งานพื้นฐานใน SharePoint Server 2010

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

เริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้Microsoft SharePoint Server 2010 และงานพื้นฐานบางอย่าง

ในบทความนี้

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server

ส่วนต่าง ๆ ของไซต์ SharePoint

ประเภทของไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ

เพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

การจัดการ และทำงานกับเนื้อหาของไซต์

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 เป็นเทคโนโลยีที่ต้นแบบสำหรับไซต์ SharePoint ที่พร้อมใช้งานฟรี และถูกเรียกว่า Windows SharePoint Services ในเวอร์ชันก่อนหน้า SharePoint Server 2010 อาศัยเทคโนโลยี SharePoint Foundation การใส่กรอบคุ้นเคย สอดคล้องกันสำหรับรายการ และไลบรารี การดูแลไซต์ และกำหนดไซต์เอง ฟีเจอร์ใดที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation จะพร้อมใช้งานใน SharePoint Server 2010

อย่างไรก็ตาม SharePoint Server 2010 ขยาย SharePoint Foundation โดยแสดงคุณลักษณะเพิ่มเติมและความสามารถ ตัวอย่าง ทั้ง SharePoint Server และ SharePoint Foundation รวมเทมเพลตไซต์สำหรับการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานบนไซต์ทีม บล็อก และเวิร์ก สเปซการประชุม อย่างไรก็ตาม SharePoint Server มีฟีเจอร์การใช้งานทางสังคมที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเช่นตัวดึงข้อมูลข่าวสารและการแท็กที่ช่วยให้ผู้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหา จัดระเบียบ การนำทาง และแชร์ข้อมูลกับเพื่อนร่วมงาน ในทำนองเดียวกัน SharePoint Server ช่วยปรับปรุงเทคโนโลยีค้นหาจาก SharePoint Foundation การรวมฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่ เช่นความสามารถในการค้นหาข้อมูลธุรกิจใน SAP, Siebel และโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจอื่น ๆ

ทั้ง SharePoint Foundation และ SharePoint Server ถูกออกแบบมาเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกับโปรแกรม เซิร์ฟเวอร์ และอื่น ๆ เทคโนโลยี รวมทั้งในระบบ Microsoft Office ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดำเนินไซต์ รายการ หรือไลบรารีแบบออฟไลน์ใน SharePoint Workspace ทำงานกับเนื้อหาของไซต์ในขณะที่คุณกำลังเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณ แล้ว โดยอัตโนมัติซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณเมื่อคุณเชื่อมต่อ คุณสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์มากมายงาน SharePoint จากภายในโปรแกรม Microsoft Office ที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่ม หรือเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายจากภายใน Microsoft Word

ความสามารถของ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server 2010 จะเน้นในพื้นที่ที่หก บทความนี้สั้น ๆ แนะนำแต่ละรายการเหล่านี้ความสามารถ และลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องซึ่งคุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติม

ทำงานร่วมกันและการใช้งานทางสังคม

SharePoint Server 2010 ขยายฟีเจอร์ทำงานร่วมกันของ SharePoint Foundation ด้วยส่งเสริมการขายง่ายต่อการเขียนเอกสาร จากเบราว์เซอร์ หรือ จากแอปพลิเคชันที่คุ้นเคยเช่น Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงทรัพยากรที่ มีแท็กและการจัดอันดับ และช่วยให้บุคคลอื่น ค้นหาคำตอบรวดเร็วขึ้นผ่านทางการค้นหาบุคคลและตัวดึงข้อมูลข่าวสาร

หนึ่งในตำแหน่งหลักที่ซึ่งคุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้อยู่บนไซต์ของฉันของคุณ ไซต์ของฉันคือ ไซต์ SharePoint ของคุณเองที่คุณสามารถแชร์เอกสาร ลิงก์ และข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์แบบออนไลน์ คุณยังสามารถบล็อกเกี่ยวกับหัวข้อของดอกเบี้ยหรือค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการทำงานของคุณ

โปรไฟล์ของ WN

คุณตัดสินใจว่า ข้อมูลที่คุณต้องการแชร์ และข้อมูลใดที่คุณต้องการให้เป็นส่วนตัวบนไซต์ของฉันของคุณ คุณสามารถลองใช้จากนั้น กดแท็กลิงก์ไปยังข้อมูลและการค้นหาข้อมูลที่แท็กบุคคลหรือร่วมกันบนตัวดึงข้อมูลข่าวของพวกเขาอื่น ๆ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนไซต์ของฉันของคุณ ดูจัดการข้อมูลที่คุณแชร์ผ่าน My Site และโปรไฟล์ของคุณ

SharePoint Server 2010 ยังทำให้มีส่วนร่วมในที่ใดก็ได้ ด้วยการนำเสนอประสบการณ์ใช้งาน SharePoint Workspace rich ขณะแบบออนไลน์ หรือไม่ต่อจากเครือข่ายของคุณ และเพิ่มผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในระหว่างการเดินทาง

จัดการเนื้อหาขององค์กร

Enterprise เนื้อหา Management (ECM) จาก Microsoft ช่วยให้องค์กรที่ช่วยแก้ความท้าทายที่ posed โดยไม่มีการจัดการเนื้อหาจำนวนมาก SharePoint Server 2010 เป็นส่วนหนึ่งจากศูนย์กลางของ Microsoft ECM โซลูชัน ซึ่งขยายจัดการเนื้อหาของพนักงานทุกคนในองค์กรผ่านการรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุ้นเคยเช่นระบบ Microsoft Office โซลูชันของ Microsoft ECM ให้ความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของเนื้อหาซึ่งสร้าง แก้ไขและการทำงานร่วมกัน การหมดอายุนั่นคือบนเป็นแพลตฟอร์มแบบเดียว

SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของเนื้อหา ด้วยการให้ชุดที่แตกต่างของฟีเจอร์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถประเภทเป้าหมายต่อไปนี้:

