๆ

ทัล

ด้วย SharePoint Server ๒๐๑๐องค์กรสามารถสร้างและบำรุงรักษาพอร์ทัลไซต์สำหรับทุกแง่มุมของธุรกิจของพวกเขา (พอร์ทัลอินทราเน็ตขององค์กรเว็บไซต์องค์กรและพอร์ทัลพอร์ทัล) อินทราเน็ตและพอร์ทัลขององค์กรสามารถเชื่อมต่อไซต์แต่ละไซต์ในองค์กรและรวมการเข้าถึงแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ ทีมและบุคคลในองค์กรสามารถใช้พอร์ทัลไซต์เพื่อเข้าถึงความเชี่ยวชาญข้อมูลและแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานของพวกเขาได้

บุคคลภายในองค์กรที่ใช้พอร์ทัลไซต์สามารถใช้ประโยชน์จากไซต์ไซต์ของฉันได้ ไซต์ของฉันเป็นไซต์ส่วนบุคคลที่จะให้ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางเพื่อจัดการและจัดเก็บเอกสารเนื้อหาลิงก์และที่ติดต่อของคุณ ไซต์ของฉันทำหน้าที่เป็นจุดที่ติดต่อสำหรับผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคุณทักษะและความสนใจของคุณ ไซต์ของฉันมีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมที่กล่าวถึงก่อนหน้าในบทความนี้

SharePoint Server ๒๐๑๐ยังมีฟีเจอร์ที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับประสบการณ์การใช้งานของพอร์ทัลไซต์สำหรับผู้ใช้แต่ละคนเช่นเนื้อหาการกำหนดเป้าหมายให้กับผู้ใช้บางชนิด องค์กรของคุณสามารถกำหนดเว็บไซต์ของคุณเองได้โดยใช้โปรแกรมออกแบบเว็บที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น SharePoint Server ๒๐๑๐

กระบวนการทางธุรกิจและฟอร์ม

SharePoint Server ๒๐๑๐มีฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้คุณสามารถรวมและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ เวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงค่าใช้จ่ายของกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปเช่นการอนุมัติโครงการหรือการรีวิวเอกสารโดยการจัดการและติดตามงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านั้น SharePoint Server ๒๐๑๐มีเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายเวิร์กโฟลว์ที่คุณสามารถใช้งานได้ตามที่คุณต้องการหรือกำหนดเองเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ SharePoint Designer เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ซ้ำกันของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มที่ใช้เบราว์เซอร์และรวบรวมข้อมูลจากองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Microsoft InfoPath 2010

ส่วนต่างๆของไซต์ SharePoint

ไซต์คือกลุ่มของเว็บเพจที่เกี่ยวข้องที่องค์กรของคุณสามารถทำงานบนโครงการดำเนินการประชุมและแชร์ข้อมูล ตัวอย่างเช่นทีมของคุณอาจมีไซต์ของตัวเองที่จัดเก็บจัดกำหนดการไฟล์และข้อมูลขั้นตอน ไซต์ทีมของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของไซต์องค์กรขนาดใหญ่ที่แผนกเช่นทรัพยากรบุคคลเขียนและเผยแพร่ข้อมูลและทรัพยากรสำหรับส่วนที่เหลือขององค์กร

ไซต์ SharePoint ทั้งหมดมีองค์ประกอบทั่วไปที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน: รายการไลบรารี Web Part และมุมมอง

ไซต์ทีม

รายการ    รายการคือคอมโพเนนต์ของเว็บไซต์ที่องค์กรของคุณสามารถจัดเก็บแชร์และจัดการข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อติดตามงานที่มอบหมายงานหรือติดตามเหตุการณ์ของทีมบนปฏิทิน นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการสำรวจหรือการอภิปรายของโฮสต์บนกระดานอภิปรายได้อีกด้วย

ไลบ    ไลบรารีคือรายการชนิดพิเศษที่จัดเก็บไฟล์รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ คุณสามารถควบคุมวิธีการดูไฟล์ที่ติดตามจัดการและสร้างขึ้นในไลบรารีได้

มุมมอง    คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการในรายการหรือไลบรารีที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณหรือที่เหมาะสมที่สุดกับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างมุมมองของรายการทั้งหมดในรายการที่นำไปใช้กับแผนกใดแผนกหนึ่งหรือเพื่อเน้นเอกสารที่เฉพาะเจาะจงในไลบรารี คุณสามารถสร้างมุมมองของรายการหรือไลบรารีได้หลายมุมมองที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ Web Part เพื่อแสดงมุมมองของรายการหรือไลบรารีบนหน้าแยกต่างหากของไซต์ของคุณได้อีกด้วย

