งานพื้นฐานใน Outlook

แถบ access อย่างรวดเร็ว

บนแถบ quick access เป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การใช้งานOutlook ของคุณ และเป็นวิธีที่ง่ายสำหรับคุณเมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างฟีเจอร์ด้านบนOutlook — Mail ปฏิทิน บุคคล และงาน แถบอยู่นอกเหนือจากแท็บมาตรฐานและ ribbons ซึ่งแสดงการจัดประเภทของเครื่องมือและตัวเลือกเพื่อช่วยให้คุณใช้ และจัดการOutlook

โดยทั่วไปอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่างOutlook ใช้งานด่วนการเข้าถึงแถบแสดงนั่นคือโดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเลือกนั่นคือชื่อปุ่ม (ซ้ายรูป) หรือเกี่ยวข้องกับชื่อคุณลักษณะไอคอน (รูปขวา)

สร้างข้อความอีเมลใหม่

1. จากโฟลเดอร์ใด ๆ จดหมาย (เช่นกล่องจดหมายเข้าของคุณ), เลือกอีเมลใหม่

   

   แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างข้อความอีเมล กด Ctrl + Shift + M

2. เมื่อคุณทำเสร็จเรียบเรียงอีเมลของคุณ เลือกส่ง ออก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างข้อความอีเมล

เพิ่มลายเซ็นอีเมลลงในข้อความ

สร้างลายเซ็นที่ปรับให้เป็นแบบของคุณโดยปรากฏที่ด้านล่างของข้อความ ลายเซ็นสามารถรวมถึงข้อความ รูป นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ โลโก้ หรือแม้แต่รูปลายเซ็นแบบลายมือของคุณ

ส่งต่อหรือตอบกลับข้อความอีเมล

1. บน ribbon หรือ ในบานหน้าต่างการอ่าน ให้เลือกตอบกลับตอบกลับทั้งหมด หรือไปข้างหน้า

   

2. ในกล่องการสำเนาถึง หรือสำเนาลับถึง ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการเพิ่มผู้รับ คลิกในกล่องที่เหมาะสม และใส่ชื่อผู้รับ

   • เมื่อต้องการเอาผู้รับ คลิกในกล่องที่เหมาะสม เลือกชื่อของผู้รับ และ แล้ว กด Delete

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตอบกลับหรือส่งต่อข้อความอีเมล

เพิ่มสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

เมื่อต้องการแชร์ไฟล์ คุณสามารถแนบไฟล์ข้อความของคุณ คุณยังสามารถแนบรายการอื่น ๆOutlook เช่นข้อความ ติดต่อ หรืองาน

1. สร้างข้อความใหม่ หรือเลือกข้อความที่มีอยู่ และเลือกตอบกลับตอบกลับทั้งหมด หรือไปข้างหน้า

2. ในหน้าต่างข้อความ ให้เลือกข้อความ >แนบไฟล์

   

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แนบไฟล์ ข้อความ ที่ติดต่อ หรืองานไปกับข้อความอีเมล

เปิดหรือบันทึกสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

คุณสามารถเปิดสิ่งที่แนบมา จากบานหน้าต่างการอ่าน หรือ จากข้อความเปิด หลังจากเปิด และดูสิ่งที่แนบมา คุณสามารถบันทึก ถ้าข้อความมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่ง คุณสามารถบันทึกเป็นกลุ่มหรือครั้งละหนึ่ง

สร้างการนัดหมายในปฏิทิน

ในOutlook การนัดหมายไม่เหมือนกับการประชุม การนัดหมายเป็นกิจกรรมที่คุณจัดกำหนดการไว้ในปฏิทินของคุณซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการเชิญบุคคลอื่น หรือการสงวนทรัพยากร เช่นห้องประชุมหรืออุปกรณ์

• ในโฟลเดอร์ปฏิทิน เลือกการนัดหมายใหม่ คุณสามารถเพิ่มเติม ให้คลิกขวาช่วงเวลาในตารางปฏิทินของคุณ และเลือกแล้ว การนัดหมายใหม่

  

  แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างการนัดหมาย กด Ctrl + Shift + A

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดกำหนดการการนัดหมาย

จัดกำหนดการประชุม

ในOutlook การประชุมรวมถึงบุคคลอื่น และสามารถมีทรัพยากรเช่นห้องประชุม คุณจะได้รับการตอบกลับการเรียกประชุมของคุณในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

• ในโฟลเดอร์ปฏิทิน เลือกการประชุมใหม่

  

แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างการเรียกประชุมใหม่จากโฟลเดอร์ใด ๆ ในOutlook กด Ctrl + Shift + Q

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จัดกำหนดการการประชุมกับบุคคลอื่น

ตั้งค่าตัวเตือน

เตือนป็อปอัพในหน้าต่างการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณไม่พลาดการสิ้นสุดของความสำคัญ คุณสามารถตั้งค่า หรือเอาตัวเตือนสำหรับเกือบทุกอย่างในOutlook รวมถึงข้อความอีเมล การนัดหมาย และที่ติดต่อ

สร้างผู้ติดต่อ

ติดต่อสามารถเป็นได้ง่ายเพียงที่อยู่อีเมลและชื่อแบบ หรือคุณสามารถ รวม ตัวอย่างเช่น รายละเอียดเช่นที่อยู่ถนน หมายเลขโทรศัพท์หลาย รูปภาพ และวันเกิด คุณจะพบที่ติดต่อของคุณภายใต้ตัวเลือกบุคคลในแถบทางลัดที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่างOutlook

• ในบุคคลเลือกที่ติดต่อใหม่

  

  แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างติดต่อจากโฟลเดอร์ใด ๆ ในOutlook กด Ctrl + Shift + C ได้อีกด้วย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างหรือเพิ่มที่ติดต่อ

ดูรายการของติดต่อในสมุดรายชื่อของOutlook

บันทึกสำเนาของที่ติดต่อในสมุดรายชื่อของคุณเป็นแนวทางปฏิบัติดี ในOutlook 2013 หรือ Outlook 2016 สำหรับ Windows คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) ของที่ติดต่อของคุณลงในอุปกรณ์ของคุณ แล้วเปิดสมุดงานในExcel

1. เปิดOutlook เลือกไฟล์ >เปิดและส่งออก >นำเข้า/ส่ง ออก

   

2. ในตัวช่วยสร้างการส่งออกและนำเข้า เลือกส่งออกเป็นไฟล์ >ถัดไป

3. เลือกค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค และ แล้ว บนหน้าการส่งออกเป็นไฟล์ เลือกที่ติดต่อ เป็นโฟลเดอร์การส่งจากบัญชีผู้ใช้ของคุณ

   

   สิ่งสำคัญ: ก่อนที่จะดำเนินการต่อ ให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณเลือกที่แนบมากับบัญชีผู้ใช้อีเมลของคุณ นี่คือสิ่งสำคัญโดยเฉพาะถ้าคุณกำลังดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้จากคอมพิวเตอร์ของบุคคลอื่น

4. เลือกถัดไป >เรียกดู จากนั้นไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการเก็บไฟล์ค่าที่แยกต่างหากเครื่องหมายจุลภาค (.csv)

5. พิมพ์ชื่อไฟล์แล้ว เลือกตกลง >ถัดไป

   

6. เลือกเสร็จแล้ว ให้เริ่มกระบวนการส่งออก

   หมายเหตุ: Outlook ไม่แสดงข้อความเมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

สร้างงาน

รายการสิ่งที่ต้องทำให้ผู้ใช้หลาย ๆ คน — บนกระดาษ ในสเปรดชีต หรือ พร้อมกระดาษและวิธีอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน ในOutlook คุณสามารถรวมรายการต่าง ๆ ลงในหนึ่ง ได้รับการแจ้งเตือน และติดตามความคืบหน้าของงาน

1. เปิดOutlook และบนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มใหม่ เลือกรายการใหม่

2. เลือกงาน กรอกข้อมูลในฟอร์มงานตามที่จำเป็นต้องใช้ จากนั้น เลือกบันทึก และปิด

แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างงานใหม่ กด Ctrl + Shift + K

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างงานและรายการที่ต้องทำ

มอบหมายงาน

1. เลือก บนแถบเครื่องมือด่วนหรืองาน บนแถบนำทาง

2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เลือก บน ribbon หรือกด Ctrl + Shift + K เพื่อสร้างงาน

     หรือ

   • เปิดงานที่มีอยู่แล้ว

3. เลือกการมอบหมายงาน

   

4. ในฟอร์มงาน ทำสิ่งต่อไปนี้:

   • ในกล่องถึง ใส่ชื่อหรืออยู่อีเมล

   • เพิ่มชื่อเรื่อง เลือกวันเริ่มต้น และวันครบกำหนด และตั้งค่าสถานะ และลำดับความสำคัญ ตามความจำเป็น

     

   • ยอมรับ หรือยกเลิกการเลือกค่าเริ่มต้นของกล่องกาเครื่องหมายที่สอง:เก็บสำเนาของงานนี้ไว้ในรายการงานของฉันการปรับปรุง และส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์

   • ถ้าจำเป็นต้องใช้ พิมพ์ข้อความในบล็อกเนื้อหาด้านล่างของกล่องกาเครื่องหมาย

5. ถ้าคุณต้องการทำงานเมื่อต้องการทำซ้ำ เลือกกิจวัตร บน ribbon เลือกตัว เลือกที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบกิจวัตรงาน แล้ว เลือกตกลง

   หมายเหตุ: ถ้าคุณมอบหมายงานเป็นกิจวัตร สำเนาของงานยังคงอยู่ในรายการงานของคุณ แต่จะไม่มีการปรับปรุง ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์ คุณได้รับรายงานสถานะสำหรับแต่ละรายการของงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

6. เลือก ส่ง

ดูงาน

1. เปิดOutlook และบนแถบเครื่องมือด่วน เลือก

2. ในรายการงาน หรือรายการที่ต้องทำ ดับเบิลคลิกที่รายการเมื่อต้องการดูฟอร์มแบบเต็ม

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีที่คุณดูงานเมื่อใดก็

• บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มมุมมองปัจจุบัน เลือกมุมมองอื่น

  .

พิมพ์งาน

คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณดูงานของคุณ แล้ว โดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือกที่จะพิมพ์ ในรูปแบบใดนั่นคือลักษณะตารางหรือบันทึกสไตล์ซึ่งมีพิมพ์งาน ถ้าคุณเลือกงานเดี่ยวที่จะพิมพ์ ตัวอย่าง แล้วพิมพ์เฉพาะที่ตั้งที่พร้อมใช้งานคือ ลักษณะ บันทึก แต่ถ้าคุณเลือกรายการเช่นรายการสิ่งที่ต้องทำ รูปแบบพิมพ์ลักษณะตารางยังจะได้รับ

1. เลือก บนแถบเครื่องมือด่วน

   

2. เลือกงานเดียวในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งนั่นคือรายการงาน หรือรายการที่ต้องทำ — หรือเลือกโฟลเดอร์

3. เลือกไฟล์ >พิมพ์ และเลือกรูปแบบ (ถ้ามี) ภายใต้การตั้งค่า