  • จัดการเนื้อหาที่หลากหลาย    ความสามารถในการจัดการเอกสารใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรรวมเนื้อหาที่หลากหลายจากตำแหน่งที่ตั้งหลายลงในเก็บที่มีการจัดการจากส่วนกลางด้วยการจัดประเภทที่สอดคล้องกัน เอกสารใหม่ตั้งค่าเปิดใช้งานฟีเจอร์องค์กรของคุณในการสร้าง และจัดการผลิตภัณฑ์ทำงานที่ยาวหลายเอกสาร ความสามารถในการค้นหารวมช่วยให้ผู้อื่นค้นหา แชร์ และใช้ข้อมูลนี้ ความสามารถในการจัดการ Metadataเช่นฟีเจอร์ใหม่ที่เก็บคำสามารถช่วยให้องค์กรสามารถจัดการ metadata ตลอดทั้งไซต์จากส่วนกลาง Metadata เป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ใช้เพื่อช่วยในการ ระบุ โครงสร้าง ค้นพบ และจัดการข้อมูล การสนับสนุนสำหรับการนำทาง metadata ขับ และความสามารถในการฝังเขตข้อมูล metadata ในเอกสารใหม่ช่วยปรับปรุงการค้นหาข้อมูลและการค้นหา เนื้อหาสามารถยังได้รับการป้องกันจาก access ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องมือทำงานร่วมกัน เช่นเวิร์กโฟลว์ ช่วยให้บุคคลที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้นด้วยกันเพื่อสร้าง ตรวจทาน และอนุมัติเอกสารในแบบที่มีแบบแผน

  • ปฏิบัติตามที่เป็นไปตามข้อบังคับและข้อกำหนดทางกฎหมาย    ความสามารถในการจัดการระเบียนใน SharePoint Server 2010 ช่วยให้องค์กรสามารถเก็บ และป้องกันระเบียนทางธุรกิจ ตัวใดตัวหนึ่งในสถานที่อยู่ถัด จากระเบียนในความคืบหน้า หรือ ในที่เก็บส่วนกลางถูกล็อกลง องค์กรสามารถนำนโยบายวันหมดอายุกับระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่า พวกเขาจะยังคงถูกเก็บไว้สำหรับช่วงเวลาที่เหมาะสมการปฏิบัติตามข้อบังคับหรือนโยบายธุรกิจของบริษัท ดังนั้นจึง mitigating ความเสี่ยงด้านกฎหมายกับองค์กร บันทึกการตรวจสอบให้พิสูจน์เมื่อต้องการภายใน และภายนอกผู้ตรวจสอบว่า ระเบียนถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสม หยุดสามารถวางเมื่อ มีระเบียนที่เฉพาะเจาะจงภายใต้การค้นพบทางกฎหมายเพื่อป้องกันไม่ให้ทำลายของพวกเขา

  • จัดการเว็บไซต์หลายอย่างมีประสิทธิภาพ    บุคคลเมื่อต้องการเผยแพร่เนื้อหาเว็บกับเนื้อหามีการใช้งานง่ายเขียนเครื่องมือและกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่แล้วภายในการเปิดใช้งานความสามารถในการจัดการเนื้อหาทางเว็บใน SharePoint Server 2010 พนักงานสามารถอัปโหลดเนื้อหาซึ่งรวม ถึงรูป เสียง วิดีโอ — ไปยังเว็บไซต์ในเวลาเหมาะสมไม่สนับสนุนครอบคลุมจากพนักงานได้ การสนับสนุนใหม่สำหรับทแบบ rich media มีใหม่สินทรัพย์ไลบรารี กับมุมมอง rich และขับ การสนับสนุนสำหรับวิดีโอเป็นชนิดเนื้อหา SharePoint โครงสร้างพื้นฐานของวิดีโอส่งกระแสข้อมูล และเครื่องเล่นสื่อ Silverlight skinable เทมเพลตในรูปแบบของหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าช่วยให้องค์กรสามารถนำไปใช้การกำหนดตราสินค้าที่สอดคล้องกับหน้า ฟีเจอร์การวิเคราะห์ Web อยู่แล้วภายในให้การสนับสนุนสำหรับรายงานการวิเคราะห์การรับส่งข้อมูล ค้นหา และสินค้าคงคลัง SharePoint Server 2010 ยังมีตัวเดียวปรับใช้และจัดการโครงสร้างพื้นฐาน สำหรับอินทราเน็ต เอกซ์ทราเน็ต และไซต์อินเทอร์เน็ต เช่นเดียว กับ สำหรับไซต์หลายภาษา

ค้นหาระดับองค์กร

SharePoint Server 2010 ให้โครงสร้างพื้นฐานของการค้นหาที่มีประสิทธิภาพที่จะความสามารถด้านประสิทธิภาพการทำงานธุรกิจอื่น ๆ เช่นการจัดการเนื้อหาองค์กรและทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้บุคคลที่ได้รับคำตอบที่ดียิ่งขึ้นได้เร็วขึ้น และเพิ่มผลกระทบต่อความรู้ และ ความเชี่ยวชาญ

ค้นหาคำนึงถึงบริบทส่วนบุคคลของคุณ และช่วยให้คุณปรับปรุงการค้นหาของคุณ โดยใช้แบบโต้ตอบการนำทางเพื่อช่วยแนะนำคุณไปยังข้อมูลที่คุณต้องการ SharePoint Server ขยายเข้าถึงของการค้นหาข้ามแหล่งเนื้อหาอื่น ๆ และชนิดเนื้อหาของการเชื่อมต่อกับข้อมูลทั้งหมดในองค์กรของคุณซึ่งรวมถึงแอปพลิเคชันขององค์กรเช่น SAP, Siebel หรือฐานข้อมูลแบบกำหนดเองซึ่ง และทำให้ข้อมูลที่พร้อมใช้งานกับ บุคคลที่จำเป็นต้องมี