มุมมองงานของฉัน

Web Part    Web Part คือหน่วยของข้อมูลที่ใช้ในการสร้างแบบแผนพื้นฐานของหน้าส่วนใหญ่บนไซต์ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้าบนไซต์ของคุณคุณสามารถใช้ Web Part ในการกำหนดเว็บไซต์ของคุณเองเพื่อแสดงรูปภาพและแผนภูมิบางส่วนของเว็บเพจอื่นๆ, รายการเอกสาร, มุมมองที่กำหนดเองของข้อมูลทางธุรกิจและอื่นๆ

Web Part

เว็บไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ

ข้อกำหนดของการติดตั้งและการกำหนดค่า SharePoint ของคุณจะมีผลต่อสิ่งที่คุณเห็นและตัวเลือกใดบ้างที่พร้อมใช้งานบนไซต์ของคุณ

สิทธิ์    ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์การควบคุมทั้งหมดเริ่มต้นคุณจะมีตัวเลือกมากมายในการจัดการไซต์ ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์ที่มีส่วนร่วมหรือสิทธิ์ในการอ่านตัวเลือกของคุณและการเข้าถึงเนื้อหาของไซต์จะจำกัดมากขึ้น ตัวเลือกหลายตัวเลือกที่กล่าวถึงในบทความนี้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีระดับสิทธิ์ของผู้อ่านซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถอ่านเนื้อหาได้แต่ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากสิทธิ์ได้รับการออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและสามารถกำหนดเองได้องค์กรของคุณอาจมีการตั้งค่าที่ไม่ซ้ำกันของตัวเอง

กำหนดเอง    องค์กรของคุณอาจกำหนดสิทธิ์และตราสินค้าของไซต์ของคุณเองหรือแม้แต่การนำทางของไซต์แบบกำหนดเองและตัวควบคุมที่ย้ายเช่นเมนูการกระทำในไซต์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นบนหน้า ในทำนองเดียวกันองค์กรของคุณอาจตัดสินใจว่าจะไม่ใช้ฟังก์ชัน ribbon ที่นำมาใช้ใน SharePoint ๒๐๑๐

SharePoint เวอร์ชัน    บทความนี้อธิบายวิธีการเริ่มต้นใช้งานใน SharePoint Server ๒๐๑๐ ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint เวอร์ชันก่อนหน้าให้ดูวิธีใช้สำหรับเวอร์ชันนั้น

การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

คุณสามารถเพิ่มรายการลงในรายการและไฟล์ลงในไลบรารีได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ปุ่มที่คุณใช้ในการดำเนินการทั่วไปจะอยู่บน ribbon ซึ่งอยู่ใกล้กับด้านบนของหน้าบนหน้าส่วนใหญ่ของไซต์

Ribbon ของ WN

ปุ่มบน ribbon อาจเป็นสีเทาเนื่องจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งต่อไปนี้:

  • การดำเนินการนี้ไม่สามารถใช้ได้หรือขึ้นอยู่กับการดำเนินการอื่นๆ ตัวอย่างเช่นคุณต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเอกสารก่อนที่คุณจะสามารถตรวจสอบเอกสารได้

  • คุณไม่มีสิทธิ์ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

  • ฟีเจอร์นี้ไม่ได้เปิดใช้งานสำหรับไซต์ ตัวอย่างเช่นเวิร์กโฟลว์อาจไม่สามารถเปิดใช้งานบนไซต์ได้

คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมไคลเอ็นต์บางโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ลงในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ได้ในขณะที่คุณทำงานใน Word

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในรายการหรือไฟล์ลงในไลบรารีคุณจะต้องมีสิทธิ์ในการสนับสนุนรายการหรือไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณใช้สิทธิ์และระดับสิทธิ์ขอให้เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มรายการหรือไฟล์บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการจะสามารถดูรายการหรือไฟล์ได้เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติ ถ้ารายการหรือไฟล์จำเป็นต้องมีการอนุมัติจากนั้นจะถูกเก็บไว้ในสถานะที่ค้างอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าจะมีผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมในการอนุมัติ ถ้าคุณกำลังดูรายการหรือไลบรารีเมื่อมีการเพิ่มรายการหรือไฟล์คุณอาจจำเป็นต้องรีเฟรชการาว์เซอร์ของคุณเพื่อดูรายการหรือไฟล์ใหม่

รายการและไลบรารียังสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อีเมลได้ถ้ามีการเปิดใช้งานจดหมายขาเข้าหรือขาออกบนไซต์ของคุณ รายการบางรายการเช่นปฏิทินประกาศบล็อกและกระดานอภิปรายสามารถตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารเหล่านั้นได้โดยการส่งอีเมล รายการอื่นๆเช่นงานและรายการการติดตามปัญหาสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังบุคคลเมื่อมีการกำหนดรายการให้กับบุคคลเหล่านั้นได้

นอกจากการเพิ่มเนื้อหาลงในรายการและไลบรารีที่มีอยู่แล้วคุณอาจมีสิทธิ์ในการสร้างรายการและไลบรารีใหม่ เทมเพลตรายการและไลบรารีให้คุณเริ่มต้นใช้งาน คุณยังสามารถสร้างและกำหนดหน้าใหม่และไซต์ใหม่ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ

รายการ

แม้ว่าจะมีชนิดของรายการที่แตกต่างกันขั้นตอนในการเพิ่มรายการลงในรายการเหล่านั้นจะคล้ายกันดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เทคนิคใหม่หลายประการในการทำงานกับรายการชนิดต่างๆ รายการที่มีข้อความอยู่ในชุดของคอลัมน์แต่รายการบางรายการอาจอนุญาตให้มีการเพิ่มสิ่งที่แนบมาลงในรายการ

เพิ่มรายการลงในรายการ

  1. ในรายการที่คุณต้องการเพิ่มรายการให้คลิกแท็บรายการบน ribbon (นี่คือแท็บเหตุการณ์สำหรับปฏิทิน)

  2. คลิกรายการใหม่(เหตุการณ์ใหม่สำหรับปฏิทิน)

    เคล็ดลับ: อีกวิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินคือการชี้ไปที่วันที่บนปฏิทินแล้วคลิกเพิ่ม

  3. กรอกเขตข้อมูลที่จำเป็นและอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์

  4. คลิก บันทึก

แก้ไขหรือลบรายการในรายการ

  1. ชี้ไปที่รายการแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากรายการ

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดำเนินการกับรายการหลายรายการได้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลายกล่อง

  2. บนแท็บรายการบน ribbon ให้คลิกแก้ไขรายการหรือลบรายการตามความเหมาะสม

บนไซต์หลายชนิดรายการบางรายการจะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณ ช่วงรายการเริ่มต้นเหล่านี้จากกระดานอภิปรายไปยังรายการปฏิทิน ถ้าคุณมีสิทธิ์คุณยังสามารถสร้างรายการจากเทมเพลตรายการหลายชนิดซึ่งมีโครงสร้างและการตั้งค่าเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้อีกด้วย

สร้างรายการ

  1. เมื่อต้องการสร้างรายการให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างรายการ

  2. บนหน้าสร้างให้คลิกชนิดของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่นลิงก์

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับรายการทำให้เขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

ไลบ

ไลบรารีคือตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้างรวบรวมอัปเดตและจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีมได้ แต่ละไลบรารีจะแสดงรายการของไฟล์และข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไฟล์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกันได้

คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีได้โดยการอัปโหลดไฟล์จากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หลังจากที่คุณเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีแล้วบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะสามารถดูไฟล์ได้ ถ้าคุณกำลังดูไลบรารีอยู่แล้วเมื่อมีการเพิ่มไฟล์คุณอาจจำเป็นต้องรีเฟรชการาว์เซอร์ของคุณเพื่อดูไฟล์ใหม่

ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้โดยยึดตามเทมเพลตในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี นอกจากนี้คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมอื่นเช่น SharePoint Workspace หรือ Microsoft Word ได้อีกด้วย

เพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี

  1. ในไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ให้คลิกแท็บเอกสารบน ribbon

  2. คลิกอัปโหลดเอกสาร

  3. เรียกดูเอกสารแล้วคลิกตกลง

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ๒๐๑๐เช่น Microsoft Word 2010 คุณสามารถลากแล้วปล่อยเอกสารจาก Windows Explorer ลงในกล่องโต้ตอบอัปโหลดเอกสารได้

