งานพื้นฐานใน Outlook

แถบการเข้าถึงด่วน

แถบการเข้าถึงด่วนเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การใช้งาน Outlook ของคุณ และเป็นวิธีที่ง่ายที่คุณจะสามารถย้ายไปมาระหว่างฟีเจอร์ Outlook ด้านบนเช่นจดหมายปฏิทินบุคคลและงาน แถบจะอยู่นอกเหนือจากแท็บมาตรฐานและ ribbon ที่มีการจัดประเภทของเครื่องมือและตัวเลือกต่างๆเพื่อช่วยให้คุณสามารถใช้และจัดการ Outlook ได้

โดยทั่วไปจะอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Outlook แถบเข้าถึงด่วนจะแสดงขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่เลือก—ชื่อปุ่ม (รูปซ้าย) หรือไอคอน (รูปขวา) ที่เชื่อมโยงกับชื่อฟีเจอร์

สร้างข้อความอีเมลใหม่

1. จากโฟลเดอร์จดหมายใดๆ (เช่นกล่องจดหมายเข้าของคุณ) ให้เลือกอีเมลใหม่

   

   แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างข้อความอีเมลให้กด Ctrl + Shift + M

2. เมื่อคุณเขียนอีเมลของคุณเรียบร้อยแล้วให้เลือกส่ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างข้อความอีเมล

เพิ่มลายเซ็นอีเมลลงในข้อความ

สร้างลายเซ็นที่ปรับให้เป็นแบบของคุณโดยปรากฏที่ด้านล่างของข้อความ ลายเซ็นสามารถรวมถึงข้อความ รูป นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ โลโก้ หรือแม้แต่รูปลายเซ็นแบบลายมือของคุณ

ส่งต่อหรือตอบกลับข้อความอีเมล

1. บน ribbon หรือในบานหน้าต่างการอ่านให้เลือกตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่อ

   

2. ในกล่องถึงสำเนาถึงหรือสำเนาลับถึงให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการเพิ่มผู้รับให้คลิกในกล่องที่เหมาะสมและใส่ชื่อของผู้รับ

   • เมื่อต้องการเอาผู้รับออกให้คลิกในกล่องที่เหมาะสมเลือกชื่อของผู้รับแล้วกด Delete

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตอบกลับหรือส่งต่อข้อความอีเมล

เพิ่มสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

เมื่อต้องการแชร์ไฟล์คุณสามารถแนบไฟล์ลงในข้อความของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถแนบรายการ Outlook อื่นๆเช่นข้อความที่ติดต่อหรืองาน

1. สร้างข้อความใหม่หรือเลือกข้อความที่มีอยู่แล้วเลือกตอบกลับตอบกลับทั้งหมดหรือส่งต่อ

2. ในหน้าต่างข้อความให้เลือกข้อความ>แนบไฟล์

   

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แนบไฟล์ ข้อความ ที่ติดต่อ หรืองานไปกับข้อความอีเมล

เปิดหรือบันทึกสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล

คุณสามารถเปิดสิ่งที่แนบมาจากบานหน้าต่างการอ่านหรือจากข้อความที่เปิดอยู่ได้ หลังจากเปิดและดูสิ่งที่แนบมาคุณสามารถบันทึกได้ ถ้าข้อความมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการคุณสามารถบันทึกเอกสารเหล่านั้นเป็นกลุ่มหรือทีละครั้งได้

ติดตั้ง Outlook สำหรับ iOS หรือ Android

สร้างการนัดหมายในปฏิทิน

ใน Outlook การนัดหมายจะไม่เหมือนกับการประชุม การนัดหมายคือกิจกรรมที่คุณจัดกำหนดการในปฏิทินของคุณที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเชิญบุคคลอื่นหรือการจองทรัพยากรเช่นห้องประชุมหรืออุปกรณ์

• ในโฟลเดอร์ปฏิทินให้เลือกการนัดหมายใหม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกขวาที่บล็อกเวลาในตารางปฏิทินของคุณแล้วเลือกการนัดหมายใหม่

  

  แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างการนัดหมายให้กด Ctrl + Shift + A

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดกำหนดการการนัดหมาย

จัดกำหนดการการประชุม

ใน Outlook การประชุมจะมีบุคคลอื่นและสามารถรวมแหล่งข้อมูลเช่นห้องประชุมได้ คุณจะได้รับการตอบสนองต่อคำขอการประชุมของคุณในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

• ในโฟลเดอร์ปฏิทินให้เลือกการประชุมใหม่

  

แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างการเรียกประชุมใหม่จากโฟลเดอร์ใดๆใน Outlook ให้กด Ctrl + Shift + Q

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดกำหนดการการประชุมกับบุคคลอื่น

ตั้งค่าตัวเตือน

ป็อปอัพตัวเตือนในหน้าต่างการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณไม่พลาดกำหนดเวลาที่สำคัญ คุณสามารถตั้งค่าหรือเอาตัวเตือนออกจากสิ่งต่างๆได้เกือบทุกสิ่งใน Outlook รวมถึงข้อความอีเมลการนัดหมายและที่ติดต่อ

สร้างที่ติดต่อ

ที่ติดต่อจะสามารถทำได้ง่ายๆเป็นชื่อและที่อยู่อีเมลหรือคุณสามารถใส่ตัวอย่างเช่นรายละเอียดเช่นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์หลายรูปภาพและวันเกิดได้ คุณจะพบที่ติดต่อของคุณภายใต้ตัวเลือกบุคคลในแถบทางลัดที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Outlook