ข่าวกรองธุรกิจ

ข่าวกรองธุรกิจคือ ชุดของ methodologies เทคโนโลยี และกระบวนการที่รับข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบขององค์กร และทำให้สามารถดำเนินการได้ ด้วยการวางลงในมือของบุคคลที่จำเป็นต้องมีประโยชน์สูงสุดเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจ ส่วนสำคัญของแพลตฟอร์ม Microsoft business intelligence, SharePoint Server 2010 สามารถช่วยให้ขยายความสามารถด้านข่าวกรองธุรกิจกับทุกคนภายในองค์กร เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเหมาะสมเพื่อทำให้การตัดสินใจที่เหมาะสม

องค์กรของคุณอาจเก็บข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ของรูปแบบ เช่นฐานข้อมูล ข้อความอีเมล และไฟล์สเปรดชีต SharePoint Server 2010 ช่วยให้คุณสามารถแยกข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และนำเสนอข้อมูลนั้นในวิธีที่ช่วยในการวิเคราะห์และทำการตัดสินใจ

Excel Services ช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจการประกาศ แชร์ และจัดการเวิร์กบุ๊ก Excel บนไซต์ SharePoint บุคคลอื่นในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนค่าในเซลล์ สูตร และจัดรูปแบบจากเบราว์เซอร์ ตามที่พวกเขาวิเคราะห์ข้อมูล

PerformancePoint Services ใน SharePoint Server 2010 สามารถเพิ่มการมองเห็นลงในวัตถุประสงค์ขององค์กรหลักและการวัด และเปิดใช้งานความลึกดีของการวิเคราะห์และการตรวจสอบ คุณหรือบุคคลอื่นในองค์กรของคุณสามารถสร้าง และใช้แดชบอร์ดแบบโต้ตอบกับดัชนีชี้วัด รายงาน และตัวกรองการค้นหาแนวโน้ม นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแผนภูมิ rich ไปยังไซต์ SharePoint ของคุณ และเชื่อมต่อแผนภูมิไปยังข้อมูลจากแหล่ง เช่น SharePoint รายการ รายการข้อมูลภายนอก Business Data Connectivity Services, Excel Services หรือ Web Part อื่น ๆ ที่หลากหลาย

พอร์ทัล

กับ SharePoint Server 2010 องค์กรสามารถสร้าง และบำรุงรักษาไซต์พอร์ทัลสำหรับทุกด้านธุรกิจของพวกเขา (พอร์ทัลอินทราเน็ต enterprise อินเทอร์เน็ตเว็บไซต์ของบริษัท และไซต์พอร์ทัลพอร์) Enterprise อินทราเน็ตพอร์ทัลสามารถเชื่อมต่อไซต์แต่ละไซต์ทั่วทั้งองค์กร และรวมถึงโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจที่มีอยู่ ทีมและบุคคลในองค์กรสามารถใช้พอร์ทัลไซต์ในการเข้าถึงความชำนาญ ข้อมูล และโปรแกรมประยุกต์ทางธุรกิจที่พวกเขาจำเป็นเพื่อที่จะทำงานของพวกเขา

บุคคลภายในองค์กรที่ใช้พอร์ทัลไซต์สามารถใช้ประโยชน์จากไซต์ไซต์ของฉันของตน ไซต์ของฉันคือ ไซต์ส่วนบุคคลที่แสดงตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางเพื่อจัดการ และจัดเก็บเอกสารของคุณ เนื้อหา ลิงก์ และที่ติดต่อ ไซต์ของฉันทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อสำหรับผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคุณ ทักษะของคุณ และความสนใจของคุณ ไซต์ของฉันมีฟีเจอร์คอมพิวเตอร์ทางสังคมที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ในบทความนี้

SharePoint Server 2010 ยังประกอบด้วยคุณลักษณะที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับประสบการณ์การใช้งานของไซต์สำหรับผู้ใช้แต่ละ เช่นกำหนดเป้าหมายเนื้อหาจะระบุชนิดของผู้ใช้ องค์กรของคุณสามารถกำหนดเองเพิ่มเติมไซต์พอร์ทัล โดยใช้โปรแกรมดีไซน์เว็บ SharePoint กันเช่น SharePoint Server 2010

กระบวนการทางธุรกิจและฟอร์ม

SharePoint Server 2010 ให้รวมฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้คุณ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของประสานทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจ เช่นโครงการการอนุมัติหรือเอกสารตรวจทาน โดยการจัดการ และการติดตามงานเกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านั้น SharePoint Server 2010 มีเวิร์กโฟลว์กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อพวกเขากำลัง หรือกำหนดเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณยังสามารถใช้ SharePoint Designer เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มโดยใช้เบราว์เซอร์ และรวบรวมข้อมูลจากองค์กรที่ใช้Microsoft InfoPath 2010

ส่วนต่าง ๆ ของไซต์ SharePoint

ไซต์คือ กลุ่มของหน้าเว็บที่เกี่ยวข้องที่องค์กรของคุณสามารถทำงานบนโครงการ จัดการการประชุม และแชร์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณอาจมีไซต์ของคุณเองที่ที่จัดกำหนดการ ไฟล์ และข้อมูลขั้นตอน ไซต์ทีมของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของขนาดใหญ่ขององค์กรพอร์ทัลไซต์ที่แผนกเช่นทรัพยากรบุคคลเขียน และประกาศข้อมูลและทรัพยากรสำหรับส่วนเหลือขององค์กร

ไซต์ SharePoint ทั้งหมดมีองค์ประกอบทั่วไปที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน: รายการ ไลบรารี และ Web Part มุมมอง

ไซต์ทีม

แสดงรายการ    รายการมีคอมโพเนนต์เว็บไซต์ที่องค์กรของคุณสามารถเก็บ แชร์ และจัดการข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อติดตามการมอบหมายงาน หรือติดตามเหตุการณ์ของทีมบนปฏิทิน คุณยังสามารถดำเนินการสนทนาแบบสำรวจความคิดเห็นหรือโฮสต์บนกระดานอภิปราย