แก้ไขหรือลบไฟล์ในไลบรารี

  1. ชี้ไปที่ไฟล์แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากไฟล์

  2. บนแท็บเอกสารบน ribbon ให้คลิกแก้ไขเอกสารหรือลบเอกสารตามความเหมาะสม

ไลบรารีเริ่มต้นที่เรียกว่าเอกสารที่ใช้ร่วมกันจะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณเมื่อคุณสร้างไซต์หลายชนิด เอกสารที่แชร์คือไลบรารีเอกสารที่คุณสามารถใช้ในการจัดเก็บไฟล์หลายชนิด คุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติมได้เช่นไลบรารีรูปภาพสำหรับการจัดเก็บรูปภาพถ้าคุณมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

การสร้างไลบรารีเอกสาร

  1. เมื่อต้องการสร้างไลบรารีเอกสารให้คลิก เมนู การกระทำในไซต์ เมนูการกระทำในไซต์แล้วคลิกไลบรารีเอกสารใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับไลบรารีให้กรอกเขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

เมื่อต้องการดูไลบรารีชนิดอื่นที่คุณสามารถสร้างได้ให้คลิกการกระทำในไซต์แล้วคลิกตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบาย

การสร้างไลบรารีชนิดอื่น

  1. เมื่อต้องการสร้างไลบรารีให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบาย

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับไลบรารีให้กรอกเขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

    เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกเช่นว่าไลบรารีจะปรากฏบนเปิดใช้ด่วนหรือไม่ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติมก่อนที่คุณจะคลิกสร้าง

การลบไลบรารี

  1. คลิกชื่อของไลบรารีบนเปิดใช้ด่วนหรือคลิกการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิกดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมดจากนั้นภายใต้ส่วนไลบรารีที่เหมาะสมให้คลิกชื่อของไลบรารี

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • สำหรับไลบรารีรูปภาพบน เมนู การตั้งค่า เมนูการตั้งค่าให้คลิก<ไลบรารีชนิด> การตั้งค่าไลบรารี

    • สำหรับไลบรารีอื่นๆภายใต้เครื่องมือไลบรารีให้คลิกแท็บไลบรารีจากนั้นในกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าไลบรารี

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการให้คลิกลบไลบรารีชนิด <นี้> ไลบรารี

  4. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบให้คลิกตกลงถ้าคุณแน่ใจว่าคุณต้องการลบไลบรารี

ไซต์และหน้า

ไซต์สามารถให้บริการวัตถุประสงค์ทั่วไปเช่นการจัดเก็บกำหนดการแนวทางไฟล์และข้อมูลอื่นๆที่ทีมของคุณอ้างอิงถึงบ่อยครั้ง หรือไซต์อาจมีวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเช่นการติดตามการประชุมหรือการโฮสต์บล็อกที่สมาชิกขององค์กรของคุณโพสต์ข่าวสารและแนวคิดของคุณบ่อยครั้ง

ไซต์บล็อก

องค์กรของคุณสามารถใช้หน้าไซต์ย่อยและไซต์ระดับบนสุดเพื่อแบ่งเนื้อหาของไซต์ออกเป็นไซต์ที่มีการจัดการแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นแต่ละแผนกในองค์กรของคุณอาจมีไซต์ทีมของตัวเองที่เป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ได้โดยการเพิ่มรายการและไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์คุณยังสามารถเพิ่มหน้าลงในไซต์ของคุณได้ด้วย คุณอาจพิจารณาเพิ่มหน้าของ Web Part ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้ Web part เพื่อเพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิกได้อย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์ใหม่คุณสามารถเลือกได้จากเทมเพลตของไซต์หลายชนิดเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งานการสร้างไซต์ใหม่ได้ คุณสามารถสร้างไซต์และไซต์ย่อยได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรของคุณตั้งค่าไซต์และสิทธิ์ในการสร้างไซต์ดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณจัดการสิทธิ์ให้กับไซต์ให้ดูที่เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

สร้างไซต์

  1. เมื่อต้องการสร้างไซต์ให้คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกไซต์ใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไซต์