• ในบุคคลให้เลือกที่ติดต่อใหม่

  

  แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างที่ติดต่อจากโฟลเดอร์ใดๆใน Outlook ให้กด Ctrl + Shift + C

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างหรือเพิ่มที่ติดต่อ

ดูรายการของที่ติดต่อในสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ

การบันทึกสำเนาของที่ติดต่อในสมุดรายชื่อของคุณเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ใน Outlook 2013 หรือ Outlook 2016 สำหรับ Windows คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) ของที่ติดต่อของคุณลงในอุปกรณ์ของคุณแล้วเปิดใน Excel

1. เปิด Outlook เลือกไฟล์>เปิด & ส่งออก>นำเข้า/ส่งออก

   

2. ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกให้เลือกส่งออกไปยังไฟล์>ถัดไป

3. เลือกค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคจากนั้นบนหน้าส่งออกไปยังไฟล์ให้เลือกที่ติดต่อเป็นโฟลเดอร์ที่จะส่งออกจากสำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณ

   

   สิ่งสำคัญ: ก่อนที่จะดำเนินการต่อให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณเลือกถูกแนบไปกับบัญชีผู้ใช้อีเมลของคุณ นี่คือสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้จากคอมพิวเตอร์ของบุคคลอื่น

4. เลือกถัดไป>เรียกดูแล้วไปที่ตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv)

5. พิมพ์ชื่อไฟล์แล้วเลือกตกลง>ถัดไป

   

6. เลือกเสร็จสิ้นเพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก

   หมายเหตุ: Outlook ไม่แสดงข้อความเมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

สร้างงาน

ผู้ใช้หลายคนจะเก็บรายการที่ต้องทำไว้บนกระดาษในสเปรดชีตหรือใช้วิธีการรวมกันของกระดาษและวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ ใน Outlook คุณสามารถรวมรายการต่างๆเป็นหนึ่งได้รับตัวเตือนและติดตามความคืบหน้าของงาน

1. เปิด Outlook และบนแท็บหน้าแรกในกลุ่มใหม่ให้เลือกรายการใหม่

2. เลือกงานให้กรอกฟอร์มงานตามต้องการแล้วเลือกบันทึก & ปิด

แป้นพิมพ์ลัด:    เมื่อต้องการสร้างงานใหม่ให้กด Ctrl + Shift + K

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างงานและรายการที่ต้องทำ

มอบหมายงาน

1. เลือก บนแถบการเข้าถึงด่วนหรืองานบน แถบนำทาง

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • เลือก บน ribbon หรือกด Ctrl + Shift + K เพื่อสร้างงาน

     หรือ

   • เปิดงานที่มีอยู่

3. เลือกมอบหมายงาน

   

4. ในฟอร์มงานให้ทำดังต่อไปนี้:

   • ในกล่องถึงให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมล

   • เพิ่มชื่อเรื่องเลือกวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดและตั้งค่าสถานะและลำดับความสำคัญตามต้องการ

     

   • ยอมรับหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายการเลือกเริ่มต้นของกล่องกาเครื่องหมายทั้งสอง:เก็บสำเนาการอัปเดตของงานนี้ไว้ในรายการงานของฉันและส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว

   • ถ้าจำเป็นให้พิมพ์ข้อความในบล็อกเนื้อหาที่อยู่ด้านล่างของกล่องกาเครื่องหมาย

5. ถ้าคุณต้องการให้งานทำซ้ำให้เลือกกิจวัตรบน ribbon เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบการเกิดซ้ำของงานแล้วเลือกตกลง

   หมายเหตุ: ถ้าคุณมอบหมายงานที่เป็นกิจวัตรสำเนาของงานจะยังคงอยู่ในรายการงานของคุณแต่จะไม่มีการอัปเดต ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายส่งรายงานสถานะให้ฉันเมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์แล้วคุณจะได้รับรายงานสถานะสำหรับแต่ละเหตุการณ์ที่เสร็จสมบูรณ์ของงาน

6. เลือกส่ง

ดูงาน

1. เปิด Outlook และบนแถบการเข้าถึงด่วนให้เลือก

2. ในรายการสิ่งที่ต้องทำหรือรายการงานของคุณให้ดับเบิลคลิกที่รายการเพื่อดูฟอร์มทั้งหมด

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีที่คุณดูงานได้ตลอดเวลา

• บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มมุมมองปัจจุบันให้เลือกมุมมองอื่น

  .

พิมพ์งาน

คุณสามารถเลือกวิธีที่คุณจะดูงานของคุณจากนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือกที่จะพิมพ์ในรูปแบบที่เป็นสไตล์ตารางหรือสไตล์ Memo ซึ่งจะถูกพิมพ์งาน ถ้าคุณเลือกงานเดียวที่จะพิมพ์ตัวอย่างเช่นจากนั้นการตั้งค่าการพิมพ์เท่านั้นที่พร้อมใช้งานคือสไตล์ Memo แต่ถ้าคุณเลือกรายการเช่นรายการที่ต้องทำรายการรูปแบบการพิมพ์สไตล์ตารางจะถูกนำเสนอด้วยเช่นกัน

1. เลือก บนแถบการเข้าถึงด่วน

   

2. เลือกงานเดียวในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งของคุณเช่นรายการที่ต้องทำหรือรายการงานหรือเลือกโฟลเดอร์

3. เลือกไฟล์>พิมพ์และเลือกรูปแบบ (ถ้ามี) ภายใต้การตั้งค่า