ไลบรารี    ไลบรารีเป็นชนิดพิเศษของรายการที่จัดเก็บไฟล์รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ คุณสามารถควบคุมวิธีไฟล์จะดู ติดตาม จัดการ และถูกสร้างขึ้นในไลบรารี

มุมมอง    คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการในรายการหรือไลบรารีที่มีความสำคัญกับคุณมากที่สุด หรือที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมุมมองของรายการทั้งหมดในรายการที่ใช้ระบุแผนก หรือเน้นเฉพาะเอกสารในไลบรารี คุณสามารถสร้างหลายมุมมองของรายการหรือไลบรารีที่บุคคลที่สามารถเลือก คุณยังสามารถใช้ Web Part เพื่อแสดงมุมมองของรายการหรือไลบรารีบนหน้าที่แยกต่างหากของไซต์ของคุณ

มุมมองงานของฉัน

Web Part สำหรับ    Web Part คือ หน่วยสรรค์ของข้อมูลที่เป็นรูปแบบเอกสารสำเร็จรูปพื้นฐานของหน้าต่าง ๆ บนไซต์ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้าบนไซต์ของคุณ คุณสามารถใช้ Web Part สำหรับการกำหนดไซต์เพื่อแสดงรูปภาพ และแผนภูมิ ส่วนของเว็บเพจอื่น ๆ รายการของเอกสาร มุมมองของข้อมูลธุรกิจ และอื่น ๆ ที่กำหนดเอง

Web Part

ประเภทของไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ

การติดตั้งและกำหนดค่าของ SharePoint ของคุณมีผลกับสิ่งที่คุณเห็นและตัวเลือกใดจะพร้อมใช้งานกับคุณบนไซต์ของคุณ

สิทธิ์    ถ้าคุณกำลังมอบหมายระดับสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดเริ่มต้น มีช่วงทั้งหมดของตัวเลือกการจัดการไซต์ ถ้าคุณกำลังมอบหมายระดับสิทธิ์สนับสนุนหรืออ่าน ตัวเลือกและการเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ของคุณถูกจำกัดเพิ่มเติม หลายตัวเลือกการกล่าวถึงในบทความนี้จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีตัวอ่านระดับสิทธิ์ ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถอ่านเนื้อหา แต่ไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากสิทธิ์ออกแบบมาเพื่อให้มีความยืดหยุ่น และสามารถกำหนดเอง องค์กรของคุณอาจตั้งค่าของตัวเองไม่ซ้ำกันออกไป

การกำหนดเอง    องค์กรของคุณอาจมีสิทธิ์และการกำหนดตราสินค้าของไซต์ของคุณ แบบกำหนดเอง หรือแม้แต่นำทางของไซต์ที่กำหนดเอง และย้ายตัวควบคุมเช่นเมนูการกระทำในไซต์ ไปยังตำแหน่งต่าง ๆ บนหน้า ในทำนองเดียวกัน องค์กรของคุณอาจมีตัดสินใจที่จะไม่ต้องการใช้ฟังก์ชันการทำงานของ ribbon ที่นำมาใช้ใน SharePoint 2010

เวอร์ชันของ SharePoint    บทความนี้อธิบายถึงวิธีการเริ่มต้นใช้งานใน SharePoint Server 2010 ถ้าคุณกำลังใช้เวอร์ชันก่อนหน้าของ SharePoint ดูวิธีใช้สำหรับเวอร์ชันนั้น

เพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลไปยังรายการและไฟล์สู่ไลบรารี โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ปุ่มที่คุณใช้เพื่อดำเนินการกระทำทั่วอยู่บน ribbon ซึ่งอยู่ใกล้กับด้านบนของหน้าบนหน้าต่าง ๆ ของไซต์

Ribbon ของ WN

ปุ่มบน ribbon อาจเป็นสีเทาเนื่องจากสาเหตุใดสาเหตุต่อไปนี้:

  • ไม่สามารถใช้การกระทำ หรือขึ้นอยู่กับการกระทำอื่น ตัวอย่างเช่น คุณต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเอกสารก่อนที่คุณสามารถเช็คเอาท์

  • คุณไม่มีสิทธิ์ในการทำงาน

  • ฟีเจอร์ไม่ได้เปิดใช้สำหรับไซต์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์อาจไม่สามารถเปิดใช้งานบนไซต์

คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ในไลบรารีจากไคลเอ็นต์บางโปรแกรมที่เข้ากันได้กับเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ไปยังไลบรารีบนไซต์ SharePoint ในขณะที่คุณทำงานใน Word

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในรายการหรือไฟล์ในไลบรารี คุณต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงรายการหรือไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณใช้สิทธิ์และระดับสิทธิ์ ขอให้เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มรายการหรือไฟล์ บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการสามารถดูรายการหรือไฟล์ ยกเว้นนั้นจำเป็นต้องมีการอนุมัติ ถ้ารายการหรือไฟล์จำเป็นต้องมีการอนุมัติ นั้นจะถูกเก็บไว้ในสถานะที่ค้างอยู่ในรายการหรือไลบรารี จนกว่าผู้ที่ มีสิทธิ์ที่เหมาะสมอนุมัตินั้น ถ้าคุณกำลังดูแล้วรายการหรือไลบรารีเมื่อรายการหรือไฟล์จะถูกเพิ่ม คุณอาจต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูรายการใหม่หรือไฟล์

รายการและไลบรารียังสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อีเมล ถ้าขาเข้า หรือขาออกจดหมายถูกเปิดใช้งานบนไซต์ของคุณ รายการบางราย เช่นปฏิทิน ข้อความประกาศ บล็อก และ กระดานอภิปราย สามารถตั้งค่าเพื่อให้บุคคลสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในสไลด์ โดยการส่งอีเม รายการอื่น ๆ เช่นงานและรายการการติดตามปัญหา สามารถตั้งค่าการส่งอีเมลของบุคคลเมื่อรายการถูกกำหนดให้กับพวกเขา