  2. พิมพ์ชื่อเรื่องและชื่อ URLสำหรับไซต์

  3. ภายใต้การเลือกเทมเพลตให้เลือกเทมเพลตไซต์

  4. เลือกตัวเลือกอื่นๆที่คุณต้องการแล้วคลิกสร้าง

สร้างหน้า

หมายเหตุ: ขั้นตอนในการสร้างหน้าของฉันจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของไซต์ที่คุณใช้งานไม่ว่าจะเปิดใช้งานฟีเจอร์การประกาศหรือไม่และจำเป็นต้องมีการอนุมัติเพื่อเผยแพร่หน้าหรือไม่

  1. เมื่อต้องการสร้างหน้าให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกหน้าใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างหน้า

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับหน้าแล้วคลิกสร้าง

  3. บนหน้าใหม่ที่คุณสร้างขึ้นให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณให้คลิกแท็บจัดรูปแบบข้อความบน ribbon แล้วเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ให้คลิกแท็บแทรกคลิกปุ่มที่เหมาะสมแล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการแล้วคลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ให้คลิกแท็บแทรกแล้วพิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณให้คลิกชนิดรายการเพื่อเลือกแล้วคลิกตกลง

  4. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกบน ribbon

แก้ไขหน้า

  1. เมื่อต้องการแก้ไขหน้าให้คลิกปุ่มแก้ไขบน ribbon

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มแก้ไขคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้า

  2. ทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณให้คลิกแท็บจัดรูปแบบข้อความบน ribbon แล้วเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ให้คลิกแท็บแทรกคลิกปุ่มที่เหมาะสมแล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการแล้วคลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ให้คลิกแท็บแทรกแล้วพิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณให้คลิกชนิดรายการเพื่อเลือกแล้วคลิกตกลง

  3. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกบน ribbon

การจัดการและการทำงานกับเนื้อหาของไซต์

เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการและขยายเนื้อหาในรายการไลบรารีและไซต์ได้ ฟีเจอร์บางอย่างช่วยให้ทีมของคุณสามารถค้นหาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยข้อมูล ฟีเจอร์อื่นๆจะช่วยคุณจัดการการเข้าถึงข้อมูล

การนำทางไปยังเนื้อหา

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้อื่นสามารถเรียกดูเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้ รายการการนำทางสองรายการที่คุณสามารถกำหนดเองได้คือแถบลิงก์บนสุดและเปิดใช้ด่วน

โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการหรือไลบรารีคุณสามารถเลือกรายการและไลบรารีที่จะปรากฏบนเปิดใช้ด่วน นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับของลิงก์เพิ่มหรือลบลิงก์และเพิ่มหรือลบส่วนที่มีการจัดระเบียบลิงก์ได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีรายการในส่วนรายการมากเกินไปคุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับรายการงานที่คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังรายการงานของคุณได้ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้ไปยังการเปิดใช้ด่วนจากภายในเบราว์เซอร์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ๒๐๑๐ คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังหน้าภายนอกไซต์ได้อีกด้วย

เปิดใช้ด่วน

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีสำหรับผู้ใช้ไซต์ของคุณเพื่อเข้าถึงไซต์อื่นๆในไซต์คอลเลกชันโดยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกหน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่หรือไม่และจะใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

แถบลิงก์บนสุด

ถ้าไซต์ของคุณใช้แถบลิงก์บนสุดที่ไม่ซ้ำกันคุณสามารถกำหนดลิงก์ที่จะปรากฏบนแถบลิงก์บนสุดสำหรับไซต์ได้ ไซต์ใดก็ตามที่สร้างขึ้นภายในไซต์แม่จะสามารถแสดงบนแถบลิงก์บนสุดได้ซึ่งจะมีการกำหนดค่าไซต์ไว้เพื่อสืบทอดแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังไซต์อื่นนอกไซต์คอลเลกชันของคุณได้อีกด้วย

การจัดการการเข้าถึงเนื้อหา

เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบสามารถมอบระดับสิทธิ์ให้กับผู้ใช้และกลุ่ม SharePoint ซึ่งมีผู้ใช้ได้ สิทธิ์สามารถนำไปใช้กับไซต์รายการและไลบรารีบนไซต์และรายการต่างๆในรายการและไลบรารี

คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับวัตถุต่างๆเช่นไซต์รายการไลบรารีโฟลเดอร์ภายในรายการหรือไลบรารีรายการหรือเอกสาร