นอกจากการเพิ่มเนื้อหาลงในรายการที่มีอยู่และไลบรารี คุณอาจมีสิทธิ์ในการสร้างรายการใหม่และไลบรารี เทมเพลรายการและไลบรารีให้เริ่มต้น ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ คุณยังสามารถสร้าง และกำหนดหน้าใหม่และไซต์

รายการ

แม้ว่าจะมีชนิดต่าง ๆ ของรายการ ขั้นตอนสำหรับการเพิ่มรายการเหล่านั้นจะคล้ายกัน เพื่อที่คุณไม่ต้องการเรียนรู้เทคนิคใหม่ต่าง ๆ เพื่อทำงานกับชนิดต่าง ๆ ของรายการ ข้อมูลในรายการประกอบด้วยข้อความในชุดข้อมูลของคอลัมน์ แต่บางรายการอาจอนุญาตให้มีสิ่งที่แนบมาที่จะเพิ่มไปยังรายการ

เพิ่มข้อมูลลงในรายการ

  1. ในรายการที่คุณต้องการเพิ่มรายการ คลิกที่แท็บรายการ บน ribbon (ได้แท็บการแข่งขัน สำหรับปฏิทิน)

  2. คลิกรายการใหม่ (เหตุการณ์ใหม่ สำหรับปฏิทิน)

    เคล็ดลับ: วิธีที่รวดเร็วอื่นเมื่อต้องการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินคือการ ชี้ไปที่วันที่ในปฏิทิน แล้ว คลิกเพิ่ม

  3. กรอกเขตข้อมูลจำเป็นต้องมีและคำสั่งอื่น ๆ ที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์

  4. คลิก บันทึก

แก้ไข หรือลบข้อมูลในรายการ

  1. ชี้ไปที่รายการ นั้นแล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏอยู่ถัดจากรายการ

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดำเนินการกระทำบนรายการหลายรายการได้ โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลาย

  2. บนแท็บรายการ บน ribbon คลิกแก้ไขรายการ หรือลบรายการ ตามความเหมาะสม

บนหลายชนิดของไซต์ รายการบางอย่างจะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณ เหล่านี้ช่วงเริ่มต้นรายการจากกระดานอภิปรายไปยังรายการปฏิทิน ถ้าคุณมีสิทธิ์ คุณยังสามารถสร้างรายการจากหลายชนิดของเทมเพลตรายการ ซึ่งมีโครงสร้างและการตั้งค่าเพื่อให้คุณเริ่มต้น

สร้างรายการ

  1. เมื่อต้องการสร้างรายการ คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิ กสร้างตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างรายการ

  2. บนหน้าสร้าง คลิกชนิดของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่นลิงก์

  3. พิมพ์ชื่อ สำหรับรายการ อื่น ๆ คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์ให้เสร็จสมบูรณ์ แล้ว คลิ กสร้าง

ไลบรารี

ไลบรารีเป็นตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเด และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีม ไลบรารีแต่ละรายการแสดงรายการของไฟล์และข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ คีย์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกัน

คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี โดยการอัปโหลดจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หลังจากที่คุณเพิ่มไฟล์ในไลบรารี บุคคลอื่นที่ มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถดูไฟล์ ถ้าคุณกำลังดูไลบรารีแล้วเมื่อเพิ่มไฟล์ คุณอาจต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อดูไฟล์ใหม่

ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยยึดตามเทมเพลตในขณะที่คุณกำลังทำงานในไลบรารี คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ในไลบรารีจากโปรแกรมอื่นเช่น SharePoint Workspace หรือ Microsoft Word

เพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี

  1. ในไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ คลิกที่แท็บเอกสาร บน ribbon

  2. คลิกอัปโหลดเอกสาร

  3. เรียกดูไปยังเอกสาร นั้นแล้ว คลิกตกลง

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 เช่นMicrosoft Word 2010 คุณสามารถลาก แล้วปล่อยเอกสารจาก Windows Explorer ลงในกล่องโต้ตอบอัปโหลดเอกสาร

แก้ไข หรือลบไฟล์ในไลบรารี

  1. ชี้ไปยังไฟล์ จากนั้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏอยู่ถัดจากไฟล์

  2. บนแท็บเอกสาร บน ribbon คลิกแก้ไขเอกสาร หรือลบเอกสาร ตามความเหมาะสม

ไลบรารีเริ่มต้น การเรียกว่าShared Documents จะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณเมื่อคุณสร้างไซต์ได้หลายชนิด Shared Documents คือไลบรารีเอกสารที่คุณสามารถใช้สำหรับการจัดเก็บไฟล์ชนิดต่าง ๆ คุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติม เช่นไลบรารีรูปภาพสำหรับจัดเก็บรูป ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

สร้างไลบรารีเอกสาร

  1. การสร้างไลบรารีเอกสาร คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิกไลบรารีเอกสารใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. พิมพ์ชื่อ สำหรับไลบรารี อื่น ๆ คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์ให้เสร็จสมบูรณ์ แล้ว คลิ กสร้าง

เมื่อต้องการดูชนิดของไลบรารี คุณสามารถสร้าง คลิกการกระทำในไซต์ แล้ว คลิกสร้างตัวเลือกเพิ่มเติม ชี้ไปยังตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบายของนั้น

สร้างไลบรารีชนิดอื่น

  1. การสร้างไลบรารี คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. ชี้ไปยังตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบายของนั้น

  3. พิมพ์ชื่อ สำหรับไลบรารี อื่น ๆ คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์ให้เสร็จสมบูรณ์ แล้ว คลิ กสร้าง

    เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกเช่นกำหนดว่าปรากฏไลบรารีบน Quick Launch คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม ก่อนที่คุณคลิกสร้าง

การลบไลบรารี

  1. คลิกชื่อของไลบรารีบน Quick Launch หรือคลิกการกระทำในไซต์   เมนู การกระทำในไซต์ คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์ และภายใต้ส่วนไลบรารีที่เหมาะสม คลิกชื่อของไลบรารี

  2. ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • สำหรับไลบรารีรูปภาพ บนการตั้งค่า เมนู เมนู การตั้งค่า คลิก<ชนิดในไลบรารี > การตั้งค่าไลบรารี

    • สำหรับไลบรารีอื่น ๆ ภายใต้เครื่องมือไลบรารี คลิกแท็บไลบรารี แล้ว ในกลุ่มการตั้งค่า คลิ กการตั้งค่าไลบรารี

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการ คลิกไลบรารีนี้ <ไลบรารีชนิด > ลบ

  4. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบ คลิกตกลง ถ้าคุณแน่ใจว่า คุณต้องการลบไลบรารี

ไซต์และหน้าต่าง ๆ

ไซต์สามารถใช้วัตถุประสงค์ทั่วไป เช่นเก็บกำหนดการ แนวทาง ไฟล์ และข้อมูลอื่น ๆ ที่ทีมของคุณอ้างถึงบ่อย หรือไซต์อาจทำหน้าที่วัตถุประสงค์เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่นติดตามของการประชุม หรือโฮสต์บล็อก ซึ่งเป็นสมาชิกขององค์กรของคุณบ่อยประกาศข่าวสารและความคิด

ไซต์บล็อก

องค์กรของคุณสามารถใช้หน้า ไซต์ย่อย และไซต์ระดับบนสุดในการแบ่งเนื้อหาของไซต์ลงในไซต์ที่ไม่ซ้ำกัน ง่าย ตัวอย่าง แต่ละแผนกในองค์กรของคุณอาจมีไซต์ทีมของคุณเองที่เป็นส่วนหนึ่งของไซต์ที่มีขนาดใหญ่

คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาไปยังไซต์ โดยการเพิ่มรายการและไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์ คุณสามารถเพิ่มหน้าไซต์ของคุณ คุณอาจพิจารณาเพิ่มหน้าของ Web Part ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้ Web Part เมื่อต้องการเพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิกได้อย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกจากหลายชนิดของเทมเพลตไซต์เพื่อให้คุณเริ่มต้นในการสร้างไซต์ใหม่ ไม่ว่า คุณสามารถสร้างไซต์และไซต์ย่อยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณได้ตั้งค่าของไซต์และสิทธิ์ของการสร้างเขตข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการสิทธิ์ไปยังไซต์ขององค์กรของคุณ ดูเจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

สร้างไซต์

  1. การสร้างไซต์ คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิกไซต์ใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไซต์

  2. พิมพ์ชื่อเรื่อง และชื่อ URL สำหรับไซต์

  3. ภายใต้การเลือกเทมเพลต เลือกเทมเพลตไซต์

  4. เลือกตัวเลือกอื่น ๆ คุณต้อง แล้ว คลิกสร้าง

สร้างหน้า

หมายเหตุ: ขั้นตอนสำหรับการสร้างหน้าของฉันแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของคุณอยู่บนไซต์ ว่าฟีเจอร์การประกาศถูกเปิดใช้งาน และกำหนดว่าการอนุมัตินั้นจำเป็นต้องมีการประกาศหน้า

  1. เมื่อต้องการสร้างหน้า คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้ว คลิ กหน้าใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์ หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างปรากฏ คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างหน้า

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับหน้า นั้นแล้ว คลิกสร้าง

  3. บนหน้าใหม่ ที่คุณสร้าง เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ พิมพ์ หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ คลิกที่แท็บรูปแบบข้อความ บน ribbon และเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการที่มีอยู่หรือ Web Part คลิกที่แท็บแทรก คลิกปุ่มที่เหมาะสม เลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้อง นั้นแล้ว คลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ คลิกที่แท็บแทรก พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณ คลิกชนิดรายการเพื่อเลือก นั้นแล้ว คลิกตกลง

  4. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้ว คลิกบันทึก บน ribbon

แก้ไขหน้า

  1. เมื่อต้องการแก้ไขหน้า คลิกปุ่มแก้ไข บน ribbon

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มแก้ไข คุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้า

  2. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ พิมพ์ หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณ คลิกที่แท็บรูปแบบข้อความ บน ribbon และเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการที่มีอยู่หรือ Web Part คลิกที่แท็บแทรก คลิกปุ่มที่เหมาะสม เลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้อง นั้นแล้ว คลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ คลิกที่แท็บแทรก พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณ คลิกชนิดรายการเพื่อเลือก นั้นแล้ว คลิกตกลง

  3. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้ว คลิกบันทึก บน ribbon

การจัดการ และทำงานกับเนื้อหาของไซต์

เพื่อช่วยให้ทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการ และขยายเนื้อหาในรายการ ไลบรารี และไซต์ ฟีเจอร์บางอย่างช่วยให้ทีมของคุณเพื่อค้นหา และทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ฟีเจอร์อื่น ๆ ที่ช่วยให้คุณจัดการการเข้าถึงข้อมูล

การนำทางไปยังเนื้อหา

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาต่างๆ ที่ต้องการได้ รายการนำทางที่คุณสามารถกำหนดเองได้มีอยู่ด้วยกันสองรายการ นั่นคือ แถบลิงก์บนสุด และเปิดใช้ด่วน

โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการหรือไลบรารี คุณสามารถเลือกที่แสดงรายการ และไลบรารีที่ปรากฏบนเปิดใช้ด่วน คุณสามารถเพิ่มเติมเปลี่ยนลำดับของลิงก์ เพิ่ม หรือลบการเชื่อมโยง และเพิ่ม หรือลบส่วนที่เชื่อมโยงมีการจัดระเบียบ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการจำนวนมากเกินไปในส่วนรายการ คุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับรายการงานที่คุณสามารถรวมลิงก์ไปยังรายการงานของคุณ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทั้งหมดเมื่อต้องการเปิดใช้ด่วนจากภายในเบราว์เซอร์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server 2010 แม้แต่คุณสามารถเพิ่มลิงก์ลงในหน้าภายนอกไซต์

เปิดใช้ด่วน

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีการต่างๆ ให้แก่ผู้ใช้ไซต์ของคุณในการไปยังไซต์อื่นๆ ในไซต์คอลเลกชันด้วยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกๆ หน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการที่จะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ และใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

แถบลิงก์บนสุด

ถ้าไซต์ของคุณใช้แถบลิงก์บนสุดที่ไม่ซ้ำกัน คุณสามารถกำหนดเองลิงก์ที่ปรากฏบนแถบลิงก์บนสุดของไซต์ ไซต์ใด ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นภายในไซต์แม่หรือไม่สามารถแสดงในแถบลิงก์บนสุด โดยที่ไซต์มีการกำหนดค่าการสืบทอดแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยังไซต์อื่นภายนอกไซต์คอลเลกชันของคุณ

การจัดการการเข้าถึงเนื้อหา

เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลสามารถให้สิทธิ์ระดับสิทธิ์ แก่ผู้ใช้ และ กลุ่ม SharePoint ซึ่งประกอบด้วยผู้ใช้ สิทธิ์ที่สามารถนำไปใช้กับไซต์ ในรายการ และไลบรารีบนไซต์ และรายการในรายการและไลบรารี

คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับวัตถุอื่น เช่นไซต์ที่เฉพาะเจาะจง รายการ ไลบรา รี โฟลเดอร์ภายในรายการ หรือไลบรารี รายการ หรือเอกสาร

การจัดระเบียบรายการและไลบรารี

ฉันคุณจัดระเบียบรายการและไลบรารีของคุณขึ้นอยู่ กับความต้องการของกลุ่มของคุณ และ บนวิธีที่คุณต้องการเก็บ และค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนบางสามารถช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าโครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ข้อมูลในรายการและไลบรารีถูกเก็บไว้ในคอลัมน์ เช่นชื่อเรื่อง นามสกุล หรือบริษัท คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลำดับ และกรองข้อมูลตามที่คุณต้องในกระดาษคำนวณ โดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี คุณยังสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการในรายการหรือไลบรารีที่มีความสำคัญกับคุณมากที่สุด

เปลี่ยนมุมมองของรายการหรือไลบรารี

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนมุมมอง คลิกแท็บรายการ หรือไลบรารี บน ribbon

  2. ในกลุ่มจัดการมุมมอง ภายใต้มุมมองปัจจุบัน คลิกลูกศรอยู่ถัดจากรายการมุมมอง นั้นแล้ว เลือกมุมมอง

มุมมองงานของฉัน

ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลในรายการหรือไฟล์ในไลบรารี คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อช่วยให้คุณสามารถเรียง ลำดับ กลุ่ม และสร้างหลายมุมมองของรายการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับรายการตามวันครบกำหนดวันหรือกลุ่มรายการตามชื่อแผนก

คุณมีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทคอลัมน์ที่คุณสร้าง รวมถึง ข้อความบรรทัดเดียว ตัวเลือกรายการดร็อปดาวน์ จำนวนที่คำนวณจากคอลัมน์อื่น หรือแม้แต่ชื่อและรูปภาพของผู้คนบนไซต์ของคุณ

สร้างคอลัมน์

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ คลิกแท็บรายการ หรือไลบรารี บน ribbon

  2. คลิก สร้างคอลัมน์

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์ และเลือกชนิดคอลัมน์

  4. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมใด ๆ แล้ว คลิกตกลง

คุณยังสามารถใช้คอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีเพื่อสร้างมุมมองเพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลที่พวกเขาสนใจสุด เช่นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงหรือรายการทั้งหมดที่กำหนดให้กับบุคคลแต่ละ แผนกเฉพาะเจาะจง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้าง และปรับเปลี่ยนมุมมอง ดูการสร้าง เปลี่ยน หรือลบมุมมอง

ฟีเจอร์บางอย่างของรายการที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณเมื่อต้องการสร้าง และจัดการรายการได้อย่างมีประสิทธิภาพข้ามหลายรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับรายการ และใช้ร่วมกันระหว่างรายการอื่น ๆ หรือ ถ้าคุณต้องการให้ไฟล์ในไลบรารีหลาย คุณสามารถได้อย่างง่ายดายคัดลอกไปไลบรารีอื่น ๆ บนไซต์ของคุณ คุณสามารถได้รับพร้อมท์สำหรับการปรับปรุงถ้ามีการเปลี่ยนแปลงไฟล์

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการรายการขนาดใหญ่และไลบรารี ดูจัดการรายการและไลบรารีที่ มีหลายรายการ

ใช้คุณลักษณะการเข้าถึง

ไซต์ถูกออกแบบมาเพื่อทำให้รายการ ไลบรารี และคุณลักษณะอื่น ๆ สามารถอย่างเต็มรูปแบบเข้าถึง โดยใช้แป้นเท่านั้น โหมดการเข้าถึงเพิ่มเติมช่วยให้ผู้ใช้ของเทคโนโลยีที่สามารถเข้าถึงได้ในการโต้ตอบกับเมนูและตัวควบคุมต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก ลิงก์เปิดใช้งานผู้ใช้คีย์บอร์ดเพื่อข้ามไปไว้เหนือลิงก์การนำทางซ้ำไปยังเนื้อหามีความหมายมากขึ้นบนหน้า

มาร์กอัปของหัวเรื่องถูกออกแบบมาเพื่อกำหนดโครงสร้าง และปรับปรุงการนำทางสำหรับบุคคลที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอดียิ่งขึ้น รูปที่ถูกอัปโหลดไปยังไซต์ที่อนุญาตสำหรับข้อความแสดงแทนที่แบบกำหนดเองเพื่อกำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดข้อความแสดงแทนที่แบบกำหนดเอง ไปยังรูปภาพที่ปรากฏบนหน้าแรกใน Web part สำหรับไซต์รูป หรือรูปภาพที่คุณเพิ่มลงในไลบรารีรูปภาพ สำหรับการดูไซต์ ตัวเลือกความคมชัดสูงใน Windows ทำงานสำหรับผู้ใช้ที่มีปัญหาด้านสายตาด้วย

การติดตามเวอร์ชัน

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจจะตั้งค่าการติดตามเวอร์ชัน เพื่อให้คุณสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้านี้ถ้าคุณทำผิดพลาด และดูประวัติของเวอร์ชันของการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีติดตามเวอร์ชัน ตรวจทานแก้ไขรายการ หรือไฟล์ และคุณสมบัติของพวกเขาจะถูกเก็บไว้ ซึ่งช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้น ตามที่เป็นที่ปรับปรุง และแม้แต่เมื่อต้อง การคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้านี้ถ้าคุณทำผิดพลาดในเวอร์ชันปัจจุบัน การกำหนดเวอร์ชันมีประโยชน์มาก เมื่อผู้ใช้หลายคนทำงานร่วมกันในโครงการ หรือ เมื่อใส่ข้อมูลตามขั้นตอนต่าง ๆ ในการพัฒนาและตรวจทาน

ประวัติรุ่น

1. ประกาศเวอร์ชันหลักเวอร์ชันปัจจุบันจะถูกเน้น และหมายเลขเวอร์ชันเป็นจำนวนเต็ม

2. เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติหรือ metadata

3. แรกเวอร์ชันของไฟล์ได้เสมอหมายเลขเวอร์ชันรอง 0.1

การกำหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการในชนิดของรายการค่าเริ่มต้นทั้งหมดซึ่งรวมถึงปฏิทิน รายการการติดตามปัญหา และรายการแบบกำหนดเองนั่นคือ และสำหรับชนิดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารีไฟล์ทั้งหมด รวมถึงหน้า Web Part

เขียนเอกสารร่วมกัน

ผู้ใช้อย่าง น้อยสองสามารถแก้ไขเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ในเวลาเดียวกัน ฟีเจอร์ใหม่นี้ช่วยให้คุณสามารถอ่าน และเขียนเอกสารสำหรับส่วนใด ๆ ของแฟ้มที่เก็บอยู่ใน SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำงานบนหนึ่งย่อหน้าใน Word เอกสารในขณะที่ผู้ร่วมงานที่ทำงานบนอีกหนึ่งย่อหน้า ในเอกสารเดียวกัน และในเวลาเดียวกัน

ปลอดภัยปรับปรุงการเปลี่ยนแปลง

RSS แสดงวิธีสะดวกเพื่อให้คุณสามารถแจกจ่าย และได้รับข้อมูลในรูปแบบมาตรฐาน รวมถึงการอัปเดตของรายการและไลบรารี รูปแบบไฟล์ XML เป็นมาตรฐานให้ข้อมูลที่สามารถดูได้หลายโปรแกรมที่แตกต่างกัน คุณสามารถสมัครสมาชิกกับรายการและไลบรารี ด้วยการตั้งค่าการแจ้งเตือน เพื่อให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา

ทีมสามารถใช้ตัวดึงข้อมูลของพวกเขาเป็นวิธีใน การกำหนดเนื้อหาของพวกเขาเองสำหรับสมาชิกในทีมที่การสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูลของพวกเขา และ เพื่อเสนอลิงก์กลับไปยังเว็บไซต์ของพวกเขา ตัวดึงข้อมูล RSS จะเป็นวิธีง่าย ๆ เพื่อติดตามการอัปเดโครงการและความคืบหน้าของทีม แทนที่จะเรียกดูเว็บไซต์ของกลุ่มหลาย คุณได้รับข่าวสารหรืออัปเดตล่าสุดจากไซต์ดังกล่าวโดยอัตโนมัติ

การจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้อื่นเพื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร และจัดการงานโครงการ โดยใช้กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะบนเอกสารและรายการในไซต์ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรสามารถยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์สามารถยังปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งช่วยให้บุคคลที่ทำงานเหล่านี้เมื่อต้องการเน้นบนหน้าที่การทำงานแทนที่ จะจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและเวลาที่จำเป็นในการประสานงานทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจ เช่นโครงการการอนุมัติหรือเอกสารตรวจทาน โดยการจัดการ และการติดตามงานของบุคคลเกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น องค์กรสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือสร้าง และปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอื่น

การทำงานกับชนิดเนื้อหา

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาช่วยให้องค์กรสามารถจัดระเบียบ จัดการ และจัดการเนื้อหาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้ชนิดเนื้อหาหลายชนิด คุณสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาจากรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานที่องค์กรของคุณใช้บ่อย เช่นสัญญาหรืองานนำเสนอทางการตลาด

หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณสามารถทำได้สำหรับรายการหรือไลบรารีจะประกอบด้วยรายการของชนิดที่ แล้วผู้ใช้สามารถใช้ปุ่มรายการใหม่ ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อสร้างรายการใหม่ชนิดนั้น

ประโยชน์หลักของชนิดเนื้อหาสำหรับรายการและไลบรารีหนึ่งคือว่า พวกเขาทำให้เป็นไปได้สำหรับหนึ่งรายการหรือไลบรารีเพื่อให้ประกอบด้วยหลายรายการชนิดหรือชนิดเอกสาร ซึ่งอาจมี metadata ที่ไม่ซ้ำกัน นโยบาย หรือลักษณะการทำงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดเนื้อหา ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×