การจัดระเบียบรายการและไลบรารี

วิธีที่คุณจัดระเบียบรายการและไลบรารีของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่มของคุณและวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนบางอย่างจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ข้อมูลในรายการและไลบรารีจะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์เช่นชื่อเรื่องนามสกุลหรือบริษัท คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลำดับและกรองรายการตามที่คุณต้องการในสเปรดชีตได้โดยการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการต่างๆในรายการหรือไลบรารีที่มีความสำคัญมากที่สุดสำหรับคุณ

การเปลี่ยนมุมมองของรายการหรือไลบรารี

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนมุมมองให้คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีบน ribbon

  2. ในกลุ่มจัดการมุมมองภายใต้มุมมองปัจจุบันให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรายการมุมมองแล้วเลือกมุมมอง

มุมมองงานของฉัน

ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการหรือไฟล์ในไลบรารีคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อช่วยในการเรียงลำดับจัดกลุ่มและสร้างมุมมองของรายการของคุณได้หลายมุมมอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเรียงลำดับรายการตามวันครบกำหนดหรือจัดกลุ่มรายการตามชื่อแผนก

คุณมีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทคอลัมน์ที่คุณสร้าง รวมถึง ข้อความบรรทัดเดียว ตัวเลือกรายการดร็อปดาวน์ จำนวนที่คำนวณจากคอลัมน์อื่น หรือแม้แต่ชื่อและรูปภาพของผู้คนบนไซต์ของคุณ

สร้างคอลัมน์

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ให้คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีบน ribbon

  2. คลิกสร้างคอลัมน์

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์แล้วเลือกชนิดคอลัมน์

  4. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมใดๆแล้วคลิกตกลง

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้คอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีเพื่อสร้างมุมมองเพื่อช่วยให้แผนกที่เฉพาะเจาะจงค้นหาข้อมูลที่พวกเขาสนใจมากที่สุดเช่นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดหรือรายการทั้งหมดที่กำหนดให้กับแต่ละคน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างและการปรับเปลี่ยนมุมมองให้ดูสร้างเปลี่ยนแปลงหรือลบมุมมอง

ฟีเจอร์บางอย่างของรายการสามารถช่วยให้ทีมของคุณสามารถสร้างและจัดการรายการได้อย่างมีประสิทธิภาพในรายการหรือไลบรารีต่างๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลในรายการแล้วแชร์ในรายการอื่นได้ หรือถ้าคุณต้องการทำให้ไฟล์พร้อมใช้งานในไลบรารีหลายไลบรารีคุณสามารถคัดลอกไฟล์นั้นไปยังไลบรารีอื่นบนไซต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถได้รับพร้อมท์สำหรับการอัปเดตได้ถ้าไฟล์มีการเปลี่ยนแปลง

การใช้ฟีเจอร์การช่วยสำหรับการเข้าถึง

ไซต์ถูกออกแบบมาเพื่อให้รายการไลบรารีและฟีเจอร์อื่นๆสามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์โดยใช้การกดแป้นพิมพ์เท่านั้น โหมดการช่วยสำหรับการเข้าถึงเพิ่มเติมช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นด้วยเมนูและตัวควบคุมต่างๆ ข้ามไปยังลิงก์เนื้อหาหลักเปิดใช้งานผู้ใช้คีย์บอร์ดเพื่อข้ามลิงก์การนำทางซ้ำๆไปยังเนื้อหาที่มีความหมายมากขึ้นบนหน้า

มาร์กอัปของหัวเรื่องได้รับการออกแบบมาเพื่อกำหนดโครงสร้างและปรับปรุงการนำทางสำหรับบุคคลที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอได้ดียิ่งขึ้น รูปภาพที่อัปโหลดไปยังไซต์จะอนุญาตให้มีการกำหนดข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเองให้เป็นรูปภาพที่ปรากฏบนโฮมเพจใน Web Part รูปของไซต์หรือรูปภาพที่คุณเพิ่มลงในไลบรารีรูปภาพได้ สำหรับการดูไซต์ตัวเลือกความคมชัดสูงใน Windows จะทำงานได้ดีสำหรับผู้ใช้ที่มีความบกพร่องทางสายตา

การติดตามเวอร์ชัน

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจได้รับการตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชันเพื่อที่คุณจะสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ถ้าคุณทำผิดพลาดและดูประวัติเวอร์ชันของการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการติดตามเวอร์ชันการตรวจทานแก้ไขรายการหรือไฟล์และคุณสมบัติของพวกเขาจะถูกเก็บไว้ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้นเนื่องจากมีการตรวจทานแก้ไขและแม้กระทั่งการคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าถ้าคุณทำข้อผิดพลาดในเวอร์ชันปัจจุบัน การกำหนดเวอร์ชันจะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบุคคลหลายคนทำงานร่วมกันบนโครงการหรือเมื่อข้อมูลผ่านหลายขั้นตอนของการพัฒนาและรีวิว

ประวัติรุ่น

1. เวอร์ชันหลักที่เผยแพร่ในปัจจุบันจะถูกเน้นและหมายเลขเวอร์ชันเป็นตัวเลขทั้งหมด

2. เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติหรือ metadata

3. เวอร์ชันแรกของไฟล์คือเวอร์ชันที่ไม่รองรับหมายเลขเวอร์ชัน๐.๑เสมอ

การกำหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการในชนิดรายการเริ่มต้นทั้งหมดซึ่งรวมถึงปฏิทินรายการการติดตามปัญหาและรายการแบบกำหนดเองและสำหรับชนิดไฟล์ทั้งหมดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารีรวมถึงหน้าของ Web Part

การเขียนเอกสารร่วมกัน

ผู้ใช้อย่างน้อยสองคนสามารถแก้ไขเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้ในเวลาเดียวกัน ฟีเจอร์ใหม่นี้จะช่วยให้คุณสามารถอ่านและเขียนบางส่วนของไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทำงานกับย่อหน้าหนึ่งในเอกสาร Word ได้ในขณะที่เพื่อนร่วมงานทำงานบนย่อหน้าอื่นในเอกสารเดียวกันและในเวลาเดียวกัน

การอัปเดตที่อยู่ในการเปลี่ยนแปลง

RSS มีวิธีที่สะดวกในการแจกจ่ายและรับข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานรวมถึงการอัปเดตของรายการและไลบรารี รูปแบบไฟล์ XML มาตรฐานช่วยให้สามารถดูข้อมูลได้ด้วยโปรแกรมต่างๆมากมาย คุณยังสามารถสมัครใช้งานรายการและไลบรารีได้โดยการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา

ทีมสามารถใช้ตัวดึงข้อมูลของพวกเขาเป็นวิธีกำหนดเนื้อหาของพวกเขาให้กับสมาชิกในทีมที่สมัครใช้งานตัวดึงข้อมูลของพวกเขาและเพื่อนำเสนอลิงก์กลับไปยังเว็บไซต์ของพวกเขา ตัวดึงข้อมูล RSS เป็นวิธีง่ายๆในการติดตามความคืบหน้าของทีมและการอัปเดตโครงการ คุณจะได้รับข่าวสารล่าสุดหรือการอัปเดตจากไซต์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติแทนการเรียกดูเว็บไซต์ของทีมหลายคน

การจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารและจัดการงานโครงการได้โดยการนำกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับเอกสารและรายการในไซต์ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรของคุณยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรได้โดยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง การดำเนินการนี้จะช่วยให้บุคคลที่ทำงานเหล่านี้มีความมุ่งมั่นในการดำเนินการงานแทนที่จะเป็นการจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงค่าใช้จ่ายและเวลาที่จำเป็นในการประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปเช่นการอนุมัติโครงการหรือการรีวิวเอกสารโดยการจัดการและติดตามงานของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นองค์กรสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือสร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอื่น

การทำงานกับชนิดเนื้อหา

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาจะเปิดใช้งานองค์กรเพื่อจัดระเบียบจัดการและจัดการเนื้อหาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้ใช้หลายชนิดเนื้อหาคุณสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาจากรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานที่องค์กรของคุณใช้บ่อยเช่นงานนำเสนอทางการตลาดหรือสัญญา

หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีแล้วคุณสามารถทำให้รายการหรือไลบรารีนั้นเป็นไปได้ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อให้มีรายการของชนิดนั้น ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่มรายการใหม่ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อสร้างรายการใหม่ของชนิดนั้นได้

หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของชนิดเนื้อหาสำหรับรายการและไลบรารีคือการทำให้เป็นไปได้สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวที่มีชนิดของรายการหรือชนิดเอกสารหลายชนิดซึ่งแต่ละรายการอาจมี metadata นโยบายหรือลักษณะการทำงานที่ไม่ซ้ำกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดเนื้อหาให้ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×